Hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH URC việt nam thực trạng và giải pháp hoàn thiện

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LÊ THỊ BẢO NHƢ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY TNHH URC VIỆT NAM – THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ TP HCM – Năm 2014 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LÊ THỊ BẢO NHƢ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY TNHH URC VIỆT NAM – THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CHUN NGÀNH: KẾ TỐN MÃ SỐ: 60343031 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS VÕ VĂN NHỊ TP HCM – Năm 2014 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu “HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY TNHH URC VIỆT NAM - THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN” riêng tơi, dƣới hƣớng dẫn PGS.TS Võ Văn Nhị Đây đề tài luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành Kế toán Luận văn chƣa đƣợc công bố dƣới hình thức MỤC LỤC TRANG PHỤ BÌA LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Các nghiên cứu có liên quan 2.1 Những báo, nghiên cứu khoa học 2.2 Những luận văn thạc sĩ, tiến sĩ năm gần Mục tiêu nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu Phƣơng pháp nghiên cứu Những đóng góp đề tài Kết cấu đề tài CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 Lịch sử đời phát triển hệ thống kiểm soát nội 1.1.1 Lịch sử đời phát triển hệ thống kiểm soát nội 1.1.2 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội 1.2 Các thành phần hệ thống kiểm soát nội theo COSO 1992 1.2.1 Mơi trƣờng kiểm sốt 10 1.2.2 Đánh giá rủi ro 14 1.2.3 Các hoạt động kiểm soát 16 1.2.4 Thông tin truyền thông 19 1.2.5 Giám sát 22 1.3 Giới thiệu COSO 2013 23 1.3.1 Lí cập nhật COSO 2013 23 1.3.2 Những nguyên tắc COSO 2013 24 1.4 Trách nhiệm đối tƣợng có liên quan đến kiểm soát nội .25 1.4.1 Hội đồng quản trị 26 1.4.2 Ban giám đốc 26 1.4.3 Kiểm soát viên nội 27 1.4.4 Nhân viên 27 1.4.5 Các đối tƣợng khác bên 27 1.5 Vai trị hệ thống kiểm sốt nội 28 1.5.1 Bảo vệ tài sản doanh nghiệp 28 1.5.2 Giúp doanh nghiệp quản lí hoạt động kinh doanh hiệu 28 1.5.3 Đảm bảo cung cấp thông tin đáng tin cậy 28 1.5.4 Giảm thiểu rủi ro, sai sót 29 1.6 Những hạn chế tiềm tàng hệ thống kiểm soát nội 29 1.7 Bài học kinh nghiệm từ đợn vị tổ chức việc xây dựng hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội 30 KẾT LUẬN CHƢƠNG 32 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY TNHH URC VIỆT NAM 33 2.1 Tổng quan công ty TNHH URC Việt Nam 33 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển công ty 33 2.1.1.1 Lịch sử hình thành 33 2.1.1.2 Q trình phát triển cơng ty 34 2.1.1.3 Chức – nhiệm vụ 35 2.1.2 Đặc điểm hoạt động công ty 36 2.1.3 Tổ chức thơng tin báo cáo kế tốn 37 2.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội công ty TNHH URC Việt Nam 37 2.2.1 Mục tiêu phƣơng pháp khảo sát 37 2.2.2 Kết khảo sát thực tế hệ thống KSNB công ty TNHH URC Việt Nam 38 2.2.2.1 Môi trƣờng kiểm soát 38 2.2.2.1.1 Tính trực giá trị đạo đức 38 2.2.2.1.2 Chính sách đảm bảo lực 39 2.2.2.1.3 Hội đồng quản trị ủy ban kiểm toán 40 2.2.2.1.4 Triết lí quản lí phong cách điều hành 41 2.2.2.1.5 Cơ cấu tổ chức việc phân định quyền hạn, trách nhiệm 41 2.2.2.2 Đánh giá rủi ro 42 2.2.2.2.1 Xác định mục tiêu đơn vị 42 2.2.2.2.2 Nhận dạng rủi ro 43 2.2.2.2.3 Phân tích đánh giá rủi ro 43 2.2.2.3 Các hoạt động kiểm soát 44 2.2.2.4 Thông tin truyền thông 49 2.2.2.5 Giám sát 50 2.3 Đánh giá hệ thống kiểm sốt nội cơng ty TNHH URC Việt Nam 51 2.3.1 Đánh giá chung 51 2.3.2 Đánh giá phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội 51 2.3.2.1 Mơi trƣờng kiểm sốt 51 2.3.2.2 Đánh giá rủi ro 53 2.3.2.3 Hoạt động kiểm soát 53 2.3.2.4 Thông tin truyền thông 55 2.3.2.5 Giám sát 56 KẾT LUẬN CHƢƠNG 57 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH URC VIỆT NAM 58 3.1 Quan điểm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội công ty TNHH URC Việt Nam 58 3.2 Những giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội cơng ty 59 3.2.1 Giải pháp hồn thiện mơi trƣờng kiểm soát 59 3.2.2 Giải pháp hoàn thiện đánh giá rủi ro 61 3.2.3 Giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm sốt 62 3.2.4 Giải pháp hồn thiện thơng tin truyền thơng 69 3.2.5 Giải pháp hoàn thiện giám sát 71 3.3 Một số kiến nghị nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội 72 3.3.1 Kiến nghị với ban giám đốc 72 3.3.2 Kiến nghị phòng ban 74 KẾT LUẬN CHƢƠNG 75 KẾT LUẬN CHUNG 76 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT I TIẾNG ANH AICPA: The American Institute of Certified Public Accountants ( Hiệp hội kế toán viên công chứng Mỹ) CoBiT: Control Objectives for Information and Related Technology (Mơ hình quản lí cơng nghệ thơng tin theo tiêu chuẩn) COSO: The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (Uỷ ban tổ chức bảo trợ) ERM : Enterprise Risk Management (Quản lí rủi ro doanh nghiệp) IAS: International Accounting Standards (Chuẩn mực kế toán quốc tế) ISACA: Information Systems Audit and Control Association (Hiệp hội quản lí kiểm tốn hệ thống thơng tin) ITGI: The Information technology Governance Institute (Viện quản trị công nghệ thông tin) SAP: Statement on Auditing Procedures (Báo cáo thủ tục kiểm toán) SAS: Statement on Auditing Standards (Báo cáo chuẩn mực kiểm toán) II TIẾNG VIỆT BCTC: Báo cáo tài KSNB: Kiểm sốt nội DANH MỤC SƠ ĐỒ Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức cơng ty Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức phịng kế tốn Hình 2.3 Quy trình thực trả tiền kế Hình 2.4 Quy trình thực thu tiền kế Hình 3.1 Quy trình thực trả tiền kế (tác giả đề nghị) Hình 3.2 Quy trình thực thu tiền k (tác giả đề nghị) Phòng QA, QC: (98 ngƣời): QA- phận huy, chịu trách nhiệm toàn tiêu chuẩn, quy trình kiểm tra để đảm bảo chất lƣợng tốt theo tiêu chuẩn tập đoàn QC- phận thi hành quy định, hƣớng dẫn QA việc kiểm tra, phân loại chất lƣợng sản phẩm Phòng Logistics (38 ngƣời): Chịu trách nhiệm điều hành tồn hoạt động vận chuyển hàng hố, đáp ứng kịp thời, đảm bảo an toàn cho ngƣời phƣơng tiện Chịu trách nhiệm theo dõi, thống kê, đánh giá báo cáo hoạt động vận chuyển phòng dịch vụ th xe ngồi Theo dõi, đơn đốc, tổng hợp báo cáo phân tích đánh giá tình hình thực chƣơng trình cơng tác tháng, q, năm, báo cáo sơ kết, tổng kết định kỳ (hoặc đột xuất) theo yêu cầu ban Giám Đốc Ngoài cịn số phịng ban khác trực thuộc cơng ty (88 ngƣời) nhƣ: Phòng chuyên gia, phòng kế hoạch xuất nhập khẩu, phịng chăm sóc khách hàng, phịng Outdit, phịng kỹ thuật công nghệ, ban quản lý chất lƣợng sản phẩm, bhịng bảo vệ… (Nguồn: Thơng tin nội cơng ty) II Sơ đồ tổ chức máy kế toán Giám đốc tài Kế tốn trƣởng Phó phịng kế toán kiêm KT tổng hợp Kế toán toán hàng xuất nhập Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức phịng kế toán 2.1.2.3 Trách nhiệm quyền hạn kế tốn phần hành:  Giám đốc tài chính: Chịu đạo trực tiếp ban giám đốc đồng thời tổ chức điều hành kiểm sốt tồn hệ thống kế tốn cơng ty Phân cơng đạo trực tiếp phần hành kế tốn phịng + Tham mƣu cho ban giám đốc hoạt động tài + Định kỳ báo cáo tập đồn chịu trách nhiệm tình hình tài cơng ty +  + Kế tốn trưởng: Kiểm tra ký duyệt chứng từ đƣợc lập kế tốn viên Chịu trách nhiệm trƣớc cơng ty quan hữu quan số liệu báo cáo tài tính xác, trung thực đầy đủ +  Phó phịng kế tốn kiêm kế tốn tổng hợp: Theo dõi, quản lý làm chứng từ cho tất dự án sửa chữa hình thành nên tài sản cố định công ty Làm phần hành kế toán tài sản cố định + Làm tốn cho tất khoản mang tính chất quảng cáo sản phẩm công ty + Căn vào chứng từ gốc có liên quan từ phận kế toán chuyển lên để ghi sổ nhật ký chung Từ chứng từ gốc ghi sổ, vào sổ để theo dõi tài khoản + Lập báo cáo tài cho quan chức theo thời hạn qui định Thực báo báo tháng, quý theo yêu cầu quan cấp Làm báo báo cáo theo yêu cầu tập đoàn + Tổ chức thực cơng tác hạch tốn kế toán thống nhất, chấp hành theo quy định hành nhà nƣớc Tổ chức bảo quản, lƣu trữ tài liệu, hồ sơ kế tốn cơng ty + −Kế toán toán hàng xuất- nhập khẩu: Theo dõi, quản lý làm chứng từ cho tất loại hàng hóa, nguyên vật liệu nhập từ nƣớc xuất nƣớc khác + Theo dõi số tài khoản có liên quan thực quản lí, theo dõi cơng nợ hàng hố xuất – nhập + Hỗ trợ kế toán tổng hợp làm sổ sách hàng tháng +  Kế toán toán hàng nội địa: Theo dõi, quản lý làm chứng từ cho tất loại hàng hóa, nguyên vật liệu mua nƣớc + Theo dõi số tài khoản có liên quan, thực quản lí cơng nợ cho hàng hoá nội địa + Thanh toán loại thuế nhập kịp thời đầy đủ + + Hỗ trợ kế toán tổng hợp làm sổ sách hàng tháng  Kế toán lương: Theo dõi, quản lý làm chứng từ toán khoản thuộc lƣơng, phúc lợi cho ngƣời lao động + Theo dõi số tài khoản có liên quan + Hỗ trợ kế tốn tổng hợp làm sổ sách hàng tháng +  + + + + Kế tốn giá thành: Tính tốn giá thành cho tồn sản phẩm cơng ty Ln theo sát, kiểm tra hàng tồn kho tháng Theo dõi số tài khoản có liên quan Hỗ trợ kế toán tổng hợp làm sổ sách hàng tháng (Nguồn: thông tin nội công ty) BẢNG TỔNG HỢP KẾT QUẢ KHẢO SÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH URC VIỆT NAM A/ MÔI TRƢỜNG KIỂM SỐT 11 Tính trực giá trị đạo đức CÂU HỎI 13 Cơng ty có xây dựng quy tắc đạo đức, ứng xử không? 14 Cơng ty có thiết lập mục tiêu tn thủ pháp luật, quy định nhà nƣớc không? 15 Công ty có đƣa biện pháp xử lí trƣờng hợp gian lận phạm pháp không? 16 Quy chế khen thƣởng kỉ luật công ty có hợp lí khơng? 17 Nhân viên có hài lịng minh bạch thông tin công ty khơng? 18 Nhà quản lí có đặt yêu cầu tạo áp lực khiến nhân viên phải làm trái quy định không? Bảng 2.1: Kết khảo sát Tính trực giá trị đạo đức Chính sách nhân đảm bảo lực CÂU HỎI 18 Việc tuyển dụng cơng ty có đảm bảo cơng khai thống quy trình khơng? 19 Việc phân cơng nhiệm vụ cơng ty có đảm bảo ngƣời việc? 20 Cơng ty có đào tạo đầy đủ nghiệp vụ cần thiết cho nhân viên khơng? 21 Nhân viên có sẵn sàng thay cho nhân viên khác có nhân viên nghỉ việc khơng? 22 Cơng ty có sách hỗ trợ phát triển lực nhân viên nhƣ cho tham gia lớp tập huấn, đào tạo không? 23 Cơng ty có thực đánh giá kết cơng việc định kì nhân viên khơng? 24 Nhân viên có thay đổi ln phiên cơng việc khơng? 25 Nhân viên cơng ty có kiêm nhiệm việc khác không? Bảng 2.2: Kết khảo sát Chính sách nhân đảm bảo lực Hội đồng quản trị Uỷ ban kiểm toán CÂU HỎI Các thành viên hội đồng quản trị có đủ kiến thức kinh nghiệm để điều hành công ty không? 10 Công ty URC Việt Nam có phận kiểm sốt nội khơng? 11 Nếu có, uỷ ban kiểm sốt có thành viên bên ngồi khơng? 12 Nếu có, hoạt động uỷ ban kiểm tốn có đáp ứng đƣợc u cầu đặt không? Bảng 2.3: Kết khảo sát Hội đồng quản trị uỷ ban kiểm toán Triết lí phong cách điều hành nhà quản lí CÂU HỎI 13 Nhà quản lí có thƣờng xun đánh giá hoạt động công ty không? 14 Ban giám đốc có đƣa định dựa vào báo cáo tài năm khơng? 15 Nhà quản lí có sẵn sàng điều chỉnh sai sót báo cáo tài khơng? 16 Ban giám đốc có thận trọng với định kinh doanh không? 17 Nhà quản lí có thƣờng xun trao đổi cơng việc với cấp dƣới không? (Ghi kênh trao đổi phần ghi chú, ví dụ trao đổi trực tiếp hay văn bản…) 18 Bạn có hài lịng minh bạch hoạt động công ty không? Bảng 2.4: Kết khảo sát Triết lí quản lí phong cách điều hành Cơ cấu tổ chức phân định quyền hạn, trách nhiệm CÂU HỎI 11 Công ty có sơ đồ tổ chức tồn cơng ty khơng? 12 Cơ cấu tổ chức cơng ty có phù hợp với đặc thù lĩnh vực hoạt động công ty khơng? 13 Cơ cấu tổ chức cơng ty có thƣờng xuyên bị thay đổi? 14 Cơ cấu tổ chức có gây chồng chéo nhiệm vụ? 15 Cơng ty có văn quy định nhiệm vụ, quyền hạn phịng ban, cá nhân khơng? Bảng 2.5: Kết khảo sát Cơ cấu tổ chức việc phân định quyền hạn, trách nhiệm B/ ĐÁNH GIÁ RỦI RO Xác định mục tiêu đơn vị CÂU HỎI 11 Doanh nghiệp có lập kế hoạch kinh doanh năm khơng? 12 Cơng ty có lập mục tiêu chiến lƣợc dài hạn không? 13 Cơng ty có lập mục tiêu cụ thể cho phịng ban, phận khơng? 14 Nhân viên có biết mục tiêu, kế hoạch năm công ty khơng? 15 Cơng ty có nhắc nhở nhân viên hồn thành mục tiêu không? Bảng 2.6: Kết khảo sát việc xác lập mục tiêu công ty Nhận dạng rủi ro CÂU HỎI Cơng ty có xem xét yếu tố gây ảnh hƣởng đến việc thực mục tiêu đơn vị không? 10 Công ty có xem xét tác động lẫn kiện, rủi ro tiềm tàng không? 11 Công ty có có xem xét kiện tiềm tàng ảnh hƣởng đến báo cáo tài khơng? 12 Cơng ty có xây dựng định mức sai sót cho hàng hố sản xuất khơng? Bảng 2.7: Kết khảo sát việc nhận dạng rủi ro Phân tích đánh giá rủi ro CÂU HỎI 11 Doanh nghiệp có xây dựng phƣơng án đối phó tình rủi ro xảy khơng? 12 Doanh nghiệp có ƣớc lƣợng ảnh hƣởng rủi ro đến mục tiêu đặt khơng? 13 Doanh nghiệp có biện pháp để hạn chế hay loại bỏ hội để nhân viên thực gian lận không? 14 Doanh nghiệp có áp dụng phƣơng tiện kĩ thuật việc đánh giá định lƣợng 100% rủi ro không? 15 Nếu có, phƣơng tiện gì? (Ghi phần ghi chú) Bảng 2.8: Kết khảo sát phân tích đánh giá rủi ro C/ HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT CÂU HỎI 21 Nhà quản lí có thƣờng xun kiểm tra hoạt động phận không? 22 Các họp có đƣợc ghi biên đƣợc kí ngƣời có trách nhiệm khơng? 23 Cơng ty có quy định liên quan đến việc sử dụng tài sản cơng ty khơng? 24 Cơng ty có đƣa biện pháp xử lí nhân viên khơng hồn thành mục tiêu khơng? 25 Cơng ty có cập nhật cơng nghệ việc quản lí, điều hành khơng? 26 Việc phân chia cơng việc có đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm không? 27 Hệ thống chứng từ, sổ sách có đƣợc bảo quản kiểm sốt chặc chẽ khơng? 28 Các nghiệp vụ có đƣợc phê chuẩn ngƣời có trách nhiệm? 29 Nhân viên có đƣợc sửa xố số liệu hệ thống cơng ty? 30 Cơng ty có định kì rà soát lại số liệu thực tế so với kế hoạch, kì trƣớc với kì sau khơng? Bảng 2.9: Kết khảo sát hoạt động kiểm soát D/ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG CÂU HỎI 11 Doanh nghiệp có khuyến khích việc trao đổi thơng tin nhân viên với khơng? 12 Cơng ty có kênh tiếp nhận ý kiến đóng góp từ bên ngồi khơng? 13 Cách thức truyền thơng có giúp bạn nắm bắt kịp thời thông tin cần thiết công ty khơng? 14 Các báo cáo có đảm bảo tính xác, kịp thời khơng? 15 Báo cáo có giúp ích cho nhà quản lí việc nhận diện rủi ro định kinh doanh? Bảng 2.10: Kết khảo sát thông tin truyền thông E/ GIÁM SÁT CÂU HỎI 11 Doanh nghiệp có cơng cụ giám sát nội khơng? 12 Ban giám đốc có xem xét báo cáo hoạt động phát biến động bất thƣờng phận không? 13 Hoạt động công ty có đƣợc đánh giá định kì khơng? 14 Ban kiểm sốt có lập báo cáo sau đợt kiểm tra đề biện pháp khắc phục không? 15 Những khuyếm khuyết hệ thống kiểm sốt có đƣợc sữa chữa cho phù hợp với thời kì? Bảng 2.11: Kết khảo sát giám sát ... quan hệ thống kiểm soát nội Chƣơng 2: Thực trạng hệ thống kiểm sốt nội cơng ty TNHH URC Việt Nam Chƣơng 3: Một số kiến nghị, giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội công ty TNHH URC Việt Nam. .. hiểu lý luận kiểm sốt nội bộ, đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội Công ty TNHH URC Việt Nam nhằm đề giải pháp để hoàn thiện, nâng cao tính hữu hiệu hiệu hệ thống kiểm sốt nội bộ, góp phần... CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY TNHH URC VIỆT NAM 58 3.1 Quan điểm hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội cơng ty TNHH URC Việt Nam