CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ. Công tác Văn thư - Lưu trữ là một trong những nội dung quan trọng trong nghiệp vụ văn phòng. Chính vì vậy, để tìm hiểu rõ hơn về công tác Văn thư – Lưu trữ chúng ta cần phải tìm hiểu tổng quan về văn phòng và công tác Văn Phòng nói chung. 1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG. 1.1.1 Khái niệm văn phòng. Văn phòng có thể được hiểu như sau: - Thứ nhất: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng phục vụ cho điều hành của lãnh đạo. Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính. - Thứ hai: Văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. - Thứ ba: Văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có tầm cỡ như nghị sĩ, tổng giám đốc, giám đốc… - Thứ tư: Văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan tổ chức, trong đó diễn ra việc thu thập, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức là những công văn có liên quan đến công tác văn thư. Tóm lại, Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó. 1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng. 1.1.2.1 Chức năng của văn phòng. Theo khái niệm về công tác văn phòng, ta có thể thấy được văn phòng có những chức năng cơ bản sau đây: - Chức năng tham mưu: Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ quan (thuộc về người quản lý), bởi vậy muốn ra những quyết định mang tính khoa học, người quản lý cần căn cứ vào những yếu tố khách quan như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những người trợ giúp. Những ý kiến đó được văn phòng tập hợp, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án phán quyết kịp thời và đúng đắn. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn (í vị sức ép, gò bó) và mang tính chuyên sâu trong các trường hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh trong thực tế). Chức năng này được gọi là chức năng tham mưu cho các nhà lãnh đạo, quản lý đơn vị của công tác Văn phòng. - Chức năng tổng hợp: Kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào, đầu ra và thông tin ngược trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng mà văn phòng là đầu mối thu thập, phân tích, quản lý và sử dụng theo yêu cầu của người lãnh đạo, quản lý. Quá trình thu thập, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theo những nguyên tắc, trình tự nhất định mới có thể mang lại hiệu quả thiết thực. Hoạt động như trên thuộc về chức năng tổng hợp của công tác văn phòng. Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực đến chức năng tham mưu của văn phòng mà còn có vai trò quan trọng đối với sự thành công hay thất bại của cơ quan, đơn vị. Chính vì ý nghĩa to lớn của chức năng này nên các tổ chức, đơn vị luôn quan tâm củng cố và hiện đại hoá công tác văn phòng cho kịp với tốc độ phát triển của thời đại - Chức năng hậu cần: Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính… Những cái đó thuộc về hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời cho mọi quá trình, mọi lúc, mọi nơi. Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng trên. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan tồn tại của cơ quan văn phòng ở mỗi đơn vị, tổ chức. Trong đó, chức năng tổng hợp là cực kỳ quan trọng, quyết định đến sự thành bại của công tác văn phòng. 1.1.2.2 Nhiệm vụ của văn phòng. Trên cơ sở các chức năng chung, cơ bản của mình, văn phòng cần thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau: - Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương trình đó, bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, năm của cơ quan. - Thu thập, xử lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan, đề xuất kiến nghị và các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng. - Thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ, giải quyết văn thư, tờ trình của các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan, tổ chức mình với các cơ quan , tổ chức khác, cũng như nhân dân nói chung. - Lập kế hoạch tổ chức, dự toán kinh phí năm, quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm, chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nước và quyết định của Thủ trưởng. - Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu cho hoạt động và công tác của cơ quan. - Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo về trật tự, an toàn cơ quan, tổ chức phục vụ các cuộc họp, thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách một cách khoa học và văn minh. - Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính văn phòng, chỉ đạo hường dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hay đơn vị chuyên môn khi cần thiết. 1.2 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ. 1.2.1 Khái niệm về công tác văn thư. - Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, các tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, các tổ chức một một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt. Cũng chính vì điều đó mà hiện nay trong các cơ quan, các tổ chức công tác văn thư ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt trong công cuộc cải cách hành chính Nhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm được tập trung đổi mới. - Văn thư vốn là từ Hán gốc dùng chỉ tên gọi chung của các loại văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả…) và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc lệnh…) để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung. Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ; đặc biệt, dưới triều Nguyễn được sử dụng khá phổ biến trong các cơ quan nhà nước. - Ngày nay văn bản đã và đang được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức kinh tế chính trị- xã hội…dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ… Những công việc này được gọi chung là công tác văn thư và trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức các cơ quan, tổ chức. Vậy có thể định nghĩa công tác văn thư như sau: Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. 1.2.2 Vai trò0 ý nghĩa của công tác văn thư. * Vai trò của công tác văn thư. Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và là nội dung quan trọng trong hoạt động của văn phòng. Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được, chiếm một phần lớn trong hoạt động của văn phòng và là một mắt xích trong guồng máy hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước. * Ý nghĩa của công tác văn thư. - Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung. Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung công việc có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý. - Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan nhanh chóng, chính xác, nâng cao chất lượng. đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu, giảm bớt giấy tờ không cần thiết và hạn chế việc lợi dụng sơ hở trong việc quản lý văn bản để làm những việc trái pháp luật. - Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ quan. Nội dung của các văn bản phản ánh hoạt động của các cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của các cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực. - Công tác văn thư nề nếp sẽ bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu thường xuyên kho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn thư được nộp vào kho lưu trữ của cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ và kho lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ lại càng đầy đủ thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu; đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ. Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn bản giữ lại không không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ thấp, gây khó khăn cho công tác lưu trữ trong việc tiến hành nghiệp vụ, làm cho tài liệu phòng lưu trữ không được hoàn chỉnh. 1.2.3 Yêu cầu của công tác văn thư. Đứng trước đòi hỏi của hoạt động quản lý Nhà nước, công tác văn thư ở các cơ quan, đơn vị trong quá trình thực hiện các nội dung của công văn, giấy tờ phải đảm bảo những yếu cầu hết sức cơ bản. Thể hiện việc đáp ứng các đòi hỏi về nhu cầu quản lý Nhà nước ở từng lĩnh vực, khía cạnh của cuộc sống, từ đó công tác văn thư có những yêu cầu cơ bản sau: - Yêu cầu nhanh chóng: Quá trình quản lý công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản. Dó đó, xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanh mọi công việc của mỗi cơ quan. Nội dung mỗi văn bản đều chứa đựng một sự việc nhất định, nếu giải quyết văn bản chậm làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung của mỗi cơ quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa những sự việc được nêu ra trong mỗi văn bản. - Yêu cầu chính xác: Trong quá trình thực hiện, yêu cầu chính xác đòi hỏi công tác văn thư phải đảm bảo các yêu cầu sau: + Chính xác về nội dung văn bản tức là nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối về mặt pháp lý, dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác và số liệu phải đầy đủ, chứng cứ rõ ràng. + Chính xác về thể thức văn bản, văn bản ban hành phải có đầy đủ các yếu tố do Nhà nước quy định, mẫu trình bày phải theo đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành. + Chính xác về các khâu kỹ thuật, nghiệp vụ: yêu cầu về tính chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký và chuyển giao văn bản. Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong việc thể trong việc thực hiện đúng các chế độ quy định của Nhà nước. - Yêu cầu bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, bí mật của Nhà nước. Vì vây, trong quá trình tiến hành xây dựng văn bản và tổ chức giải quyết văn bản phải đảm bảo giữ gìn bí mật. Khi lựa chọn cán bộ văn thư phải quán triệt tinh thần giữ gìn bí mật của cơ quan. Về khía cạnh nhất định, yêu cầu bí mật trong công tác văn thư còn phải thể hiện ở việc giữ gìn bí mật nội dung những công việc mới chỉ được bàn bạc chưa được đưa thành các quyết định chính thức của các cơ quan hoặc chưa được ban hành thành văn bản. - Yêu cầu hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy yêu cầu hiện đại hoá công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng có năng suất, chất lượng cao. Hiện đại hoá công tác văn thư ngày nay trước hết nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và thực hiện trang bị các thiết bị văn phòng. 1.2.4 Nội dung của công tác văn thư. 1.2.4.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản. Những công văn giấy tờ, tài liệu được hình thành trong hoạt động quản lý của các cơ quan Nhà nước, Doanh nghiệp Nhà nước, các tổ chức Chính trị - Xã hội, kinh tế, đơn vị vũ trang… gọi chung là văn bản. Công tác xây dựng văn bản bao gồm các công việc sau: - Soạn thảo văn bản: Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của công ty và những mục đích yêu cầu nhất định để làm ra một văn bản nhằm giải quyết một công việc cụ thể hoặc điều chỉnh một quan hệ xã hội nào đó. Có nhiều phương pháp soạn thảo văn bản như: Đánh máy trực tiếp, đọc cho người khác đánh máy, soạn thảo trên máy vi tính, viết tay bản thảo… - Trình duyệt bản thảo: Tất cả các bản thảo đều phải được duyệt trước khi đưa đánh máy và trình ký, người duyệt văn bản ký tắt vào bản thảo mà mình đã duyệt. Những văn bản gửi đi do Thủ trưởng hoặc Phó Thủ trưởng Công ty ký đều phải được Chánh Văn phòng xem xét về thủ tục, thể thức văn bản trước khi trình ký và ban hành. - Bổ sung và xử lý kỹ thuật văn bản: Trong quá trình xem xét, nếu thấy có thiếu sót về nội dung hoặc chưa đúng thể thức thì Chánh Văn phòng sẽ yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa lần cuối rồi đánh máy, in sao văn bản. - Ký và ban hành văn bản: Văn bản sau khi ký sẽ chuyển sang bộ phận văn thư để làm các thủ tục ban hành. 1.2.4.2 Công tác tổ chức quản lý và quản lý văn bản. 1.2.4.2.1 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến. * Khái niệm văn bản đến: Văn bản đến là những công văn, giấy tờ, tài liệu, thư từ, sách báo .do các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân bên ngoài gửi đến. * Một số nguyên tắc chung về việc tiếp nhận văn bản đến. - Tất cả văn bản đến cơ quan đều phải đăng ký vào sổ, quản lý thống nhất ở văn thư. - Văn bản đến phải được xử lý nhanh chóng, chính xác và giữ gìn bí mật. - Văn bản đến phải trình Thủ trưởng cơ quan, qua văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính trước khi phân phối cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. - Các cá nhân, đơn vị, khi nhận văn bản đến phải đăng ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của văn thư. * Nội dung quản lý văn bản đến. Bước1:Tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ văn bản đến. Khi tiếp nhận văn bản đến cơ quan, người trực tiếp nhận văn bản phải kiểm tra xem có đúng văn bản tài liệu gửi cho cơ quan mình không, số lượng văn bản (số lượng bì văn bản) có đủ không. Nếu thấy thiếu thì hỏi lại người đưa văn bản cho mình. Kiểm tra phong bì có nguyên vẹn hoặc dấu hiệu bị bóc, rách, bị mất văn bản bên trong phong bì không. Nếu có thì phải báo cho người phụ trách công tác văn thư của cơ quan biết và phải lập biên bản với người đưa văn bản đến cơ quan. Bước 2: Phân loại sơ bộ. Sau khi đã nhận đủ số lượng văn bản gửi cho cơ quan mình, bộ phận văn thư phải tiến hành phân loại các văn bản nhận được thành hai loại (loại phải đăng ký và loại không phải đăng ký). - Loại phải đăng ký: Tất cả các văn bản, giấy tờ gửi cho cơ quan (ghi tên cơ quan, tên đơn vị tổ chức trong cơ quan), gửi Thủ trưởng cơ quan hoặc những người có chức vụ lãnh đạo trong cơ quan (ghi chức danh hoặc ghi đích danh của họ). - Loại không phải đăng ký: Tất cả các thư từ riêng, sách báo, tạp chí, bản tin… Bước 3: Bóc bì văn bản: Những phong bì có dấu hiệu chỉ mức độ “khẩn” phải được bóc ngay sau khi nhận. Khi bóc bì văn bản không để làm rách văn bản, không làm mất phần số, ký hiệu của các văn bản đã được ghi ở ngoài phong bì và không làm mất dấu bưu điện trên phong bì. - Với văn bản thường: Sau khi phân loại văn bản, tiến hành bóc bì, lấy văn bản ra phải nhẹ tay tránh làm rách văn bản, đối chiếu số, ký hiệu văn bản đã được ghi ở ngoài phong bì, ký hiệu đã được ghi trên từng văn bản. Khi phát hiện những văn bản gửi không đúng, phải trả lại cho cơ quan đã gửi văn bản đó. Nếu có phiếu gửi: Sau khi nhận đủ văn bản phải ký xác nhận và đóng dấu lên phiếu gửi, rồi gửi trả lại cơ quan gửi văn bản. Đối với những văn bản có ngày tháng ghi trên văn bản và ngày tháng nhận văn bản cách nhau quá xa nên giữ lại phong bì. - Văn bản mật: Sau khi bóc bì ngoài thấy dấu hiệu chỉ mức độ mật, nếu được cơ quan phân công bóc bì, đăng ký văn bản mật thì tiến hành bóc bì như đối với văn bản thường. Nếu cơ quan không phân công nhiệm vụ bóc bì, đăng ký văn bản mật thì chỉ bóc bì ngoài, bì trong giữ nguyên không được bóc mà phải chuyển cả bì cho người có trách nhiệm bóc bì đăng ký văn bản mật. Bước 4: Đóng dấu đến, ghi số đến, ghi ngày đến: Với bước này mục đích là xác nhận văn bản đã qua văn thư và ghi nhận ngày tháng văn bản đến cơ quan. Khi giải quyết và xử lý văn bản đến Thủ trưởng cần phải đảm bảo nguyên tắc: Kiên quyết không xem xét văn bản đến khi văn bản mà cán bộ trình không có dấu “đến”. Dấu đến có kích cỡ (5×3)cm như mẫu dưới đây: MẪU DẤU ĐẾN Bước 5: Xin ý kiến phân phối văn bản đến. Văn thư chuyển những văn bản đã được đóng dấu đến trình lên thủ trưởng cơ quan hoặc người phụ trách quản lý công tác văn thư đển xin ý kiến phân phối văn bản. Căn cứ vào ý kiến đó văn thư sẽ chuyển văn bản đến các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết. Lưu ý: Khi sắp xếp văn bản trình người có thẩm quyền thì những văn bản có dấu “khẩn” phải được xếp lên cùng. Bước 6: Vào sổ văn bản đến. TÊN CƠ QUAN NHẬN VĂN BẢN ĐẾN Số đến…………………. Ngày đến………………. Chuyển………………… Lưu hồ sơ số………………………. TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢNTên cơ quan (đơn vị) Năm Quyển số: Từ số Đến số .Từ ngày Đến ngày SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Công việc này mục đích nhằm nắm được số lượng văn bản đến cơ quan, nội dung của văn bản đến cũng như biết được đối tượng giải quyết văn bnả đến. Khi vào sổ tránh trùng số hoặc bỏ sót số gây khó khăn cho việc thống kê và tra cứu tài liệu. Có thể đăng ký văn bản đến bằng các hình thức như: Sổ, thẻ đăng ký hoặc bằng máy vi tính. Văn bản đến ngày nào thì vào sổ ngày đó. Tùy theo số lượng văn bản nhiều hay ít mà lập các sổ cho phù hợp. Nếu số lượng văn bản nhiều thì lập các sổ như sau: - 01 Sổ đăng ký các văn bản quy phạm pháp luật. - 01 Sổ đăng ký văn bản thường của các đơn vị khác. - 01 Sổ đăng ký văn bản “mật”. - 01 Sổ đăng ký đơn thư. Nếu số lượng văn bản ít thì lập các sổ sau: - 01 Sổ đăng ký văn bản “mật”. - 01 Sổ đăng ký chung cho tất cả các văn bản gửi đến. MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Bìa ngoài: Phần ghi trong sổ: Ngày đến Số đến Nơi gửi văn bản Số/ ký hiệu văn bản Ngày tháng văn bản Trích yếu Lưu hồ sơ Nơi nhận hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) Lưu ý: Đối với những cơ quan có số lượng văn bản đến ít, chỉ sử dụng một sổ để đăng ký văn bản đến và các đơn vị (bộ phận) nhận văn bản cùng nằm trong một khu vực, thì cột (9) để người nhận văn bản ký . Sổ đăng ký văn bản “mật” đến gồm có 11 cột (như mẫu đăng ký văn bản đến thường, thêm cột mức độ “mật” sau cột “trích yếu”.Bìa sổ cũng giống như bìa sổ đăng ký văn bản thường. * Sổ đăng ký đơn, thư: Mẫu bìa: Giống mẫu bìa của sổ đăng ký văn bản thường chỉ khác tên sổ “Sổ đăng ký đơn, thư”. Phần đăng ký bên trong của sổ đăng ký đơn thư: Bước 7: Phân phối chuyển giao văn bản đến. *:Trình xin ý kiến phân phối: Sau khi bóc bì, đóng dấu “đến” lên văn bản, nhân viên văn thư đăng ký một phần vào sổ rồi trình tất cả các văn bản, giấy tờ đã nhận được cho người phụ trách văn phòng của cơ quan xem xét và trình lên Thủ trưởng cơ quan hoặc người được Thủ trưởng cơ quan uỷ quyền để ghi ý kiến phân phối lên văn bản. * Chuyển giao văn bản đến: Tất cả các văn bản đến cơ quan, sau khi đã có ý kiến phân phối của người phụ trách phải được chuyển ngay đến tận tay người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết. Không để văn bản chạy vòng qua nơi không có trách nhiệm giải quyết văn bản, không chuyển văn bản chậm. Ngày đến Số đến Họ tên địa chỉ người gửi Ngày tháng đến Trích yếu nội dung Đơn vị (người) nhận giải quyết Nội dung giải quyết số/ký hiệu công văn trả lời Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) [...]... cứu, sử dụng 1.3 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1.3.1 Khái niệm về công tác lưu trữ Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân Công tác lưu trữ ra đời do... dụng tài liệu lưu trữ Quốc gia 1.3.5 Nội dung của công tác lưu trữ Công tác Lưu trữ bao gồm các nội dung sau: - Phân loại tài liệu lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ - Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ - Thống kê tài liệu lưu trữ - Chỉnh lý tài liệu lưu trữ - Bảo quản tài liệu lưu trữ - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 1.3.5.1 Phân loại tài liệu lưu trữ Phân loại tài liệu lưu trữ là sự phân... quản lý Nhà nước” Do vậy mà công tác văn thư càng làm tốt và chính xác bao nhiêu thì công tác lưu trữ càng phát huy tác dụng bấy nhiêu, tạo điều kiện cho việc xử lý thông tin một cách khoa học, chính xác và có hiệu quả Ngược lại, lưu trữ là sự tích lũy kinh nghiệm bổ sung tư liệu phục vụ cho công tác văn thư Do vậy cần phải quan tâm tới chất lượng công tác văn thư và kết hợp luôn với công tác lưu trữ. .. tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 1.3.2 Vị trí và ý nghĩa của công tác lưu trữ Công tác lưu trữ là một khâu rất quan trọng trong quy trình xử lý thông tin, là một nội dung quan trọng trong hoạt động văn phòng Công tác này có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của cơ quan Giải quyết tốt công tác lưu trữ trong cơ quan đơn vị có ý nghĩa trên nhiều mặt của quá trình quản lý: - Cung cấp những chứng... hệ giữa văn thư và lưu trữ Công tác Văn thư và Lưu trữ có mối quan hệ khăng khít trong quá trình xử lý thông tin Vì thế trong điều lệ công tác công văn giấy tờ ban hành kèm theo nghị định 142/CP ngày 29/9/1963 của Hội đồng Chính phủ đã quy định Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt động của nhà nước Làm công văn giấy tờ và giữ gìn hồ sơ tài liệu là hai công tác không... có cán bộ lưu trữ chứng kiến và phải báo cáo với cơ quan quan lý lưu trữ cấp trên trực tiếp 1.3.4.3 Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ Thu thập bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ là quá trình giao nộp và tiếp nhận tài liệu đã giải quyết xong ở văn thư, ở các đơn vị vào lưu trữ cơ quan và quá trình giao nộp, tiếp nhận những tài liệu có giá trị lịch sử đã đến hạn nộp lưu từ lưu trữ cơ quan vào lưu trữ lịch... hội được phản ánh vào tài liệu lưu trữ, xây dựng hệ thống lý luận về lưu trữ để thực hiện các nội dung chuyên môn của công tác lưu trữ như phân loại, xác định giá trị, thu thập và bổ sung tài liệu, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Mỗi quy trình nghiệp vụ lưu trữ của mỗi loại hình tài liệu lưu trữ đều có những đặc thù của nó Khoa học lưu trữ phải tìm tòi, phát hiện ra... thống kê theo từng loại riêng biệt - Cục lưu trữ Nhà nước thực hiện chế độ kiểm tra và thống kê nhà nước đối với tài liệu lưu trữ quốc gia trong phạm vi cả nước Đơn vị thống kê thư ng là phông lưu trữ - Thống kê hệ thống công cụ tra cứu trong các cơ quan trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ và cơ quan quản lý lưu trữ cũng là một nội dung của công tác thống kê Hệ thống công cụ tra cứu như các bộ thẻ, mục lục... các công cụ tra cứu nhằm tạo điều kiện tối ưu cho công tác bảo quản và phục vụ khai thác tài liệu Làm tốt công tác chỉnh lý tài liệu sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho toàn bộ công tác lưu trữ, đặc biệt là xây dựng hệ thống các công cụ tra cứu khoa học nhằm khai thác thật triệt để, toàn diện tài liệu ở các phông, kho lưu trữ Công tác chỉnh lý tài liệu trong phông lưu trữ phải tuân thủ nguyên tắc chỉnh lý. .. sử dụng: + Nhân viên văn thư phải sắp xếp các tập lưu văn bản theo từng năm hoặc từng nhiệm kỳ lên giá tủ và có trách nhiệm bảo quản các tập lưu đến khi nộp vào lưu trữ cơ quan + Nhân viên văn thư phải có trách nhiệm phục vụ nghiên cứu sử dụng các tập lưu văn bản đi tại chỗ và có sổ theo dõi việc mượn tài liệu 1.2.4.2.3 Công tác tổ chức và quản lý văn bản mật * Đối với văn bản đi: Văn bản mật được gửi . CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ. Công tác Văn thư - Lưu trữ là một trong những nội dung quan trọng trong nghiệp vụ văn phòng rõ hơn về công tác Văn thư – Lưu trữ chúng ta cần phải tìm hiểu tổng quan về văn phòng và công tác Văn Phòng nói chung. 1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG.