Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Giao thông vận tải - thực trạng và giải pháp : Luận văn ThS. Thông tin : 60 32 24

ĐẠI H Ọ C QUỐC GIA HÀ NỘI T R Ư Ờ N G ĐAI H O C K H O A H O C XÃ H Ô I VÀ NH ÂN VĂN NGUYỄN KIM DUNG THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO Lưu TRỮ B ộ GIAO THÔNG VẬN TẢĨ - THỤC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP • • • C h u y ê n n g àn h : Lưu trữ (Lưu trữ h ọ c v tư liệu h ọ c ) Mã số: 603224 LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC LUU TRỮ (LUU TRỮHỌC VÀ TƯ LIỆU HỌC) NGUỜIHUỚNG DẪN KHOA HỌC: Phó Giáo sư, Tiến sĩ Dương Văn Khảm HÀ NỘI, 2006 LỜI CAM ĐOAN Bản luận văn xây dựng sở độc lập nghiên cứu tài liệu có liên quan, cơng trình nghiên cứu khoa học khảo sát thực tế tài liệu hình thành hoạt động Bộ Giao thông Vận tải Tôi xin cam đoan nội dung luận văn sản phẩm chép rp S »9 Tác giá N guyễn Kim Dung MỤC LỤC P H Ẩ N M Ở Đ Ầ U Mục đích ý nghĩa đề t i Mục tiêu đề t i .5 Phạm vi nghiên c ứ u Đối tượng nghiên c ứ u Lịch sử nghiên c ứ u 6 Các nguồn tư liệu, tài liệu tham k h ả o Phương pháp nghiên c ứ u 8 Đ óng góp luận v ă n 9 Bố cục luận v ă n C H Ư Ơ N G 1: C S Ở L Ý L U Ậ N V Ể C Ô N G T Á C T H U T H Ậ P , B ổ SU N G TÀI L I Ệ U V À O C Á C C Á C LƯU T R Ữ 11 ! Khái niệm thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 11 1.2 Mục đích, ý nghĩa công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu t r ữ .16 1.3 Phân cấp thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu lưu t r ữ 17 1.3.! Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ hành 20 1.3.1 Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ lịch s 21 1.4 Những yêu cầu công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ giai đoạn 21 C H Ư Ơ N G 2: T H Ụ C T R Ạ N G C Ô N G T Á C T H U T H Ậ P , B ổ SU N G T À I L IỆ U V Ả Í) L Ư U T R Ử B ộ G IA O T H Ô N G VẬN T Ả I 28 2.1 K h i q u t c h ú c n ă n g , n h iệm vụ, tổ chức m y Bộ G iao (hông V ận t ả i 28 ỉ Vài nét lịch sử hình thành phát triển Bộ Giao thông Vận tải 28 2.! Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Bộ Giao thông Vận tải 29 ỉ Cơ cấu lổ chức Bộ Giao thơng Vận íái 31 2.2 T h n h p h ầ n tài liệu h ìn h t h n h t r o n g q u tr ìn h h o i độ n g dơ n vị, tổ c h ứ c th u ộ c ỉìộ G ia o th n g V ận t ả i .34 2.2 ỉ Tài liệu hành c h ín h .34 2.2.2 Tài liệu khoa học kỹ th u ậ t 37 2.2.3 Tài liệu điện tủ' 42 2.2.4 Tài liệu nghe n h ìn 44 2.3 L u t r ữ Bộ G ia o th ò n g V ận tải- T ổ chức có chức n ă n g q u ả n lý tài liệu c ủ a đ n vị, tổ chức th u ộ c B ộ 44 2.3.1 Chức năng, nhiệm v ụ 44 2.3.2 Cơ sớ vật c h ấ t 48 2.3.3 Đội ngũ cán b ộ 50 2.4 N h ữ n g q u y đ ịn h hướng d ả n c ủ a N h nước công tác th u th ậ p bố su n g tài l i ệ u 53 2.5 T ìn h h ìn h th u th ậ p , bổ su n g tài liệu vào L u t r ữ Bộ G iao th ô n g V ận t ả i 57 2.5.1 Những đạo, hướng dẫn công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ G iao thông Vận t ả i 58 2.5.2 Tổ chức thực kết đạt công tác thu thập, bổ sung tài liệ u 64 C H Ư Ơ N G 3: N H Ữ N G G IẢ I P H Á P T R O N G C Ô N G T Á C T H U T H Ậ P , BỔ S U N G T À I L IỆ U V À O LƯU T R Ữ B Ộ G IA O T H Ô N G VẬ N T Ả I 73 3.1 Kiện toàn hệ thống văn quy định vẻ thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 73 3.2 Xác định nguồn thành phần lài liệu phông lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải 79 3.3 Xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện q u a n 81 3.4 Mở lớp tập huấn thu thập bổ sung tài liệu vào lưu t r ữ 82 3.5 Ban hành quy định thu thập, hổ sung tài liệu điện tử 84 P H Ẩ N K Ế T L U Ậ N 87 P H Ụ L Ụ C 89 T Ả Ĩ L IÊ U T H A M K H Ả O 138 PHẦN MỞ ĐÂU / M ụ c đ í c h , Vn g h ĩ a c ủ a đ ể t i Tài liệu lưu trữ di sán văn hoá dân tộc, đó, chứa đựng thơng tin khứ, phản ánh thành tựu lao động sáng tạo nhân dân thời kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại kiện lịch sử cống hiến to lớn anh hùng dân tộc, nhà khoa học văn hoá tiếng Đây thơng tin có tính xác cao chính, gốc tài liệu có giá trị Chính thế, người ta sử dụng nguồn tài liệu vào lĩnh vực đời sống xã hội như: trị, kinh tế, văn hoá- xã hội, khoa học Nhận thức ý nghĩa quan trọng tài liệu lun trữ, từ ngày đầu Nhà nước dân chủ nhân dân, Đảng Nhà nước ta ban hành nhiều văn đạo công tác lưu trữ Trước hết, phải kể đến Thông đạt số IC/ VP ngày tháng năm 1946 gửi Bộ trưởng Chính phủ Trong đó, Hổ Chủ tịch khẳng định: Tài liệu lưu trữ “có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết Quốc gia” nêu rõ: cấm quan, công sở, viên chức tự tiện huỷ bỏ hổ sơ, tài liệu lưu trữ, "những hồ sơ công văn không cần dùng sau phải gửi Sở Lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục để tàng trữ" [38/257], Qua đây, thấy rằng, từ sớm, Nhà nước ta nhận thức tầm quan trọng tài liệu lưu trữ cône tác lưu trữ Bước đầu Đ ảng Nhà nước có chủ trương, biện pháp để thu thập bảo quản tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện cho tập trung quản lý thống tài liệu lưu trữ sau Tại Hội nghị tổng kết 10 năm thực Q uyết định Ban Bí thư trung ương Đ ảng Phơng lưu trữ Đáng cộng sản Việt Nam, đồng chí Lê Khả Phiêu nguyên T Bí thư Đ ảng cộng sản Việt Nam khẳng định: “ Tài liệu lưu trữ phải quản lý theo nguyên tắc tập trung thống hệ thống c quan lưu trữ Nhà nước Đ ảng cộng sản nhằm bảo vệ an tồn khai thác sử dụng có hiệu qua lài liệu lưu trữ lợi ích dân tộc cách m n g ” [ 1/2] Nhiệm vụ đòi hỏi ngành lưu trữ phải cố gắng khơng ngùng q trình đổi mói hồn thiện cơng tác Đ ặc biệt, đáy, chủng m uốn nhấn mạnh tới công tác thu thập bổ sung tài liệu, nghiệp vụ quan trọng có vai trị lớn việc thúc đẩy công tác lưu trữ phát triển Đất nước ta đà phát triển, nghiệp công nghiệp hoá đại hoá đạt thành tựu đáng kể Các quan từ trung ương đến địa phương dần kiện toàn tổ chức, đổi phương thức làm việc Chính trình này, tài liệu hình thành hoạt động điều hành quản lý không ngừng tăng lên số lượng, đa dạng loại hình, phong phú nội dung Bởi vậy, khơng có đạo cơng tác lưu trữ nói chung, thu thập bổ sung tài liệu nói riêng nhiều tài liệu có giá trị việc tổ chức sử dụng tài liệu không đáp ứng nhu cầu thực tế xã hội Bộ Giao thông Vận tải quan Chính phủ, thực chức quản lý nhà nước giao thông đường bộ, đường sắt, đường sông, hàng hải hàng không phạm vi cá nước; quán !ý nhà nước dịch vụ thực chủ sở hữu phần vón nhà nước doanh nghiệp có vốn nhà nước thuộc Bộ quản lý theo quy định pháp luật [29/1] Trong năm qua, quan lâm Đ ảng Nhà nước ngành giao thông vận tải có bước tiên vượt bậc Hàng loạt cơng trình giao thơng m ọc lên khắp miền tổ quốc Đây thành công khơng nhỏ góp phần vào tiến trình hội nhập đất nước Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt được, ngành giao thông vận tái đứng trước thực trạng đáng báo động, đòi hỏi ngành, cấp phải có quan tâm đặc biệt như: tai nạn giao thông nạn tham nhũng diễn hàng ngày, hàng Tất vấn đề nêu phản ánh rõ nét tài liệu lưu trữ Bởi vậy, nguồn tài liệu có giá trị, khơng chí hoạt động ngành giao thơng mà cịn có ý nghĩa lớn phát triển quốc gia Chính thế, việc thu thập, bổ sung bảo qn an tồn khối tài liệu khơng chí trách ngành mà trách nhiệm nhiều quan nhà nước khác Thực văn đạo công tác văn thư, lưu trữ, Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải thời gian gần có nhiều tiến như: Chỉnh lý khoa học kỹ thuật khối tài liệu thu thập bổ sung vào kho, trang bị so' vật chãi đại phục vụ cho công tác thu thập, bổ sung bảo quản tài liệu, ban hành số văn quy định vé công tác văn thư, lưu trữ Bên cạnh ưu điểm trên, cơng tác lưu trữ Bộ cịn bộc lộ hạn c h ế thu thập, hổ sung tài liệu lưu trữ như: chưa có hệ thống văn hán hồn chinh quy định cơng tác lưu trữ nói chung, cơng tác thu thập bổ sung lài liệu nói riêng, thành phần giao nộp cịn thiếu, chưa hồn chỉnh, nhiều tài liệu giao nộp cịn chưa lập thành hồ sơ M ặt khác, với phát triển nhanh chóng khoa học cơng nghệ, tài liệu lưu trữ điện tử hình thành, thực tế Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải lại chưa có biện pháp hữu hiệu đê thu thập, qn lv loại hình tài liệu Từ đó, dẫn đến hậu tránh khỏi tài liệu bị thất lạc, m ất mát, hư hỏng việc phục vụ khai thác tài liệu không đạt hiệu cao Từ thực trạng này, chúng tỏi chọn vấn đề: "Thu thập, bổ sung tài liệu v Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải - Thực trạng giải pháp" làm luận văn thạc sĩ chuyên ngành " Lưu trữ học Tư liệu học" T hơng qua đề tài này, chúng tơi hy vọng cấp lãnh đạo, quán lý ngành Giao thông vận tái hiểu quan tâm đến công tác lưu trữ quan m ình nhiều nhằm hồn thiện Lưu trữ Bộ Cĩiao thơng Vận tải nói riêng, hướng tới nghiệp lưu trữ nói chung 2, M ụ c t i ê u c ủ a đ ê t i Mục tiêu chủ yếu m luận văn m uốn hướng tới nội dung sau đây: - Nghiên cứu lý luận chung thu thập, bổ sung íài liệu vào lưu trữ yêu cầu lý luận công tác - Nghiên cun nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ G iao thông vận lái Tim hiếu thực trạng cơng tác lưu trữ nói chung, thu thập bổ sung lài 1ện nói ricng Lưu trữ Bộ Giao Vận tủi - Đề xuất giải pháp, pháp đê công tác thu thập bổ sung tài liệu Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải đạt hiệu P h m vi n g h iê n u Bộ Giao thơng Vận tải có phạm vi hoạt động rộng, chức nhiệm vụ có ih hướng đến nhiều lĩnh vực hoạt động khác xã hội Bởi vậy, tài liệu lính thành hoạt động Bộ chiếm m ột khối lượng tương đối lớn t n n g phóng Lưu trữ nhà nước Việt Nam Trong phạm vi luận văn này, tập trung nghiên cứu đơn vị, tổ chức giúp Bộ trưởng thực chức quản lý nhà nước ngành Giao thông vận tải (Văn phịng, cíc Vu Thanh tra, Ban quản lý dự án) tài liệu hình thành nl ững đơn vị tổ chức (tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật tài licu điện lử, tài liệu nghe nhìn) Đ ối tu ọ n g n g h iê n c ứ u Niũrnu đối lượng mà tạp trung nghiên cứu luận văn bao g ân : - Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải; - Các đơn vị, tổ chức giúp Bộ trưởng thực chức quản ]ý Nhà nước nginh giao thông vận tải tài liệu hình thành đơn vị, tổ :hức L ịch s n g h iê n u Đối với chúng tơi, đề tài luận văn khơng hồn tồn mẻ Trước chi ng tơi dã có nhiều giáo trình đề tài nghiên cứu vấn đề Trước hết lý luận chung: Công lác thu thập, bổ sung tài liệu đề cập đến giáo trình chuyên ngành Lưu trữ như: " Lý luận thực tiễr cơng lác Lưu trữ" (Vương Đình Quyền - Chủ biên); “Phương pháp lựa chẹn loai huỷ tài liệu CO' quan”- Dương V ăn Khám; "Giáo trình Lưu trữ" (Trường T rurụ học Lưu trữ Nghiệp vụ văn Phịng I) Tiếp đó, đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành tập trung nghiên cứu giải khía cạnh cụ thể thuộc lĩnh vực thu Ihập bổ sung tài liệu Các đề tài là: "Lý luận thực tiễn tổ chức mạng lưới kho lưu trữ Việt Nam" (Vương Đình Quyền - Chủ nhiệm); "Cơ sớ khoa học việc xác định giá trị tài liệu quản lý nhà nước thời kỳ Dân chủ nhân dân Xã hội chủ nghĩa để lựa chọn, hổ sung vào Trunc làm lưu trữ Quốc gia" (Dương Văn Khảm - Chu nhiệm); "Xác định thành phần tài liệu thiết kế xây dựng cần nộp để bảo quản phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam" (Nguyễn Cảnh Đương- Chủ nhiệm); "Nghiên cứu xác định nguồn nộp lưu tài liệu (chủ yếu quan quản lý Nhà nước) vào kho lưu trữ Nhà nước cấp tỉnh" (Nguyễn Quang Lệ - Chủ nhiệm) Một số khoá luận tốt nghiệp, báo cáo nghiên cứu khoa học sinh viên khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng đề cập đến vấn đề như: "Vấn đề bổ sung lài liệu vào Lưu trữ tỉnh Hà Tây" (Trịnh Ngọc Hùng - Khoá luận tốt nghiệp năm 1998); "Về công tác bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IIỈ" (Trần Quang Hồng- Khoá luận tốt nghiệp năm 1998); "Nhận xét công tác thu thập, bổ sung tài liệu Trung tầm Lưu trữ Quốc gia III" (Nguyên Thị T huỳ Dương- Khoá luận tốt nghiệp năm 2003); "Xác định giá trị bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Tài chính" (Trần Thị Hương- Khố luận tốt nghiệp năm 200 3); "Tìm hiểu công tác thu thập bổ sung tài liệu phòng Lưu trữ Bộ G iáo dục Đào tạo" (Bùi Thị Thu Hà- khoá luận tốt nghiệp năm 2004); "Cơ sở lý luận thực tiễn xác định nguồn tài liệu bổ sung vào Trung tàm lưu trữ tinh ,thành phố trực thuộc Trung ương” (Đào Đức ThuậnBáo cáo Khoa học lần thứ IV khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng năm 2000) Đặc biệt liên quan đến nội dung thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ cịn có luận văn thạc sĩ Trần Quang Hồng với đề tài: "Bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lỉnh - Thực trạng giải pháp" Ngoài ra, liên quan đến lĩnh vực này, cịn có nhiều viết, nghiên cứu tạp chí chuyên ngành sách báo khác - Tìm hiểu thực trạng cơng tác ỉưn trữ nói chung, thu thập bổ sung tài liệu nói riêng Lưu trữ Bộ Giao Vận tái - Dè xuất giải pháp, biện pháp đê công tác thu thập bổ sung tài liệu Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải đạt hiệu P h m vi n g h iê n u Bộ Giao thơng Vận tải có phạm vi hoạt động rộng, chức nhiệm vụ có anh hướng đến nhiều lĩnh vực hoạt động khác xã hội Bởi vậy, tài liệu hình thành hoạt động Bộ chiếm khối lượng tương đối lớn phông Lưu trữ nhà nước Việt Nam Trong phạm vi luận văn này, tập trung nghiên cứu đơn vị, tổ chức giúp Bộ trưởng thực chức quản lý nhà nước ngành Giao thơng vận tải (Văn phịng, Vu, Thanh tra, Ban quản lý dự án) tài liệu hình thành dơn vị, tổ chức (tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật tài liệu điện tử, tài liệu nghe nhìn) Đ ỏ i tư ợ n g n g h iê n u Nhũĩm đối tượng mà tập irung nghiên cứu luận văn bao gồm : - Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tái; - Các đơn vị, tổ chức giúp Bộ trưởng thực chức quản lý N hà nước ngành giao thông vận tái tài liệu hình thành đưn vị, tổ chức L ịc h s n g h iê n cứu Đối với chúng tơi, đề tài luận văn khơng hồn tồn mẻ Trước chúng tơi có nhiều giáo trình dề tài nghiên cứu vấn đề Trước hết lv luận chung: Công lác thu thập, bổ sung tài liệu đề cập đến giáo trình chuyên ngành Lưu trữ như: " Lý luận thực tiễn công tác Lưu trữ" (Vương Đình Quyén - Chu biên); “Phương pháp lựa chọn loại huỷ tài liệu q uan”- Dương Văn Khảm; "Giáo trình Lun