Xác định nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế : Luận văn ThS. Văn thư - Lưu trữ - Bảo tàng: 603203

Đào Xuân Chúc đã nêu vấn đề là cần thiết phải tổ chức khoa học khối tài liệu nghe nhìn hiện đang lưu giữ tại các cơ quan và kiến nghị cần phải sớm ban hành danh mục những cơ quan, đoàn t

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Hà Nội, 2018

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

MÃ SỐ: 60.32.03.01

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Đào Xuân Chúc

Hà Nội, 2018

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan, những kết quả trong công trình nghiên cứu này là của riêng tôi Những số liệu được sử dụng trong luận văn là trung thực được chỉ

rõ nguồn trích dẫn Kết quả nghiên cứu này chưa được công bố trong bất kỳ công trình nghiên cứu nào từ trước đến nay

Hà nội, ngày 08 tháng 3 năm 2018

Người cam đoan

Nguyễn Tất Thắng

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 4

DANH MỤC CÁC HÌNH ẢNH 5

MỞ ĐẦU 6

1 Lý do chọn đề tài 6

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 7

3 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 8

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 8

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 9

6 Nguồn tư liệu và phương pháp nghiên cứu 18

7 Những đóng góp của đề tài 19

8 Bố cục của luận văn 20

Chương 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU NGHE NHÌN CẦN NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ CẤP TỈNH 22

1.1 Cơ sở lý luận 22

1.1.1 Khái niệm về tài liệu lưu trữ nghe nhìn 22

1.1.2 Đặc điểm của tài liệu nghe nhìn 24

1.1.3 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ nghe nhìn 26

1.1.4 Nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào LTLS cấp tỉnh 29

1.1.5 Tiêu chí xác định nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn cần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh 30

1.2 Cơ sở pháp lý 39

1.2.1 Quy định về nguồn nộp lưu TLNN vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh 39

1.2.2 Quy định về thành phần TLNN nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh 42

* Tiểu kết chương 1 43

Chương 2: THỰC TRẠNG TÀI LIỆU NGHE NHÌN VÀ VIỆC NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH THỪA THIÊN HUẾ 45

2.1 Khái quát về tỉnh Thừa Thiên Huế 45

2.2 Công tác quản lý TLNN tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế 45

2.2.1 Tổ chức bộ máy Lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế 45

2.2.2 Thành phần tài liệu nghe nhìn đang được bảo quản tại Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế 47

2.2.3 Về bảo quản tài liệu 49

2.2.4 Về phục vụ khai thác sử dụng tài liệu 50

2.3 Quản lý tài liệu lưu trữ nghe nhìn ở các cơ quan 50

2.3.1 Các cơ quan trong hoạt động có tài liệu nghe nhìn cần nộp lưu vào LTLS tỉnh Thừa Thiên Huế 50

2.3.2 Các cơ quan thường xuyên sản xuất tài liệu nghe nhìn cần nộp lưu vào

LTLS tỉnh Thừa Thiên Huế 53

2.3.3 Các cơ quan quản lý nhà nước tài liệu nghe nhìn cần nộp lưu vào LTLS tỉnh Thừa Thiên Huế 55

2.3.4 Các cơ quan quyền lực, cơ quan hành chính cao nhất cần nộp lưu tài liệu nghe nhìn vào LTLS tỉnh Thừa Thiên Huế 60

2.3.5 Các cơ quan đặc thù cần nộp lưu tài liệu nghe nhìn vào lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế 62

2.4 Tình hình nộp lưu TLNN vào lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế 67 * Tiểu kết chương 2 69

Chương 3: ĐỀ ÁN XÂY DỰNG TIÊU CHÍ XÁC ĐỊNH NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TLNN CẦN NỘP LƯU VÀO LTLS TỈNH THỪA THIÊN HUẾ 70

3.1 Mở đầu 70

3.1.1 Sự cần thiết của việc xây dựng đề án 70

3.1.2 Giới hạn, phạm vi đề án 71

3.1.3 Cơ sở pháp lý 71

3.1.4 Mục tiêu xây dựng đề án 72

3.2 Nội dung của đề án 72

3.2.1 Quan điểm xây dựng đề án 72

3.2.2 Bối cảnh thực hiện của đề án 73

3.2.3 Xây dựng tiêu chí xác định nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn cần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế 74

3.2.4 Các giải pháp thực hiện đề án 93

3.2.5 Phân công trách nhiệm thực hiện đề án 95

3.2.6 Tiến độ thực hiện đề án 96

3.2.7 Kinh phí thực hiện đề án 97

3.2.8 Dự kiến hiệu quả của đề án 97

3.2.9 Đối tượng hưởng lợi của đề án 98

3.2.10 Tồn tại, khó khăn khi thực hiện đề án 98

3.3 Kết luận và kiến nghị của đề án 98

3.3.1 Kiến nghị của đề án 98

3.3.2 Kết luận của đề án 99

* Tiểu kết chương 3 99

KẾT LUẬN 101

KHUYẾN NGHỊ 102

TÀI LIỆU THAM KHẢO 104

PHỤ LỤC 110

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế

LĐTBXH Lao động, Thương binh và Xã hội

PTNT Phát triển nông thôn

TLNN tài liệu nghe nhìn

TNHH NN MTV trách nhiệm hữu hạn Nhà nước một thành viên

UNESCO United Nations Educational Scientific and Cultural Organization

Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hóa Liên Hiệp Quốc

DANH MỤC CÁC HÌNH ẢNH

Số

Phụ lục

2.4 Bảo quản tài liệu nghe nhìn tại Đài Phát thanh và Truyền

2.5 Một số hình ảnh hoạt động của HĐND tỉnh Thừa Thiên Huế 8 124

2.6 Hệ thống quản trị dữ liệu ảnh của Văn phòng HĐND tỉnh

2.7 Một số hình ảnh lễ khánh thành, lễ khởi công, lễ khai trương

2.8 Một số hình ảnh các Đoàn khách cấp cao trong và ngoài

nước thăm và làm việc tại tỉnh Thừa Thiên Huế 9 127

2.10 Một số hình ảnh hoạt động trong sự kiện Festival Huế 10 129

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức đã sản sinh ra các loại tài liệu để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình Tài liệu nghe nhìn là một trong các loại tài liệu đó, cho phép tạo nên một thứ tư liệu lịch sử hiện đại, thay vì sự kiện mang tính chủ quan của con người thông qua tài liệu chữ viết, tài liệu nghe nhìn mang tính khách quan ghi lại mọi mặt sinh hoạt của xã hội Tài liệu nghe nhìn là những loại tài liệu đặc biệt, là nguồn sử liệu mang nội dung thông tin bằng hình ảnh và âm thanh trên các vật liệu khác nhau, chúng có khả năng ghi và làm tái hiện lại những hình ảnh và âm thanh đúng như đã xảy ra trong thực tế khách quan và những gì mà ống kính máy ảnh, máy quay phim và ghi âm đã được chứng kiến và ghi lại

Quyết định số 168-HĐBT ngày 26 tháng 12 năm 1981 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) về việc thành lập Phông lưu trữ quốc gia của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam quy định: “Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là khối toàn bộ tài liệu có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học,

xã hội, lịch sử… của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, không kể thời gian, văn tự, chế độ xã hội, xuất xứ, nơi bảo quản, phương pháp và kỹ thuật làm ra Đó là tài sản xã hội chủ nghĩa hết sức quý giá, mọi cơ quan nhà nước, đoàn thể nhân dân, tổ chức xã hội và mọi công dân Việt nam có nghĩa

vụ và trách nhiệm giữ gìn, bảo vệ chu đáo” [32]; Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia năm 1982 quy định: “Tài liệu lưu trữ quốc gia phải là bản chính của văn kiện hoặc tài liệu khác ghi trên giấy, phim ảnh, băng, đĩa ghi âm…”

và “Tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc sở hữu toàn dân do Nhà nước quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất; không một cơ quan, tập thể hoặc cá nhân nào được chiếm dụng làm của riêng”[54]; Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 khẳng định: “Tài liệu lưu trữ quốc gia phải là bản chính, bản gốc của tài liệu được ghi trên giấy, phim ảnh, băng hình, dĩa hình, băng âm thanh, dĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác, trong trường hợp không còn bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”[55]; Luật Lưu trữ năm 2011 quy định:

“ Tài liệu bao gồm ;âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; ”[39]

Như vậy, qua các văn bản quy phạm pháp luật trên cho thấy tài liệu nghe nhìn cũng phải tổ chức quản lý như các loại hình tài liệu khác

Lịch sử các địa phương gắn liền với lịch sử dân tộc Trong quá trình hình thành và phát triển, mỗi địa phương đều có những nét đặc thù riêng, mang dấu

ấn của vùng đất, con người địa phương ấy Tài liệu nghe nhìn phản ánh quá trình hình thành và phát triển qua từng thời điểm lịch sử cũng sẽ mang những đặc điểm của vùng miền của địa phương

Tuy nhiên, đến nay tài liệu nghe nhìn vẫn còn bảo quản phân tán ở các

cơ quan, tổ chức Lưu trữ lịch sử các cấp chưa thu thập, bổ sung được tài liệu nghe nhìn theo ý nghĩa là một nguồn sử liệu độc lập Đặc biệt, phần lớn việc

bổ sung tài liệu nghe nhìn vào lưu trữ lịch sử địa phương theo khu vực thẩm quyền lưu trữ chưa thực hiện, cụ thể: Chưa có sự chỉ đạo, hướng dẫn việc phân loại, thu thập, xác định giá trị, thống kê, bảo quản tài liệu nghe nhìn của một cơ quan, tổ chức; Các cơ quan có chức năng sản xuất ra tài liệu nghe nhìn như: Đài Phát thanh truyền hình, Báo chí địa phương, Sở Văn hóa Thể thao,

Sở Thông tin truyền thông… quản lý tài liệu nghe nhìn chưa đúng quy trình; Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh chưa đủ điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật để thu thập,

bổ sung, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu nghe nhìn phục vụ cho tỉnh Thừa Thiên Huế nói riêng và toàn xã hội nói chung

Do vậy, chúng tôi chọn đề tài: "Xác định nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế” làm luận văn cao học chuyên ngành Lưu trữ Trên cơ sở nghiên cứu và đề ra các tiêu chí xác định cơ quan, tổ chức và thành phần tài liệu nghe nhìn cần phải nộp vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh tạo cơ sở cho công tác bổ sung tài liệu vào Phông lưu trữ quốc gia

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Thực hiện đề tài này, chúng tôi mong muốn đạt được ba mục tiêu chủ yếu sau:

- Một là, làm rõ cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và cơ sở thực tiễn về nguồn

và thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

- Hai là, cơ sở thực tiễn tổ chức quản lý tài liệu nghe nhìn và việc nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế

- Ba là, đề xuất, thuyết minh một đề án để xác định tiêu chí và dự kiến nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn cần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế

3 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

Để thực hiện mục tiêu đã đề ra, đề tài thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu sau:

- Nghiên cứu lý luận, pháp lý về xác định nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn của các cơ quan

- Khảo sát thực trạng và xác định nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế

- Xây dựng tiêu chí xác định và dự kiến nguồn, thành phần tài liệu nghe nhìn cần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế

4 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tƣợng nghiên cứu

Căn cứ vào mục tiêu, nhiệm vụ chính đã nêu, chúng tôi nghiên cứu các nguồn nộp lưu và thành phần tài liệu nghe nhìn, trong đó tập trung nghiên cứu:

- Tài liệu nghe nhìn hình thành trong hoạt động của các cơ quan trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế

- Chức năng, nhiệm vụ một số cơ quan sản xuất ra tài liệu nghe nhìn, một số

cơ quan đóng vai trò quan trọng trong quá trình xây dựng và phát triển địa phương

4.2 Phạm vi nghiên cứu

Đề tài giới hạn phạm vi nghiên cứu khảo sát đối với cơ quan, tổ chức trong hoạt động có chức năng, nhiệm vụ thường xuyên sản xuất ra tài liệu nghe nhìn và một số cơ quan, tổ chức trong hoạt động có sản sinh ra tài liệu nghe nhìn có giá trị lịch sử tại tỉnh Thừa Thiên Huế

4.3 Thời gian nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu tài liệu lưu trữ nghe

nhìn từ năm 1945 đến năm 2018

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Quá trình nghiên cứu công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn ở Việt Nam liên quan đến nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử đã có nhiều bài viết khoa học, ấn phẩm đã được công bố như:

5.1 Về tổ chức tổ chức quản lý tài liệu nghe nhìn

Các nghiên cứu về tổ chức quản lý tài liệu nghe nhìn bao gồm nhiều bài viết liên quan:

Bài viết “Cần quan tâm hơn nữa đến việc công tác quản lý tài liệu ảnh, phim điện ảnh và ghi âm ” Tạp chí Văn thư- Lưu trữ số 2/1983 của TS Đào Xuân Chúc đã nêu vấn đề là cần thiết phải tổ chức khoa học khối tài liệu nghe nhìn hiện đang lưu giữ tại các cơ quan và kiến nghị cần phải sớm ban hành danh mục những cơ quan, đoàn thể có tài liệu ảnh, phim điện ảnh và tài liệu ghi âm phải nộp lưu vào cơ quan lưu trữ Nhà nước theo định kỳ [8,19];

Bài viết: “Cần quan tâm hơn nữa đến việc quản lý tài liệu lưu trữ băng, đĩa, ghi âm” Tạp chí Văn thư- Lưu trữ số 2/1985 của tác giả Đặng Anh Đào

đã khảo sát tình hình bảo quản tài liệu ghi âm ở một số cơ quan, tác giả nhận định nguyên nhân chính của tình trạng tài liệu bị hư hỏng nghiêm trọng, ngoài tình trạng kho tàng không đảm bảo, còn phản ánh việc các cơ quan đã xóa băng cũ để ghi thông tin khác, trong đó có các sự kiện lịch sử quí giá Tổ chức lưu trữ chuyên trách chưa làm hết chức năng, nhiệm vụ của mình nên băng đĩa ghi âm không được bảo quản tập trung gây nên tình trạng tài liệu nghe nhìn phân tán ở các đơn vị công tác hoặc ở cán bộ phần hành nên một phần bị thất lạc hoặc biến thành của riêng.[26,25] Đồng thời, tác giả đề nghị cần phải nộp lưu tài liệu nghe nhìn sớm hơn vào cơ quan lưu trữ Nhà nước Đây là những đề xuất cần được quan tâm hàng đầu

Trong bài “Vài nét về quản lý tài liệu lưu trữ nghe nhìn”, trên Tạp chí Văn thư - Lưu trữ, số 02/1998, tác giả Nguyễn Lan Phương nhận xét: “ Từ khi thành lập Cục Lưu trữ (1962) đến nay, cơ quan này chưa ban hành được một

văn bản qui phạm pháp luật nào đối với loại hình tài liệu nghe nhìn Có thể nói công tác quản lý và chỉ đạo lưu trữ trong thời gian qua còn có một khoảng trống khá lớn so với nhu cầu thực tiễn” [34,18] Tác giả đề xuất “ Cục Lưu trữ Nhà nước cần nghiên cứu tình hình, tổng kết công tác thực tiễn để giúp Nhà nước sớm ban hành văn bản quy phạm pháp luật về quản lý TLNN Trong đó cần quy định các nguyên tắc, tiêu chuẩn về quản lý TLNN …Trên cơ sở văn bản quy phạm pháp luật, Cục Lưu trữ Nhà nước cần có văn bản hướng dẫn thực hiện các khâu nghiệp vụ cụ thể” [34,19] Đây là những nhận xét và kiến nghị đúng đắn, khoa học và phù hợp với thực tế quản lý tài liệu nghe nhìn Luận văn thạc sĩ “Công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn ở các Đài Truyền hình - Thực trạng và giải pháp’’ của Nguyễn Thị Thúy Bình đã khảo sát thực tiễn công tác lưu trữ ở Đài truyền hình Việt nam và các Đài Phát thanh - Truyền hình địa phương trong đó nhấn mạnh việc tổ chức, quản lý tài liệu nghe nhìn nhằm “ giúp cho các Đài ngay từ đầu đã có kế hoạch xử lý và bảo quản, không làm thất thoát những tài liệu có ý nghĩa quan trọng để phục vụ cho các chương trình phát sóng của Đài, đồng thời có thể bảo quản được những tài liệu có giá trị để đưa vào bảo quản vĩnh viễn trong các Trung tâm lưu trữ Nhà nước”.[1,8]

Bài viết “Vấn đề thu thập và tổ chức khoa học tài liệu kèm theo phim điện ảnh” của TS Đào Xuân Chúc Tác giả đã nhấn mạnh vai trò, ý nghĩa của tài liệu kèm theo phim điện ảnh làm sáng tỏ thêm về nội dung và xuất xứ của một bộ phim, một đoạn phim hoặc một giai đoạn phát triển của điện ảnh và đề nghị phải tổ chức khối tài liệu kèm theo phim điện ảnh để phục vụ tra tìm được nhanh chóng và chính xác Tác giả đề nghị “Nhà nước sớm ban hành văn bản về việc giao nộp tài liệu lưu trữ phim điện ảnh để nhà nước quản lý, trong đó cần nhấn mạnh ngoài phần hình ảnh và âm thanh, cần có thêm các loại tài liệu kèm theo phim cũng phải nộp như phần hình ảnh và sửa đổi những quy định trước đây không hợp lý” [16,13]

Bài viết “ Vài nét về tài liệu ghi âm thời Đệ nhị cộng hòa” của tác giả Phạm Thị Huệ đã thống kê một số nội dung chính, đặc điểm của tài liệu ghi

âm thời kì Đệ nhị Cộng hòa Đồng thời đề xuất trong thời gian tới cần phải có

kế hoạch khảo sát để thu thập, bổ sung nguồn tài liệu này Từ thực tế công tác quản lý tài liệu ghi âm tại Trung tâm lưu trữ quốc gia II, tác giả đề nghị cần nghiên cứu để bổ sung nguồn nộp lưu tài liệu nghe nhìn vào lưu trữ nhà nước [33,157]

Bài viết “Mấy ý kiến về công tác lưu trữ tài liệu ảnh ở nước ta hiện nay”, của tác giả Vĩnh Xuân đã khảo sát các nguồn tài liệu ảnh, cách thức tổ chức tài liệu ảnh ở Thư viện Khoa học Xã hội, Thông Tấn xã Việt Nam, Báo ảnh Việt Nam, Viện Khảo cổ học, Viện Dân tộc học, các báo Nhân dân, Quân đội nhân dân, Lao động, Tiền phong, Phụ nữ …Tác giả nhận xét “ Để đảm bảo các yêu cầu của một kho lưu trữ ảnh, ở Việt Nam hiện nay, chưa có một nơi nào đáp ứng được” [50,14] Đồng thời, tác giả kiến nghị một số giải pháp

đó là: “ Thể chế hóa công tác lưu trữ tài liệu ảnh bằng các văn bản hướng dẫn (qui định, chế độ, nguyên tắc) về các qui trình nghiệp vụ lưu trữ tài liệu ảnh Đồng thời tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn trực tiếp các cơ quan đang lưu trữ ảnh để đảm bảo tính thống nhất về nghiệp vụ và bước đầu quản lý được tài liệu không để bị mất, hỏng tiếp” [50,17] Đây là giải pháp để bảo quản tập trung, góp phần giảm thiếu những nguy cơ hủy hoại tài liệu ảnh nói riêng và tài liệu nghe nhìn nói chung

Bài viết “Khai thác và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ nghe nhìn trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn” của PGS TS Đào Xuân Chúc

đã làm rõ giá trị của tài liệu lưu trữ nghe nhìn trong công tác nghiên cứu lịch

sử, giáo dục, các lĩnh vực khác thuộc khoa học xã hội và nhân văn và nêu lên một số giải pháp nhằm tăng cường và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ nghe nhìn, trong đó xác định các nguồn tài liệu nghe nhìn ở Việt Nam: “ Hiện nay, tài liệu nghe nhìn đang được bảo quản ở nhiều nơi, chủ yếu là các cơ quan, trung tâm lưu trữ sau đây: tài liệu ảnh được bảo quản ở Thông tấn xã Việt Nam, các Ban biên tập các báo như: Báo nhân dân, Quân đội nhân dân , Trung tâm lưu trữ quốc gia I, II, III , ” [20,105] Tác giả cũng xác định đây

là các nguồn tài liệu lưu trữ nghe nhìn phục vụ nghiên cứu khoa học xã hội và

nhân văn

Trong Kỷ yếu Hội thảo Khoa học “ Thu thập tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử - Thực trạng và những vấn đề đặt ra” tháng 6/2015, ThS Trần Phương Hoa có bài: “ Tài liệu ảnh của các cơ quan – thành phần bị lãng quên khi giao nộp hồ sơ vào lưu trữ lịch sử” Tác giả đã nghiên cứu sự hình thành tài liệu ảnh trong hoạt động của lưu trữ các cơ quan Trong phần tìm hiểu thực trạng quản lý và giao nộp tài liệu ảnh vào lưu trữ, tác giả khẳng định với những văn bản nhà nước đã ban hành, tài liệu ảnh là một thành phần của hồ

sơ lưu trữ và khuyến nghị: “ Tài liệu ảnh cần được giao nộp theo hồ sơ lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp” [28,76]

Ngoài ra còn một số bài trên các tạp chí, kỷ yếu khoa học khác có đề cập đến tài liệu nghe nhìn như: Chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu nghe nhìn như: “Vài nét khái quát về tài liệu ảnh và phim ảnh”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ số 4/2008 của TS Ngô Hiếu Chi (2008);

“Hơn nửa thế kỷ bảo tồn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ nghe nhìn ở Việt Nam” Tạp chí Văn thư Lưu trữ số 2/2008; “Phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ phim điện ảnh trong nghiên cứu lịch sử và trong giáo dục – đào tạo”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ số 09/2009 của PGS.TS Đào Xuân Chúc v.v…

Tóm lại, các nghiên cứu về tổ chức quản lý tài liệu nghe nhìn trong các nghiên cứu, bài viết đã bước đầu nêu lên thực trạng, tìm hiểu giá trị của tài liệu nghe nhìn; các tác giả đề xuất cần phải quản lí thống nhất, phải duy trì chế độ bảo quản thích hợp Tuy nhiên, các tác giả chưa đề cập đến các tiêu chí cụ thể để xác định nguồn và thành phần tài liệu cần phải giao nộp vào lưu trữ lịch sử

5.2 Về xác định nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn

Đề tài “Những cơ sở khoa học xác định nguồn bổ sung và thành phần tài liệu ảnh để nhà nước quản lý”, mã số 89-98-017, năm 1992, Cục Lưu trữ Nhà nước của Chủ nhiệm đề tài ThS Lã Thị Hồng đã nghiên cứu những cơ sở lý luận để xác định nguồn và thành phần tài liệu ảnh được nhà nước, trong đó tác giả đã chỉ ra những tiêu chuẩn xác định nguồn là tiêu chuẩn chức năng hoạt

động chính của cơ quan đối với việc sản xuất và lưu giữ ảnh, tiêu chuẩn tính chất, mức độ lập văn kiện bằng ảnh và số lượng hiện có Đồng thời đề tài cũng xây dựng một hệ thống các tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu ảnh bao gồm ba nhóm chính : Nhóm tiêu chuẩn nội dung, nhóm tiêu chuẩn xuất xứ và nhóm tiêu chuẩn hình thức bên ngoài Kết quả nghiên cứu của đề tài góp phần giải quyết một số vấn đề lý luận và thực tiễn công tác xác định giá trị tài liệu ảnh

Bài viết “Một số ý kiến về tổ chức lưu trữ tài liệu phim, ảnh, ghi âm ở nước ta hiện nay” Tạp chí Văn thư Lưu trữ số 2/1986 có bài của tác giả Lã Thị Hồng nhấn mạnh: “ Giá trị của các tài liệu này trước hết ở tính chính xác

và sự sinh động của nó, có tác động trực và nhanh chóng đến thế giới quan của con người” [29,17] Tác giả nhận định công tác tổ chức tài liệu nghe nhìn không khoa học làm tài liệu này bị hư hỏng nhiều Đồng thời, tác giả đã nêu lên nguyên nhân của tình trạng trên là do cơ quan lưu trữ nhà nước chưa quan tâm đúng mức đến loại hình tài liệu này, nhà nước chưa có các văn bản qui định các chế độ và hướng dẫn cụ thể về công tác lưu trữ tài liệu phim, ảnh, ghi âm; các cơ quan lưu trữ Nhà nước chưa được trang bị các phương tiện cần thiết để quản lý và bảo quản tài liệu Nghiệp vụ chuyên sâu về công tác lưu trữ tài liệu phim, ảnh, ghi âm của cán bộ lưu trữ còn thấp Tác giả đưa ra ý kiến nên phân tài liệu nghe nhìn thành 2 nhóm: nhóm nguồn chính và nhóm nguồn phụ đó là: Nguồn chính là những cơ quan mà trong quá trình hoạt động, tài liệu phim, ảnh, ghi âm thường xuyên được sinh ra và nguồn thu phụ

là những cơ quan sinh ra hoặc thu thập tài liệu này chỉ mang tính minh họa, không phải chuyên môn và thường xuyên Kết quả là phải “Ra được văn bản

cụ thể về danh sách các cơ quan và chế độ nộp lưu tài liệu; - Ra được các bản hướng dẫn về công tác lưu trữ tài liệu phim, ảnh, ghi âm ở Lưu trữ Nhà nước

và lưu trữ cơ quan” [29, 23]

Tuy nhiên, trong bài viết tác giả chưa phân tích về những điều kiện, cơ

sở khoa học để phân nguồn thu phụ, nguồn thu chính Tác giả chưa tiếp cận giá trị lịch sử của tài liệu lưu trữ nghe nhìn để nghiên cứu thành phần tài liệu

nộp lưu vào lưu trữ lịch sử

Bài viết “Lưu trữ tài liệu nghe nhìn - Vấn đề lịch sử và tổ chức” Kỷ yếu Hội thảo khoa học Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng lần thứ hai của PGS

TS Đào Xuân Chúc (2001) đã khái quát lịch sử và tổ chức các cơ quan quản

lý loại hình tài liệu lưu trữ nghe nhìn trên thế giới và ở Việt Nam, trong đó đề xuất ý kiến: “Cần phải có sự chỉ đạo thống nhất về nguyên tắc và phương pháp quản lý loại hình tài liệu này” và “Cần xác định các cơ quan và thành phần tài liệu phải nộp vào các kho, Viện Lưu trữ Nhà nước”; [15,138]

Sách “Nguồn tư liệu ảnh về cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp (1945 -1954)” do NXB Chính trị Quốc gia xuất bản, Hà Nội, năm 2002 của

TS Đào Xuân Chúc đã đề ra những nguyên tắc chung để phân loại, đánh giá giá trị tài liệu ảnh nói chung và trong thời kỳ kháng chiến chống thực dân Pháp nói riêng Tác giả đã đánh giá và giới thiệu tổng quát nguồn tài liệu ảnh

có giá trị ở một số cơ quan lớn như Thông tấn xã Việt Nam, Báo Ảnh Việt Nam; nghiên cứu cách lựa chọn tài liệu ảnh để công bố Tuy nhiên, sách chưa

đề cập đến nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn khác như: tài liệu phim, điện ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình Tác giả cũng chưa xác định những thành phần tài liệu nào cần thiết phải giao nộp vào lưu trữ lịch sử

Trong luận văn thạc sỹ của Nguyễn Minh Sơn với đề tài “Tổ chức khoa học tài liệu ảnh ở TTLTQG III - Thực trạng và giải pháp” năm 2003 đã phản ánh thực trạng tổ chức khoa học tài liệu ảnh ở TTLTQG III và đã đề xuất những giải pháp khoa học để tổ chức lại tài liệu ảnh kể cả việc thu thập tài liệu nghe nhìn từ các nguồn nộp lưu tài liệu ảnh Tác giả kiến nghị cần nhanh chóng nghiên cứu, soạn thảo trình Chính phủ ban hành Quyết định trong đó quy định Danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu ảnh vào Lưu trữ Quốc gia Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước sớm nghiên cứu ban hành văn bản qui định thành phần, nội dung tài liệu ảnh cần nộp vào lưu trữ Quốc gia Tuy nhiên tới nay, việc ban hành Danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu của tài liệu ảnh nói riêng và tài liệu nghe nhìn nói chung vẫn chưa được nhà nước ban hành

Đề tài nghiên cứu khoa học “Nghiên cứu xác định nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn nộp vào lưu trữ lịch sử”, mã số 2004-98-05, năm 2004, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước của Thạc sĩ Nguyễn Minh Sơn - Chủ nhiệm đề tài đã đề cập đến việc xác định Danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu nghe nhìn để các trung tâm lưu trữ lịch sử có cơ sở pháp lý khi thu thập tài liệu, đồng thời đưa ra bảng kê thành phần tài liệu nghe nhìn tiêu biểu cần nộp lưu để lưu trữ hiện hành có cơ sở thu thập, lựa chọn, bảo quản và nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp

Nội dung đề tài tìm hiểu tình hình nghiên cứu xác định nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn trong và ngoài nước trong các quy định của nhà nước, các giáo trình giảng dạy, các chuyên đề và các công trình nghiên cứu liên quan làm cơ sở để xây dựng cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và cơ sở thực tiễn để xây dựng Danh mục nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn vào lưu trữ lịch

sử

Kết quả của đề tài đã xác định 11 nguồn nộp lưu thường xuyên, 16 nguồn nộp lưu không thường xuyên vào Lưu trữ quốc gia và 01 nguồn nộp lưu thường xuyên, 04 nguồn nộp lưu không thường xuyên vào Trung tâm lưu trữ tỉnh [45,75]

Tuy nhiên, cách tiếp cận của đề tài nghiên cứu quá sâu vào nguồn nộp lưu thường xuyên và không thường xuyên nên chưa phân tích những tài liệu nghe nhìn có giá trị lịch sử hình thành trong các cơ quan giữ vị trí cao nhất trong bộ máy nhà nước, bộ máy ngành, lĩnh vực chuyên môn, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội để xác định nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử

Đề tài đã xây dựng được Bảng kê thành phần tài liệu nghe nhìn tiêu biểu phản ánh toàn bộ các hoạt động chính của các ngành, lĩnh vực hoạt động của nhà nước (40 lĩnh vực lớn) Tuy nhiên, tác giả đã tiếp cận chưa chính xác đối với tài liệu nghe nhìn vì đặc điểm rõ nhất của tài liệu nghe nhìn là không đi sâu phân tích nội dung bên trong của sự kiện như tài liệu chữ viết mà làm sống lại một khoảnh khắc hay thời điểm của sự kiện như nó đã diễn ra Vì

vậy, cần thiết phải xây dựng bảng kê thành phần tài liệu nghe nhìn phản ánh các sự kiện diễn ra các hoạt động

Luận án tiến sĩ lưu trữ học “ Xác định nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào các Trung tâm lưu trữ quốc gia Việt Nam’’ của Nghiên cứu sinh Nguyễn Minh Sơn (2017) Tác giả đã khảo sát, nghiên cứu ở các Trung tâm lưu trữ quốc gia, một số cơ quan là nguồn sản sinh tài liệu nghe nhìn chủ yếu đang hoạt động hiện nay và thành phần tài liệu nghe nhìn đang được sản sinh hiện nay ở một số cơ quan Trung ương tại Hà Nội; Luận án đã nêu những vấn đề liên quan trực tiếp đến cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn xác định nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào các Trung tâm lưu trữ quốc gia như các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn để lựa chọn tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử ở Trung ương

Luận án đã đề xuất các bước tiến hành để xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn cần nộp lưu vào lưu trữ quốc gia Đây là cơ sở quan trọng thực hiện xây dựng và ban hành danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử

Tuy nhiên, việc xác định nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử không phải quan tâm quá sâu vào những cơ quan, tổ chức có sản xuất hay lưu giữ nhiều tài liệu nghe nhìn để làm phương tiện hoạt động chính mà chúng ta phải xác định cho được vị trí tổ chức của bộ máy nhà nước, thực trạng tình hình tài liệu nghe nhìn có giá trị thực tiễn, giá trị lịch sử hình thành từ sự kiện của tất cả các cơ quan để lựa chọn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử Luận án xác định “ Nguyên tắc phân loại tài liệu nghe nhìn theo ngành, lĩnh vực hoạt động là nguyên tắc cơ bản nhất’’ [48,118] Tuy nhiên, vấn đề quan tâm hàng đầu trong việc lựa chọn tài liệu nghe nhìn vào lưu trữ lịch sử là phải xác định được giá trị lịch sử của chúng Việc xây dựng nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tạo cơ sở cho việc hình thành tài liệu nghe nhìn trong các cơ quan nhằm mục đích gì, thực tế nó có đạt được mục đích đó với lượng thông tin mà nó mang lại hay không? Ví dụ : Tài liệu nghe nhìn hình thành từ Hội nghị tổng kết năm của cơ quan phản ánh không khí của

Hội nghị với đầy đủ thành phần tham dự, hình ảnh khen thưởng, phát biểu chỉ đạo hội nghị của lãnh đạo ghi lại chặng đường một năm hoạt động của cơ quan là những dấu ấn cần lưu trữ lại Khi chúng ta xây dựng được danh mục nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử sẽ là cơ sở

để các cơ quan tạo lập tài liệu nghe nhìn một cách có hệ thống, và đó cũng là nguồn sử liệu quý giá cần được bảo tồn cho mai sau Do đó việc xây dựng các tiêu chí để xác định nguồn và tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử là

cơ sở để các cơ quan xem xét, lựa chọn tài liệu nghe nhìn đảm bảo các tiêu chí

là trong công tác bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nghe nhìn; ngoài

ra R Edmondson còn đề cập đến quy tắc đạo đức trong lưu trữ tài liệu nghe nhìn [48]

“Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ ở Liên Xô” (NXB Đại học, 1996),

“Những vấn đề về phương pháp hệ thống đối với việc nghiên cứu trong lĩnh vực thông tin, văn kiện” (Viện nghiên cứu khoa học về văn kiện học và công tác lưu trữ Liên Xô, năm 1972) v.v…

Tóm lại, qua các bài viết, công trình nghiên cứu khoa học của các tác giả

đã đặt ra cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý cho việc xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử

Tuy nhiên, việc xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cần thiết phải đặt ra các tiêu chí cụ thể nhằm giúp các cơ quan trực tiếp xác định giá trị lịch sử, giá trị hiện hành của tài liệu nghe nhìn để ngay từ đầu

có kế hoạch tổ chức quản lý tốt lại hình tài liệu này tại lưu trữ cơ quan, lưu trữ

lịch sử

Trong một thời gian dài, tài liệu lưu trữ nghe nhìn của địa phương chưa được quản lý một cách khoa học, chặt chẽ Các cơ quan, tổ chức sản sinh ra tài liệu nghe nhìn nhưng tổ chức khoa học nó còn là một vấn đề nan giải, dẫn đến việc tài liệu bị mất mát, hư hỏng, những sự kiện có ý nghĩa lịch sử chỉ được phản ánh trên những tài liệu hành chính Nghiên cứu đề tài này là bước đầu để trả lời câu hỏi: cơ quan, tổ chức nào nộp tài liệu nghe nhìn? Nộp những loại tài liệu nghe nhìn gì? Giá trị tài liệu nghe nhìn đối với xã hội như thế nào? Đối với cấp tỉnh nói riêng và mở rộng ra đối với cả nước nói chung

6 Nguồn tư liệu và phương pháp nghiên cứu

6.1 Nguồn tư liệu tham khảo:

Để thực hiện đề tài này, chúng tôi đã tham khảo các nguồn tư liệu sau:

Giáo trình mang tính chất lý luận chung về tài liệu lưu trữ nghe nhìn bao gồm: Đào Xuân Chúc (2006), Lưu trữ tài liệu Nghe - Nhìn, Tập bài giảng, Đại học khoa học xã hội và Nhân văn; Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận và thực tiễn công tác

lưu trữ, NXB Giáo dục chuyên nghiệp; Dương Văn Khảm (2011), Từ điển

giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam, NXB Văn hóa thông tin, Hà Nội

Các khóa luận, luận văn, luận án của sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng có nội dung liên quan đến lưu trữ tài liệu nghe nhìn

Văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn thi hành liên quan đến tài liệu nghe nhìn

Một số bài viết nghiên cứu liên quan trong hội thảo khoa học và trên các tạp chí: tạp chí Dấu ấn thời gian, tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt nam

6.2 Phương pháp nghiên cứu:

Để tiến hành nghiên cứu, luận văn dựa trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lê nin

Phương pháp biện chứng: Trên cơ sở quản điểm của chủ nghĩa duy vật biện

chứng, chủ nghĩa duy vật lịch sử để làm rõ mối quan hệ biện chứng giữa lý luận

và thực tiễn của công tác thu thập bổ sung tài liệu nghe nhìn vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, phân tích đánh giá thực trạng vấn đề tổ chức quản lý tài liệu nghe nhìn Vận dụng triệt để phương pháp luận Mac xít vào xác định nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử nhằm chỉ ra những cơ sở khoa học, để nhận thức đúng đắn bản chất của tài liệu nghe nhìn để xây dựng các tiêu chí xác định được tài liệu nghe nhìn có giá trị để lựa chọn, đưa vào lưu trữ lịch sử bảo quản

2 Phương pháp luận lưu trữ học: Trong đó vận dụng nguyên tắc phương pháp luận của Lưu trữ học Mác Xít như: Nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp vào xác định giá trị, thu thập, bổ sung, phân loại, v.v cho tài liệu nghe nhìn và xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử

3 Phương pháp nghiên cứu khảo sát thực tế: Trong quá trình nghiên cứu, luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu tư liệu, điều tra khảo sát, phân tích tổng hợp, so sánh đối chiếu thực tế công tác tổ chức quản lý tài liệu nghe nhìn tại các cơ quan Đài Phát thanh truyền hình tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh, Hội đồng nhân dân tỉnh, Sở Văn hóa Thể thao, Trung tâm Bảo tồn di tích Cố đô Huế, Trung tâm Festival tỉnh

4 Phương pháp hệ thống: Được sử dụng khi nghiên cứu hồ sơ của tài liệu nghe nhìn trong quá trình thu thập và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ lịch sử; nghiên cứu đề xuất giải pháp phải khoa học, đồng bộ, thống nhất, phù hợp với điều kiện thực tiễn;

- Kết quả của Luận văn sẽ xây dựng được một đề án về các tiêu chí để xác

định nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn cần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế nhằm lựa chọn những tài liệu nghe nhìn có giá trị vào bảo quản tại lưu trữ lịch sử tỉnh

8 Bố cục của luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm có 3 chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận và pháp lý về nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn cần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

Trong chương này, luận văn nghiên cứu, tìm hiểu cơ sở khoa học để xác định về nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn cần nộp lưu Đó chính là cơ sở

lý luận, cơ sở pháp lý và cơ sở thực tiễn Tác giả bước đầu xác định các tiêu chí để xác định về nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn cần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

Chương 2 Thực trạng tổ chức quản lý tài liệu nghe nhìn và việc nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế

Trong chương này, luận văn tìm hiểu thực trạng quản lý tài liệu nghe nhìn tại Trung tâm lưu trữ lịch sử, các cơ quan có chức năng sử dụng tài liệu nghe nhìn làm hoạt động chính, các cơ quan trong hoạt động có tài liệu nghe nhìn để làm cơ sở đề xuất xây dựng tiêu chí xác định nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh tại chương 3

Số liệu và thông tin khảo sát trong luận văn chủ yếu được thu thập từ các

cơ quan được khảo sát tại Đài Phát thanh Truyền hình tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh, Hội đồng nhân dân tỉnh, Sở Văn hóa Thể thao, Trung tâm bảo tồn di tích cố

đô Huế, Trung tâm Festival Huế

Chương 3 Đề án xây dựng tiêu chí xác định nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn cần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế

Trên cơ sở các thông tin khảo sát, phân tích ở chương 1 và chương 2, trong chương 3 luận văn xây dựng một đề án cụ thể trong việc xây dựng các tiêu chí xác định nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn cần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế

Kết luận: Dựa trên những kết quả khảo sát và nghiên cứu, luận văn đưa

ra một số nhận xét và kiến nghị đối với nhà nước, đặc biệt là đối với Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước, các nhà khoa học cần quản lý có hệ thống tài liệu nghe nhìn, một loại hình tài liệu vô cùng quý giá Nếu không kịp thời quản lý tốt loại hình tài liệu này thì lịch sử Việt Nam sẽ thiếu đi những khoảnh khắc quý giá của quá khứ mà tài liệu nghe nhìn ghi lại được

Để làm sáng tỏ thêm những vấn đề đã trình bày, luận văn còn có phần phụ lục và tài liệu tham khảo

Chương 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU NGHE NHÌN CẦN NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ CẤP TỈNH

1.1 Cơ sở lý luận

1.1.1 Khái niệm về tài liệu lưu trữ nghe nhìn

Theo Luật Lưu trữ năm 2011, tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác.[39,1]

Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Việt Nam: Tài liệu là vật mang thông tin làm phương tiện cho hoạt động xã hội Tài liệu bao gồm các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, hoặc các nguồn tư liệu khác, được ghi trên các vật mang tin khác nhau, như trên giấy, băng từ, đĩa từ, thẻ nhớ… dùng làm căn cứ để xử lý, giải quyết công việc thuộc các lĩnh vực khác nhau của xã hội và lưu trữ thông tin của những hoạt động đó.[25,343]

Theo Tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489-1 “Thông tin và hệ thống tài liệu Phần chung Quản lý văn bản”: Tài liệu là thông tin được ghi lại hoặc một đối tượng có thể được xử lý như một đơn vị hoàn chỉnh

Theo Từ điển Lưu trữ Việt Nam năm 1992 định nghĩa: “Tài liệu nghe nhìn - những tài liệu phim, ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình Đặc điểm sử dụng những tài liệu này là trực tiếp nghe, nhìn thấy hình ảnh”.[23,73]

Khái niệm về tài liệu lưu trữ nghe nhìn là một nội dung cơ bản, quan trọng liên quan đến nhiều vấn đề nghiệp vụ lưu trữ tài liệu nghe nhìn, giúp những người làm lưu trữ biết được tài liệu lưu trữ nghe nhìn, phân biệt được

sự khác nhau giữa tài liệu lưu trữ nghe nhìn với các loại tài liệu lưu trữ khác (tài liệu lưu trữ quản lý hành chính, tài liệu khoa học công nghệ, tư liệu khoa

học kỹ thuật v.v )

Theo “Lưu trữ tài liệu nghe - nhìn’’ của PGS TS Đào Xuân Chúc định nghĩa: “ Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm và ghi hình - ghi âm được sản sinh ra trong hoạt động của các cơ quan văn hóa, thông tin, tuyên truyền, các

cơ quan quản lý nhà nước, các cơ quan nghiên cứu khoa học và những người chụp ảnh nghiệp dư có giá trị khoa học, lịch sử và thực tiễn không phân biệt thời gian, địa điểm sản sinh và vật liệu mang tin, được nộp vào các kho (Viện) Lưu trữ Nhà nước theo các chế độ nhất định thì gọi là tài liệu lưu trữ ảnh, phim điện ảnh và ghi âm, ghi hình (Tài liệu nghe - nhìn).[19,8]

Theo sách “ Quản lý tài liệu lưu trữ“ do NXB Lưu trữ, Trung Quốc năm

1991 định nghĩa: “ Tài liệu lưu trữ nghe nhìn là tài liệu lưu trữ được tạo thành cùng với sự tiến bộ của các kỹ thuật khoa học Vật mang tin của nó là phim nhựa và nguyên liệu từ tính Nó ghi chép về những sự kiện lịch sử trọng đại

và tình hình thực tế của các hoạt động lịch sử, khoa học kỹ thuật quan trọng, ghi chép bằng hình ảnh một cách sinh động và phản ánh được hoạt động của các nhân vật có liên quan“ [48,18]

Định nghĩa này đã định nghĩa theo đặc điểm tài liệu là nghe hoặc nhìn thấy, vật mang tin cũng như nội dung có giá trị của tài liệu nghe nhìn được lựa chọn để đưa vào bảo quản Tuy nhiên, có những hình ảnh, những âm thanh hình thành từ việc thu thập, tổng hợp từ các nguồn khác nhau tạo thành nội dung của tài liệu lưu trữ Tài liệu này không phản ánh riêng biệt hoạt động của cơ quan cụ thể nào cả mà phản ánh những sự kiện, hiện tượng diễn ra như tài liệu ảnh phục vụ trùng tu các công trình di tích cố đô Huế được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau

Từ những phân tích trên, trong luận văn này, chúng ta có thể định nghĩa

tài liệu lưu trữ nghe nhìn như sau: Tài liệu lưu trữ nghe nhìn (bao gồm tài

liệu ảnh, phim điện ảnh và tài liệu ghi âm) phản ánh các sự kiện, hiện tượng bằng hình ảnh và âm thanh hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân có giá trị khoa học, lịch sử và thực tiễn được nộp lưu vào các kho, viện lưu trữ theo các chế độ nhất định

Định nghĩa này, thể hiện được xuất xứ, giá trị lịch sử và giá trị thực tiễn của tài liệu nghe nhìn, đồng thời chỉ rõ nơi bảo quản của tài liệu nghe nhìn theo các quy định Định nghĩa không nêu cụ thể chất liệu, vật mang tin của tài liệu nghe nhìn vì theo sự phát triển của khoa học công nghệ vật mang tin của tài liệu các loại tài liệu đang dần được thay thế (file điện tử)

1.1.2 Đặc điểm của tài liệu nghe nhìn

Để xác định nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử, chúng ta cần phân tích làm rõ xuất xứ, nội dung, phương thức chuyển tải thông tin khác nhau giữa tài liệu nghe nhìn và tài liệu giấy

- Tài liệu nghe nhìn được hình thành và phát triển từ cuộc cách mạng của khoa học công nghệ Cho đến nay, kỹ thuật tạo lập nghe nhìn đã có những phát triển vượt bậc, phổ biến và trở thành một hiện tượng mang tính văn hóa

xã hội quan trọng Vật mang tin của tài liệu nghe nhìn thay đổi theo sự phát triển của khoa học công nghệ

Ví dụ: Từ phương pháp làm ảnh Daguerre được Viện hàn lâm khoa học Pháp công bố (ngày 19/8/1839), đến nay phần lớn vật mang tin chuyển sang

kỹ thuật số, được điều khiển bằng các vật liệu công nghệ mới như các mạch điện tích hợp, hạt Quazt Chất lượng các bức ảnh được điều khiển bằng các phần mềm xử lý ảnh có thể làm thay đổi màu sắc, độ tương phản hoặc bỏ đi một số chi tiết theo chủ quan của tác giả tạo ra bức ảnh

Từ đặc điểm này, việc ghi lại hình ảnh không cần phim cũng là những thách thức lớn trong việc xác định bản gốc, bản sao tài liệu nghe nhìn Tài liệu ghi âm, ghi hình cũng được thực hiện trên những thiết bị công nghệ mới đặt ra cho chúng ta cần thiết phải xác định rõ cần thu thập vào lưu trữ lịch sử những tài liệu nghe nhìn nào đảm bảo tính chân thực, chính xác để làm một nguồn sử liệu có giá trị nhất

Trong lĩnh vực lưu trữ, việc tổ chức quản lý tài liệu nghe nhìn nhằm kéo dài tuổi thọ và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu nghe nhìn cần thiết phải đặt ra từ khi loại tài liệu này chưa được hình thành như việc lựa chọn vật mang tin nghe nhìn, phương tiện kỹ thuật tạo lập, lưu giữ tài liệu nghe nhìn

- Tài liệu nghe nhìn hình thành từ những thiết bị công nghệ nên vật mang tin, kỹ thuật chế tác, khả năng phản ánh thông tin, điều kiện bảo quản khác tài liệu giấy

- Tài liệu nghe nhìn ghi nhận và tái hiện lại các sự kiện, hiện tượng đúng như nó đã xãy ra trong quá khứ Tài liệu này thường được sử dụng trong các

sự kiện quan trọng giúp chúng ta chứng kiến lại các sự kiện này, địa điểm này

và những việc chúng ta không tham dự Đây là một đặc điểm cơ bản để phân biệt tài liệu giấy và tài liệu nghe nhìn Đặc điểm này giúp chúng ta xác định nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn như là một nguồn sử liệu độc lập với tài liệu giấy

- Tác giả của tài liệu nghe nhìn không phản ánh trực tiếp hoạt động của

cá nhân, tổ chức tạo lập ra tài liệu mà phụ thuộc vào nội dung hình ảnh, âm thanh được ghi lại Vì vậy, khi lựa chọn tài liệu nghe nhìn cần dựa chủ yếu vào ý nghĩa nội dung các sự kiện, hiện tượng mà nó phản ánh

- Tài liệu nghe nhìn khác với tài liệu chữ viết là chúng không phản ánh trực tiếp các hoạt động của người quay phim, chụp ảnh hoặc của cơ quan tạo

ra tài liệu nghe nhìn Giá trị tài liệu nghe nhìn không phụ thuộc vào vị trí của

cơ quan sản sinh ra như tài liệu giấy, không có khái niệm tài liệu cơ quan cấp trên bao hàm tài liệu cơ quan cấp dưới mà phụ thuộc phần lớn vào giá trị nó mang lại cho xã hội Những thước phim, những bức ảnh có thể chứng minh những sự kiện thay đổi nhận thức về lịch sử mà tài liệu giấy không thể thực hiện được

- Khác với tài liệu giấy, tài liệu nghe nhìn vừa mang tính thời sự vừa mang tính nghệ thuật Đây là một đặc điểm giúp chúng ta xây dựng các tiêu chí xác định nguồn, thành phần tài liệu nghe nhìn mang tính nghệ thuật cao để nộp lưu vào lưu trữ lịch sử

- Tài liệu nghe nhìn có khả năng tuyên truyền, giáo dục hiệu quả hơn nhiều so với tài liệu chữ viết Khả năng đem thông tin hình ảnh, âm thanh của tài liệu nghe nhìn đến với người tiếp nhận một các nhanh chóng thông qua các phương tiện truyền thông đa phương tiện Đây là một đặc điểm ngày càng trở

nên phổ biến đặt ra cho các nhà lưu trữ, các nhà khoa học phải nghiên cứu, các cơ quan nhà nước cần phải quan tâm tổ chức khoa học tài liệu nghe nhìn

để phục vụ tốt nhất thông tin cho nhu cầu của xã hội

1.1.3 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ nghe nhìn

Đối với cấp tỉnh, tài liệu nghe nhìn có ý nghĩa về chính trị, kinh tế, văn hóa trước hết phải thể hiện vai trò của nó đối với tiến trình xây dựng, phát triển của địa phương Tài liệu nghe nhìn là phương tiện đưa thông tin về những hoạt động của các cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ của nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương Tài liệu nghe nhìn là những bằng chứng pháp lý, minh chứng xác thực qua những nội dung thông tin được ghi lại trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân

- Việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ nghe nhìn phải vận dụng phương pháp luận do lưu trữ học Mac xít Đó là chỉ ra những cơ sở khoa học để nhận tức đúng đắn bản chất của nguồn tài liệu đặc biệt này Trước hết, giá trị tài liệu lưu trữ nghe nhìn được đo bằng các tiêu chuẩn dựa trên các nguyên tắc chung do lưu trữ học Mác xít đề ra: Nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp vì tài liệu nghe nhìn cũng mang tính chất chung như các loại tài liệu lưu trữ khác

Chúng ta cần nhận thức đúng đắn bản chất của nguồn sử liệu nghe nhìn

để xác định những tiêu chí cho việc lựa chọn tài liệu nghe nhìn có giá trị đưa vào bảo quản trong các lưu trữ lịch sử

Đối với cấp tỉnh, tài liệu nghe nhìn có giá trị lịch sử là những tài liệu được xác định thông qua sự hiểu biết về nguồn gốc hình thành, tác động của tài liệu nghe nhìn trong giai đoạn văn thư đối với xã hội và dự báo giá trị lịch

sử đối với địa phương mà tài liệu đó mang lại sau này

Vận dụng nguyên tắc chính trị để xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử, chúng ta cần quan tâm đến những cơ quan, tổ chức, cá nhân có ảnh hưởng lớn đến xây dựng, phát triển của địa phương Đó

là các cơ quan trong hệ thống chính trị đại diện cho ý chí, nguyện vọng và

thực hiện quyền làm chủ của nhân dân như: Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, Hội đồng nhân dân các cấp, Ủy ban nhân dân các cấp

Vận dụng nguyên tắc lịch sử để xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử, chúng ta cần xem xét mọi hiện tượng và quá trình vận động của xã hội trong điều kiện lịch sử hình thành tài liệu đó Tài liệu nghe nhìn hình thành trong các cơ quan, tổ chức phải thể hiện được xuất xứ như thời gian, địa điểm và những điều kiện lịch sử mà nó phản ánh Tài liệu nghe nhìn phải mang những đặc điểm và dấu ấn của thời đại mà chúng được hình thành nên

Vận dụng nguyên tắc toàn diện tổng hợp trong xác định nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử, chúng ta cần xem xét một cách tổng hòa các mối quan hệ

để xác định được bản chất của sự kiện, hiện tượng từ đó xác định các tiêu chí cho việc lựa chọn cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu tài liệu nghe nhìn cũng như thành phần tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn để giao nộp vào lưu trữ lịch sử

Đối với nguồn nộp lưu, nguyên tắc này được xem xét để giải quyết quan

hệ giữa các cơ quan trong hệ thống có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, trong đó cần phân biệt rõ cơ quan hình thành phông và cơ quan là tác giả làm ra tài liệu, cơ quan chủ quản và các cơ quan, đơn vị trực thuộc

- Tài liệu nghe nhìn hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Tài liệu nghe nhìn phản ảnh các hoạt động này thông qua các phương tiện ghi

âm, ghi hình Một số cơ quan tài liệu nghe nhìn được hình thành để thực hiện chức năng nhiệm vụ được nhà nước giao Một số cơ quan tài liệu nghe nhìn hình thành phản ánh từ các hoạt động hàng ngày nhằm mục đích ghi lại các hoạt động diễn ra trong các dịp tổng kết, kỷ niệm ngày thành lập, công bố Tài liệu nghe nhìn này có giá trị đối với hoạt động quá khứ của cơ quan như: xây dựng phòng truyền thống, kỷ yếu, lịch sử của cơ quan, triễn lãm

Tài liệu nghe nhìn sẽ phản ánh chân thực quá trình hoạt động cũng như các thành tựu đã đạt được trong quá trình hình thành và phát triển cơ quan Tuy nhiên trong những tài liệu nghe nhìn này có những tài liệu có giá trị lịch

sử cần phải thu thập vào lưu trữ lịch sử nhằm phản ảnh lịch sử hoạt động của

cơ quan nói riêng và lịch sử hoạt động của tỉnh nói chung Việc đặt ra các tiêu chí để xác định nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh nhằm phân tích, làm rõ những tài liệu nghe nhìn nào cần thiết phải bổ sung vào Phông tài liệu lưu trữ quốc gia

- Nguồn gốc, xuất xứ của tài liệu nghe nhìn và đối tượng phản ánh trên tài liệu nghe nhìn cần thiết phải đảm bảo các yếu tố chính xác về thời gian, xuất xứ của sự kiện Không thể lựa chọn để đưa vào lưu trữ lịch sử những tài liệu nghe nhìn không rõ ràng về nguồn gốc, điều này có thể làm sai lệch lịch

sử Để đảm bảo tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử có giá trị lịch sử cần sử dụng phương pháp sử liệu học để phân tích, phê phán, xác minh sử liệu Theo tác giả để đảm bảo được điều này cần thiết xây dựng tiêu chí tài liệu nghe nhìn nộp lưu phải đầy đủ chú thích, thuyết minh giúp người xem hiểu đúng bản chất của sự kiện được ghi trên tài liệu nghe nhìn

- Xác định được đối tượng phản ánh của tài liệu nghe nhìn là một trong những tiêu chí cần thiết để thu thập tài liệu nghe nhìn vào lưu trữ lịch sử Đối tượng của tài liệu nghe nhìn là các sự kiện, hiện tượng mà chúng phản ánh Các sự kiện, hiện tượng này có ý nghĩa lớn đối với đời sống xã hội thì tài liệu nghe nhìn càng có giá trị

Đối tượng phản ánh tài liệu nghe nhìn đó là các sự kiện, hiện tượng diễn

ra trong hoạt động của các cơ quan, cụ thể là: các dịp lễ kỷ niệm, hội nghị, hội thảo, lễ hội, thăm viếng

Các đối tượng này cần thiết phải xây dựng các tiêu chí cụ thể như: tài liệu nghe nhìn của lễ kỷ niệm nào có giá trị vĩnh viễn, hội nghị hội thảo nào cần thiết phải lựa chọn để nộp lưu vào lưu trữ lịch sử

- Giá trị của tài liệu nghe nhìn không chỉ ở nội dung, mà còn ở nghệ thuật Giá trị nghệ thuật của tài liệu nghe nhìn phụ thuộc vào tác giả bấm máy Những tài liệu có bố cục hấp dẫn, ánh sáng, đường nét hài hòa, có tính nghệ thuật cao và thông qua đó để thu hút người xem Những tài liệu nghe nhìn này

sẽ là nguồn sử liệu có giá trị để đưa vào lưu trữ lịch sử Đó là các tác phẩm

đạt giải cao trong các kỳ thi, những khoảnh khắc lịch sử trong các sự kiện diễn ra do những phóng viên, nhà báo, các nhiếp ảnh chuyên nghiệp nhiều kinh nghiệm ghi lại được

1.1.4 Nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

Việc xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu là một trong những khâu nghiệp vụ của công tác thu thập tài liệu Như vậy, việc xác định nguồn

và thành phần tài liệu cần phải đảm bảo các nguyên tắc, phương pháp chung của công tác thu thập tài liệu nói chung và tài liệu nghe nhìn nói riêng

Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn bổ sung thường xuyên tài liệu lưu trữ của một lưu trữ lịch sử thường là cơ quan quyền lực, cơ quan quản lý đầu ngành, các doanh nghiệp, trường học, bệnh viện điển hình, các công trình xây dựng trọng điểm mà qua hoạt động của họ, hình thành khối tài liệu phản ánh được đầy đủ các mặt hoạt động quan trọng của một giai đoạn lịch sử [25,264] Nguồn bổ sung tài liệu lưu trữ được xác định là các cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ trong danh mục thuộc thẩm quyền thu thập, bổ sung của một lưu trữ lịch sử

Theo chúng tôi, khái niệm “Nguồn bổ sung” chưa bao quát trách nhiệm cần thực hiện của các cơ quan, tổ chức đối với tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ nghe nhìn nói riêng Chúng ta cần sử dụng cụm từ “nguồn nộp lưu” để xác định trách nhiệm cần phải thực hiện theo quyết định của cơ quan

có thẩm quyền và các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm phải thực hiện giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo đúng thời hạn, đúng thành phần tài liệu theo quy định

Nguồn nộp lưu bao gồm: Cơ quan, tổ chức sự nghiệp Nhà nước; tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp; tổ chức xã hội; tổ chức kinh tế Nhà nước; đơn

vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) đang hoạt động,

có tài khoản, con dấu, văn thư và biên chế độc lập

Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tương ứng (gọi tắt là Danh mục nguồn nộp lưu) là kết quả của việc xác

định nguồn nộp lưu được phê duyệt của cơ quan có thẩm quyền để thực hiện Trong đề tài này, nguồn nộp lưu được khái niệm: Nguồn nộp lưu tài liệu nghe nhìn vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh là các cơ quan thuộc khu vực thẩm quyền lưu trữ cấp tỉnh

- Tất cả những tài liệu nghe nhìn làm sáng tỏ các sự kiện, các mốc lịch

sử có ý nghĩa đều phải lựa chọn để Nhà nước bảo quản Giá trị lịch sử của tài liệu nghe nhìn là những thông tin chứa đựng trong đó có khả năng đáp ứng được yêu cầu nghiên cứu các sự kiện, hiện tượng (tự nhiên và xã hội) trong tiến trình lịch sử dân tộc nói chung

Mục đích của việc xác định thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh là làm rõ những tài liệu nghe nhìn có giá trị lịch sử cần bảo quản vĩnh viễn Dựa các nguyên tắc, tiêu chuẩn, phương pháp được các nhà khoa học đã xây dựng trong xác định giá trị tài liệu nghe nhìn, chúng ta cần xác định các tiêu chí tài liệu lưu trữ nghe nhìn có giá trị lịch sử để lựa chọn giao nộp vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

Như vậy, thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh là những tài liệu nghe nhìn có giá trị lịch sử được lựa chọn trong các cơ quan thuộc khu vực thẩm quyền lưu trữ cấp tỉnh

1.1.5 Tiêu chí xác định nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn cần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

Theo Từ điển tiếng Việt: “Tiêu chí là tính chất, dấu hiệu làm căn cứ để nhận biết, xếp loại một sự việc, một khái niệm

Tiêu chí là các tiêu chuẩn dùng để kiểm định hay để đánh giá một đối tượng, mà bao gồm các yêu cầu về chất lượng, mức độ, hiệu quả, khả năng, tuân thủ các qui tắc và qui định, kết quả cuối cùng và tính bền vững của các kết quả đó” [15,264]

Như vậy, những tiêu chuẩn, tính chất, đặc điểm nào của tài liệu nghe nhìn làm căn cứ để xem xét xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thì đó là những tiêu chí cơ bản để xây dựng danh mục

Việc nghiên cứu các tiêu chí và đưa ra danh mục cơ quan cũng như

thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử là cơ sở cơ bản để các cơ quan tổ chức quản lý tốt ngay từ khi tài liệu nghe nhìn được hình thành Danh mục và thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu tồn tại tương đối độc lập với danh mục và thành phần tài liệu khác (tài liệu giấy, tài liệu chuyên môn ) nộp lưu vào lưu trữ lịch sử

Ví dụ: Một hội nghị tổng kết công tác hàng năm của UBND tỉnh, tài liệu nghe nhìn hình thành từ các cơ quan truyền thông là chủ yếu Tuy nhiên trong quy định tổ chức lập và nộp lưu hồ sơ tài liệu giấy có ghi: kèm theo phim, ảnh (nếu có) Như vậy, lấy phim ảnh từ đâu để kèm vào và (nếu có) sẽ không bao giờ có hoặc (có) cũng không thể hiện đầy đủ sự kiện diễn ra Đây cũng chính

là một trong những nguyên nhân gây nên tình trạng thiếu hụt nghiêm trọng tài liệu nghe nhìn trong các lưu trữ lịch sử

Vì vậy, việc xây dựng các tiêu chí sẽ giúp các cơ quan có trách nhiệm thu thập đầy đủ tài liệu nghe nhìn từ khi sự kiện, hiện tượng xảy ra

- Nhóm tiêu chí tổng hợp: Trên cơ sở các quy định của Nhà nước về xác định nguồn, thành phần tài liệu và mục tiêu thu thập tài liệu nghe nhìn có giá trị vĩnh viễn (giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử) vào lưu trữ lịch sử Tiêu chí tổng hợp xây dựng dựa trên những đặc tính chung nhất của cơ quan trong bộ máy nhà nước và đặc điểm, ý nghĩa nội dung của tài liệu nghe nhìn Đó là vị trí, vai trò, chức năng nhiệm vụ được giao của các cơ quan

- Nhóm tiêu chí cụ thể: là các tiêu chí dùng để minh họa cho tiêu chí tổng hợp cũng như sử dụng để phân tích, đánh giá, chỉ rõ trạng thái

Trong đề tài này, căn cứ vào cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và đặc biệt là

cơ sở thực tiễn tác giả bước đầu xây dựng một số tiêu chí tổng hợp về xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

1.1.5.1 Phương pháp xác định nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

Tổ chức xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp là nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt và ban hành Để xác định nguồn và thành phần tài liệu nghe

nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh cần thực hiện các bước sau:

Bước 1 Căn cứ vào khu vực thẩm quyền lưu trữ, dự kiến nguồn nộp lưu

tài liệu vào lưu trữ lịch sử Trong bước này cần thực hiện những công việc:

- Nghiên cứu các văn bản quy phạm pháp luật, các quy định liên quan đến quản lý tài liệu nghe nhìn

- Nghiên cứu vị trí, vai trò, phạm vi hoạt động của các cơ quan trong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước và trong hệ thống ngành;

- Nghiên cứu các loại tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, trong đó cần lưu ý chức năng, nhiệm vụ chính của cơ quan trong việc hình thành tài liệu nghe nhìn

- Đánh giá sơ bộ giá trị của tài liệu nghe nhìn của các cơ quan trong nghiên cứu lịch sử và thực tiễn của địa phương

Kết quả bước này, Lưu trữ lịch sử xây dựng danh mục dự kiến các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu nghe nhìn vào lưu trữ lịch sử, trong đó chia thành các nhóm cơ quan: Nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động có tài liệu nghe nhìn; Nhóm cơ quan quyền lực, cơ quan hành chính cao nhất ở địa phương; Nhóm tài liệu nghe nhìn của các cơ quan sản xuất ra tài liệu nghe nhìn; Nhóm cơ quan đặc thù

Bước 2 Khảo sát trực tiếp từng nhóm cơ quan theo Danh mục dự kiến

các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu nghe nhìn vào lưu trữ lịch sử với các nội dung chính như sau:

- Thống kê số lượng tài liệu nghe nhìn hiện có của các cơ quan

- Đối với nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động có tài liệu nghe nhìn; Lưu trữ lịch sử dựa vào các tiêu chí đã xây dựng để yêu cầu các cơ quan thực hiện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cần thiết phải nộp lưu tài liệu nghe nhìn bổ trợ cho hồ sơ tài liệu giấy khi nộp lưu vào lưu trữ lịch sử theo quy định

- Đối với nhóm cơ quan quyền lực, cơ quan hành chính cao nhất ở địa phương; Lưu trữ lịch sử tổ chức xác định giá trị tài liệu nghe nhìn có ý nghĩa

về chính trị, kinh tế, văn hóa trong tiến trình xây dựng, phát triển của địa phương Trong đó, lưu ý cần xác định ngay từ đầu một số tài liệu nghe nhìn hình thành từ các sự kiện quan trọng có giá trị lịch sử cần phải thu thập ngay vào Lưu trữ lịch sử để tổ chức bảo quản an toàn, kéo dài tuổi thọ không phải chờ nộp lưu cùng với các loại tài liệu khác

- Nhóm các cơ quan sản xuất ra tài liệu nghe nhìn, Lưu trữ lịch sử nghiên cứu các loại tài liệu nghe nhìn hình thành trong quá trình hoạt động của nhóm

cơ quan này theo các tiêu chuẩn, trong đó lưu ý về xuất xứ, bản chính, bản sao, nguồn gốc, đối tượng phản ánh, thể loại và loại hình tài liệu nghe nhìn; tài liệu chữ viết kèm theo, mức độ đầy đủ của sự kiện;

Kết quả của bước 2 là lựa chọn những nhóm tài liệu nghe nhìn phải nộp lưu để dự kiến Danh mục thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

Bước 3 Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Danh mục nguồn nộp lưu và

Danh mục thành phần tài liệu lưu trữ nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử như sau:

- Gửi các danh mục dự kiến cho các cơ quan được khảo sát để xin ý kiến, xem xét, bổ sung vào danh mục những tài liệu lưu trữ nghe nhìn có giá trị lịch

Như vậy, việc xây dựng các tiêu chí là việc làm đặt ra đầu tiên để thực hiện việc để xác định nguồn và thành phần tài liệu lưu trữ nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

1.1.5.2 Phương pháp xây dựng các tiêu chí xác định nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

Từ phương pháp xác định nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, chúng ta cần thiết phải xác định những tiêu chuẩn, tính chất, đặc điểm nào của tài liệu nghe nhìn trong các cơ quan làm căn cứ để xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thì

đó là những tiêu chí cơ bản để xây dựng danh mục

Phương pháp xây dựng các tiêu chí bao gồm các bước sau:

Bước 1 Xây dựng các nhóm tiêu chí bao gồm: Tiêu chí tổng hợp và tiêu

chí cụ thể

Tiêu chí tổng hợp được xây dựng dựa trên phương pháp luận lưu trữ học Mac xít Đó là chỉ ra những cơ sở khoa học để nhận thức đúng đắn bản chất của tài liệu nghe nhìn đối với lịch sử của nhân loại và sự phát triển của xã hội dựa trên nguyên tắc chung do lưu trữ học Mác xít đề ra: Nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp

Tính logic trong xây dựng tiêu chí đối với tài liệu nghe nhìn là phải xác định sự tồn tại trực quan sinh động của tài liệu nghe nhìn, khi ta nhìn vào sự kiện đó sẽ cho chúng ta những cảm nhận sự kiện, hiện tượng đó diễn ra như thế nào, giúp chúng ta cảm nhận như sống lại, cùng hòa nhập vào sự kiện trong quá khứ Như vậy, việc xác định các tiêu chí để xây dựng nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu phải có kiến thức tổng hợp để đảm bảo các nguyên tắc phương pháp luận đã đề ra, từ đó không bỏ sót những cơ quan hoặc thành phần tài liệu nghe nhìn có giá trị Kết quả bước 1 sẽ là Danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

Ví dụ: Tiêu chí cơ quan nộp lưu tài liệu nghe nhìn vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh trước hết phải xác định là tất cả các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử có như vậy mới đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu nghe nhìn phản ánh các mặt hoạt động của tỉnh

Tiêu chí cụ thể được xây dựng dựa vào giá trị thực tiễn của tài liệu nghe nhìn như: mức độ đầy đủ của sự kiện, phản ánh các hiện vật gốc, tình trạng

vật lý của tài liệu, tính nguyên gốc của tài liệu

Bước 2 Xác định những cơ quan có vị trí quan trọng của tỉnh, những

cơ quan có chức năng chủ yếu sử dụng tài liệu nghe nhìn làm phương tiện hoạt động, những cơ quan được giao nhiệm vụ chính để tổ chức các sự kiện quan trọng của tỉnh Tại bước này, các tiêu chí cơ bản được xây dựng để xác định những cơ quan thường xuyên nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử và những cơ quan không thường xuyên nộp lưu vào lưu trữ lịch sử

Kết quả bước 2 là tiêu chí để xây dựng danh mục các cơ quan có vị trí quan trọng, cơ quan quản lý nhà nước về tài liệu nghe nhìn, cơ quan đặc thù của tỉnh

Bước 3 Xác định những loại tài liệu nghe nhìn hình thành trong các cơ

quan có giá trị lịch sử phải giao nộp vào lưu trữ lịch sử để các cơ quan có trách nhiệm tạo lập bảo quản, tổ chức sử dụng và nộp lưu theo đúng quy định Tiêu chí đặt ra cần phải thống nhất quan điểm là tài liệu nghe nhìn được xem như là nguồn sử liệu độc lập đối với tài liệu giấy hoặc bổ trợ cho tài liệu giấy nhưng giao nộp theo danh mục tài liệu nghe nhìn đã được xây dựng

Đó là những tài liệu nghe nhìn hình thành trong các hồ sơ có giá trị vĩnh viễn như: Hội nghị tổng kết, Hội thảo khoa học, các loại tài liệu khoa học kỹ thuật, các sự kiện mang ý nghĩa lịch sử đối với tỉnh

Kết quả của bước 3 là Danh mục tài liệu nghe nhìn hình thành phổ biến, phản ánh các sự kiện tiêu biểu, phản ánh thông tin mới, có giá trị nghệ thuật cao của cơ quan phải nộp lưu vào lưu trữ lịch sử

1.1.5.3 Các tiêu chuẩn xác định nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

Xác định nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử là xác định cơ quan, tổ chức

có trách nhiệm nộp lưu tài liệu nghe nhìn vào thành phần Phông Lưu trữ quốc gia Trên cơ sở vận dụng phương pháp phân tích chức năng đã được các nhà lưu trữ nghiên cứu và đã thống nhất đưa ra những tiêu chuẩn cơ bản sau đây:

- Tiêu chuẩn ý nghĩa của cơ quan hình thành phông

Mục đích của việc xác định nguồn tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ

lịch sử cấp tỉnh là làm rõ những cơ quan, tổ chức địa phương trong hoạt động theo chức năng nhiệm vụ hình thành tài liệu nghe nhìn có giá trị lịch sử cần bảo quản vĩnh viễn

Với cách giải thích này chúng ta nhận thấy việc xác định nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ nghe nhìn vào lưu trữ lịch sử địa phương cần thiết phải vận dụng phương pháp phân tích chức năng trong đó tài liệu của các cơ quan có vị trí hàng đầu trong bộ máy quản lý nhà nước như HĐND, UBND, cơ quan quản lý đầu ngành hoặc các cơ quan chuyên môn sản xuất tài liệu nghe nhìn cần được ưu tiên lựa chọn để đưa vào bảo quản vĩnh viễn Đây cũng chính là nguồn nộp lưu chủ yếu tài liệu nghe nhìn vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

Các cơ quan có chức năng hẹp hơn, hoạt động cơ quan mang tính chất tham mưu cho các cơ quan khác thường chỉ có ý nghĩa trong một thời gian nhất định thì chúng ta chỉ cần giữ lại những tài liệu nghe nhìn tiêu biểu

- Tiêu chuẩn tác giả của tài liệu nghe nhìn

Tác giả tài liệu là cơ quan hoặc cá nhân lập ra tài liệu Nội dung chính của tiêu chuẩn này là khi xác định giá trị tài liệu phải xét đến vai trò và ý nghĩa của cơ quan lập ra tài liệu đó Theo tiêu chuẩn này tài liệu có giá trị nhất là những tài liệu do cơ quan hình thành phông tạo nên Tuy nhiên trong hoạt động tạo ra tài liệu nghe nhìn phản ánh các sự kiện, phim thời sự ở địa phương, tác giả chỉ là người trung gian đó là các phóng viên của các cơ quan truyền thông, báo chí hoặc cán bộ của cơ quan tham gia vào sự kiện để ghi chép bằng máy ảnh, máy quay phim Sau đó tài liệu nghe nhìn này được biên tập lại với mục đích tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng Trong hoạt động quản lý, một số cơ quan có chức năng tạo lập tài liệu nghe nhìn như Sở Văn hóa Thể thao, Sở Thông tin truyền thông, Phòng Văn hóa Thông tin các huyện Các hoạt động này được nhà nước cấp kinh phí để thực hiện các lĩnh vực về văn hóa, lễ hội, di sản, Tài liệu nghe nhìn hình thành từ các hoạt động này cần thiết phải thu thập vào lưu trữ lịch sử nhằm phục vụ cho việc nghiên cứu về sau Tuy nhiên, việc bảo quản những tài liệu nghe nhìn có chất liệu đặc biệt này cần thiết phải được trang bị những điều

kiện bảo quản tiêu chuẩn mới đảm bảo an toàn cho tài liệu, trong lúc đó các

cơ quan nói trên không được đầu tư về cơ sở vật chất, trình độ nghiệp vụ cũng như các điều kiện cần thiết khác Do đó cần xác định các cơ quan, tổ chức này

là nguồn nộp lưu chủ yếu tài liệu nghe nhìn vào lưu trữ lịch sử

- Tiêu chuẩn ý nghĩa các sự kiện quan trọng của cơ quan, tổ chức, địa phương

Các sự kiện quan trọng đánh dấu những giai đoạn hình thành và phát triển của cơ quan, tổ chức, địa phương Những sự kiện này được tài liệu lưu trữ nghe nhìn phản ánh trong từng bức ảnh, những đoạn phim, băng ghi âm mang ý nghĩa giáo dục truyền thống yêu nước, lý tưởng cách mạng, gắn với phong trào thi đua yêu nước và thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh địa phương và đất nước

Trong các sự kiện này, một phần không thể thiếu là chụp ảnh, quay phim các hoạt động diễn ra Các tài liệu nghe nhìn này có giá trị vĩnh viễn được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan cùng với hồ sơ hội nghị, hồ sơ các vấn đề Tuy nhiên, chất lượng cũng như tính nghệ thuật của các tài liệu lưu trữ nghe nhìn chưa cao, nhiều tài liệu chưa thể hiện đủ nội dung mà nó muốn phản ánh Nhiều trường hợp, sau khi chụp ảnh, quay phim kỹ thuật số, tác giả của tài liệu nghe nhìn chỉ lưu vào trong các phương tiện số cá nhân (điện thoại, máy ảnh kỹ thuật số, máy vi tính…), sau một thời gian, dữ liệu bị virút, hoặc các tác nhân khác làm hư hỏng các phương tiện này và toàn bộ dữ liệu bị mất đi

Do vậy, theo tác giả, việc xác định thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử giúp các cơ quan có trách nhiệm hơn trong việc tạo lập, quản lý và sử dụng nhằm giữ gìn những khoảnh khắc quý giá trong hoạt động của mình Tài liệu nghe nhìn hình thành từ các sự kiện quan trọng của cơ quan, tổ chức, địa phương này cần được xem là một nguồn sử liệu tồn tại độc lập với tài liệu truyền thống để có những khâu nghiệp vụ thống nhất về nguyên tắc và phương pháp quản lý phù hợp

- Tiêu chuẩn thông tin mới

Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, có những sự kiện xuất hiện

lần đầu tiên Chúng ta cần chú ý đến những cái mới của thông tin xuất hiện trong sự kiện Chúng ta cần phải xem xét thêm những thời điểm mang tính lịch sử của cơ quan, tổ chức như tài liệu nghe nhìn ghi lại thời điểm khởi công một công trình do cơ quan, tổ chức làm chủ đầu tư, một sự kiện quan trọng diễn ra trong tỉnh do cơ quan, tổ chức chủ trì Những thông tin mới này có một ý nghĩa rất quan trọng, ghi dấu lịch sử hình thành và hoạt động của một

cơ quan, địa phương Tất cả những hình ảnh có thông tin mới hoặc lần đầu tiên xuất hiện như vậy đều phải được lựa chọn để đưa vào bảo quản vĩnh viễn

- Tiêu chuẩn nghệ thuật

Một tác phẩm, công trình văn hóa nghệ thuật có giá trị, chất lượng sẽ là nhân tố cổ vũ nhân dân trong công cuộc đổi mới, xây dựng đất nước, góp phần nâng cao đời sống văn hóa, ổn định xã hội; Tài liệu nghe nhìn vừa mang tính thời sự, vừa mang tính nghệ thuật Vận dụng tiêu chuẩn này trong xác định thành phần tài liệu nộp lưu, chúng ta cần xem xét những tài liệu nghe nhìn đạt giá trị nghệ thuật cao, có tác động mạnh mẽ đối với tư tưởng, tình cảm của con người Đó là các tác phẩm đạt giải cao trong các cuộc thi, các lễ hội, âm sắc truyền thống của dân tộc, các hình ảnh, họa tiết của các di sản cha ông để lại Những tài liệu nghe nhìn này giúp cho người xem có cảm giác sự kiện đó đang xảy ra, đang hoạt động Và đây là chính là một nguồn sử liệu vô giá cho thế hệ mai sau trong việc nghiên cứu, tìm hiểu về tiến trình phát triển của xã hội

- Tiêu chuẩn mức độ đầy đủ của sự kiện, hiện tượng

Một sự kiện, hiện tượng xảy ra được tài liệu nghe nhìn ghi nhận lại, việc cần thiết là phải ghi lại đầy đủ quá trình diễn tiến của sự việc theo những quy tắc nhất định Giá trị của tài liệu nghe nhìn phụ thuộc rất lớn vào quá trình thực hiện ghi tin này Tiêu chuẩn này đặt ra cho chúng ta cần thiết phải thực hiện tạo lập tài liệu nghe nhìn như thế nào, không phải lúc nào cũng có thể chụp ảnh, hay quay phim mà người cầm máy phải lựa chọn những tình huống, những góc độ phù hợp để tạo lập tài liệu nghe nhìn Thực hiện tiêu chuẩn này giúp cho chúng ta có thông tin đầy đủ của sự kiện, hiện tượng