Xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ đại học thái nguyên

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN LÊ HOÀI GIANG XÁC ĐỊNH NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU NỘP LƢU VÀO LƢU TRỮ ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN LUẬN VĂN THẠC SĨ Ngành: Lƣu trữ học Hà Nội – 2015 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN LÊ HOÀI GIANG XÁC ĐỊNH NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU NỘP LƢU VÀO LƢU TRỮ ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành: Lƣu trữ học Mã số: 60 32 03 01 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS Đào Đức Thuận Hà Nội - 2015 MỤC LỤC MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Đặt vấn đề Mục tiêu nhi m vụ nghiên cứu của đề tài ệ Đối tượng và pha ̣m vi nghiên c ứu Lịch sử nghiên cứu vấ n đề Phương pháp nghiên c ứu Các nguồn tài liệu thamkhảo Đóng góp của đề tài Bố cục đề tài CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN ĐỂ XÁC ĐỊNH NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU NỘP LƢU VÀO LƢU TRỮ ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN 12 1.1 Khái niệm mục đích, ý nghĩa công tác xác định nguồn thành phần tài liệu 12 , 1.1.1 Một số khái niệm 12 1.1.2 Mục đích, ý nghĩa công tác xác định nguồn thành phần tài liệu 13 1.2 Cơ sở lý luận để xác định nguồn thành phần tài liệu ƣu vào các khoƣu trữ 14 nộp l l 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ quan hình thành tài liệu 14 1.2.2 Các nguyên tắc mang tính phương pháp luận Chủ nghĩa Mác – Lênin để lựa chọn tài liệu có ý nghĩa nộp vào lưu trữ 15 1.2.2.1 Nguyên tắ c 15 1.2.2.2 Phương pháp 18 1.2.2.3 Nhóm tiêu chuẩn nội dung, xuất xứ, đặc điểm bên tài liệu 25 1.3 Cơ sở pháp lý thực tiễn để xác đinh nguồ n và thành phần tài liệu nộp lƣu vào ̣ các kho lƣu trữ 27 TIỂU KẾT CHƢƠNG 33 CHƢƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC NỘP LƢU TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN 34 2.1 Tổ chức hoạt động Đại học Thái Nguyên 34 2.2 Thực trạng công tác nộp lưu tài liệu lưu trữ Đại học Thái Nguyên 37 2.2.1 Giới hạn phông lưu trữ 37 2.2.2 Thành phần, nội dung tài liệu Đại học Thái Nguyên 38 2.2.2.1 Khối tài liệu Văn phòng Đại học 38 2.2.2.2 Khối tài liệu đơn vị trực thuộc 53 2.2.3 Giá trị tài liệu 59 2.2.3.1 Giá trị thực tiễn 60 2.2.3.2 Giá trị lịch sử 63 2.2.4 Thực trạng công tác nộp lưu tài liệu vào trữ Đại học Thái Nguyên 64 2.2.4.1 Ưu điểm 65 2.2.4.2 Tồn 66 2.2.4.3 Nguyên nhân 67 TIỂU KẾT CHƢƠNG 73 CHƢƠNG NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CẦN GIAO NỘP VÀO LƢU TRỮ ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN 74 3.1 Căn lập danh mục tài liệu hình thành hoạt động các đơn vị thuộc nguồn nộp lƣu vào lƣu trữ Đại học Thái Nguyên 74 3.2 Xây dựng danh mu ̣c các đ vi và thành phầ n tài liêu của các ơn ̣ đơn vi là nguồ n nô ̣p ̣ ̣ lƣu vào lƣu trữ Đa ̣i ho ̣c Thái Nguyên 75 3.2.1 Danh mục đơn vị nguồn nộp lưu vào lưu trư Đại học Thái Nguyên 75 3.2.2 Danh mục thành ph tài liệu đơn vị nguồn nộp lưu vào lưu trữ Đại ần học Thái Nguyên 79 TIỂU KẾT CHƢƠNG 99 KẾT LUẬN 100 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 101 PHỤ LỤC 107 PHẦN MỞ ĐẦU Đặt vấn đề Trường đại học thiết chế vô quan trọng xã hội bối cảnh nền kinh tế tri thức toàn cầu, trách nhiệm trường đại học trước lịch sử lớn lao hết Nhận thức về vai trò sứ mạng trường đại học nền tảng để hoạch định sách giáo dục, để tìm kiếm giải pháp xây dựng trường đại học thực có chất lượng, đáp ứng được nhu cầu kỳ vọng cả xã hội Dù có cội rễ từ châu Âu hay châu Á, dù hình thành nước giàu hay nước nghèo, dù có lịch sử hàng trăm năm hay vừa thành lập, dù công hay tư, trường đại học được coi trường đại học thực không đáp ứng được nhiều kỳ vọng mà lịch sử xã hội đặt lên vai thông qua vai trò sứ mệnh mà phải thực hiện: nơi kiến tạo tri thức, nơi lưu giữ truyền tải di sản tri thức các giá trị tinh thần nhân loại, nơi khai sáng người Với ý nghĩa ấy, các trường đại học đóng vai trò kiến tạo, xây dựng cho xã hội người có đủ đức, đủ tài để thực nhiệm vụ đất nước Điều Luật Giáo dục Đại học (luật số 08/2012/QH13) Quốc hội có quy định: Mục tiêu giáo dục đại học “Đào tạo nhân lực, nâng cao dân trí, bồi dưỡng nhân tài; nghiên cứu khoa học, công nghệ tạo tri thức, sản phẩm mới, phục vụ yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh hội nhập quốc tế”; “Đào tạo người học có phẩm chất trị, đạo đức; có kiến thức, kỹ thực hành nghề nghiệp, lực nghiên cứu phát triển ứng dụng khoa học công nghệ tương xứng với trình độ đào tạo; có sức khoẻ; có khả sáng tạo trách nhiệm nghề nghiệp, thích nghi với môi trường làm việc; có ý thức phục vụ nhân dân” [22;02] Với sứ mệnh trên, trường đại học nơi lưu trữ tài liệu có giá trị tổ chức hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học chuyển giao công nghệ Trong quá trình hoạt động với hai chức trên, các trường đại học sản sinh khối lượng tài liệu lớn, phong phú về hình thức, đa dạng về nội dung có giá trị về nhiều mặt Khối tài liệu ghi lại phản ánh hoạt động các trường đại học công tác giáo dục đào tạo, nghiên cứu khoa học Đây cứ, chứng pháp lý xác thực phục vụ hoạt động quản lý các trường đại học, phục vụ các nhu cầu đáng khác cán bộ, giảng viên, sinh viên Hiện nay, việc thu thập tài liệu có giá trị vào lưu trữ để bảo quản các phòng, kho ý nghĩa riêng với ngành giáo dục mà có ý nghĩa vô to lớn cả dân tộc Bởi hệ thống giáo dục quốc dân đóng vai trò viên gạch kiến tạo nên tri thức phục vụ cho việc thực các nhiệm vụ đất nước Việc thu thập tài liệu lưu trữ các quan vào phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam thuộc thẩm quyền các quan lưu trữ nhà nước nhiệm vụ các quan sản sinh tài liệu Nhưng thực tế công tác lưu trữ số sở giáo dục nhiều hạn chế Tài liệu chưa được phân loại theo quy định, chưa tập trung tài liệu kho, phòng lưu trữ để bảo quản cho phù hợp Bất kỳ kho lưu trữ không quản lý được đầy đủ tài liệu, không thường xuyên thu thập, bổ sung tài liệu vào kho không thực tốt được các khâu nghiệp vụ khác công tác lưu trữ Do đó, việc xác định nguồn thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu công việc quan trọng hàng đầu kho lưu trữ Viê ̣c đổ i mới và hoàn thiê ̣n công tác lưu trữ để thực hiê ̣n nhiê ̣m vu ̣ gìn giữ và giá trị tài liệu lưu trữ chủ trương quan trọng Đảng Nhà nước phát huy Để tài liê ̣u lưu trữ phát huy đươ ̣c vai trò của nó thì công tác thu thâ ̣p , bổ sung tài liê ̣u vào các kho lưu trữ vô quan trọng Hiê ̣n nay, các trường đại học – nhấ t là đại học vùng các trường đại học lớn rấ t quan tâm đế n viê ̣c thu thâ ̣p , bổ sung, bảo quản phát huy giá trị tài liệu lưu trữ công tác quản lý , đào ta ̣o Tuy nhiên , số lươ ̣ng các trườ ng có đươ ̣c danh mu ̣c tài liê ̣u cầ n nô ̣p lưu vào lưu trữ , bảo quản chưa nhiều Từ thực tế cho thấ y, nhiề u năm qua , công tác lưu trữ chưa thực sự đươ ̣c quan tâm , tài liê ̣u hinh thành từ hoa ̣t đô ̣ng q uản lý, đào ta ̣o của các Trường cũng không đươ ̣c tâ ̣p ̀ trung vào mô ̣t mố i , phầ n lớn tài liê ̣u bi ̣phân tán hoă ̣c chưa có biê ̣n pháp để thu thâ ̣p quản lý Trong công tác quản lý, nhiều phận chưa thấy được tầm quan trọng việc lưu giữ tài liệu, nên việc nộp lưu tài liệu chậm trễ Điều Thông tư số 08/TT-BGDĐT ban hành quy chế tổ chức hoạt động Đại học vùng các sở giáo dục Đại học thành viên có quy định: “Đại học vùng sở giáo dục đại học công lập bao gồm các sở giáo dục đại học thành viên, các đơn vị trực thuộc đại học vùng, tổ chức theo hai cấp, đào tạo đa ngành, đa lĩnh vực các trình độ giáo dục đại học thực công tác nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế - xã hội vùng, miền cả nước Đại học vùng trực thuộc Bộ Giáo dục Đào tạo chịu quản lý Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (gọi chung Ủy ban nhân dân cấp tỉnh) nơi đại học vùng đặt trụ sở các lĩnh vực được phân công theo quy định của pháp luật; có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng” [43;1] Thực tra ̣ng công tác lưu trữ ở Đa ̣i ho ̣c Thái Nguyên cũng chưa có mô ̣t văn bản quy định cụ thể tài liệu lưu trữ sẽ được nộp vào quan quản lý Nhà nước Xuấ t phát từ những lý , lựa cho ̣n đề tài “Xác đinh nguồ n và thành ̣ phầ n tài liê ̣u nộp lưu vào lưu trữ Đa ̣i học Thái Nguyên” làm đề tài cho luận văn cao ho ̣c Lưu trữ ho ̣c của mình Thực hiê ̣n đề tài này , mong muố n góp phầ n vào viê ̣c hoàn thiê ̣n công tác lưu trữ ở Đa ̣i ho ̣c Thái Nguyên Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cƣu của đề tài ́  Mục tiêu nghiên cứu đề tài Thực đề tài hướng đến hai mục tiêu chính: - Khái quát được thực trạng công tác nộp lưu tài liệu vào lưu trữ Đại học Thái Nguyên - Đề xuất danh mục nguồn thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ Đại học Thái Nguyên  Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Đề tài được triển khai việc thực các nhiệm vụ bản sau đây: - Phân tích sở lý luận thực tiễn để xác định nguồn thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ Đại học Thái Nguyên - Nêu đánh giá thực trạng công tác nộp lưu tài liệu vào lưu trữ Đại học Thái Nguyên - Nghiên cứu xây dựng danh mục nguồn thành phần tài liệu cần giao nộp vào lưu trữ Đại học Thái Nguyên 3 Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu  Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài vấn đề xác định nguồn thành phần tài liệu cần giao nộp vào lưu trữ Đại học Thái Nguyên  Phạm vi nghiên cứu - Thời gian: Khối tài liệu hành chính, khoa học kỹ thuật hình thành từ thành lập các đơn vị trực thuộc Đại học Thái Nguyên đến (Từ năm 1965 – 2014) - Không gian: Tài liệu sản sinh quá trình họat động quan Đại học Thái Nguyên các đơn vị trực thuộc Đại học Thái Nguyên Lịch sử nghiên cứu vấn đề Trên thế giới, có rất nhiều các công trình nghiên cứu khoa học về vấn đề thu thâ ̣p, bổ sung tài liê ̣u và lưu trữ Từ những năm 50 - 60 kỷ trước , các nhà khoa ho ̣c của các nước Liên Xô , Trung Quố c , Anh, Mỹ… tiến hành nhiều nghiên cứu lý luâ ̣n và thực tiễn để nhằ m hoàn thiê ̣n ̣ thố ng lý luâ ̣n về lưu t rữ Những nghiên cứu này là tư liê ̣u bổ ich cho hầ u hế t các nước tham khảo , phục vụ cho mục ́ đích nghiên cứu và hoàn thiê ̣n công tác lưu trữ Theo nghiên cứu tác giả Nguyễn Lệ Nhung đề tài “Xác định nguồn thành phần tài liệu quan, tổ chức Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng” từ năm 1957, hai nhà lưu trữ người Tây Đức B.Rorôm G.Zante đưa quan điểm: trước lựa chọn tài liệu để bảo quản, cần phải tiến hành lựa chọn xác các quan nguồn thu thập [30] Cũng vào năm 50 - 60 kỷ trước, số văn bản đạo công tác thu thập, sưu tầm tài liệu nói chung công tác xác định các tài liệu thuộc diện phải giao nộp vào các kho lưu trữ được các nhà lưu trữ Xô Viết quan tâm nghiên cứu Năm 1960, bản danh mục (mẫu) các quan, đoàn thể, xí nghiệp mà tài liệu có hoặc không thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ Nhà nước được xây dựng Từ trở đi, Tổng cục lưu trữ Liên Xô dẫn việc sửa đổi, bổ sung các bản danh mục nói Năm 1973, để bảo đảm cho việc nộp lưu có chất lượng cao hơn, bảng kê tài liệu thuộc diện nộp lưu vào các Viện lưu trữ Nhà nước được ban hành Bảng kê không bao gồm tài liệu tiêu biểu chung các quan mà nhiều loại tài liệu đặc thù phản ánh tính chất hoạt động theo ngành các quan chuyên môn Bảng kê năm 1973 chức công cụ xác định nguồn thành phần tài liệu công cụ trợ giúp cho công tác bổ sung, thu thập tài liệu các viện lưu trữ Nhà nước Bên cạnh đó, công trình tập về “Lý luận thực tiễn công tác đánh giá giá trị tài liệu công tác bổ sung Viện lưu trữ Nhà nước Liên Xô” Viện nghiên cứu khoa học về văn kiện lưu trữ ấn hành năm 1974, các tác giả F.I.Đônghie, A.V.Elnachepxki, A.P.Kurantôp, B.G.Litvac, A.C.Malichikôp, B.M.Mamonôp K.I.Ruđensơn trình bày tương đối chi tiết về lý luận thực tiễn công tác thu thập bổ sung tài liệu, tiêu chuẩn ý nghĩa quan đơn vị hình thành phông ý nghĩa nội dung tài liệu được đề cập đến tiêu chuẩn công tác bổ sung tài liệu vào các Viện lưu trữ Nhà nước Các nhà lưu trữ Anh lại có quan điểm riêng vấn đề lựa chọn tài liệu để bảo quản Họ cho rằng, giá trị trước hết phụ thuộc vào ý nghĩa quan, đơn vị hình thành phông, thông tin về cấu tổ chức, chức năng, hoạt động quan sản sinh tài liệu giá trị tài liệu phản ánh công việc hoàn thành Các nhà lưu trữ Pháp đưa quan điểm: lựa chọn tài liệu để nộp lưu vào các viện lưu trữ từ các nguồn nộp lưu không quan tâm đến các nhóm tài liệu văn kiện có giá trị mà phải xác định tài liệu hết giá trị để loại huỷ Càng về sau, với phát triển công tác lưu trữ nói chung, có nhiều công trình nghiên cứu về công tác thu thập, bổ sung tài liệu Ngày nay, nhiều nước Thế giới Mỹ, Anh, Nga, Trung Quốc, Oxtraylia, Malaysia… bổ sung thêm vào hệ thống lý luận công tác lưu trữ công trình nghiên cứu việc thu thập tài liệu nói chung, tài liệu lưu trữ điện tử nói riêng Ngoài ra, quan điểm về lựa chọn tài liệu để đưa vào lưu trữ được nhiều nhà nghiên cứu đưa các hội nghị lưu trữ quốc tế khu vực Những nghiên cứu tư liệu bổ ích, nhiên, quốc gia lại có chế độ trị, hệ thống quản lý nhà nước khác nên cần có nghiên cứu riêng cho phù hợp với thực tiễn Ở Việt Nam, nhiều xuất bản phẩm, đề tài nghiên cứu khoa học, viết, luận văn thạc sĩ, khoá luận tốt nghiệp đại học, báo cáo khoa học cán bộ, giảng viên, sinh viên đề cập đến vấn đề  Về xuất bản phẩm, có sách “Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ” (1990, Nxb Đại học Giáo dục chuyên nghiệp) nhóm tác giả Nguyễn Văn Hàm, Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền biên soạn  Đề tài nghiên cứu khoa học có số công trình: “Nghiên cứu sở khoa học để xây dựng nguồn thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cấp huyện” (Tác giả Nguyễn Nghĩa Văn chủ biên, mã số 95-98-011); “Nghiên cứu xác định thành phần tài liệu tiêu biểu thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III quan quản lý Nhà nước Trung ương” (Nguyễn Thị Tâm (chủ biên), Nguyễn Thiên Ân, Hoàng Minh Cường, Vương Thị Nấm, Nguyễn Thị Thuần, Dương Thị Thái, Triệu Văn Cường, mã số 99-98-030);  Các viết đăng tạp chí: “Xác định giá trị tài liệu – nhiệm vụ khó khăn lưu trữ nay” (Tác giả Nguyễn Liên Hương, năm 2011); “Bàn nguyên tắc đánh giá giá trị tài liệu lưu trữ” (Tác giả Văn Lưu, năm 1975); “Các nguyên tắc phương pháp luận phương pháp xác định giá trị tài liệu lưu trữ” (Tác giả Nguyễn Văn Thâm, năm 1985); “Vận dụng tiêu chuẩn đánh giá qua chỉnh lý tài liêu văn kiện” (Tác giả Bùi Quang Hoan, năm 1971); “Bàn tiêu chuẩn đánh giá giá trị tài liệu lưu trữ” (Tác giả Lê Văn In, năm 1975); “Sự quán giá trị thời hạn bảo quản tài liệu” (Tác giả Thái Hà, năm 1992); “Bảng thời hạn bảo quản việc lựa chọn nguồn sử liệu” (Tác giả Dương Văn Khảm, năm 2005)…  Về luận văn thạc sĩ, khoá luận tốt nghiệp học viên cao học sinh viên được lưu Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng – Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn: “Nguồn thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ quan Tập đoàn Bưu Viễn thông” (Ký hiệu: LV.255 – Lã Thị Thanh); “Nghiên cứu giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ trung tâm lưu trữ Thành phố Đà Nẵng (Ký hiệu: LV.93 – Hoàng Văn Thanh); “Bổ sung tài liệu vào trung tâm Lưu trữ tỉnh – Thực trạng giải 2.2 2.2.1 Tài liệu tổ chức, cán Tài liệu thành lập đơn vị, phận - Quyết định thành lập các đơn vị, phận Tài liệu tuyển dụng, bổ nhiệm, thuyên chuyển cán 2.2.2 - Quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, thuyên chuyển cán vị trí chủ chốt 2.2.3 2.3 Tài liệu nâng lương, nâng ngạch - Quyết định nâng lương, nâng ngạch các cán chủ chốt Tài liệu nghiên cứu khoa học Các đề tài nghiên cứu khoa học cấp Đại học trở lên - Đề xuất đề tài khoa học công nghệ - Phiếu đánh giá đề xuất đề tài khoa học công nghệ - Biên bản họp hội đồng xác định danh mục đề tài khoa học công nghệ - Thuyết minh đề tài khoa học công nghệ - Tiềm lực khoa học tổ chức, cá nhân thực đề tài khoa học công nghệ - Phiếu đánh giá thuyết minh đề tài khoa học công nghệ - Biên bản họp hội đồng tuyển chọn tổ chức, cá nhân thực đề tài 2.3.1 khoa học công nghệ - Bổ sung thuyết minh đề tài khoa học công nghệ - Báo cáo tình hình thực đề tài khoa học công nghệ - Biên bản kiểm tra tình hìn thực đề tài khoa học công nghệ - Hợp đồng triển khai thực đề tài khoa học công nghệ - Biên bản lý hợp đồng khoa học công nghệ - Hợp động thuê khoán chuyên môn - Biên bản nghiệm thu lý hợp đồng thuê khoán chuyên môn - Thông tin kết quả nghiên cứu - Thông tin kết quả nghiên cứu tiếng Anh - Danh sách giới thiệu thành viên hội đồng đánh giá nghiệm thu 93 - Phiếu đánh giá nghiệm thu đề tài khoa học công nghệ - Biên bản họp hội đồng đánh giá nghiệm thu đề tài khoa học công nghệ - Phiếu nhận xét lý đề tài khoa học công nghệ - Biên bản họp hội đồng lý đề tài khoa học công nghệ - Bìa Báo cáo tổng kết đề tài khoa học công nghệ - Bìa phụ Báo cáo tổng kết đề tài khoa học công nghệ - Bìa báo cáo tóm tắt kết quả nghiên cứu đề tài khoa học công nghệ - Bìa Tập hợp minh chứng kết quả, sản phẩm đề tài khoa học công nghệ - Dự toán chi đề tài khoa học công nghệ - Quyết toán chi đề tài khoa học công nghệ - Chi họp hội đồng nghiệm thu đề tài khoa học công nghệ - Chi đọc viết nhận xét đề tài khoa học công nghệ - Chi công tham gia nghiên cứu/quản lý đề tài khoa học công nghệ - Giấy biên nhận 2.4 Tài liệu chuyển giao công nghệ vào sản xuất Tài liệu chuyển giao kết nghiên cứu khoa học (Đối với công trình nghiên cứu khoa học cấp Đại học trở lên) 2.4.1 - Quyết định thành lập hội đồng nghiệm thu sản phẩm - Biên bản chuyển giao công nghệ - Kết quả chuyển giao công nghệ vào sản xuất 2.5 2.5.1 Tài liệu phục vụ đào tạo Tài liệu đào tạo - Quyết định thành lập các phòng thí nghiệm - Chương trình thực hành cho ngành học 3.1 3.1.1 3.1.2 Các đơn vị phục vụ đào tạo Tài liệu hành Tài liệu công tác lãnh đạo, đạo - Các quy đinh, quy chế quan, đơn vị Tài liệu kế hoạch, báo cáo tổng kết - Các tài liệu kế hoạch, báo cáo hoạt động chủ chốt quan 94 3.1.3 Tài liệu thi đua khen thưởng - Quyết định khen thưởng quan theo nhiệm kỳ Tài liệu đối nội, đối ngoại - Các văn bản về hoạt động nội quan liên quan đến việc tổ 3.1.4 chức máy, tổ chức nhân - Các văn bản về hoạt động hợp tác với đối tác Quốc tế, với các đối tác chiến lược (Các Viện Khoa học, các trường đại học giới) Tài liệu tra, kiểm tra 3.1.5 - Quyết định, biên bản, kết luận tra, kiểm tra Đại học hoặc các đơn vị cấp cao Tài liệu hội nghị, hội họp 3.1.6 - Tài liệu liên quan đến hội nghị, họp quan trọng (Quyết định, danh sách khách mời, văn bản làm việc…) Tài liệu văn thư lưu trữ 3.1.7 - Tài liệu liên quan đến việc biên soạn các quy định về công tác văn thư, lưu trữ quan (Quyết định thành lập ban soạn thảo, hội đồng kiểm duyệt, định ban hành…) 3.2 3.2.1 Tài liệu tổ chức, cán Tài liệu thành lập đơn vị, phận - Quyết định thành lập các đơn vị, phận Tài liệu tuyển dụng, bổ nhiệm, thuyên chuyển cán 3.2.2 - Quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, thuyên chuyển cán vị trí chủ chốt 3.2.3 Tài liệu nâng lương, nâng ngạch - Quyết định nâng lương, nâng ngạch các các chủ chốt 3.3 Tài liệu tổ chức đào tạo, bồi dƣỡng các chƣơng trình cấp chứng theo yêu cầu Tài liệu đào tạo 3.3.1 - Quyết định về việc đơn vị được tổ chức đào tạo, bồi dưỡng các chương trình 95 3.4 Tài liệu nghiên cứu khoa học Tài liệu công trình nghiên cứu khoa học cấp Đại học trở lên - Đề xuất đề tài khoa học công nghệ - Phiếu đánh giá đề xuất đề tài khoa học công nghệ - Biên bản họp hội đồng xác định danh mục đề tài khoa học công nghệ - Thuyết minh đề tài khoa học công nghệ - Tiềm lực khoa học tổ chức, cá nhân thực đề tài khoa học công nghệ - Phiếu đánh giá thuyết minh đề tài khoa học công nghệ - Biên bản họp hội đồng tuyển chọn tổ chức, cá nhân thực đề tài khoa học công nghệ - Bổ sung thuyết minh đề tài khoa học công nghệ - Báo cáo tình hình thực đề tài khoa học công nghệ - Biên bản kiểm tra tình hìn thực đề tài khoa học công nghệ 3.4.1 - Hợp đồng triển khai thực đề tài khoa học công nghệ - Biên bản lý hợp đồng khoa học công nghệ - Hợp động thuê khoán chuyên môn - Biên bản nghiệm thu lý hợp đồng thuê khoán chuyên môn - Thông tin kết quả nghiên cứu - Thông tin kết quả nghiên cứu tiếng Anh - Danh sách giới thiệu thành viên hội đồng đánh giá nghiệm thu - Phiếu đánh giá nghiệm thu đề tài khoa học công nghệ - Biên bản họp hội đồng đánh giá nghiệm thu đề tài khoa học công nghệ - Phiếu nhận xét lý đề tài khoa học công nghệ - Biên bản họp hội đồng lý đề tài khoa học công nghệ - Bìa Báo cáo tổng kết đề tài khoa học công nghệ - Bìa phụ Báo cáo tổng kết đề tài khoa học công nghệ - Bìa báo cáo tóm tắt kết quả nghiên cứu đề tài khoa học công nghệ - Bìa Tập hợp minh chứng kết quả, sản phẩm đề tài khoa học công nghệ 96 - Dự toán chi đề tài khoa học công nghệ - Quyết toán chi đề tài khoa học công nghệ - Chi họp hội đồng nghiệm thu đề tài khoa học công nghệ - Chi đọc viết nhận xét đề tài khoa học công nghệ - Chi công tham gia nghiên cứu/quản lý đề tài khoa học công nghệ - Giấy biên nhận Tài liệu quản lý, đào tạo sinh viên 3.5 3.5.1 Tài liệu quản lý học sinh, sinh viên đào tạo, rèn luyện - Quy định về chương trình đào tạo, quản lý học sinh, sinh viên 3.6 Tài liệu tổ chức khảo thí, bồi dƣỡng, thi, cấp chứng nƣớc Tài liệu tổ chức bồi dưỡng thi chứng nước nước 3.6.1 - Các quy định về việc tổ chức bồi dưỡng chứng nước - Quy định về việc cấp chứng 3.2.2 Hướng dẫn sử dụng bảng danh mục thành phần tài liệu cần giao nộp vào lưu trữ Đại học Thái Nguyên Danh mục tài liệu cần giao nộp vào Lưu trữ Đại học Thái Nguyên được xây dựng nhằm giúp phận lưu trữ quan việc thu thập, lựa chọn tài liệu, hồ sơ có giá trị lịch sử, trị, khoa học ý nghĩa khác để giao nộp vào lưu trữ lịch sử Bảng danh mục hồ sơ, tài liệu giúp cán việc thu thập hồ sơ, tài liệu có giá trị Theo Điều 11 – Luật Lưu trữ (2011) có quy định thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan: “Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc” “Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được toán hồ sơ, tài liệu xây dựng bản” [23;4] Tại điều 21 có quy định thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử: “Trong thời hạn 10 năm kể từ năm công việc kết thúc, quan, tổ chức thuộc danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử” [23;8] Lưu trữ Đại học Thái Nguyên lưu trữ hành, đó, khoảng thời gian các đơn vị thành viên nộp tài liệu về lưu trữ Đại học Thái Nguyên 97 được quy định điều 11 – Luật Lưu trữ Tuy nhiên, nay, các văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ chưa có văn bản quy định cụ thể tài liệu lưu trữ Đại học Thái Nguyên sẽ được giao nộp về đâu Đây nguyên nhân khiến cho việc thực các nghiệp vụ công tác lưu trữ chưa thực hiệu quả Dưới vài ý kiến mang tính hướng dẫn về việc sử dụng bảng danh mục hồ sơ, tài liệu: Một là, cán làm công tác văn thư, việc sử dụng danh mục hồ sơ, tài liệu giúp nâng cao chất lượng công tác văn thư Dựa vào bảng danh mục, cán văn thư xác định được hồ sơ cần giao nộp vào lưu trữ, tránh tình trạng lập hồ sơ thiếu nộp thiếu tài liệu vào lưu trữ Đồng thời hạn chế được việc nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị hành Hai là, cán lưu trữ, dựa vào bảng danh mục hồ sơ, tài liệu phát được hồ sơ, tài liệu chưa được giao nộp, từ có kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Ba là, bảng danh mục giúp cho quan lưu trữ lịch sử tiến hành thu thập xác định giá trị tài liệu giao nộp tài liệu lưu trữ Đại học Thái Nguyên vào lưu trữ lịch sử 98 TIỂU KẾT CHƢƠNG Qua phần nghiên cứu các đơn vị nguồn sản sinh tài liệu, thành phần, nội dung tài liệu, nghiên cứu đưa danh mục các quan nguồn nộp lưu thành phần tài liệu cần giao nộp vào lưu trữ Đại học Thái Nguyên Ngoài ra, từ khả giới hạn nghiên cứu mình, đề xuất thêm số lưu ý việc sử dụng các bản danh mục Bảng danh mục công cụ giúp cho việc thu thập tài liệu từ văn phòng Đại học Thái Nguyên các đơn vị thành viên vào lưu trữ Đại học Các đề xuất được sử dụng tài liệu tham khảo, góp phần nâng cao hiệu quả chung công tác lưu trữ Đại học Thái Nguyên thời gian tới 99 KẾT LUẬN Đại học Thái Nguyên các sở giáo dục lớn cả nước, tài liệu sản sinh hoạt động Đại học Thái Nguyên phận quan trọng Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam Xác định danh mục thành phần tài liệu Đại học Thái Nguyên cần đưa vào lưu trữ công việc cần thiết, giúp bảo vệ giá trị nguồn thông tin quý giá tài liệu Bảng danh mục hồ sơ, tài liệu cứ để các đơn vị giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan Trong quá trình thực đề tài, nội dung được đưa phần chính, xin đưa số ý kiến: Công tác lưu trữ công việc đòi hỏi đầu tư cả về tài nhân lực, để công tác lưu trữ thực có hiệu quả các cá nhân đơn vị có liên quan phải có kết hợp Song song với việc thực các quy định nhà nước về công tác lưu trữ các đơn vị cần xây dựng quy định về khen thưởng xử lý vi phạm công tác lưu trữ Điều giúp nâng cao ý thức cán bộ, nhân viên quan việc xây dựng nền hành nhà nước Nội dung đề tài bước đầu nghiên cứu, nhiều vấn đề cần được tiếp tục nghiên cứu thời gian tới Chúng mong nhận được góp ý, bảo các Thầy giáo, Cô giáo, các nhà khoa học độc giả 100 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nguyễn Thị Kim Chi, Xác định thành phần nội dung tài liệu hình thành hoạt động Bộ Y tế cần nộp vào Trung tâm lưu trữ quốc gia III, Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, LV.37 [2] Công văn 262/LTNN-NVTW ngày 12/6/2001 Cục Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu các quan hành nhà nước trung ương thuộc diện nộp lưu vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia [3] Hồ Thị Ngọc Hà, (2010), Công tác văn thư lưu trữ trường Đại học Hà Nội – Thực trạng giải pháp, Khóa luận tốt nghiệp Đại học, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, TC.143 [4] Phạm Thị Hà, (2004), Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ tỉnh uỷ Hà Tĩnh, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng [5] Nguyễn Văn Hàm, Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền, (1990), Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, Nhà xuất bản Đại học Giáo dục chuyên nghiệp [6] Phan Thị Hạnh, (2000), Phương án xây dựng lưu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội, Khóa luận tốt nghiệp Đại học, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, KL.41 [7] Nguyễn Thị Hằng, (2005), Nguồn thành phần tài liệu bổ sung vào trung tâm lưu trữ tỉnh Ninh Bình - thực trạng giải pháp, Khóa luận tốt nghiệp Đại học, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, KL.165 [8] Nguyễn Thị Hiệp, (2009), Nghiên cứu xây dựng danh mục nguồn thành phần tài liệu nộp vào lưu trữ Tổng công ty Bưu Việt Nam, Khóa luận tốt nghiệp Đại học, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, KL.316 [9] Bùi Quang Hoan, (1971), Vận dụng tiêu chuẩn đánh giá qua chỉnh lý tài liêu văn kiện, Nội san Công tác lưu trữ hồ sơ, số 2, trang 12 101 [10] Trần Quang Hồng, (2002), Bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh - Thực trạng giải pháp, Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, LV.10 [11] Trần Quang Hồng, Về công tác bổ sung tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, Khóa luận tốt nghiệp Đại học, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, KL.10 [12] Lã Thị Hồng, (2004), Xác định giá trị tài liệu hành hình thành hoạt động công ty 100% vốn Nhà nước, Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, LV.10 [13] Nguyễn Thị Huệ, (2003), Nguồn bổ sung tài liệu vào trung tâm lưu trữ thuộc văn phòng Hội đồng nhân dân ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên, Khóa luận tốt nghiệp Đại học, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, TC.19 [14] Trịnh Ngọc Hùng, Vấn đề bổ sung tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh Hà Tây - thực trạng giải pháp, Khóa luận tốt nghiệp Đại học, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, KL.11 [15] Nguyễn Liên Hương, (2011), Xác định giá trị tài liệu – nhiệm vụ khó khăn lưu trữ nay, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 10, trang 13 [16] Lê Văn In, (1975), Bàn tiêu chuẩn đánh giá giá trị tài liệu lưu trữ, Tập san Văn thư Lưu trữ số 1, trang 21 [17] Dương Văn Khảm, (2005), Bảng thời hạn bảo quản việc lựa chọn nguồn sử liệu, Tạp chí Văn thư - lưu trữ Việt Nam số 2, 2005, trang 43 [18] Dương Văn Khảm, (2011), Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam, Nhà xuất bản Văn hóa thông tin [19] Vũ Thị Tuyết Lan, (2004), Công tác văn thư trường Đại học Sư phạm Thái Nguyên, Khóa luận tốt nghiệp Đại học, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, TC.20 [20] Cao Thị Lành, (2004), Xác định nguồn bổ sung tài liệu vào trung tâm lưu trữ thuộc văn phòng Hội đồng nhân dân ủy ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn, 102 Khóa luận tốt nghiệp Đại học, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, TC.33 [21] Trần Thị Loan, (2004), Xác định giá trị tài liệu hình thành hoạt động trường Trung học chuyên nghiệp, Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng [22] Luật giáo dục Đại học (Luật số 08/2012/QH13) Quốc hội (Nguồn: www.chinhphu.vn) [23] Luật lưu trữ (Luật số 01/2011/QH13) Quốc hội (Nguồn: www.chinhphu.vn) [24] Văn Lưu, (1975), Bàn nguyên tắc đánh giá giá trị tài liệu lưu trữ, Nội san Văn thư Lưu trữ, số 1, trang 18 [25] Đỗ Thị Mai, (2006), Thực trạng giải pháp hoàn thiện công tác lưu trữ trường Đại học Thương mại, Khóa luận tốt nghiệp Đại học, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng [26] Chủ tịch Hồ Chí Minh, Thông đạt số 1C/VP ngày 03/01/1946 về việc cấm tùy tiện tiêu hủy hồ sơ, tài liệu (Nguồn: vpubnd.backan.gov.vn) [27] Nghị định 142/CP ngày 29/8/1963 Hội đồng phủ ban hành Điều lệ về công tác công văn giấy tớ công tác lưu trữ (Nguồn: thuvienphapluat.vn) [28] Nguyễn Thị Nhàn, Cơ sở khoa học để xác định thành phần tài liệu Bộ Thương Mại phải thu thập, bổ sung vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia, Khóa luận tốt nghiệp Đại học, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, KL.121 [29] Nguyễn Lệ Nhung, (2007), Vài nét việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ Đảng với yêu cầu xây dựng nguồn sử liệu cho nghiên cứu lịch sử, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 01, trang 12 [30] Nguyễn Lệ Nhung, (2000), Xác định nguồn thành phần tài liệu quan, tổ chức Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng, Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ [31] Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia (2001), Ủy ban thường vụ Quốc hội (Nguồn: thuvienphapluat.vn) 103 [32] Trần Văn Quang, Thu thập, bổ sung tài liệu khoa học kỹ thuật Trung tâm lưu trữ Quốc gia III, Khóa luận tốt nghiệp Đại học, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, KL.298 [33] Nguyễn Ngọc Quý, (2008), Xác định nguồn thành phần tài liệu quan tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện ủy, Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, LV.56 [34] Đỗ Thị Ngọc Quyên, (2003), Công tác văn thư trường Đại học Nông Lâm Thái Nguyên – Thực trạng giải pháp, Khóa luận tốt nghiệp Đại học, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, TC.27 [35] Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN ngày 25/5/2009 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Danh mục số các quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (Nguồn: thuvienphapluat.vn) [36] Quyết định số 161/QĐ-ĐHTN ngày 24/02/2012 Giám đốc Đại học Thái Nguyên được ký ban hành quy định công tác văn thư, lưu trữ Đại học Thái Nguyên (Nguồn: tnu.edu.vn) [37] Thân Thị San, (2007), Nghiên cứu xây dựng danh mục nguồn thành phần tài liệu bổ sung vào kho lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện Thuỷ Nguyên – Hải Phòng, Khóa luận tốt nghiệp Đại học, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, KL.250 [38] Nguyễn Thị Tâm (chủ biên), Nguyễn Thiên Ân, Hoàng Minh Cường, Vương Thị Nấm, Nguyễn Thị Thuần, Dương Thị Thái, Triệu Văn Cường, Nghiên cứu xác định thành phần tài liệu tiêu biểu thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia quan quản lý Nhà nước Trung ương, mã số 99-98-030 [39] Lã Thị Thanh, Nguồn thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ quan Tập Đoàn Bưu Viễn thông, Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, LV.255 104 [40] Hoàng Văn Thanh, (2010), Công tác lưu trữ trường cao đẳng, thực trạng giải pháp, Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, LV.93 [41] Lâm Hoàng Thảo, (2007), Thu thập bổ sung tài liệu vào trung tâm lưu trữ tỉnh Thái Nguyên – Thực trạng giải pháp, Khóa luận tốt nghiệp Đại học, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, KL.252 [42] Nguyễn Văn Thâm, (1985), Các nguyên tắc phương pháp luận phương pháp Xác định giá trị tài liệu lưu trữ, Tập san Văn thư Lưu trữ, số 3, trang [43] Thông tư số 08/TT-BGDĐT ngày 20/3/2014 Bộ Giáo dục – Đào tạo về việc ban hành quy chế tổ chức hoạt động Đại học vùng các sở giáo dục Đại học thành viên (Nguồn: thuvienphapluat.vn) [44] Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp (Nguồn: thuvienphapluat.vn) [45] Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn xác định quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp (Nguồn: thuvienphapluat.vn) [46] Trần Phương Thuý, Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm lưu trữ tỉnh Thái Nguyên, Khóa luận tốt nghiệp Đại học, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, KL.260 [47] Trần Thị Thuý, Xác Định nguồn thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ EVN, Khóa luận tốt nghiệp Đại học, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, KL.267 [48] Hoàng Thị Tuyết, Nghiên cứu xây dựng danh mục quan nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ tỉnh Thanh Hoá Chứng minh lý luận qua việc xây dựng danh mục quan nguồn nộp lưu tài liệu tỉnh, Khóa luận tốt nghiệp Đại học, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, KL.159 [49] Nguyễn Thị Tú Uyên, (2007), Công tác lưu trữ trường Đại học Thuỷ Lợi - Thực trạng giải pháp, Khóa luận tốt nghiệp Đại học, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, TC.81 105 [50] Nguyễn Nghĩa Văn (chủ biên), Nghiên cứu sở khoa học để xây dựng nguồn thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cấp huyện, mã số 95-98-011 [51] Sươm Sy Xat, (2011), Tổ chức quản lý tài liệu khoa học Đại học Quốc gia Hà Nội, Khóa luận tốt nghiệp Đại học, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, KL.409 106 PHỤ LỤC MỘT SỐ HÌNH ẢNH THỰC TẾ TẠI VĂN PHÒNG ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN VÀ CÁC ĐƠN VỊ THÀNH VIÊN 107