Tổ chức và quản lý lưu trữ cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TRẦN VĂN QUANG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ LƢU TRỮ CẤP HUYỆN, QUẬN, THỊ XÃ, THÀNH PHỐ THUỘC TỈNH LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ Hà Nội – 2014 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TRẦN VĂN QUANG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ LƢU TRỮ CẤP HUYỆN, QUẬN, THỊ XÃ, THÀNH PHỐ THUỘC TỈNH Chuyên ngành Mã số : Lƣu trữ : 60 32 24 LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ Cán hƣớng dẫn khoa học: PGS.Vƣơng Đình Quyền Hà Nội – 2014 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn cơng trình nghiên cứu riêng tơi Trong luận văn có tham khảo báo cáo các huyện, tỉnh, luận văn thạc sỹ sử dụng số thông tin văn của Nhà nƣớc, quan cấp Bộ, cấp tỉnh, cấp huyện nhƣng đƣợc thích Cơng trình chƣa đƣợc tác giả công bố TÁC GIẢ Trần Văn Quang MỤC LỤC Trang Lời cam đoan Mục lục Danh mục ký hiệu, chữ viết tắt PHẦN MỞ ĐẦU PHẦN NỘI DUNG CHÍNH 12 CHƢƠNG CƠ QUAN NHÀ NƢỚC CẤP HUYỆN VÀ THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƢU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG CƠ QUAN NÀY 12 1.1 Giới thiệu khái quát lịch sử đơn vị hành cấp huyện 12 1.2 Tổ chức chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan nhà nƣớc cấp huyện 14 1.2.1 Hội đồng nhân dân huyện 14 1.2.2 Ủy ban nhân dân huyện 16 1.2.3 Các quan chuyên môn thuộc UBND huyện 17 1.2.4 Tòa án nhân dân Viện kiểm sát nhân dân 19 1.2.5 Các quan nhà nƣớc trực thuộc ngành dọc 20 1.2.6 Các doanh nghiệp nhà nƣớc, đơn vị nghiệp Hội cấp huyện hoạt động ngân sách nhà nƣớc 22 1.3 Các loại hình tài liệu lƣu trữ cấp huyện 23 1.4 Khối lƣợng tài liệu hình thành hoạt động quan nhà nƣớc cấp huyện 25 1.5 Nội dung tài liệu lƣu trữ cấp huyện 29 1.5.1 Tài liệu HĐND 29 1.5.2 Tài liệu UBND 30 1.5.3 Tài liệu Phòng Nội vụ 36 1.5.4 Tài liệu Phòng Tƣ pháp 38 1.5.5 Tài liệu Phịng Tài – Kế hoạch 39 1.5.6 Tài liệu Phòng Tài nguyên Môi trƣờng 40 1.5.7 Tài liệu Phòng Lao động – Thƣơng binh Xã hội 40 1.5.8 Tài liệu Phịng Văn hóa Thông tin 41 1.5.9 Tài liệu Phòng Giáo dục Đào tạo 41 1.5.10 Tài liệu Phòng Y tế 41 1.5.11 Tài liệu Phịng Cơng thƣơng 42 1.5.12 Tài liệu Phịng Nơng nghiệp Phát triển nông thôn 42 1.5.13 Tài liệu Thanh tra huyện 43 1.5.14 Tài liệu Tòa án nhân dân Viện kiểm sát nhân dân huyện 43 1.5.15 Tài liệu Kho bạc nhà nƣớc, Chi cục thống kê Chi cục thuế 44 1.6 Giá trị tài liệu lƣu trữ hình thành hoạt động máy nhà nƣớc cấp huyện 45 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CẤP HUYỆN HIỆN NAY 51 2.1 Khái niệm tổ chức, quản lý quản lý nhà nƣớc 51 2.2 Tổng quan quy định Nhà nƣớc tổ chức quản lý lƣu trữ cấp huyện 54 2.3 Thực trạng tổ chức cán lƣu trữ cấp huyện 60 2.3.1 Tình hình tổ chức máy lƣu trữ cấp huyện 60 2.3.2 Tình hình cán phụ trách quản lý lƣu trữ cấp huyện 65 2.4 Thực trạng quản lý Nhà nƣớc lƣu trữ cấp huyện 70 2.4.1 Ban hành văn quản lý 70 2.4.2 Chỉ đạo, hƣớng dẫn chuyên môn nghiệp vụ lƣu trữ 74 2.4.2.1 Quản lý công tác thu thập, bổ sung lưu trữ huyện 74 2.4.2.2 Quản lý công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 79 2.4.2.3 Quản lý công tác bảo quản tài liệu lưu trữ huyện 80 2.4.2.4 Quản lý công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ huyện 83 2.4.3 Đào tạo, bồi dƣỡng chế độ đãi ngộ cho cán làm công tác lƣu trữ cấp huyện 85 2.4.4 Kiểm tra công tác lƣu trữ cấp huyện 87 2.4.5 Quản lý nhà nƣớc cấp huyện lƣu trữ cấp xã 89 CHƢƠNG CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG VIỆC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ LƢU TRỮ CẤP HUYỆN 94 3.1 Khái quát ƣu điểm, hạn chế tổ chức quản lý lƣu trữ cấp huyện 94 3.1.1 Ƣu điểm tổ chức quản lý lƣu trữ cấp huyện 94 3.1.2 Hạn chế tổ chức quản lý lƣu trữ cấp huyện 94 3.2 Những nguyên nhân dẫn đến hạn chế tổ chức quản lý nhà nƣớc lƣu trữ cấp huyện 97 3.2.1 Lãnh đạo cấp chƣa coi trọng mức công tác lƣu trữ cấp huyện 97 3.2.2 Sự thiếu thống quản lý công tác lƣu trữ 97 3.2.3 Các quy trình nghiệp vụ lƣu trữ chƣa đƣợc thực theo quy định Nhà nƣớc 99 3.2.4 Còn thiếu công tác tổng kết, đúc rút kinh nghiệm thiếu cơng trình nghiên khoa học chun sâu lƣu trữ cấp huyện 100 3.3 Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu tổ chức quản lý nhà nƣớc lƣu trữ cấp huyện 100 3.3.1 Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu tổ chức lƣu trữ cấp huyện 100 3.3.1.1 Về mặt tổ chức cần ổn định cho lưu trữ cấp huyện 100 3.3.1.2 Phương án quan quản lý nhà nước nhiều lưu trữ quan cấp huyện 102 3.3.1.3 Phương án quan quản lý nhà nước, lưu trữ lịch sử nhiều lưu trữ quan cấp huyện 106 3.3.1.4 Bố trí đủ số lượng nâng cao chất đội ngũ cán lưu trữ cấp huyện 109 3.3.2 Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quản lý lƣu trữ cấp huyện 111 3.3.2.1 Lãnh đạo cấp huyện cần phải trang bị kiến thức cần thiết công tác lưu trữ 111 3.3.2.2 Cần thể chế hóa quy định pháp luật công tác lưu trữ cấp huyện 112 3.3.2.3 Tăng cường vai trò quan quản lý nhà nước lưu trữ từ trung ương đến điạ phương 114 3.3.2.4 Nhà nước cần tăng cường đầu tư kinh phí cho lưu trữ cấp huyện 116 3.3.2.5.Cần phải quan tâm mức đến công tác tổng kết, đúc rút kinh nghiệm thực tế từ nghiên cứu quản lý lưu trữ cấp huyện 117 3.3.2.6 Cần phải thực cơng trình nghiên cứu chun sâu thiết thực lưu trữ cấp huyện 118 3.3.2.7 Đối với việc quản lý lưu trữ cấp xã 118 3.3.2.8 Cần phải thu thập sưu tầm tài liệu lưu trữ năm trước 119 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 122 PHẦN PHỤ LỤC 132 DANH MỤC CÁC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT STT VIẾT TẮT VIẾT ĐẦY ĐỦ 01 HĐND Hội đồng nhân dân 02 HĐND - UBND Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân 03 UBND Uỷ ban nhân dân 04 VTLT Văn thƣ lƣu trữ PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trải qua hàng nghìn năm lịch sử, dân tộc ta sáng tạo nên văn hoá Việt Nam với giá trị cao đẹp tồn từ thời đại qua thời đại khác Những giá trị văn hố đƣợc ghi dấu lƣu giữ lại thơng qua di sản văn hố, tài liệu lƣu trữ dạng di phi sản vật thể có giá trị đặc biệt nghiệp dựng nƣớc giữ nƣớc dân tộc ta Cơng tác lƣu trữ nƣớc ta hình thành từ sớm ngày có vai trị lớn q trình phát triển đất nƣớc, góp phần lƣu giữ, bảo tồn đƣợc nhiều tài liệu từ hệ trƣớc để lại Nghiên cứu trình xây dựng, phát triển cơng tác lƣu trữ Việt Nam nói chung tổ chức, quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ nói riêng cơng việc quan trọng cần thiết, nhằm khẳng định thành tựu đạt đƣợc, đồng thời rút học kinh nghiệm để làm tốt công tác lƣu trữ nƣớc nhà thời gian tới Cách mạng tháng Tám năm 1945 thành công, Nha Lƣu trữ Công văn Thƣ viện toàn quốc trực thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục đƣợc thành lập sau khơng lâu Đây quan quản lý công tác lƣu trữ nƣớc Việt Nam Dân chủ cộng hoà Nhƣng nói, hệ thống tổ chức lƣu trữ nƣớc ta thực đƣợc hình thành kể từ Cục Lƣu trữ trực thuộc Phủ Thủ tƣớng đời theo Nghị định số 102/CP Hội đồng Chính phủ ngày 04/9/1962 Trong suốt 50 năm xây dựng phát triển, đến hệ thống tổ chức lƣu trữ đƣợc hình thành tƣơng đối rõ nét từ trung ƣơng đến địa phƣơng, với nhiều loại hình quan, tổ chức, từ quan quản lý ngành trung ƣơng đến Trung tâm Lƣu trữ tỉnh (nay Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ), lƣu trữ chuyên ngành, phòng lƣu trữ trực thuộc văn phòng Bộ, Đặc biệt, ngày 24 tháng 01 năm 1998 Ban Tổ chức Cán Chính phủ ban hành Thông tƣ số 40/1998/TT-TCCP hƣớng dẫn tổ chức lƣu trữ quan nhà nƣớc cấp Có thể nói, Thơng tƣ 40 đời đánh dấu bƣớc ngoặt lớn ngành lƣu trữ Việt Nam, thể quan tâm Nhà nƣớc công tác lƣu trữ địa phƣơng, có huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau gọi chung cấp huyện) Lƣu trữ cấp huyện thời gian qua góp phần quan trọng việc xây dựng, nâng cao uy tín chất lƣợng hoạt động ngành lƣu trữ, phát huy giá trị to lớn tài liệu lƣu trữ mặt đời sống xã hội Tuy nhiên, bên cạnh thành tựu lƣu trữ cấp huyện phải đối mặt với nhiều vấn đề nan giải, tồn tại, cần phải đƣợc nhanh chóng tháo gỡ, củng cố hoàn thiện Một nhiều vấn đề mà lƣu trữ cấp huyện cần phải đƣợc củng cố, hồn thiện tổ chức quản lý nhà nƣớc công tác Đây vấn đề đƣợc xã hội quan tâm, năm gần đây, cơng tác lƣu trữ ngày đóng góp quan trọng vào phát triển quan, tổ chức nói riêng xã hội nói chung Xung quanh vấn đề nhiều ý kiến trái chiều, chƣa đến thống Cho đến nay, nhà nƣớc ban hành nhiều văn quan trọng để tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ địa phƣơng, bao gồm quản lý nhà nƣớc lƣu trữ quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng Tuy nhiên, thực tế hoạt động tổ chức, quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ cấp huyện nhiều bất cập Nguyên nhân thực trạng Nhà nƣớc ban hành văn quy phạm pháp luật quy định nội dung trên, song số quy định văn chƣa quán, chƣa rõ ràng; hệ thống văn ban hành chồng chéo; số nội dung văn sau phủ định văn ban hành trƣớc Cùng với thay đổi liên tục tên gọi, chức năng, nhiệm vụ quan quản lý, khiến hoạt động lƣu trữ cấp huyện khơng ổn định Do đó, dẫn đến thiếu thống việc tổ chức, quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ cấp huyện Trong đó, muốn quản lý tập trung công tác lƣu trữ nƣớc cần phải có thống mặt tổ chức, quản lý từ trung ƣơng đến địa phƣơng Kho lữu trữ huyện Tiền Hải - tỉnh Thái Bình Kho lữu trữ huyện Chư Prơng - tỉnh Gia Lai