MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC THANH TOÁN CHUYỂN TIỀN ĐIỆN TỬ TẠI CN NHCT ĐỐNG ĐA

MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC THANH TOÁN CHUYỂN TIỀN ĐIỆN TỬ TẠI CN NHCT ĐỐNG ĐA-HÀ NỘI. 3.1. Một số yêu cầu khi xây dựng hệ thống thanh toán tương lai. Hệ thống thanh toán tương lai sẽ đáp ứng các yêu cầu về khả năng thanh toán điện tử thống nhất ở Việt Nam. Quy mô của hệ thống thanh toán trong tương lai bao gồm các khoản thanh toán liên hàng và nội bộ NH và các giao diện với các tài khoản khách hàng mở tại NH. Vào thời điểm thích hợp, các giao diện sẽ được thiết lập với các hệ thống khác như các hệ thống ATM và POS và các hệ thống thanh toán bù trừ chứng khoán và tất toán. Hệ thống thanh toán tương lai sẽ chuẩn bị cho việc chuyển tiền từ lúc khởi xuất tại CN của các NH (thanh toán bù trừ) và việc chuẩn giá trị giữa các NH qua các TK thanh toán mở tại NHNN (tất toán). Hệ thống thanh toán sẽ phát triền đáp ứng cho toàn bộ các hình thức thanh toán điện tử. Các hình thức này không đòi hỏi phải có các chứng từ thực để chuyển tiền. Trước tiên, cần có các hình thức thanh toán điện tử sau: Thanh toán ghi có chủ yếu để phục vụ nhu cầu của khách hàng công nghiệp thương mại và phục vụ cho hoạt động thanh toán liên hàng liên quan đến giao dịch thương mại trên thị trường tài chính sắp thành lập. Thanh toán ghi nợ uỷ nhiệm trước chủ yếu là hối phiếu NH và ghi nợ trực tiếp. Tạo ra một mạng lưới thanh toán đủ mạnh để đáp ứng được các đòi hỏi sau của thị trường cũng như của NHNN: Đẩy mạnh tốc độ chu chuyển tiền tệ (từ 8-12 lần /GDP năm hiện nay lên 20-40 lần /năm) tạo điều kiện rút bớt vốn ra khỏi lưu thông đưa vào sản xuất. Tinh giản được hệ thống tài khoản liên quan đến thanh toán đặc biệt là tài khoản trong thanh toán chuyển tiền điện tử để tiết kiệm vốn thanh toán cho NH, tăng lượng vốn cho vay, giải quyết dứt điểm tình trạng vừa thừa vốn vừa thiếu vốn trong nội bộ một NH. Tuy nhiên, quá trình này không làm ảnh hưởng đến việc thực thi các công cụ tài chính của NHNN. Tạo được các công cụ thanh toán mới có triển vọng trong thị trường VN như các công cụ thanh toán POS, ATM hay Electronic Bank, nhằm đẩy nhanh quá trình thương mại bắt kịp với xu hướng thương mại điện tử. Hệ thống thanh toán tưong lai phải xây dựng trên nguyên tắc hệ thống mở và được thiết kế theo cơ cấu MODULE để có thể dễ dàng nâng cấp, ghép nối (với các hệ thống thanh toán bù trừ chứng khoán sau này). Có được một quy chế khắc phục rủi ro trong hệ thống (rủi ro trong thanh toán liên hàng do các nguyên nhân làm hư hỏng sai sót trong hệ thống mạng) ở mức cao nhất đồng thời có hệ thống bảo mật chặt chẽ, ngăn được các tấn công từ bên ngoài (làm cho chi phí tấn công lớn hơn nhiều lợi ích mà mà kẻ tấn công có thể thu được). 3.2 Định hướng phát triển hệ thống thanh toán và chuyển tiền điện tử trong hệ thống ngân hàng nói chung và CN NHCT Đống Đa trong thời gian tới. Môi trường ngân hàng đã và đang thay đổi. Điều đó đòi hỏi ngân hàng phải thay đổi phương thức hoạt động theo định hướng dựa trên nền tảng công nghệ cao, đặc biệt là công nghệ tin học. Tin học và hiện đại hoá hệ thống thanh toán phải được coi là một trong những mục tiêu hàng đầu của chiến lược đổi mới và hiện đại hoá hoạt động trong hệ thống Ngân hàng Việt Nam nói chung và CN NHCT Đống Đa nói riêng. “Hiện đại hoá công nghệ thanh toán là một trong những tiêu chuẩn để hệ thống Ngân hàng Việt Nam hội nhập với cộng đồng tài chính trong khu vực và trên thế giới”. Trong thanh toán chuyển tiền điện tử, NHNN VN, NHCT VN và các ngân hàng khác cũng đã định hướng những vấn đề cần đạt được trong vòng từ nay đến năm 2005: -Mở rộng mạng lưới thanh toán chuyển tiền điện tử khắp các tỉnh thành phố trong toàn quốc, mở rộng về các huyện, ngân hàng cấp 04, các ngân hàng ở các vùng xa xôi miền núi. Mạng lưới thanh toán chuyển tiền điện tử phải đi sâu đi sát quần chúng, đến tận nơi khách hàng có nhu cầu, đáp ứng thoả mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng. -Tiếp tục hoàn thiện, nâng cấp chương trình thanh toán chuyển tiền điện tử theo mô hình thanh toán tập trung trong từng hệ thống, kết nối giữa các hệ thống với Trung tâm thanh toán quốc gia, mà ở Việt Nam là do NHTW làm đầu mối. -Tích luỹ và tập trung vốn cho việc xây dựng cở sở vật chất kỹ thuật về công nghệ thông tin Ngân hàng hiện đại, đủ sức tiếp cận với thực tế và trong tương lai phát triển của khoa học công nghệ mới. -Đào tạo cán bộ có trình độ công nghệ thông tin Ngân hàng vừa có thể ứng phó ngay được với thực tế trước mắt, vừa có tính chiến lược lâu dài, đảm bảo cho việc phát triển công nghệ trong tương lai, tránh được những hụt hẫng so với thế giới. Đây là một vấn đề hết sức quan trọng, có tính quyết định của thời đại sử dụng công nghệ hiện đại trong trường thương mại điện tử thế giới đang phát triển như vũ bão. -Xây dựng hệ thống kho dữ liệu tập trung cũng như hệ thống thanh toán dự phòng trong từng hệ thống thanh toán và trung tâm thanh toán quốc gia. -Kết nối hệ thống thanh toán của các NHTM với các khách hàng, thực hiện từng bước ngân hàng bán lẻ, trao đổi thông tin với khách hàng qua các mạng kết nối, các trang Web . -Các cơ chế mới về thanh toán điện tử và các văn bản có liên quan khác cần được xây dựng và hoàn thiện không chỉ đối với các hoạt động thanh toán ngân hàng mà trong phạm vi toàn nền kinh tế xã hội như: chữ ký điện tử, bảo mật an toàn, xác thực chữ ký điện tử, kiểm soát hệ thống . -Cần hoàn thiện tổ chức quản lý, giám sát hệ thống thanh toán tại NHTW phù hợp với yêu cầu của thanh toán tập trung, hiện đại. -Xây dựng các Trung tâm thanh toán bù trừ khu vực và quốc gia về séc, các giấy tờ có giá, nhanh chóng thực hiện việc bù trừ giá trị thấp trong hệ thống thanh toán điện tử liên ngân hàng. -Trong thời gian tới, tăng nguồn thu từ dịch vụ thanh toán lên 10% trong tổng nguồn thu của Ngân hàng. 3.3 Một số giải pháp trước mắt nhằm hoàn thiện công tác thanh toán chuyển tiền điện tử tại CN NHCT Đống Đa. 3.3.1 Tiếp tục đẩy mạnh lợi thế việc áp dụng hệ thống thanh toán điện tử. Có thể nói, việc xây dựng mạng thanh toán nội bộ khá hoàn chỉnh này tạo điều kiện khá thuận lợi cho hệ thống NH nói chung và CN NHCT Đống Đa nói riêng trong cạnh tranh trên thị trường. Việc phát huy sức mạnh của mạng phải luôn được quan tâm bằng các công việc cụ thể sau: -Phát triển các phần mềm mạng mới tiếp tục can thiệp sâu hơn vào công tác thanh toán thủ công. -Cải tiến những điểm còn vướng mắc trong cơ cấu phần cứng cũng như phần mềm. -Cải tiến các mức phí sao cho phù hợp, lôi kéo được khách hàng tham gia hệ thống thanh toán của mình. Kinh nghiệm thực tế từ các nước cho thấy, các mạng thanh toán liên hàng lớn đều xuất phát từ một hệ thống thanh toán nội bộ của một NH có uy tín. Đây là một giải pháp trước mắt vô cùng hữu ích và tiết kiệm để đạt tới một mô hình thanh toán liên hàng trong tương lai. 3.3.2 Tiếp tục nghiên cứu cải thiện hệ thống thanh toán liên hàng. Sức mạnh của hệ thống thanh toán điện tử có mạnh đến đâu chăng nữa mà không phù hợp với xu thế phát triển chung của các hệ thống khác thì nó cũng không mang lại hiệu quả cao. Bởi lẽ, các bài toán xử lý nghiệp vụ NH không chỉ nằm trong nội bộ một NH mà nó còn liên quan đến các NH khác. Vì thế, nếu nhờ đi trước, có số liệu nhanh mà các NH khác lại chưa phát triển thì cũng biến thành chậm. 3.3.3 Tiến tới thanh toán trực tiếp với khách hàng qua mạng vi tính. Đây là một mục tiêu tất yếu mà bất cứ quá trình hiện đại hoá hệ thống thanh toán nào cũng phải hướng tới. Nhìn vào quy trình thanh toán điện tử chúng ta mới thấy được sự cải tiến trong khâu truyền tin giữa các CN NH với nhau nhưng giữa NH với khách hàng thì hoàn toàn chưa có gì đổi mới. Việc khuyến khích các khách hàng lớn nối mạng trực tiếp với NH sẽ tạo điều kiện cho NH cũng như khách hàng giảm bớt được rất nhiều công việc giấy tờ. Các lệnh thanh toán được truyền đi trực tiếp từ các máy tính của khách hàng (đã được cài đặt sẵn trong chương trình) tới máy chủ của các NH phục vụ họ. Tại đây một chương trình tự động kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của tin điện này và tự động chuyển mạch đến TTTT sau khi đã hạch toán vào tài khoản và làm các tác vụ lưu trữ nếu cần. 3.4 Các giải pháp lâu dài mang tính chiến lược nhằm đạt tới một hệ thống thanh toán điện tử hoàn thiện. 3.4.1 Nâng cấp cơ sở hạ tầng kỹ thuật có tính đến hiệu quả vốn đầu tư. Cơ sở vật chất đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động NH đặc biệt trong thời đại ngày nay. CN NHCT Đống Đa không ngừng đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng khang trang lắp đặt tương đối đầy đủ hệ thống máy tính. Việc thuê đường truyền riêng của Tổng Công ty Bưu chính viễn thông vừa đảm bảo tốc độ thanh toán cũng như an toàn tránh thất lạc file dữ liệu, ách tắc đường truyền. NHCT VN đã thuê đường truyền thông X25 và đạt được kết quả tương đối tốt. Nhưng do đường truyền dung lượng nhỏ trong khi nhu cầu chuyển tiền ngày càng tăng nên nhiều khi việc truyền thông không thực hiện được. NHCT VN cần sớm yêu cầu Tổng Công ty Bưu chính viễn thông thay đổi đường truyền cũ bằng đường truyền mới có dung lượng lớn chất lượng ổn định hơn để phục vụ cho việc truyền số liệu nhằm đảm bảo thanh toán không còn ùn tắc để các khoản chuyển tiền đến kịp tay khách hàng trong ngày. Ngoài ra, để tiếp tục hoàn thiện hệ thống thanh toán điện tử, NH cần xúc tiến việc phát triển các phần mềm tin học sao cho đảm bảo chuyển tiền nhanh hơn chính xác hơn an toàn hơn và đảm bảo chống được sự xâm nhập trộm và tin tặc vào hệ thống. NH có thể rà soát lại toàn bộ các trang thiết bị hiện có, tận dụng và nâng cấp các thiết bị có thể được. Mặt khác, tiếp tục xin trang bị thêm máy vi tính mới phù hợp với đòi hỏi của công việc, cần ưu tiên trang bị những máy móc có tốc độ xử lý cao cho công tác thanh toán. Việc đầu tư trang thiết bị tin học có tốc độ cao, tương thích giữa phần cứng và phần mềm sẽ giúp NH tránh được hiện tượng tắc nghẽn trong thanh toán nhờ vậy sẽ thu hút được nhiều khách hàng đến giao dịch thanh toán với NH, từ đó nâng được vị thế của NH trong thị trường cạnh tranh. NH cũng cần coi trọng công tác bảo dưỡng các trang thiết bị vi tính, thường xuyên kiểm tra chạy thử các thiết bị dự phòng, bên cạnh đó, coi trọng công tác bảo mật và lưu trữ số liệu. 3.4.2 Chính sách “chăm sóc” khách hàng hợp lý. Hoạt động của NH bắt đầu từ khách hàng và lớn lên nhờ tác động hai chiều giữa nhu cầu khách hàng và năng lực đáp ứng của NH. Mối quan hệ NH- Khách hàng trở thành mục tiêu chiến lược được tổ chức một cách tế nhị. Dịch vụ thanh toán chuyển tiền điện tử có đặc điểm là thường xuyên có sự giao tiếp giữa nhân viên NH với khách hàng. Vì thế, thái độ phục vụ và phong cách phục vụ của nhân viên là rất quan trọng. Nhận thức được điều này trong những năm qua CN NHCT Đống Đa đã luôn quan tâm hướng dẫn thanh toán viên có thái độ phục vụ tốt tạo ấn tượng tốt đẹp trong lòng khách hàng. Để có kết quả tốt hơn, NH nên tổ chức nói chuyện, hướng dẫn nhân viên những quy tắc cư xử với khách hàng khi giao dịch và những quy tắc cư xử đã phổ biến trong các lĩnh vực dịch vụ khác như hàng không, ăn uống giải trí du lịch . Mặt khác, cần có những quy định chặt chẽ về tác phong làm việc như không làm việc khác để khách hàng phải chờ đợi, mặc đồng phục, đến đúng giờ , không nói chuyện riêng giữa các nhân viên khi đang tiếp khách hàng . Đồng thời, nhân viên NH phải luôn có thái độ nhiệt tình sẵn sàng giúp đỡ khách hàng. Những khách hàng mới đến giao dịch hoặc chưa quen giao dịch với NH thường không biết phải đến phòng nào để gặp ai để thực hiện giao dịch. Họ thường phải hỏi các nhân viên NH. Vì thế, NH cần có những bảng hướng dẫn vị trí từng phòng ban cụ thể hoặc chức năng hoặc dịch vụ cung cấp ngoài cổng NH, tại mỗi phòng nên có bảng hướng dẫn về quy trình giao dịch những nghiệp vụ chính. Phòng kế toán tại mỗi bàn giao dịch nên ghi rõ chức năng nhiệm vụ từng nhân viên như thanh toán viên giao dịch, thanh toán viên điện tử, phó phòng kế toán .và lập một bảng hướng dẫn các nghiệp vụ chính, khi khách hàng muốn giao dịch thì cần gặp ai và phải làm nhưng gì. Bảng hướng dẫn này sẽ đồng thời là một quảng cáo với khách hàng về các dịch vụ mà NH cung cấp, tiết kiệm thời gian cho cả khách hàng và NH. 3.4.3 Đẩy mạnh chính sách marketing Ngân hàng. Đống Đa là một quận tập trung nhiều tổ chức tín dụng (NH quốc doanh, ngân hàng cổ phần, ngân hàng người nghèo) và nhiều tổ chức bưu điện, bảo hiểm. Đây là tổ chức đang cạnh tranh gay gắt với CN NHCT Đống Đa. Để có thể cạnh tranh được, ngoài những yếu tố tiềm lực của NH thì việc xây dựng một chiến lược Marketing hợp lý là rất cần thiết. Giải pháp cụ thể là NH không ngừng tăng cường thông tin tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng như đài báo vô tuyến quảng cáo về lợi ích và sự tiện lợi của chuyển tiền điện tử, giới thiệu một cách chi tiết cụ thể về thủ tục chuyển tiền, lợi ích mà khách hàng và xã hội được hưởng NH nên khuyến khích khách hàng bằng cách giảm mức thu phí chuyển tiền điện tử đối với khách hàng đặc biệt đối với những khách hàng thường xuyên giao dịch, chuyển tiền với khối lượng lớn Đồng thời, để tạo điều kiện hơn nữa cho khách hàng, NH cần kéo dài hơn nữa thời gian giao dịch chuyển tiền điện tử trong ngày, đơn giản thủ tục quy trình thực hiện chuyển tiền xoá đi tâm lý ngại đến chuyển tiền qua NH . Tuyên truyền việc mở và sử dụng tài khoản cá nhân tới các tầng lớp dân cư tạo thói quen sử dụng các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt, tăng thanh toán qua NH từ đó góp phần mở rộng phát triển thanh toán chuyển tiền điện tử. CN NHCT Đống Đa cần tạo lập nghệ thuật kinh doanh: những khuyến khích vật chất, tinh thần cho khách hàng vào những ngày lễ tết như những món quà nhỏ, những tờ quảng cáo về dịch vụ NH, thăm hỏi những khách hàng quen . NH có thể mở hội nghị khách hàng mỗi năm đến một vài lần, mời những khách hàng có uy tín trong thanh toán, những khách hàng truyền thống của NH, những khách hàng mới nhưng rất uy tín và hoạt động với số dư lớn đến tham gia, từ đó cảm ơn họ, mời họ tiếp tục tham gia sử dụng các dịch vụ NH đồng thời quảng cáo tuyên truyền những dịch vụ mới của NH và những quy định mang tính nguyên tắc giải thích những thắc mắc cho khách hàng Một điểm đáng chú ý là khách hàng của CN NHCT Đống Đa thường là các doanh nghiệp nhà nước, các doanh nghiệp lớn và vừa. Tuy nhiên các doanh nghiệp nhỏ và các cá nhân có thu nhập cao đặc biệt khách hàng khu vực ngoài quốc doanh là những khách hàng tiềm năng quan trọng. Vì thế, trong thời gian tới, CN NHCT Đống Đa cần tăng cường hơn nữa các biện pháp khuếch trương quảng cáo thu hút thị trường khách hàng tiềm năng này (như cung cấp một số dịch vụ miễn phí đi kèm với dịch vụ thanh toán qua NH, cung cấp bảng sao kê hàng tháng hoặc theo yêu cầu tư vấn về tài chính và kinh doanh cho các doanh nghiệp nhỏ ) 3.4.4 Đào tạo nguồn nhân lực. Đây là một trong những giải pháp mang tính chiến lược lâu dài nhất của công cuộc hoàn thiện hệ thống thanh toán tại CN NHCT Đống Đa. Công tác này không chỉ là việc đào tạo, tái đào tạo các cán bộ NH hiện đang làm việc mà còn là sự kết hợp chặt chẽ với các trường đại học cao đẳng để có được một đội ngũ cán bộ NH tương lai đầy triển vọng. Công việc đào tạo này được tiến hành đồng thời trên nhiều phương diện cụ thể sau: Trích khoảng 5% lợi nhuận hàng năm dùng cho công tác đào tạo cán bộ. Mở những lớp đào tạo nội bộ, những nhân viên có nhiều kinh nghiệm truyền đạt cho những người khác để tiết kiệm chi phí đào tạo. Trao học bổng cho các sinh viên ngành NH xuất sắc trong học tập và trong tin học để tạo không khí thi đua khuyến khích học tập trong các trường đại học cao đẳng. Trực tiếp tuyển mộ những sinh viên có trình độ từ các trường đại học và có chế độ đãi ngộ tốt với lực lượng cán bộ trẻ, mạnh dạn trao việc để họ tiếp xúc thực tế và có trăn trở suy nghĩ riêng. Luôn tận dụng các mối quan hệ với nhà trường cung cấp dịch vụ thông tin để gửi cán bộ NH đi học tập nghiên cứu quy trình thanh toán điện tử hiện đại ở nước ngoài. 3.4.5 Giải pháp về thủ tục thanh toán. Trong một số trường hợp thanh toán thì nên rút ngắn hoặc lược bỏ một số thủ tục không cần thiết, quá thận trọng dẫn đến rườm rà, mất thời gian cho khách hàng. Ví dụ, khi thanh toán một cuộc chuyển tiền khẩn bằng điện tử nên bỏ thủ tục gọi điện cho NH khởi tạo để xác minh xem có đúng số tiền và đúng địa chỉ người nhận hay không. Thủ tục này nhằm tránh những nhầm lẫn đáng tiếc có thể xẩy ra gây thiệt hại cho khách hàng và cho NH. Tuy nhiên, việc xác minh phải chờ điện trả lời vừa tăng chi phí cho NH, lãng phí thời gian của khách hàng và NH gây thiếu thiện cảm khi giao dịch với NH. Cùng với sự phát triển của CNTT, trên thế giới đã có nhiều NH thanh toán thông qua việc xác minh mẫu vân tay giọng nói của khách hàng thì việc xác minh như trên đặt ra cho chúng ta những điều cần phải suy nghĩ. Trong điều kiện hiện nay, chúng ta chưa thể có những công nghệ hiện đại như vậy nhưng thiết nghĩ NH cần có các biện pháp hữu hiệu vừa đảm bảo đúng chế độ kế toán thanh toán vừa tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng vừa giảm chi phí cho NH. 3.4.6 Giải pháp về chế độ chứng từ. Theo quy định, xử lý kiểm soát chuyển tiền điện tử thì người kiểm soát phải kiểm tra chữ ký của kế toán giao dịch, kế toán chuyển tiền trên chứng từ giấy (chứng từ gốc hoặc chứng từ in ra). Ttuy nhiên, trong mẫu chứng từ gốc làm cơ sở để lập lệnh chuyển tiền theo chế độ hiện hành cũng như chế độ thực hiện từ ngày 1/5/2004 (UNC, UNT, giấy nộp tiền ) không quy định chữ ký của kế toán chuyển tiền mà chỉ quy định chữ ký của kế toán giao dịch. Còn chứng từ chỉ được in ra khi lệnh chuyển tiền đã gửi tới TTTT (tức là người kiểm soát đã kiểm soát song). Thực tế, khi người kiểm soát đã kiểm soát song là in được lệnh chuyển tiền đi nên cũng không nên quy định chỉ in khi lệnh đã chuyển đi. Nếu in ngay sau khi kiểm soát xong sẽ giúp cho việc kiểm soát lại giữa lệnh chuyển tiền và chứng từ gốc chính xác hơn (vì khi kiểm soát giữa chứng từ gốc với chương trình máy tính nhìn bằng mắt thường sẽ có những sai sót không phát hiện ra). Như vậy, chỉ nên quy định việc kiểm tra chữ ký của kế toán giao dịch và khi in một lệnh chuyển tiền lưu kèm chứng từ gốc chuyển tiền thì phải kiểm tra xem có đầy đủ chữ ký của kế toán giao dịch, kế toán chuyển tiền và chữ ký của kiểm soát. Các lệnh chuyển tiền đến thiết kế in 03 liên quy định 01 liên hạch toán Nợ-Có đóng vào nhật ký chứng từ, 01 liên lưu kèm báo cáo chuyển tiền trong ngày, 01 liên dùng làm báo nợ báo có cho khách hàng. Quy định như trên là chưa hợp lý vì nếu là chứng từ thanh toán chuyển tiếp thì phải in thêm một liên. Để kế toán chuyển tiền in thì được 01 liên bản sao, mà để kiểm soát tạo lại bản gốc thì in thêm 03 liên nữa gây ra sai sót, khó khăn cho việc theo dõi kiểm tra. Còn nếu không chuyển tiếp thì một liên hạch toán Nợ-Có sẽ kèm với “Báo cáo chuyển tiền đến trong ngày”, 01 liên lưu kèm phụ lục “Bảng đối chiếu chuyển tiền đến trong ngày” và đều nằm trong tâp 5 chuyển tiền điện tử của tập nhật ký chứng từ ngày. Như vậy, nếu quy định lưu trữ theo cách này sẽ trùng lặp, nên chăng một liên lưu kèm “Báo cáo chuyển tiền trong ngày” không đóng vào nhật ký chứng từ mà hàng ngày giao cho kế toán chuyển tiền lưu giữ và quản lý để tiện cho việc tra soát các sai sót. Đối với chứng từ chuyển tiền thanh toán liên hàng bằng thư thì khách hàng phải nộp vào NH 04 liên, nếu chuyển tiền qua mạng vi tính thì khách hàng phải nộp 03 liên, còn đối với chuyển tiền điện tử hiện nay thì chỉ cần nộp có 02 liên. Do vậy, chứng từ gốc làm cơ sở để lập lệnh chuyển tiền nhất thiết phải là một liên để tránh chuyển tiền hai lần của một món chuyển. Tuy nhiên, đối với chứng từ lập trên máy tính thì các liên giống nhau nên cũng cần quy định thứ tự các liên vào góc trên bên phải để dễ kiểm soát. 3.4.7 Giải pháp về thực hiện phương thức thanh toán thống nhất. Theo công văn 650 ngày 16/03/1999 của NHCT VN đã quy định: các khoản thanh toán ngoài hệ thống (khác tỉnh) có giá trị dưới 210 triệu đồng trở xuống thì đi qua NHCT tỉnh đó, còn 210 triệu đồng trở nên thì đi qua tài khoản trung gian tại NHNN (thanh toán bù trừ). Nếu là thanh toán bù trừ thì CN NHCT Đống Đa phải thanh toán bù trừ ngay với NHTM khác hệ thống cùng địa bàn tại phiên đầu tiên. Sau đó, NH này mới chuyển chứng từ điện tử về NH cùng hệ thống khác địa bàn với CN NHCT Đống Đa. Tại CN NHCT Đống Đa hạch toán: Nợ: TK Khách hàng hoặc TK thích hợp Có: TK Thanh toán bù trừ Tại NH khác hệ thống cùng địa bàn với CN NHCT Đống Đa hạch toán: Nợ: TK Thanh toán bù trừ Có: TK Điều chuyển vốn trong kế hoạch Tại NH khác hệ thống khác địa bàn hạch toán như sau: Nợ: TK Điều chuyển vốn trong kế hoạch. Có: TK Khách hàng. Theo cách này sẽ giảm áp lực thanh toán cho NHCT VN nhưng thời gian thanh toán chậm . Mặt khác, vốn trong thanh toán bị chẩy ra ngoài hệ thống, phải xử lý phí thanh toán cho cả NHNN (phí bù trừ) và phí chuyển tiền cho NHTM khác nên sẽ trở nên rất phức tạp và tốn kém cho khách hàng. Hơn nữa, để đảm bảo cho quá trình thanh toán, CN NHCT Đống Đa phải lưu ký một khoản tiền nhất định trên tài khoản tiền gửi tại NHNN với lãi suất thấp . Trong khi đó, CN NHCT Đống Đa đang phải nhận vốn điều hoà của NHCT VN với lãi suất cao. Điều đó đã làm lãng phí nguồn vốn sử dụng. Nếu qua chuyển tiền điện tử thì CN NHCT Đống Đa chuyển chứng từ về NHCT VN, sau đó NHCT VN sẽ chuyển qua thanh toán bù trừ phiên đầu tiên về NH khác hệ thống. Quá trình đó hạch toán như sau: Tại CN NHCT Đống Đa hạch toán: Nợ: TK Khách hàng. Có: TK ĐCV trong kế hoạch Tại NHCT VN, hạch toán: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK Thanh toán bù trừ Tại NH khác hệ thống, hạch toán: Nợ: TK Thanh toán bù trừ Có: TK Khách hàng Với phương thức này, thời gian thanh toán nhanh, vốn không bị chẩy ra ngoài hệ thống, khách hàng chỉ phải trả phí chuyển tiền điện tử và phí bù trừ cho NHNN, do đó tiết kiệm được chi phí. Xuất phát từ thực tế đó, NH cần nghiên cứu để sử dụng phương pháp nào vừa thuận lợi lại tiết kiệm cho cả NH và khách hàng. 3.4.8 Mở rộng các dịch vụ thanh toán hiện đại. NH không những phải duy trì ổn định các dich vụ thanh toán truyền thống mà còn phải tiếp tục nghiên cứu triển khai ứng dụng các dịch vụ thanh toán hiện đại như: home banking, electronic banking, ATM, internet banking Với những dịch vụ này, khái niệm thời gian giao dịch của ngân hàng và không gian giao dịch sẽ lùi về quá khứ mang, mang lại sự thuận tiện tối ưu nhất cho khách hàng. 3.5 Một số kiến nghị với các cấp có thẩm quyền nhằm hoàn thiện công tác thanh toán chuyển tiền điện tử tại CN NHCT Đống Đa. 3.5.1 Kiến nghị với NHNN và Chính Phủ. Xây dựng cơ sở hạ tầng pháp lý không phải là một chuyện một sớm một chiều mà phải được quan tâm nghiên cứu lâu dài cặn kẽ, được sự quan tâm phối hợp của nhiều ban ngành và điều quan trọng là phải được điều chỉnh dần trong quá trình áp dụng vào thực tế. Như đã biết, chúng ta phần nào có cơ sở để xây dựng những định chế tài chính cho công tác thanh toán điện tử. Tuy vậy, trong quá trình xây dựng hệ thống, ứng với mỗi công cụ, mỗi hình thức, mỗi phương thức thanh toán mới, NN cần xây dựng những quy định chặt chẽ hơn vì nếu không rất dễ dẫn đến sai sót nhầm lầm trong thanh toán và có khi để kẻ gian lợi dụng. Theo quy định của mỗi nước, các quy định này phải có mặt trong Bộ luật NH chứ không phải những văn bản bổ sung dưới luật mà chúng ta đang thực hiện ngày nay. Những điều luật này phải được thiết kế có tính hệ thống từ trên xuống, đảm bảo tính toàn diện, phân định rõ ràng, tránh chồng chéo. Điển hình là NN cần có văn bản luật làm rõ các vấn đề pháp lý sau: Cần có luật về các công cụ có thể chiết khấu. Xây dựng các Quyền và thủ tục cho các công cụ riêng biệt. Cơ chế về thanh tra giám sát thông tin trên mạng. Quy định về bảo mật cũng như các quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia mạng. Quy chế về khiếu nại đòi bồi thường khi có rủi ro. NHNH cần nhanh chóng xây dựng và ban hành Luật giao dịch điện tử áp dụng cho các hoạt động giao dịch điện tử nói chung và cho hoạt động thanh toán ngân hàng nói riêng nhằm khắc phục tình trạng hiện nay, hạn chế rủi ro có thể xẩy ra trong thanh toán. NHNN và Chính Phủ cần có chính sách đầu tư hạ tầng cở sở, công nghệ viễn thông đảm bảo chất lượng đường truyền thông cho hoạt động ngân hàng nói riêng và nền kinh tế nói chung, giảm giá cước thuê bao đường truyền, khuyến khích phát triển các dịch vụ thanh toán hiện đại, trang bị máy in Laser tốc độ cao cho hệ thống NH. NHNN cần hỗ trợ các NH nhanh chóng hoàn thiện các thủ tục, mở rộng dự án WB về hiện đại hoá ngân hàng và hệ thống thanh toán. Đồng thời, chủ động đề nghị với các bộ ngành có liên quan phối hợp với ngân hàng thực hiện việc hoàn thiện và mở rộng các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt. Nghiên cứu đề ra hướng dẫn chung thống nhất về phát triển kỹ thuật tin học trong các tổ chức tín dụng để tạo thuận lợi cho sự kết nối mạng thanh toán sau này. Chủ động kêu gọi sự giúp đỡ của WB, IMF và các tổ chức tài chính tiền tệ khác trên thế giới và trong khu vực với sự nghiệp hiện đại hoá công nghệ ngân hàng ở Việt Nam. 3.5.2 Kiến nghị với NHCT VN. Là một CN trực thuộc NHCT VN, CN NHCT Đống Đa chịu những ràng buộc nhất định về vốn, trang thiết bị, các quy định về nghiệp vụ, quản lý .cũng như chiến lược phát triển hay thậm chí là uy tín quan hệ bạn hàng của NHCT VN. Do đó, để mở rộng hoạt động thanh toán điện tử nói riêng và hoạt động thanh toán nói chung thì CN NHCT Đống Đa cần sự giúp đỡ của NHCT VN. 3.5.2.1 Nâng cấp trang bị kỹ thuật và tiến tới quy trình thanh toán tối ưu. Nâng cấp phần mềm chuyển tiền điện tử theo hướng thanh toán điện tử phải phải là một bộ phận logic trong mạng máy tính. Phần giao dịch của thanh toán viên phải được thực hiện ngay khi nhận được yêu cầu chuyển tiền của khách hàng sau đó chuyển tiếp cho bộ phận thanh toán điện tử qua mạng. Bộ phận thanh toán sẽ tiến hành kiểm tra số liệu, bổ sung những dữ liệu cần thiết mà không phải lập lại chứng từ. Sau khi kiểm soát sẽ kiểm tra lần cuối và chuyển đi. Như vậy sẽ tiết kiệm được thời gian mà vẫn đáp ứng được nhu cầu về quản lý. Hoàn thiện chương trình từ trung tâm thanh toán đến các chi nhánh khi các thanh toán viên điện tử lập giấy báo được liên tục, không bị cách số. Vì đôi khi có những lúc thanh toán viên điện tử lập chứng từ mặc dù không huỷ chứng từ nào mà số giấy báo bị cách, không liên tục, khó theo dõi. Hoàn thiện chương trình truyền nhận ở trung tâm để các chi nhánh cuối ngày không bị ách tắc đường truyền nhận. NHCT VN cần có chính sách hỗ trợ về vốn và kỹ thuật cho CN để có thể tham gia ngày càng sâu rộng vào lĩnh vực thanh toán hiện đại và các dịch vụ NH khác được thực hiện một cách nhanh chóng thuận lợi. Mở rộng và phát triển hơn nữa mạng lưới ngân hàng đại lý nhằm giúp cho quá trình thanh toán. 3.5.2.2 Điều chỉnh các mức thanh toán cho hợp lý. Như trên đã biết, theo quy định của NHCT VN, các món chuyển tiền ngoài hệ thống có giá trị trên 210 triệu đồng trở lên thì thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại NHNN. NHCT VN nên thay đổi mức giới hạn trên lên 400 triệu đồng để áp dụng tối đa tốc độ nhanh chóng, an toàn, chính xác của hệ thống thanh toán chuyển tiền điện tử. Đồng thời, cho phép chuyển tiền bắc cầu ra ngoài hệ thống cho khách hàng là cá nhân nhưng với hạn mức thấp hơn, ví dụ ở mức 200 triệu đồng. 3.5.2.3 Điều chỉnh mức phí chuyển tiền cho phù hợp. NHCT nên hạ thấp mức phí chuyển tiền áp dụng đối với mọi đối tượng khách hàng đặc biệt ưu tiên đối với những khách hàng truyền thống, chuyển tiền giá trị cao. Hiện nay, theo quy định của Tổng giám đốc NHCT VN, mức phí tối thiểu là 20.000đ, tối đa là 1.000.000 đ; 0.1% số tiền chuyển đối với khách hàng có TK tại NH; 0.15% số tiền chuyển đối với khách hàng không có TK tại NH. Theo em, mức phí tối thiểu hợp lý và đảm bảo tính cạnh tranh nên là 10.000đ/món, đối với món chuyển tiền có giá trị >= 500.000đ áp dụng mức phí 0.05 %số tiền chuyển đối với khách hàng có tài khoản tại NH, 0.1% số tiền chuyển đối với khách hàng không có tài khoản tại NH, mức phí tối đa là 500.000đ. 3.5.2.4 Điều chỉnh lại giờ giao dịch. Theo quy định từ 15h 30 đến 16h 30 tại NH khởi tạo tiến hành đối chiếu tập tin chuyển đi trong ngày với TTTT. Từ 16h 30 đến 17h NH hạch toán nội bảng, lập các báo biểu thống kê, báo cáo ngày theo mẫu biểu đã lập sẵn trong chương trình. NHCT VN nên quy định rút ngắn thời gian thực hiện những phần việc này để kéo dài thời gian phục vụ khách hàng chuyển tiền vì khoảng thời gian từ 15h -16h là khoảng thời gian khách hàng đến giao dịch với NH nhiều nhất đặc biệt là về mùa hè. Theo em, thời gian kết thúc nhận chứng từ chuyển đi nên là 16h tạo điều kiện thuận lợi hơn nữa cho khách hàng đến giao dịch với NH. 3.5.3 Kiến nghị đối với CN NHCT Đống Đa. Do vị trí địa điểm của trụ sở chính CN NHCT Đống Đa nằm hơi khuất trong đường Tây Sơn đôi khi khó gây được sự chú ý đối với khách hàng, đặc biệt đối với khách hàng mới chưa giao dịch với NH lần nào. Vì thế theo em, NH nên đẩy mạnh hơn nữa chính sách khuếch trương giới thiệu hình ảnh NH, gây được sự chú ý của khách hàng. CN NHCT Đống Đa nên thành lập một bộ phận cán bộ chuyên trách nghiên cứu các hoạt động ngân hàng hiện đại nhằm đưa lại cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất từ đó xây dựng hệ thống thương mại điện tử và nền kinh tế mạng. CN NHCT Đống Đa cần thiết phải trang bị điện thoại liên lạc ngoại tỉnh cho cán bộ thanh toán điện tử để dễ dàng xử lý những nhầm lẫn xẩy ra. Trong thời gian tới, CN NHCT Đống Đa nên có chính sách cụ thể cử cán bộ thanh toán điện tử đi học tập và tiếp thu những tinh hoa từ các NH thế giới về thanh toán điện tử; tổ chức cán bộ thanh toán điện tử giỏi phát huy tinh thần học hỏi phấn đáu làm việc của cán bộ công nhân viên NH. Tóm lại, mọi sự quan tâm, giúp đỡ của NHNN, Chính Phủ, NHCT VN về những vấn đề liên quan đến hệ thống thanh toán chuyển tiền điện tử đều có ý nghĩa quan trọngđối với CN NHCT Đống Đa. Vì vậy, trong thời gian tới, các cấp thẩm quyền cần phải quan tâm thường xuyên hơn nữa tới CN NHCT Đống Đa để có những biện pháp hỗ trợ kịp thời cho CN NHCT Đống Đa đến với thành công trong tương lai. . MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC THANH TOÁN CHUYỂN TIỀN ĐIỆN TỬ TẠI CN NHCT ĐỐNG ĐA- HÀ NỘI. 3.1. Một số yêu cầu. thiện công tác thanh toán chuyển tiền điện tử tại CN NHCT Đống Đa. 3.5.1 Kiến nghị với NHNN và Chính Phủ. Xây dựng cơ sở hạ tầng pháp lý không phải là một