TẬP ĐỒN BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG VIỆT NAM - VNPT CƠNG TY ĐIỆN TỐN VÀ TRUYỀN SỐ LIỆU - VDC TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM HỆ THỐNG THÔNG TIN TRỢ GIÚP TÁC NGHIỆP MIS (Phiên tài liệu: Dự thảo) Hà Nội 2010 Copyright © 2010 Edited by rocktonam@yahoo.com Giới thiệu sản phẩm Tên sản phẩm: Phần mềm Hệ thống thông tin quản lý trợ giúp tác nghiệp Nhà cung cấp: Cơng ty điện tốn truyền số liệu VDC Phiên bản: 1.1 Địa chỉ: Tòa nhà Internet Lô IIA Làng quốc tế Thăng Long Copyright © 2010 Edited by rocktonam@yahoo.com MỤC LỤC Giới thiệu sản phẩm Hướng dẫn sử dụng 1.1 Đăng nhập 1.1.1 Mục đích : 1.1.2 Đối tượng thực hiện: 1.1.3 Hoạt động: 1.2 Văn đơn vị 1.2.1 Văn đến 1.2.2 Văn 12 1.2.3 Văn trình 15 1.3 Văn công ty 19 1.3.1 Văn đến 19 1.3.2 Văn ban hành 23 1.3.3 Văn nội 24 1.3.4 Văn chờ ban hành 26 1.3.5 Sổ trình ký văn 29 1.4 Lịch tuần 31 1.4.1 Đăng ký lịch tuần 31 1.4.2 Tra cứu lịch tuần .34 1.5 Danh mục đơn vị 35 1.5.1 Danh sách chuyên viên .35 1.5.2 Danh mục vị trí lưu trữ văn .37 1.6 Danh mục sổ văn 41 1.6.1 Mục đích 41 1.6.2 Đối tượng thực 41 1.6.3 Hoạt động 41 1.7 Quản lý thông tin danh mục Danh bạ nội 42 1.7.1 Mục đích: 42 1.7.2 Đối tượng thực hiện: 42 1.7.3 Hoạt động: 42 1.8 Quản lý Tin tức/Thông báo 44 1.8.1 Mục đích: 44 1.8.2 Đối tượng thực hiện: 44 1.8.3 Hoạt động: 44 1.9 Quản lý Báo cáo tuần, tháng 50 1.9.1 Mục đích: 50 1.9.2 Đối tượng thực hiện: 50 1.9.3 Hoạt động: 50 1.10 Quản lý tổng hợp báo cáo tuần 54 1.10.1 Mục đích: 54 1.10.2 Đối tượng thực hiện: 54 1.10.3 Hoạt động: 54 1.11 Quản lý Thông báo giao ban 55 1.11.1 Mục đích: 55 1.11.2 Đối tượng thực hiện: 55 1.11.3 Hoạt động: 56 Copyright © 2010 Edited by rocktonam@yahoo.com Hướng dẫn sử dụng Mô tả chung: Sau đăng nhập vào chương trình, người sử dụng thao tác Menu để sử dụng chức chương trình: Thêm, sửa, xóa bảng danh mục, sử dụng chức sẵn có chương trình Các nhóm người sử dụng theo chức năng: 1.1 Nhóm chuyên viên: Nhóm chuyên viên nhóm người dùng có quyền hạn mức chun viên thơng thường Mỗi chuyên viên đăng nhập vào MIS để nhận gửi thông tin, thông tin gửi cấp đơn vị (văn bản, đăng ký lịch tuần, báo cáo tuần, tin tức, ) chuyên viên thực việc kiểm duyệt không cấp quyền Nghĩa chuyên viên thông thường thơng tin muốn phát hành bên ngồi đơn vị cần đồng ý (kiểm duyệt) lãnh đạo đơn vị người lãnh đạo đơn vị ủy quyền (lãnh đạo đơn vị cấp quyền cho chuyên viên hệ thống) Nhóm lãnh đạo đơn vị: Nhóm người dùng có chức danh Trưởng, Phó phịng ban có tồn quyền quản lý kiểm duyệt thơng tin đơn vị Lãnh đạo đơn vị tạo thêm danh sách người sử dụng đơn vị thực cấp quyền cho họ Đồng thời lãnh đạo đơn vị ủy quyền (cấp quyền) cho người sử dụng đơn vị để thực chức kiểm duyệt thông tin như: Văn bản, lịch tuần, báo cáo tuần, tin tức, … Nhóm văn thư cơng ty: Nhóm ngồi chức chun viên thơng thường cịn có chức quản lý chung công tác văn thư công ty như: Cấp số văn bản, thực trình văn bản, cấp số hợp đồng, kiểm duyệt tin tức chung, quảnn lý chung danh bạ, Nhóm Lãnh đạo cơng ty: Nhóm thực chức Văn thư công ty chức Lãnh đạo đơn vị Có thể nhận phân phối lại văn cho đơn vị khác công ty, theo dõi trình xử lý văn đơn vị cá nhân… Đăng nhập 1.1.1 Mục đích : Cho phép người sử dụng đăng nhập vào chương trình 1.1.2 Đối tượng thực hiện: Đối tượng thực người sử dụng nhà quản trị hệ thống 1.1.3 Hoạt động: - Để đăng nhập vào chương trình người sử dụng nhập địa ip đăng nhập vào hệ thống phải điền đầy đủ thông tin sau: + User name : Tên người sử dụng truy cập + Password : Mật đăng nhập Copyright © 2010 Edited by rocktonam@yahoo.com + Người sử dụng nhập đầy đủ thông tin ấn vào nút Sign in Hệ thống chuyển người sử dụng vào giao diện chương trình Đổi mật khẩu: Để đổi mật bạn bấm chuột vào liên kết Acount (Tài khoản) banner (phía menu), hiển thị trang sau: Copyright © 2010 Edited by rocktonam@yahoo.com Bạn bấm chuột vào liên kết Change password dòng Password phần thơng tin chi tiết người dùng, chuyển đến trang thay đổi mật sau: Nhập vào mật cũ mật phù hợp, sau bấm nút Change password để thay đổi mật Cập nhật thông tin cá nhân: Tại trang thông tin cá nhân trên, bạn bấm vào liên kết Edit tạo dịng cuối bảng thơng tin chi tiết người dùng, bảng thơng tin chi tiết cho phép bạn cập nhật thơng tin sau bấm nút Update để ghi lại, bấm Cancel để bỏ qua Chú ý: Tại phần Personalize cho phép bạn lựa chọn theme ngôn ngữ, bạn nên lựa chọn theme misSkin ngơn ngữ Vietnamese Copyright © 2010 Edited by rocktonam@yahoo.com Cập nhật danh sách chuyên viên Đơn vị: Trưởng phịng người có quyền quản lý cấp quyền cho chuyên viên đơn vị mình, để thực việc truy cập vào menu Danh mục Danh sách chuyên viên: Để tạo người sử dụng, bấm vào nút Tạo mới, để sửa thơng tin thành viên bấm chuột trái vào dịng chứa thơng tin người dùng ấy, chuyển đến trang: Copyright © 2010 Edited by rocktonam@yahoo.com Thay đổi thông tin ghi lại Chú ý: Trong mục thông tin nhập vào cho người dùng Đơn vị, Chức danh, Tên đăng nhập, Mật khẩu, Họ tên, Email…là mục bắt buộc phải nhập Cấp quyền cho người sử dụng: Sau tạo người sử dụng phải cấp quyền cho họ, danh sách chuyên viên bấm chuột vào tên người muốn cấp quyền, dó danh sách quyền hiển thị, đánh dấu vào mục người sử dụng có quyền tương ứng 1.2 1.2.1 Văn đơn vị Văn đến 1.2.1.1 Mục đích Theo dõi thông tin văn đến đơn vị, văn đến từ cơng ty đến từ đơn vị khác công ty 1.2.1.2 Đối tượng hoạt động Người sử dụng chương trình có chức theo dõi văn đến đơn vị Copyright © 2010 Edited by rocktonam@yahoo.com 1.2.1.3 Hoạt động Truy cập vào menu Văn đơn vị Văn đến Bạn đến trang sau: Trang danh sách chứa văn đến đơn vị, bao gồm văn đến công ty mà đơn vị nhận văn đến từ đơn vị khác công ty gửi cho đơn vị Trong có ký hiệu màu sắc sau: Màu vàng (Mức 1) văn tương ứng văn mà đơn vị nhận có trách nhiệm xử lý văn tức Màu xanh nhạt (Mức 2) văn tương ứng văn mà đơn vị nhận có trách nhiệm xử lý liên quan văn Màu trắng văn tương ứng văn mang tính tham khảo Để xem thông tin văn bạn bấm chuột trái lên dịng chứa thơng tin văn muốn xem Khi thơng tin văn sau: Copyright © 2010 Edited by rocktonam@yahoo.com Sau văn đến đơn vị, trưởng đơn vị người ủy quyền phân cơng xử lý văn cho thành viên đơn vị Để thực việc phân công, bấm vào mục Phân cơng xử lý văn bản, xuất nội dung đạo danh sách thành viên đơn vị để phân công sau: 10 Copyright © 2010 Edited by rocktonam@yahoo.com tin tức duyệt xuất thơng báo “Đã có tin duyệt Bạn khơng phép xóa tin đó” - Tại hình này, người sử dụng người có quyền duyệt tin xuất cột “Duyệt tin” Khi người sử dụng kích vào biểu tượng cột Duyệt tin, tin tức duyệt quyền hiển thị - Tại hình để tạo tin tức người sử dụng nhấn vào nút Tạo hình sau xuất hiện: 47 Copyright © 2010 Edited by rocktonam@yahoo.com - Tại hình tạo tin tức, người sử dụng nhập thông tin bắt buộc : Danh mục tin, Tiêu đề thông tin khác Nếu người sử dụng chọn ảnh để upload vào tin làm tương tự bên Danh bạ nội + Người sử dụng nhấn nút Tạo thông tin cập nhật vào hệ thống đưa người sử dụng trở hình danh mục Tin tức + Tại hình này, sau nhập người sử dụng nhấn nút Huỷ bỏ thơng tin nhập làm trống người sử dụng nhấn nút Quay lại, hệ thống đưa người sử dụng trở hình danh sách Tin tức - Tại hình danh sách Tin tức, người sử dụng nhấn vào vị trí lưới tin tức, hệ thống đưa người sử dụng đến trang Cập nhật tin tức hình: 48 Copyright © 2010 Edited by rocktonam@yahoo.com - Tại người sử dụng sửa chữa thơng tin Form tin tức sau nhấn nút Cập nhật hệ thống cập nhật thơng tin chuyển người sử dụng hình danh sách Tin tức - Nếu người sử dụng nhấn nút Xóa bỏ, hệ thống đưa câu hỏi “Bạn có chắn muốn xóa không?” Nếu người sử dụng nhấn Cancel, hệ thống hủy bỏ hành động cịn người sử dụng nhấn nút OK hệ thống xóa tin tức khỏi hệ thống đưa người sử dụng trở lại hình danh sách Tin tức 49 Copyright © 2010 Edited by rocktonam@yahoo.com - Nếu người sử dụng nhấn nút Quay lại hệ thống đưa hình danh sách Tin tức 1.9 Quản lý Báo cáo tuần, tháng 1.9.1 Mục đích: Quản lý cơng việc báo cáo tuần, tháng phục vụ cho họp giao ban báo cáo công việc cho lãnh đạo công ty phòng TCHC đồng thời gửi cho lãnh đạo đơn vị 1.9.2 Đối tượng thực hiện: - Phòng TCHC phịng phân cơng - Lãnh đạo đơn vị 1.9.3 Hoạt động: - Tại giao diện chương trình, người sử dụng nhấn vào menu Giao ban chọn Báo cáo tuần, hình sau xuất hiện: - Trong hình này, người sử dụng thấy thông tin báo cáo tuần đơn vị Khi người sử dụng muốn xóa thơng tin báo cáo tuần lập, người sử dụng nhấn vào nút Chọn tất hay check vào ô checkbox lưới sau nhấn vào liên kêt Xóa thông tin chọn + Hệ thống đưa thơng báo “Bạn có chắn muốn xóa?”, người sử dụng nhấn vào Cancel hệ thống hủy bỏ hành động đó, người sử dụng nhấn OK hệ thống tự động kiểm tra báo cáo tuần phịng TCHC tổng hợp thành báo cáo tuần đưa thơng báo “Báo cáo tuần tổng hợp nên bạn không phép xóa báo cáo tuần nữa!” + Nếu báo cáo tuần chưa phịng TCHC tổng hợp hệ thống tự động xóa báo cáo tuần khỏi hệ thống đưa thơng báo “Bạn xóa thành công!” Tại trang danh sách người sử dụng nhấn vào liên kết Tìm kiếm để tìm kiếm theo tuần, năm + Người sử dụng chọn lựa tìm kiếm theo tuần, theo năm theo tiêu chí trên, hệ thống tự động lọc liệu thích hợp hiển thị lưới + Nếu người sử dụng nhấn vào Thơi tìm kiếm, phần Tìm kiếm hệ thống tự động ẩn 50 Copyright © 2010 Edited by rocktonam@yahoo.com - Tại hình này, người sử dụng nhấn vào biểu tượng phần Chi tiết hình hiển thị chi tiết báo cáo tuần lập: - Khi người sử dụng muốn thêm báo cáo tuần, người sử dụng nhấn vào nút Tạo hình sau hiển thị 51 Copyright © 2010 Edited by rocktonam@yahoo.com - Tại hình này, người sử dụng nhập thông tin bắt buộc bao gồm Tiêu đề, Tuần Năm báo cáo tuần Khi người sử dụng nhấn vào checkbox để chọn thơng tin cần nhập ô checkbox chuyển sang màu đỏ sau nhập thơng tin người sử dụng bỏ check checkbox + Nếu có liệu checkbox có màu đỏ người sử dụng biết để nhập thơng tin khác Sau nhập đầy đủ thông tin người sử dụng nhấn nút Tạo mới, hệ thống tự động kiểm tra liệu hợp lệ chuyển người sử dụng hình danh sách Báo cáo tuần + Nếu người sử dụng nhấn nút Hủy bỏ, hệ thống làm trống tất liệu nhập Nếu người sử dụng nhấn nút Quay lại, hệ thống đưa người sử dụng hình danh sách Báo cáo tuần - Tại hình danh sách Báo cáo tuần, người sử dụng nhấn vào báo cáo tuần lưới hình sau ra: 52 Copyright © 2010 Edited by rocktonam@yahoo.com - Tại hình này, người sử dụng sửa đổi thơng tin Form sau nhấn vào nút Cập nhật Hệ thống cập nhật thông tin đưa người sử dụng trở hình danh sách Báo cáo tuần - Nười sử dụng nhấn nút Xóa bỏ hệ thống đưa thơng báo “Bạn có chắn muốn xóa?” Nếu người sử dụng nhấn nút Cancel hành động hủy bỏ, người sử dụng nhấn nút OK báo cáo tuần xóa khỏi hệ thống quay trở hình danh sách Báo cáo tuần - Nếu người sử dụng nhấn nút Quay lại hệ thống đưa người sử dụng hình danh sách Báo cáo tuần - Nếu người sử dụng nhấn nút Chi tiết hiển thị hình kết xuất báo cáo dạng Word tuần phịng mình: 53 Copyright © 2010 Edited by rocktonam@yahoo.com - Tại hình này, người sử dụng nhấn nút Dạng Word báo cáo tuần kết xuất dạng file word người sử dụng xem trước báo cáo tuần phịng - Tại hình này, người sử dụng nhấn nút Quay lại hệ thống đưa người sử dụng trở hình Cập nhật thông tin báo cáo tuần 1.10 Quản lý tổng hợp báo cáo tuần 1.10.1 Mục đích: Tổng hợp báo cáo tuần phục vụ họp giao ban, báo cáo lãnh đạo công ty gửi cho lãnh đạo đơn vị 1.10.2 Đối tượng thực hiện: Phòng quản trị đối ngoại 1.10.3 Hoạt động: - Tại menu chương trình, người sử dụng chọn menu Giao ban nhấn vào menu Tổng hợp báo cáo tuần 54 Copyright © 2010 Edited by rocktonam@yahoo.com - Tại danh sách này, người sử dụng chọn tuần năm sau nhấn vào nút Chi tiết chương trình chuyển người dùng sang hình để tổng hợp báo cáo tuần chọn: - Tại giao diện chương trình, người sử dụng xem thông tin chi tiết đơn vị báo cáo công việc tuần năm vừa chọn Nếu người sử dụng nhấn nút Dạng Word báo cáo tuần kết xuất dạng file word cho người sử dụng + Nếu người sử dụng tích chọn vào checkbox Khơng phép sửa tất báo cáo tuần đơn vị tuần khơng phép xóa hay sửa + Nếu người sử dụng nhấn nút Quay lại hệ thống đưa người sử dụng hình Tổng hợp báo cáo tuần 1.11 Quản lý Thông báo giao ban 1.11.1 Mục đích: Tạo lập thơng báo giao ban gửi cho lãnh đạo công ty đồng thời gửi cho lãnh đạo đơn vị 1.11.2 Đối tượng thực hiện: Phịng quản trị đối ngoại 55 Copyright © 2010 Edited by rocktonam@yahoo.com 1.11.3 Hoạt động: 1.11.3.1 Phòng TCHC - Tại giao diện chương trình người sử dụng chọn menu Giao ban sau kích chọn menu Thơng báo giao ban, hình sau ra: - Tại hình Thông báo giao ban người sử dụng nhấn vào liên kết Tìm kiếm tìm kiếm theo tiêu chí đưa - Người sử dụng nhập yêu cầu tìm kiếm: Tiêu đề Ngày tạo sau nhấn nút Tìm kiếm, hệ thống lọc theo điều kiện tìm kiếm người sử dụng trả lại kết lưới Nếu người sử dụng nhấn liên kết Thơi tìm kiếm, phần tìm kiếm ẩn - Tại giao diện chương trình, người sử dụng xem danh sách thông báo giao ban tuần Người sử dụng nhấn vào nút Chọn tất Huỷ lựa chọn để chọn nhiều thông báo giao ban lưới Nếu người sử dụng tích vào checkbox lưới nhấn vào liên kết Xóa thơng tin chọn, hệ thống đưa hộp thông báo: + Nếu người sử dụng nhấn vào nút OK, danh mục tin xóa khỏi hệ thống hệ thống đưa thơng báo “Bạn xóa thành công!” Nếu người sử dụng chọn Cancel hệ thống hủy bỏ hành động - Khi người sử dụng muốn thêm thông báo giao ban, người sử dụng nhấn vào nút Tạo hình sau hiển thị: 56 Copyright © 2010 Edited by rocktonam@yahoo.com - Tại hình này, người sử dụng nhập thơng tin bao gồm: Tiêu đề, Nội dung Tệp gắn kèm Người sử dụng nhấn nút Browse chọn file cần upload sau nhấn nút Upload file đẩy lên hệ thống + Sau nhập đủ nội dung người sử dụng nhấn nút Tạo hệ thống cập nhật thông tin vừa tạo chuyển người sử dụng hình danh sách Thơng báo giao ban + Nếu người sử dụng muốn nhập lại thông tin trên, người sử dụng nhấn nút Hủy bỏ tịan form nhập làm trống + Nếu người sử dụng nhấn vào nút Quay lại, hệ thống đưa người sử dụng trở hình danh sách Thơng báo giao ban Tại hình Thơng báo giao ban, người sử dụng nhấn vào thông báo giao ban lưới hệ thống chuyển sang hình sau: 57 Copyright © 2010 Edited by rocktonam@yahoo.com - Tại hình này, người sử dụng thay đổi thơng tin form nhập sau nhấn nút Cập nhật thông tin cập nhật hệ thống chuyển hình danh sách Thơng báo giao ban + Người sử dụng nhấn nút Xóa bỏ thơng báo giao ban xóa khỏi hệ thống đưa người sử dụng trở hình Thông báo giao ban + Người sử dụng nhấn nút Quay lại hệ thống đưa người sử dụng hình Thơng báo giao ban - Tại hình người sử dụng chọn nút Gửi mail hình sau ra: 58 Copyright © 2010 Edited by rocktonam@yahoo.com Nếu người sử dụng nhấn nút Tạo Email cửa sổ sau: 59 Copyright © 2010 Edited by rocktonam@yahoo.com - Tại hình tạo mail, người sử dụng xóa bỏ hay xem mail người sử dụng tạo Nếu người sử dụng nhấn nút Tạo hệ thống chuyển sang hình sau: - Tại hình người sử dụng cập nhật Họ tên, Email người cần gửi sau nhấn nút Tạo hệ thống cập nhật thơng tin chuyển người sử dụng hình danh sách mail người sử dụng + Người sử dụng hủy thông tin nhập cách nhấn nút Hủy bỏ chọn nút Quay lại để trở hình danh sách mail người sử dụng - Tại hình danh sách mail người sử dụng, nhấn vào thơng tin lưới hệ thống đưa người sử dụng sang hình cập nhật thơng tin: - Tại hình người sử dụng sửa đổi thơng tin sau nhấn nút Cập nhật hệ thống quay trở hình danh sách mail người sử dụng 60 Copyright © 2010 Edited by rocktonam@yahoo.com + Khi người sử dụng nhấn nút Xóa bỏ thơng tin mail người sử dụng xóa khỏi hệ thống quay trở hình danh sách mail người sử dụng + Người sử dụng nhấn nút Quay lại hệ thống đưa người sử dụng trở hình danh sách mail người sử dụng - Khi tạo mail người dùng cần thiết, người sử dụng nhấn nút Đóng hệ thống đóng cửa sổ lại chuyển hình Gửi mail - Tại hình người sử dụng chọn mail người gửi danh sách nhấn vào nút Chọn danh sách mail chọn đẩy xuống mục Người nhận + Người sử dụng nhập nội dung bao gồm: Người gửi, Chủ đề Nội dung mail cần gửi sau nhấn vào nút Gửi Hệ thống tự động gửi mail với nội dung đến người nhận + Người sử dụng nhấn nút Quay lại hệ thống trở hình Cập nhật thơng báo giao ban 1.11.3.2 Các phịng ban khác: - Khi người sử dụng nhấn vào menu Giao ban chọn menu Thông báo giao ban xuất hình sau: - Người sử dụng tìm kiếm giao ban theo tiêu chí chọn Tiêu đề, Ngày tạo nhấn liên kết Tìm kiếm Hệ thống lọc liệu thích hợp hiển thị lưới - Nếu người sử dụng nhấn nút Chi tiết xuất cửa sổ để xem chi tiết thơng báo giao ban tuần - Tại hình người sử dụng tải thơng báo giao ban để xem cách nhấn vào tên Thơng báo giao ban Sau người sử dụng nhấn nút Đóng hệ thống đóng cửa sổ lại chuyển hình Thơng báo giao ban 61 Copyright © 2010 Edited by rocktonam@yahoo.com ... nhật danh mục tin để người sử dụng sửa đổi thông tin + Sau sửa xong thông tin, người sử dụng nhấn vào nút Cập nhật thơng tin cập nhật vào hệ thống đưa người sử dụng trở hình Danh mục tin + Tại hình... người sử dụng nhập thông tin cần thiết nhấn nút Thêm người sử dụng nhấn nút Hủy Bỏ Quay lại để danh sách danh bạ chờ duyệt - Người sử dụng sửa chữa thông tin danh bạ cách nhấp vào thông tin cần sửa... đề thông tin khác Nếu người sử dụng chọn ảnh để upload vào tin làm tương tự bên Danh bạ nội + Người sử dụng nhấn nút Tạo thông tin cập nhật vào hệ thống đưa người sử dụng trở hình danh mục Tin