Giải pháp thực hiện hợp đồng xuất khẩu gạo của các công ty xuất khẩu Việt Nam trong giai đoạn dịch bệnh Covid 19 hiện nay

Xuất khẩu gạo của Việt Nam không chỉ đảm bảo an ninh lương thực của quốc gia mà còn giúp nông dân bán được sản phẩm và có lợi nhuận. Bài viết đi tìm hiểu quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu gạo của các công ty xuất khẩu, đánh giá thực trạng và đề xuất một số giải phải hoàn thiện quy trình đó.

78 Journal of Transportation Science and Technology, Vol 36, May 2020 GIẢI PHÁP THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU GẠO CỦA CÁC CÔNG TY XUẤT KHẨU VIỆT NAM TRONG GIAI ĐOẠN DỊCH BỆNH COVID-19 HIỆN NAY SOLUTIONS TO IMPLEMENT RICE EXPORT SALES CONTRACTS OF VIETNAM EXPORT COMPANIES DURING COVID - 19 DISASE PERIOD Phạm Văn Tài Cao đẳng Kinh tế đối ngoại Tóm tắt: Đã từ lâu, Việt Nam trở thành cường quốc xuất gạo lớn giới Các hợp đồng xuất gạo quan tâm nhiều ngành, đặc biệt ngành nông nghiệp công thương Từ dịch bệnh COVID - 19 bùng phát đến toàn cầu, nhu cầu lương thực nhu cầu quan trọng cấp bách tất nước Trong tình hình đó, với mạnh nơng nghiệp, Việt Nam đóng vai trị quan trọng cung cấp lương thực cho giới Xuất gạo Việt Nam không đảm bảo an ninh lương thực quốc gia mà cịn giúp nơng dân bán sản phẩm có lợi nhuận Bài báo tìm hiểu quy trình thực hợp đồng xuất gạo công ty xuất khẩu, đánh giá thực trạng đề xuất số giải phải hồn thiện quy trình Từ khóa: Xuất nhập khẩu, xuất gạo, hợp đồng, quy trình Chỉ số phân loại: 3.2 Abstract: For a long time ago, Vietnam became a large rice exporter in over the world Those rice export contracts are always interested by many ministry officials, especially Agriculture ministry and Industry- Trade ministry After COVID - 19 disease outbreak globally, food demand is one of the most important priorities for all countries In such a situation, having the strenths in agriculture, Vietnam plays a very important role in supplying food to the world Vietnam’s rice export not only keeps food safety but also bring more profits to farmers This study is aimed at searching processes to implement and analyze rice export contracts of most rice export companies to find out solutions for processes improvement in COVID - 19 disease period Key words: Import export, rice export, contract, processes Classification number: 3.2 Giới thiệu Tại hầu hết quốc gia khu vực Đơng Nam Á, lãnh thổ có lợi mặt hàng chủ chốt gạo loại nông sản, lương thực sử dụng chủ yếu Trong đó, việc xuất gạo thị trường nước Việt Nam đứng thứ ba bảng xếp hạng nước có sản lượng xuất gạo cao sau Ấn Độ Thái Lan Với thứ hạng xem bước đệm cho thấy Việt Nam có tầm ảnh hưởng thị trường nhập nơng sản giới Do tình hình bị ảnh hưởng đại dịch viêm phổi cấp chủng COVID - 19 ảnh hưởng nghiêm trọng đến kinh doanh quốc tế nên lượng xuất khẩu, nhập giảm mạnh, doanh nghiệp tháo gỡ tình trạng trì trệ, ứ đọng hàng hóa cảng, đưa phương pháp nhằm thúc đẩy kinh doanh quốc tế quay lại trạng thái bình thường theo Nghị định Chính phủ Tuy nhiên thực hợp đồng xuất gạo gặp nhiều trở ngại, thách thức công ty xuất gạo Bài báo nhằm đánh giá thực trạng quy trình xuất gạo công ty đề xuất giải pháp để thực tốt hợp đồng xuất gạo Thực trạng quy trình tổ chức thực hợp đồng xuất gạo cơng ty xuất gạo TẠP CHÍ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ GIAO THÔNG VẬN TẢI, SỐ 36-05/2020 79 Sơ đồ Quy trình tổ chức thực hợp đồng xuất Bước 1: Thỏa thuận ký kết hợp đồng Bên bán công ty xuất gạo Việt Nam chào hàng đưa bảng giá thích hợp mặt hàng gạo cho bên mua doanh nghiệp nhập khẩu, thông thường công ty nhập Trung Quốc, Philippines Sau thống giá chấp nhận điều khoản đưa trình đàm phán, hai bên tiến hành kí kết hợp đồng Bước 2: Kiểm tra tính pháp lý Việc xem xét tính pháp lý cho lô hàng điều cần thiết để doanh nghiệp nhận biết có phải loại hàng phép xuất hay không, mặt hàng cần làm thủ tục xin giấy phép không cần xin giấy phép Đối với lô hàng xuất gạo cơng ty xuất gạo gạo mặt hàng không quy định xin giấy phép xuất Nghị định 69/2018/NĐ-CP nên doanh nghiệp không cần làm thủ tục xin giấy phép cho lô hàng Bước 3: Kiểm tra việc toán tiền hàng Điều khoản toán hợp đồng theo phương thức toán trả trước 10% sau ba ngày làm việc kể từ ngày kí hợp đồng 90% trả sau vòng ba ngày làm việc kể từ ngày bên mua nhận chứng từ gốc Bên mua thực chuyển tiền cho người bán phương thức điện chuyển tiền (TT) Bước 4: Chuẩn bị hàng Các công ty xuất gạo chuẩn bị nguồn hàng xuất thông qua việc thu mua nội địa từ công ty lương thực thu mua đầu mối đưa tiêu chí làm hàng hợp đồng giao dịch với bên cung cấp nguyên liệu 80 Journal of Transportation Science and Technology, Vol 36, May 2020 Trong bước chuẩn bị, bên xuất thực việc kiểm định, kiểm dịch thực vật, hun trùng thông qua quan kiểm định, kiểm dịch: COTECNA, VFC để đảm bảo chất lượng hàng Bước 5: Thuê phương tiện vận tải Do sử dụng điện kiện giá CIF nên việc thuê phương tiện vận tải bên bán công ty xuất Việt Nam chịu trách nhiệm thuê tàu Các công ty xuất Việt Nam tham khảo giá tàu chốt lịch xuất hàng hãng tàu Các công ty xuất gạo gửi booking request (yêu cầu đặt tàu) để yêu cầu đặt chỗ, bên hãng tàu phản hồi lại booking note (ghi nhận đặt tàu) để xác nhận đặt chỗ cho cho công ty xuất Việt Nam Bước 6: Mua bảo hiểm hàng hóa Nghĩa vụ cơng ty xuất gạo Việt Nam bán hàng với điều kiện giá CIF mua bảo hiểm hàng hóa cho người mua hưởng lợi (cơng ty bảo hiểm nước ngồi), với điều kiện bảo hiểm tất rủi ro loại A (All risk) bồi thường nước nhà nhập 110% CIF Bước 7: Làm thủ tục hải quan Mở tờ khai điện tử thực phần mềm ECUS5-VNACCS công ty Thái Sơn trước thực mở tờ khai điện tử, nhân viên chứng từ cần chuẩn bị hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn đường biển để khai thác thông tin cần qúa trình khai báo Bước 8: Giao hàng cho nhà vận tải Nhân viên nhận container (cont) rỗng từ bên đặt chỗ kéo container kho riêng đóng hàng, trước đóng hàng nhân viên phải kiểm tra tình trạng cont để đảm bảo chất lượng hàng Sau đóng hàng, nhân viên tiến hành vô sổ tàu lý tờ khai, nhận B/L(vận đơn) gốc từ hãng tàu sau gửi hướng dẫn làm hàng cho hãng tàu, phải thực trước thời gian cắt máng Bước 9: Lập chứng từ Sau giao hàng cho nhà vận tải, nhân viên tiến hành quy trình xin giấy xác nhận xuất xứ (C/O) form D thông qua hệ thống điện tử Ecosys lập chứng từ hoàn chỉnh trước gửi cho nhà nhập Nhân viên công ty xuất gửi chứng từ cho nhà nhập thông qua ngân hàng đại lý ngân hàng thương mại Việt Nam ngân hàng đại lý theo lệnh ngân hàng chuyển tiền đại diện nước nhập toán 90% giá trị cịn lại hợp đồng có chứng từ gốc thỏa thuận điều khoản toán Bước 10: Lưu trữ lý chứng từ Trong lúc lập chứng từ gửi cho nhà nhập khẩu, nhân viên linh hoạt lưu lại cho hồ sơ cơng ty để có trường hợp xảy có chứng để đối chiếu Khi tập hợp thành hoàn chỉnh, nhân viên tiến hành lưu vào sổ phận kế toán sổ lưu phận xuất gạo Mỗi chứng từ có thời hạn lưu lại năm năm kể từ ngày kí kết, hết hạn lưu trữ thực việc lý Đánh giá thực trạng quy trình tổ chức thực hợp đồng xuất gạo công ty xuất gạo 3.1 Ưu điểm Sở hữu đội ngũ cán quản lý cấp cao, có chun mơn, kinh nghiệm tổ chức thực dịch vụ việc tổ chức thực hợp đồng ngoại thương, kết hợp với đội ngũ nhân viên chun nghiệp, nhiệt tình, có tinh thần trách nhiệm cao Nhận tín nhiệm nhiều khách hàng nước nhờ sản phẩm dịch vụ công ty đạt chất lượng tốt Quy mô hoạt động mạnh rộng với nhiều nhà máy phân phối trải dài, hội tảng để công ty phát triển mạnh, mở rộng giao thương nhiều với quốc gia thị trường khó châu Âu, châu Mỹ Các cơng ty áp dụng hình thức khai báo hải quan điện tử, giúp quy trình nhanh gọn, tiết kiệm thời gian, chi phí, cơng sức,… làm thủ tục hải quan 3.2 Nhược điểm Các phận có phối hợp khơng nhịp nhàng khâu bàn giao chứng từ toán làm hàng Cịn sai sót TẠP CHÍ KHOA HỌC CƠNG NGHỆ GIAO THÔNG VẬN TẢI, SỐ 36-05/2020 lúc kiểm tra chứng từ, lạc loại chứng từ quan trọng dẫn đến thời gian, gây chậm trễ việc giao hàng Chưa đáp ứng nhiều phương tiện vận tải kho bãi riêng trình làm hàng, chất hàng Nguồn hàng xuất phụ thuộc vào đầu mối thu mua gạo chủ yếu tỉnh vùng Đồng sông Cửu Long 3.3 Nguyên nhân Các công ty xuất gạo không kinh doanh ngành hàng, họ cịn xuất nơng sản khác sắn lát, xuất nhập hạt điều…do vậy, đơn vị làm nhiều công việc lúc tạo gánh nặng khối công việc lớn, áp lực cao nguồn lực tài khơng đủ đảm bảo tài trợ hoạt động xuất gạo Do phận nhân viên trẻ lúc tạo lập chứng từ gây sai sót, làm chậm giao hàng Các hoạt động vận chuyển (logistics) công ty xuất gạo dựa vào dịch vụ vận chuyển thuê Trong thời gian diễn dịch bệnh COVID - 19, hoạt động xuất nhập gạo bị tác động sách an ninh lương thực Nhà nước lịch tàu Các thủ tục tiếp nhận tàu gạo nước nhập khó khăn lịch bốc dỡ, khử trùng biện pháp chống dịch họ Một số giải pháp hồn thiện quy trình tổ chức thực hợp đồng xuất công ty xuất gạo Việt Nam giai đoạn dịch bệnh COVID - 19 Mở rộng thêm phạm vi thị trường kinh doanh để tạo thêm tính bình ổn hoạt động kinh doanh, tránh biến động thị trường Song song với việc giữ vững thị trường nước, công ty cần phải nâng cao mở rộng chi nhánh bên lãnh thổ 4.1 Giải pháp nâng cao thực tốt chứng từ xuất Công ty cần chuẩn bị chu đáo chứng từ thông tin tư liệu liên quan đến bên tham gia hợp đồng, tránh sai sót thông tin đối tác Diễn đạt rõ ràng nội dung, điều khoản mà hai bên đến thống nhất, tránh gây nhiễu thông 81 tin câu văn dẫn đến cách hiểu khác nhau, gây hiểu nhầm, phát sinh kiện tranh chấp khơng đáng có Liên tục kiểm tra theo dõi tránh trường hợp thất lạc hay mác chứng từ, để tránh tình trạng xảy ra, nhân viên cần lập công việc phân loại hồ sơ theo thời hạn gần nhất, lưu hồ sơ theo tên khách hàng, phân loại mặt hàng theo quý, theo năm… Cần thực tốt khâu thủ tục hải quan, để việc diễn mong đợi cần chuẩn bị đầy đủ chứng từ lập, khai báo thông tin chi tiết xác 4.2 Giải pháp nâng cao công tác chuẩn bị hàng xuất Đảm bảo việc gửi hàng tốt có nguồn hàng uy tín, cơng ty cần đầu tư kho bãi, sở hạ tầng, thiết bị máy móc để đáp ứng nhu cầu nguồn hàng đầy đủ thời hạn giao hàng Lấy nguồn hàng từ công ty khác trường hợp công ty không đáp ứng đủ nguồn hàng, cần cân nhắc sử dụng giải pháp Nâng cao phương tiện vận tải công ty, công cụ bốc dỡ hàng phải nâng cấp để tránh gây chất lượng hàng hóa phương tiện, máy móc hết niên hạn sử dụng q trình vận chuyển Tính tốn phù hợp với thời gian tàu chạy, tránh chậm hàng 4.3 Giải pháp mở rộng phương thức toán nâng cao nghiệp vụ toán Ngồi phương thức phương thức nhờ thu cách lợi cho người xuất gửi chứng từ cho ngân hàng ủy thác nhờ ngân hàng thu hộ tiền toán nhà nhập trường hợp nhà xuất khơng có khả đòi tiền từ nhà nhập Cần am hiểu thông lệ quốc tế buôn bán ngoại thương, tìm hiểu phong tục, tập quán pháp luật nước có quan hệ ngoại thương với cơng ty Từ giúp cơng ty xuất gạo hạn chế rủi ro giải vấn đề phát sinh cách hiệu khâu tốn Cần tìm hiểu đối tác mua hàng có trung thực hay lừa đảo, có tiền sử kiện tụng vấn đề liên quan đến nợ nần tiền hàng hay chưa… từ cân nhắc việc bán hàng 82 Journal of Transportation Science and Technology, Vol 36, May 2020 4.4 Giải pháp nâng cao marketing, đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường Để hoạt động diễn có hiệu cơng ty cần thành lập phịng marketing sau xây dựng chiến lược nghiên cứu, xác định mục tiêu thông tin cần thu thập việc nghiên cứu thị trường Qua doanh nghiệp tiến hành đánh giá chất lượng hoạt động nghiên cứu thông qua khả thâm nhập đáp ứng thị hiếu người tiêu dùng loại sản phẩm hay kết hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Ln có sách, chiến lược lâu dài giá, chất lượng… quan tâm đến nhu cầu khách hàng, giữ mối quan hệ đối tác, thường xuyên liên lạc để nắm bắt thông tin phản hồi sản phẩm Thường xuyên nâng cấp website cơng ty nơi mà khách hàng tìm tới nhanh nhận tin tưởng tạo ấn tượng ban đầu tốt đẹp bắt mắt khách hàng Hỗ trợ qua kênh thông tin, tư vấn trực tiếp để khách hàng hiểu rõ chủ động việc xây dựng chiến lược quảng bá kinh doanh sản xuất 4.5 Giải pháp đào tạo, nâng cao tay nghề, trình độ hiệu cơng việc cho nhân viên Cắt giảm nhân giải pháp cần thiết, điều chỉnh thời gian làm việc, sách giảm biên chế: Khuyến khích hưu sớm, trợ cấp thơi việc, cho doanh nghiệp thuê lại nhân Kiểm tra lại tất tồn quy trình, phương thức toán cho hợp đồng, đặc biệt hai phận chứng từ giao nhận, hai phần bổ sung lẫn thông tin cần thiết gắn liền với thành công hợp đồng ký kết Lập chế độ khen thưởng rõ ràng phận, cá nhân có thành tích tốt cơng việc Tạo điều kiện giúp nhân viên học tập, nâng cao kiến thức thường xuyên qua trung tâm liên kết với doanh nghiệp, đầu tư đưa nhân viên xuất sắc bên thị tường giới học hỏi, tiếp thu thêm nhiều kiện đặc sắc nước bạn 4.6 Giải pháp nâng cao chất lượng sản phẩm, đa dạng hóa mặt hàng Cơng tác kiểm tra chất lượng sản phẩm cần thực cách nghiêm ngặt, thường xuyên suốt khâu sản xuất Công tác nghiên cứu phát triển mẫu mã sở nghiên cứu thị trường mẫu thịnh hành ưa chuộng số thị trường trọng điểm Tăng cường giám sát quản lý chất lượng theo ISO yêu cầu kỹ thuật, nhằm giữ vững, ổn định chất lượng sản phẩm Cần thực so sánh giá trị chiến lược tạo chi phí thực trước định Cần hiểu rõ tầm quan trọng, yêu cầu cần đủ giải pháp đa dạng hóa, đề nguồn lực phù hợp để thực thi thương vụ 4.7 Giải pháp cải tiến công nghệ, nâng cao lực sản xuất Cần cải tiến công nghệ nhà máy thuận lợi tạo “nhà máy 4.0” “nhà máy điện tử”, máy móc trao đổi thơng tin qua hệ thống mạng, liên tục cập nhật thông tin lượng hàng tại, lượng nguyên vật liệu thay đổi cố lỗi đơn đặt hàng Cải tiến công nghệ hỗ trợ phát triển cung cấp sản phẩm với chất lượng cao hơn, tiết kiệm thời gian đóng hàng, tăng suất lao động, linh hoạt, an tồn, bảo vệ mơi trường Nâng cao lực sản xuất lực cạnh tranh khu vực kinh tế nước Công nghệ sấy lúa xay sát gạo thay đổi chất lượng gạo xuất Chính cơng ty xuất gạo cần trọng thay đổi công nghệ chế biến để nâng giá trị gạo xuất Việt Nam Kết luận Trong kinh tế toàn cầu, hoạt động kinh doanh xuất nhập đóng vai trị quan trọng, kích thích khả tiêu dùng sản phẩm nước, tạo nhiều dòng hàng làm đa dạng hóa dịng sản phẩm, tạo động lực để thúc đẩy sản xuất nước làm cân kinh tế thương mại, thúc đẩy sản xuất xuất Các mặt hàng công ty sản xuất, xuất nhập mặt hàng nơng sản cần thiết sống, nên tiềm phát triển công ty xuất gạo Việt Nam lớn Với phát triển ngày TẠP CHÍ KHOA HỌC CƠNG NGHỆ GIAO THƠNG VẬN TẢI, SỐ 36-05/2020 thuận lợi công ty xuất khẩu, tương lai công ty xuất Việt Nam mong muốn phát triển thêm nhiều mặt hàng thiết yếu đáp ứng nhu cầu cho người tiêu dùng, thúc đẩy thêm hoạt động xuất nhập cơng ty xuất gạo Nhóm sáu giải pháp mà tác giả đề xuất dựa sở phân tích, khảo sát thực tế góp phần đẩy mạnh xuất gạo thơng qua hồn thiện quy trình mà công ty xuất gạo thực hiện Tài liệu tham khảo [1] Bộ Công Thương, điều hành xuất gạo 2020: https://www.moit.gov.vn/web/guest/tin-chi-tiet//chi-tiet/moi-tham-du-cuoc-hop-ve-%C4%91ieuhanh-xuat-khau-gao-nam-2020-trong-boi-canhdich-benh-COVID-19 18179-15.html; 83 [2] Công ty Intimex, báo cáo kết sản xuất kinh doanh 2019; [3] Công ty Lương Thực Bạc Liêu, báo cáo kết sản xuất kinh doanh năm 2019; [4] Tổng cục Hải quan,www.customs.gov.vn; [5] Công ty TNHH Phát Triển Công nghệ Thái Sơn www.thaison.vn ; [6] Hệ thống Quản lý Cấp Chứng nhận xuất xứ điện tử, http://ecosys.gov.vn; [7] Hiệp hội lương thực Việt Nam https://www.vietfood.org.vn/; [8] Tổng cục Hải quan;www.customs.gov.vn; [9] Thư viện pháp luật, https://thuvienphapluat.vn Ngày nhận bài: 24/4/2020 Ngày chuyển phản biện: 29/4/2020 Ngày hoàn thành sửa bài: 22/5/2020 Ngày chấp nhận đăng: 29/5/2020 ... tàu Các thủ tục tiếp nhận tàu gạo nước nhập khó khăn lịch bốc dỡ, khử trùng biện pháp chống dịch họ Một số giải pháp hồn thiện quy trình tổ chức thực hợp đồng xuất công ty xuất gạo Việt Nam giai. .. phương tiện vận tải bên bán công ty xuất Việt Nam chịu trách nhiệm thuê tàu Các công ty xuất Việt Nam tham khảo giá tàu chốt lịch xuất hàng hãng tàu Các công ty xuất gạo gửi booking request (yêu... chức thực hợp đồng xuất Bước 1: Thỏa thuận ký kết hợp đồng Bên bán công ty xuất gạo Việt Nam chào hàng đưa bảng giá thích hợp mặt hàng gạo cho bên mua doanh nghiệp nhập khẩu, thông thường công ty