HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ HOẠT ĐỘNG THU CHI TIỀN MẶT TẠI NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG HUẾ

Trường Đại học Kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ HOẠT ĐỘNG THU CHI TIỀN MẶT TẠI NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG HUẾ 2.1 Khái quát VCB Huế 2.1.1 Sự hình thành phát triển VCB Huế Khi kinh tế kinh tế Việt Nam chuyển sang kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, hệ thống ngân hàng phải mở rộng để thích ứng với phát triển kinh tế Nhận thấy tiềm thị trường khu vực Miền Trung bỏ ngỏ, VCB TW định mở chi nhánh VCB Huế Chi nhánh VCB Huế thành lập theo định số 68-QĐ NH3 ngày 10/8/1993 Tổng Giám đốc VCB Việt Nam vào hoạt động ngày 02/11/1993 Tên giao dịch ngân hàng với tổ chức, cá nhân nước Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam chi nhánh Huế, tên giao dịch quốc tế Vietcombank Huế, có trụ sở đóng 78 Hùng Vương - Thành phố Huế - Thừa Thiên Huế Sự đời chi nhánh có muộn so với chi nhánh NHTM khác địa bàn đa góp phần giải khó khăn việc huy động vốn, kinh doanh xuất nhập khẩu, chuyển tiền nước…, góp phần thúc đẩy kinh tế địa phương vào hoạt động ổn định Sau thời gian hoạt động, nhận thấy tiềm thị trường cịn lớn, khơng dừng lại địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế, chi nhánh VCB Huế chủ động mở rộng hoạt động đến thị trường lân cận Quảng Bình, Quảng Trị… Ngày 06/10/2001 khai trương chi nhánh cấp II Quảng Bình trực thuộc VCB Huế (nay chi nhánh cấp I) để tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng giao dịch Từ bước chập chững ban đầu, với phát triển hệ thống VCB, VCB Huế đổi cơng nghệ ngân hàng đại, có mạng lưới giao dịch với 1.000 ngân hàng đại lý 85 quốc gia giới VCB Huế bước trưởng thành tự khẳng định ngân hàng mạng tỉnh Hiện VCB Huế có trụ sở đặt 78 Hùng Vương – TP Huế, có phịng giao dịch ngồi tỉnh 2.1.2 Các nghiệp vụ chủ yếu VCB Huế Sinh viên: Ngô Minh Ngọc Trường Đại học Kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp VCB Huế đăng ký hoạt động nghiệp vụ chủ yếu sau: - Huy động vốn: Nhận tiền gửi, phát hành chứng tiền gửi, trái phiếu, kỳ phiếu giấy tờ có giá khác để huy động vốn; Vay vốn TCTD nước; Vay vốn NHNN hình thức huy động vốn khác - Các hoạt động cho vay, chiết khấu thương phiếu giấy tờ có giá khác; Bảo lãnh, cho th tài hình thức cấp tín dụng khác theo quy định NHNN - Dịch vụ toán ngân quỹ: Mở tài khoản, cung ứng phương tiện tốn ngồi nước; Thực dịch vụ thu hộ, chi hộ; Thực dịch vụ thu phát TM, ngân phiếu toán cho khách hàng - Thu đổi ngoại tệ, séc du lịch; Chi trả kiều hối; Chuyển tiền nước quốc tế - Phát hành thẻ tốn nội địa Connect 24; thẻ tín dụng quốc tế Vietcombank – Visa Card, Vietcombank – Master Card, Vietcombank – American Express; Làm đại lý toán loại thẻ tín dụng quốc tế như: Master, Visa, JBC, American Express… - Thực nghiệp vụ thuê, mua tài chính, E-Banking, Home-Banking… 2.1.3 Tổ chức phòng ban - Giám đốc: Điều hành, lãnh đạo hoạt động chi nhánh chịu trách nhiệm trực tiếp với NHTW Nhà nước - Các Phó Giám đốc phụ trách: Trực tiếp quản lý phận: Phòng quản lý nợ, Phòng tốn quốc tế, Phịng kế tốn, Phịng kinh doanh dịch vụ, Phịng ngân quỹ, Tổ vi tính, Tổ xử lý nợ xấu, Các Phòng giao dịch - Phòng Kiểm tra nội bộ: Kiểm soát nội tất hoạt động chi nhánh - Tổ xử lý nợ xấu: Quản lý, đôn đốc thu khoản nợ hạn thu hồi khó thu hồi - Phòng khách hàng: Tiếp xúc với khách hàng giao dịch; Nghiên cứu, phân tích, quản lý rủi ro nhằm đảm bảo phát triển cho vay, mở rộng hoạt động cho vay cách an toàn, hiệu - Phòng kinh doanh dịch vụ: Nhận chuyển tiền, thực sản phẩm dịch vụ, thiết lập quan hệ đại lý với ngân hàng nước Sinh viên: Ngô Minh Ngọc Trường Đại học Kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp - Phịng ngân quỹ: Quản lý trực tiếp bảo quản loại tiền, giấy tờ có giá, thực cơng tác thu chi VND ngoại tệ - Phịng tổng hợp: Có nhiệm vụ lập báo cáo kết hoạt động kinh doanh đưa kế hoạch, định hướng cho chi nhánh thời điểm giai đoạn cụ thể - Phòng quản lý nợ: Theo dõi, quản lý toàn khoản vay chi nhánh - Phịng tốn thẻ: Cung cấp loại dịch vụ toán qua thẻ: Connect 24, JCB, Master Card, Visa Card… - Phòng tốn quốc tế: Có chức hỗ trợ cơng tác toán quốc tế giao dịch với ngân hàng nước ngồi - Phịng kế tốn: Thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh; Kiểm tra hoạt động kinh doanh tài chi nhánh; Giúp Giám đốc điều hành công tác tổ chức hạnh toán kế toán, hoạch toán kinh doanh đạt hiệu kinh tế cao - Phịng hành – nhân sự: Có nhiệm vụ quản lý hành tham mưu cho Giám đốc công tác quản lý tổ chức, nhân sự, quy hoạch đào tạo đề bạt cán - PGD số 1, số 2, PGD Mai Thúc Loan, PGD Quảng Trị: Trực tiếp tiếp xúc với khách hàng, thực giao dịch với khách hàng BAN GIÁM ĐỐC Phịng Giám đốc Phịng Phó Giám đốc Phịng Phó Giám đốc Phịng Phó Giám đốc Phịng Khách hàng Tổ xử lý nợ xấu Phịng Hành chính-Nhân Phòng Kiểm tra nội Phòng Tổng hợp Phòng Kế tốn Phịng Thanh tốn quốc tế Phịng Kinh doanh dịch vụ Phịng Thanh tốn thẻ Phịng Ngân quỹ Tổ Quản lý nợ Nhóm TDDN Nhóm TD cá nhân Nhóm thị trường&KH Sinh viên: Ngơ Minh Ngọc Tổ Vi tính Trường Đại học Kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp MẠNG LƯỚI TRONG TỈNH Phòng Giao dịch số Phòng Giao dịch số Phòng GD Mai Thúc Loan Phòng GD Phạm Văn Đồng MẠNG LƯỚI NGOẠI TỈNH Ghi chú: Phòng Giao dịch Quảng Trị Mối quan hệ đạo chức Mối quan hệ đạo nghiệp vụ Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam Chi nhánh Huế (Đến ngày 31/12/2009) (Nguồn: Phịng Hành – Nhân VCB Huế) 2.1.4 4.1 Kết đạt năm 2009 Tình hình sử dụng lao động Bảng 1: Cơ cấu lao động VCB Huế năm 2009 (Đơn vị tính: người) Chỉ tiêu Phân theo giới tính Nam Nữ Phân theo trình độ chun mơn Đai học/Trên Đại học Cao đẳng/Trung cấp Tổng cộng So sánh (+/-) (%) Năm 2008 Năm 2009 54 98 59 112 14 9,3 14,3 144 152 164 171 20 -1 19 13,9 - 12,5 12,5 (Nguồn: Phịng Hành – Nhân VCB Huế) Qua bảng ta thấy tổng số lao động năm 2009 tăng 19 người so với năm 2008, tương ứng tăng 12,5% Nguyên nhân chủ yếu biến động VCB Huế không Sinh viên: Ngô Minh Ngọc 4.2 Trường Đại học Kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp ngừng mở rộng, đa dạng hóa sản phẩm để cung cấp dịch vụ tốt cho khách hàng Trong tổng số lao động VCB Huế số lao động nữ chiếm tỷ trọng lớn nhiều so với lao động nam Có tượng đặc thù ngành cần nhiều giao dịch viên với khách hàng, phái nữ thường có ưu làm cơng việc Để đáp ứng tốt yêu cầu công việc Ngân hàng có số lao động có trình độ cao chiếm đa số Lao động có trình độ Đại học Đại học chiếm 95% Tình hình tài sản nguồn vốn Nhìn vào bảng ta thấy: Năm 2009, Tổng tài sản Nguồn vốn tăng 661 tỷ đồng, tương ứng tăng 50,1% Trong Tài sản, khoản mục Cho vay khách hàng chiếm tỷ trọng lớn hoạt động chủ yếu Ngân hàng Ở phần Nguồn vốn, tiền gửi khách hàng chiếm tỷ trọng lớn tăng dần qua năm Điều chứng tỏ ngân hàng không ngừng phát triển Năm 2009, tiền gửi khách hàng tăng 38,1% so với năm 2008 Bảng 2: Phân tích tổng quát tài sản, nguồn vốn năm 2009 (ĐVT: Tỷ đồng) Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 1.318 39 1.441 0,7 1.318 1.228 - 165 1.979 66 1.534 329 1.979 1.696 239 Tài sản Tiền mặt, vàng bạc, đá quý Cho vay khách hàng Tài sản Có khác Nguồn vốn Tiền gửi TCTD khác Tiền gửi khách hàng Vốn quỹ So sánh (+/-) (%) 661 50,1 27 69,2 93 6,4 328,3 469 661 50,1 -1 - 25 468 38,1 404 - (Nguồn: Phòng Kế tốn VCB Huế) • Kết hoạt động tín dụng Hoạt động tín dụng năm 2009 gặp nhiều khó khăn ảnh hưởng khủng hoảng tài suy thối tồn cầu Hoạt động cho vay khởi sắc sau gói kích cầu hỗ Sinh viên: Ngơ Minh Ngọc Trường Đại học Kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp trợ lãi suất cuối năm áp lực đảm bảo tính khoản ngân hàng phải đối mặt với sách thắt chặt tín dụng Trước tình hình trên, Chi nhánh tích cực thu hồi nợ, cho vay khách hàng có tình hình tài chính, kinh doanh tốt để tăng huy động tạo nguồn vốn Đến thời điểm 31/12/2009, dư nợ chi nhánh đạt 1.534 tỷ đồng, tăng 6,4% so với năm 2008, chiếm 18% tổng dư nợ địa bàn Bảng 3: Hoạt động tín dụng VCB Huế năm 2009 Chỉ tiêu Phân theo loại tiền: VND Ngoại tệ Phân theo kỳ hạn: Ngắn hạn Trung dài hạn Tổng dư Nợ ĐVT Năm 2008 Năm 2009 Tỷ đồng Triệu USD Tỷ đồng Tỷ đồng 887 32,7 531 910 1.441 978 31,0 475 1.059 1.534 So sánh (+/-) (%) 91 10,3 - 1,7 - 5,2 - 56 - 10,5 149 16,4 92 6,4 (Nguồn: Phịng Khách hàng VCB Huế) • Cơ cấu cho vay theo loại tiền: Năm 2009, dư nợ ngoại tệ giảm nửa đầu năm, DN lo sợ rủi ro tỷ giá, họ chọn phương án vay VND lãi suất USD, ngân hàng dư cung ngoại tệ - Dư nợ VND đạt 978 tỷ đồng chiếm 63,7% tổng dư nợ, tăng 10,3% so với năm trước (số tuyệt đối tăng 91 tỷ đồng) - Dư nợ USD đạt 31 triệu USD, giảm 5,2% so với năm 2008 (số tuyệt đối giảm 1,7 triệu USD), chênh lệch tỷ giá làm cho dư nợ USD quy VND tăng tỷ đồng • Cơ cấu cho vay theo thời gian: - Dư nợ ngắn hạn đạt 475 tỷ đồng chiếm 31% tổng dư nợ, giảm 10,5% so với 2008 - Dư nợ trung dài hạn đạt 1.059 tỷ đồng, tăng 16,4% so với năm 2008 (số tuyệt đối tăng 149 tỷ đồng) Dư nợ trung dài hạn tăng chủ yếu cho vay dự án điện A Vương Sông Tranh • Cơ cấu theo loại hình DN: - Dư nợ khối DNNN đạt 440 tỷ dồng tăng 17,3%, chiếm 29% tổng dư nợ, tăng 3% so với năm trước Khối CTCP đạt 613 tỷ đồng tăng 2,76%, chiếm 40% tổng dư nợ - Công ty TNHH chiếm 17,4% tổng dư nợ, tăng không đáng kể so với năm trước Khối DN tư nhân chiếm 4% tổng dư nợ, giảm 15,2% so với năm 2008 Sinh viên: Ngô Minh Ngọc Trường Đại học Kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp - Dư nợ cơng ty có vốn đầu tư nước chiếm tỷ trọng nhỏ tổng dư nợ tăng không đáng kể so với năm trước Dư nợ kinh tế cá thể chiếm 6,8% tổng dư nợ, giảm khơng đáng kể so với năm ngối, thời gian chi nhánh cần tăng dư nợ thành phần kinh tế rủi ro thấp, mang lại hiệu kinh tế cao • Cho vay hỗ trợ lãi suất: Dư nợ cho vay hỗ trợ lãi suất đạt 283 tỷ đồng, chiếm 18,4% tổng dư nợ chi nhánh Trong đó: dư nợ ngắn hạn đạt 207 tỷ đồng, trung dài hạn đạt 76 tỷ đồng • Chất lượng tín dụng: Năm qua, chi nhánh tập trung thực nhiều giải pháp tích cực xử lý nợ xấu, kiên thu hồi nợ xử lý tài sản Năm 2008, nợ xấu 483 tỷ đồng, tỷ lệ nợ xấu mức cao (35%), đến năm 2009, nợ xấu 149 tỷ đồng (chiếm 9,7% tổng dư nợ), giảm 69,2% • Tình hình huy động vốn Năm 2009 năm mà thị trường ngân hàng trải qua biến động chưa có lãi suất, tỷ giá, tần suất điều chỉnh công cụ điều hành lãi suất bản, tỷ lệ dự trữ bắt buộc, biên độ tỷ giá diễn thất thường Mặc dù điều kiện khó khăn, chi nhánh nỗ lực công tác huy động vốn Tổng huy động vốn năm 2009 đạt 1.702 tỷ đồng, tăng 35% so với năm 2008 (số tuyết đối tăng 441 tỷ đồng), chiếm tỷ trọng lớn tổng huy động vốn NHTM (15,6%), tổng huy động địa bàn tăng 14% so với năm trước Năm 2009 chi nhánh vượt 1,5% kế hoạch Bảng 4: Tình hình huy động vốn VCB năm 2009 Chỉ tiêu ĐVT Phân theo loại tiền: VND Ngoại tệ quy VND Phân theo kỳ hạn: Không kỳ hạn Tỷ đồng Triệu USD Tỷ đồng Dưới 12 tháng Từ 12 tháng trở lên Theo tổ chức, cá nhân: Cá nhân Tổ chức Tổng Vốn huy động Tỷ đồng Tỷ đồng Tỷ đồng Tỷ đồng Sinh viên: Ngô Minh Ngọc Năm 2008 883 22,3 249 Năm 2009 1.212 27,3 292 So sánh (+/-) (%) 329 37,3 5,0 22,4 43 17,3 710 302 1.005 256 1.261 1.082 329 1.304 398 1.702 372 27 299 142 441 52,4 8,9 29,8 55,5 35,0 4.3 Trường Đại học Kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp (Nguồn: Phịng Khách hàng VCB Huế) • Cơ cấu huy động theo kỳ hạn: - Tiền gửi không kỳ hạn đạt 292 tỷ đồng tăng 17,3%, chủ yếu tăng tiền gửi toán Lượng tiền gửi chiếm 17% tổng huy động - Tiền gửi có kỳ hạn 12 tháng đạt 1.082 tỷ đồng tăng 52,4% so với năm ngối, tiền gửi tiết kiệm tăng 51,5% biến động lãi suất nên người dân gửi ngắn hạn để giảm thua thiệt lãi suất tăng - Tiền gửi từ 12 tháng trở lên đạt 329 tỷ đồng tăng 8,9% so với năm trước • Huy động theo tổ chức cá nhân: - Năm 2009, Tiền gửi cá nhân đạt 1.304 tỷ đồng tăng 29,8% so với năm ngoái - Tiền gửi tổ chức kinh tế đạt 398 tỷ đồng tăng 55,5% so với năm 2008, đạt kết nhờ chi nhánh nỗ lực công tác huy động tiền gửi dự án tổ chức kinh tế địa bàn Vốn huy động có kỳ hạn 12 tháng khơng kỳ hạn chiếm tỷ trọng lên đến 80,7% Cơ cấu huy động tiềm ẩn nguy rủi ro mặt kỳ hạn: lãi suất tiền gửi ln có xu hướng tăng, thêm vào biến động thị trường vàng, bất động sản , người gửi tiền sẵn sàng phá vỡ kỳ hạn để đầu tư vào lĩnh vực khác có lợi gửi tiết kiệm Kết hoạt động kinh doanh Bảng 5: Kết hoạt động kinh doanh năm 2009 (ĐVT: triệu đồng) Chỉ tiêu Tổng thu nhập Tổng chi phí Lợi nhuận trước thuế Thu nhập từ lãi Thu nhập lãi Năm 2008 224 380 - 165 59 - 215 Năm 2009 385 146 239 41 198 So sánh (+/-) (%) 161 71,9 - 234 - 61,5 404 - 19 - 32,2 414 - (Nguồn: Phịng Kế tốn VCB Huế) • Tổng thu nhập: 385 tỷ đồng, tăng 71,9%, tương ứng 161 tỷ đồng so với năm 2008 • Tổng chi phí: 146 tỷ đồng, giảm 61,5% tương ứng 234 tỷ đồng so với năm 2008 Sinh viên: Ngô Minh Ngọc Trường Đại học Kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp • Lợi nhuận: - Chi phí giảm, thu nhập tăng, năm 2009 lợi nhuận chi nhánh đạt 239 tỷ đồng, đạt 104,4% kế hoạch, vượt 10 tỷ so với lợi nhuận kế hoạch Trung ương giao - Cơ cấu lợi nhuận: Trong 239 tỷ đồng lợi nhuận, 41 tỷ thu nhập từ lãi, chiếm 17%, 198 tỷ thu nhập lãi, chiếm 83% Để tăng huy động, ngân hàng chạy đua lãi suất dẫn đến chênh lệch lãi suất huy động cho vay chi nhánh giảm mạnh Năm 2009, chênh lệch lãi suất VND 2,1%, USD 2,4% (năm 2008 3,3% 1,3%.) Kết thu nhập từ lãi năm giảm 18 tỷ so với năm ngối, từ 59 tỷ đồng xuống cịn 41 tỷ đồng Đến thời điểm cuối năm 2009, tổng số lãi chưa thu VCB Huế 35,8 tỷ đồng Trong lãi cho vay ngắn hạn 2,6 tỷ với dư nợ 475 tỷ đồng, trung dài hạn 33,2 tỷ đồng với dư nợ 1.059 Qua phân tích số liệu cho thấy chi nhánh VCB Huế đầu tư lớn vào kỳ hạn trung dài hạn số lãi chưa thu kỳ hạn chiếm 92,7% tổng số lãi chưa thu Trong thời gian tới VCB Huế cần tập trung vào công tác thu lãi triệt để không để phát sinh thêm năm 2010 2.1.5 Kế hoạch chiến lược VCB Huế năm 2010 Nền kinh tế toàn cầu bắt đầu có dấu hiệu phục hồi cịn tiềm ẩn nhiều nguy thử thách Cạnh tranh thị trường ngày trở nên gay gắt số lượng ngân hàng chi nhánh tham gia thị trường tăng nhanh (Năm 2009, ngân hàng nước nhận giấy phép hoạt động Việt Nam tương lai gần có nhân hàng nước ngồi mở chi nhánh địa bàn tỉnh Trong năm tới, có thêm chi nhánh NH TMCP thành lập địa bàn), miếng bánh thị phần ngân hàng bị thu hẹp Xuất phát từ tình hình chi nhánh VCB Huế tình hình cạnh tranh địa bàn, dựa kế hoạch Hội sở, VCB Huế đề mức tăng trưởng cho năm tới sau: - Tổng nguồn vốn huy động tăng: 20% - Tổng dư nợ tín dụng tăng: 18% - Tỷ lệ nợ xấu (nhịm 3-5): 9% • Đối với cơng tác huy động vốn: Sinh viên: Ngô Minh Ngọc Trường Đại học Kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp - Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng cơng tác quảng bá hình ảnh, thương hiệu để cải thiện khả cạnh tranh thu hút khách hàng địa bàn - Củng cố trì mối quan hệ với khách hàng truyền thống, chủ động tích cực tìm kiếm tiếp cận khách hàng có tiềm Hưởng ứng vận động người VCB dùng sản phẩm VCB; tăng cường áp dụng chế lãi suất thỏa thuận, chế ưu đãi phí linh hoạt; tăng cường hội giao lưu, tổ chức đợt chăm sóc khách hàng định kỳ vào dịp đặc biệt; đa dạng hóa sản phẩm kèm khuyến măi, khai thác triệt để nhóm sản phẩm phục vụ công tác huy động vốn như: thẻ, chuyển tiền đến, bán chéo sản phẩm • Đối với cơng tác tín dụng: - Đẩy mạnh hoạt động cho vay bán lẻ như: hỗ trợ nhu cầu vốn làm việc nước ngoài, cho vay cá nhân kinh doanh hộ nhỏ lẻ trung tâm thương mại - Nâng cao chất lượng thẩm định, tăng cường kiểm tra, giám sát vốn vay, đổi công nghệ quản lý, nâng cao chất lượng đội ngũ cán tín dụng - Trên sở kết xếp hạng tín dụng khách hàng, chủ động cấu lại danh mục tín dụng định hướng phát triển - Thay đổi, điều chỉnh cách cơ cấu đối tượng khách hàng theo hướng đa dạng hóa hướng tới khách hàng mục tiêu, phát triển khách hàng DN vừa nhỏ, thể nhân - Tập trung thu hồi nợ xấu, khoản nợ xử lý dự phịng rủi ro • Đối với hoạt động khác: - Hoạt động toán xuất nhập khẩu: Cân đối nguồn ngoại tệ; giữ vững phát huy mạnh hàng đầu toán xuất nhập địa bàn; tìm kiếm, bổ sung khách hàng mới, trọng khách hàng DN vừa nhỏ, DN khu công nghiệp - Hoạt động kinh doanh dịch vụ ngân hàng: Giữ vững thị phần; nâng cao chất lượng dịch vụ, tăng cường quảng bá phát triển sản phẩm thẻ; chủ động tìm kiếm khách hàng, thiết lập mối quan hệ với khách hàng; áp dụng sách ưu đãi khuyến khích giao dịch để nâng cao khả cạnh tranh, thực tốt cơng tác chăm sóc khách 10 Sinh viên: Ngô Minh Ngọc 10 Trường Đại học Kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp Phịng Kế tốn Sơ đồ 4: Lưu chuyển chứng từ chi tiền 39 Sinh viên: Ngô Minh Ngọc 39 Trường Đại học Kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp 2.3.3 Các quy trình khác 2.3.3.1 Quy định vận chuyển tiền - Quy trình vận chuyển tiền: Vận chuyển TM quy trình nhận, đóng gói, niêm phong tiền, bảo quản; bốc xếp lên xe; vận chuyển đường, đến địa điểm nhận, giao hoàn thành đầy đủ thủ tục giao nhận kết thúc - Vận chuyển tiền phải có Lệnh Tổng Giám đốc NHNT VN người Tổng Giám đốc ủy quyền (Phụ lục 16) Vận chuyển tiền nội Đơn vị, Đơn vị với khách hàng địa bàn tỉnh, thành phố chứng từ kế tốn thay - Người vận chuyển phải có “Giấy ủy quyền vận chuyển tiền”: Biểu mẫu 7: Giấy ủy quyền vận chuyển tiền NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM CHI NHÁNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc , ngày tháng năm 200 GIẤY ỦY QUYỀN VẬN CHUYỂN TIỀN * - Căn vào fax/điện thoại yêu cầu tiếp quỹ lúc ngày tháng năm 200 Ông/Bà: , Trưởng phòng/Phụ trách phòng ., Giám đốc Chi nhánh ủy quyền cho Ông/Bà cán phòng Ngân quỹ/Ban quản lý quỹ ATM nhận số tiền mặt sau quỹ chính/Ban quản lý quỹ ATM để tiếp quỹ cho phòng/ATM: A/* Ngoại tệ (USD, EUR ): Bằng số: Bằng chữ: * Tiền đồng Việt Nam (VND): Bằng số: Bằng chữ: Người ủy quyền TP Ngân quỹ/Trưởng quỹ/ Giám đốc Trưởng ban/Trưởng nhóm (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) B/ Xác nhận nơi nhận tiền: - Đã nhận đủ số tiền nói - Số tiền thừa (nếu có) - Số tiền thiếu (nếu có) Thủ quỹ phòng xin tiếp quỹ (Ký, ghi rõ họ tên) 40 Sinh viên: Ngô Minh Ngọc Trưởng phòng xin tiếp quỹ (Ký, ghi rõ họ tên) 40 Trường Đại học Kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp *Trường hợp vận chuyển tiền tiếp quỹ ATM, Chi tiền/Thu tiền địa theo yêu cầu KH địa bàn Tỉnh, Thành phố sử dụng phần (A) mẫu - Phương tiện vận chuyển tiền: Vận chuyển tiền phải sử dụng xe ôtô chuyên dùng phương tiện vận chuyển chuyên dùng Trường hợp vận chuyển phương tiện khác (máy bay, tàu hỏa, tàu biển ), Tổng Giám đốc/Giám đốc Đơn vị phép định giao nhiệm vụ bảo vệ cụ thể cho người áp tải hàng để đảm bảo an toàn tài sản - Bảo quản, đảm bảo bí mật thơng tin vận chuyển tiền: Tiền vận chuyển phải đóng gói, niêm phong; Người tổ chức tham gia vận chuyển phải tuyệt đối giữ bí mật thời gian, hành trình, loại hàng, khối lượng, giá trị, phương tiện vận chuyển, phương tiện bảo quản tài sản; Trường hợp vận chuyển xe chuyên dùng Đơn vị, người khơng có nhiệm vụ khơng phương tiện vận chuyển tiền - Đảm bảo an toàn đường vận chuyển tiền: Phải tổ chức vận chuyển tiền vào ban ngày (trừ trường hợp phụ thuộc phương tiện vận chuyển tàu hỏa, máy bay ), hạn chế giao nhận hàng vào ban đêm; Vận chuyển đường dài, cần nghỉ dọc đường phải đỗ xe nơi an toàn Trường hợp nghỉ đường qua đêm, phải đưa xe hàng vào trụ sở Đơn vị thành viên NHNN, TCTD (nếu địa bàn khơng có trụ sở Đơn vị thành viên) trụ sở đơn vị công an, quân đội để có điều kiện đảm bảo an tồn, phối hợp bố trí trực canh gác xe gửi vào bảo quản kho tiền Ví dụ: Khi vận chuyển tiền từ chi nhánh VCB Huế Hội sở chính, cần nghỉ lại qua đêm Thanh Hóa phương tiện vận chuyển tiền phải bảo vệ trụ sở VCB Thanh Hóa - Phối hợp bảo vệ an toàn tiền vận chuyển: Đơn vị nhận thông báo vận chuyển tiền đơn vị thuộc ngành ngân hàng (Đơn vị thành viên NHNT, NHNN, TCTD ) có cố tuyến đường địa phương mình, phải chủ động liên lạc, phối hợp với quan cảnh sát, lực lượng xe vận chuyển có biện pháp đảm bảo an toàn tài sản Trường hợp cần thiết, đề nghị Ủy ban nhân dân địa phương phối hợp có trách nhiệm xử lý kịp thời cố xảy - Tổ chức tiếp nhận tiền: Khi tiền vận chuyển đến, Đơn vị phải huy động lực lượng lao động tiếp nhận hàng nhanh (kể làm việc ngày nghỉ, ngày lễ) để đưa hàng vào kho tiền bảo quản an tồn 41 Sinh viên: Ngơ Minh Ngọc 41 Trường Đại học Kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp - Bố trí lực lượng vận chuyển trách nhiệm người áp tải: Xe vận chuyển tiền Đơn vị phải có lực lượng bảo vệ trang bị vũ khí Tùy theo khối lượng, giá trị tính chất chuyến hàng mà Đơn vị bàn bạc, thống để định số lượng người bảo vệ; Người áp tải tiền người phụ trách chung đường vận chuyển, chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn tiền, tổ chức thực việc giao nhận, vận chuyển, bảo vệ; Trường hợp khối lượng tiền lớn phải tổ chức thành đồn xe có số người áp tải Tổng Giám đốc/Giám đốc Đơn vị định cán áp tải làm trưởng đồn Ví dụ: Khi số lượng tiền nhiều phải cần áp tải xe Giám đốc chi nhánh cử cán làm trưởng đoàn để đạo công việc hộ tống xe tiền - Trách nhiệm bảo vệ vận chuyển tiền: Lực lượng bảo vệ có trách nhiệm: có phương án bảo vệ hàng, người phương tiện từ bắt đầu nhận hàng đến giao hàng xong trở trụ sở quan an toàn; chấp hành quy định vận chuyển; xử lý trường hợp cụ thể xảy ra, không để xe bị kiểm tra, khám xét dọc đường Khi xảy cố an toàn, phải trực tiếp chiến đấu phân cơng thành viên đồn phối hợp bảo vệ người, tiền phương tiện - Trách nhiệm người điều khiển phương tiện: Người điều khiển phương tiện chịu trách nhiệm kỹ thuật phương tiện vận chuyển; chấp hành quy định; chấp hành luật lệ giao thông; chủ động xin giấy ưu tiên mua vé qua cầu, phà nhanh chóng - Sổ sách theo dõi vận chuyển hàng tiền: Đơn vị mở sổ theo dõi chuyến hàng, bố trí nhân lực, phương tiện, lịch trình vận chuyển 2.3.3.2 Quy trình kiểm tra, kiểm kê quỹ định kỳ • Định kỳ kiểm tra, kiểm kê, kiểm quỹ: - Kiểm tra toàn diện tổng kiểm kê TM năm 02 lần, thời điểm ngày 01 tháng 01 năm ngày 01 tháng 07 năm - Do đặc thù hệ thống ATM nên việc kiểm kê, kiểm quỹ tiến hành theo nguyên tắc: Tiếp quỹ cho toàn hệ thống ATM kiểm quỹ thực tế hộp tiền ATM vừa lấy Số liệu lập báo cáo kiểm kê, kiểm quỹ lấy sở cân đối ngày giao dịch cuối tháng 06 tháng 12 - Kiểm quỹ TM giao dịch Đơn vị vào cuối làm việc ngày 42 Sinh viên: Ngô Minh Ngọc 42 Trường Đại học Kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp • Kiểm kê, kiểm quỹ đột xuất trường hợp: - Khi thay đổi thành viên giữ chìa khóa cửa kho tiền, két sắt, tủ sắt - Khi thay đổi ổ khóa bị chìa khóa cửa kho tiền, két sắt, tủ sắt - Khi nghi ngờ có kẻ gian xâm nhập kho tiền, quầy thu chi tiền mặt hàng đặc biệt vận chuyển đường; phát có nhầm lẫn tài sản xuất nhập kho tiền thu chi tiền mặt - Khi có lệnh văn kiểm tra kho tiền Thống đốc NHNN/Giám đốc Chi nhánh NHNN/Chủ tịch HĐQT NHNT VN/Tổng Giám đốc NHNT VN/Giám đốc Đơn vị - Kiểm tra việc kiểm đếm, tuyển chọn TM • Bàn giao tài sản thay đổi thành viên giữ chìa khố cửa kho tiền: Khi thay đổi ba thành viên giữ chìa khóa cửa kho tiền (Giám đốc, Trưởng phịng kế tốn, Thủ kho tiền) phải tiến hành bàn giao TM Tùy theo yêu cầu cơng việc, thời gian nghỉ, Giám đốc định văn việc bàn giao phần hay toàn tài sản Người nhận phải trực tiếp xem xét, kiểm tra, kiểm đếm, không ủy quyền cho người khác làm thay • Quy định Hội đồng kiểm kê/kiểm đếm/ kiểm quỹ cuối ngày: - Khi thực kiểm kê định kỳ/Mỗi lần tổ chức kiểm đếm tờ, miếng loại TM nhận theo bao, thùng tiền hay bó, túi tiền nguyên niêm phong NHNN hay TCTD khác, Giám đốc có định thành lập Hội đồng kiểm kê/kiểm đếm tiền - Trường hợp cần kiểm tra, kiểm kê, kiểm quỹ đột xuất phải thành lập Hội đồng, thành phần Hội đồng Thủ trưởng cấp định kiểm tra, kiểm kê, kiểm quỹ đột xuất quy định, khơng thành phần theo quy định - Việc kiểm quỹ cuối ngày Đơn vị Giám đốc, Trưởng phòng kế tốn, Trưởng phịng Ngân quỹ thực người Giám đốc, Trưởng phịng Kế tốn, Trưởng phịng Ngân quỹ ủy quyền Thành phần Hội đồng kiểm kê hay Hội đồng kiểm đếm tiền gồm: - Giám đốc: Chủ tịch Hội đồng - Các ủy viên: Trưởng phịng kế tốn, Trưởng phịng Ngân quỹ, Kiểm tra trưởng cán kiểm tra nội - Hội đồng trưng tập số cán giúp việc Chủ tịch Hội đồng định - Hội đồng lập biên kiểm đếm hay biên kiểm kê xử lý thừa, thiếu tài sản theo quy định 43 Sinh viên: Ngô Minh Ngọc 43 Trường Đại học Kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp - Việc kiểm quỹ cuối ngày Thủ quỹ giao dịch Trưởng phòng Ngân quỹ người Trưởng phòng Ngân quỹ ủy quyền Thủ quỹ giao dịch thực - Việc kiểm quỹ cuối ngày phịng nghiệp vụ có quỹ Trưởng phòng người Trưởng phòng ủy quyền, Kiểm sốt viên/Giao dịch viên Thủ quỹ phịng nghiệp vụ thực • Việc kiểm quỹ cuối ngày thực sở số liệu “Tồn quỹ cuối ngày” sỗ quỹ, “Cash in hand” nhật ký quỹ theo trình tự sau: - Kiểm đếm tờ, miếng số TM khơng chẵn bó, túi (nếu có) - Kiểm tra niêm phong bó, bao, túi, thùng tiền, tải/thùng chuyên dùng; - Tại phòng nghiệp vụ có quỹ: Dưới chứng kiến thành viên kiểm quỹ, Giao dịch viên (Phịng khơng có Thủ quỹ phòng nghiệp vụ), Thủ quỹ phòng nghiệp vụ cho tồn số tiền khơng chẵn bao, túi, thùng vào tải/thùng chuyên dùng dùng niêm phong có đầy đủ chữ ký thành viên tham gia kiểm quỹ để niêm phong - Tại phòng Ngân quỹ: Dưới chứng kiến thành viên, Thủ quỹ cho tồn số tiền khơng chẵn bao, túi, thùng vào tải/thùng chuyên dùng dùng niêm phong có chữ ký Trưởng phòng Thủ quỹ để niêm phong - Việc kiểm quỹ TM ATM cuối ngày vào số dư tài khoản “Tiền mặt hộp Cassette máy ATM” Trưởng ban, Kiểm soát viên Thủ quỹ thuộc Ban quản lý quỹ TM ATM thực kiểm quỹ theo hộp nguyên niêm phong, kiểm đếm tờ số tiền khơng chẵn bó, kiểm đếm đủ 10 thếp bó tiền kiểm tra tình trạng niêm phong bó, bao tiền hộp tiền ATM Dưới chứng kiến thành viên kiểm quỹ, Thủ quỹ cho tồn số tiền khơng chẵn bao, hộp tiền vào tải/thùng chuyên dùng dùng niêm phong có đầy đủ chữ ký thành viên tham gia kiểm quỹ để niêm phong - Giám đốc, Trưởng phịng Ngân quỹ, Trưởng phịng nghiệp vụ có quỹ huy động thêm số cán nhân viên giúp việc kiểm quỹ cuối ngày • Kiểm tra, giám sát kiểm kê, kiểm quỹ: Đơn vị tổ chức việc giám sát, kiểm kê, kiểm quỹ cuối ngày theo quy chế kiểm tra nội bộ, quy định kiểm tra, kiểm soát nội NHNT 44 Sinh viên: Ngô Minh Ngọc 44 Trường Đại học Kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp 2.3.4 Xử lý thừa, thiếu tiền mặt • Xử lý thừa, thiếu tài sản giao nhận, đóng gói: - Trường hợp thiếu tiền mặt theo biên Hội đồng kiểm đếm, Hội đồng kiểm kê: người có tên niêm phong bó, bao, túi, thùng, hộp tiền, tải/thùng chuyên dùng phải bồi thường 100% giá trị tài sản tổn thất Nếu tái phạm, tùy mức độ phải chịu kỷ luật theo quy định hành Trường hợp nghiêm trọng bị xử lý theo pháp luật Các trường hợp thừa tiền bó, túi, bao, thùng hạch toán theo quy định NHNT - Trường hợp giao nhận theo bó, túi tiền nguyên niêm phong (sau kiểm đếm tờ, miếng), thừa, thiếu tiền phải lập biên giữ lại niêm phong bó, túi tiền gửi kèm theo biên cho đơn vị có bó, túi tiền để xử lý: Nếu chênh lệch thừa tiền (tổng số tiền thừa lớn tổng số tiền thiếu) báo Có/thơng báo cho ngân hàng, đơn vị bên giao Nếu chênh lệch thiếu tiền (tổng số tiền thừa nhỏ tổng số tiền thiếu), báo Nợ/thơng báo cho ngân hàng, đơn vị bên giao - Trường hợp giao nhận bó, túi, thùng, hộp tiền, tải/thùng chun dùng khơng cịn nguyên niêm phong bên giao, bên nhận lập biên ghi rõ tình trạng niêm phong kiểm kê tồn số tiền thực tế bó, túi, bao, thùng, hộp tiền, tải/thùng chuyên dùng để truy cứu trách nhiệm cá nhân người giao nhiệm vụ bảo quản, vận chuyển tài sản trách nhiệm người có liên quan Ví dụ: Ngày 20/03/200X, sau Hội đồng kiểm đếm tờ bó nguyên niêm phong quỹ TM phát thiếu 10.000.000đ Khi đó, người có tên niêm phong phải chịu trách nhiệm tìm hiểu nguyên nhân bồi hồn tồn số tiền Số tiền bó hạch toán theo quy định Đối với số tiền thiếu: Ngay ngày phải xử lý hạch toán vào sổ: Nợ TK “Tài sản thiếu chờ xử lý”: 10.000.000đ Có TK “Tiền mặt quỹ”: 10.000.000đ Đối với số tiền thừa: Hạch tốn thừa tiền, tìm hiểu nguyên nhân hạch toán lại Nợ TK “Tiền mặt quỹ”: Số tiền thừa Có TK “Tài sản thừa chờ xử lý”: Số tiền thừa 45 Sinh viên: Ngô Minh Ngọc 45 Trường Đại học Kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp Khi NH nhận bó nguyên niêm phong phát thiếu tiền: Chuyển Giấy báo nợ cho KH số tiền thiếu Nếu phát thừa tiền, gửi Giấy báo có cho KH • Xử lý thừa, thiếu tài sản kho tiền, quầy giao dịch, đường vận chuyển: - Các trường hợp phát thừa thiếu tiền mặt kho tiền, quầy giao dịch, trình vận chuyển, Giám đốc Đơn vị phải định kiểm kê tồn tài sản có liên quan Giám đốc, Trưởng phịng Kế tốn, Kiểm tra trưởng, Trưởng phịng Ngân quỹ phải trực tiếp xem xét, kiểm tra, lập biên bản, ghi sổ sách truy cứu trách nhiệm cá nhân người giao nhiệm vụ bảo quản tài sản, trách nhiệm người có liên quan để xử lý kịp thời thu hồi toàn giá trị thiếu, - Những vụ thiếu, tiền mặt có giá trị từ 10.000.000đ (mười triệu đồng) trở lên phải báo cáo cho Ban Giám đốc để kịp thời xử lý, đồng thời phải điện báo cáo Hội sở NHNT VN Chi nhánh NHNN địa bàn vịng 24 Những vụ tiền có dấu hiệu kẻ gian đột nhập lấy cắp, cướp tài sản; tham ơ, lợi dụng (có yếu tố cấu thành tội phạm), phải giữ nguyên trường báo cáo quan cơng an Ví dụ: Ngày 15/06/200X, sau đối chiếu với Nhật ký quỹ, GDV phát thiếu số tiền 500.000đ Khi nhận báo cáo, Giám đốc đạo Trưởng phịng Kế tốn, Trưởng phịng Ngân quỹ kiểm kê quỹ, lập biên truy cứu trách nhiệm Lúc hạch tốn sau: Nợ TK “Tài sản thiếu chờ xử lý”: 500.000đ Có TK “Tiền mặt”: 500.000đ Sau tìm hiểu kỹ, phát GDV trả tiền thừa cho khách hàng không rõ KH GDV phải chịu trách nhiệm bồi thường số tiền Nợ TK “Tiền mặt”: 500.000đ Có TK “Tài sản thiếu chờ xử lý”: 500.000đ • Xử lý thiếu, sơ suất nghiệp vụ: Trường hợp sơ suất giao nhận, kiểm đếm, bảo quản, vận chuyển dẫn đến thiếu, tiền mặt, qua xác minh khơng có biểu tham ơ, lợi dụng tài sản phải bồi thường tồn thiệt hại bị xử lý theo quy định pháp luật hành Các Đơn vị thành lập Hội đồng xử lý thừa/thiếu tài sản để xử lý vụ việc theo Quy chế tài 46 Sinh viên: Ngơ Minh Ngọc 46 Trường Đại học Kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp NHNT VN Các thành viên Hội đồng xử lý thừa/thiếu tiền mặt người không liên quan đến vụ việc thừa/thiếu • Xử lý thiếu, nguyên nhân chủ quan: - Giám đốc Đơn vị người có trách nhiệm quản lý, giám sát, bảo quản an tồn tiền mặt, khơng hoàn thành nhiệm vụ để xảy thiếu, tiền kho quỹ để cán thuộc quyền quản lý tham ơ, lợi dụng, lấy cắp tài sản bị xử lý kỷ luật theo quy định pháp luật; có liên đới trách nhiệm vật chất đến vụ tiền, tài sản phải bồi hồn; trường hợp nghiêm trọng phải chịu trách nhiệm hình - Đối với cán bộ, nhân viên làm công tác kho quỹ, tham ơ, lợi dụng tiền mặt phải bồi thường 100% giá trị tài sản thiếu buộc việc; trường hợp nghiêm trọng phải chịu trách nhiệm hình 2.4 Rủi ro hoạt động thu chi tiền mặt TM tài sản “nhạy cảm” nên khả xảy gian lận, biển thủ thường cao Các thủ thuật gian lận TM đa dạng thường che giấu tinh vi để hệ thống KSNB không ngăn chặn hay phát Vì thế, quản lý TM chứa đựng nhiều rủi ro, phải kể đến rủi ro sau đây: - Hiện tượng thừa, thiếu trình thu chi TM gian lận, biển thủ; Số tiền phiếu thu, chi khác sổ sách kế tốn; - Sự khơng khớp yếu tố chứng từ chứng từ gốc giao dịch ghi chép vào sổ kế toán - Chênh lệch TM tồn quỹ thực tế biên kiểm kê quỹ; Biên kiểm kê có số tiền dư đến đơn vị đồng; Số dư quỹ TM âm hạch toán phiếu chi trước phiếu thu; Ghi lệch nhật kí chi tiền; số cái, sổ quỹ, khơng khớp nội dung, số tiền; Cùng hóa đơn toán hai lần, toán tiền lớn số ghi hợp đồng, hóa đơn - Chưa có biên tồn quỹ, biên kiểm kê thiếu chữ kí thủ quỹ kế tốn trưởng; khơng thành lập hội đồng kiểm kê, biên lập không hợp lệ - Quy trình phê duyệt phiếu thu, chi khơng chặt chẽ, khơng thực theo quy trình, phiếu thu chi khơng đủ số liên theo quy định; Hạch tốn thu chi TM khơng kì;Có nhiều quỹ TM; Có nghiệp vụ thu chi tiền mặt với số tiền lớn, vượt định mức quy chế tài Phát sinh nhiều nghiệp vụ thu chi tiền trước sau ngày khóa sổ 47 Sinh viên: Ngơ Minh Ngọc 47 Trường Đại học Kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp - Phiếu thu, phiếu chi chưa lập quy định (thiếu dấu, chữ kí Giám đốc đơn vị, kế tốn trưởng, thủ quỹ,…); khơng có khơng phù hợp với chứng từ hợp lý hợp lệ kèm theo; chưa đánh số thứ tự, phiếu viết sai không không lưu lại đầy đủ; nội dung chi không hoạt động kinh doanh - Chi định mức tiền mặt theo quy chế tài Ngân hàng khơng có định phê duyệt Giám đốc; Ghi chép, phân loại, phản ánh chưa hợp lí (khơng hạch tốn tiền chuyển …); Có tượng chi khống hạch tốn thiếu nghiệp vụ thu chi phát sinh; Khơng có báo cáo quỹ định kì, thủ quỹ kế tốn khơng thường xun đối chiếu - Vi phạm ngun tắc bất kiêm nhiệm: kế toán tiền mặt đồng thời thủ quỹ, chứng từ kế toán xếp chung với chứng từ quỹ, sổ quỹ sổ kế tốn khơng tách biệt; Thủ quỹ có quan hệ gia đình với Giám đốc, kế toán trưởng - Hạch toán thu chi ngoại tệ theo phương pháp không quán, không theo dõi ngun tệ Cuối kì khơng đánh giá lại ngoại tệ đánh giá không theo tỷ giá ngoại tệ liên ngân hàng vào thời điểm cuối năm - Chứng từ giao dịch không hợp lệ, không đầy đủ, khơng xác; Giao dịch khơng người, đối tượng Các nghiệp vụ giao dịch không ghi nhận, ghi nhận khơng thời điểm, khơng có thật hay phân loại chưa hợp lý, tính tốn khơng - Rủi ro từ phía khách hàng: giả mạo chữ ký, cạo sửa số tiền, tiền giả… Chính có q nhiều rủi ro vậy, việc thiết lập hệ thống KSNB chặt chẽ, với thủ tục kiểm soát hợp lý điều cần thiết để trì hoạt động thu chi tiền mặt, giảm rủi ro tới mức tối thiểu, đảm bảo thực mục tiêu ngân hàng có hiệu 2.5 2.5.1 Các nội dung cần xem xét thủ tục kiểm soát nội cần thực Phân công, phân nhiệm 48 Sinh viên: Ngô Minh Ngọc 48 Trường Đại học Kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp Phân cơng, phân nhiệm thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo người không đảm nhiệm nhiều công việc liên quan đến nhau: Hoạt động Đóng mở tài khoản ký gửi khách hàng Thực giao dịch toán nhận tiền gửi Phê duyệt việc gửi rút khoản tiền (xem xét yêu cầu cần báo cáo khoản giao dịch lớn tiền) Hạch toán chi tiết giao dịch Xử lý giao dịch chưa thực hiện, bị trả lại, khoản bất thường Kiểm tra báo cáo khoản bất thường để cập nhật thông tin vào hồ sơ vào thông tin giao dịch Phê duyệt việc truy cập chương trình xem hồ sơ liệu tiền gửi KH Kiểm soát việc thay đổi tên, điều chỉnh thay đổi khác hồ sơ chủ Kiểm soát việc lập gửi kê tài khoản Giải thắc mắc khiếu nại khách hàng Đối chiếu sổ chi tiết tiền gửi lãi giao dịch với số liệu sổ Kiểm soát việc truy cập vào tài khoản ngưng hoạt động thời gian dài tài khoản không địa 2.5.2 Cấp phép Quản lý tài sản Hạch toán Thủ tục x x x x x x x x x x x x Ủy quyền Ủy quyền: Tất giao dịch thực phải tuân theo ủy quyền chung riêng cấp quản lý cho trường hợp cụ thể Tại NH TMCP VCB chi nhánh Huế, việc ủy quyền thực đồng có sở rõ ràng 49 Sinh viên: Ngô Minh Ngọc 49 Trường Đại học Kinh tế Huế Những vấn đề cần kiểm sốt Khóa luận tốt nghiệp Thủ tục kiểm soát thực Phê duyệt đóng, mở tài khoản lập Đại diện phận dịch vụ KH chi nhánh chứng từ chi tiết điều khoản, trách chịu trách nhiệm đối việc mở tài khoản lập nhiệm việc ủy quyền từ phía KH chứng từ dựa quy trình mở tài khoản ban giám đốc phê duyệt triển khai Phê duyệt giao dịch phạm vi Các giám đốc nhân viên kế toán thuộc hướng dẫn cụ thể điều chỉnh tài chi nhánh phê duyệt việc ngưng tính lãi khoản, lãi phạt, khoản phí phụ phạt, phí dịch vụ Phê duyệt thay đổi việc Việc lưu trữ hồ sơ tài khoản thực lưu trữ hồ sơ theo yêu cầu khách hàng Bên quản lý kiểm tra tất hồ sơ lưu trữ thông qua hệ thống Giám sát tài khoản Việc gửi rút tiền từ tài khoản ngưng hoạt ngưng hoạt động thời gian dài động thời gian dài cần phê duyệt trưởng phận Những khoản cần xem xét cán điều hành trước hạch tốn Định lãi suất, phí dịch vụ kỳ đáo Việc định lãi suất, phí dịch vụ, kỳ đáo hạn hạn tài khoản không kỳ hạn tài khoản khơng kỳ hạn địi hỏi phải có phê duyệt phó chủ tịch điều hành 2.5.3 Sử dụng tài sản Sử dụng tài sản: Sử dụng tài sản thông tin thực phạm vi cho phép ủy quyền cán cấp Việc sử dụng tài sản quan trọng Những vấn đề cần kiểm soát Thủ tục kiểm soát thực Chỉ có cán thu ngân ủy quyền Tiền quỹ khóa kín tủ bảo 50 Sinh viên: Ngô Minh Ngọc 50 Trường Đại học Kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp phép vào quỹ tiền mặt quầy thu hiểm hầm an toàn vào buổi tối Trong ngân hành chính, nhân viên thu ngân phải khóa tủ Khi rời quầy , chìa khóa dự phịng đặt kiểm soát kép Chỉ số cá nhân ủy quyền với đầy đủ chứng từ phê duyệt phép vào quỹ tiền mặt để bổ sung quỹ tiền mặt quầy thu ngân Tiền quỹ ngân hàng giữ hầm an tồn khóa tổng Chỉ thủ quỹ chịu trách nhiệm tiền kho phép mở Nhằm ngăn chặn việc sử dụng không Việc đối chiếu sổ sách quỹ thực tế mục đích tài khoản tiền gửi, cá nhân phịng kế tốn thực nhận tiền phải người không đảm nhiệm công việc đối chiếu tổng tiền thu sổ chi tiết Việc truy cập vào hồ sơ thu chi tiền Hệ thống thu ngân giới hạn cho giới hạn cho cá nhân ủy quyền thu ngân Ban giám đốc (BGĐ) ghi nhận nghiệp vụ chứng từ phê duyệt BGĐ phê duyệt giới hạn quyền truy Các mức độ bảo mật khác đưa cập vào chứng từ hồ sơ tiền gửi, theo cấp bậc u cầu cơng việc kiểm sốt phê chuẩn thay đổi phân cơng chu trình gửi tiền Các tài khoản không giao dịch xác định kiểm sốt riêng theo định kỳ Chỉ có cá nhân ủy quyền phê duyệt giao dịch tài khoản 2.5.4 Các tài khoản không hoạt động tách riêng liệt kê báo cáo tài khoản không hoạt động hàng tháng Giao dịch tài khoản phê duyệt cán phòng giao dịch Đối chiếu tài sản Đối chiếu tài sản: Các giá trị tài sản ghi sổ so sánh với tài sản thực tế theo định kỳ Tất chênh lệch phát sinh xử lý Những vấn đề cần kiểm soát Thủ tục kiểm soát thực Tiền quầy thu ngân cân đối hàng Quỹ quầy thu ngân cân đối hàng 51 Sinh viên: Ngô Minh Ngọc 51 Trường Đại học Kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp ngày cách đối chiếu với bảng tổng hợp ngày phận kế toán nghiệp vụ thu chi tiền mặt Quỹ tiền mặt trung tâm cân đối Quỹ tiền mặt trung tâm cân đối hàng ngày với sổ chi tiết ngày phận kế toán Các tài khoản ngân hàng kiểm soát, Các tài khoản xác định cân đối đối chiếu kiểm tra định kỳ hàng ngày Tất hồ sơ kiểm tra cán độc lập với chức bảo hàng năm theo luật định quản tiền gửi Sổ chi tiết tài khoản tiền gửi đối chiếu Các Giấy nộp tiền cân đối hàng ngày định kỳ với sổ điểm chênh lệch với sổ phòng giao dịch kiểm tra xử lý cách độc lập Tất tài khoản ngân hàng đối Các Giấy nộp tiền cân đối hàng ngày chiếu định kỳ với sổ cán độc lập cán ngân hàng khơng có chức với chức thu chi tiền mặt thu chi tiền mặt Các bảng kê định kỳ gửi đến cho người gửi tiền để xác nhận số dư tiền gửi, lãi suất, kỳ đáo hạn Việc gửi bảng kê , việc kiểm tra tài khoản không gửi bảng kê bảng kê bị trả lại không gửi giải thắc mắc khách hàng thực nhân viên độc lập với việc nhận tiền gửi cho rút tiền 2.5.5 Các bảng kê gứi hàng tháng, bảng kê tài khoản tiền gửi tiết kiệm hàng quý nhân viên độc lập với việc nhận tiền gửi cho rút tiền Tổng đài giải thắc mắc khách hàng họ khơng có khả nhận tiền gửi cho rút tiền Các thư trả lại xử lý phòng giao dịch Hạch toán Hạch toán: Các nghiệp vụ hạch toán để lập báo cáo tài theo nguyên tắc kế tốn chấp nhận cho việc trì, đối chiếu, giải trình tài sản Mục tiêu / Sai sót xảy 52 Sinh viên: Ngơ Minh Ngọc Thủ tục kiểm soát ngăn chặn phát sai sót 52 Trường Đại học Kinh tế Huế Khóa luận tốt nghiệp Tất nghiệp vụ ghi nhận: Các nghiệp vụ gửi rút tiền, có liên quan đến tài khoản tiền gửi, khơng ghi nhận Phần mềm chuyên dùng ngân hàng có nhiều cơng cụ kiểm sốt để ngăn chặn vấn đề liên quan đến việc hạch toán nghiệp vụ phát sinh Chỉ số nhân viên quản trị chuyên biệt phép truy cập, sửa đổi đặc tính Tất nghiệp vụ ghi nhận có thật Các nghiệp vu thu chi ảo.hoặc ghi nhận khơng phát sinh + Sự gia tăng số lượng nghiệp vụ khơng kết số biểu vấn đề Nhân viên bảo vệ giám đốc tra ngày báo cáo khả nghi để phát khoản tiền gửi ảo + Mức thu nhập giảm xuống báo cáo tài sản nợ phải trả phải kiểm tra để phát yếu tố không đồng Được định giá đúng: Số tiền gửi Các bảng kê gửi cho KH để kiểm tra tính xác rút ghi sổ không tài khoản Tổng Giấy nộp tiền không khớp với sổ khoản phí khơng hạch tốn - Ghi nhận thời điểm: Các - Tình trạng khơng cân đối tiền quỹ xuất giao giaodịch gửi rút tiền ghi nhận dịch liên quan đến tiền Các đặc tính phần mềm giúp khơng thời kỳ, thời điểm hạch tốn tự động chi phí Các mức bảo mật truy cập thiết lập để hạn chế khả sửa chữa thông tin Việc thay đổi cấp tài khoản dẫn đến việc phải sửa chữa phí dịch vụ phát sinh ngồi dự tính Phân loại hợp lý: Các giao dịch Toàn phần hành hợp trực tiếp lên nhật ký gửi, rút tiền, không ghi chung báo cáo thơng báo tình trạng khơng cân đối nhận vào hồ sơ lưu trữ hay sổ chi tiết giao dịch Cộng đúng: Các giao dịch gửi/ rút tiền không kết chuyển lên Nhật ký chung cách xác 2.5.6 Các đặc tính phần mềm thiết lập hầu hết giao dịch nhằm kết chuyển tự động thông qua giao diện Nếu đặc tính hợp thiết kế xác, tất bút tốn kết chuyển xác Xem xét thêm kiểm soát hệ thống vi tính Kiểm sốt hệ thống vi tính: Các thủ tục kiểm soát quản lý ngân hàng nhằm đảm bảo tính hiệu kiểm sốt nghiệp vụ thực máy tính phần mềm máy tính 53 Sinh viên: Ngô Minh Ngọc 53 ... trình thu – chi tiền mặt 2.3.2.1 Nguyên tắc thu, chi, kiểm đếm tiền mặt - Mọi khoản thu, chi TM phải thực thông qua quỹ Đơn vị qua tay 02 người kiểm đếm (hoặc người phải tự kiểm đếm lại số tiền thu. .. Giấy niêm phong bó tiền VND NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM Chi nhánh: Huế Loại tiền: ……………… đồng Bó tiền: 1000 tờ Thành tiền: ……………… đồng Niêm phong có giá trị nội ngân hàng Người đếm đóng... nhiệm phạm vi kiểm sốt (theo nội dung kiểm soát quy định phần kiểm soát kiểm soát sau) Nếu xảy thất thoát tài sản khách hàng ngân hàng 2.3 Các quy trình hoạt động quản lý TM VCB Huế Quy trình