Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác tổ chức quản lý, điều hành văn phòng bộ nội vụ

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHỐ LUẬN TỐT NGHIỆP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH VĂN PHỊNG BỘ NỘI VỤ Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS NGUYỄN MẠNH CƯỜNG Sinh viên thực : NGƠ VĂN TOẢN Mã số sinh viên, khóa, lớp : 1305QTVA064, 2013 – 2017, ĐH.QTVP13A HÀ NỘI – 2017 LỜI CẢM ƠN Trải qua trình học tập rèn luyện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, qua đợt kiến tập, thực tập tiếp thu kinh nghiệm vô quý giá lý luận chuyên ngành học ghế nhà Trường kiến thức thực tế làm sáng tỏ giúp tơi có nhìn sâu sắc ngành học tích lũy thêm kiến thức, kinh nghiệm để sau làm dễ tiếp cận công việc mình, thích nghi nhành chóng với mơi trường làm việc Qua năm học tập đủ điều kiện làm khóa luận tốt nghiệp niềm vinh dự cố gắng học tập phần có kết định, nhiên làm khóa luận thử thách thân tơi Thơng qua khóa luận tốt nghiệp thấy q trình học tập thân có thật đáp ứng chất lượng, yêu cầu kiến thức học ghế nhà Trường Thơng qua khóa luận tốt nghiệp tơi xin chân thành cảm ơn đến tất thầy Khoa Quản trị văn phịng chun ngành tơi theo học ln dẫn, giảng dạy tận tình ln mong cho sinh viên trường có cơng việc, niềm hạnh phúc, mục tiêu, động lực để thầy đưa đị tri thức đường trồng người Hơn hết xin chân thành cảm ơn Ths Nguyễn Mạnh Cường Q.Trưởng khoa QTVP, hướng dẫn, định hướng để tài dẫn tận tình để tơi hồn thành tốt khóa luận tốt nghiệp Cuối cùng, chúng tơi xin gửi lời cảm ơn đến cán bộ, công chức văn phòng Bộ Nội vụ Bộ Nội vụ hướng dẫn, giúp đỡ, tạo điều kiện trình tìm hiểu thực tế cung cấp thơng tin tài liệu để thực khóa luận Xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi tên Ngơ Văn Toản Tơi thực khóa luận tốt nghiệp với tên đề tài: “Ứng dụng CNTT vào công tác tổ chức quản lý, điều hành văn phòng Bộ nội vụ” Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu thời gian qua Tôi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu Hà Nội, ngày tháng năm 2017 Người thực Ngô Văn Toản DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT CNTT Công nghệ thông tin CSDL Cơ sở liệu CCHC Cải cách hành CCVC Cơng chức viên chức TCBM Tổ chức máy TTĐT Thông tin điện tử MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Tổng quan tình hình nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Kết cấu khóa luận CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VĂN PHỊNG VÀ ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG 1.1 Lý luận văn phòng quản trị văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng, quản trị văn phòng 1.1.2 Chức nhiệm vụ văn phòng Bộ 1.2 Công nghệ thông tin ứng dụng CNTT việc quản lý điều hành văn phòng 1.2.1 Khái niệm công nghệ thông tin 1.2.2 Khái niệm ứng dụng CNTT quản lý điều hành 11 1.2.3 Khái niệm quản lý điều hành 13 1.2.4 Vai trò CNTT việc quản lý điều hành văn phòng 14 CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG BỘ NỘI VỤ 16 2.1 Giới thiệu khái quát Văn phòng Bộ Nội vụ 16 2.1.1 Chức Văn phòng Bộ Nội vụ 16 2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng Bộ Nội vụ 17 2.1.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Bộ Nội vụ 23 2.1.4 Chế độ làm việc Văn phòng Bộ 24 2.2 Hệ thống văn Nhà nước Bộ Nội vụ Ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý điều hành quan nhà nước 24 2.2.1 Văn nhà nước quy định ứng dụng CNTT 24 2.2.2 Văn Bộ Nội vụ quy định ứng dụng CNTT 26 2.3 Thực trạng việc ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý điều hành Văn phòng Bộ Nội vụ 27 2.3.1 Hạ tầng kỹ thuật phần mềm ứng dụng 27 2.3.2 Ứng dụng CNTT công tác văn thư 29 2.3.3 Ứng dụng CNTT quản lý nhân 39 2.3.4.Ứng dụng CNTT công tác an ninh, bảo vệ 42 2.3.5 Ứng dụng CNTT việc quản lý tài 43 2.4 Đánh giá 46 2.4.1 Ưu điểm 46 2.4.2 Hạn chế 52 2.4.3 Nguyên nhân 54 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ 56 VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG 56 3.1 Nhóm giải pháp nhân thức 56 3.2 Nhóm giải pháp thể chế 57 3.3 Nhóm giải pháp công nghệ 57 3.3.1 Về hạ tầng kỹ thuật 57 3.3.2 Trong công tác quản lý nhân 58 3.3.3 Trong việc quản lý tài 60 3.3.4.Trong công tác văn thư 61 3.3.5 Trong công tác an ninh, bảo vệ 62 3.4 Bảo đảm môi trường pháp lý 62 3.5 Tăng cường ứng dụng ISO văn phòng Bộ 63 3.6 Đào tạo phát triển đội ngũ nhân lực 63 3.7 Hiện đại hóa hành Bộ Nội vụ 64 KẾT LUẬN 66 TÀI LIỆU THAM KHẢO 67 PHỤ LỤC 70 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày với phát triển mạnh mẽ tin học Internet, việc ứng dụng thành tựu nghiên cứu công nghệ thơng tin vào hoạt động văn phịng đem lại khơng thành cơng hiệu to lớn hoạt động quản lý hành nhà nước đặc biệt giai đoạn thực đơn giản hóa thủ tục hành theo đề án 30 Thủ tướng Chính phủ Việc dần thay thế, tự động hóa, thủ tục giấy tờ văn theo cách làm việc hành qua tạo phong cách lãnh đạo mới, cách thức việc đưa định mang tính chiến lược đồng thời hỗ trợ cán bộ, chuyên viên hoàn thành tốt cơng việc nhiệm vụ Việc cải cách hiệu cơng tác hành đồng nghĩa với quan nhà nước phục vụ người dân, tổ chức doanh nghiệp tốt hơn, góp phần đẩy mạnh cơng đại hóa phát triển đất nước Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động văn phòng cần thiết nhằm đại hóa cơng tác hành Chính cơng nghệ thơng tin có tầm quan trọng hoạt động cơng tác văn phịng vậy, mặt khác qua thời gian thực tập Văn phòng Bộ Nội vụ nhận thấy vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin, áp dụng phương tiện kỹ thuật đại hoạt động văn phòng có nhiều cố gắng cịn hạn chế, thiếu sót chưa đem lại hiệu cao Do đó, tơi xin mạnh dạn đề xuất vài ý kiến nhằm hoàn thiện hoạt động văn phịng Vì lý tơi chọn đề lài khóa luận tốt nghiệp là: “Ứng dụng CNTT vào công tác tổ chức quản lý, điều hành văn phòng Bộ nội vụ” Nghiên cứu đề tài nhằm góp phần làm nâng cao hiệu trọng hoạt động quản lý điều hành văn phòng, xây dựng văn phòng đại, chuyên nghiệp động Tổng quan tình hình nghiên cứu Ứng dụng CNTT hoạt động quản lý điều hành văn phịng khơng cịn vấn đề với người làm quản trị văn phịng Có nhiều tác giả lẫn nước nghiên cứu cách cụ thể để vận dụng CNTT vào văn phịng nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn phòng Dưới số sách, báo, tạp chí đề tài nghiên cứu mà tơi biết Về xuất phầm gồm: Các giáo trình, sách tham khảo dùng để giảng dạy trường đại học, học viện trường trung học như: “Xây dựng hệ thống thơng tin văn phịng” (Lê Tuấn Hùng) NXB Đại học Quốc gia, xuất năm 2005, giáo trình “Vai trị trang thiết bị việc nâng cao hiệu hoạt động văn phòng” (Đại học quốc gia Hà Nội) xuất năm 2005, “Qúa trình quản lý dự án cơng nghệ thơng tin”(Ngơ Trung Việt), NXB Đại học Quốc gia Hồ Chí Minh xuất năm 2015, “Giáo trình lý thuyết thơng tin” (Vũ Đình Quân), NXB Khoa học Kỹ thuật, xuất năm 2010 Về viết nghiên cứu, trao đổi kinh nghiệm liên quan đến công nghệ thông tin đăng tạp chí như: Tạp chí “Tổ chức nhà nước”, Tạp chí “Khoa học cơng nghệ”, tạp chí “Khoa học cơng nghệ TT&TT”, Tạp chí “Thơng tin Tư liệu” (Bộ KH&CN) Ngồi cịn có báo, Tạp chí trường học viện Cơng nghệ Bưu Viễn thơng, Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Bách khoa Hà Nội Các luận án Tiến sĩ, Thạc sĩ, cử nhân trường đại học: Đại học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, Học viện Khoa học Xã hội…chẳng hạn Luận văn Thạc sĩ Quản lý khoa học công nghệ tác giả Hoàng Minh Huệ với đề tài: “Giải pháp ứng dụng phát triển công nghệ thông tin đẩy mạnh cải cách thủ tục hành nhà nước Việt Nam” với nội dung trình bày khái quát khái niệm công nghệ thông tin, cải cách thủ tục hành chính, ứng dụng phát triển cơng nghệ thơng tin Phân tích thực trạng ứng dụng phát triển công nghệ thông tin, cải cách thủ tục hành quan hành nước ta Luận văn Thạc sĩ Hệ thống thông tin tác giả Bùi Quang Phúc với đề tài: “Ứng dụng công nghệ Web 2.0 (AJAX) vào xây dựng cổng thơng tin điện tử” với nội dung trình bày việc xây dựng cổng thông tin điện tử luồng công việc quan cấp Bộ Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học tài liệu học tác giả Lê Tuấn Hùng “Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn - giải pháp để hồn thiện hệ thống thơng tin quản lý Bộ Khoa học Công nghệ”với nội dung: Nghiên cứu nguồn văn hoạt động quản lý văn hệ thống thông tin quản lý Bộ KH&CN Tìm hiểu thực trạng tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin thơng qua q trình mơ tả phân tích chức phần mềm ứng dụng quản lý văn hệ thống thơng tin quản lý Từ đề xuất biện pháp để nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn Bộ KH&CN Luận văn Thạc sĩ công nghệ thông tin tác giả Phạm Thùy Linh với đề tài “Ứng dụng mơ hình Rich Internet Application phát triển hệ thống quản lý tác nghiệp văn phịng” có nội dung nghiên cứu trạng, mơ hình nghiệp vụ phân tích hệ thống, từ phân tích thiết kế hệ thống Quản lý tác nghiệp văn phòng theo phương pháp hướng đối tượng Ứng dụng mơ hình Rich Internet Application triển khai phần mềm Quản lý tác nghiệp văn phòng việc thiết kế giao diện phân hệ: quản lý công văn, quản lý công việc, quản lý thông báo quản trị hệ thống Các cơng trình nghiên cứu nêu phần đề cập đến vấn đề công nghệ thông tin dạng khái quát đặt phạm vi nghiên cứu cụ thể lĩnh vực, phạm vi nghiên cứu cụ thể Đây nói nguồn cung cấp tài liệu quý báu sở lý luận, kiến thức, kinh nghiệm để tìm giải pháp phù hợp nâng cao hiệu việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin văn phịng Có thể nói, ngồi vấn đề chung Bộ, lĩnh vực khác cần có yêu cầu, đòi hỏi, giải pháp khác để nâng cao chất lượng ứng dụng CNTT văn phòng phù hợp với thực tiễn đơn vị, địa phương giai đoạn, bối cảnh Tuy nhiên, chưa có đề tài nghiên cứu việc tìm giải pháp để nâng cao chất lượng CNTT văn phòng Bộ Nội vụ Chính vậy, vấn để cần thiết cần nghiên cứu cách cụ thể, toàn diện phương diện lý luận thực tiễn để Văn phịng Bộ Nội vụ đáp ứng vị trí, vai trò tổ chức quan Bộ Nội vụ Mục tiêu nghiên cứu Đề tài khóa luận nghiên cứu nhằm đạt mục đích sau:  Tìm hiểu vấn đề cơng nghệ thơng tin văn phịng  Phân tích, đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT Văn phòng Bộ Nội vụ thấy rõ ưu điểm hạn chế nhằm đưa vấn đề cần nghiên cứu giải Văn phịng  Thơng qua đề tài, chúng tơi mong muốn nâng cao vị trí CNTT nhận thức Văn phịng nói chung doanh nghiệp người dân nói riêng ... luận văn phòng quản trị văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng, quản trị văn phòng 1.1.2 Chức nhiệm vụ văn phòng Bộ 1.2 Công nghệ thông tin ứng dụng CNTT việc quản lý điều hành văn. .. lý điều hành văn phòng 14 CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG BỘ NỘI VỤ 16 2.1 Giới thiệu khái quát Văn phòng Bộ Nội vụ. .. là: ? ?Ứng dụng CNTT vào công tác tổ chức quản lý, điều hành văn phòng Bộ nội vụ? ?? Nghiên cứu đề tài nhằm góp phần làm nâng cao hiệu trọng hoạt động quản lý điều hành văn phòng, xây dựng văn phòng