Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại trung tâm lưu trữ quốc gia i

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA I Khóa luận tốt nghiệp ngành Người hướng dẫn Sinh viên thực Mã số sinh viên Khóa Lớp : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG : THS NGUYỄN ĐĂNG VIỆT : NGUYỄN THỊ THU HIỀN : 1405QTVC015 : 2014-2018 : ĐH QTVP 14C HÀ NỘI - 2018 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này, em nhận hỗ trợ, giúp đỡ quan, cá nhân Với tình cảm chân thành này, em xin tỏ lịng biết ơn sâu sắc tới cá nhân, quan tạo điều kiện giúp đỡ em nghiên cứu đề tài khóa luận tốt nghiệp Trước hết, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy Khoa Quản trị văn phịng trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan tâm dạy dỗ, bảo em tận tình để em thực khóa luận “Ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phòng Trung tâm Lưu trữ quốc gia I” Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy giáo Thạc sĩ Nguyễn Đăng Việt quan tâm, hướng dẫn em trình tìm hiểu, triển khai hồn thiện đề tài khóa luận tốt nghiệp Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Ban lãnh đạo trường Đại học Nội vụ Hà Nội phòng ban trực tiếp, gián tiếp giúp đỡ em trình học tập nghiên cứu đề tài Em xin gửi lời cảm ơn Ban lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ quốc gia I anh/chị phịng Hành – Tổ chức nhiệt tình, tạo điều kiện giúp em tìm hiểu khai thác đề tài Do kiến thức thân cịn hạn chế, nên thiếu xót điều khơng thể tránh khỏi, kính mong nhận đóng góp ý kiến thầy để em hồn thiện khóa luận Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đề tài nghiên cứu em hướng dẫn Ths Nguyễn Đăng Việt Nội dung nghiên cứu, kết đề tài trung thực chưa cơng bố hình thức Những số liệu, sơ đồ, nhận xét, đánh giá liên quan trích dẫn nguồn phần tài liệu tham khảo Nếu có sai xót, gian lận xin chịu trách nhiệm kết nghiên cứu MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Giả thiết nghiên cứu Cấu trúc đề tài NỘI DUNG CHƢƠNG I: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CƠNG TÁC TÁC VĂN PHÕNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG 1.1 Một số lí luận chung văn phịng, cơng tác văn phịng, CNTT 1.1.1 Văn phòng 1.1.1.1 Khái niệm 1.1.1.2 Vị trí vai trị 1.1.1.3 Chức nhiệm vụ 1.1.2 Công tác văn phòng 10 1.1.2.1 Khái niệm cơng tác văn phịng 10 1.1.2.2 Ý nghĩa 10 1.1.3 Công nghệ thông tin 11 1.1.3.1 Khái niệm thông tin 11 1.1.3.2 Khái niệm công nghệ thông tin 12 1.1.3.3 Điều kiện phát triển công nghệ thông tin 14 1.1.3.4 Ý nghĩa công nghệ thông tin 15 1.2 Lí luận chung ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng 15 1.2.1 Một số khái niệm 15 1.2.1.1 Ứng dụng công nghệ thông tin 15 1.2.1.2 Ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn phịng 16 1.2.2 Sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn phịng 16 1.2.3 Điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phịng 17 1.2.3.1 Cơ chế - sách 17 1.2.3.2 Nguồn nhân lực 18 1.2.3.3 Cơ sở vật chất 18 1.2.4 Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phịng 21 1.2.4.1 Cơng tác tổ chức cán 21 1.2.4.2 Công tác văn thư lưu trữ 21 1.2.4.3 Công tác xây dựng thực chương trình kế hoạch 21 1.2.4.4 Công tác tổng hợp thông tin 22 1.2.4.5 Công tác xây dựng thực nội quy, quy chế 22 1.2.4.6 Công tác tổ chức hội họp kiện 22 1.2.4.7 Công tác tổ chức chuyến công tác 23 1.2.4.8 Cơng tác quản lí tài sản trang thiết bị 23 1.2.4.9 Công tác tổ chức thi đua - khen thưởng 23 CHƢƠNG II: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA I 24 2.1 Khái quát chung Trung tâm Lưu trữ quốc gia I 24 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan 24 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ phịng Hành – Tổ chức 26 2.2 Thực trạng ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng Trung tâm Lưu trữ quốc gia I 28 2.2.1 Hệ thống trang thiết bị kĩ thuật phục vụ yêu cầu ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng 28 2.2.2 Thực trạng đội ngũ cán ứng dụng công nghệ thơng tin cơng tác văn phịng 31 2.2.3 Thực trạng cơng tác quản lí ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phịng 34 2.2.4 Thực trạng tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng 36 2.2.4.1 Công tác tổ chức cán 36 2.2.4.2 Công tác văn thư lưu trữ 38 2.2.4.3 Công tác xây dựng thực chương trình, kế hoạch 47 2.2.4.4 Công tác tổng hợp thông tin 48 2.2.4.5 Công tác xây dựng thực nội quy, quy chế 50 2.2.4.6 Công tác tổ chức hội họp kiện 51 2.2.4.7 Công tác tổ chức chuyến công tác 54 2.2.4.8 Công tác quản lí tài sản 55 2.2.4.9 Công tác tổ chức thi đua – khen thưởng 56 2.3 Nhận xét, đánh giá 57 2.3.1 Ưu điểm 57 2.3.2 Hạn chế 58 2.3.3 Nguyên nhân 60 CHƢƠNG III GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA I 62 3.1 Giải pháp nhận thức 62 3.1.1 Nâng cao nhận thức vai trò cán bộ, công chức viên chức 62 3.1.2 Nâng cao nhận thức công tác đào tạo, bỗi dưỡng 63 3.1.3 Nâng cao nhận thức hoạt động tra, kiểm tra 66 3.2 Giải pháp thể chế 67 3.3 Giải pháp công nghệ 68 3.3.1 Trang thiết bị kĩ thuật 68 3.3.2 Trong công tác tổ chức cán 70 3.3.3 Trong công tác văn thư lưu trữ 72 3.3.4 Trong công tác tổng hợp thông tin 73 KẾT LUẬN 75 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 76 PHỤ LỤC BẢNG KÊ CHỮ CÁI VIẾT TẮT CNTT Cơng nghệ thơng tin HC-TC Hành – Tổ chức BHYT, BHXH Bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội CB,CC VC Cán bộ, công chức viên chức VT-LT Văn thƣ lƣu trữ STT Số thứ tự ĐVT Đơn vị tính MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Thế kỉ XXI, kỉ kinh tế tri thức với sản phẩm ưu biệt giúp người cải thiện hiệu suất làm việc Một sản phẩm mang tính vượt trội ngành công nghiệp công nghệ thông tin Sự bùng nổ ngành công nghiệp thông tin (mạng internet) với phần mềm tiện ích google, gmail, facebook,… với hội nhập kinh tế đa quốc gia, đặt vấn đề cấp thiết, quan, doanh nghiệp hay chủ thể cần chủ động học hỏi nắm bắt xu hướng nhằm gắn kết, nâng cao chất lượng sống Sống thời đại tự động hóa với đẩy mạnh xu hướng tồn cầu hóa đặt quốc gia, tổ chức, cá nhân trước hội thách thức Điều đòi hỏi, nhà lãnh đạo phải nhạy bén, linh hoạt việc nắm bắt thích ứng kịp thời để hồn thành sứ mệnh tổ chức Để làm điều này, nhà lãnh đạo cần xây dựng cho “một cánh tay” đắc lực giúp giải công việc vụ, giấy tờ không phận khác đảm nhiệm tốt ngồi phận văn phịng Văn phịng có vai trị vơ quan trọng tổ chức, phận hình thành tổ chức vào hoạt động Đây quan đầu não thông tin, “cánh tay phải” đắc lực nhà lãnh đạo việc đưa định, hướng đắn cho tổ chức, đồng thời mắt xích quan trọng, cầu nối lãnh đạo với nhân viên, phận với Bởi lẽ vậy, để thực tốt vai trị mình, cơng tác văn phịng phải quan tâm hàng đầu, phải trọng việc cập nhập trang bị ứng dụng tiến khoa học cơng nghệ vào nghiệp vụ Mặc khác, đời phát triển công nghệ thơng tin phần có đóng góp khơng nhỏ đến mặt đời sống Là sáu ngành công nghệ cao, công nghệ thông tin coi người cầm lái vĩ đại tàu xúc tiến cơng nghiệp kỉ XXI Với vai trị, sức mạnh chi phối hoạt động người, cơng nghệ thơng tin trợ lí đắc lực cho hoạt động quản lí, đặc biệt cơng tác văn phịng quan hành từ tư nhân đến nhà nước Sự góp mặt cơng nghệ thơng tin làm cơng tác văn phịng trở nên chun nghiệp, giải cơng việc nhanh chóng, đạt hiệu cao, đồng thời, đáp ứng yêu cầu cơng cơng nghiệp hóa, đại hóa Chính vậy, việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vô cấp thiết hoạt động tổ chức Tuy nhiên, nay, ứng dụng công nghệ thơng tin cơng việc hành mang tính nhỏ lẻ chưa có tính đồng bộ, đặc biệt quan hành nhà nước Trong thời gian thực tập Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, em nhận thấy việc ứng dụng công nghệ thơng tin cơng tác văn phịng cịn nhiều hạn chế, áp dụng nhỏ lẻ chưa mang tính đồng Xét thực tế trên, em nhận thấy cần phải nghiên cứu, đưa giải pháp góp phần phát triển mơ hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phịng quan Bởi vậy, em nghiên cứu đề tài “Ứng dụng công nghệ thơng tin cơng tác văn phịng Trung tâm Lưu trữ quốc gia I” Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nhận thấy giá trị việc ứng dụng công nghệ thông tin mang lại, hiệu việc ứng dụng công nghệ thông tin nước giới công việc hành chính, nước ta thời gian gần có nhiều đề tài nghiên cứu nội dung liên quan đến hoạt động hành văn phịng ứng dụng công nghệ thông tin công tác hành văn phịng như: Đầu tiên phải kể đến đề tài “Phát triển Chính phủ điện tử số nước học kinh nghiệm Việt Nam” tác giả Trần Thị Liên Đề tài phát triển cách thức hoạt động mơ hình phủ điện tử số nước phát triển Mĩ, Singapo, Autralia thực trạng, đưa định hướng ứng dụng phủ điện tử Việt Nam Mặc dù, có phân tích đưa hướng ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào hoạt động quản lí hành quan nhà nước đề tài mang tính vĩ mô, chưa sâu vào công việc cụ thể hoạt động hành Để tài “Ứng dụng tin học quản trị văn phòng văn phòng Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn” tác giả Nguyễn Thị Lan Khóa luận tốt nghiệp 2012-2016 thực trạng giải pháp sử dụng tin học hoạt động quản trị văn phòng Trung tâm nên thường xuyên tổ chức lớp học bồi dưỡng nghiệp vụ cách liên kết với trường Đại học Nội vụ Hà Nội hay Học viện Hành quốc gia tổ chức khóa học ngắn hạn cho CC, VC quan nhằm giúp họ nắm kiến thức, quy trình cách hệ thống - Xây dựng tác phong làm việc Sống trong thời đại công nghệ thông tin bùng nổ, với phát triển mơ hình hệ thống “văn phịng khơng giấy”, “văn phịng điện tử”, u CB, CC VC văn phòng cần xây dựng tác phong làm việc để phù hợp với xu hướng Tác phong làm việc chưa chủ đề hết nóng năm gần quen lề lối làm việc “quan liêu” làm việc chủ yếu văn giấy tờ Với cách làm việc gây cản trở cho phát triển kinh tế dịch vụ hành Để cải thiện vấn đề CB, CC VC cần phải trang bị cho kiến thức chun mơn sử dụng thành thạo trang thiết bị kĩ thuật để xây dựng tác phong chuyên nghiệp Mỗi cá nhân cần phải xây dựng cho lịch làm việc khoa học để tránh tình trạng khơng biết xếp cơng việc dẫn đến khơng hồn thành nhiệm vụ giao Một điều thiếu người làm văn phịng có nhiệt huyết, say mê cơng việc, ln tìm tịi, làm thân để tìm phương pháp làm việc hiệu Sự thực, tác phong làm việc ngày một, ngày hai mà hình thành mà cần q trình – kiên trì với mục tiêu, với đam mê Bởi CB, CC VC quan nên xây dựng làm phong cách làm việc thân để tìm nhiều nguồn cảm hứng cơng việc 3.1.3 Nâng cao nhận thức hoạt động tra, kiểm tra Có thể thấy việc đầu tư trang thiết bị kĩ thuật, hay việc tổ chức đào tạo bồi dưỡng nhân tố quan trọng công cải cách hành nước ta nay, Trung tâm Lưu trữ quốc gia I nói riêng Tuy nhiên, 66 đầu từ nguồn vốn vào phát triển nguồn lực mà không tiến hành kiểm tra, đánh giá kết làm việc đầu tư khơng mang lại hiệu quả, khơng có một chuẩn mực để người cố gắng đạt Đồng nghĩa với việc trên, Trung tâm Lưu trữ quốc gia I cần phải thường xuyên tổ chức đánh giá hiệu sử dụng trang thiết bị, ứng dụng phần mềm cơng tác văn phịng Trong cơng tác đánh giá, ta cần phải xét khía cạnh sau: - Các trang thiết bị có lỗi sử dụng khơng, gặp ngun nhân từ đưa hướng khắc phục - CB, CC VC nắm quy trình cách thức sử dụng chưa, chưa kiểm tra xem hổng kiến thức đâu, họ gặp khó khăn việc tiếp cận trạng thiết bị phần mềm đại Nhìn chung với việc tiến hành kiểm tra giúp quan đánh giá lực tình hình hoạt động trang thiết bị từ đưa giải pháp khắc phục phát huy điểm mạnh có 3.2 Giải pháp thể chế Để ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng Trung tâm Lưu trữ quốc gia I đạt hiệu tối ưu quan cần xây dựng hành lang pháp lí với định, quy chế để giúp CB, CC VC thực cách hiệu nâng cao suất công việc Sau đây, em xin đề xuất giải pháp xây dựng thể chế ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng Trung tâm Lưu trữ quốc gia I: - Xây dựng ban hành nội quy, quy chế việc sử dụng bảo quản trang thiết bị kĩ thuật, phần mềm ứng dụng văn phòng - Xây dựng văn hướng dẫn chi tiết cách sử dụng trang thiết bị kĩ thuật phần mềm quản lí nhằm giúp CC, VC phát huy tối đa chức chúng - Xây dựng khung quy trình nghiệp vụ cơng tác văn phịng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 - Xây dựng khung tiêu chuẩn đánh giá ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng - Thành lập Ban quản lí, điều hành ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng Trung tâm để thực việc hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá hiệu làm 67 việc CB,CC VC quan 3.3 Giải pháp công nghệ 3.3.1 Trang thiết bị kĩ thuật Cuộc cách mạng khoa học công nghệ phát triển nhanh đến chóng mặt, vịng đời cơng nghệ ngắn, vòng nửa năm hay nhiều năm lại xuất trang thiết bị, phần mềm CNTT với tính ưu biệt Bởi việc chạy theo cơng nghệ điều vơ khó khăn, nhiên, khơng thể mà sử dụng lạc hậu Ta cần có hướng đầu tư chiến lược cho việc trang bị trang thiết bị kĩ thuật, phần mềm Khi mua sắm ta cần phải nắm hiệu suất sử dụng, tuổi thọ trung bình để có định đắn Qua q trình thực tập Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, em nhận thấy việc trang bị trang thiết bị thiếu số thiết bị sử dụng nhiều nên hiệu suất làm việc Bởi vậy, em xin đề xuất quan bổ sung thêm trang thiết bị sau: Thứ nhất, máy tính xách tay Để hướng tới xây dựng mơ hình “văn phịng đại”, quan trang bị máy tính xách tay tiện ích chúng vơ lớn giảm diện tích văn phịng, di chuyển thuận lợi mang cơng tác,… Hiện nay, thị trường có nhiều loại máy hoạt động tốt với cấu hình lớn core i7, core i5, nhớ RAM từ 4GB, 6GB 8GB, thời lượng pin cho phép ta sử dụng từ tiếng Đây số dòng máy phù hợp với dân văn phòng: HP, Dell, Acer, Lenovo,… Thứ hai, máy chiếu Máy chiếu công cụ hỗ trợ đắc lực cho công tác tổ chức hội họp, kiện, giúp cho việc truyền đạt thông tin không bị nhàm chán Hiện nay, nhiều công ty sản xuất máy chiếu chất lượng tốt Một sản phẩm sử dụng phổ biến máy chiếu Sony VPLDX270 Đây máy chiếu có trọng lượng nhẹ, nhỏ gọn, tiết kiệm lượng, đơn giản để thiết lập, dễ dàng kết nối với thiết bị Độ phân giải lớn 1024 x 768, tuổi thọ bóng đèn 1000 giờ, cơng suất bóng đèn 215W, cân nặng 2,6 kg 68 Hình ảnh máy chiếu Sony VPL-DX270 Thứ 3, máy in đa chức Trên thị trường nay, sản phẩm máy in đa chức bán rộng rãi Một máy in đảm nhiệm nhiều cơng việc khơng in ấn văn giấy tờ Chúng dùng hoạt động photo, scan văn Đặc điểm bật máy in khả quét tài liệu gửi qua email mà khơng cần có có mặt máy tính Một lưu ý khơng phải máy in có khả gửi email mà cần phải thiết lập chúng tự động gửi email đến file quản lí máy tính Ngồi ra, chúng có khả quét hình ảnh, biểu đồ chỉnh sửa chúng sau tự động gửi email Máy in Ricoh SP310SFN Máy in canon MF212W Máy in Brother MFC-L2701DW Máy in HP Color Deskjet 4625 Hình ảnh máy in đa chức 69 Việc trang bị trang thiết bị đại, góp phần nâng cao chất lượng ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng Tuy nhiên biện pháp tạm thời, quan cần trọng nhiều việc bồi dưỡng đào tạo nguồn nhân lực 3.3.2 Trong công tác tổ chức cán Cơ quan cần tiến hành xây dựng hệ thống sở liệu để phục vụ cho việc ứng dụng phần mềm quản lí nhân chun biệt thay sử dụng phần mềm excel Trên thị trường công nghệ thông tin có kinh doanh nhiều phần mềm quản lí số phần mềm phần mềm nhân HRPRO7 Công ty cổ phần Giải pháp Tinh Hoa Hình ảnh giao diện phần mềm nhân HRPRO7 Đây phần mềm quản lí nhân tiền lương kết nối quản lí hệ thống máy chấm cơng, có chức sau: Thứ nhất, chấm cơng - Kết nối phần mềm quản lí máy chấm công tự động - Tự động chấm công: tăng ca, ca gãy - Thiết lập chế độ làm việc đặc biệt cho nhóm thai sản nhóm đặc biệt làm muộn sớm - Kết nối với phần mềm chấm công - Thiết lập điều chỉnh mã vân tay, hay mã thẻ có hoạt động thuyên chuyển hay tiếp nhận nhân viên - Theo dõi trực tuyến tình trạng hệ thống chấm cơng từ xa 70 Thứ hai, quản lí thơng tin nhân viên - Lưu trữ thông tin cá nhân, trình làm việc, đánh giá, khen thưởng định có liên quan - Xuất báo cáo q trình làm việc nhân viên - Liên kết với chức Bảo Hiểm Xã Hội & hợp đồng lao động - Lọc tìm kiếm thơng tin cách nhanh chóng - Báo cáo nhân viên nghỉ việc chi tiết theo thời gian, theo phận Thứ ba, tính lương - Tính lương dựa theo thời gian làm - Tính lương - Tính lương phụ cấp - Công thức lương linh hoạt, tự thay đổi Thứ tư, hợp đồng bảo hiểm - Xuất báo cáo nộp BHXH - Nhắc nhở đến hạn BHXH, nghỉ bệnh thai sản - Xuất báo cáo việc tăng lương, hay thuyên chuyển công tác Thứ năm, chế độ báo cơm - Báo cơm tự động từ liệu chấm công - Xuất báo cáo thống kê phần ăn Để giảm bớt khâu chấm công, Trung tâm nên lắp đặt máy chấm công Trên thị trường có nhiều loại chấm cơng cảm ứng vân tay, nhận dạng khuôn mặt chấm công thẻ để hoạt động đạt hiệu tối ưu mà giá thành phải quan nên lắp đặt máy chấm công vân tay Công nghệ nhận dạng vân tay cho phép ta qt ngón tay lên thiết bị tự động qt hình ảnh ngón tay đối chiếu đặc điểm vân tay với vân tay mẫu lưu hệ thống Trong q trình xử lí, thông bảo vân tay hợp lệ hay không 71 Hình ảnh máy chấm cơng tự động 3.3.3 Trong công tác văn thư lưu trữ Việc ứng dụng phần mềm chữ kí điện tử vấn đề đề cập việc xây dựng mơ hình “văn phịng khơng giấy”, “văn phịng điện tử” Với tính ưu biệt mang đến lợi ích khơng nhỏ việc trình kí ban hành văn định Hiện nay, Chính phủ ban hành Nghị định số 26/2007/NĐ-CP Chính phủ ngày 15 tháng 02 năm 2007 việc quy định chi tiết thi hành luật giao dịch điện tử chữ kí số dịch vụ chứng thực chữ kí số Chữ kí điện tử (hay cịn gọi chữ kí số) cho phép ta xác nhận văn liệu gmail thay phải in, photo Tính bảo mật chữ kí điện tử tốt Chữ kí điện tử có hai mật mã khóa: mật mã cơng khai mật mã bí mật Đối với mật mã cơng khai cơng bố rộng rãi, cịn mật mã bí mật mã khóa nhà cung cấp chứng thực dịch vụ chữ kí số cấp dạng tệp tin, để đảm bảo tính mật nhà cung cấp dịch vụ lưu khóa bí mật vào phần cứng chun dụng USB Token SmartCard Các thiết đảm bảo mã khóa khơng bị chép hay virut phá hỏng Nhờ có tính bảo mật cao với lợi ích tối ưu mà mang lại Trung tâm nên có nghiên cứu, đánh giá trang bị phần mềm vào công tác tổ chức văn quan nhằm góp phần đơn giản hóa khâu nghiệp vụ hành 72 Hình ảnh quy trình xử lí chữ kí điện tử 3.3.4 Trong cơng tác tổng hợp thơng tin Trong mơi trường mạng có nhiều mối đe dọa tới tính bảo mật thơng tin virut hay công cụ công giả mạo địa để dị thơng tin sử dụng chúng vào mục đích xấu Bởi vậy, có nhiều phần mềm bảo vệ thông trước công từ yếu tố bên Phần mềm bảo mật Oracle Solaris 11 Express gói ứng dụng giúp bảo vệ liệu di chuyển mơi trường mạng an tồn Chúng có tính quan trọng như: ảo hóa kết nối mạng xã hội, cho phép khách hàng khôi phục hệ thống sở sau vài giây Việc tích hợp đo lường từ xa hỗ trợ “My Oracle Support” với kiến trúc quản lý lỗi chuyên sâu Oracle Solaris cho phép khách hàng nhận hỗ trợ ngăn ngừa chủ động nhằm giảm thiểu gián đoạn hoạt động vấn đề biết gây Hình ảnh phần mềm Oracle Solaris 11 Express 73 Yếu tố tạo nên đặc tính trổi sản phẩm khả ngăn chặn công liệu số phần mềm hacker, hay virut cơng Đây phần mềm hữu ích giúp cho việc quản lí thơng tin mơi trường mạng, ứng dụng phần mềm kết hợp với phần mềm quản lí chữ kí điện tử hỗ trợ cơng tác tổ chức thông tin đạt hiệu cao hơn, giúp giảm thiểu thời gian chuyển giao văn bản, đồng thời, giúp CB, CC VC quan tiếp cận thông tin giải cơng việc nhanh, kịp thời Tóm lại, chương III, em đưa giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng CNTT công tác văn phòng Trung tâm Lưu trữ quốc gia I Với hướng giải pháp nhận thức, thể chế công nghệ giúp quan giải hạn chế công tác ứng dụng CNTT để hướng tới mục tiêu xây dựng “văn phòng điện tử”, “văn phịng khơng giấy” 74 KẾT LUẬN Dưới bùng nổ khoa học kĩ thuật công nghệ thông tin mang lại lợi ích khơng nhỏ tới lĩnh vực đời sống Cùng với phát triển xu hướng yêu cầu người không ngừng học hỏi, tìm tịi để ứng dụng thành tự khoa học vào sống Hịa vào cách mạng cơng nghệ với xu hướng đại hóa cơng tác văn phịng Đảng Nhà nước ta đặc biệt quan tâm việc xây dựng hành lang pháp lí việc ứng dụng CNTT tất mảng đời sống từ kinh tế, trị, xã hội nghiệp vụ hành Nhận thức tầm quan trọng lợi ích ứng dụng CNTT cơng tác văn phòng Ban lãnh đạo với CC,VC Trung tâm Lưu trữ quốc gia I có thành tựu không nhỏ bước đầu thực việc ứng dụng CNTT nghiệp vụ văn phòng Tuy nhiên, q trình thực quan gặp phải khó khăn định, với sức mạnh tinh thần với trách nhiệm với công việc cao, CB,CC VC quan vượt qua vươn lên trở thành quan ứng dụng thành cơng mơ hình “văn phòng điện tử” 75 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Cơ sở lý luận thực tiễn đổi tổ chức máy văn phịng tỉnh U Đơm Xay Cơng hịa Dân chủ nhân dân Lào (https://123doc.org/document/1344144-luanvan-thac-si-co-so-ly-luan-va-thuc-tien-doi-moi-to-chuc-bo-may-van-phong-tinh-udom-xay-o-chdcnd-lao.htm) Nguyễn Thành Độ (2012), Quản trị văn phòng, nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân Nguyễn Hữu Thân (2003), Giáo trình quản trị hành văn phịng, Nhà xuất Thống kê, Hà Nội Nguyễn Hữu Tri (2005), Giáo trình Nghiệp vụ văn phịng Nguyễn Thị Mơ (2016), Ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản lí điều hành văn phịng Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng Nguyễn Thị Lan (2016), Tìm hiểu ứng dụng tin học quản trị văn phịng văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát triển nông thôn, Đại học Nội vụ Hà Nội Tạp chí Cơng nghệ thơng tin truyền thơng Trần Quang Q, Mơ hình ứng dụng CNTT vào cơng tác quản lí điều hành văn phịng Bộ Giáo dục Đào tạo Trần Thị Liên, Phát triển Chính phủ điện tử số nước học kinh nghiệm Việt Nam, Đại học Ngoại Thương 10 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, Quyết định số 319/QĐ-TTLTI ngày 17 tháng 12 năm 2015 11 Từ điển Oxford English Dictionary 12 Từ điển Americain Heritage 13 Viện Ngôn ngữ (1997), Từ điển tiếng Việt, Nhà xuất Đà Nẵng 14 Bộ Thông tin Truyền thông, Thông tư số 03/2014/TT-BTTTT Bộ Thông tin Truyền thông ngày 11 tháng năm 2014 việc quy định chuẩn kĩ sử dụng công nghệ thông tin 15 Chính phủ, Nghị định số 6/2007/NĐ-CP Chính phủ ngày 10 tháng năm 2007 ứng dụng CNTT hoạt động quan nhà nước 76 16 Chính phủ, Nghị định số 26/2007/NĐ-CP Chính phủ ngày 15 tháng 02 năm 2007 quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử chữ kí số dịch vụ chứng thực chữ kí số 17 Chính phủ, Nghị định số 71/2007/NĐ-CP Chính phủ ngày 03 tháng năm 2007 quy định chi tiết hướng dẫn thực số điều Luật công nghệ thông tin công nghiệp công nghệ thông tin 18 Chính phủ, Nghị Chính phủ số 49/CP ngày 04/08/1993 phát triển công nghệ thông tin nước ta năm 90 19 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Quyết định số 164/QĐ-VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm 2015 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ quốc gia I 20 Quốc hội, Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 QH11 Quốc hội ngày 29 tháng 11 năm 2005 21 Quốc hội, Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/Q11 Quốc hội ngày 29 tháng năm 2006 77 PHỤ LỤC Phụ lục I: Sơ đồ hóa cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ quốc gia I Phụ lục II: Sơ đồ cấu tổ phận mơ hình hóa 78 Phụ lục I Sơ đồ cấu tổ chức Trung tâm Lƣu trữ quốc gia I GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC Phịng sưu tầm chỉnh lí tài liệu Hán Nơm Phịng sưu tầm chỉnh lí tài liệu tiếng Pháp Phòng bảo quản tài liệu Phòng cơng bố giới thiệu tài liệu Phịng tin học cơng cụ tra cứu 79 Phịng đọc Phịng Hành – Tổ chức Phịng kế tốn Phịng bảo vệ phòng cháy, chữa cháy Phụ lục II Sơ đồ cấu tổ chức phịng Hành – Tổ chức Phịng Hành – Tổ chức Bộ phận hành nhân Bộ phận quản trị thiết bị Bộ phận Văn thư Lưu trữ 80 Bộ phận hậu cần ... ph? ?i nghiên cứu, đưa gi? ?i pháp góp phần phát triển mơ hình ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng quan B? ?i vậy, em nghiên cứu đề t? ?i ? ?Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng Trung. .. nghệ thơng tin hoạt động văn phịng Trung tâm Lưu trữ quốc gia I - Đánh giá việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phịng từ ưu, nhược ? ?i? ??m việc ứng dụng công nghệ thông tỉn Đồng th? ?i, đưa... cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phịng - Phân tích thực trạng ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phịng Trung tâm Lưu trữ quốc gia I - Đưa gi? ?i pháp nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin công