Nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng sở nội vụ tỉnh điện biên

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHỐ LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG SỞ NỘI VỤ TỈNH ĐIỆN BIÊN Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS NGUYỄN ĐĂNG VIỆT Sinh viên thực : HOÀNG VIỆT HÙNG Mã số sinh viên, khóa, lớp : 1305QTVC022, 2013 – 2017, ĐH.QTVP13C HÀ NỘI - 2017 LỜI CAM ĐOAN Tôi thực đề tài khóa luận tốt nghiệp với tên : “Nâng cao hiệu hoạt động Văn phịng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên” Tơi xin cam đoan đề tài nghiên cứu thời gian qua Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng đề tài nghiên cứu khóa luận tốt nghiệp Hà Nội, ngày 19 tháng năm 2017 Sinh viên Hồng Việt Hùng LỜI CẢM ƠN Để hồn thành khóa luận tốt nghiệp này, q trình thu thập, tổng hợp thơng tin làm khóa luận tơi nhận giúp đỡ tận tình từ ban lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên, đặc biệt người văn phòng Sở tạo điều kiện, giúp đỡ cho suốt thời gian làm khóa luận thầy khoa Quản trị văn phòng hướng dẫn cách tỉ mỉ để tơi hồn thành tốt khóa luận tốt nghiệp Nhân đây, cho phép tơi bày tỏ lịng biết ơn chân thành tới giảng viên hướng dẫn khóa luận Th.s Nguyễn Đăng Việt giảng viên khoa Quản trị văn phịng, thầy hướng dẫn tận tình q trình thực làm khóa luận tốt nghiệp Tơi xin trân trọng cảm ơn! BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ VP Văn phòng SNV Sở Nội vụ MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Mục đích nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Phạm vi đối tượng nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 1.1 Khái niệm văn phịng cơng tác văn phịng 1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.2 Khái niệm cơng tác văn phịng 1.2 Vị trí, vai trị văn phịng cơng tác văn phòng 1.2.1 Vị trí, vai trị văn phịng 1.2.2 Vị trí, vai trị cơng tác văn phịng 1.3 Nội dung công tác văn phòng * Tiểu kết chương 1: 16 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG SỞ NỘI VỤ TỈNH ĐIỆN BIÊN 17 2.1 Tổng quan Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên 17 2.1.1 Lịch sử hình thành 17 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn 18 2.1.2.1 Chức 18 2.1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 19 2.1.2.3 Cơ cấu tổ chức 25 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên 26 2.1.3.1 Chức 26 2.1.3.2 Nhiệm vụ 26 2.1.3.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Sở Nội vụ 28 2.2 Thực trạng công tác Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên 29 2.2.1 Tổ chức máy làm cơng tác văn phịng 29 2.2.2 Công tác tham mưu, tổng hợp 34 2.2.3 Công tác thu thập xử lý thông tin 36 2.2.4 Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác cho quan 38 2.2.5 Tổ chức xây dựng tổ chức thực nội quy, quy chế, quy định quan 40 2.2.6 Công tác văn thư - lưu trữ 44 2.2.6.1 Công tác tổ chức quản lý văn thư, lưu trữ 44 2.2.6.2 Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 48 2.2.6.2.1 Nghiệp vụ văn thư 48 2.2.6.2.2 Nghiệp vụ lưu trữ 59 2.2.7 Công tác tổ chức hội họp 60 2.2.8 Công tác đảm bảo hậu cần 63 2.2.9 Ứng dụng thiết bị công nghệ thông tin cơng tác văn phịng 65 2.2.9.1 Các loại thiết bị văn phòng sử dụng hoạt động Văn phòng Sở Nội vụ 65 2.2.9.2 Các phần mềm ứng dụng CNTT hoạt động Văn phòng Sở 66 * Tiểu kết chương 2: 68 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG SỞ NỘI VỤ TỈNH ĐIỆN BIÊN 69 3.1 Nhận xét, đánh giá 69 3.1.1 Ưu điểm 69 3.1.2 Hạn chế 73 3.1.3 Nguyên nhân 74 3.2 Các giải pháp 75 3.2.1 Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân làm cơng tác văn phịng 75 3.2.1.1 Đối với người lãnh đạo 75 3.2.1.2 Đối với nhân viên văn phòng 76 3.2.2 Chuẩn hóa quy định nghiệp vụ văn phịng 78 3.2.3 Giải pháp đầu tư trang thiết bị làm việc văn phòng 80 3.2.4 Ứng dụng CNTT vào hoạt động văn phòng 81 3.2.5 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào hoạt động văn phòng 82 * Tiểu kết chương 3: 82 TÀI LIỆU THAM KHẢO 85 PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Có thể nói giai đoạn Cơng nghiệp hóa - Hiện đại hóa, Việt Nam đường hội nhập kinh tế giới tạo nhiều hội thuận lợi thách thức địi hỏi khơng ngừng đổi lĩnh vực nhằm nâng cao ưu khả cạnh tranh Chính từ u cầu cấp bách xã hội, thích ứng với mơi trường cơng nghệ thời đại thơng tin khiến văn phịng trở thành phận quan trọng thiếu quan, tổ chức có Văn phịng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên Lúc sinh thời Chủ tịch Hồ Chí Minh dịp chúc tết Tết Nguyên đán năm 1950 Người đến thăm Văn phòng Trung ương Đảng Chiến khu Việt Bắc nói : “Cơng tác Văn phịng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán lãnh đạo nắm tình hình Cán Văn phịng nắm tình hình sai lãnh đạo giải công việc nêu cao tinh thần trách nhiệm, lực cơng tác giữ bí mật, để phấn đấu thực tốt nhiệm vụ giao” Câu nói có ý nghĩa hết, vừa lời dặn sâu sắc, vừa kim nam cho hành động thực nhiệm vụ cán văn phịng nói chung cán bộ, cơng nhân viên chiến sỹ văn phòng Ban Quản lý Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh nói riêng giai đoạn Tại Hội nghị cơng tác văn phịng quan hành Nhà nước tồn quốc Văn phịng Chính phủ tổ chức Hà Nội năm 2010, lúc Phó Thủ tướng Thường trực Chính phủ Nguyễn Sinh Hùng đến dự đặc biệt nhấn mạnh: “Đừng nghĩ điều làm văn phòng làm văn phịng được”, nhận định đắn, mang tính khái quát cao lời nhắc nhở sâu sắc tới lãnh đạo, cán bộ, công chức quan, tổ chức cấp, ngành cần phải nâng cao nhận thức đắn, tồn diện có quan tâm đặc biệt tới vị trí, vai trị, chức năng, nhiệm vụ văn phòng, chăm lo xây dựng tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng, bố trí, sử dụng cán bộ, cơng chức làm cơng tác văn phịng, tạo điều kiện tốt để văn phòng phát huy tốt vai trò Do vậy, văn phịng phải có ý thức trước bước so với đơn vị khác nhiệm vụ đổi Văn phòng sớm đại hoá, phục vụ tốt lãnh đạo quan, tổ chức Hiện đại hố văn phịng việc tốn lắm, điều kiện để trang bị sở vật chất không khó lắm, song việc đào tạo nhân thích ứng với trang thiết bị đại đó, với phong cách làm việc mới, đại lại vấn đề cần bàn Trong thời gian làm khóa luận Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên, nhận thức vai trò quan trọng văn phịng, tơi định chọn đề tài: “Nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên”, với mong muốn đóng góp giải pháp có tính khả thi nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng, thực tốt chức góp phần nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước địa bàn tỉnh Lịch sử nghiên cứu Hiện đề tài nghiên cứu cơng tác văn phịng khơng phải lĩnh vực mới, có nhiều tác giả nghiên cứu lĩnh vức Trong phạm vi đề tài, tơi có đề cập đến số cơng trình nghiên cứu khoa học tiêu biểu cơng tác văn phịng nêu sau: - Báo cáo tốt nghệp, “Một số giải pháp nâng cao hiệu hoạt động Văn phịng Cơng ty cổ phần Cơng trình giao thơng Hải Phịng” Hồng Thị Thu Hiền - Khóa luận tốt nghiệp, “Thực trạng số giải pháp nâng cao hiệu cơng tác văn phịng cơng ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành” Phạm Thị Huyền - Luận văn thạc sĩ, “Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà” Lê Thị Nga Mục đích nghiên cứu - Tìm hiểu sở lý luận văn phòng hoạt động văn phòng - Đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên để thấy thành tựu hạn chế - Đề giải pháp để cải thiện, nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên Nhiệm vụ nghiên cứu Hiểu rõ sở lý luận chung khái niệm, vị trí, vai trị, nội dung văn phịng cơng tác văn phòng Vận dụng lý thuyết nghiên cứu để tìm hiểu thực trạng hoạt động Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên Rút ưu điểm hạn chế tồn hoạt động Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên Phạm vi đối tượng nghiên cứu - Phạm vi: Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên (Số 841, đường Võ Nguyên Giáp, phường Mường Thanh, thành phố Điện Biên Phủ, tỉnh Điện Biên) - Đối tượng nghiên cứu đề tài : Hoạt động Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên Giả thuyết nghiên cứu Hoạt động Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên nhiều hạn chế, khắc phục sớm nâng cao chất lượng hoạt động này, từ góp phần vào nâng cao hiệu hoạt động chung toàn quan Phương pháp nghiên cứu Để hồn thành đề tài này, tơi sử dụng số phương pháp sau: PHỤ LỤC 06: Phiếu trình ban hành văn Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên PHỤ LỤC 07: Quyết định ban hành Quy chế chi tiêu nội bôi khối Văn phòng Sở Nội vụ Phụ lục 08: Mẫu giấy mời Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên Phụ lục 09: Mẫu phiếu công tác Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên Phụ lục 10: Một số hình ảnh thiết bị Văn phịng SNV.Điện Biên Phụ lục 11: Mẫu bìa sổ đăng ký văn đến Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên UBND TỈNH ĐIỆN BIÊN SỞ NỘI VỤ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: ……………… Từ ngày……… đến ngày………… Từ số………… đến số…………… Quyển số:………… Quyển số:……… Phụ lục 12 : Một số hình ảnh Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên ... thực trạng hoạt động Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên Rút ưu điểm hạn chế tồn hoạt động Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên Phạm vi đối tượng nghiên cứu - Phạm vi: Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên (Số... thành phố Điện Biên Phủ, tỉnh Điện Biên) - Đối tượng nghiên cứu đề tài : Hoạt động Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên Giả thuyết nghiên cứu Hoạt động Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên nhiều... trọng loại văn hoạt động Văn phòng nói riêng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên nói chung Văn phịng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch làm việc cho Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên Chương trình,