Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại thị ủy quảng yên, tỉnh quảng ninh

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHỐ LUẬN TỐT NGHIỆP GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI THỊ ỦY QUẢNG YÊN, TỈNH QUẢNG NINH Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS ĐINH THỊ HẢI YẾN Sinh viên thực : PHẠM THỊ TÂM Mã số sinh viên, khóa, lớp : 1305QTVB052, 2013 - 2017, ĐH.QTVP13B HÀ NỘI - 2017 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Chữ viết thường TW Trung ương TX Thị xã CNTT Công nghệ thông tin UBND Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài “Giải pháp nâng cao hiệu công tác văn phòng Thị ủy Quảng Yên, Tỉnh Quảng Ninh” cơng trình nghiên cứu tơi Các số liệu trình thực đề tài sử dụng trung thực, nguồn trích dẫn rõ ràng, số liệu thu thập Văn phịng Thị ủy Quảng n, khơng chép nguồn Tơi xin hồn toàn chịu trách nhiệm cam đoan Hà Nội, ngày 20 tháng năm 2017 Sinh viên Phạm Thị Tâm LỜI CẢM ƠN Được đồng ý Khoa Quản trị văn phòng hướng dẫn cô giáo Ths Đinh Thị Hải Yến thực đề tài “Giải pháp nâng cao hiệu công tác văn phòng Thị ủy Quảng Yên – Tỉnh Quảng Ninh” Để hồn thành khóa luận tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới nhà trường, thầy cô trường, khoa Quản trị văn phịng trang bị cho tơi kiến thức kỹ nghiệp vụ quản trị văn phòng Đặc biệt xin gửi lời biết ơn chân thành sâu sắc đến cô Ths.Đinh Thị Hải Yến tận tâm, nhiệt tình hướng dẫn, giúp đỡ tơi suốt q trình thực đề tài Đồng thời tơi xin gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo, tồn thể cán nhân viên văn phịng Thị ủy Quảng Yên tạo điều kiện, giúp đỡ cho tơi suốt q trình khảo sát, thu thập tài liệu liên quan đến đề tài Mặc dù cố gắng thực đề tài song thực tế công việc phức tạp khả thân cịn hạn chế nên khơng tránh khỏi thiếu sót Kính mong q thầy đóng góp ý kiến để đề tài hoàn thiện Xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày 20 tháng năm 2017 Sinh viên Phạm Thị Tâm MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU .1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề .2 Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu .4 Giả thuyết nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu .4 Cấu trúc đề tài .5 PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 1.1.Những vấn đề chung văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng .6 1.1.2.Vai trò văn phòng 1.1.3.Chức văn phòng .8 1.1.3.1 Chức tham mưu, tổng hợp 1.1.3.2 Chức hậu cần 10 1.1.4 Nhiệm vụ văn phòng .10 1.2 Cơng tác văn phịng .11 1.2.1 Khái niệm cơng tác văn phịng 11 1.2.2 Nội dung cơng tác văn phịng 11 1.2.2.1 Tổ chức máy bố trí nhân văn phịng 12 1.2.2.2 Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác quan 13 1.2.2.3 Xây dựng quy chế làm việc quan, đơn vị 14 1.2.2.4 Tham mưu, tổng hợp 14 1.2.2.5 Công tác văn thư, lưu trữ 15 1.2.2.6 Công tác tổ chức hội họp quan 16 1.2.2.7 Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo 17 1.2.2.8 Công tác hậu cần 17 1.2.2.9 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng 18 Tiểu kết chương 19 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI THỊ ỦY QUẢNG YÊN 20 2.1 Tổng quan Thị ủy Quảng Yên 20 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Thị ủy Quảng Yên 20 2.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ Thị ủy Quảng Yên 20 2.1.1.2 Cơ cấu tổ chức Thị ủy Quảng Yên 21 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Văn phòng Thị ủy 21 2.1.2.1 Chức văn phòng Thị ủy 21 2.1.2.2 Nhiệm vụ văn phòng Thị ủy 22 2.1.2.3 Cơ cấu tổ chức văn phòng 23 2.2 Thực trạng công tác văn phòng Thị ủy Quảng Yên .24 2.2.1 Tổ chức máy bố trí xếp nhân khoa học 24 2.2.1.1 Mơ hình tổ chức văn phịng Thị ủy Quảng Yên 24 2.2.1.2 Bố trí, xếp nhân văn phòng Thị ủy Quảng Yên 26 2.2.1.3 Tiêu chuẩn hóa nhân 27 2.2.2 Ban hành văn quy định chuyên môn nghiệp vụ 28 2.2.3 Tổ chức nghiệp vụ hướng dẫn nghiệp vụ theo quy chế, quy định 30 2.2.3.1 Công tác tham mưu, tổng hợp 30 2.2.3.2 Xây dựng tổ chức thực chương trình cơng tác quan 36 2.2.3.3 Xây dựng quy chế làm việc 43 2.2.3.4 Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ 45 2.2.3.5 Công tác tổ chức hội nghị 59 2.2.3.6 Công tác hậu cần 62 2.2.3.7 Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan 63 2.2.3.8 Ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn phịng 64 2.2.4 Thanh tra, kiểm tra cơng tác văn phịng 66 2.2.5 Thi đua, khen thưởng cơng tác văn phịng 67 2.3 Nhận xét chung 68 2.3.1 Ưu điểm 68 2.3.2 Hạn chế 71 2.3.3 Nguyên nhân hạn chế 74 Tiểu kết chương 74 CHƯƠNG MỘT SỔ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI THỊ ỦY QUẢNG YÊN 76 3.1 Nhóm giải pháp nhận thức 76 3.2 Nhóm giải pháp thể chế 77 3.3 Nhóm giải pháp nhân .78 3.4 Giải pháp sở vật chất .80 3.5 Giải pháp công nghệ thông tin 81 3.6 Đổi cách làm việc theo quy chế, quy trình khoa học 82 3.7 Nhóm giải pháp việc thực nghiệp vụ văn phòng 83 Tiểu kết chương 84 KẾT LUẬN 85 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 86 DANH MỤC PHỤ LỤC 88 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong xu phát triển kinh tế tri thức nay, công tác văn phòng nhiệm vụ then chốt nhiều quan, đơn vị để bảo quản, cung cấp đầy đủ, kịp thời thơng tin có chất lượng cho q trình quản lý Thắng lợi cạnh tranh phát triển tổ chức tuỳ thuộc vào nguồn lực thông tin trị, kinh tế, văn hố – xã hội, cơng nghệ - kỹ thuật tiên tiến Vì việc củng cố, hoàn thiện tổ chức hoạt động văn phịng để trợ giúp đắc lực cơng tác thông tin cho quản lý trở thành nhu cầu thiết xã hội Văn phịng có vai trị, nhiệm vụ quan trọng hỗ trợ cho quan, tổ chức thực nhiệm vụ Văn phòng thực hai chức tham mưu tổng hợp đáp ứng hậu cần cho quan, tổ chức Để thực tốt nhiệm vụ mình, quan, tổ chức cần có văn phịng làm việc hiệu quả, cơng tác văn phịng phải đủ khả đáp ứng giải công việc cách nhanh chóng, xác, hiệu Đầu tư cho văn phịng cơng tác văn phịng đẩy nhanh thơng suốt hoạt động quản lí quan Như thấy cơng tác văn phịng quan có tầm quan trọng đặc biệt, mà Chủ tịch Hồ chí Minh khẳng định “cơng tác văn phịng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán lãnh đạo nắm tình hình Cán văn phịng nắm tình hình sai lãnh đạo giải công việc nêu cao tinh thần trách nhiệm, lực công tác giữ bí mật, để phấn đấu thực tốt nhiệm vụ giao” Hiện việc nâng cao hoạt động văn phòng quan, tổ chức quan tâm đặc biệt, chất lượng hoạt động văn phòng nâng cao trước nhiều Tuy nhiên số quan, tổ chức cịn có nhận thức chưa thật đắn vai trò, chức năng, nhiệm vụ văn phòng, chưa quan tâm mức việc chăm lo xây dựng tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng cán làm cơng tác văn phịng, cơng tác đạo tạo điều kiện để văn phòng phát huy tốt vai trò tham mưu giúp lãnh đạo quan, tổ chức điều hành cơng việc cịn hạn chế, nhiều cán bộ, công chức chưa nắm vững nghiệp vụ hành văn phịng cịn lúng túng, thiếu khoa học thực chức năng, nhiệm vụ mình, thiếu kinh nghiệm, khả phân tích, dự báo, xử lý thông tin chưa tốt, chưa thật nỗ lực tự học, tự nghiên cứu nhiệm vụ giao… Văn phòng Thị ủy Quảng Yên quan giúp việc trực thuộc Thị ủy Quảng Yên Tuy nhiên cơng tác văn phịng cịn tồn nhiều vấn đề cần cải thiện, lý định chọn đề tài “Giải pháp nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Thị ủy Quảng Yên - tỉnh Quảng Ninh” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp với mong muốn hồn thiện phát huy hiệu cơng tác văn phịng Thị ủy góp phần đổi phương thức lãnh đạo, đạo, đẩy mạnh cải cách hành quan đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ tình hình Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nghiên cứu cơng tác văn phịng có nhiều đề tài cụ thể như: - Sách giáo trình + Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền (2012), Quản trị văn phòng, Nxb Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội Nội dung sách gồm 12 chương chia làm phần, phần vấn đề chung văn phòng quản trị văn phòng, phần nghiệp vụ văn phòng + Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học…(2015), Quản trị văn phòng, Nxb Đại học quốc gia Tp Hồ Chí Minh Nội dung sách gồm có phần, tổng quan quản trị văn phịng số kỹ hành văn phịng + Trần Thị Thu Hương (2008), Nghiệp vụ hành văn phịng, Nxb Tổng hợp Tp.HCM Nội dung sách gồm chương, chức năng, nhiệm vụ văn phòng quan, tổ chức, số nghiệp vụ văn phòng vấn đề khác có liên quan + Vũ Đình Quyền (2005), Quản trị hành văn phịng, Nxb Thống kê Nội dung cn sách trình bày vấn đề hành văn phịng; thư ký đặc điểm lao động thư ký; nghiệp vụ thu thập, xử lý cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý; giao tiếp hành chính, tổ chức hội nghị, lễ hội hội thảo; kỹ thuật soạn thảo văn bản, công tác văn thư, lưu trữ; đạo đức công vụ vấn đề thẩm mỹ, nếp sống công sở quan, tổ chức + Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng, Nxb Khoa học Kỹ thuật Nội dung sách gồm có chương, khái niệm văn phòng quản trị văn phòng, cấu tổ chức văn phòng, tổ chức nhân văn phịng vấn đề khác có liên quan đến quản trị văn phòng - Đề tài khoa học + Lê Tuấn Anh (2010), Luận văn thạc sĩ “Chất lượng cơng tác tham mưu văn phịng cấp ủy quận, thị, thành ủy Thành phố Phú Thọ giai đoạn nay”, Học viện Chính trị - Hành quốc gia Hồ Chí Minh - Các khóa luận tốt nghiệp sinh viên + Lê Thị Nga, Khóa luận “ Đề tài số giải pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân huyện Đầm Hà”, Trường Đại học Dân lập Hải Phịng + Trần Thanh Thúy, Khóa luận “Một số giải pháp nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng”, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Nhìn chung có nhiều đề tài nghiên cứu cơng tác văn phịng quan hành nhà nước, doanh nghiệp Tuy nhiên nghiên cứu sâu cơng tác văn phịng Thị ủy Quảng n chưa có nhiều đề tài lựa chọn nhắc đến Mục tiêu nghiên cứu - Khảo sát thực trạng cơng tác văn phịng Thị ủy Quảng n, tỉnh Quảng Ninh nhiệm kỳ 2015-2020 - Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn phòng Thị ủy thời gian tới Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực mục tiêu nghiên cứu đề tài tiến hành giải nhiệm vụ sau: - Nghiên cứu sở lý luận văn phòng cơng tác văn phịng - Tìm hiểu khái qt tổ chức hoạt động Thị ủy Quảng Yên đặc biệt văn phòng Thị ủy Quảng Yên - Khảo sát, phân tích, đánh giá cơng tác văn phòng Thị ủy Quảng Yên - Đánh giá ưu điểm, hạn chế việc thực công tác văn phòng Thị ủy Quảng Yên - Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn phòng Thị ủy Quảng Yên DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Lê Tuấn Anh (2010), Luận văn thạc sĩ “Chất lượng công tác tham mưu văn phòng cấp ủy quận, thị, thành ủy Thành phố Phú Thọ giai đoạn nay”, Học viện Chính trị - Hành quốc gia Hồ Chí Minh Ban chấp hành Trung ương(2017), Quy định số 66-QĐ/TW ngày 06/02/2017 thể loại, thẩm quyền ban hành thể thức văn Đảng Ban Tổ chức Trung ương(2011), Hướng dẫn 08-DH/BTCTW ngày 09/11/2011 quản lý sử dụng dấu quan, tổ chức đảng Chính phủ(2004), Nghị Định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 công tác văn thư Đào Xuân Chúc(2006),Tập giảng Quản trị văn phòng, Trường Khoa học xã hội nhân văn Lê Quốc Đạt, Báo cáo thực tập “Thực trạng công tác quản trị hành văn phịng Trung tâm ứng dụng tiến Khoa học Cơng nghệ Bình Dương”, Trường Trung cấp Kinh tế - Công nghệ Đông Nam Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền (2012), Quản trị văn phòng, Nxb Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Thị Thảo, Trần Thị Phương Hiền (2005), Quản trị văn phòng, Nxb Lao động Xã hội, Hà Nội Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học…(2015), Quản trị văn phịng, Nxb Đại học quốc gia Tp Hồ Chí Minh 10 Phạm Thị Huyền, Báo cáo thực tập “Thực trạng số giải pháp nâng cao hiệu công tác văn phịng cơng ty TNHH sản xuất thương mại Hồng Thành”, Trường Đại học Dân lập Hải Phịng 11.Trần Thị Thu Hương (2008), Nghiệp vụ hành văn phịng, Nxb Tổng hợp Tp.HCM 12 Lê Thị Nga, Khóa luận “ Đề tài số giải pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân huyện Đầm Hà”, Trường Đại học Dân lập Hải Phòng 86 13.Khoa Quản trị văn phòng,Tập giảng Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 14 Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành văn phịng, Nxb Thống kê, Hà Nội 15 Nguyễn Hữu Tri(2005), Quản trị văn phòng, NXB Khoa học Kỹ thuật 16 Vương Hồng Tuấn(2000), Kỹ nghiệp vụ văn phịng, NXB trẻ, TPHCM 17 Từ điển Bách khoa Việt Nam(2005), NXB Từ điển Bách khoa 28 Từ điển tiếng việt(1997), NXB Khoa học xã hội, Hà Nội 19 Văn phòng Ban Chấp hành Trung ương(2004), Hướng dẫn 11HD/VPTW ngày 28 tháng 05 năm 2004 thể thức văn Đảng 20 http://www.quangninh.gov.vn/viVN/huyenthi/HuyenYenHung/Trang/default.aspx 87 DANH MỤC PHỤ LỤC STT NỘI DUNG Quyết định số 35-QĐ/TU ngày 09/09/2015 Ban chấp hành việc Ban 01 hành Quy chế làm việc Ban Chấp hành Đảng thị xã Quảng Yên khóa XX, nhiệm kỳ 2015- 2020 Quyết định số 1361 –QĐ/TU ngày 11/08/2014 Ban Thường vụ Thị ủy 02 việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy, mối quan hệ công tác Văn phòng Thị ủy Quảng Yên 03 04 05 Sơ đồ tổ chức máy văn phòng Thị ủy Quảng yên Quyết định số 05 – QĐ/TU ngày 08/02/2017 Văn phòng Thị ủy việc ban hành Quy chế làm việc Văn phịng Thị ủy Chương trình công tác Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Thị ủy năm 2016 06 Số liệu sổ đăng ký văn Thị ủy Quảng Yên 07 Hình ảnh bảo quản tài liệu kho lưu trữ quan Thị ủy 08 Sơ đồ quy trình tổ chức hội họp quan Thị ủy 09 Phần mềm quản lý văn điều hành tác nghiệp 10 Hình ảnh hịm thư cơng vụ Quyết định số 473 –QĐ/TU ngày 29/03/2012 Ban Thường vụ Thị ủy 11 việc Ban hành Quy chế Thi đua – khen thưởng tổ chức Đảng Đảng viên 88 Phụ lục 01 Quyết định số 35-QĐ/TU ngày 09/09/2015 Ban chấp hành việc Ban hành Quy chế làm việc Ban Chấp hành Đảng thị xã Quảng Yên khóa XX, nhiệm kỳ 2015- 2020 Phụ lục 02 Quyết định số 1361 –QĐ/TU ngày 11/08/2014 Ban Thường vụ Thị ủy việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy, mối quan hệ công tác văn phòng Thị ủy Quảng Yên Phụ lục 03: Sơ đồ tổ chức máy văn phòng Thị ủy Quảng yên Văn phòng Thị ủy 01 Chánh Văn phòng 02 Phó chánh văn phịng Các phịng chức Phịng Văn thư Phịng Lưu trữ Phịng Kế tốn, thủ quỹ Phòng quản trị mạng Phòng Tổng hợp Phòng Bảo vệ, Lái xe Phòng Tạp vụ, phục vụ Phụ lục 04 : Quyết định số 05 – QĐ/TU ngày 08/02/2017 Văn phòng Thị ủy việc ban hành Quy chế làm việc Văn phòng Thị ủy Phụ lục 05 : Chương trình cơng tác Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Thị ủy năm 2016 Phụ lục 06: Nguồn sổ đăng ký văn Thị ủy Quảng Yên Số lượng thông báo: 332 văn Công văn: 300 văn Hướng dẫn: 06 văn Chỉ thị: 04 văn Phụ lục 07 : Hình ảnh bảo quản tài liệu kho lưu trữ quan Thị ủy Phụ lục 08: Sơ đồ hóa quy trình tổ chức hội họp quan Thị ủy Xây dựng kế hoạch hội nghị Trước diễn hội nghị ( họp) Chuẩn bị thời gian, địa điểm, kinh phí Lên danh sách đại biểu, gửi giấy mời, chuẩn bị tài liệu hội nghị Tiếp đón đại biểu Văn phòng Thị ủy Quảng Yên Trong diễn hội nghị Phục vụ hội nghị, ghi âm, ghi hình Tổng hợp ý kiến, ghi biên hội nghị Lập hồ sơ hội nghị Sau hội nghị kết thúc Sắp xếp, dọn dẹp, sửa sang lại hội trường Quyết tốn kinh phí Họp rút kinh nghiệm Phụ lục 09: Phần mềm quản lý văn điều hành tác nghiệp Phụ lục 10 : Hịm thư cơng vụ Phụ lục 11: Quyết định việc Ban hành Quy chế Thi đua – khen thưởng tổ chức Đảng Đảng viên ... TX Thị xã CNTT Công nghệ thông tin UBND Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài ? ?Giải pháp nâng cao hiệu công tác văn phòng Thị ủy Quảng Yên, Tỉnh Quảng Ninh? ??... MỘT SỔ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI THỊ ỦY QUẢNG YÊN 76 3.1 Nhóm giải pháp nhận thức 76 3.2 Nhóm giải pháp thể chế 77 3.3 Nhóm giải pháp nhân... Quảng Yên - Đánh giá ưu điểm, hạn chế việc thực công tác văn phòng Thị ủy Quảng Yên - Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn phòng Thị ủy Quảng Yên Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối