Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn

Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công văn MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI NĨI ĐẦU CHƯƠNG 1: MƠ TẢ BÀI TỐN VÀ GIẢI PHÁP 1.1 Giới thiệu Trung Tâm Phát Triển CNTT - Bưu điện .1 1.2 Mô tả hoạt động quản lý cơng văn Bưu điện Thành phố Hải Phịng 1.2.1 Hoạt động xử lý công văn đến 1.2.2 Hoạt động xử lý công văn 1.2.3 Hoạt động lập báo cáo thống kê 1.3 Giải pháp CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 2.1 MƠ HÌNH NGHIỆP VỤ 2.1.1 Biểu đồ ngữ cảnh 2.1.2 Sơ đồ phân rã chức 2.1.3 Danh sách hồ sơ liệu 10 2.1.4 Ma trận thực thể liệu - chức 11 2.2 SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU 12 2.2.1 Sơ đồ luồng liệu mức 12 2.2.2 Sơ đồ luồng liệu mức 13 2.3 THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 17 2.3.1 Mơ hình liên kết thực thể (ER) 17 2.3.2 Mơ hình quan hệ 21 2.3.2.1 Các quan hệ 21 2.3.2.2 Mơ hình quan hệ 22 2.3.3 Các bảng liệu vật lý 23 2.4 THIẾT KẾ GIAO DIỆN 27 2.4.1 Giao diện 27 2.4.2 Các giao diện cập nhật liệu 28 2.4.3 Các giao diện xử lý liệu 35 Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khố 9, Ngành Cơng nghệ thơng tin Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công văn 2.4.4 Các mẫu báo cáo 36 CHƯƠNG 3: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 38 3.1 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG HƯỚNG CẤU TRÚC 38 3.1.1 Khái niệm chung hệ thống thông tin 38 3.1.2 Tiếp cận phát triển hệ thống thông tin định hướng cấu trúc 38 3.2 THIẾT KẾ CSDL QUAN HỆ 40 3.3 CÔNG CỤ ĐỂ CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH 41 3.3.1 Hệ QTCSDL SQL SERVER 41 3.3.2 Ngôn ngữ VISUAL BASIC 41 CHƯƠNG 4: CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH 45 4.1 MỘT SỐ GIAO DIỆN CHÍNH 45 4.1.1 Giao diện 45 4.1.2 Giao diện cập nhật liệu 46 4.1.3 Giao diện xử lý liệu 51 4.1.4 Một số báo cáo 52 4.2 NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ 56 KẾT LUẬN 57 TÀI LIỆU THAM KHẢO 58 Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý cơng văn LỜI CẢM ƠN Người xưa có câu: “Uống nước nhớ nguồn, ăn nhớ kẻ trồng cây” Với em sinh viên khoá trường Đại Học Dân Lập Hải Phịng ln ln ghi nhớ cơng lao to lớn thầy giáo, cô giáo Những người dẫn dắt chúng em từ bước chân vào giảng đường đại học kiến thức, lực đạo đức chuẩn bị hành trang bước vào sống để xây dựng đất nước trường sau năm học Em xin hứa lao động đem kiến thức học phục vụ cho Tổ quốc Em xin chân thành cảm ơn đến: Cha, mẹ người sinh thành dưỡng dục con, hỗ trợ điều kiện vật chất tinh thần cho đường học tập lòng biết ơn sâu sắc Thầy cô trường thầy cô Ban giám hiệu, thầy cô Bộ môn Tin học trường Đại học Dân lập Hải Phòng tận tình giảng dạy tạo điều kiện cho chúng em học tập suốt thời gian học tập trường Thầy Vũ Anh Hùng – Giáo viên hướng dẫn tiểu án tốt nghiệp tận tình, hết lịng hướng dẫn em suốt q trình nghiên cứu để hoàn thành tiểu án tốt nghiệp Em mong thầy luôn mạnh khoẻ để nghiên cứu đào tạo nguồn nhân lực cho đất nước Một lần em xin chân thành cảm ơn Hải Phòng, ngày tháng năm 2019 Sinh viên thực Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khố 9, Ngành Cơng nghệ thơng tin Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thơng tin quản lý cơng văn LỜI NĨI ĐẦU Ngày phát triển mạnh mẽ Công nghệ thơng tin (CNTT) làm cho máy tính trở thành phương tiện thiếu dược lĩnh vực đời sống Hơn lúc hết tính máy tính dược khai thác cách triệt để Nếu vài năm truớc máy tính nước ta sử dụng chủ yếu công cụ đẻ soạn thảo văn cơng việc lập trình, quản lý phức tạp, xử lý liệu biểu bảng, thương mại, khoa học v.v… đây, với sụ vươn xa mạng Internet lãnh thổ Việt Nam, máy tính cịn phương tiện bạn ngồi bàn làm việc cá nhân gia dình để trao đổi thơng tin liên lạc khắp tồn cầu CNTT phát triển người có nhiều phương pháp mới, công cụ để xử lý thông tin nắm bắt nhiều thông tin CNTT ứng dụng nghành nghề, lĩnh vực đời sống xã hội Việc ứng dụng CNTT quản lý, sản xuất, kinh doanh du lịch xu hướng tất yếu Kết việc áp dụng CNTT quản lý việc hình thành hệ thống thông tin quản lý nhằm phục vụ cho nhu cầu xử lý liệu cung cấp thông tin cho chủ sở hữu hệ thống Ở nước ta năm gần ứng dụng tin học vào quản lý ngày nhiều hơn, đa dạng Hệ thống thông tin đề cập đến đồ án hệ thống quản lý công văn, ứng dụng thực tế công việc hỗ trợ quản lý công văn Bưu điện Thành phố Hải Phòng Bưu điện Thành phố Hải Phòng đơn vị hoạt động lĩnh vực Bưu chính, phát hành báo chí Cơng nghệ thơng tin Trong có nhiệm vụ phát hành báo chí giao nhận công văn cho số ban ngành ủy ban, thành ủy số sở ban ngành khác Xuất phát từ thực tiễn công việc hàng ngày việc giao nhận cơng văn theo hình thức cũ “tay trao tay” ngày không phù hợp với tình hình mà cơng nghệ số phát triển có mặt tất sở ban ngành, đơn vị Các công văn thường không kịp thời, đặc biệt “sự vụ điện” công văn cần thời gian xử lý nhanh Việc quản lý khó khăn, việc tra cứu văn thường nhiều thời gian mà nhiều không mang lại kết Với văn dài, nhiều tờ gửi cho nhiều đơn vị văn thư làm việc thời gian phải chép gửi Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khố 9, Ngành Cơng nghệ thơng tin Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công văn Mặt khác, với sở ban ngành lượng văn gửi nhiều hàng tháng lượng văn phịng phẩm phục vụ cho cơng tác khơng nhỏ Để giải khó khăn cơng việc cách nhanh chóng thuận lợi tin học cung cấp cho phương pháp công cụ để xây dựng chương trình ứng dụng việc có chương trình gần tự động hố công việc cho nhân viên Trong đề tài thể tương đối đầy đủ chi tiết đề Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công văn CHƯƠNG MƠ TẢ BÀI TỐN VÀ GIẢI PHÁP 1.3 Giới thiệu Trung Tâm Phát Triển CNTT - Bưu điện Trung Tâm Phát Triển CNTT - Bưu Điện đơn vị thuộc Bưu điện Hải Phòng hoạt động lĩnh vực Bưu Viễn thơng Cơng nghệ thơng tin Với nhiệm vụ đảm bảo vận hành hệ thống mạng lưới tin học Bưu điện đồng thời kinh doanh sản phẩm dịch vụ Viễn Thông Tin Học địa bàn thành phố Trung tâm chia thành phận hoạt động chính: + Bộ phận phần cứng chuyên máy tính mạng máy tính, bảo trì hệ thống mạng máy tính, cứu số liệu máy tính + Bộ phận kinh doanh thẻ bao gồm loại thẻ viễn thông vinaphone, Mobiphone, thẻ gọi điện thoại quốc tế, thẻ họ trường trực tuyến, thẻ diệt virus + Bộ phận phần mềm gồm kỹ sư nhiều năm kinh nghiệm thiết kế xây dựng đưa vào ứng dụng phần mềm mang đặc thù riêng Trung tâm “Hệ thống quản lý chấm công vân tay”, “hệ thống quản lý sản lượng doanh thu”, “hệ thống quản lý dự án”, “hệ thống quản lý nhân bảo hiểm tiền lương”, “hệ thống quản lý công việc”, “hệ thống nhắn tin SMS center” giải pháp mail server, mail offline Đặc biệt trung tâm cịn có đội ngũ thiết kế lập trình website quảng cáo, website giới thiệu sản phẩm thương mại điện tử cho tổ chức cá nhân Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khố 9, Ngành Cơng nghệ thơng tin Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý cơng văn Mơ hình tổ chức Bưu điện Thành phố Hải Phòng Bưu điện Thành phố Phòng TC-HC Bưu Điện An Dương Bưu Điện An Lão Trung Tâm Khai Thác Vận Chuyển 1.4 Phòng KH-ĐT Phòng Kế TT Bưu Điện Kiến Thụy Tổ chuyên viên Phòng KD Bưu Bưu Điện Đồ Sơn Bưu Điện Kiến An Bưu Điện Trung Tâm Phòng KD VT-TH Bưu Điện Thủy Nguyên Trung Tâm PT CNTT Bưu Điện Mô tả hoạt động quản lý công văn Bưu điện Thành phố Hải Phịng 1.2.1 Hoạt động xử lý cơng văn đến Khi có cơng văn đến Bưu điện nhân viên văn thư nhận công văn kiểm tra xem cơng văn có gửi địa khơng Nếu sai gửi trả lại Ngược lại, tiếp nhận bóc xem cơng văn (nếu cơng văn gửi theo đính danh khơng bóc) Sau phân loại lưu thông tin công văn đến (Ngày đến, Số đến, Tác giả, Số - ký hiệu, Ngày tháng, Tên loại trích yếu nội dung, Đơn vị người nhận, Ký nhận, Ghi chú) vào sổ Đăng ký cơng văn đến Sau gửi cho cán lãnh đạo cán chức quan để giải Tại đây, cơng văn xử lý lại chuyển giao cho phận hay cá nhân khác Nếu cần hồi đáp chun viên soạn thảo soạn thảo cơng văn, trình lãnh đạo, họ lưu gốc ban hành công văn Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khố 9, Ngành Cơng nghệ thơng tin Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý cơng văn Cơ quan ngồi Nhân viên văn thư Chuyên viên soạn thảo Lãnh đạo Hồ sơ tài liệu Gửi công văn đến địaSai Tiếp nhận CVDEN CVDEN Đúng địa c h ỉ Phân loại lưu thông tin CVDEN vào sổ đăng ký công văn đến Gửi trả lại CVDEN Sổ đăng ký công văn đến Chuyển CVDEN cho đơn vị có liên quan Không hồicần Không chấp nhận Cần hồi đáp Soạn thảo công văn đá p Xét duyệt Lưu gửi CVDI Chấp nhận Hình 1.1: Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ xử lý công văn đến Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khố 9, Ngành Cơng nghệ thơng tin Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công văn 1.2.2 Hoạt động xử lý công văn Nhu cầu ban hành công văn phát sinh từ cơng văn đến nhu cầu nội quan Công văn chuyên viên soạn thảo gửi lãnh đạo duyệt ký, chuyển văn thư lấy số theo thể loại (Sổ đăng ký cơng văn đi) Sau đó, nhân viên văn thư lưu thông tin công văn ( Ngày tháng gửi, Số ký hiệu, Đơn vị người gửi, Đơn vị người nhận, Số lượng, Ký nhận, Ghi chú) vào sổ Công văn Đồng thời lưu vào Sổ giao nhận khối phịng ban thơng tin: Ngày tháng, Đơn vị gửi tới, Số ký hiệu, Số lượng, Ký nhận Cuối cùng, chuyển công văn tới phận phát hành để gửi đến nơi cần thiết Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khố 9, Ngành Cơng nghệ thơng tin Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công văn Lãnh đạo Chuyên viên soạn thảo Yêu cầu soạn thảo CVDI Nhân viên văn thư Soạn thảo CVDI Hồ sơ tài liệu CVDI Không chấp nhận Xét duyệt Chấp nhận Vào sổ đăng ký công văn Vào sổ công văn Vào sổ giao nhận khối phòng ban Sổ đăng ký công văn Sổ công văn Sổ giao nhận khối phòng ban Chuyển CVDI đến nơi cần thiết Hình 1.2: Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ xử lý công văn Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khố 9, Ngành Cơng nghệ thơng tin 10 Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý cơng văn thuộc tính cửa sổ thuộc tính đối tượng ( Properties Windowns ) Thực tế tính thiết yếu Visual Basic khả tiến hành thay đổi động để đáp ứng kiện người dùng Tool Box: ( Hộp công cụ ) Các hộ công cụ chứa biểu tượng biểu thị cho điều khiển mà ta bổ sung vào biểu mẫu, bảng chứa đối tượng định nghĩa sẵn Visual Basic Các đối tượng sử dụng Form để tạo thành giao diện cho chương trình ứng dụng Visual Basic Các đối tượng công cụ sau thông dụng nhất: - Scroll Bar (Thanh cuốn) - Option Button Control (Nút chọn) - Check Box (Hộp kiểm tra) - Lable (Nhãn) - Image (hình ảnh) - Picture Box - Text Box (Hộp soạn thảo) - Commađ Button (Nút lệnh) - Directory List Box, Drive List Box, File List Box - List Box ( hộp danh sách ) Properties Windows ( cửa sổ thuộc tính) Properties Windows nơi chứa danh sách thuộc tính đối tượng cu thể Các thuộc tính thay đổi để phù hợp với yêu cầu giao diện chương trình ứng dụng Project Explorer Do ứng dụng Visual Basic thường dùng chung mã Form tuỳ biến trước nên Visual Basic tổ chức ứng dụng thành Project Mỗi Project có nhiều Form mã kích hoạt điều khiển Form lưu trữ chung với Form tệp tin riêng biệt Mã lập trình chung mà tất Form ứng dụng chia sẻ phân thành Module khác lưu trữ tách biệt, gọi Module mã Project Explorer nêu tất biểu mẫu tuỳ biến Module mã chung, tạo nên ứng dụng Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khố 9, Ngành Cơng nghệ thơng tin 44 Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý cơng văn CHƯƠNG CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH 4.1 MỘT SỐ GIAO DIỆN CHÍNH 4.1.1 Giao diện * Đăng nhập hệ thống: Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khố 9, Ngành Cơng nghệ thơng tin 45 Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công văn 4.1.2 Giao diện cập nhật liệu a) CƠ QUAN NGOÀI b) NHÂN VIÊN Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khố 9, Ngành Cơng nghệ thơng tin 46 Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý cơng văn c) PHỊNG BAN d) BẰNG CẤP Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 47 Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công văn e) CÔNG VĂN ĐẾN f) CÔNG VĂN ĐI Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khố 9, Ngành Cơng nghệ thông tin 48 Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công văn g) CƠ QUAN NGỒI_CƠNG VĂN ĐẾN h) PHỊNG BAN_CƠNG VĂN ĐẾN Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khố 9, Ngành Cơng nghệ thông tin 49 Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công văn i) GỬI ĐI j) GỬI Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 50 Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công văn 4.1.3 Giao diện xử lý liệu a) Thống kê tổng số công văn đến b) Thống kê tổng số công văn c) Thống kê tổng số công văn nội Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khố 9, Ngành Cơng nghệ thơng tin 51 Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công văn 4.1.4 Một số báo cáo a) Báo cáo thống kê sở công tác văn thư Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khố 9, Ngành Cơng nghệ thông tin 52 Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công văn Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khố 9, Ngành Cơng nghệ thơng tin 53 Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công văn b) Báo cáo tình hình xử lý cơng văn Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khố 9, Ngành Cơng nghệ thơng tin 54 Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công văn Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khố 9, Ngành Cơng nghệ thơng tin 55 Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công văn 4.2 NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ Trong trình thực đồ án này, em cố gắng tìm hiểu nghiệp vụ, thu thập tài liệu, với giúp đỡ Trung Tâm Phát Triển CNTT - Bưu Điện thuộc Bưu điện Hải Phòng đặc biệt thầy giáo hướng dẫn Th.s Vũ Anh Hùng giúp em cài đặt chương trình quản lý cơng văn Chương trình đáp ứng cơng việc cập nhật, xử lý, thống kê, báo cáo phù hợp với công việc Bưu điện Hải Phịng Trong q trình thực em cịn có nhiều thiếu xót, em mong nhận giúp đỡ bảo thầy cô giáo, bạn để em hoàn thiện đồ án tốt Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khố 9, Ngành Cơng nghệ thơng tin 56 Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công văn KẾT LUẬN Hệ thống Quản lý công văn hệ thống cần thiết Để xây dựng hoàn chỉnh hệ thống cần phải có nhiều thời gian cơng sức Trong thời gian làm khóa luận tốt nghiệp, em tìm hiểu, phân tích, thiết kế tốn có phân tích, thiết kế đầy đủ với chương trình minh họa Qua khóa luận em thu hoạch nhiều kinh nghiệm việc xây dựng phần mềm, từ việc vấn nhân viên nghiệp vụ đến bước xây dựng hệ sản phẩm cơng nghệ thơng tin hồn chỉnh cách thức làm việc khoa học độc lập mà ngày quan trọng ngành “Công nghệ phần mềm” Tuy nhiên, việc tìm hiểu nghiệp vụ quản lý cơng văn nhiều thời gian cịn bỡ ngỡ tiến hành xây dựng toán từ bước đầu nên em khó tránh khởi hạn chế, thiếu sót Em mong bảo, giúp đỡ thầy bạn sinh viên Bản khóa luận này, chưa hồn thiện đầy đủ cho việc xây dựng hồn chỉnh tốn “Quản lý cơng văn” hy vọng giúp ích cho muốn xây dựng tốn Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 57 Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công văn TÀI LIỆU THAM KHÀO PGS TS Nguyễn Văn Vỵ (2004), Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống thơng tin, NXB thống kê, Hà nội Nguyễn Thị Ngọc Mai (2004), Visual Basic 6.0 - Lập trình sở liệu, Nhà xuất lao động – xã hội PGS.Vũ Đức Thi (1997), Cơ sở liệu kiến thức thực hành, Nhà xuất thống kê – Hà nội Phạm Hữu Khang (2004), Lập trình ứng dụng chuyên nghiệp SQL SERVER 2000, Nhà xuất lao động – xã hội Một số tư liệu pháp lệnh, nghị định phủ quy định văn thư lưu trữ Đề án xây dựng hệ thống quản lý công văn - Bưu điện Thành phố Hải Phòng Website Bưu diện Thành phố Hải Phịng: http://www.internethp.com.vn Trang tìm kiếm thơng tin: http://www.google.com.vn Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khố 9, Ngành Cơng nghệ thông tin 58 ... nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công văn 2.1.4 Ma trận thực thể liệu - chức Các thực thể a Công văn đến b Công văn c Sổ đăng ký công văn đến d Sổ đăng ký công văn e Sổ công văn f Sổ... tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công văn Nhân viên văn thư Yêu Công văn cần xử lý cầu vào sổ đăng kýcôngvănđến Lãnh đạo đơn vị a Công văn? ?ến 2.1 2.2 cSổ đăng ký công văn đến Vào... Cơng nghệ thơng tin Thốt 29 Đồ án tốt nghiệp e) Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công văn Công văn đến Chương trình quản lý cơng văn CẬP NHẬT CƠNG VĂN ĐẾN Tên người ký: Số - ký hiệu công văn