Dự án phát triển mẫu Gốm công ty Việt Thành SVTH: Hồ Phan Rạng Đông LỜI MỞ ĐẦU Ngày này, quản trị vận hàng chuỗi cung ứng nói chung, quản trị dự án nói riêng cơng việc quan trọng kinh doanh tất doanh nghiệp Nhà quản lý ngồi tầm nhìn, khả quản lý cịn phải có khả lựa chọn đưa phương pháp phù hợp để tiến hành dự án quản lý Cùng với phương pháp sơ đồ mạng PERT, Phương pháp đường tới hạn CPM đời từ năm 1950, áp dụng cách rộng rãi hoạt động hoạch định thực dự án doanh nghiệp khắp giới Giám đốc dự án Công ty Cổ Phần Gốm Việt Thanh lựa chọn áp dụng phương pháp CPM vào trực tiếp dự án doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh cho phú hợp với nhu cầu dự án doanh nghiệp đưa ra, tìm hiểu dự án “phát triển mẫu Gốm áp dụng phương pháp đường tới hạn CPM Bài làm cịn có nhiều sai sót, mong góp ý để hồn thiện Cảm ơn cơ! GVHD: Phạm Thị Trúc Ly Page Dự án phát triển mẫu Gốm công ty Việt Thành SVTH: Hồ Phan Rạng Đông GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP ĐƯỜNG TỚI HẠN – CRITICAL PATH METHOD Trong năm 1950, DuPont (Cơng ty Hóa Chất hàng đầu Mỹ) nghiên cứu phát triển nhiều chất liệu địi hỏi phải có qui trình sản xuất chi tiết, xây dựng thiết bị qui trình cần thiết để sản xuất hàng loạt, việc thúc đẩy Dupont lập phát triển phương pháp Đường tới hạn – Critical Path Method (CPM) Phương pháp CPM giúp xác định hoạt động cần thực dự án lượng thời gian mà cần Kỹ thuật CPM dựa giả định thời gian thực dự án ước lượng xác khơng có sai biệt Xác định lượng thông tin thực cho hoạt động dự án mục tiêu phương pháp Đồng thời tính tốn hoạt động bắt đầu thực kết thúc, việc xem xét hoạt động có thuộc đường tới hạn hay khơng Việc xác định trình tự thời gian hoạt động đưa sơ đồ mạng lưới (dạng nút) giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi, kiểm sốt tồn dự án với hoạt động sớm/trễ điều chỉnh với mức chi phí phù hợp nhất, hoàn thành dự án với tiến độ PHẦN I GIỚI THIỆU DỰ ÁN 1.1 Sơ lược công ty Cổ Phần Gốm Việt Thành Tên giao dịch: Công ty Cổ Phần Gốm Việt Thành Địa chỉ: 99 Nguyễn Ái Quốc, Hóa An, TP.Biên Hịa, Đồng Nai Điện thoại: 0251-3954-312 Fax: 0251-3954-640 MST: 3600449709 Website: http://vietthanhpottery.com/ Công ty Cổ Phần Gốm Việt Thành thành lập từ năm 1982, chuyên sản xuất xuất loại gốm sứ loại sản phẩm thủ cơng khác Gần 40 năm hình thành phát triển, Việt Thành doanh nghiệp đầu ngành gốm sứ mỹ nghệ, đưa sản phẩm Việt toàn giới Với đa dạng phẩm gốm, đa dạng mẫu mã phong cách, chất lượng sản phẩm khẳng định qua nhiều giải thưởng Giải Sao Vàng cho sản phẩm xuất sắc từ hội nghị Châu Âu Gốm Việt Thành tạo thị trường nhiều nơi giới, sản phẩm công ty bán thị trường như: Canada, Anh, Hoa Kì, Israel, Đức với số lượng sản xuất xuất lên tới 20 container tháng GVHD: Phạm Thị Trúc Ly Page Dự án phát triển mẫu Gốm công ty Việt Thành SVTH: Hồ Phan Rạng Đông 1.2 Giới thiệu dự án nghiên cứu phát triển mẫu Gốm Để tham gia hội chợ triển lãm Hongkong vào tháng 10/2020, Bam giám đốc công ty Cổ Phân Gốm Việt Thanh yêu cầu phòng ban nghiên cứu đưa danh sách sản phẩm để tham dự hội chợ triển lãm năm Danh sách mẫu sang Hongkong bao gồm 60% mẫu sẵn, 40% mẫu hồn tồn Bởi thời gian dự án gấp rút, để đảm bảo cho thời gian hoàn thành linh hoạt sáng tạo, thiết kế mẫu với linh hoạt nhất, ban giám đốc đưa lựa chọn thực dự án cách độc lập hoàn toàn với mục tiêu nhiệm vụ khác công ty Dự án mẫu phát triển với thành viên tham gia điều động từ nhiều phận công ty thành lập đội Nhiệm vụ dự án nghiên cứu xu hướng tiêu dùng mới, nghiên cứu mẫu mã phát triển danh sách mẫu Gốm để bổ sung vào danh sách hàng tham dự triển lãm Hai nhóm hàng mà cơng ty đưa mẫu Gốm sử dụng cho vườn (outdoor), nội thất nhà (indoor), việc phát triển hoàn tồn dựa vào nhóm nghiên cứu hoạch định mẫu mã mới, khơng sử dụng phơi mẫu có sẵn công ty Nhằm điều kiện cho dự án cách tốt nhất, ban giám đốc Công ty Cổ phần Gốm Việt Thành cho phép giám đốc dự án toàn quyền định hoạt động chi phí cho tồn dự án Sơ đồ nhân lực nhóm dự án phân định sau: GIÁM ĐỐC DỰ ÁN Nhóm nghiên cứu thị trường Nhóm nghiên cứu mẫu Nhóm giám sát sản xuất Tất hàng hóa phải hồn thành đóng gói hồn chỉnh trước ngày 30/09/2020 để kịp vận chuyển đường biển sang Hongkong công ty làm việc 26 ngày tháng Tuy nhiên, dự án mẫu cần phải hồn thành trước ngày, tức ngày 25/09 để phối hợp đóng gói, xếp với mẫu có (60% mẫu tham dự hội chợ) Tổng chi phí ban giám đốc phê duyệt là: 500,000,000 VNĐ GVHD: Phạm Thị Trúc Ly Page Dự án phát triển mẫu Gốm công ty Việt Thành SVTH: Hồ Phan Rạng Đông 1.3 Xác định cấu trúc phân việc – Work Breadown Structure (WBS) dự án Dự án phát triển mẫu chia nhỏ với hoạt động phân việc theo nhóm lớn đảm nhận để hoàn thiện dự án, cấu trúc phân việc sử dụng để tách chia nhỏ hoạt động, giúp dễ dàng thuận tiện việc kiểm soát hoạt động này, từ kiểm sốt tiến độ dự án cách tốt Cấu trúc phân việc dự án xem công cụ đắc lực giúp cho giám đốc dự án quản trị cách hiệu toàn dự án Cấu trúc phân việc dự án xác định dựa vào tính tốn cấu ban đầu, nhiên điều chỉnh liên tục để phù hợp suốt trình thực dự án Các thành viên nhóm dự án tập hợp, giám đốc công việc dự án vào mục tiêu, ngân sách tài nguồn lực sẵn có để xác định cơng việc, giai đoạn hồn thành nhiệm vụ thành viên theo cấu trúc phân việc bên dưới: Về hiệu hoàn thành, dựa vào cấu trúc ta nhận thấy rằng, công việc nhỏ phải hồn thành cơng việc hoạt động, vậy, kiểm sốt thời gian hồn thành cơng việc nhằm giải điều chỉnh hoạt động trễ dẫn đến cải thiện cao hiệu suất dự án Thêm vào đó, xác định cấu trúc phân việc, giám đốc dự án cịn nhìn nhận đánh giá xác vấn đề tồn q trình mà dự án hoạt động Tất vấn đề kể nguồn nhân lực hay vật lực phân chia kiểm soát cách logic hiệu nhất, việc giúp cho tiến độ dự án điều chỉnh cải thiện GVHD: Phạm Thị Trúc Ly Page Dự án phát triển mẫu Gốm công ty Việt Thành SVTH: Hồ Phan Rạng Đông 1.4 Các mốc thời gian dự án chi phí cho dự án Nhóm dự án thành lập thức hoạt động vào ngày 25/05/2020, để hồn thiện mẫu đóng hàng gửi Hongkong, dự án phải kết thúc trước ngày 25/09/2020 Nghĩa dự án có tối đa 18 tuần để hồn thành Việc đưa mốc thời gian dự trù chi phí cho hoạt động hiểu bước quan trọng dự án Đây động thái hoạch định nguồn lực cho toàn dự án, việc hoạch định điều chỉnh thay đổi suốt trình thực dự án cho phù hợp khả thi Ba nhóm làm việc chia thành hoạt động chính, với thời gian dự kiến chi phí cho hoạt động bên dưới: Bảng 1.4 Các hoạt động chính, thời gian chi phí dự án Ký hiệu Các hoạt động Hoạt động trước Thời gian Chi phí thường (Tuần) (Triệu) A Nghiên cứu thị trường - 120 B Lập báo cáo đánh giá nghiên cứu A 20 C Đề xuất thay đổi mẫu mã A,B 30 D Phác thảo thiết kế sản phẩm C 55 E Hoàn thiện chi tiết thiết kế B,C,D 20 F Sản xuất mẫu theo phác thảo E 70 G Đánh giá, lựa chọn mẫu F 20 H Đóng gói hồn thiện E,F 35 I Báo cáo dự án G,H 20 Vì nhóm thành viên dự án điều động từ phận công ty Cổ Phần Gốm Việt thành để xây dựng dự án, nên tiền lương nhân viên quản lý không trực thuộc phần chi phí dự án, mà phận kế tốn tính từ ngồi Các chi phí đây, chi phí trực tiếp để tiến hành hoạt động dự án phát triển mẫu GVHD: Phạm Thị Trúc Ly Page Dự án phát triển mẫu Gốm công ty Việt Thành SVTH: Hồ Phan Rạng Đông PHẦN QUẢN LÝ DỰ ÁN VỚI PHƯƠNG PHÁP ĐƯỜNG TỚI HẠN 2.1 Sơ đồ mạng lưới hoạt động Dựa vào hoạt động mốc thời gian ước lượng để hoàn thành hoạt động, giám đốc dự án đưa sơ đồ mạng lưới hoạt động theo biểu đồ đường Gant, theo dõi biểu đồ ta dễ dàng nhận biết hoạt động tiến độ, hoạt động trễ, đường tới hạn dự án hoạt động , để điều chỉnh kịp thời phát sinh thời gian chi phí nhằm đảm bảo tiến độ dự án Biểu đồ thể mối quan hệ hoạt động, mứuc độ ưu tiên hoạt động dự án, dùng ký hiệu Bảng 1.4 để vẽ sơ đồ mạng lưới CPM cho dự án phát triển mẫu công ty Cổ Phần Gốm Việt Thành 2.2 Xác định đường tới hạn hoạt động trễ Đường tới hạn dự án đường dài nối hoạt động với từ dự án bắt đầu đến lúc hoạt động cuối hồn thành cách liên tục, khơng có thời gian đứt quãng Đối với dự án này, đường tới hạn xác định là: ACDEFGI, hoạt động liên tục thời gian, tổng thời gian để thực dự án 18 tuần Trong sơ đồ hoạt động, thấy hoạt động có thời gian trễ B (trễ tuần) H (trễ tuần), việc đưa nhận thức cho giám đốc dự án tồn Nhóm dự án khơng có hoạt động trễ đường tới hạn, để hồn thành cơng việc thời hạn, bắt buộc phải tuân thủ tất mốc thời gian đường tới hạn dự án GVHD: Phạm Thị Trúc Ly Page Dự án phát triển mẫu Gốm công ty Việt Thành SVTH: Hồ Phan Rạng Đông 2.3 Các mốc thời gian rút ngắn chi phí thực Là dự án nhằm phát triển mẫu để tham dự hội chợ triễn lãm, để hồn thành dự án phải 18 tuần, 18 tuần thời gian tối đa nhóm dự án có để thực hiện, nhận thấy rủi ro thời gian, nên giám đốc dự án định rút ngắn thời gian số hoạt động dự án Được đồng ý ban giám đốc công ty, sau hoạch định lại chi phí nhóm dự án đưa thời gian hoạt động rút ngắn mức chi phí sau: Bảng 2.3 Các hoạt động chính, thời gian chi phí rút ngắn dự án Ký hiệu Các hoạt động Hoạt động trước Thời gian Thời gian Chi phí thường rút ngắn thường (Triệu VNĐ) (Tuần) (tuần) Chi phí rút ngắn (Triệu VNĐ) A Nghiên cứu thị trường - 120 185 B Lập báo cáo đánh giá nghiên cứu A 1 20 20 C Đề xuất thay đổi mẫu mã A,B 30 60 D Phác thảo thiết kế sản phẩm C 3 55 55 E Hoàn thiện chi tiết thiết kế B,C,D 1 20 50 F Sản xuất mẫu theo phác thảo E 70 120 G Đánh giá, lựa chọn mẫu F 20 55 H Đóng gói hồn thiện E,F 1 35 35 I Báo cáo dự án G,H 20 60 2.4 Xác định thời gian hoàn thành dự án ngắn với chi phí phù hợp Mong muốn giám đốc dự án giảm thời gian hồn thành cho chi phí hợp lý nhất, dựa vào bảng 2.3 mà giám đốc dự án đưa phương án rút gọn thời gian hồn thành dự án Các chi phí rút gọn tính dựa thực tế cơng việc giai đoạn hoạt động dự án, việc tiến hành rút gọn phải đảm bảo không ảnh hưởng đến chất lượng, quy trình sản xuất sản phẩm mẫu Các hoạt động rút ngắn bắt buộc phải hoạt động đường tới hạn dự án, nghĩa rút gọn hoạt động ACDEFGI, chi phí ln vấn đề cốt lõi, hoạt động với chi phí thấp tiến hành rút ngắn trước Bảng chi phí rút gọn dự án tính theo tuần hoạt động đưa bên dưới: GVHD: Phạm Thị Trúc Ly Page Dự án phát triển mẫu Gốm công ty Việt Thành SVTH: Hồ Phan Rạng Đông Bảng 2.4a Các hoạt động rút ngắn chi phí Ký hiệu Các hoạt động Hoạt động trước Thời gian tối đa rút ngắn Chi phí rút ngắn/tuần (Triệu VNĐ) A Nghiên cứu thị trường - 65 B Lập báo cáo đánh giá nghiên cứu A 0 C Đề xuất thay đổi mẫu mã A,B 30 D Phác thảo thiết kế sản phẩm C 0 E Hoàn thiện chi tiết thiết kế B,C,D 0 F Sản xuất mẫu theo phác thảo E 25 G Đánh giá, lựa chọn mẫu F 35 H Đóng gói hồn thiện E,F 0 I Báo cáo dự án G,H 40 Giám đốc dự án tiến hành rút gọn theo quy trình ước tính bảng 2.4b sau: Bảng 2.4b Q trình tiến hành rút gọn dự án Các hoạt động CPM Các hoạt động rút gọn Tổng chi phí (Triệu VNĐ) Tổng thời gian hồn thành dự án ACDEFGI ACDEFGI ACDEFGI ACDEFGI ACDEFGI ACDEFGI Các hoạt động diễn bình thường F-2 C-1 G-1 I-1 A-1 390 440 470 505 545 610 18 16 15 14 13 12 Hoạt động có chi phí rút gọn thấp F, với thời gian rút gọn tối đa tuần, lựa chọn rút gọn hoạt động tuần lúc chi phí cho dự án tăng lên 440 triệu VNĐ, với thời gian hoàn thành 16 tuần Kế đến hoạt động C rút gọn với thời gian tối đa tuần, lúc tổng chi phí cho dự án tăng lên 407 triệu VNĐ với thời gian hoàn thành 15 tuần Hoạt động G có thời gian rút ngắn tối đa tuần với mức chi phí 35 triệu VNĐ, hoạt động giám đốc dự án lựa chọn, tới lúc này, tổng chi phí cho dự án tăng lên 505 triệu VNĐ với thời gian hoàn thành 14 tuần Lần lượt đến hoạt động lại I với chi phí 40 triệu/tuần A với chi phí 65 triệu/tuần Đến cuối cùng, sau rút gọn dự án để hoàn thành 12 tuần, GVHD: Phạm Thị Trúc Ly Page Dự án phát triển mẫu Gốm công ty Việt Thành SVTH: Hồ Phan Rạng Đơng tổng chi phí cho tồn dự án 610 triệu VNĐ Mức chi phí gần gấp đôi so với ban đầu dự án Với thời gian thực tế mà ban giám đốc đưa cho dự án, khơng cần thiết phải thực rút ngắn tất hoạt động có thể, làm chi phí dự án tăng cao Sau cân nhắc tính tốn chi phí thời gian hồn thành dự án, giám đốc dự án định rút ngắn hoạt động với chi phí thấp hoạt động F, C, G không tiến hành rút gọn hoạt động có chi phí cao I A Đến đây, dự án đảm bảo hoàn thành trước tiến độ đề với thời gian hoàn thành tuần thứ 14 mức tổng chi phí 505 triệu VNĐ, khơng vượt q nhiều so với chi phí ban giám đốc đề KẾT LUẬN Áp dụng phương pháp đường tới hạn để quản trị dự án lựa chọn cho nhiều quy mô loại dự án khác Việc hoạch định, chia nhỏ công việc giúp cho nhà quản lý kiểm soát tốt nguồn lực dự án, sử dụng nguồn lực cách hiệu nhằm đạt hiệu suất tối đa mà dự án mang lại Rút gọn dự án với mức chi phí hợp lý mong muốn tất nhà quản lý, phải theo sát, điều chỉnh xuyên suốt trình áp dụng, hiệu cao nhà quản lý ln quan sát tiến trình, chi phí dự án quản lý GVHD: Phạm Thị Trúc Ly Page