Tiêu chuẩn thực hành tốt 5S được thiết lập, ứng dụng và duy trì nhằm: Thể hiện cam kết của Lãnh đạo trong việc áp dụng công cụ quản lý 5S nhằm tạo cảnh quan, môi trường sạch sẽ, ngăn nắp, an toàn để phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật và tạo lập thái độ làm việc tích cực, tận tụy của toàn thể nhân viên Công ty. Đưa ra những tiêu chí giúp mọi người nhận biết được tính chuẩn hoá về thực hành tốt 5S cho từng đối tượng được xác định ở phần V. Là cơ sở để các chuyên gia viện dẫn và áp dụng trong quá trình đánh giá thực hành tốt 5S tại Công ty.
Tài liệu đào tạo 5s theo nhật “s” theo nhật Seiri - Sàng lọc Separate the necessary from the unnecessary items Loại bỏ không cần thiết khỏi cần thiết Seiton - xếp Arrange orderly and label Sắp xếp ngăn nắp, trật tự có đánh số ký hiệu để dễ tìm, dễ thấy, dễ tra cứu Seiso - Clean the work place and keep it clean Vệ sinh nơi làm việc ln giữ cho Seiketsu - săn sóc Constant practice of SEIRI, SEITON & SEISO Luôn thực hành sàng lọc, xếp Shitsuke - sẵn sàng ( sốt sắng ) Make it a habit Hãy tạo cho công việc thành thói quen, khơng cần phải nhắc nhở lệnh I MỤC ĐÍCH Tiêu chuẩn thực hành tốt 5S thiết lập, ứng dụng trì nhằm: - Thể cam kết Lãnh đạo việc áp dụng công cụ quản lý 5S nhằm tạo cảnh quan, mơi trường sẽ, ngăn nắp, an tồn để phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật tạo lập thái độ làm việc tích cực, tận tụy tồn thể nhân viên Cơng ty - Đưa tiêu chí giúp người nhận biết tính chuẩn hoá thực hành tốt 5S cho đối tượng xác định phần V - Là sở để chuyên gia viện dẫn áp dụng trình đánh giá thực hành tốt 5S Công ty II PHẠM VI Tuân thủ yêu cầu tiêu chuẩn nguyên tắc tiên tồn thể CBCNV Cơng ty q trình xây dựng, áp dụng trì cải tiến cơng cụ quản lý 5S - Các yêu cầu nằm tiêu chuẩn có ý nghĩa bao hàm tổng quát, nghĩa có đối tượng chưa điều chỉnh tiêu chuẩn xem xét, áp dụng đối tượng khác miễn chúng có tương đồng tính chất đặc điểm - Thực tế phát sinh trường hợp áp dụng yêu cầu tiêu chuẩn trường hợp xác định ngoại lệ xem xét điều chỉnh tiêu chuẩn áp dụng linh hoạt - Việc vận dụng Tiêu chuẩn thực thời điểm người có trách nhiệm xác định tiến hành nhằm: Đánh giá kết thực hành tốt 5S đơn vị, phận đơn vị, phận liên quan mức độ chuẩn mực để có chế thực hành động cải tiến Xác định ý thức, thái độ nhân viên việc xây dựng hình ảnh, thương hiệu đơn vị Có thể xem xét tiêu chí đánh giá mức độ hồn thành cơng việc nhân viên III TÀI LIỆU THAM KHẢO - Tiêu chí đánh giá thực hành tốt 5S Trung tâm Năng suất Việt Nam - Thủ tục kiểm soát tài liệu hành Công ty IV THUẬT NGỮ - ĐỊNH NGHĨA Trong Tiêu chuẩn số thuật ngữ hiểu định nghĩa sau: - Kaizen: cải tiến liên tục - 5S: Là chữ đầu từ tiếng Nhật “Seiri”, “Seiton”, “Seiso”, “Seiketsu”, “Shitsuke”, đó: Seiri: Sàng lọc (loại bỏ tất thứ khơng cần thiết, khơng có giá trị khỏi công việc, nơi làm việc) Seiton: Sắp xếp (phân loại, hệ thống hố để thứ dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra, dễ trả lại) Seiso: Sạch (lau chùi, quét dọn, vệ sinh để hướng đến môi trường sống, môi trường làm việc đẹp, lành mạnh, an tồn vệ sinh) Seiketsu: Săn sóc (tiêu chuẩn hố, quy trình hóa đạt để thành viên doanh nghiệp tuân theo cách bản, hệ thống) Shitsuke: Sẵn sàng (bao gồm việc giáo dục, trì, cải tiến bốn nguyên tắc hoàn cảnh suốt trình hoạt động doanh nghiệp) - Khu vực xung quanh (Compound Area): Nơi để phương tiện lại, chốt bảo vệ, trạm bơm nước, vườn hoa, khn viên văn phịng, khn viên khu sản xuất, lối chung vị trí giáp ranh với khu vực xác định khác - Khu vực chung (Common Area): Nơi diễn hoạt động nhiều người bao gồm: Hội trường, phòng họp, phòng khách, nhà ăn, … - Thực hành tốt 5S: Là tất hoạt động 5S tiến hành khu vực, vị trí định phạm vi tồn Cơng ty để đảm bảo nơi đạt đến mức độ chuẩn định (tuỳ theo không gian nơi) V NHỮNG YÊU CẦU CỦA TIÊU CHUẨN 5.1 Các yêu cầu vai trò Lãnh đạo 5.1.1 Cam kết lãnh đạo Lãnh đạo Công ty phải cam kết thực hoạt động cụ thể với việc lưu lại hồ sơ, tài liệu liên quan làm chứng cho thấy hoạt động tiến hành thực tế: - Thiết lập thủ tục dạng văn để công bố rộng rãi cam kết áp dụng thực hành tốt 5S (có thể xây dựng sách riêng biệt lồng ghép vào sách chung doanh nghiệp) - Thực việc đào tạo, phổ biến, tuyên truyền, quảng bá hình thức khác để đảm bảo thực hành tốt 5S toàn thể nhân viên thấu hiểu có thái độ tích cực hưởng ứng tham gia - Thực việc lập triển khai kế hoạch thực hành tốt 5S cấp độ khoảng thời gian cụ thể để định hướng cho hoạt động tiến hành sau - Đảm bảo sẵn có cung cấp kịp thời nguồn lực cần thiết cho hoạt động 5S tiến hành đồng đạt chuẩn mực - Thiết lập thủ tục dạng văn để quy định việc xem xét, đánh giá theo định kỳ hoạt động thực hành 5S tiến hành hoạt động xem xét theo tần suất quy định 5.1.2 Cơ cấu tổ chức hệ thống khuyến nghị Lãnh đạo cao Cơng ty có phân công trách nhiệm triển khai, thực hành 5S thiết lập chế khuyến khích, động viên hưởng ứng tham gia người, bao gồm hoạt động đây: - Ra văn bổ nhiệm thành viên Ban đạo 5S; - Phê duyệt công bố sơ đồ cán phụ trách (hoặc điều phối viên) 5S phạm vi tồn Cơng ty - Chỉ đạo việc lập sơ đồ phân công phụ trách thực hành 5S vị trí cụ thể bao gồm: phịng, vị trí làm việc… - Thiết lập thủ tục dạng văn để thực việc phát động, đánh giá, ghi nhận, khen thưởng nhằm động viên khuyến khích tồn thể nhân viên tham gia thực hành 5S 5.2 Khu vực tiền sảnh - Sơ đồ hướng dẫn tầng, phòng, nơi làm việc toàn khu vực phải thiết lập với kích cỡ, màu sắc thích hợp cơng bố vị trí thuận tiện để đảm bảo người nhận biết hiểu rõ sơ đồ - Một số văn đặc thù Công ty, là: sách chất lựơng, quy định PCCC, khơng hút thuốc… nên dán vị trí dễ quan sát để người thực - Việc bố trí chậu hoa, cảnh phải lưu ý đến tính thẩm mỹ, văn hố có khoảng khơng gian thích hợp cho việc lại - Các tin nội bộ, góc 5S thiết lập tiền sảnh phải đảm bảo tính cân xứng khơng gian thẩm mỹ Những tin tức, nội dung phải cập nhật thường xuyên - Tần suất vệ sinh cần quy định hợp lý để đảm bảo xuất vết bẩn vật dụng không phù hợp khác phải xử lý 5.3 Phịng làm việc - Bàn, ghế, máy tính, máy in, điện thoại, bình nước uống, móc treo quần áo thiết bị phục vụ cho công việc phải vệ sinh thường xuyên, kê đặt ngắn, thuận tiện, hợp lý, thẩm mỹ, an toàn cho người sử dụng Thời gian di chuyển, ảnh hưởng điện trường, tác động ánh sáng, tiếng ồn cần xem xét cẩn trọng tiến hành xếp vật dụng - Trần, sàn, tường, cửa vào, cửa sổ, rèm che phải đảm bảo sẽ, mạng nhện, vết bẩn, vết ố, chất thải động vật trùng; rèm cửa phải đóng kéo hợp lý để tránh gió va đập làm đứt dây nối liên kết rèm - Hồ sơ, tài liệu phải xếp gọn gàng, khoa học phân loại dựa tiêu chí khác Các tiêu chí để phân loại tài liệu hữu bàn làm việc là: Tài liệu chưa xử lý xử lý thực xong; Tài liệu có mức độ quan trọng tài liệu vụ thông thường; Tài liệu cấp tài liệu đơn vị đồng cấp; - Những hồ sơ, tài liệu lỗi thời, hết hiệu lực gái trị sử dụng phải nhận biết tiến hành việc lý hay thiêu huỷ theo quy định - Thực thường xuyên việc sàng lọc xếp để đảm bảo vật dụng hư hỏng gim bấm, kẹp giấy, gim gài… vật dụng cá nhân (quần áo, giầy dép, giấy khen…) phải phân loại chuyển trả vị trí nhằm tránh việc sử dụng nhầm lẫn gây lãng phí thời gian - Máy nước uống phải vệ sinh sẽ, không để dụng cụ vệ sinh quanh khu vực máy nước uống, để bình chứa nước uống gần phân biệt khu vực để bình cịn nước bình - Việc sử dụng tủ hồ sơ, ngăn kéo bàn làm việc phải gắn nhãn mác để mô tả vị trí vật dụng bên Đồng thời, vật dụng nên đặt ngắn Việc đóng kín cửa tủ, ngăn kéo nên quan tâm thực - Hệ thống dây điện, mạng internet, dây điện thoại kết nối thiết bị phải bó buộc thích hợp để đảm bảo an tồn cho người sử dụng tính thẩm mỹ - Sơ đồ phân công thực 5S phải thiết lập với kích cỡ hợp lý bố trí nơi thích hợp để đảm bảo người làm việc phòng nhận biết thấu hiểu phạm vi, trách nhiệm 5.4 Dữ liệu máy tính Các liệu máy tính (máy cá nhân, máy dùng chung, liệu mạng) phải quản lý cách thiết lập thư mục (folder) với tên cụ thể Mỗi thư mục chứa đựng loại tập tin (file) hồ sơ, tài liệu theo đặc điểm, tính chất để đảm bảo rằng: - Bất kỳ hồ sơ, tài liệu hữu máy tính phải tìm thấy khoảng thời gian quy định kể từ nhận u cầu - Khơng có lầm lẫn tài liệu lỗi thời với tài liệu hành khơng có phân biệt rạch ròi chúng 5.5 Lưu trữ hồ sơ, tài liệu - Việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu phải thiết lập kiểm soát theo thủ tục kiểm sốt tài liệu hồ sơ hành cơng ty Người quản lý phải trích xuất tài liệu, hồ sơ có liên quan thời gian quy định kể từ nhận yêu cầu - Khi xếp vào ngăn kệ (hoặc vật dụng khác) phải có kiểm sốt trực quan (hình ảnh, ký hiệu, quy ước… hình thức khác) để đảm bảo xáo trộn, thay đổi bất thường vị trí mát người quản lý phát nhanh chóng có thể, - Thực việc hồn trả hồ sơ, tài liệu vị trí ban đầu 5.6 Khu vực chung 5.6.1 Hội trường, phòng họp - Các vật dụng phải đặt bố trí thuận tiện cho tính phịng đảm bảo chúng sàng lọc, xếp, thông qua trực quan - Lập dán nội dung cảnh báo điều không nên thực (có thể là: khơng hút thuốc, khơng vứt rác vào chậu cây, không sờ vào vật…) để người nhìn thấy thực - Việc bố trí sọt rác, nơi đổ nước thừa cần thiết để tránh rác thải, tàn thuốc bị vứt bỏ bừa bãi, - Các chậu hoa, cảnh phải đặt vị trí thích hợp nhiệt độ, ánh sáng thực chăm sóc, cắt tỉa thường xuyên - Hệ thống dây điện, dây kết nối thiết bị trình chiếu, thiết bị âm thanh, ánh sáng phải bó buộc gọn gàng bố trí chìm vào vách từơng để đảm bảo thẩm mỹ an toàn cho người sử dụng 5.7 Khu vực xung quanh 5.7.1 Khu vực để xe - Có bảng hướng dẫn riêng cho loại phương tiện để khu vực - Có đường kẻ để phân định khu vực, vị trí để phương tiện trang bị phòng chống cháy nổ để đảm bảo phương tiện bảo vệ an tồn - Bảng phân cơng thực 5S thiết lập đặt vị trí thích hợp để người nhận biết 5.7.2 Các chốt bảo vệ - Vũ khí, cơng cụ hỗ trợ vật dụng liên quan đến công tác bảo vệ phải kiểm tra, vệ sinh, xếp, cất giữ vị trí thuận tiện đảm bảo an tồn, động sử dụng - Vị trí làm việc, nghỉ ngơi khu vực phụ cận xung quanh phải thường xuyên vệ sinh để đảm bảo Việc vệ sinh bao gồm: quét dọn, lau chùi, nhặt cây, rác thải, chai lọ… chặt bỏ cối che khuất tầm nhìn - Giường, chiếu, chăn màn, trang phục, giầy dép… nhân viên phải sặp đặt ngắn, - Sơ đồ phân cơng thực 5S thiết lập vị trí thích hợp để đảm bảo nhân viên vị trí hiểu rõ phạm vi, trách nhiệm 5.7.3 Vườn hoa, cầu thang, lối chung, hệ thống thoát nước - Khơng có chất thải, rác, vật dụng hư hỏng, chai lọ, tàn thuốc, xác chết động vật… bị vứt bỏ tồn vị trí - Các hoạt động vệ sinh phải tiến hành với tần suất thích hợp để đảm bảo khơng có vết bùn đất, rêu bám, nước đọng, cỏ mọc - Các hố ga, lối nước phải khơi thơng, nạo vét để đảm bảo khơng có cây, rác thải vật dụng làm cản trở dòng chảy, tốc độ nước - Có bảng dẫn vị trí cụ thể, nơi quy định khu vực phép thực hoạt động riêng biệt như: nơi hút thuốc, nơi đổ rác, khu vực phơi quần áo… - Những vị trí phải có người chịu trách nhiệm thực hành 5S sở sơ đồ phân công quy định khác 5.8 Khu vực kho 5.8.1 Kho hành - Các vật dụng thường thấy nhân viên phục vụ như: chổi, giẻ lau, hoá chất vệ sinh, nước uống, ly tách, chăn màn, chiếu gối… phải xếp riêng biệt theo tính chất vật dụng để đảm bảo thứ không đảm bảo vệ sinh phải cách ly với vật dụng phục vụ cho việc ăn uống - Các kệ đựng hàng hoá, vật dụng nên có nhãn mác để phân biệt vị trí; điều giúp người quản lý dễ dàng nhận biết trực quan số lượng vật dụng có, số lượng cần bổ sung - Các vật dụng qua sử dụng như: chai lọc, túi nilông, thùng catton… phải tập hợp di chuyển đến vị trí thích hợp nhằm thực việc thiêu huỷ hay lý 5.8.2 Kho công cụ dụng cụ - Các sơ đồ kho phải thiết lập với kích cỡ, màu sắc thích hợp đặt vị trí thuận tiện cho việc quan sát, nhận biết - Tất vật tư, thiết bị phải sàng lọc thường xuyên tiến hành phân loại theo tiêu chí cụ thể phải xếp ngăn nắp, trật tự - Chừa lối định cho việc vận hành xe nâng phương tiện chuyển tải khác (nếu có thể) - Thiết lập đường kẻ, vẽ nhằm phân định ranh giới, phạm vi đặt, để vật tư, thiết bị kiểm soát xê dịch không hợp lý dấu hiệu thay đổi bất thường vật tư, thiết bị - Lập sơ đồ phân công phụ trách thực hành 5S kho riêng biệt với màu sắc tần suất thích hợp để đảm bảo tất vật tư, thiết bị hàng hoá liên quan kiểm soát chịu trách nhiệm người cụ thể 5.8.3 Kho nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm - Các sơ đồ kho phải thiết lập với kích cỡ, màu sắc thích hợp đặt vị trí thuận tiện cho việc quan sát, nhận biết - Nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm phải xuất nhập theo nguyên tắc loạI sản phẩm (FIFO, LIFO, đích danh,…) - Nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm phải nhận biết thẻ kho, ghi rõ mã hàng, ngày nhập - Đánh dấu tủ, ngăn kéo để phân định ranh giới, phạm vi đặt, để tủ kệ chứa nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm để kiểm soát xê dịch không hợp lý dấu hiệu thay đổi bất thường vật tư, nguyên liệu 5.9 Máy móc – thiết bị - Tất máy móc thiết bị phân công người chịu trách nhiệm thực 5S phân công phải đảm bảo phù hợp với quy định phân giao quản lý thiết bị - Phải có tài liệu hình ảnh minh họa để hướng dẫn sử dụng, vận hành hay sửa chữa máy móc, thiết bị biên soạn, kiểm tra, sốt xét, phê duyệt công bố hợp lệ sẵn có tài liệu người vận hành, sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị - Có dấu hiệu cảnh báo nguy hiểm theo cấp độ máy móc (các cảnh báo tiếng nước ngồi phải dịch tiếng Việt) dấu hiệu phải đặt vị trí thích hợp đảm bảo tính trực quan cho người sử dụng - Có mơ tả màu sắc (hoặc hình thức thích hợp khác) để nhận biết biên độ làm việc bình thường hay nguy hiểm; chiều đóng, mở; chiều quay; điểm định vị cảnh báo chống xoay, yêu cầu cấm thao tác yêu cầu máy móc, thiết bị cần thiết chúng phải đặt vị trí thích hợp đảm bảo người nhận biết - Các thiết bị chứa đựng yếu tố nguy hiểm phải dán nội quy an toàn cạnh máy để người vận hành người có liên quan nhìn thấy, hiểu - Việc vệ sinh máy móc, thiết bị phải thực với tần suất, thời gian người cụ thể Điều quy định sơ đồ phụ trách dán họ tên, hình ảnh người vào máy móc, thiết bị 5.10 Nơi làm việc cơng nhân - Các cơng cụ, dụng cụ, đồ nghề, chìa khóa thiết bị liên quan đến q trình tác nghiệp kỹ sư, công nhân phải xếp, quản lý cách khoa học, hợp lý, tránh nhầm lẫn cất giữ vị trí thuận tiện cho việc sử dụng Vị trí là: Gần với nơi tiến hành công việc thuận tiện cho việc di chuyển Nơi đảm bảo cho tính cơng cụ dụng cụ, đồ nghề có liên quan đến độ ẩm, ánh sáng, khí hậu yếu tố khác mơi trường - Các bảng phân công nhiệm vụ, lịch làm việc, thông báo phải rõ ràng, hợp lý cập nhật thường xuyên - Các tủ hồ sơ, tài liệu, tủ đựng dụng cụ đồ nghề phải có nhãn dán bên ngồi miêu tả chủng loại, số lượng bên tủ việc quản lý chìa khố phải quy ước cho người cụ thể - Quần áo, trang bị bảo hộ lao động phải cất giữ vị trí thuận lợi, kín đáo, thẩm mỹ cần thiết dán lên người sở hữu kệ, móc riêng biệt 5.11 Phịng vệ sinh (WC) - Có lịch vệ sinh gồm: Nội dung cơng việc, tần suất, người thực hiện; hướng dẫn cách thức sử dụng thiết bị quy định khác để đảm bảo tính sẽ, thẩm mỹ (nếu cần thiết) - Phải dọn dẹp, lau chùi theo tần suất thích hợp đảm bảo khơng có mùi hơi, cáu cặn, vết ố khơng có vi sinh vật ruồi muỗi bám đậu - Sự sàn phòng vệ sinh yêu cầu cần thiết chứng tỏ việc khơ ráo, khơng có nước ứ đọng vết cáu bẩn, cặn bám mạng nhện tất vị trí 5.12 Yêu cầu Tổng vệ sinh - Định kỳ lần/năm, công ty tiến hành Tổng vệ sinh tồn cơng ty Ngày tổng vệ sinh phải ban lãnh đạo phê duyệt thông báo đến tất phận chậm 10 ngày trước ngày tiến hành tổng vệ sinh - Trước ngày tổng vệ sinh, phụ trách phòng/xưởng/khu vực tiến hành chụp ảnh điểm chưa 5S trước tiến hành để so sánh theo dõi - Các phịng/xưởng tiến hành chuẩn bị thơng tin sàng lọc, chuẩn bị dụng cũ để đảm bảo việc tổng vệ sinh tiến hành tốt - Sau khí tiến hành tổng vệ sinh, phòng/xưởng đồng thời tiến hành thực Sàng lọc, Sắp xếp theo 5S chuẩn tửng phòng/xưởng - Phụ trách ban ISO/người ủy quyền tiến hành báo cáo đánh giá ngày Tổng vệ sinh Các bước áp dụng 5s I SEIRI - sàng lọc SEIRI (sàng lọc) có nghĩa loại bỏ không cần thiết Bước 1: Bạn quan sát kỹ nơi làm việc với vài đồng nghiệp Hãy phát xác định không cần thiết cho công việc bạn Sau vứt bỏ, huỷ thứ khơng cần thiết Đừng giữ lại thứ không cần thiết cho công việc bạn Bước 2: Nếu bạn đồng nghiệp bạn định thứ cịn cần hay khơng cần cho cơng việc đánh dấu huỷ kèm theo ngày tháng huỷ để riêng nơi Bước 3: Sau thời gian, ví dụ tháng, bạn kiểm tra lại xem có cần đến khơng, sau tháng mà khơng thấy cần đến, tức khơng cịn cần cho công việc bạn Nếu bạn tự định đề thời hạn để xử lý Chú ý: Khi sàng lọc bạn khơng qn để ngăn, tủ phịng Việc huỷ khơng cần thiết cách sau đây: a) Bán cho đồng nát b) Giao cho đơn vị khác họ cần c) Vứt bỏ d) Khi huỷ thứ thuộc tài sản quan ( công ty ) bạn nên báo cho người có thẩm quyền biết e) Bạn nên thông báo cho nơi cung cấp nguyên vật liệu, tài liệu thừa f) Khi quan sát xung quanh để tìm thứ không cần thiết nơi làm việc bạn, tìm nơi, ngóc ngách giống bạn tìm diệt gián Và phần thưởng q trình bạn lại tìm vài vật có ích mà lâu bạn để đâu II seiton - xếp SEITON (Sắp Xếp) có nghĩa đặt thứ chỗ cho tiện lợi sử dụng Bước 1: Bạn phải tin thứ không cần thiết loại bỏ khỏi nơi làm việc bạn Việc lại bạn suy nghĩ xem để đâu thuận tiện theo quy trình làm việc hay vị trí đồng thời phải đảm bảo thẩm mỹ an toàn Bước 2: Sau bạn trao đổi với đồng nghiệp cách xếp bố trí quan điểm thuận tiện cho thao tác Một nguyên tắc cần ý thường xuyên hay phải sử dụng đến phải đặt gần người sử dụng để đỡ phải lại Cái dùng để xa Bạn phác thảo cách bố trí trao đổi với đồng nghiệp, sau thực Bước 3: Bạn phải cho đồng nghiệp biết gì, để chỗ để tự họ sử dụng mà hỏi Tốt bạn nên có danh mục vật dụng nơi lưu giữ Hãy ghi ngăn kéo, ngăn tủ, cặp tài liệu để người biết lưu giữ Bước 4: Hãy áp dụng nguyên tắc để rõ nơi đặt bình cứu hoả dẫn cần thiết khác Chú ý: Mục đích SEITON - Sắp xếp làm cho nơi làm việc bạn an toàn, hiệu làm việc Vì vật rèm, mà che để dấu vật dụng phía sau khơng cần thiết Nếu bạn có tiêu chuẩn quy định mức tối thiểu tối đa lưu giữ vật liệu, tài liệu tốt III seisi - Seiso (sạch sẽ) có nghĩa bạn vệ sinh nơi làm việc Có mối quan hệ mật thiết chất lượng sản phẩm nơi làm việc chế tạo sản phẩm Như vật Seiso ( ) phải thực hàng ngày, suốt ngày Sau vài gợi ý cho Seiso bạn: - Đừng để đến lúc dơ bẩn vệ sinh Hãy quét dọn, vệ sinh nơi làm việc, kể máy móc thiết bị, dụng cụ, đồ đạc cách thường xun làm cho thứ khơng cịn hội để dơ bẩn - Giành phút ngày để làm SEISO - Bạn đồng nghiệp bạn có trách nhiệm với mơi trường xung quanh nơi làm việc - Những người làm vệ sinh chuyên nghiệp chịu trách nhiệm nơi công cộng - Nếu bạn muốn làm việc môi trường an toàn tốt bạn tạo mơi trường - Đừng vứt bỏ, khạc nhổ bừa bãi tạo thói quen - Vệ sinh dọn dẹp hành động kiểm tra - Điều quan trọng nhà máy công xưởng - Nếu bạn thấy điều bắt đầu từ hơm Chú ý: Ngoài phút hàng ngày cho SEISO, bạn nên có thời gian làm SEISO tuần, tháng Cái lợi SEISO mang lại lớn nhiều lần thời gian bỏ IV seiketsu - săn sóc SEIKETSU (SĂN SóC) nghĩa giữ gìn vệ sinh nơi làm việc mức độ cao Để không lãng phí nỗ lực bỏ ra, bạn khơng nên dừng lại sau thực xong 3S Sau gợi ý cho SEIKETSU bạn: - Tạo hệ thống nhằm trì ngăn nắp nơi làm việc, cần có lịch làm vệ sinh - Phong trào thi đua phịng ban, phân x−ởng quan trọng có hiệu việc lôi kéo, hút ng−ời tham gia 3S Chú ý: Cần rõ tên người chịu trách nhiệm nơi làm việc hay máy móc Kiểm tra đánh giá thường xuyên thành viên tổ (nhóm, đội) 5S đơn vị thực Đừng tìm điểm xấu, để phê bình mà phải ý tìm hay, tốt để khen thưởng, động viên V SHITSUKE - Sẵn Sàng SHITSUKE (SẵN SàNG) có nghĩa làm việc cách tự giác mà không cần phải có nhắc nhở hay lệnh Cần phải làm cho người thực 4S cách tự giác thói quen hay lẽ sống Khơng có cách thúc ép thực 5S thường xuyên thực hành mà người u 5S Cần tạo bầu khơng khí lành mạnh để người thấy thiếu 5S, muốn cần phải ý: - Có nơi làm việc ngơi nhà thứ hai bạn - Nhận thức quan, công ty nơi bạn tạo thu nhập cho bạn gia đình bạn - Nếu bạn mong muốn thường xuyên làm cho nhà bạn sẽ, vệ sinh, ngăn nắp bạn lại khơng cố gắng làm cho nơi làm việc bạn sẽ, thoải mái, dễ chịu nhà Chú ý:Để nâng cao SHITSUKE ( sẵn sàng ) CBCNV cơng ty vai trò người phụ trách quan trọng Người phụ trách phải gương 5S để người noi theo nơi làm việc khác • Loại 3: - Mọi người làm, vứt rác bừa bãi - Khơng có làm vệ sinh • Loại 2: - Mọi người làm, vứt rác bừa bãi - Có người chun làm vệ sinh • Loại 1: - Mọi người làm việc, khơng có vứt rác - Mọi người tự làm vệ sinh Nơi làm việc sẽ, ngăn nắp • • • • • • Các hoạt động dễ dàng, an toàn (S) Năng suất cao (P) Chất lượng sản phẩm cao (Q) Chi phí giảm (C) Giao hàng hẹn (D) Tinh thần lao động sảng khoái (M) NƠI làm việc sẽ, ngăn nắp 5S Nơi làm việc bẩn, lộn xộn Mục tiêu 5s • • • • Xây dựng tinh thần cải tiến liên tục (KAIZEN) cho người nơi làm việc Xây dựng tinh thần đồng đội người Phát triển vai trò lãnh đạo cho cán quản lý Là sở để thực chương trình cải tiến suất, nâng cao chất lượng Để thực thành cơng 5s cần • • • • Ban lãnh đạo cam kết ủng hộ, hỗ trợ Bắt đầu thực đào tạo, huấn luyện Mọi người phải tham gia thực mà không cần giám sát Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao Kế hoạch thực 5s Bước 1: Chuẩn bị Bước 2: Thơng báo thức Giám đốc Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh Bước 4: Bắt đầu SEIRI (Sàng lọc) Bước 5: Thực (sàng lọc, xếp, sẽ) Bước 6: SEIRI, SEITON, SEISO hàng ngày Đánh giá định kỳ Bước 1: Chuẩn bị • • • • • Cán lãnh đạo hiểu rõ nguyên lý lợi ích 5S Lãnh đạo cam kết thực 5S Đề Tổ chức để thực 5S Chỉ định người phụ trách 5S Đào tạo người phụ trách người thực Bước 2: Thơng báo giám đốc • • • • • • Giám đốc thơng báo thức việc thực chương trình 5S Lãnh đạo trình bày mục tiêu 5S cho cán công nhân viên Công bố sơ đồ tổ chức thực 5S Phân chia phạm vi, khu vực cho nhóm thực Lên kế hoạch, thực phương tiện tuyên truyền bao gồm biểu ngữ, áp phích, tờ rơi Đào tạo cho tất cán công nhân viên 5S Bước 3: Thực tổng vệ sinh toàn quan • Tổ chức ngày tổng vệ sinh tồn quan • Chia nhà máy thành khu vực nhỏ, giao cho nhóm thực Chú ý phịng ban, phân xưởng, kho, vườn, chỗ để xe, căng tin, khu vệ sinh • Cung cấp đầy đủ thiết bị, dụng cụ làm vệ sinh • Tất người từ Giám đốc đến công nhân tham gia tổng vệ sinh Bước 4: Bắt đầu sàng lọc • • • • Lập tiêu chuẩn để huỷ khơng cần thiết (tài liệu, hồ sơ, vật tư, máy móc) Thực sàng lọc Kiểm tra cẩn thận trước huỷ bỏ Những cịn nghi ngờ xếp vào nơi Việc sàng lọc thực định kỳ Bước 5: Thực Seiton (Sắp xếp) Seiso (Sạch sẽ) • Các nhóm xác định khu vực cần làm theo thứ tự ưu tiên, tổ chức thực Ưu tiên làm trước nơi bẩn, thiếu an tồn • Sắp xếp thời gian để thực lần SEIRI, SEITON, SEISO khoảng - tháng • Tổ chức hội nghị báo cáo kinh nghiệm: Cho khối văn phòng Cho khối sản xuất Một số nguyên tắc thực seiton Hàng hoá kho lưu theo nguyên tắc nhập trước, xuất trước, nhập sau xuất sau Các vật tư phải có vị trí riêng, nhãn riêng Mã số vật tư theo phương thức thống Phân biệt riêng loại vật tư thông dụng, loại đặc biệt Đặt thứ thường xuyên sử dụng cạnh người sử dụng Sắp xếp thứ để dễ nhìn thấy, giảm thời gian tìm kiếm Thực Seiso (Sạch sẽ) Mỗi ngày làm vệ sinh từ - 10 phút Phân công trách nhiệm cho khu vực, máy Kết hợp công tác vệ sinh với kiểm tra Thực chương trình: quét dọn, lau chùi, kiểm tra, chỉnh đốn Tổ chức tổng vệ sinh ngày / tháng Bước 6: Đánh giá 5S định kỳ • • • • • Lập kế hoạch để đánh giá khuyến khích hoạt động 5S Định kỳ đánh giá viên triển khai đánh giá kết thực 5S Tổ chức phong trào thi đua 5S phịng ban để trì hoạt động Trao giải thưởng định kỳ cho nhóm, cá nhân làm tốt 5S Tổ chức tham quan, học tập đơn vị khác áp dụng 5S Những điểm trọng tâm chương trình 5s cần kiểm tra • • • • • • • • • • • • Cán lãnh đạo, quản lý có hỗ trợ cho chương trình 5S ? Mọi người có tự hào chỗ làm việc họ ? Chỗ làm việc có sẽ, ngăn nắp khơng ? Chỗ làm việc có an tồn cho người khơng ? Máy móc, thiết bị có vệ sinh sẽ, có trì ? Mọi thứ có xếp để dễ tìm khơng? Các dụng cụ có đặt ngăn nắp, tiện cho người sử dụng ? Các báo cáo, kiểm kê có lưu trữ để dễ truy tìm khơng ? Các sản phẩm có đảm bảo vệ sinh ? Mọi người có vệ sinh hàng ngày cách tự giác không ? Mọi người có mặc đồng phục sẽ, gọn gàng ? Mọi người có ý thức làm gương tốt cho doanh nghiệp ? Để thực thành công 5S cần ý • Phải huy động tham gia tất cán cơng nhân viên • Tìm điểm khơng thuận tiện để cải tiến • Tìm nơi làm việc không ngăn nắp để cải tiến • Tìm chỗ làm việc khơng an tồn để cải tiến • Tìm chỗ làm việc khơng để cải tiến • Tìm điểm lãng phí để loại bỏ • Mở rộng phạm vi vệ sinh máy móc, nhà xưởng, xung quanh • Chú ý nhiều đến khu vực chung: căng tin, nhà vệ sinh, vườn, hành lang, xung quanh nơi làm việc Mục tiêu 5S cho bước Mức 1:Không có mẩu thuốc, giấy vụn, vật thải vứt xung quanh phân xưởng Mức 2:Sàn nhà vệ sinh sạch, phân loại vứt bỏ thứ không cần thiết Tuy nhiên lộn xộn, bừa bãi lối lại chưa sạch, tường nhà bẩn Mức 3:Đã hồn thành vệ sinh máy móc, thiết bị Nhà máy dụng cụ phụ tùng, linh kiện chưa xếp vào giá, tủ, ngăn kho Mức 4:Sàn nhà, máy móc, thiết bị giữ gìn Dây chuyền sản xuất, dụng cụ linh kiện, máy móc xếp gọn gàng, trật tự Các kho tàng quy định rõ ràng, có mã số Kho có phân chia gianh giới Mức 5:Thường xuyên liên tục vệ sinh tường Khu vực lại Dụng cụ, thiết bị xếp gọn gàng, ngăn nắp Các nguyên nhân sinh rác loại bỏ Mọi nhân viên có kỷ luật giữ vệ sinh ngăn nắp nơi làm việc Các mức thực 5S Nơi làm việc sẽ, thuận tiện, gọn gàng • • Phịng làm việc, phân xưởng, phòng nghỉ, căng tin, xung quanh Phương pháp thu lượm, quản lý rác thải (các loại) Giấy Thuỷ tinh Phế thải • Máy móc, dụng cụ An tồn lao động, thiết bị (điện, nước, khí, phịng chống cháy nổ) Xử lý chất thải an tồn, khơng gây nhiễm mơi trường Ngăn ngừa nhiễm mơi trường • • Các tiêu chuẩn với môi trường làm việc Nâng cao kiểm sốt dần dần: ánh sáng, khơng khí Độ ẩm, nhiệt độ Mùi, độ ồn, độ rung Các chất lẫn khơng khí Ngăn ngừa nhiễm khơng khí, nước, đất ... ích 5S Lãnh đạo cam kết thực 5S Đề Tổ chức để thực 5S Chỉ định người phụ trách 5S Đào tạo người phụ trách người thực Bước 2: Thơng báo giám đốc • • • • • • Giám đốc thơng báo thức việc thực chương. .. thực 5S Tổ chức phong trào thi đua 5S phịng ban để trì hoạt động Trao giải thưởng định kỳ cho nhóm, cá nhân làm tốt 5S Tổ chức tham quan, học tập đơn vị khác áp dụng 5S Những điểm trọng tâm chương. .. nhiệm thành viên Ban đạo 5S; - Phê duyệt công bố sơ đồ cán phụ trách (hoặc điều phối viên) 5S phạm vi tồn Cơng ty - Chỉ đạo việc lập sơ đồ phân công phụ trách thực hành 5S vị trí cụ thể bao gồm: