Hướng dẫn sử dụng phần mềm TCSOFT CRM 5.0

Hướng dẫn sử dụng phần mềm TCSOFT CRM 5.0 CÔNG TY TNHH TM VÀ PHÁT TRIỂN CN PHẦN MỀM TCSOFT Add:16/158 Phố Đại Từ -P.Đại Kim – Q.Hoàng Mai – TP.Hà Nội Office: P716 No4 – KĐT Pháp Vân – Q.Hoàng Mai –TP Hà Nội Tel: 04-35400738 - Fax:04-36830564 – Hotline:0912841157 Website:http://www.tcsoft.vn- Email:Contact@tcsoft.vn Hà Nội, Năm 2015 Công ty TNHH TM phát triển công nghệ phần mềm TCSOFT 16/158 Phố Đại Từ - Hoàng Mai – Hà Nội – Tel:043 5400738 –Website: http://tcsoft.vn Page Email:contact@tcsoft.vn Hướng dẫn sử dụng phần mềm TCSOFT CRM 5.0 Mục lục A TỔNG QUAN B Quản lý thông tin khách hàng Quản lý thông tin sản phẩm Quản lý vật tư tồn kho 4 Quản lý quỹ Quản lý công nợ Quản lý theo dõi doanh thu bán hàng Quản lý tổng hợp QUY TRÌNH SỬ DỤNG PHẦN MỀM Hệ thống I Nhập tên công ty Nhập ngày bắt đầu sử dụng phần mềm Nhóm người sử dụng Người sử dụng 10 Phân quyền 11 Lưu CSDL 12 Đăng nhập với tên khác 12 Thống kê truy nhập 12 Danh mục 13 II Đơn vị 13 Khách hàng 14 Kho hàng 14 Nhóm sản phẩm 15 Nhập sản phẩm 16 Loại thu chi 17 Danh mục quỹ 18 - Các thao tác Thêm , Sửa , Xóa mục 18 Nghiệp vụ xuất nhập 18 III Số dư đầu kỳ 18 Công ty TNHH TM phát triển công nghệ phần mềm TCSOFT 16/158 Phố Đại Từ - Hoàng Mai – Hà Nội – Tel:043 5400738 –Website: http://tcsoft.vn Page Email:contact@tcsoft.vn Hướng dẫn sử dụng phần mềm TCSOFT CRM 5.0 Cập nhật tồn quỹ 18 Cập nhật tồn kho 19 Cập nhật công nợ ban đầu 20 IV Quản lý xuất nhập 20 Nhập giá bán lẻ 21 Phiếu nhập kho 21 Phiếu bán lẻ 22 Phiếu Xuất kho – Bán hàng 23 Phiếu xuất nội 24 Thống kê phiếu xuất kho – bán hàng 26 Thống kê phiếu xuất nhập kho 26 Thống kê tồn kho 26 Quản lý thu chi 27 V Phiếu thu tiền mặt 27 Phiếu thu tiền gửi ,Chi tiền mặt , phiếu chi tiền gửi 28 Thống kê thu chi 29 Tổng hợp thu chi 29 VI Quản lý 30 Thống kê lãi 30 Thống kê công nợ 31 Thống kê cơng nợ tốn châm 33 Thống kê tồn quỹ 33 Hoạch toán vốn 34 Tổng hợp doanh thu theo ngày 35 Tổng hợp xuất nhập ngày 36 VII Quản lý bảo hành 38 Phiếu nhận bảo hành khách hàng 39 Phiếu xuất bảo hành khách hàng 40 Xuất bảo hành nhà cung cấp 41 VIII Quản lý dịch vụ 43 Danh mục công việc 43 Phiếu dịch vụ - sửa chữa công ty 44 Công ty TNHH TM phát triển công nghệ phần mềm TCSOFT 16/158 Phố Đại Từ - Hoàng Mai – Hà Nội – Tel:043 5400738 –Website: http://tcsoft.vn Page Email:contact@tcsoft.vn Hướng dẫn sử dụng phần mềm TCSOFT CRM 5.0 Phiếu dịch vụ - sửa chữa nhà 45 Báo cáo tổng hợp theo nhân viên 46 A TỔNG QUAN Quản lý thông tin khách hàng Hệ thống khách hàng giao dịch với công ty cập nhật thường xuyên, với tất thông tin khách hàng lưu trữ sở liệu giúp người sử dụng tìm kiếm thơng tin rễ ràng Quản lý thông tin sản phẩm Danh mục sản phẩm, lưu trữ tồn thơng tin sản phẩm, chương trình hỗ trợ dung lượng nhớ lớn không giới hạn sản phẩm nhập vào, thông tin sản phẩm lưu trữ qua thời kỳ Quản lý vật tư tồn kho -Theo dõi hoạch toán chứng từ nhập kho , xuất kho , chuyển kho nội đánh giá tồn kho -Tính giá tồn kho theo phương pháp đích danh -Theo dõi lượng hàng hóa tồn kho vượt mức tối đa nhỏ mức tối thiểu cho mặt hàng -Theo dõi hàng tồn tức tồn vốn tức kho loại hàng, theo ngày -Thống kê lượng xuất nhập tồn kho tức Lập báo cáo chứng từ nhập xuất kho, thẻ kho, tồn kho theo kho hay toàn doanh nghiệp, theo tài khoản, mã hàng, kho hàng Quản lý quỹ -Theo dõi hoạch tốn xác khoản tiền mặt, ngân hàng, tiền chuyển quỹ tài khoản ngân hàng -In trực tiếp phiếu thu chi theo mẫu từ chương trình bảng kê, nhật ký chứng từ, báo cáo lưu chuyển Quản lý vốn theo thời điểm Công ty TNHH TM phát triển công nghệ phần mềm TCSOFT 16/158 Phố Đại Từ - Hoàng Mai – Hà Nội – Tel:043 5400738 –Website: http://tcsoft.vn Page Email:contact@tcsoft.vn Hướng dẫn sử dụng phần mềm TCSOFT CRM 5.0 Quản lý công nợ -Theo dõi hạch tốn khoản cơng nợ phải thu, phải trả, khoản tạm ứng … -Theo dõi hạn mức công nợ, tuổi nợ chi tiết cho khách hàng -In ấn bảng thông báo nợ, chứng từ chưa tốn dứt điểm, tổng hợp cơng nợ, bảng kê đối chiếu công nợ đến đơn vị khách hàng chi tiết người giao dịch, phiếu giao dịch… Quản lý theo dõi doanh thu bán hàng -Theo dõi hạch toán doanh thu bán hàng, hàng bán trả lại … -Phân tích doanh thu theo nhiều loại hình hoạt dộng sản xuất kinh doanh, theo khoản mục, đơn vị, nhân viên, chi tiết doanh thu đến phiếu xuất nhập… -Phân tích doanh thu theo theo thời điểm tính Quản lý tổng hợp -Theo dõi tổng hợp dao động vốn doanh nghiệp : Quỹ, công nợ, Tài sản cố định, Vốn tiền, vồn hàng tồn -Thiết lập công thức tính tốn tự động theo dõi hoạt động kinh doanh công ty 000000100014 000000100014 000000100014 000000100106 000000100014 000000100014 000000100014 Công ty TNHH TM phát triển công nghệ phần mềm TCSOFT 16/158 Phố Đại Từ - Hoàng Mai – Hà Nội – Tel:043 5400738 –Website: http://tcsoft.vn Page Email:contact@tcsoft.vn Hướng dẫn sử dụng phần mềm TCSOFT CRM 5.0 B QUY TRÌNH SỬ DỤNG PHẦN MỀM Cơng ty TNHH TM phát triển công nghệ phần mềm TCSOFT 16/158 Phố Đại Từ - Hoàng Mai – Hà Nội – Tel:043 5400738 –Website: http://tcsoft.vn Page Email:contact@tcsoft.vn Hướng dẫn sử dụng phần mềm TCSOFT CRM 5.0 Công ty TNHH TM phát triển công nghệ phần mềm TCSOFT 16/158 Phố Đại Từ - Hoàng Mai – Hà Nội – Tel:043 5400738 –Website: http://tcsoft.vn Page Email:contact@tcsoft.vn Hướng dẫn sử dụng phần mềm TCSOFT CRM 5.0 I Hệ thống Nhập tên công ty - Là tất thông tin công ty ( tên , địa , điện thoại ,fax, web ) hiển thị phiếu xuất nhập , thu chi bảng thống kê chương trình - Cho phép người người quản trị hệ thống bắt đầu phần mềm nhập : tên viết tắt , Mã xác nhận , Tên công ty , Địa , ĐT/Fax, Web/ Email , logo - Trong mục có người quản trị hệ thống ( TCSOFT) thao tác Cịn người dùng phần mềm xem thông tin hiển thị Công ty TNHH TM phát triển công nghệ phần mềm TCSOFT 16/158 Phố Đại Từ - Hoàng Mai – Hà Nội – Tel:043 5400738 –Website: http://tcsoft.vn Page Email:contact@tcsoft.vn Hướng dẫn sử dụng phần mềm TCSOFT CRM 5.0 Nhập ngày bắt đầu sử dụng phần mềm Nhóm người sử dụng - Là nhóm người sử dụng phần mềm , admin cấp quyền định thao tác với phần mềm - Thêm : Hệ thống →Nhóm người sử dụng → Thêm ( kích chuột phải chọn nhập ) → điền thông tin đầy đủ ( bắt buộc phải nhập vào phần có dấu *) → Click “ Cập nhật” để hồn thành Cơng ty TNHH TM phát triển công nghệ phần mềm TCSOFT 16/158 Phố Đại Từ - Hoàng Mai – Hà Nội – Tel:043 5400738 –Website: http://tcsoft.vn Page Email:contact@tcsoft.vn Hướng dẫn sử dụng phần mềm TCSOFT CRM 5.0 Sửa : Chọn nhóm cần chỉnh sửa → chọn Sửa → sửa thông tin cần → Cập nhật Xóa : Chọn nhóm cần xóa → chọn Xóa → Yes Hủy : thực chức Thêm , Sửa , ta khơng muốn tiếp tục hành động bấm Bỏ qua để kết thúc Người sử dụng - Là người thao tác với phần mềm - Thêm : vào Hệ thống →Người sử dụng →Thêm →nhập thông tin bắt buộc →Cập nhật - Công ty TNHH TM phát triển công nghệ phần mềm TCSOFT 16/158 Phố Đại Từ - Hoàng Mai – Hà Nội – Tel:043 5400738 –Website: http://tcsoft.vn Page 10 Email:contact@tcsoft.vn Hướng dẫn sử dụng phần mềm TCSOFT CRM 5.0 - Tổng phát sinh nợ : tổng tiền khách nợ ( phiếu xuất + phiếu chi) Tổng phất sinh có : Tổng tiền cơng ty nợ khách hàng ( phiếu nhập + phiếu thu ) Ta xem chi tiết công nợ đơn vị cụ thể cách click chuột đơn vị cần xem Công ty TNHH TM phát triển công nghệ phần mềm TCSOFT 16/158 Phố Đại Từ - Hoàng Mai – Hà Nội – Tel:043 5400738 –Website: http://tcsoft.vn Page 32 Email:contact@tcsoft.vn Hướng dẫn sử dụng phần mềm TCSOFT CRM 5.0 Thống kê cơng nợ tốn châm - Chỉ thống kê từ phiếu xuất phiếu nhập có hình thức toán chậm - Các thao tác tương tự thống kê công nợ Thống kê tồn quỹ - Thống kê tồn quỹ quỹ công ty ( quỹ cập nhật quỹ tồn đầu ) - Ta xem tồn quỹ theo khoảng thời gian , theo loại quỹ tùy chỉnh theo bạn Công ty TNHH TM phát triển công nghệ phần mềm TCSOFT 16/158 Phố Đại Từ - Hoàng Mai – Hà Nội – Tel:043 5400738 –Website: http://tcsoft.vn Page 33 Email:contact@tcsoft.vn Hướng dẫn sử dụng phần mềm TCSOFT CRM 5.0 Hoạch toán vốn - Vốn doanh nghiệp tính tiền thời điểm bất kỳ, Vốn thay đổi theo ngày , kết tính tổng hợp :vốn tiền (Quỹ), Tiền hàng tồn (Hàng tồn kho), Tiền dư công nợ, Vốn cố định Tổng hợp Vốn có quy đổi USD Ta cịn biết tổng tồn vốn có VNĐ tổng hàng tồn USD Ngồi ta cịn xem tất ngày tính lại hạch tốn vốn doanh nghiệp Công ty TNHH TM phát triển công nghệ phần mềm TCSOFT 16/158 Phố Đại Từ - Hoàng Mai – Hà Nội – Tel:043 5400738 –Website: http://tcsoft.vn Page 34 Email:contact@tcsoft.vn Hướng dẫn sử dụng phần mềm TCSOFT CRM 5.0 Tổng hợp doanh thu theo ngày - Khi bạn muốn xem nhanh ngày thu , chi, nhập xuất ta vào để xem Hay bạn xem khoang thời gian tùy chỉnh Công ty TNHH TM phát triển công nghệ phần mềm TCSOFT 16/158 Phố Đại Từ - Hoàng Mai – Hà Nội – Tel:043 5400738 –Website: http://tcsoft.vn Page 35 Email:contact@tcsoft.vn Hướng dẫn sử dụng phần mềm TCSOFT CRM 5.0 Tổng hợp xuất nhập ngày - Tổng hơp lượng hàng nhập vào lượng hàng xuất ngày - Bạn xem chi tiết xuất nhập khoảng thời gian , xem đơn vị , xem theo đvị Công ty TNHH TM phát triển công nghệ phần mềm TCSOFT 16/158 Phố Đại Từ - Hoàng Mai – Hà Nội – Tel:043 5400738 –Website: http://tcsoft.vn Page 36 Email:contact@tcsoft.vn Hướng dẫn sử dụng phần mềm TCSOFT CRM 5.0 - Ta xem lịch sử xuất nhập sản phẩm cụ thể Công ty TNHH TM phát triển công nghệ phần mềm TCSOFT 16/158 Phố Đại Từ - Hoàng Mai – Hà Nội – Tel:043 5400738 –Website: http://tcsoft.vn Page 37 Email:contact@tcsoft.vn Hướng dẫn sử dụng phần mềm TCSOFT CRM 5.0 VII Quản lý bảo hành Sơ đồ quy trình bảo hành Cơng ty TNHH TM phát triển công nghệ phần mềm TCSOFT 16/158 Phố Đại Từ - Hoàng Mai – Hà Nội – Tel:043 5400738 –Website: http://tcsoft.vn Page 38 Email:contact@tcsoft.vn Hướng dẫn sử dụng phần mềm TCSOFT CRM 5.0 Phiếu nhận bảo hành khách hàng Khi khách hàng mang sản phẩm tới bảo hành bạn lập phiếu bảo hành cho khách - Lập phiếu bảo hành : Quản lý bảo hành  Phiếu nhận bảo hành cho khách  Thêm  nhập thông tin đầy đủ  Lưu / lưu & nhận tiếp - Tất phiếu bảo hành hiển thị phần danh sách phiếu nhận bảo hành  P1 : phiếu bảo hành khách hàng màu giống sơ đồ Nếu phiếu bảo hành cận ngày mà chưa bảo hành chữ hiển thị màu đỏ  P2 : Xuất bảo hành nhà cung cấp , màu giống sơ đồ  P3 : Nhập bảo hành từ nhà cung cấp , màu giống sơ đồ  P4 : Xuất bảo hành khách hàng , màu giống sơ đồ Công ty TNHH TM phát triển công nghệ phần mềm TCSOFT 16/158 Phố Đại Từ - Hoàng Mai – Hà Nội – Tel:043 5400738 –Website: http://tcsoft.vn Page 39 Email:contact@tcsoft.vn Hướng dẫn sử dụng phần mềm TCSOFT CRM 5.0 Phiếu xuất bảo hành khách hàng - Nếu sản phẩm khách mang tới cửa hàng bảo hành cửa hàng bạn lập phiếu xuất bảo hành cho khách hàng khách hàng tới lấy sản phẩm - Lập phiếu trả bảo hành : nhập thông tin đầy đủ khách hàng , chọn sản phẩm cần bào hành  Lưu Công ty TNHH TM phát triển công nghệ phần mềm TCSOFT 16/158 Phố Đại Từ - Hoàng Mai – Hà Nội – Tel:043 5400738 –Website: http://tcsoft.vn Page 40 Email:contact@tcsoft.vn Hướng dẫn sử dụng phần mềm TCSOFT CRM 5.0 - Sau lập xong tất phiếu xuất BH hiển thị phần danh mục công việc Xuất bảo hành nhà cung cấp - Nếu sản phẩm khơng thể bảo hành hàng ta phải làm phiêu xuất BH NCC / Công ty TNHH TM phát triển công nghệ phần mềm TCSOFT 16/158 Phố Đại Từ - Hoàng Mai – Hà Nội – Tel:043 5400738 –Website: http://tcsoft.vn Page 41 Email:contact@tcsoft.vn Hướng dẫn sử dụng phần mềm TCSOFT CRM 5.0 Sau nhà cung cấp bảo hành xong ta làm phiếu nhập bảo hành từ nhà cung cấp Công ty TNHH TM phát triển công nghệ phần mềm TCSOFT 16/158 Phố Đại Từ - Hoàng Mai – Hà Nội – Tel:043 5400738 –Website: http://tcsoft.vn Page 42 Email:contact@tcsoft.vn Hướng dẫn sử dụng phần mềm TCSOFT CRM 5.0 VIII Quản lý dịch vụ Danh mục công việc - Các dịch vụ, công việc sửa chữa nhà - Công ty TNHH TM phát triển công nghệ phần mềm TCSOFT 16/158 Phố Đại Từ - Hoàng Mai – Hà Nội – Tel:043 5400738 –Website: http://tcsoft.vn Page 43 Email:contact@tcsoft.vn Hướng dẫn sử dụng phần mềm TCSOFT CRM 5.0 - - Phiếu dịch vụ - sửa chữa công ty Khi khách hàng tới cty để sửa chữa bạn lập phiếu dịch vụ sửa chữa cơng ty Sau lập phiếu phiếu hiển thị bên Danh sách phiếu dịch vụ - sửa chữa cty Sau sửa xong cho khách hàng bạn cập nhật lại trạng thái cho phiếu Công ty TNHH TM phát triển công nghệ phần mềm TCSOFT 16/158 Phố Đại Từ - Hoàng Mai – Hà Nội – Tel:043 5400738 –Website: http://tcsoft.vn Page 44 Email:contact@tcsoft.vn Hướng dẫn sử dụng phần mềm TCSOFT CRM 5.0 Phiếu dịch vụ - sửa chữa nhà - Làm tương tự công ty Nhưng phần nôi dung sửa chữa thi chọn công viêc phần danh mục công việc phần Công ty TNHH TM phát triển công nghệ phần mềm TCSOFT 16/158 Phố Đại Từ - Hoàng Mai – Hà Nội – Tel:043 5400738 –Website: http://tcsoft.vn Page 45 Email:contact@tcsoft.vn Hướng dẫn sử dụng phần mềm TCSOFT CRM 5.0 Báo cáo tổng hợp theo nhân viên - Tổng hợp công việc theo nhân viên sửa chữa phần mềm - Tổng hợp tiền sửa chữa , phí lại , tiền linh kiên Công ty TNHH TM phát triển công nghệ phần mềm TCSOFT 16/158 Phố Đại Từ - Hoàng Mai – Hà Nội – Tel:043 5400738 –Website: http://tcsoft.vn Page 46 Email:contact@tcsoft.vn