thảo luận môn logistics đề tài quản trị kho

BÀI THẢO LUẬN: LOGISTICS BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG CĐ THƯƠNG MẠI KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH …………… MÔN: LOGISTICS LỚP: QT 1.1 ĐỀ TÀI: QUẢN TRỊ KHO GV HƯỚNG DẪN: NGUYỄN VỊNH NGƯỜI THỰC HIỆN: -Ngô Đức Vinh -Lương Thị Hà I/Khái niệm,Vai trò,chức kho 1.Khái niệm vai trị kho: *Khái Niệm Kho loại hình sở logistics thực việc dự trử,bảo quản chuẩn bị hàng hóa nhằm cung ứng hàng hóa cho khách hàng với trình độ dịch vụ cao chi phí thấp BÀI THẢO LUẬN: LOGISTICS *Vai trị: Hoạt động kho liên quan trực tiếp đến việc tổ chức,bảo quản hàng hóa doanh nghiệp vai trị kho là: -Đảm bảo tính liên tục cho trình sản xuất phân phối hàng hóa.là nơi giúp doanh nghiệp lưu trữ toàn sản phẩm quản lý số lượng sản phẩm toàn hệ thống -Góp phần giảm chi phí sản xuất,vận chuyển,phân phối.Nhờ kho chủ động tạo lơ hàng với quy mơ kinh tế q trình sản xuất phân phối nhờ giảm chi phí bình quân đơn vị,kho góp phần tiết kiệm chi phí lưu thơng thơng qua việc quản lý tốt hao hụt hàng hó,sử dụng tiết kiệm hiệu sở vật chất kho Hổ trợ trình cung cấp dịch vụ khách hàng doanh nghiệp thông qua việc đảm bảo hàng hóa sản sang số lượng,chất lượng,trạng thái lơ hàng giao,góp phần giao hàng dung thời gian địa điểm 2.Chức kho: Các công ty kinh doanh phân phối hàng ngày phát triển, mức độ phức tạp vận hành quản lí kho hàng cao Hàng kho ngày lớn, chủng loại sản phẩm phong phú, điều thường dẫn đến nhu cầu mặt kho bãi nhân lực quản lí địi hỏi ngày lớn Nhiều nhà phân phối phí khoản khổng lồ cho việc gom hàng dọn hàng kho, quản lí vịng nhập hàng, chuyển nơi gom hàng Sự không phù hợp kho hàng trở thành vấn đề nan giải bạn quản lí cách xác hàng kho với kho hàng lớn vị trí kho hàng nhiều nơi Kho bãi đại thường có chức sau: - Gom hàng: lô hàng /nguyên vật liêu khơng đủ số lượng Người gom hàng tập hợp, chỉnh đốn xếp hợp lý cho lô hàng lẻ thành lô hàng đủ số lượng để sử dụng cách vận chuyển trọn gói container Khi hàng hóa/nguyên vật liệu nhận tù nhiều nguồn hàng nhỏ,kho đóng vai trị điểm tập kết thành lơ hàng lớn có điểm lợi quy mô vận chuyễn tới nhà máy ,thị trường phương tiện vận chuyễn - Phối hợp hàng hóa:(Tổ chức mặt hàng kinh doanh)Để đáp ứng tốt đơn hàng gồm nhiều mặt hàng đa dạng khách hàng, kho bãi có nhiện vụ tách lơ hàng lớn ra, phối hợp ghép loại hàng hóa khác thành đơn hàng hoàn chỉnh, đảm bảo hàng hóa sẵn sàng cho q trình bán hàng - Bảo đảm lưu giữ hàng hóa: Đảm bảo hàng hóa nguyên vẹn số lượng, chất lượng suốt trình tác nghiệp, tận dụng tối đa diện tích dung tích kho, chăm sóc giữ gìn hàng hóa kho II/ Hệ thống bảo bảo quản, phân loại kho hàng: 1.Hệ thống bảo quản: - Định nghĩa: Bảo quản hàng hóa chức bản, trọng yếu tổ chức hoạt động kho doanh nghiệp Một số hệ thống bảo quản gồm yếu tố sau đây: *Quy trình nghiệp vụ kho: Được thể nội dung trình tự thực tác nghiệp với dịng hàng hóa lưu chuyển qua kho Quy trình xây dựng có tính tổng qt cần cụ thể hóa cách chi tiết trình hoạt động, tùy thuộc đặc điểm yêu cầu bảo quản yêu cầu.bảo quản lô hàng,điều kiện không gian, thời gian hoạt động kho, yêu cầu sản xuất kinh doanh cụ thể doanh nghiệp yêu cầu khách hàng BÀI THẢO LUẬN: LOGISTICS *Điều kiện không gian công nghệ kho: Cấu trúc nhà kho phận diện tích kho.Đây yếu tố quan trọng đảm bảo không gian cho9 tác nghiệp khodiễn cách bình thường, lien tục có hiệu phù hợp với quy trình cơng nghệ kho,với trình tổ chức lao động kho việc bố trí trang thiết bị kho xác định Không gian công nghệ kho phải đảm bảo phận; diện tích bảo quản,diện tích cho hoạt động quản lý sinh hoạt Các phận diên tích khơng đủ mặt quy mơ, mà quan trọng việc quy hoạch hợp lý, phù hợp quy trình cơng nghệ kho dịng hàng lưu chuyển qua kho *Trang trang thiết bị công nghệ: Đây yếu tố công cụ phương tiện lao động, có lien quan đến yêu cầu đảm bảo hàng hóa, tố chức lao động, thực tác nghiệp với hàng hóa kho phương tiện vận tải thực việc giao nhận hàng hóa Với ý nghĩa việc nâng cao suất lao động tăng cường mức độ giới hóa, giảm thiểu hao hụt hàng hóa đồng với việc xây dựng loại hình kho đại,áp dụng cơng nghệ tiên tiến *Tổ chức lao động kho: Liên quan đến việc phân công loại lao động kho theo chức nhiệm vụ, gắn với trình hoạt động kho,xây dựng nội quy ,quy chế hoạt động khogawns với đối tượng liên quan (nhân viên,các dối tượng giao dịch nội bên doanh nghiệp…),xây dựng chế độ bảo quản theo lô hàng,xây dựng định mức cơng tác, nhấn mạnh xây dựng quản lý định mức hao hụt hàng hóa theo khâu quy trình nghiệp vụ kho *Hệ thống thơng tin quản lý kho: Đây yếu tố quan trọng,nhằm đảm bảo phối hợp phận khác với phận kho quản lý hoạt động kho Hệ thống bao gồm loại thẻ kho,các hồ sơ cung cấp,hoofsow khách hàng 2.Phân loại kho hàng *Phân theo đối tượng phục vụ: - Kho định hướng thị trường: kho đáp ứng yêu cầu khách hàng thị trường mục tiêu Loại hình kho gọi kho phân phối hay kho cung ứng Kho có chức chủ yếu dịch vụ khách hàng Về mặt địa lý, kho gần khách hàng để tập trung vận chuyển lô hàng lớn, cự ly dài từ nhà máy kết hợp cung ứng lô hàng nhỏ từ kho cho khách hàng Phạm vi hoạt động kho vào yêu cầu tốc độ cung ứng, quy mô đơn hàng trung bình, chi phí/Đơn vị cung ứng - Kho định hướng nguồn hàng: Kho có vị trí khu vực sản xuất, đáp ứng yêu cầu cung cấp nguyên liệu phụ tùng, yếu tố đầu vào khác nhà sản xuất chức chủ yếu thu nhận tập trung vận chuyển, tiếp tục trình sản xuất dự trữ thời vụ *Phân loại theo quyền sở hữu -Kho riêng Thuộc quyền sở hữu sủ dụng riêng doanh nghiệp(thương mại) có quyền sở hữu hàng hóa dự trữ bảo quản kho.Loại hình kho thích hợp cho doanh nghiệp có nguồn lực tài Lợi ích kho riêng khã kiểm sốt, tính linh hoạt nghiệp vụ lợi ích vơ hình khác Tuy nhiên dung kho rieng chi phí hệ thống logistics tăng, tính linh hoạt vị trí khong đạt điểm tối ưu donh nghiệp mỡ rộng thị trường mục tiêu -Kho công cộng : Kho công cộng hoạt động hnuw đơn vị kinh doanh dộc lập cung cấp loạt dịch vụ dự trữ bảo quản vận chuyễn sở thù loa biến đỗi.Kho công cộng cung cấp dịch vụ tiêu chuẫn cho khách hàng BÀI THẢO LUẬN: LOGISTICS Kho cơng cộng đem lại lợi ích linh hoạt tài lợi ích kinh tế,chúng có quy mơ nghiệp vụ trình độ quản trị chun mơn rộng lớn hơn,Theo quan điểm tài kho cơng cộng có chi phí biến đỗi thấp kho dung riêng *Phân theo điều kiện thiết kế, thiết bị - Kho thơng thường: Có đặc điểm thiết kế,kiến trúc xây dựng thiết bị thực q trình cơng nghệ điều kiện bình thường -Kho đặc biệt: Có đặc điểm thiết kế, kiến trúc xây dựng thiết bị rieng biệt để bảo quản hàng hóa đặc biệt tính chất thương phẩm yêu cầu trình vận độnghàng hóa(kho lạnh, kho động vật sống) *Phân theo đặc điểm kiến trúc: -Kho kín: Có khả tạo mơ trường bảo quản kín, chủ động trì chế độ bảo quản, íh chịu ảnh hưởng thơng số mơ trường bên ngồi - Kho kín: Chỉ che mua, nắng cho hàng hóa khơng có kết cấu ngăn cách với mơ trường ngồi kho - Kho lộ thiên: Chỉ bãi tập trung dự trữ hàng hóa íh khơng bị ảnh hưởng thay đỗi khí hậu ,thời tiết * Phân theo mặt hàng bảo quản: - kho tổng hợp: Có trình độ tập trung hóa chun mơn hóa cao Kho bảo quản nhiều loại hàng hóa theo khu kho nhà kho chun mơn hóa cao - Kho chuyên nghiệp: Chuyên bảo quản nhóm hàng, loại hàng định - Kho hỗn hợp: Có trình độ tập trung hóa, chun mơn hóa thấp Kho bảo quản nhiều loại hàng hóa khu kho, nhà kho III/ Quy trình nghiệp vụ kho Định nghĩa quy trình Quy trình khái niệm việc định Quy trình đóng vai trị quan trọng nhằm chuyển biến ý tưởng thành kết thiết thực, hiệu Đó loạt quy định, hướng dẫn chi tiết giúp thực việc theo trình tự thống + Định nghĩa 1: Theo tiêu chuẩn ISO 9000:2000 (3.4.1), trình tập hợp hoạt động có quan hệ lẫn tương tác để biến đầu vào thành đầu + Định nghĩa 2: Ngắn gọn hơn, hoạt động hay tập hợp hoạt động sử dụng nguồn lực để biến đầu vào thành đầu xem trình 1.Quy trình nhập hàng Quy trình nhập hàng vào kho 1.1 Mục đích: Nhập hàng theo yêu cầu cty mặt số lượng, chất lượng, tiến độ 1.2 Phạm vi: Aùp dụng cho loại hàng hố sản phẩm cơng ty, loại hàng hoá khác Giám đốc giao 1.3 Nội dung: 1.3.1 Thông tin nhập hàng:  Khi nhận thông báo nhà cung ứng việc nhập hàng, phòng mua hàng lập tiến độ mua hàng Tiến độ nhập hàng lập theo biểu mẫu đính kèm quy định  Tiến độ nhập hàng đượ chuyển cho phòng mua hàng, kho biết để chủ động xếp công việc, xác định tiến độ giao hàng cho khách 1.3.2 Kiểm tra hàng hoá: Khi hàng nhập kho, Thủ kho có trách nhiệm mời nhân viên mua hàng, nhân viên bán hàng xuống kiểm tra chất lượng hàng hoá BÀI THẢO LUẬN: LOGISTICS Kiểm tra số lượng: cân, đong, đo, đếm lô, kiện, xác định số lượng theo phương pháp đồng dạng  Kiểm tra chất lượng: theo tiêu chuẩn từ hợp đồng mua hàng  Kiểm tra qui cách  Thủ kho tiến hành lập biên kiểm tra hàng hố, biên có chữ ký xác nhận Thủ kho, nhà cung cấp, phòng cung ứng  Nếu hàng không đạt phần không đạt không theo thoả thuận, phòng cung ứng phải làm việc với nhà cung cấp giao hàng lại theo hợp đồng  Trường hợp hàng hố đạt u cầu tiến hành nhập kho Thủ kho lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho phải chuyển cho phịng kế tốn, phịng cung ứng, phòng bán hàng Phiếu nhập kho theo mẫu Bộ tài  1.3.4 Nhập kho xếp hàng hoá: Hàng hoá xếp theo bảng hướng dẫn lưu kho hướng dẫn công việc lưu kho, hướng dẫn công việc cho nhân viên kho  Thủ kho tiến hành lưu hồ sơ hàng nhập, hồ sơ phải rõ ràng dễ, thuận tiện cho việc tìm kiếm  Sau hàng hoá nhập kho, Thủ kho tổ chức ghi đầy đủ nội dung vào thẻ kho Thẻ kho ghi nội dung hàng hoá nhập xuất Thẻ kho ghi theo thứ tự thời gian nhập xuất vào cột Mỗi loại hàng hoá phải ghi thẻ kho riêng  Quy trình xuất hàng QUY TRÌNH XUẤT HÀNG 2.1Mục đích: Thủ tục qui định cách thức đảm bảo hàng hố xếp dỡ - lưu kho - bao gói - bảo quản giao hàng quy định nhằm tránh tượng sử dụng sai, làm hỏng, làm suy giảm chất lượng mát 2.2Phạm vi: Thủ tục áp dụng cho sản phẩm Công ty mua cung cấp 2.3Nội dung: 2.3.1 Chuẩn bị giao hàng:  Yêu cầu xuất hàng xuất phát từ nguồn: xuất bán cho khách hàng, xuất chuyển cho siêu thị- đại lý, xuất cho cửa hàng, xuất để thay hàng bị hư (đổi hàng cho khách)  Các phận cần nhập hàng phải gởi giấy đề nghị phòng bán hàng vào sáng thứ 3, 5, hàng tuần Nhu cầu nhập hàng phải lập kế hoạch từ trước, trừ trường hợp đặc biệt phận u cầu phải giải trình cho phịng bán hàng biết Nhân viên quản trị hàng hóa phòng bán hàng tập hợp tất phiếu yêu cầu xuất hàng nơi, vào lượng hàng bán địa điểm, hàng tồn kho thành phẩm, quy định phân hàng điểm bán Sau kiểm tra điều chỉnh yêu cầu xuất hàng nơi Sau xác nhận lên phiếu yêu cầu xuất hàng, photo làm 03 trình Trưởng phịng bán hàng ký Liên giao cho kế tốn để xuất hoá đơn, liên giao cho thủ kho để lấy hàng, liên giữ lại - Sau nhân viên quản trị hàng, phiếu xuất hàng cho nhân viên giao nhận, nhân viên giao nhận lấy phiếu xuất hàng nhận hàng kho BÀI THẢO LUẬN: LOGISTICS - Thủ kho vào yêu cầu xuất hàng NV quản trị hàng hóa, vào phiếu xuất hàng kiểm tra hàng yêu cầu xuất cịn kho hay khơng Nêu mặt hàng u cầu xuất cịn thu kho lập phiếu xuất kho theo nguyên tắc kế tóan Thủ kho xuất kho hàng hố, nhân viên giao nhận ký vào người nhận, nhận thêm phiếu xuất kho, photo thêm Nếu có mặt hàng u cầu đặc khơng cịn kho thủ kho tiến hành báo cho NV quản trị hàng chờ định NV quản trị  Thủ kho, nhân viên giao hàng có trách nhiệm kiểm tra hàng hố thông sồ: quy cách,số lượng, chất lượng, bao bì sản phẩm Nếu phát khơng đạt u cầu, phải đổi hàng khác, báo lại cho phòng bán hàng kết  Nhân viên giao nhận sau liên hệ kế toán để xuất hoá đơn (đối với khách hàng cần hố đơn)  Sau nhận thơng tin nhân viên giao nhận, kế toán kiểm tra lại đầy đủ nội dung tên sản phẩm, quy cách, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng cộng, số phiếu, chữ ký Nếu đạt xuất hố đơn 2.3.2 Giao hàng: Trước chuẩn bị giao hàng, nhân viên giao hàng phải liên hệ với nơi nhận hàng, xác định hẹn, người nhận hàng, thông tin đường  Liên hệ phương tiện chuyên chở thuê để giao hàng cho khách  Chuẩn bị phương án dự phòng phương tiện bị hư, trời mưa  Tồn cơng việc chuan bị phải đảm bảo yếu tố giao hàng hẹn, đầy đủ, an toàn  Khi đến giao hàng cho khách, khách kiểm tra hàng hoá Nếu đầy đủ, giao cho khách hoá đơn phiếu xuất kho khơng có hố đơn, u cầu khách ký vào photo phiếu xuất kho Người ký nhận hàng phải có văn uỷ quyền khách hàng  Trong trường hợp phát sinh, có tranh chấp với khách hàng, hàng thiếu , phải liên hệ phòng bán hàng để xin ý kiến giải quyết, không tự ý giải bỏ  Nhân viên giao nhận phải chuyển photo phiếu xuất kho cho phòng bán hàng lưu  Quy định xếp quản lý hàng kho 3.1Lưu kho,Bảo hàng hóa 3.1 1.Mục đích: Quy định thống cách thức bảo quản, quản lý vật tư, hàng hoá lưu giữ kho đơn vị trực thuộc Công ty Mẹ 3.1.2.Phạm vi áp dụng: Quy trình áp dụng cho kho đơn vị trực thuộc kho lưu động cơng trình 3.1.3.Tài liệu liên quan: Các tiêu chuẩn, quy phạm, hướng dẫn lưu kho, bảo quản hàng hố, phịng chống cháy nổ hành Nhà nước, Tổng Công ty 3.1.4 Định nghĩa: - Lưu kho bảo quản hàng hố q trình tiếp nhận, xếp, bảo quản, kiểm tra nhằm hạn chế đến mức thấp mát, hư hỏng, giảm sút chất lượng hàng hoá thuận tiện xuất hàng từ kho BÀI THẢO LUẬN: LOGISTICS - Hàng hoá lưu kho bao gồm: Hàng hoá mua theo tiến độ cung cấp vật tư cho cơng trình phê duyệt biện pháp thiết kế tổ chức thi công + Vật tư, vật liệu, thiết bị phục vụ thi cơng cơng trình mua theo tiến độ thi công, tiến độ cung ứng vật tư phê duyệt + Vật tư, vật liệu, thiết bị đưa cơng trình bảo quản theo quy trình 3.1.5 Nội dung: 3.1.5.1 Quy định chung: * Các đơn vị quản lý kho có trách nhiệm:  Tổ chức lực lượng trì, đảm bảo an toàn hoạt động kho (xuất, nhập hàng; vận chuyển, xếp hàng phạm vi kho, kiểm tra, bảo quản hàng lưu giữ kho )  Tham gia, hỗ trợ tạo điều kiện thuận lợi cho đơn vị chức có hoạt động liên quan đến kho (xuất, nhập hàng, kiểm tra, kiểm kê, bảo trì hàng )  Phản ánh hoạt động kho nội dung báo cáo định kỳ đơn vị lập báo cáo riêng hoạt động có u cầu lãnh đạo Cơng ty Mẹ Báo cáo lập theo biểu mẫu BM.09B.01  Các cá nhân, tập thể làm nhiệm vụ kho thực nghiêm túc quy định hành Nhà nước, Công ty Mẹ việc trì, bảo đảm hoạt động bình thường, an tồn kho tàng 3.1.5.2 Q trình: Định nghĩa: Theo tiêu chuẩn ISO 9000:2000,quá trình tập hợp hoạt động có quan hệ lẫn tương tác để biến đầu vào thành đầu Ngắn gọn hơn, hoạt động hay tập hợp hoạt động sử dụng nguồn lực để biến đầu vào thành đầu xem q trình 3.1.5.2.1.Q trình nhập hàng vào kho: a-Thủ tục nhập: - Kiểm tra chứng từ nhập: Tài liệu, hồ sơ liên quan đến hàng hoá: Hoá đơn mua hàng, chứng xác nhận chất lượng tài liệu hướng dẫn sử dụng, bảo quản - Kiểm tra trực tiếp hàng hoá chủng loại, số lượng, chất lượng Việc kiểm tra thực theo quy định Nhà nước Cơng ty Mẹ Trong trường hợp cần thiết thuê đơn vị, cá nhân bên thực kiểm tra Tuỳ theo chủng loại hàng hoá yêu cầu kiểm tra mà việc kiểm tra thực cách: + Kiểm tra trực quan dụng cụ, thiết bị đo thông thường + Kiểm tra dụng cụ, thiết bị đo lường đặc biệt, đại (máy siêu âm, máy đo điện tử, laze ) - Kết kiểm tra, nhập hàng thể qua: + Phiếu giao nhận hàng theo BM.08B.10 + Phiếu nhập kho lập theo mẫu Bộ Tài hàng hóa + Các phiếu kiểm định hàng sau qua kiểm tra (nếu có) - Nếu q trình nhập hàng phát có sai sót, thủ kho phải: BÀI THẢO LUẬN: LOGISTICS + Chủ động giải sai sót, sau báo cáo cho phụ trách đơn vị biết + Phải ngừng hoạt động nhập kho báo cáo phụ trách đơn vị xem xét, giải sai sót xảy vượt khả giải kho - Các sai sót nhập hàng bao gồm: + Thiếu khơng có chứng từ cần thiết + Có sai lệch chứng từ hàng thực tế chủng loại, số lượng, chất lượng + Hàng có chất lượng khơng đảm bảo u cầu sử dụng, an tồn bảo quản b- Vận chuyển, xếp hàng: - Hàng hoá qua kiểm tra vận chuyển, xếp vào nơi quy định theo sơ đồ bố trí đánh dấu, ký hiệu theo quy định kho - Hàng hoá xếp đảm bảo yêu cầu: + Đúng vị trí mặt tổ chức thi công duyệt + Hàng xếp vị trí phù hợp tính chất, yêu cầu sử dụng (xuất, nhập) bảo quản + Dễ nhận biết, dễ kiểm tra, tránh nhầm lẫn + Các hàng hoá đặc biệt: Các vật tư vật liệu dễ cháy nổ xếp kho có trang thiết bị phịng chống cháy nổ xa cơng trình, kho tàng khác theo quy định hành Nhà nước Cơng ty Mẹ - Hàng hố kho theo dõi thẻ kho (theo mẫu Bộ Tài chính) 3.1.5.2.2 Lưu kho: Trong trường hợp vật tư, vật liệu mua phục vụ thu công xây lắp có dư thừa lớn thay đổi thiết kế, đơn vị thu cơng phải báo cáo phịng chức để xin ý kiến Tổng Giám đốc điều động cho cơng trình khác Trong chờ vận chuyển phải tiến hành bảo quản hàng hóa Bộ phận kho phải thực hoạt động để bảo quản hàng hoá kho: + Kiểm tra, theo dõi thường xuyên điều kiện bảo quản, tình trạng hàng hố kho, điều kiện an tồn, an ninh hàng hóa kho tàng + Duy trì bổ sung điều kiện vật chất (che chắn) nhằm hạn chế thấp hư hỏng, suy giảm chất lượng, mát hàng hố tác động tiêu cực gây (mưa, gió, trộm cắp ) tạo thuận lợi cho hoạt động xuất, nhập hàng + Chủ động, kịp thời xử lý vấn đề nảy sinh trình bảo quản, bảo vệ kho tàng, hàng hoá phạm vi, quyền hạn kho kịp thời báo phụ trách đơn vị giải vấn đề vượt tầm kiểm sốt 3.1.5.2.3 Xuất kho: Hàng hố xuất kho phải thực thủ tục: - Kiểm tra chứng từ xuất: Các tài liệu, hồ sơ đính kèm theo hàng hoá như: hoá đơn xuất kho lãnh đạo Công ty Mẹ phụ trách đơn vị phê duyệt chứng chất lượng, tài liệu hướng dẫn sử dụng, bảo quản (nếu có) - Kiểm tra hàng hoá trực tiếp chủng loại, số lượng, chất lượng hàng hoá Việc kiểm tra thực tương tự nhập hàng - Việc xuất hàng thể qua phiếu xuất kho (theo mẫu Bộ Tài chính) ghi vào sổ theo dõi giao nhận hàng theo BM 08B.11, thẻ kho - Nếu q trình xuất hàng, phát thấy có sai sót, thủ kho phải: + Chủ động giải sai sót sau báo cáo phụ trách đơn vị biết BÀI THẢO LUẬN: LOGISTICS + Nếu sai sót lớn, nghiêm trọng, phải ngừng hoạt động xuất kho báo phụ trách đơn vị giải 3.1.6 Hồ sơ: Hồ sơ lưu kho bảo quản hàng hoá gồm: phiếu giao nhận hàng, thẻ kho, phiếu nhập-xuất kho hồ sơ hình thành trình hoạt động kho 3.1.7 Phụ lục: Mã hiệu: BM 09B.01 Ngày ban hành: 26/11/2005 Đơn vị: Ngày tháng năm BÁO CÁO TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA KHO  Định kỳ  Đột xuất Kính gửi: …………………………………………………………… Căn cứ: Đơn vị xin báo cáo tình hình hoạt động kho từ đến với nội dung sau: 1- Hoạt động kho: - Tóm tắt hoạt động đơn vị (các mặt liên quan đến hoạt động kho): - Điều kiện nhân lực, kho tàng trang thiết bị, an ninh: - Hoạt động xuất, nhập, bảo quản hàng: 2- Kết hoạt động kho: Bảng tổng hợp hoạt động xuất, nhập: Tên hàng hoá Đơn vị tính Nhập Kết thực Xuất Ghi Tồn BÀI THẢO LUẬN: LOGISTICS Nhận xét hoạt động kho: - Bảo quản: - An toàn: - An ninh: - Thực quy định Công ty Mẹ công tác xuất nhập - Cơ sở vật chất (tình trạng kho, bãi trang thiết bị phục vụ hoạt động kho): 3- Kết luận: 4- Đề xuất: Phụ trách đơn vị Phụ trách kho 3.2 Quản lý hàng hóa kho 3.2.1 Quy định xếp hàng hóa kho * MỤC ĐÍCH: - Quy định cách thức xếp hàng hoá kho *PHẠM VI: - Áp dụng cho phận kho *ĐỊNH NGHĨA - Không có *NỘI DUNG: 3.2.1 Chỉ dẫn hàng hố: - Tất hàng hố khơng thể nhận diện khơng có nhãn nhà sản xuất có khơng thể đọc Việt cần dán nhãn hàng hoá để người dễ nhận biết - Nhãn hàng hoá gồm nội dung sau: mã hàng hoá, tên hàng hoá, ngày nhập 3.2.2 Quy định xếp hàng hoá - Thủ kho phải lập sơ đồ kho dán ngồi cửa Khi phát sinh hàng hố hay thay đổi cách xếp thủ kho phải cập nhật vào sơ đồ kho (sơ đồ kho phải ghi rõ ngày cập nhật) Các kệ kho ký hiệu thành, A, B, C, D….tầng kệ A A1, tầng A2….Nhãn dán vị trí kệ phải có mũi tên vị trí tương ứng - Thủ kho chịu trách nhiệm hướng dẫn kiểm soát việc xếp dỡ hàng hoá kho - Thủ kho phải bảo đảm công cụ cách thức xếp dỡ sử dụng phù hợp không làm tổn hại đến sản phẩm xếp dở - Chỉ có thủ kho có quyền đưa hàng hố vào hay chuyển dịch chúng từ vị trí kho, trừ cá nhân uỷ quyền - Trước nhập hàng, kho có trách nhiệm xếp mặt ngăn nắp gọn gàng - Hàng hoá trình xếp dỡ, di chuyển phải nhẹ nhành tránh va chạm, đổ vỡ … - Các khu vực dễ có nước mưa hắt mưa lớn phải để hàng hoá palet kê cao (tối thiểu 30 cm so với mặt đất) - Hàng hoá sau xuất xong phải thu xếp gọn gàng, để nơi loại hàng hoá khác, loại hàng hoá dư phải để vào khu vực riêng 10 BÀI THẢO LUẬN: LOGISTICS 3.2.3 Bảo quản hàng hoá - Với loại hàng hố có dẫn bảo quản bao bì phải thực theo hướng dẫn nhà sản xuất - Đối với loại thực phẩm, gia vị mau hư hỏng, Thủ kho phải trao đổi với nhân viên mua hàng phận sử dụng để có biện pháp bảo quản phù hợp - Tất hàng hoá dễ bị hư hỏng thuộc loại thực phẩm phải quản lý theo nguyên tắc FIFO 3.3 Quy định mức tồn kho Khái niệm hàng tồn kho Theo Chuẩn mực kế toán số 02, hàng tồn kho tài sản: a Được giữ để bán kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; b Đang trình sản xuất kinh doanh dở dang; c Nguyên liệu, vật liệu, công dụ, dụng cụ để sử dụng trình sản xuất, kinh doanh cung cấp dịch vụ Hàng tồn kho bao gồm: -Hàng hoá mua để bán: hàng hoá tồn kho, hàng mua đường, hàng gửi bán, hàng hoá gửi gia công chế biến; -Thành phẩm tồn kho thành phẩm gửi bán; -Sản phẩm dở dang:sản phẩm chưa hoàn thành sản phẩm hoàn thành chưa nhập kho thành phẩm; -Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi gia công chế biến mua đường -Chi phí dịch vụ dở dang 3.3.1Định mức tồn kho tối thiểu Mục đích: Đảm bảo kho ln có lượng hàng “tối thiểu”, phục vụ theo yêu cầu khách hàng Định mức tồn kho tối thiểu vừa phải đáp ứng yêu cầu khách hàng số lượng hàng hoá, vừa phải hạn chế mức thấp chi phí tồn kho cho cơng ty Định mức tồn kho tối thiểu xem xét hàng quý Trước ngày quý sau, phận mua hàng lập báo cáo mức tồn kho tháng quý trước, so sánh định mức tồn kho kỳ trước Lý giải nguyên nhân tăng, giảm định mức tồn kho trình Giám đốc cơng ty xem xét Định mức tồn kho tối thiểu quy định theo biểu mẫu: QD – 03 – QLHH/BM1 3.3.2Nguyên tắc xuất nhập FIFO: Nguyên tắc FIFO ( nhập trước xuất trước) nhằm đảm bảo hàng nhập kho hạn chế tình trạng hạn sử dụng Các loại hàng hoá phải có ngày nhập kho dán loại hàng mau hư hỏng Các loại nhập trước phải để ngoài, nhập sau để vào 3.3.3.Kiểm kê kho Việc kiểm tra kho định 01 Tháng lần nhằm mục đích: xác nhận số lượng (phù hợp với hồ sơ hàng hoá), chất lượng (nhận biết, hư hại, suy giảm chất lượng, bao gói) Việc kiểm tra kế toán NVL thủ kho thực kiểm kê hàng tồn kho thủ tục kiểm soát then chốt đơn vị nhằm xác định số lượng chất lượng hàng tồn kho Kết kiểm kê có ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài đơn vị Kết kiểm tra phải ghi lại biên kiểm kho báo cáo Giám đốc Mọi sản phẩm không phù hợp phát phải cách ly, đánh dấu chờ ý kiến xử lý Ban Giám đốc 11 BÀI THẢO LUẬN: LOGISTICS 3.3.4.Thanh lý hàng hoá Đối với loại hàng hố thời gian tháng khơng sử dụng, kho lập báo cáo trình tổng hợp Kho liên hệ với phận sử dụng, ghi nhận ý kiến phận sử dụng vào báo cáo Chuyển báo cáo cho Giám đốc xem xét hàng tháng vào ngày tháng IV/Biểu mẫu phận kho Phiếu yêu cầu xuất hàng có hai loại phiếu Phiếu xuất kho thông thường,và phiếu xuất kho kiêm vặn chuyễn nội bộ(mẫu bắt buộc) Việc quản lý ứng dụng hai loại phiếu hoàn toàn khác nhau, mặc mục đích: Xuất hàng khỏi kho - Phiếu xuất kho thông thường Doanh nghiệp tự in mua theo đăng ký với quan thuế, mẫu nhằm theo dõi nhập xuất hàng kho (mục đích nội bộ) không đủ sở pháp lý giao dịch với đối tượng khác, nội dung phiếu xuất kho loại tùy vào yêu cầu riêng có đơn vị mà lưu trữ thông tin - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội (mẫu bắt buộc) đơn vị phải mua quan thuế tự in phải đăng ký với Bộ Tài chính, loại phiếu sử dụng cho việc hàng hóa lưu thơng đường, hàng hóa gửi bán đại lý gửi gia cơng vv nghĩa hàng hóa thuộc sở hữu doanh nghiệp nằm tầm kiểm sốt đối tượng khác (đặc biệt việc lưu thơng đường, khơng có loại chứng từ hàng coi khơng hợp lệ bị bắt, tịch thu) Đặc điểm loại chứng từ có đầy đủ số lượng giá trị (nếu chuyển giao việc kiểm soát cho đối tượng khác) có số lượng Từ phân tích thấy tính hợp pháp sở pháp lý hai loại phiếu xuất kho Người làm hàng hóa cần lưu tâm tới vấn đề kẻo rắc rối với quan công quyền hiểu sai 2.Phiếu yêu cầu nhập hàng: 12 BÀI THẢO LUẬN: LOGISTICS Thẻ kho: Nhờ vào thẻ kho mà người quản lý biết số lượng hàng xuất, nhâp,tồn kho Biểu Mẫu: Ví dụ(Cty Trí tuệ Việt) 13 BÀI THẢO LUẬN: LOGISTICS Thẻ kho chủ yếu theo dõi số lượng sổ chi tiết NVL phải thể đầy đủ số lượng giá trị Thẻ kho thủ kho theo dõi, sổ chi tiết kế toán NVL phụ trách Việc ghi chép độc lập với để đối chiếu kho sổ sách kết thúc chu kỳ kế toán kiểm kho Kế toán phải lập thẻ kho, cuối kỳ đối chiếu, kiểm kê với thủ kho Phiếu nhập kho Biểu mẫu: Mấu BM 15 (Phiếu nhập kho) TÊN KHO NHẬP Địa Điểm: Mã ĐVSDNS: PHIẾU NHẬP KHO Ngày tháng năm Mẫu số C 20 - H Theo QĐ: 19/2006/QĐ-BTC ngày 30 tháng năm 2006 Bộ trưởng Bộ Tài Nợ: ……………… Có: ……………… Số: ……………… Địa (bộ phận): Theo hợp đồng số ngày tháng năm ; Biên bàn giao Công ty Cục Xúc tiến thương mại Họ, tên người giao hàng: Nhập kho tại: STT A Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá B Hợp đồng số Địa điểm: Mã số Đvt C D Số lượng Theo Thực c.từ nhập Cộng : Tổng số tiền (viết chữ): 14 Đơn giá Thành tiền BÀI THẢO LUẬN: LOGISTICS Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị Phiếu xuất kho: Tên kho xuất PHIẾU XUẤT KHO Địa điểm Mã ĐVSDNS: Ngày tháng năm Mẫu số C 20 - H Theo QĐ: 19/2006/QĐBTC ngày 30 tháng năm 2006 Bộ trưởng Bộ Tài Nợ: ……………… Có: ……………… Số: ……………… Địa (bộ phận): Họ, tên người giao hàng: Theo hợp đồng số ngày tháng năm ; Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội Cục Xúc tiến thương mại Xuất kho tại: STT A Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá B Hợp đồng số Địa điểm: Số lượng Mã số Đvt Theo c.từ Thực nhập Đơn giá Thành tiền C D Cộng : Tổng số tiền (viết chữ): Số chứng từ gốc kèm theo: 15 BÀI THẢO LUẬN: LOGISTICS Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Báo cáo hàng tồn: Biểu Mẫu: 16 Thủ trưởng đơn vị BÀI THẢO LUẬN: LOGISTICS Báo cáo kiểm kê kho: Biểu Mẫu 17 BÀI THẢO LUẬN: LOGISTICS V/Công việc người thủ kho: 1.Thơng tin cơng việc thủ kho: 1.1THƠNG TIN CÔNG VIỆC: Chức danh Bộ phận Quản lý trực tiếp Quản lý gián tiếp Thủ kho Kho Giám đốc điều hành Thời gian làm việc Ca Ngày nghỉ Mục đích:Quản lý kho hàng cơng ty 1.2.Nhiệm vụ cụ thể: Stt Nhiệm vụ Thực thủ tục xuất nhập hàng Diễn giải công việc Kiểm tra chứng từ yêu cầu nhập/xuất hàng theo quy định Thực việc nhập xuất hàng cho cá nhân liên quan Nhận chứng từ giao hàng, yêu cầu xuất hàng, lưu chuyển cho phận mua hàng kế toán theo quy định Theo dõi hàng hoá xuất nhập tồn Ghi phiếu nhập, phiếu xuất kho Trực tiếp nhập phiếu xuất vào phần mềm Theo dõi số lượng xuất nhập tồn hàng ngày đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu Theo dõi hàng tồn kho Đảm bảo tất loại hàng hoá phải có định mức tồn kho tối thiểu tối thiểu Nếu số lượng hàng hoá xuất/nhập biến động, phải đề xuất GD thay đổi định mức tồn kho tối thiểu cho phù hợp Theo dõi số lượng tồn kho tối thiểu hàng ngày Thực thủ tục đặt Định kỳ theo kế hoạch lập phiếu yêu cầu mua hàng đơn hàng kho hàng nhập Theo dõi q trình nhập hàng, đơn đốc việc mua hàng Trực tiếp làm thủ tục mua hàng theo dõi nhập hàng Thái Lan Sắp xếp hàng hoá kho Trực tiếp xếp loại hàng hoá kho Sắp xếp hàng hoá tránh bị ướt, đổ vỡ… Lập sơ đồ kho cập nhật sơ đồ kho có phát sinh hàng hố Đảm bảo tiêu chuẩn hàng hoá kho Sắp xếp hàng hoá kho theo hướng dẫn nhà sản xuất Với loại hàng mau hư phải quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuất trước FIFO Tuân thủ quy định Tuyệt đối đảm bảo quy tắc PCCC kho 18 BÀI THẢO LUẬN: LOGISTICS Stt Nhiệm vụ PCCC an tồn kho Diễn giải cơng việc Định kỳ hàng tháng kiểm tra lại kệ hàng tránh kệ bị gãy đổ… 1.3 CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY: Stt Giờ Nội dung công việc Sáng Trực kho để xuất hàng lúc (theo quy định cơng ty) Có mặt văn phịng để cập nhật phiếu xuất hàng lưu chứng từ Chiều Có mặt văn phịng để cập nhật phiếu xuất hàng lưu chứng từ Có mặt kho để xuất hàng 1.4 CHẾ ĐỘ BÁO CÁO: Theo quy định chế độ báo cáo công ty Ngày tháng năm 2007 Thủ kho xác nhận Phòng HCNS 19 Giám đốc ... hàng: 12 BÀI THẢO LUẬN: LOGISTICS Thẻ kho: Nhờ vào thẻ kho mà người quản lý biết số lượng hàng xuất, nhâp,tồn kho Biểu Mẫu: Ví dụ(Cty Trí tuệ Việt) 13 BÀI THẢO LUẬN: LOGISTICS Thẻ kho chủ yếu... BÀI THẢO LUẬN: LOGISTICS Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Báo cáo hàng tồn: Biểu Mẫu: 16 Thủ trưởng đơn vị BÀI THẢO LUẬN: LOGISTICS Báo cáo kiểm kê kho: Biểu Mẫu 17 BÀI THẢO LUẬN: LOGISTICS. .. người nhận, nhận thêm phiếu xuất kho, photo thêm Nếu có mặt hàng u cầu đặc khơng cịn kho thủ kho tiến hành báo cho NV quản trị hàng chờ định NV quản trị  Thủ kho, nhân viên giao hàng có trách