Đang tải... (xem toàn văn)
Trên cơ sở tìm hiểu thực trạng công tác xử lý tài liệu của Trung tâm, tác giả muốn phân tích và đánh giá các mặt mạnh và mặt yếu, những tác động tích cực và tiêu cực mà hoạt động xử lý tài liệu đem lại. Từ đó đề ra những giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác xử lý tài liệu, góp phần thúc đẩy quá trình phát triển ngày một lớn mạnh của Trung tâm. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu Luận văn tập trung đi sâu nghiên cứu thực trạng công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm. 4.2 Phạm vi nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu của đề tài giới hạn trong các công đoạn xử lý phân tích tổng hợp tài liệu, bao gồm các quá trình từ mô tả thư mục, phân loại tài liệu, định từ khoá; kiểm soát tính thống nhất và quá trình tin học hóa trong hoạt động xử lý tài liệu của Trung tâm trong giai đoạn hiện nay. 5.Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu 5.1 Cơ sở lý luận Luận văn dựa trên cơ sở quan điểm của Chủ nghĩa Mác Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh về công tác sách báo và thư viện, các Chỉ thị, Nghị quyết của Đảng và Nhà nước về đường lối chính sách phát triển khoa học và công nghệ, giáo dục và đào tạo; đặc biệt trong việc ứng dụng công nghệ thông tin và viễn thông vào hoạt động thông tin thư viện. 5.2 Phương pháp nghiên cứu Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã dựa vào phương pháp điều tra xã hội học: trao đổi, quan sát, phỏng vấn, mạn đàm trực tiếp; thống kê, xử lý phân tích tổng hợp và đánh giá tư liệu. 6. Đóng góp về mặt khoa học của luận văn: Giới thiệu và phân tích nội dung hoạt động của Trung tâm một cách khái quát trong tiến trình phát triển. Nêu bật và đánh giá thực trạng hoạt động xử lý tài liệu của Trung tâm. Phân tích khó khăn, thuận lợi và đưa ra một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện công tác tổ chức và nâng cao chất lượng xử lý tài liệu tại Trung tâm.
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ VĂN HỐ THƠNG TIN TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HOÁ HÀ NỘI ĐỒNG ĐỨC HÙNG NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC THƯ VIỆN HÀ NỘI – 2005 LỜI CẢM ƠN Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành sâu sắc tới TS Trần Thị Quý, người tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tơi q trình nghiên cứu hồn thành luận văn Tơi xin bày tỏ lời cảm ơn tới giảng viên khoa Sau đại học Trường Đại học Văn hoá Hà Nội, giáo viên phản biện, đồng nghiệp công tác Trung tâm Thông tinThư viện Đại học Quốc gia Hà Nội tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ tơi q trình thực luận văn Cuối cùng, xin dành lời cảm ơn đến gia đình, bạn bè, người thân ln quan tâm, động viên suốt chặng đường học tập nghiên cứu khoa học… Hà Nội, ngày 15 tháng năm 2005 Học viên Đồng Đức Hùng MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU NỘI DUNG 10 CHƯƠNG 1: TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN TRƯỚC NHIỆM VỤ ĐÀO TẠO VÀ NGHIÊN CỨU KHOA HỌC ĐA NGÀNH, ĐA LĨNH VỰC, CHẤT LƯỢNG CAO CỦA ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 10 1.1 Quá trình hình thành phát triển Trung tâm trước nhiệm vụ Đại học Quốc gia Hà Nội 10 1.2 Chức nhiệm vụ Trung tâm 14 1.2.1 Chức 14 1.2.2 Nhiệm vụ 15 1.3 Cơ cấu tổ chức đội ngũ cán Trung tâm 17 1.3.1 Cơ cấu tổ chức 17 1.3.2 Đội ngũ cán 21 1.4 Đặc điểm vốn tài liệu Trung tâm 21 1.5 Đặc điểm người dùng tin nhu cầu tin ĐHQGHN 24 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN-THƯ VIỆN, ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 31 2.1 Ý nghĩa công tác xử lý tài liệu hoạt động thông tin-thư viện 31 2.1.1 Ý nghĩa công tác xử lý tài liệu hoạt động quan thơng tin-thư viện nói chung 31 2.1.2 Ý nghĩa công tác xử lý tài liệu hoạt động Trung tâm 36 2.2 Công tác mô tả thư mục hoạt động xử lý tài liệu Trung tâm 42 2.2.1 Vai trị mơ tả thư mục 42 2.2.2 Ứng dụng MARC21 AACR2 công tác biên mục Trung tâm 44 2.2.3 Thực trạng công tác biên mục Trung tâm 45 2.2.4 Kiểm sốt tính thống q trình mơ tả thư mục 56 2.3 Công tác phân loại tài liệu 59 2.3.1 Khái quát tình hình áp dụng khung phân loại Trung tâm 59 2.3.2 Quá trình áp dụng DDC công tác phân loại tài liệu 63 2.3.3 Kiểm sốt tính thống q trình phân loại 67 2.4 Cơng tác định từ khố hoạt động xử lý tài liệu Trung tâm 68 2.4.1 Thực trạng cơng tác định từ khố 68 2.4.2 Kiểm sốt tính thống q trình định từ khố 76 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 81 3.1 Một số nhận xét chung 81 3.1.1 Những thuận lợi 81 3.1.2 Những khó khăn 84 3.2 Các giải pháp nâng cao chất lượng xử lý tài liệu Trung tâm 85 3.2.1 Tiếp tục chuẩn hố cơng tác biên mục 85 3.2.2 Hồn thiện khung phân loại DDC 87 3.2.3 Sử dụng từ khố có kiểm soát, nghiên cứu áp dụng Bảng đề mục chủ đề 89 3.2.4 Nâng cấp hạ tầng sở thông tin hoàn thiện phần mềm 93 3.2.5 Xây dựng mục lục cơng vụ để kiểm sốt tính thống 95 3.2.6 Thiết lập đội ngũ cộng tác viên công tác xử lý tài liệu 96 3.2.7 Tổ chức hội nghị, hội thảo, trao đổi, toạ đàm công tác nghiệp vụ 97 3.2.8 Đào tạo, đào tạo lại đội ngũ cán xử lý tài liệu 99 KẾT LUẬN 103 TÀI LIỆU THAM KHẢO 105 LỜI NĨI ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Sự tiến nhanh chóng khoa học công nghệ nửa cuối kỷ XX, đặc biệt phát triển có tính chất cách mạng công nghệ thông tin truyền thông (ICT - Information and Communication Technology) có tác động mạnh mẽ đến phát triển kinh tế - xã hội nói chung hoạt động thơng tin - thư viện nói riêng Khoa học cơng nghệ phát triển tạo tiền đề cho việc chuyển từ xã hội dựa sản xuất công nghiệp, chế tạo sang xã hội dựa sử dụng thông tin, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin truyền thông vào lĩnh vực đời sống - hình thành xã hội thông tin Xã hội thông tin xã hội dựa sản xuất, xử lý, lưu trữ, phổ biến, truy cập, sử dụng thông tin tri thức hình thức dựa hạ tầng sở viễn thơng phát triển Sự hình thành phát triển xã hội thông tin tạo hội mới, song đặt vấn đề, thách thức, đặc biệt nước phát triển Sự gia tăng nhanh chóng tới mức khổng lồ khối lượng thông tin tài liệu nhanh chóng dẫn tới tượng bùng nổ thông tin Bùng nổ thông tin, song nước phát triển không đủ nguồn lực để quản lý Sự mâu thuẫn khối lượng thông tin gia tăng khả tiếp nhận, nhu cầu thông tin đặc thù khả nhận thông tin phù hợp, gia tăng số lượng loại hình tài liệu khả quản lý dẫn tới vấn đề nan giải cho quan thông tin - thư viện công tác thu thập, xử lý tổ chức quản lý nguồn tin Sự phát triển nhanh chóng nguồn tin làm cho việc tìm kiếm, chọn lọc sử dụng thơng tin trở nên khó khăn phức tạp nhiều, dẫn tới tượng bị "nhiễu" thông tin việc xử lý thông tin tổ chức xếp hệ thống tra cứu tìm kiếm khơng tốt Các thơng tin quan trọng cần tìm kiếm với tốc độ nhanh chóng đầy đủ trở nên phức tạp khó khăn công tác xử lý nguồn tin không nghiên cứu tổ chức khoa học hợp lý Vậy làm để khắc phục mâu thuẫn cung cấp xác, kịp thời thơng tin cần đủ cho người dùng tin toán đặt công tác xử lý tài liệu quan thơng tin - thư viện nói chung Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội (sau gọi tắt Trung tâm) nói riêng Ngay từ ngày đầu thành lập, nhằm hồn thiện bước đại hố toàn nội dung hoạt động, lãnh đạo Trung tâm đặc biệt trọng tới công tác xử lý tài liệu Các khâu nghiệp vụ trình xử lý bước chuẩn hoá, tạo nên quy trình xử lý tài liệu thống Tuy nhiên đặc thù thành lập sở hợp thư viện trường đại học thành viên, quy định kỹ thuật nghiệp vụ thư viện có điểm khác (thể rõ khâu xử lý tài liệu mô tả tài liệu, phân loại, tổ chức máy tra cứu…) Điều đặt nhiều khó khăn cho cơng tác xử lý tài liệu địi hỏi nhiều thời gian, công sức để thống chuẩn hố khâu nghiệp vụ Bên cạnh đó, năm gần việc ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin lĩnh vực thông tin - thư viện xu hội nhập chia sẻ nguồn lực thông tin quan thơng tin - thư viện ngồi nước đặt cho công tác xử lý tài liệu Trung tâm yêu cầu Việc nghiên cứu, tìm hiểu thực trạng, đánh giá đưa giải pháp cho công tác xử lý tài liệu Trung tâm đặt vấn đề cấp thiết Vì nguyên nhân trên, tác giả lựa chọn đề tài "Nâng cao chất lượng xử lý tài liệu Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội" làm luận văn tốt nghiệp 2.Tình hình nghiên cứu đề tài Cho đến có số cơng trình nghiên cứu Trung tâm khía cạnh hồn thiện công tác tổ chức, quản lý khai thác nguồn lực thông tin, phân loại tài liệu tổ chức máy tìm tin theo ký hiệu phân loại… Cũng có đề tài khoa học cấp trường (được bảo vệ năm 2000) nghiên cứu đánh giá thực trạng giải pháp công tác xử lý tài liệu Trung tâm Tuy nhiên đến thông tin đề tài lạc hậu, thiếu tính thời khơng cịn phù hợp với phát triển lớn mạnh không ngừng Trung tâm, đặc biệt từ Trung tâm triển khai áp dụng phần mềm thư viện điện tử Libol 5.0 Việc sử dụng phần mềm tác động làm thay đổi số cơng đoạn, quy trình cơng tác xử lý tài liệu Bên cạnh Trung tâm bắt đầu áp dụng chuẩn nghiệp vụ thư viện tiên tiến MARC21, AACR2 bối cảnh hội nhập chia sẻ nguồn lực thông tin diễn mạnh mẽ nước Điều đặt cho công tác xử lý tài liệu Trung tâm yêu cầu mới, cần có nghiên cứu, đánh giá đưa giải pháp thích hợp Mục đích nghiên cứu đề tài Trên sở tìm hiểu thực trạng công tác xử lý tài liệu Trung tâm, tác giả muốn phân tích đánh giá mặt mạnh mặt yếu, tác động tích cực tiêu cực mà hoạt động xử lý tài liệu đem lại Từ đề giải pháp kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác xử lý tài liệu, góp phần thúc đẩy q trình phát triển ngày lớn mạnh Trung tâm Đối tượng phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu Luận văn tập trung sâu nghiên cứu thực trạng công tác xử lý tài liệu Trung tâm 4.2 Phạm vi nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu đề tài giới hạn công đoạn xử lý phân tích - tổng hợp tài liệu, bao gồm q trình từ mơ tả thư mục, phân loại tài liệu, định từ khố; kiểm sốt tính thống q trình tin học hóa hoạt động xử lý tài liệu Trung tâm giai đoạn 5.Cơ sở lý luận phương pháp nghiên cứu 5.1 Cơ sở lý luận Luận văn dựa sở quan điểm Chủ nghĩa Mác - Lênin tư tưởng Hồ Chí Minh cơng tác sách báo thư viện, Chỉ thị, Nghị Đảng Nhà nước đường lối sách phát triển khoa học công nghệ, giáo dục đào tạo; đặc biệt việc ứng dụng công nghệ thông tin viễn thông vào hoạt động thông tin - thư viện 5.2 Phương pháp nghiên cứu Trong trình nghiên cứu, tác giả dựa vào phương pháp điều tra xã hội học: trao đổi, quan sát, vấn, mạn đàm trực tiếp; thống kê, xử lý phân tích tổng hợp đánh giá tư liệu Đóng góp mặt khoa học luận văn: - Giới thiệu phân tích nội dung hoạt động Trung tâm cách khái quát tiến trình phát triển - Nêu bật đánh giá thực trạng hoạt động xử lý tài liệu Trung tâm - Phân tích khó khăn, thuận lợi đưa số giải pháp nhằm góp phần hồn thiện cơng tác tổ chức nâng cao chất lượng xử lý tài liệu Trung tâm Bố cục luận văn: Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục tài liệu tham khảo, luận văn bao gồm chương: Chương 1: Trung tâm Thông tin - Thư viện trước nhiệm vụ đào tạo nghiên cứu khoa học đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao Đại học Quốc gia Hà Nội Chương 2: Thực trạng công tác xử lý tài liệu Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội Chương 3: Một số nhận xét giải pháp nâng cao chất lượng xử lý tài liệu Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội NỘI DUNG CHƯƠNG 1: TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN TRƯỚC NHIỆM VỤ ĐÀO TẠO VÀ NGHIÊN CỨU KHOA HỌC ĐA NGÀNH, ĐA LĨNH VỰC, CHẤT LƯỢNG CAO CỦA ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 1.1 Quá trình hình thành phát triển Trung tâm trước nhiệm vụ Đại học Quốc gia Hà Nội Được thành lập theo Nghị định 97/CP ngày 10/12/1993 Thủ tướng Chính phủ, Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN) có vị trí đặc biệt hệ thống giáo dục đào tạo đất nước Với mục tiêu xây dựng ĐHQGHN thành trung tâm đào tạo đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao; đồng thời đào tạo đội ngũ nhà khoa học, chuyên gia công nghệ, đáp ứng nhu cầu đa dạng thị trường lao động q trình cơng nghiệp hố đại hố đất nước, nhiệm vụ quan tâm sau thành lập mà Ban Giám đốc ĐHQGHN triển khai xây dựng Trung tâm Thông tin - Thư viện đại Ngày 14/02/1997, Giám đốc ĐHQGHN ký Quyết định số 66/TCCB thành lập Trung tâm Thông tin - Thư viện (sau gọi tắt Trung tâm) Trung tâm thành lập dựa sở hợp thư viện trường đại học thành viên là: Đại học Tổng hợp; Đại học Sư phạm I Hà nội; Đại học Sư phạm Ngoại ngữ Trung tâm có tên giao dịch quốc tế Library and Information Center, Vietnam National University, Hanoi tên viết tắt LIC trao đổi chia sẻ nguồn lực thông tin với quan thông tin - thư viện nước giới Bên cạnh đó, Trung tâm cịn có đội ngũ cán nghiệp vụ giàu kinh nghiệm, có trình độ chuyên môn vững vàng, đào tạo có lịng u nghề, có tinh thần trách nhiệm ý thức cao công việc Ngày nay, đội ngũ cán xử lý tài liệu Trung tâm trẻ hố, bổ sung thêm nhiều cán có lực chun mơn, có trình độ ngoại ngữ, tin học có lịng nhiệt tình, động tuổi trẻ Rõ ràng, yếu tố người yếu tố đóng vai trị định, “chìa khố” mở cửa thành công Luôn quan tâm đến việc xây dựng cho đội ngũ cán nghiệp vụ tinh nhuệ, Trung tâm có thuận lợi không nhỏ việc tiến hành triển khai hoạt động Ngồi ra, Trung tâm cịn nhận quan tâm, giúp đỡ quan thông tin - thư viện lớn nước quốc tế Thông qua mối quan hệ đa dạng phong phú mình, Trung tâm tranh thủ tài trợ tài liệu, trang thiết bị, đặc biệt giúp đỡ mặt kỹ thuật, chuyên môn nghiệp vụ thư viện từ nhiều nguồn khác Đã có nhiều chun gia uy tín lĩnh vực thơng tin- thư viện đến thăm, làm việc, giảng bài, tập huấn, chia sẻ kinh nghiệm với Trung tâm Bên cạnh nhiều cán Trung tâm tạo điều kiện thăm quan, học tập trao đổi chun mơn nghiệp vụ quốc gia có ngành thông tin-thư viện phát triển Đây thuận lợi đáng kể Trung tâm trình tiếp thu nắm bắt tiến lĩnh vực thơng tin - thư viện nói chung cơng tác xử lý tài liệu nói riêng 3.1.2 Những khó khăn Nhằm mục đích phục vụ ngày hiệu đáp ứng tối đa nhu cầu người dùng tin ĐHQGHN, số lượng tài liệu bổ sung Trung tâm hàng năm lớn Với đặc thù ĐHQGHN trường đại học đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao hàng đầu nước, nhu cầu tài liệu phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học cán bộ, sinh viên đa dạng, bao gồm tất môn loại tri thức khoa học tự nhiên, khoa học xã hội, khoa học ứng dụng… Việc phải xử lý tài liệu có nội dung đa ngành, đa lĩnh vực, nhiều tài liệu khoa học nghiên cứu chuyên sâu thuộc chuyên ngành hẹp; cán thư viện đào tạo đơn ngành đặt cho công tác xử lý tài liệu Trung tâm khó khăn định Số lượng tài liệu lớn, lượng tài liệu ngoại văn tương đối nhiều, đa ngôn ngữ Anh, Pháp, Đức, Trung, Nhật, Hàn, Nga… tạo áp lực cho công tác xử lý tài liệu với yêu cầu phải vừa đảm bảo chất lượng, vừa đảm bảo tiến độ, thời gian xử lý Bên cạnh đó, thời gian qua đội ngũ cán xử lý tài liệu Trung tâm có biến động, thay đổi, gây ảnh hưởng nhiều đến cơng tác xử lý (một số cán nghỉ hưu chuyển công tác) Trung tâm kịp thời bổ sung cho phòng cán mới, đào tạo quy chun ngành thơng tin - thư viện, có trình độ tin học ngoại ngữ tốt, có tinh thần ham học hỏi ý thức trách nhiệm cao cơng việc, nhiên cịn thiếu kinh nghiệm làm việc thực tiễn công tác Điều địi hỏi phải có thời gian để cán làm quen thích nghi dần với mơi trường công tác Các điều kiện hạ tầng sở thơng tin hệ thống máy tính mạng, máy chủ web máy chủ nghiệp vụ, thiết bị ngoại vi… dù Trung tâm đầu tư đại hố đến cịn thiếu bất cập Việc sử dụng phần mềm thư viện điện tử địi hỏi tính liên thơng mơi trường mạng cao, hệ thống máy móc phải tương đối đại đồng Vì vậy, để đảm bảo chất lượng tất mặt hoạt động Trung tâm nói chung, cơng tác xử lý tài liệu nói riêng địi hỏi Trung tâm cần tiếp tục dành kinh phí đầu tư, nâng cấp hạ tầng sở thông tin, tăng thêm trang thiết bị tin học Song song với cần nâng cao trình độ tin học cho cán bộ, đặc biệt cán có trình độ chun sâu tin học Trung tâm cịn thiếu yếu Một khó khăn khác đời sống cán thư viện cịn gặp nhiều khó khăn Mức lương cán Trung tâm thuộc loại thấp ĐHQGHN Mặc dù cán Trung tâm người có nhiệt huyết, có lịng u nghề tinh thần trách nhiệm cao cơng việc, nhiên thấy yếu tố ảnh hưởng không nhỏ tới tâm lý cán bộ, làm cho họ cảm thấy chưa thật n tâm cơng tác gắn bó lâu dài với Trung tâm Nhận thức thực tế này, thời gian qua Trung tâm có cố gắng tìm nhiều biện pháp cải thiện đời sống cán bộ, tăng thu nhập, nhiên hiệu mang lại cịn hạn chế Vì vậy, bên cạnh việc quan tâm nâng cao chất lượng hoạt động mình, Trung tâm cần tiếp tục có biện pháp nâng cao đời sống cán bộ, tạo tâm lý ổn định cho cán hướng họ tập trung toàn tâm tồn ý cho cơng tác chun mơn nghiệp vụ phục vụ người dùng tin 3.2 Các giải pháp nâng cao chất lượng xử lý tài liệu Trung tâm 3.2.1 Tiếp tục chuẩn hố cơng tác biên mục Trong thời gian tới Trung tâm cần tiếp tục tiến hành chuẩn hố cơng tác biên mục, chuẩn hố format nhập liệu, format hiển thị trình bày liệu, đặc biệt ý tới chuẩn đọc máy Mở rộng khả xuất nhập chuẩn đọc máy quốc tế Bởi có cơng tác xử lý tài liệu, lưu trữ, tìm kiếm thơng tin khai thác chia sẻ, trao đổi nguồn lực thông tin với quan thông tin - thư viện ngồi nước có hiệu Bên cạnh Trung tâm cần có kế hoạch tiến hành chỉnh sửa chuẩn lại liệu biên mục chuyển đổi từ phần mềm CDS/ISIS trước sang CSDL Libol theo quy tắc mô tả AACR2 khổ mẫu MARC21 để thống mặt hình thức mơ tả tạo điều kiện thuận lợi việc tra cứu tài liệu Ngoài Trung tâm cần tiếp tục nghiên cứu MARC21 AACR2 Trong thời gian qua Trung tâm tiến hành xây dựng biểu mẫu nhập tin theo MARC với 28 trường Đây 28 trường thiết yếu, thông dụng phục vụ cho công tác biên mục Trung tâm, rút từ khoảng 200 trường MARC Nhiệm vụ đặt cần tiếp tục sâu nghiên cứu trường tính đến khả bổ sung thêm trường khác trình biên mục tài liệu nhằm đảm bảo khơng bỏ sót thơng tin hữu ích Bên cạnh đó, vấn đề cần quan tâm cách sử dụng thị (indicator) cho trường biểu ghi biên mục theo dạng MARC Mỗi trường liệu MARC kèm theo thị Chức thị thông báo cung cấp cho máy tính biết số thơng tin đặc điểm xử lý trường Tuy nhiên trình biên mục tài liệu Trung tâm quy định nhập thị trường dùng để lập tiêu đề mơ tả tác giả, nhan đề mà chưa ý đến việc nhập thị cho trường khác cho phép tạo lập điểm truy nhập (trường từ khoá, trường ký hiệu phân loại, trường yếu tố xuất bản…) Việc lập thị cần tiến hành cho tất trường có biểu mẫu nhập tin Trung tâm, từ đảm bảo tăng tính đầy đủ thông tin cho tất trường liệu biểu ghi Trong thời gian tới Trung tâm cần tiếp tục triển khai nghiên cứu áp dụng thị tất trường liệu biên mục Cuối cùng, biểu ghi biên mục chép qua mạng từ CSDL Thư viện Quốc hội Mỹ ví dụ cụ thể sinh động cách thức, phương pháp mô tả tài liệu theo AACR2 áp dụng chuẩn mục lục đọc máy MARC21 Qua biểu ghi cán biên mục Trung tâm học hỏi, nghiên cứu, đối chiếu với lý thuyết học tài liệu tham khảo có để hiểu cách chi tiết, từ áp dụng thành thạo chuẩn xác quy định việc biên mục tài liệu tiếng Việt 3.2.2 Hoàn thiện khung phân loại DDC Đến thời điểm Trung tâm thống sử dụng khung phân loại DDC cho công tác xử lý tài liệu Đây coi bước ngoặt lớn trình phân loại tài liệu Trung tâm sau thời gian sử dụng lúc khung phân loại Việc sử dụng khung phân loại làm giảm áp lực công việc, tránh gây lãng phí thời gian cơng sức cho cán Bên cạnh cịn giúp đẩy nhanh tiến độ xử lý tài liệu, đồng thời thống sử dụng ngôn ngữ tìm tin theo ký hiệu phân loại khung phân loại nhất, có lợi cho hoạt động phân phối phổ biến thơng tin Ngồi ra, việc sử dụng khung phân loại tạo cho cán có điều kiện tập trung nghiên cứu sâu khung phân loại đó: cấu trúc, cách thiết lập số, cách sử dụng bảng trợ ký hiệu , từ giúp cán hiểu kỹ khung nâng cao chất lượng công tác định ký hiệu phân loại Cũng cần nhận thức khung phân loại BBK 19 lớp có thời gian dài sử dụng để phân loại tài liệu tổ chức máy tra cứu tìm tin Trung tâm nên phận người dùng tin quen thuộc với hệ thống ký hiệu bảng phân loại Điều địi hỏi cơng tác đào tạo hướng dẫn người dùng tin sử dụng phương thức tìm kiếm tài liệu theo ký hiệu phân loại DDC cần tiến hành khẩn trương nghiêm túc Bên cạnh Trung tâm cần có kế hoạch chuyển đổi toàn ký hiệu phân loại trước sang ký hiệu phân loại DDC Việc chuyển đổi thực máy tính thơng qua chương trình phần mềm convert đặc thù nhằm tiết kiệm thời gian công sức cho cán Trung tâm cần tiếp tục nghiên cứu việc hoàn thiện khung phân loại DDC nhằm nâng cao chất lượng công tác phân loại tài liệu Một số vấn đề tồn khung phân loại DDC Việt hoá sử dụng Trung tâm như: hệ thống dẫn “Xem, xem, bao gồm…” cịn ít; dẫn kết hợp Bảng (Bảng trợ ký hiệu hình thức) gần khơng có; mức độ chi tiết hố đề mục cịn hạn chế (cấp phân chia chưa đủ độ sâu); nhiều thuật ngữ dịch sang tiếng Việt chưa chuẩn (một phần dịch qua tiếng Pháp, không sát nghĩa với nguyên gốc tiếng Anh từ)… Bên cạnh đó, cơng tác phân loại Trung tâm cho thấy số bất cập, vướng mắc nảy sinh trình định ký hiệu phân loại theo DDC Cụ thể việc kết hợp bảng bảng trợ ký hiệu xây dựng ký hiệu phân loại đơi cịn lúng túng khơng thống nhất, DDC có hệ thống bảng trợ ký hiệu phong phú phức tạp việc lắp ghép tạo dựng ký hiệu Một số đề mục khung phân loại chưa thống bất cập cách xây dựng ký hiệu (đặc biệt phần có liên quan đến Việt Nam) Lịch sử, Văn học, Ngôn ngữ Tháng 3/2005 Trung tâm bắt đầu tiến hành chỉnh lý lại khung DDC Các yếu tố chỉnh lý gồm thuật ngữ, chỗ, bảng tra chủ đề; bổ sung chi tiết hoá số đề mục chuyên sâu nhằm phục vụ tốt cho việc phân loại tài liệu, đặc biệt tài liệu thuộc chuyên ngành hẹp ngành khoa học mũi nhọn Trong trình định ký hiệu phân loại, bên cạnh việc sử dụng cơng cụ thức khung DDC tiếng Việt, cán nên tham khảo thêm khung DDC nguyên tiếng Anh (cả ấn tóm tắt lần thứ 13 ấn đầy đủ lần thứ 21) Việc tạo thói quen sử dụng khung phân loại nguyên giúp đảm bảo tính xác ký hiệu lựa chọn mà cung cấp cho cán nhiều thơng tin hữu ích cách xây dựng số, vị trí xếp chỗ, mục phân chia chi tiết đến mức sâu ký hiệu phân loại cho môn loại tri thức (trong ấn đầy đủ)… Từ giúp cán nắm bắt khung phân loại cách chi tiết, rõ ràng cụ thể 3.2.3 Sử dụng từ khố có kiểm sốt, nghiên cứu áp dụng Bảng đề mục chủ đề Nhìn chung chất lượng hệ thống từ khoá Trung tâm phản ánh nội dung, chủ đề tài liệu hỗ trợ đắc lực cho người dùng tin q trình tra cứu thơng tin Tuy nhiên ngơn ngữ từ khố Trung tâm ngơn ngữ từ khố tự Việc sử dụng ngơn ngữ từ khoá tự gây thiếu qn q trình xử lý tài liệu phụ thuộc nhiều vào chủ quan người cán xử lý, đồng thời dẫn đến việc tìm tin thiếu xác, gây tin bỏ sót thơng tin trình tìm kiếm Để đảm bảo chất lượng công tác xử lý nội dung tài liệu, tăng cường kiểm sốt tính thống q trình định từ khoá, thời gian tới Trung tâm cần ban hành văn hướng dẫn nghiệp vụ quy định thức bắt buộc áp dụng hai từ khố kiểm soát Thư viện Quốc gia Trung tâm Thông tin Khoa học Công nghệ Quốc gia Bên cạnh Trung tâm cần sớm xây dựng ban hành quy định hướng dẫn định từ khoá để khắc phục lỗi không thống cách nhập thuật ngữ CSDL nêu phân tích chương Quy định cần thống cụ thể hố cách đánh dấu (vị trí đặt dấu từ khoá); quy định cách viết “y” “i” trường hợp cụ thể; thống cách phiên âm số thuật ngữ khoa học tiếng nước ngồi có tần suất xuất cao CSDL phiên âm tên địa danh, tên người tên thủ đô, thành phố lớn nước giới, tên nhà kinh điển, trị gia, nhà khoa học tiếng… Cũng cần có bảng tra từ viết tắt, đặc biệt tên quan, tổ chức quốc tế lớn… Đồng thời nâng cao ý thức cho cán xử lý tài liệu ý nghĩa, vai trị việc kiểm sốt từ vựng (vocabulary control) q trình định từ khố nhằm thống hoá từ, số, ký hiệu sử dụng hệ thống tìm tin, giúp cho người định từ khố người tìm tin thể khái niệm thuật ngữ thống nhất, tạo điều kiện tìm tài liệu với độ xác đầy đủ tối đa Việc kiểm soát từ vựng bao gồm việc kiểm sốt hình thức từ (ngữ pháp, tả…), lựa chọn thuật ngữ ưu tiên (từ chuẩn) số từ đồng nghĩa, giới hạn ý nghĩa thuật ngữ dễ gây nhầm lẫn cách thêm vào bổ ngữ đưa ghi phạm vi để giải thích việc giới hạn ý nghĩa thuật ngữ ngữ cảnh Các cơng cụ tra cứu đóng vai trị quan trọng khơng thể thiếu q trình định từ khố tài liệu Sử dụng công cụ tra cứu giúp cán hiểu sâu khái niệm, ý nghĩa, nội dung, phạm vi chủ đề bao quát thuật ngữ, từ định từ khố cách xác phù hợp Với đặc thù thư viện trường đại học đa ngành, đa lĩnh vực, đối tượng diện tài liệu cần xử lý Trung tâm đa dạng, phong phú, bao gồm khoa học tự nhiên, khoa học xã hội, khoa học ứng dụng… Trong cán thư viện đào tạo đơn ngành lại phải xử lý tài liệu đa ngành Vì bên cạnh việc phải cập nhật kiến thức, thông tin khoa học qua sách báo, tạp chí,,, tài liệu tra cứu đóng vai trị quan trọng việc hỗ trợ cán xử lý q trình định từ khố tài liệu Khảo sát phòng biên mục Trung tâm cho thấy số lượng tài liệu tra cứu phục vụ công tác xử lý nghiệp vụ (bách khoa thư, từ điển ngôn ngữ, từ điển chuyên ngành, niên giám thống kê, ấn phẩm thông tin - thư mục…) cịn thiếu hạn chế, phần lớn số lại cũ lạc hậu Hơn nữa, chiếm đa số tài liệu từ điển sổ tay tra cứu tiếng Nga, xuất cách thời gian lâu Đây tài liệu tra cứu nghiệp vụ phục vụ cho công tác xử lý tài liệu tiếng Nga - ngôn ngữ chiếm đa số lượng tài liệu ngoại văn nhập thư viện thành viên Trung tâm thời kỳ trước năm 1991 Ở thời điểm lượng tài liệu ngoại văn Trung tâm chủ yếu tiếng Anh, tiếng Nga khơng có Vì tài liệu tra cứu tiếng Nga có tác dụng Trung tâm tiến hành xử lý hồi cố kho tài liệu tiếng Nga, cịn khơng phục vụ cho công việc xử lý tài liệu Thời gian gần có số từ điển bổ sung “Từ điển Công nghệ sinh học Anh-Việt”, “Từ điển Vật lý Công nghệ cao Anh-Việt” nhìn chung cịn chưa đáp ứng nhu cầu sử dụng tra cứu cán trình xử lý tài liệu Trong thời gian tới Trung tâm cần tăng cường bổ sung tài liệu tra cứu, đặc biệt từ điển chuyên ngành Gần có số ý kiến đề xuất Trung tâm cần tiến hành xây dựng từ khố kiểm sốt cho riêng để phục vụ cho cơng tác xử lý tài liệu tra cứu tìm tin Từ thực tế công tác Trung tâm thời gian qua nhìn nhận xu hướng phát triển việc kiểm sốt tính thống quy trình xử lý tài liệu quan thông tin - thư viện thời gian tới, cá nhân thấy việc thiếu tính khả thi khơng phù hợp Để xây dựng từ khố kiểm sốt địi hỏi phải có chuẩn bị đầu tư lớn nhân lực, trình độ cán bộ, thời gian, cơng sức, tài chính… với tư vấn cộng tác chặt chẽ chuyên gia ngôn ngữ Điều chưa phù hợp với điều kiện thực tế công việc Trung tâm giai đoạn nay, mà Trung tâm cần ưu tiên tập trung cho mục tiêu thực tốt công việc cụ thể trước mắt Mặt khác xu việc kiểm sốt tính thống khiến nhiều quan thơng tin - thư viện nước có xu hướng hướng tới việc sử dụng đề mục chủ đề (Subject Heading, gọi Tiêu đề đề mục) công tác xử lý tài liệu xây dựng ngôn ngữ tìm tin theo chủ đề Đây ngơn ngữ tìm tin sử dụng phổ biến nước có ngành thơng tin - thư viện phát triển Ở nước ta, số thư viện lớn phía Nam Thư viện Trường ĐHKHTN (ĐHQGTPHCM), Thư viện Đại học Cần Thơ số thư viện trường đại học khác sử dụng trực tiếp khung đề mục chủ đề Thư viện Quốc hội Mỹ (LCSH) để định chủ đề tài liệu cách để nguyên đề mục tiếng Anh dịch tiếng Việt, sau tích luỹ chỉnh lý dần cho thống Một số thư viện y dược hai miền bắt đầu nghiên cứu sử dụng Khung đề mục chủ đề Thư viện Quốc gia Y học Mỹ (MeSH) Với phương pháp tổ chức hình thức lưu trữ theo chủ đề, tài liệu vấn đề tập trung vào chủ đề với phụ đề (tiểu đề mục) thể góc độ nghiên cứu khác vấn đề Như thể ưu phản ánh tài liệu tập trung theo vấn đề, khả cập nhật khái niệm giới thiệu vấn đề Với đặc điểm này, sử dụng ngơn ngữ tìm tin theo chủ đề giúp người dùng tin có khả truy cập tìm kiếm thơng tin dễ dàng, thuận tiện nhanh chóng Như vậy, giải pháp hữu hiệu cho cơng tác định từ khố Trung tâm thời điểm tiếp tục sử dụng từ khố kiểm sốt có tập trung nghiên cứu tiến tới việc sử dụng đề mục chủ đề tương lai 3.2.4 Nâng cấp hạ tầng sở thơng tin hồn thiện phần mềm - Về nâng cấp hạ tầng sở thông tin: Libol phần mềm chạy mơi trường mạng, địi hỏi phải có hạ tầng sở thơng tin hồn chỉnh Bước đầu Trung tâm đáp ứng yêu cầu thông qua việc trang bị hệ thống máy tính có cấu hình phần cứng tương đối mạnh, hệ thống mạng cục mạng Internet thông suốt, máy chủ, thiết bị viễn thông đồng bộ… Đây sở đảm bảo cho việc vận hành sử dụng Libol Trung tâm suốt năm qua Tuy nhiên, đến thời điểm sở hạ tầng thông tin bắt đầu bộc lộ yếu kém, phần tác động gây khó khăn cho công tác xử lý tài liệu Việc tiến hành chép biểu ghi CSDL thư viện lớn giới qua cổng Z39.50 đòi hỏi hệ thống phải kết nối Internet thời điểm truy cập tải xuống Công việc nhiều không thực mạng Internet bị gián đoạn đường truyền, truy cập Lúc việc chép biểu ghi không thành công tiếp tục muốn thực việc tải xuống biểu ghi phải chờ đến mạng thơng suốt Trong áp lực tiến độ xử lý tài liệu, phải nhanh chóng xử lý cập nhật biểu ghi vào CSDL chuyển tài liệu xuống kho để phục vụ người dùng tin cấp bách Lúc tài liệu lại phải tiến hành xử lý từ đầu theo hình thức biên mục gốc, làm nhiều thời gian cơng sức cán Ngồi phiên làm việc, có nhiều người sử dụng Libol thời điểm tốc độ mạng chậm đáng kể Thực tế phòng Biên mục cho thấy, sau xử lý hoàn thiện biểu ghi biên mục, cán phải thực thao tác cập nhật biểu ghi vào CSDL (nếu không cập nhật biểu ghi coi tất liệu biên mục trước bị xố hết) Tuy nhiên việc cập nhật biểu ghi vào thời điểm chậm nhiều không thực Điều ảnh hưởng đến tiến độ xử lý tài liệu cán bộ, đồng thời ảnh hưởng đến công tác tra cứu thông tin người dùng tin Vì vậy, việc nâng cấp hệ thống hạ tầng sở thông tin yêu cầu thiết đặt cho hoạt động thông tin - thư viện Trung tâm nói chung cơng tác xử lý tài liệu nói riêng - Về u cầu hồn thiện phần mềm: Sau năm triển khai áp dụng, với cộng tác chặt chẽ cán thư viện, Libol có cải tiến, thay đổi số tính để đáp ứng ngày tốt nhu cầu xử lý tài liệu Trung tâm Đến nay, Libol đáp ứng công tác xử lý tài liệu Trung tâm, tạo thay đổi lớn Tuy nhiên, để hoạt động xử lý tài liệu Trung tâm ngày tốt hơn, đồng thời khai thác phát huy tối đa tính mà phần mềm cung cấp, chúng tơi thấy Libol cần có thay đổi sau: + Hồn thiện tính hỗ trợ hướng dẫn nhập liệu Đây tính hữu ích, hỗ trợ người cán xử lý trình biên mục tài liệu cách cung cấp thông tin dẫn cách thức nhập liệu cụ thể Khi tiến hành nhập liệu trường, tính báo cho ta biết tác dụng thị sử dụng trường, nội dung cần nhập liệu mã trường con, hệ thống dấu phân cách trường con… Tuy nhiên trợ giúp Libol cịn sơ sài, đặc biệt thuật ngữ dịch sang tiếng Việt chưa chuẩn, gây khó hiểu cho cán xử lý + Tính hỗ trợ kiểm sốt tính thống thông qua chức “Từ điển” Worksheet nhập liệu phân hệ Biên mục chưa có liệu Libol sử dụng từ điển tham chiếu cho trường: nhà xuất bản, tác giả, khung phân loại, đề mục chủ đề, từ khoá… Trong thời gian tới cần bổ sung mục từ ký hiệu để hỗ trợ người cán xử lý thao tác máy tính 3.2.5 Xây dựng mục lục cơng vụ để kiểm sốt tính thống Nhận thức vai trò tầm quan trọng hệ thống mục lục công vụ việc kiểm sốt tính thống q trình xử lý tài liệu, Trung tâm đạo phòng Biên mục tiến hành xây dựng hệ thống mục lục Việc xây dựng hình thành hệ thống mục lục cơng vụ Trung tâm dựa việc ghi chép lại thông tin yếu tố liệu tài liệu cụ thể trình biên mục Tuy nhiên thực tế cơng việc cịn chưa tiến hành cách tích cực triệt để, số lượng phích có cịn sơ sài, mang tính hình thức Điều có ngun nhân phòng Biên mục thường xuyên phải xử lý khối lượng tài liệu tương đối lớn, áp lực công việc cao, đòi hỏi đảm bảo suất, thời gian tiến độ xử lý Bên cạnh tâm lý cán ngại, chưa tạo thói quen vừa làm vừa tra cứu ghi chép - tập hợp lại Hơn việc xây dựng hệ thống mục lục công vụ Trung tâm khuyến khích, chưa có đạo sát sao, mang tính chất bắt buộc Để phát huy tính ưu việt việc tạo lập sử dụng hệ thống mục lục công vụ, yêu cầu đặt phải nâng cao nhận thức cho cán vai trò tác dụng việc kiểm sốt tính thống q trình xử lý tài liệu, từ tạo cho cán biên mục tư duy, tác phong làm việc cẩn trọng, xác thao tác với tài liệu Ngồi cần hình thành cho cán thói quen sử dụng cơng cụ tra cứu q trình xử lý, cụ thể song song với việc sử dụng từ điển, bách khoa toàn thư hay cẩm nang, sổ tay việc tra cứu hộp phích cơng vụ phải tiến hành thường xuyên nhằm đảm bảo tính quán nâng cao khả chuẩn hố Cuối cùng, q trình xây dựng định mức lao động, định mức xử lý tài liệu cho cán cần tính đến dành khoảng thời gian thích đáng cho cơng tác tạo lập sử dụng hệ thống phích mục lục cơng vụ, khơng chạy theo tiến độ, định mức công việc mà bỏ qua việc kiểm sốt tính thống q trình biên mục 3.2.6 Thiết lập đội ngũ cộng tác viên công tác xử lý tài liệu Trong năm gần nguồn tài liệu ngoại văn bổ sung vào kho sách Trung tâm ngày phong phú số lượng đa dạng môn loại tri thức, tất với mục đích đáp ứng phục vụ ngày tốt nhu cầu giảng dạy, học tập nghiên cứu khoa học người dùng tin Điều đặt cho công tác xử lý tài liệu Trung tâm khó khăn không nhỏ Việc hiểu đủ, hiểu đúng, hiểu chi tiết nội dung quan trọng, chủ đề mà tài liệu đề cập đến, từ tiến hành xử lý, định từ khoá, định ký hiệu phân loại cách xác yêu cầu đặt cần giải Đặc biệt, với tài liệu thuộc chun mơn sâu, có nội dung liên quan đến chuyên ngành hẹp yêu cầu trở nên thiết Các nhà khoa học hết chuyên gia lĩnh vực tri thức, với kiến thức kinh nghiệm công tác giúp ích nhiều cho cán xử lý tài liệu làm tốt cơng việc Việc liên hệ với chuyên gia bước đầu đem lại hiệu định, nhiên công việc chưa quan tâm cách mức Trong thời gian tới, với vai trò tư cách đầu mối xử lý tất tài liệu ĐHQGHN, cộng với mối quan hệ cá nhân tốt đẹp có Trung tâm với nhà khoa học đầu ngành, nhà nghiên cứu chuyên mơn có uy tín ĐHQGHN, Trung tâm liên hệ, tổ chức thành lập hội cộng tác viên, Bên cạnh Trung tâm cần có ưu đãi định với đội ngũ cộng tác viên Ngồi chế độ phụ cấp (nếu có), Trung tâm nên dành ưu tiên, ưu đãi đặc biệt cho họ thông qua việc trao đặc quyền đặc lợi cho họ việc sử dụng khai thác sản phẩm dịch vụ Trung tâm (ví dụ: ưu tiên cho họ mượn tài liệu nhập vào thư viện, cho phép họ… ) Như vừa tạo mối quan hệ song phương, vừa tạo sợi dây liên kết, giúp nhà khoa học cảm thấy gắn bó nhiều với thư viện hiểu rõ ý nghĩa, tầm quan trọng thư viện đối với…, qua nâng cao tầm vóc, vai trị, vị trí Trung tâm 3.2.7 Tổ chức hội nghị, hội thảo, trao đổi, toạ đàm công tác nghiệp vụ - Ở cấp Trung tâm : Trong thời gian qua công việc Trung tâm triển khai tốt Với vai trị Trung tâm thơng tin - thư viện lớn, có mối quan hệ nước quốc tế đa dạng, đồng thời Giám đốc Trung tâm Chủ tịch Liên hiệp thư viện đại học khu vực phía Bắc, Trung tâm tổ chức nhiều hội thảo có tham dự chun gia uy tín ngồi nước Nội dung hội thảo bám sát vấn đề thời lĩnh vực chuyên môn vấn đề áp dụng khung phân loại DDC, biên mục theo AACR2, chuẩn mục lục đọc máy MARC21, vấn đề liên thông thư viện, thư viện ảo quản lý tri thức…, từ giúp cán cập nhật thông tin, công nghệ, tiêu chuẩn ... xử lý tài liệu Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội Chương 3: Một số nhận xét giải pháp nâng cao chất lượng xử lý tài liệu Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội. .. công tác xử lý tài liệu Trung tâm đặt vấn đề cấp thiết Vì nguyên nhân trên, tác giả lựa chọn đề tài "Nâng cao chất lượng xử lý tài liệu Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội" làm... VÀ NGHIÊN CỨU KHOA HỌC ĐA NGÀNH, ĐA LĨNH VỰC, CHẤT LƯỢNG CAO CỦA ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 10 1.1 Quá trình hình thành phát triển Trung tâm trước nhiệm vụ Đại học Quốc gia Hà Nội 10 1.2