Sáng kiến kinh nghiệm: Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại trường Tiểu học

Công tác văn thư là một lĩnh vực không thể thiếu của tất cả các cơ quan, đơn vị, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc và việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức. Với vai trò như vậy, công tác văn thư, lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.

TRƯỜNG TIỂU HỌC KHƯƠNG ĐÌNH

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC

VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRƯỜNG TIỂU HỌC

Lĩnh vực : Nhân viên Cấp học : Tiểu học Tên tác giả: Nguyễn Thùy Linh Đơn vị công tác: Trường TH Khương Đình Chức vụ: Nhân viên văn phòng

Năm học 2018 - 2019

A – ĐẶT VẤN ĐỀ 1

B – GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ 3

I CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG NHÀ TRƯỜNG 3

1 Khái niệm về công tác văn thư, lưu trữ 3

1.1 Công tác văn thư: 3

2 Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư, lưu trữ: 3

2.1 Công tác văn thư: 3

2.1.1.Nội dung của công tác văn thư 3

2.1.2 Nhiệm vụ của công tác văn thư 7

2.2 Công tác lưu trữ 7

2.2.1.Nội dung của công tác lưu trữ 7

2.2.2 Nhiệm vụ của công tác trữ 12

3 Ý nghĩa của công tác văn thư, lưu trữ 12

3.1 Ý nghĩa của công tác văn thư 12

3.2 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ 13

4 Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ 13

II –THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ, LỮU TRỮ TẠI CÁC TRƯỜNG HỌC 15

1 Các biện pháp tiến hành để giải quyết vấn đề 16

2 Hiệu quả sáng kiến kinh nghiệm 34

III KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ 35

1 Kết luận 35

2 Đề xuất và khuyến nghị 35

TÀI LIỆU THAM KHẢO 36

A – ĐẶT VẤN ĐỀ

Công tác văn thư là một lĩnh vực không thể thiếu của tất cả các cơ quan,đơn vị, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việclãnh đạo, quản lý điều hành công việc và việc thực hiện chức năng, nhiệm vụcủa mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức Với vai trò như vậy, công tác văn thư, lưutrữ có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chấtlượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức

Công tác văn thư, lưu trữ giúp cho cán bộ, công chức trong nhà trườngnâng cao hiệu suất công việc, giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được cácyêu cầu của tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểmtra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra,đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chấtlượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hànhchính nhà nước ở nước ta hiện nay Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thiquyền lực của các bộ phận, tổ chức đoàn thể, cá nhân trong nhà trường Gópphần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việckiểm tra, thanh tra, giám sát Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liênquan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia Từ đó, có thể thấy được nếuquan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạtđộng của nhà trường được thông suốt Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản

lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chínhhiện nay

Vì vậy, để làm tốt công tác Văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lýluận và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như soạn thảo vănbản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành ở trên nhiều lĩnh vực, khối lượngthông tin được truyền tải chủ yếu dưới hình thức văn bản Có thể nói văn bản lagphương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin hữu hiệu nhất Hiện nay có nhiều cơquan, đơn vị sử dụng phương tiện này trong hoạt động quản lý và điều hành củađơn vị mình

Qua nhiều năm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ trong nhàtrường, tôi nhận thấy công tác văn thư, lưu trữ chiếm một vai trò vô cùng quantrọng Tôi xin mạnh dạn trao đổi cùng các bạn đồng nghiệp một số ý kiến, kinh

nghiệm của cá nhân mình xoay quanh đề tài “Một số biện pháp nhằm nâng cao

chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại trường Tiểu học”.

1 Khái niệm về công tác văn thư, lưu trữ

1.1 Công tác văn thư:

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ chocông tác quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội,các đơn vị vũ trang Là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và ban hànhvăn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của

cơ quan Các văn bản hình thành của công tác văn thư là phương tiện thiết yếucho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả

1.2 Công tác lưu trữ:

Lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin bằng văn bản Tất

cả những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi (bản chính) và những

hồ sơ, tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ qua chọn lọc

2 Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư, lưu trữ:

2.1 Công tác văn thư:

2.1.1.Nội dung của công tác văn thư

Nội dung của công tác văn thư là những công tác liên quan đến công tácquản lý và giải quyết về văn bản trong các cơ quan, đơn vị và thường bao gồm 5nội dung cơ bản sau:

- Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến;

- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi;

- Tổ chức và quản lý văn bản mật trong cơ quan;

- Tổ chức và quản lý các tài liệu hồ sơ trong cơ quan;

- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

* Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến: Văn bản, tài liệu, thư từ mà cơ

quan nhận được từ các nơi khác gửi đến gọi tắt là “Văn bản đến”

Công tác tổ chức, giải quyết quản lý văn bản đến được thực hiện theonguyên tắc: Mọi văn bản, giấy tờ đến cơ quan, tổ chức đều phải qua bộ phận vănthư, bộ phận này có nhiệm vụ vào sổ, quản lý thống nhất yêu cầu xử lý nhanhchóng, chính xác, giữ bí mật, sau đó chuyển đến các cá nhân, bộ phận liên quangiải quyết

Việc tổ chức, tiếp nhận giải quyết văn bản đến được thực hiện theo quátrình sau:

+ Tiếp nhận văn bản đến: Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến, đóng dấuđến, ghi sổ và ngày đến;

+ Đăng ký văn bản đến;

+ Trình, chuyển giao văn bản đến;

+ Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Mẫu sổ đăng ký văn bản đến.

Số, ký hiệu

Ngày tháng

Tên loại và trích yếu nội dung

Đơn vị hoặc người nhận

Ký nhận

Ghi chú

Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến

Ngày chuyển Số đến Đơn vị hoặc người

nhận

Ký nhận Ghi chú

* Tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi: Tất cả những văn bản giấy tờ,

tài liệu do cơ quan, đơn vị gửi đi gọi chung là “Văn bản đi”

Việc tổ chức quản lý văn bản đi cũng được thực hiện theo nguyên tắc: Cácvăn bản giấy tờ của cơ quan, đơn vị để gửi ra ngoài nhất thiết phải qua bộ phậnvăn thư, cán bộ văn thư phải có trách nhiệm đăng ký vào sổ, đóng dấu và cótrách nhiệm gửi đi

Thủ tục quản lý gửi văn bản đi được làm theo quá trình sau:

+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm củavăn bản đi;

+ Đăng ký văn bản đi;

+ Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật;

+ Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;+ Lưu văn bản đi

Mẫu sổ đăng ký văn bản đi

Số, ký

hiệu

văn bản

Ngày tháng văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Người ký

Nơi nhận văn bản

Đơn vị, người nhận bản lưu

Số lượng bản

Ghi chú

* Tổ chức quản lý giải quyết các văn bản mật trong cơ quan

Đối với những văn bản “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” chỉ có thủ trưởng cơquan hoặc người được ủy quyền bóc văn bản trực tiếp làm nhiệm vụ đăng kývăn bản

Văn bản có dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” thì phải đóng dấu vàovăn bản và cả phong bì văn bản Riêng văn bản mật, tối mật, tuyệt mật chỉ đượcđánh dấu vào văn bản, người chịu trách nhiệm làm phong bì, trong ghi đầy đủ

số, ký hiệu, nơi nhận và đóng dấu “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” lên phong bìtrong rồi chuyển cho văn thư làm phiếu chuyển và phong bì ngoài Phong bìngoài chỉ ghi nơi gửi, nơi nhận, và số phiếu chuyển, không đóng dấu chỉ mức độ

“mật” Sau đó các văn bản được chuyển đi theo thủ tục như các văn bản bìnhthường

* Tổ chức quản lý các tài liệu, hồ sơ trong cơ quan

Công tác lập hồ sơ là một khâu quan trọng, là khâu cuối cùng của công tácvăn thư và là khâu bản lề của công tác lưu trữ Việc lập hồ sơ có ý nghĩa rất cầnthiết cho việc phân loại sắp xếp tài liệu trong cơ quan, đơn vị được chủ độngkhoa học và thuận tiện

- Lập danh mục hồ sơ: Được tiến hành theo các bước sau:

+ Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ;

+ Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặcngười lập;

+ Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ;

+ Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ

- Mở hồ sơ: Là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về

hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ được thiết kế

và in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2010 Bìa hồ sơ lưu trữ;

- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ;

- Kết thúc hồ sơ;

- Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu

* Tổ chức và sử dụng con dấu

- Quản lý và sử dụng con dấu:

+ Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiệntheo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và các quy định củaNghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 về công tác văn thư.+ Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ

và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiệnnhững quy định sau:

> Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bảncủa người có thẩm quyền;

> Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;

> Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký củangười có thẩm quyền;

> Không được đóng dấu khống chỉ

+ Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phònghay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau:

> Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan,

tổ chức;

> Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyềnhạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó.

- Đóng dấu

+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấuquy định

+ Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký

về phía bên trái

+ Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký vănbản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan,

tổ chức hoặc tên của phụ lục

+ Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngànhđược thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành

2.1.2 Nhiệm vụ của công tác văn thư

- Nhận và bóc bì văn bản đến;

- Đóng dấu văn bản đến, ghi sổ, vào sổ đăng ký;

- Phân loại và trình lãnh đạo;

- Chuyển giao và theo dõi việc giải quyết văn bản đến của các phòng banchức năng;

- Đánh máy, rà soát văn bản, in văn bản tài liệu;

- Gửi văn bản đi (vào sổ, ghi sổ, ghi ngày phát hành);

- Chuyển giao văn bản, tài liệu thư từ trong nội bộ cơ quan;

- Cấp giấy giới thiệu, sử dụng và bảo quản dấu cơ quan

2.2 Công tác lưu trữ

2.2.1.Nội dung của công tác lưu trữ

* Thu thập tài liệu lưu trữ là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quantới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào phông lưutrữ cơ quan và Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn và chuyển giao tàiliệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định.Hàng năm đơn vị có trách nhiệm:

- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;

- Các phòng, ban, đơn vị công chức, viên chức của cơ quan xác định nhữngloại hồ sơ, tài liệu cần thu thập vào lưu trữ;

- Công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập "mục lục hồ sơ, tàiliệu nộp lưu";

- Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu;

- Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ,tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu Khi giaonộp tài liệu phải lập 02 bản "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" và 02 bản "Biênbản giao nhận tài liệu"; đơn vị, cá nhân nộp và lưu trữ hiện hành mỗi bên giữ 1bản;

- "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" phải được đánh máy vi tính (EXCEL) vàchuyển dữ liệu cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ nộp lưu (Văn thư)

* Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Công tác chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ trong đó tài liệu lưu trữđược hệ thống hoá theo một phương pháp thích hợp và ñựoc cố định trật tự sắpxếp trong các phòng, kho lưu trữ nhằm mục đích bảo quản hoàn chỉnh và sửdụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

Tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh phải ñạt ñược các yêu cầu sau:

- Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;

- Xác định thời gian bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện hành;xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu hủy;

- Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;

- Lập các công cụ tra cứu, mục lục hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu và công cụtra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng;

- Lập danh mục tài liệu hết giá trị

Các bước tiến hành chỉnh lý tài liệu lưu trữ:

+ Viết lịch sử hình thành phông;

+ Chỉnh lý tài liệu trong hồ sơ;

+ Viết bìa hồ sơ;

+ Viết chứng từ kết thúc

* Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

Là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định đểnghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành tronghoạt ñộng của các cơ quan, đơn vị theo giá trị của chúng về các mặt như: chínhtrị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các giá trị khác, từ đó lựa chọn để bổ sungnhững tài liệu có giá trị cho Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam

Khi xác định giá trị tài liệu lưu trữ cần dựa vào 3 nguyên tắc cơ bản sau:

- Tính lịch sử: Xem xét tài liệu trong điều kiện xã hội và việc hình thành

- Tính chính trị: Xem xét ý nghĩa chính trị của tài liệu để xác định thời hạnbảo quản hay tiêu huỷ

- Tính tổng hợp và toàn diện: Xem xét tài liệu không chỉ ở một mặt mà xét

nó ở tính đa dạng

Dựa vào các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ để lựa chọn và xácđịnh được thời hạn bảo quản của tài liệu lưu trữ như vĩnh viễn, lâu dài, tạm thờihay tiêu huỷ

Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm:

- Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính: Chủ tịch hội đồng

- Cơ quan (bộ phận) có tài liệu : Uỷ viên

- Phụ trách lưu trữ: Uỷ viên

Khi tiêu huỷ các hồ sơ tài liệu đã hết giá trị được hội đồng cho phép phảilập văn bản Tài liệu được thống kê cụ thể chi tiết theo từng loại có xác nhận của

bộ phận cơ quan có tài liệu và trực tiếp chứng kiến việc tiêu huỷ

Việc tiêu huỷ và xác định giá trị tài liệu này theo quy định theo Công văn

số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưutrữ Nhà nước ban hành về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị

* Bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ

Bổ sung tài liệu là công tác sưu tầm thu thập thêm làm phong phú và hoànchỉnh tài liệu vào các kho lưu trữ của cơ quan, các kho lưu trữ ở Trung ương vàđịa phương theo những nguyên tắc và phương pháp thống nhất

Giải quyết tốt vấn đề bổ sung tài liệu có ý nghĩa quan trọng không chỉ đối

với ngành lưu trữ mà còn đối với nhiều ngành khác Tài liệu lưu trữ là ngoàinhững ý nghĩa chính trị, văn hoá, lịch sử …có tầm quốc gia còn có giá trị thựctiễn cao đối với từng ngành, từng cấp và mỗi cơ quan ñã sản sinh ra nó Nếu để

13 tài liệu mất mát thất lạc, không tổ chức ñựơc việc bổ sung kịp thời thì thànhphần phông lưu trữ sẽ ngày càng nghèo khả năng phục vụ sẽ ngày càng hạn chế Công tác bổ sung tài liệu ñòi hỏi phải tiến hành thường xuyên thiết thực vàkịp thời Khi bổ sung tài liệu cần chú ý ñến khả năng sử dụng chúng trong thực

tế Chú ý ñến khả năng sử dụng chúng trong phạm vi rộng, trong điều kiện việc

mở rộng việc áp dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại

* Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ

Công tác thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ là biện pháp áp dụng cácphương pháp chuyên môn, nghiệp vụ khoa học nhằm nắm ñược một cách rõràng, chính xác, khịp thời nội dung, thành phần, số lượng, chất lượng của tài liệulưu trữ và cơ sở vật chất khác trong phòng trong kho lưu trữ

Công tác thống kê và kiểm tra phải thực hiện theo các quy định của Nhànước, cụ thể là:

- Mỗi bộ phận, phòng, kho lưu trữ phải có sổ sách thống kê hồ sơ tài liệuđang giữ và các công cụ tra tìm như: Sổ nhập hồ sơ tài liệu; sổ ñăng ký cácphông lưu trữ; sổ theo dõi sử dụng hồ sơ tài liệu

- Thực hiện chế ñộ báo cáo thống kê định kỳ hàng năm và báo cáo đột xuất

về tình hình công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quyết định liên Bộ giữa Cụclưu trữ Nhà nước với Tổng cục thống kê số 149/TCTK ngày 23 tháng 10 năm

1987 về việc ban hành biểu mẫu báo cáo thống kê ñịnh kỳ hàng năm về công táclưu trữ và tài liệu

- Kiểm tra tài liệu lưu trữ với các hình thức sau: Kiểm tra thường xuyêntheo định kỳ; kiểm tra đột xuất; tự kiểm tra và công cụ kiểm tra

* Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự kết hợp chặt chẽ các khâu nghiệp vụ của côngtác lưu trữ như phân loại, bổ sung, xác định giá trị tài liệu lưu trữ… Để tổ chứckhoa học các phông lưu trữ nhằm bảo đảm an toàn và sử dụng chúng hiệu quả nhất

Bao gồm các nghiệp vụ sau:

- Nghiên cứu và biên soạn tóm tắt lịch sử của cơ quan, đơn vị hình thànhphông và lịch sử phông;

- Tiến hành lập hồ sơ đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu lưu trữ;

- Chọn và xây dựng phương án phân loại, hệ thống hoá hồ sơ tài liệu theophương án đã chọn

* Bảo quản tài liệu lưu trữ

Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằmđảm bảo giữ gìn trạng thái vật lý của nó

Công tác bảo quản lưu trữ bao gồm các nội dung như: Phòng ngừa, phònghỏng, phục chế tài liệu lưu trữ và phòng gian bảo mật Công tác này được quyđịnh cụ thể tại Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia

Nguyên nhân gây hại đến tài liệu lưu trữ có nhiều yếu tố khách quan tựnhiên như: Nhiệt độ, ánh sáng, bụi mốc, côn trùng, bão lụt… Và còn do yếu tố

14 chủ quan của con người như: Chiến tranh, do sự thiếu trách nhiệm của cácnhân viên lưu trữ và người sử dụng tài liệu lưu trữ

Biện pháp bảo quản là: Chống ẩm bằng thông gió, chống mối mọt côntrùng… Phải chú ý đến cách bố trí nhà kho và trang bị phương tiện kỹ thuật.Cần trang bị đầy đủ giá, tủ đựng tài liệu, dụng cụ đo nhiệt độ… Kho lưu trữ phảiđặt ở nơi khô ráo, thoáng mát, sạch sẽ Khu vực để tài liệu phải cách biệt với nơilàm việc của cơ quan, đồng thời phải có chế độ phòng cháy chữa cháy cho kholưu trữ

* Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Là toàn bộ công tác nhằm bảo đảm cung cấp cho cơ quan Nhà nước và xãhội những thông tin cần thiết phục vục cho mục đích chính trị, kinh tế, tuyêntruyền, giáo dục, văn hoá, quân sự và phục vụ cho các quyền lợi chính đáng củacông dân

Mục đích sử dụng tài liệu lưu trữ là tổ chức khai thác sử dụng tốt và cóhiệu quả tài liệu lưu trữ nhằm thực hiện những mục đích về chính trị, kinh tế vàkhoa học

2.2.2 Nhiệm vụ của công tác trữ

- Thu thập, xử lý, phân loại và sắp xếp các tài liệu

- Đánh giá tài liệu

- Thống kê tài liệu

- Bảo quản tài liệu

- Phục vụ khai thác sử dụng tài liệu

3 Ý nghĩa của công tác văn thư, lưu trữ

3.1 Ý nghĩa của công tác văn thư

Công tác văn thư ñảm bảo việc cung cấp những thông tin cần thiết, phục vụnhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan ñơn vị nói chung Thông tin phục

vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tinchủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản Về mặt nội dung có thểxếp công tác văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản lý màvăn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tinmang tính pháp lý của Nhà nước

Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơquan được nhanh chóng, chính xác, vừa nâng cao năng suất vừa đảm bảo chấtlượng, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế những viphạm trong việc sử dụng các văn bản giấy tờ để làm trái pháp luật

Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của

cơ quan Nội dung các văn bản phản ánh hoạt động của cơ quan cũng như hoạtđộng của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan, bên cạnh đó

nó sẽ là những bằng chứng quan trọng khi có những vi phạm xảy ra trong quátrình hoạt động

Công tác văn thư nề nếp sẽ lưu giữ ñược toàn bộ hồ sơ tài liệu bằng vănbản tạo điều kiện tốt nhất cho công tác lưu trữ của cơ quan Đây là nguồn bổsung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ tài liệu cógiá trị Trong các quá trình hoạt động của mình các cơ quan cần phải tổ chức tốtviệc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quốc gia Nếu chất lượng hồ sơkhông tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ cơ

quan thấp, nếu không sẽ gây khó khăn rất nhiều cho công tác lưu trữ

Công tác văn thư góp phần làm giảm bớt các giấy tờ vô dụng, tiết kiệmđược công sức và tiền của cho cơ quan Đồng thời công tác này giữ gìn đầy đủnhững hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyếtcông việc trước mắt và nộp vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài

3.2 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trung thực quátrình hoạt động của một con người, một cơ quan và các sự kịên lịch sử của mộtquốc gia trong suốt tiến trình lịch sử Vì thế tài liệu lưu trữ là nguồn chính xácnhất, chân thực nhất để nghiên cứu

Tài liệu lưu trữ còn phản ánh sự thật khách quan hoạt động sáng tạo của xãhội nên nó mang tính khoa học cao Nó không chỉ là bằng chứng của sự pháttriển khoa học mà còn phục vụ cho các đề tài khoa học và ứng dụng kết quảnghiên cứu trước ñây vào công cuộc nghiên cứu hiện tại giúp cho việc tổng kếtđánh giá rút ra những quy luật vận động của tự nhiên và xã hội để dự báo chínhxác thúc đẩy tiến trình phát triển của xã hội

Tài liệu lưu trữ còn có ý nghĩa thực tiễn rất lớn Nó phục vụ đắc lực choviệc thực hiện chủ chương, chính sách, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hóa xãhội… ngắn hạn và dài hạn phục vụ thiết thực cho công tác nghiên cứu và giảiquyết các công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức nói riêng của tổ chứcnói chung

Trong các kho lưu trữ của Tỉnh, Thành phố, trong văn phòng lưu trữ củacác cơ quan đang bảo quản nhiều tài liệu có giá trị, có ý nghĩa lịch sử, khoa học

và thực tiễn nó chứa đựng nhiều bí mật Quốc gia Có thể dùng tài liệu để xâydựng truyến 15 thống, giáo dục thế hệ tương lai cũng có thể sử dụng làm tư liệugiảng dạy trong các trường phổ thông và giới thiệu trên các phương tiện truyềnthông

4 Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ

Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lýtrước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản Các tài liệu được lưu trữ

tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thờinhất cho người soạn thảo văn bản Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà nướckhông thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúngđắn các yêu cầu của công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệulưu trữ Công việc của một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thựchay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ

sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ

sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư

Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốtcông tác lưu trữ Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnhhưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ Có thể xem công táclập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơđược lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi đểcông tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.Theo giáo sư Sue McKemmish - Lưu trữ Quốc gia Úc: “lập hồ sơ tốt ngay từkhâu văn thư sẽ phục vụ tốt hơn cho cả mục đích hiện hành cũng như mục ñíchtrong tương lai”

Công tác văn thư có nhiệm vụ quản lý, tổ chức tài liệu văn thư hình thànhtrong hoạt động hàng ngày của cơ quan, một nguồn cung cấp chủ yếu thườngxuyên cho kho lưu trữ Vì vậy nó là tiền đề cho công tác lưu trữ

Công tác văn thư và lưu trữ là hai công tác có nội dung, hình thức, phươngpháp kỹ thuật khác nhau nhưng có mối liên hệ mật thiết với nhau Phần lớnnhững tài liệu văn thư có giá trị sau khi giải quyết xong ở bộ phận văn thư đềuđược lập hồ sơ, chọn lọc và nộp vào lưu trữ Cho nên làm tốt công tác văn thư sẽtạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ sau này

II –THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ, LỮU TRỮ TẠI CÁCTRƯỜNG HỌC

Trong những năm trước đây, công tác văn thư lưu trữ chưa được các trườnghọc quan tâm, phần lớn chưa bố trí nhân viên làm công tác này mà chỉ phâncông kiêm nhiệm Trong những năm gần đây do cải cách thủ tục hành chính Nhànước, công tác văn thư lưu trữ trong trường học cũng được Ban lãnh đạo PhòngGiáo dục và Đào tạo, Ban giám hiệu nhà trường quan tâm chỉ đạo sâu sát vàtriển khai thực hiện đúng theo các văn bản hướng dẫn: Thông tư Liên tịch số55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội Vụ và Vănphòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Nghịđịnh số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tácvăn thư, Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của cụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bảnđến Qua thời gian làm công tác văn thư ở Trường Tiểu học Khương Đình tôi đãgặp những thuận lợi và khó khăn như sau:

- Thuận lợi:

Công tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn bản mang tính pháp lý.Các văn bản đến đều được chuyển trực tiếp vào hộp thư điện tử của Trường.Được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của Phòng Giáo dục và Đào tạo quận ThanhXuân và Ban giám hiệu nhà trường

Đảng, Chính quyền, ban ngành, đoàn thể và nhân dân rất quan tâm đến giáodục, có tinh thần đoàn kết và hợp tác với nhà trường Đội ngũ giáo viên, nhânviên năng động, nhiệt tình, có năng lực chuyên môn tốt, có ý thức vươn lên hoànthành nhiệm vụ của mình với tinh thần trách nhiệm cao

Cơ sở vật chất đáp ứng khá đầy đủ và kịp thời cho công tác quản lý, dạyhọc và các hoạt động khác

- Khó khăn:

Thời gian làm việc ngắn, kinh nghiệm chưa cao, thời gian đầu còn phải tiếpcận làm quen với công việc nên cũng gặp một ít khó khăn trong công tác vàtrong xử lý vấn đề

Tủ lưu trữ hồ sơ phục vụ cho công tác văn phòng của trường còn thiếu.Mặc dù vậy tôi đã cố gắng khắc phục, học hỏi, rút kinh nghiệm để vượt quahoàn thành nhiệm vụ được giao.

Tuy nhiên vẫn còn những vấn đề nan giải và gây bức xúc cho người làmcông tác văn thư lưu trữ là soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nộidung, chính xác để trình ký; Số lượng văn bản đến rất nhiều để tìm một văn bản

đã lưu một cách nhanh chóng nhất là một vấn đề không dễ dàng Chính nhữngvấn đề bức xúc trên thúc đẩy tôi tìm giải pháp thực hiện một cách nhanh chóng,hiệu quả để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao

1 Các biện pháp tiến hành để giải quyết vấn đề

* Biện pháp 1: Các biện pháp soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính xác cao để trình ký:

Người làm công tác văn thư lưu trữ muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ đượcgiao nói chung, soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính xác

để trình ký nói riêng cần phải thực hiện tốt một số nội dung sau:

- Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt

là cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet Tìm kiếm đầy đủ, kịp thờicác văn bản mới nhất phục vụ chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực mình công tác.Hiện nay công tác văn thư lưu trữ thực hiện theo: Nghị định số 09/2010/NĐ-CPngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điềucủa Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011của Bộ Nội Vụ về việc Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hànhchính

- Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của nhà trường, nhất

là lĩnh vực mà mình phụ trách để thuận lợi trong soạn thảo văn bản

- Phối hợp tốt với tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, bộ phận chuyên tráchtrong mọi hoạt động của nhà trường

- Phải thật sự nhạy bén, năng động, sáng tạo trong công việc, mạnh dạn,thẳng thắn trong công tác tham mưu, thỉnh thị với cấp trên

- Điều đặc biệt là phải nắm vững quy trình, bố cục của một văn bản màmình muốn soạn thảo.

2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

3 : Số, ký hiệu của văn bản

4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

5b : Trích yếu nội dung công văn

6 : Nội dung văn bản