(NB) Giáo trình Tin học văn phòng gồm các nội dung chính sau: Giới thiệu phần cứng, phần mềm của máy tính; Giới thiệu hệ điều hành, Control Panel; Làm việc trên thư mục và tập tin; Sử dụng hàm dữ liệu Hàm thống kê và thống kê có điều kiện; Khởi đầu với Access;...
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BR – VT TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN TIN HỌC VĂN PHỊNG TRÌNH ĐỘ CAO ĐẲNG, TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐCĐN… ngày…….tháng….năm ………… của Hiệu trưởng trường Cao đẳng nghề tỉnh BR VT Giáo Trình Mơn Học Tin họcVăn Phịng Bà Rịa – Vũng Tàu, năm 2015 TUN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thơng tin có thể được phép dùng ngun bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm Lưu Hành Nội Bộ Tr ường Cao Đẳng Nghề Giáo Trình Mơn Học Tin họcVăn Phịng LỜI GIỚI THIỆU Cơng nghệ thơng tin ngày càng phát triển và thậm nhập vào nhiều lĩnh vực trong cuộc sống. Trong đó mảng tin học văn phịng giữ một vai trị quan trọng vì đa số những người lần tiên khi tiếp xúc với máy tính đều bắt đầu từ lĩnh vực này và hơn thế khoảng trên 70% các ứng dụng hiện nay là sử dụng các phần mềm Tin học văn phịng của Microsoft. Vì vậy tác giả đã biên soạn cuốn giáo trình Tin học văn phịng dùng cho học sinh hệ Cao đẳng và Trung cấp nghề, ngồi ra nó cịn là cuốn sách tham khảo của nhiều độc giả muốn tìm hiểu về Tin học văn phịng Mục đích của giáo trình là trang bị cho học viên những kiến thức và kỹ năng: Soạn thảo, lập biểu mẫu, chèn hình ảnh, in ấn và các thao tác khác trong phần mềm Microsoft Word Tạo lập các bảng tính điện tử và thực hiện các phép tính từ đơn giản đến phức tạp, trang trí, vẽ đồ thị và in ấn dựa vào các số liệu trên bảng tính trong phần mềm Microsoft Excel Thực hiện được các thao tác tạo và trình diễn các bài thuyết trình trên phần mềm Microsoft Powerpoint Nội dung chính của giáo trình gồm 3 phần chính: Phần 1: Giới thiệu về máy tính Phần 2: Microsoft Word Phần 3: Microsoft Excel Phần 4: Microsoft Powerpoint Phần 5: Microsoft Access Mặc dù bản thân đã tham khảo các tài liệu và các ý kiến tham gia của các đồng nghiệp, song cuốn giáo trình vẫn khơng tránh khỏi những thiếu sót. Mong các bạn đóng góp ý kiến Tơi xin cảm ơn các thầy cơ khoa CNTT–Trường Cao đẳng nghề đã cho tơi các ý kiến đóng góp q báu để tơi hồn thiện giáo trình này. TÁC GIẢ Lưu Hành Nội Bộ Tr ường Cao Đẳng Nghề Giáo Trình Mơn Học Tin họcVăn Phịng MỤC LỤC TRANG TUN BỐ BẢN QUYỀN LỜI GIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNH MƠ ĐUN 10 TIN HỌC VĂN PHÒNG 10 Bài 1: Giới thiệu phần cứng, phần mềm máy tính 11 Phần cứng máy tính 12 1.1 Phân loại máy tính 12 1.2 Các thành phần máy tính 15 1.3 Làm việc với nhớ 16 1.4 Các thiết bị nhập /xuất: 16 1.5 Mua máy tính 17 Phần mềm máy tính 17 2.1 Chương trình phần mềm 17 2.2 Bản quyền phần mềm 18 2.3 Kiểm tra yêu cầu hệ thống 18 2.4 Quản lý phần mềm 19 2.5 Cài đặt gỡ bỏ chương trình 19 2.6 Cập nhật phần mềm 21 Bài 2: Giới thiệu hệ điều hành, Control Panel 22 Hệ điều hành 22 1.1 Khái niệm hệ điều hành cách làm việc 22 1.2 Khởi động thoát khỏi Windows .23 1.3 Windows Desktop 23 1.4 Cách sử dụng nút Start 24 1.5 Sử dụng Taskbar 24 Control Panel 24 2.1 Khởi động thoát khỏi Control Panel 24 2.2 Thiết lập chế độ xem, hiển thị ngày Control panel 25 2.3 Tìm hiểu Power Options 25 2.4 Tìm hiểu User Accounts quyền Control panel 25 Bài 3: Làm việc thư mục tập tin 26 Các khái niệm tập tin thư mục 26 Các thao tác thư mục 26 Lưu Hành Nội Bộ Tr ường Cao Đẳng Nghề Giáo Trình Mơn Học Tin họcVăn Phịng Tạo thư mục: 26 Sắp xếp nội dung thư mục 26 Ẩn/ tập tin thư mục 27 Đổi tên thư mục, tập tin : 27 Sao chép tập tin, thư mục .27 Di chuyển tập tin, thư mục 27 Đặt thuộc tính cho tập tin , thư mục 27 Xoá tập tin, thư mục 27 Phục hồi tập tin, thư mục bị xoá 27 Tìm hiểu phần mở rộng tập tin 28 Bài 4: Giới thiệu Microsoft word 28 Khởi động thoát khỏi 28 Soạn thảo văn 30 2.1 Nhập văn bản: 30 2.2 Chọn văn 31 Lưu văn 31 Mở trang văn 32 Mở văn có 32 Đóng văn 33 In ấn 33 7.1 Định dạng trang in 33 7.3 Tạo tiêu đề đầu trang, cuối trang 35 7.4 In ấn 36 Sao chép, di chuyển, xố, khơi phục đoạn văn chọn 37 1.1 Sao chép văn 37 1.2 Di chuyển văn 37 1.3 Xóa văn 37 1.4 Khôi phục văn 37 Định dạng văn 38 2.1 Định dạng ký tự 38 2.2 Định dạng đoạn văn 41 Bài 6: Chèn đối tượng vào văn 49 Tạo văn dạng cột báo 49 1.1 Tạo cột chữ 49 1.2 Ngắt cột chữ: 50 1.3 Tạo chữ thụt cấp ( Drop cap): 50 Wordart 51 2.1 Tạo mới: 51 2.2 Hiệu chỉnh: 53 Picture: 53 3.1 Tạo mới: 53 3.2 Hiệu chỉnh 54 Autoshape: 55 Lưu Hành Nội Bộ Tr ường Cao Đẳng Nghề Giáo Trình Mơn Học Tin họcVăn Phịng 4.1 Tạo mới: 55 4.2 Hiệu chỉnh: 55 Equation( cơng thức tốn học): 55 5.1 Tạo 55 5.2.Hiệu chỉnh 55 Bài 7: Xử lý bảng biểu tiện ích 55 Chèn bảng biểu vào văn 56 Các thao tác bảng biểu 57 2.1 Soạn thảo bảng 57 2.2 Các thao tác bảng: 57 Thay đổi cấu trúc bảng biểu 60 3.1 Nhập nhiều ô thành ô: 60 3.3 Chuyển đổi dạng văn dạng bảng: 61 In trộn văn 62 4.1.Tạo Data source: 62 4.2 Tạo Main Document 62 4.3 Trộn thư 62 Bài 8: Tổng quan excel 64 Giới thiệu 65 1.1 Cách khởi động Excel : 65 1.2 Cách thoát khỏi Excel: 66 Yes No Cancel 66 Làm việc với bảng tính 66 2.1 Nhập liệu Excel: 66 2.2 Xử lý liệu excel 66 2.3 Địa ô: 71 2.4 Chức Auto fill: 71 In ấn 71 3.1 Định dạng trang in 71 3.2 In ấn: 75 Các khái niệm 77 1.1 Các công thức: 77 1.2.Cú pháp chung hàm Excel: 77 Hàm xử lý liệu dạng số 78 2.1 Hàm ABS 78 2.2 Hàm SQRT(): 78 2.3 Hàm POWER(): 78 2.4 Hàm INT(): 78 Lưu Hành Nội Bộ Tr ường Cao Đẳng Nghề Giáo Trình Mơn Học Tin họcVăn Phịng 2.5 Hàm MOD(): 78 2.6 Hàm ROUND(): 78 2.7 Hàm SUM(): 79 2.8 Hàm SUMIF(): 79 Các hàm xử lý liệu dạng chuỗi: 79 3.1 Hàm LEN(): 79 3.2 Hàm LEFT(): 79 3.3 Hàm RIGHT(): 80 3.4 Hàm MID(): 80 3.5 Hàm LOWER(): 80 3.6 Hàm UPPER(): 80 3.7 Hàm PROPER(): 80 3.8 Hàm TRIM(): 80 3.9 Hàm VALUE(): 80 Bài 10: Sử dụng hàm liệu thời gian, ngày tháng 81 Các hàm thời gian 81 1.1.Hàm Second 81 1.2.Hàm Minute 81 1.3.Hàm Hour 81 1.4.Hàm Time 81 Hàm xử lý liệu dạng Ngày tháng 82 Hàm NOW(): 82 2.2 Hàm TODAY(): 82 2.3 Hàm MONTH(): 82 2.4 Hàm YEAR(): 82 2.5 Hàm WEEKDAY(): 82 Bài 11: Sử dụng hàm liệu Hàm thống kê thống kê có điều kiện 83 Hàm AVERAGE(): 83 Hàm MAX(): 83 Hàm MIN(): 83 Hàm COUNT(): 83 Hàm COUNTA(): 83 Hàm COUNTIF(): 84 Hàm RANK(): 84 Bài 12: Sử dụng hàm liệu Hàm Logic 84 Hàm AND(): 85 Hàm OR(): 85 Hàm IF(): 85 Bài 13: Sử dụng hàm tìm kiếm 86 Hàm VLOOKUP(): 86 Hàm HLOOKUP(): 87 Bài 14: Sử dụng hàm xếp , trích lọc vẽ đồ thị 88 Các khái niệm 88 Lưu Hành Nội Bộ Tr ường Cao Đẳng Nghề Giáo Trình Mơn Học Tin họcVăn Phịng Vùng tiêu chuẩn 89 Sắp xếp thứ tự 90 2.1 Sắp xếp thứ tự (SORT): 90 Lọc mẫu tin 91 4.1 Lọc tự động ( Autofilter): 91 4.2 Lọc cao cấp 93 Đồ thị 94 5.1 Giới thiệu 94 5.2 Tạo đồ thị 94 5.3 Hiệu chỉnh đồ thị 95 Bài 15: Giới thiệu tổng quan power point 96 Giới thiệu 97 Làm việc với presentation-Slide 98 2.1 Tạo Slide trình diễn 98 2.2 Nhập văn powerpoint 98 2.3 Định dạng văn slide .99 2.4 Chọn đối tượng vào slide: 101 2.5 Chèn bảng vào Slide 107 2.6 Lưu tài liệu 108 2.7 Mở trình diễn có sẵn 109 Bài 16: Tạo hiệu ứng Trình diễn 109 Tạo hiệu ứng cho đối tượng 110 Trình diễn slide 112 2.1 Trình diễn – Presentation 112 2.2 Định tự động cho slide: 112 2.3 Liên kết Slide 113 Bài 17: Khởi đầu với Access 113 Các khái niệm 114 1.1 Cơ sở liệu ? 114 1.2 Microsoft Access ? 114 1.3 Các đặc điểm Microsoft Access 114 1.4 Khóa chính, khóa ngoại 114 Cách khởi động thoát khỏi Acces 115 2.1 Khởi động Access 115 2.2 Thoát khỏi Access 115 Màn hình làm việc Access 116 Tạo bảng 117 Thao tác bảng liệu 122 Bài 18: Tạo Truy vấn liệu 125 Khái niệm Query 126 Cách tạo truy vấn Select Query 126 2.1 Dùng Wizard : 126 Lưu Hành Nội Bộ Tr ường Cao Đẳng Nghề Giáo Trình Mơn Học Tin họcVăn Phịng 2.2 Tạo select query Design View 128 1.3 Chỉ định điều kiện lọc .129 1.4 Sắp xếp Field Query: 129 1.5 Các phép toán hàm IIf query: 130 Bài 19: Thiết kế form 131 Khái niệm biểu mẫu loại biểu mẫu 131 1.1 Khái niệm thành phần form 131 1.2 Các loại biểu mẫu 131 Các bước tạo form wizard 132 Hiệu chỉnh form 134 3.1 Cách di chuyển đối tượng form 134 3.2 Thay đổi kích thước đối tượng: 134 3.3 Định màu cho đối tượng Form: 134 3.4 Quy định Font chữ cho đối tượng: 135 3.5 Tạo form dạng main / sub form wizard : 135 Khái niệm report dạng báo report 137 1.1 Khái niệm 137 1.2 Các loại report 137 Tao report wizard 137 Tạo Report Mailing Label 140 TÀI LIỆU CẦN THAM KHẢO: 142 Lưu Hành Nội Bộ Tr ường Cao Đẳng Nghề Giáo Trình Mơn Học Tin họcVăn Phịng CHƯƠNG TRÌNH MƠ ĐUN TIN HỌC VĂN PHỊNG Mã số mơ đun: MĐ08 I. VỊ TRÍ, TÍNH CHẤT MƠ ĐUN Vị trí của mơ đun: mơ đun được bố trí học đầu tiên. Trước các mơn học/ mơđun đào tạo chun mơn nghề 10 Lưu Hành Nội Bộ Tr ường Cao Đẳng Nghề Giáo Trình Mơn Học Tin họcVăn Phịng 2.2. Tạo select query trong Design View Chọn create / Query Design / xuất hiện hộp thoại Chọn Table dùng làm dữ liệu cho query Click vào nút Add để hiển thị trong cửa sổ Select Query. Lặp lại cho các bảng và các Query cần dùng Click vào Close để đóng hộp thoại Show Table Thêm dịng Total vào Design/ Totals Chọn giá trị cho dịng Total: + Group by : Nhóm các dịng có giá trị giống nhau trên Field thành một nhóm + Sum : Tính tổng các giá trị trên Field của từng nhóm + Avg : Tính giá trị trung bình trên Field của từng nhóm + Count : Đếm số bộ ( dịng – mẫu tin ) trên Field của từng nhóm + Min: Tìm ra giá trị nhỏ nhất trên Field của từng nhóm + Max: Tìm ra giá trị lớn nhất trên Field của từng nhóm + First: Tìm ra giá đầu tiên trên Field của từng nhóm + Last: Tìm ra giá cuối cùng trên Field của từng nhóm 128 Lưu Hành Nội Bộ Tr ường Cao Đẳng Nghề Giáo Trình Mơn Học Tin họcVăn Phịng + Expression: Biểu thức tính tốn từ các field khác trong bảng + Where: Điều liện sàng lọc dữ liệu cho truy vấn Click vào nút Run trên thanh cơng cụ để xem kết quả chạy Query vừa tạo Click vào nút Close để đóng query, xuất hiện thơng báo Nhập tên và Click vào nút OK 1.3. Chỉ định điều kiện lọc Chỉ định so sánh Để chỉ định phép so sánh, nhập giá trị vào dịng Criteria của Field muốn duyệt Chỉ định mẫu ký tự đại diện: các ký tự đại diện cho biết cách khởi tạo các tiêu chuẩn dựa trên những mẫu tin hoặc từng ký tự một thay vì những phần tương đương chính xác Chỉ định phép thử: để chỉ định điều kiện loại trừ, nhập Not vào trước giá trị điều kiện lọc Chỉ định khoảng giá trị so sánh: Để chỉ định ngày tháng chính xác hơn, có thể sử dụng phép tốn Between…end Chỉ định điều kiện OR + Nhập vào điều kiện đầu tiên. Nó xuất hiện trên dịng Criteria + Click vào hàng Or trên cột trên của Field mà ban muốn có điều kiện Or, nhập điều kiện tiếp theo. Và tiếp tục nhập các điều kiện khác 1.4. Sắp xếp Field Query: Một cách mặc định, các field trong query khơng được sắp xếp. Tuy nhiên có thể sắp xếp bất kỳ Field nào theo thứ tự tăng hoặc giảm Click vào hàng sort trên cột Field cần sắp xếp Click vào mũi tên bên phải cột để chọn kiểu sắp xếp trên menu vừa hiện ra + Ascending: Tăng dẫn + Descending: Giảm dần 129 Lưu Hành Nội Bộ Tr ường Cao Đẳng Nghề Giáo Trình Mơn Học Tin họcVăn Phịng 1.5. Các phép tốn và hàm IIf trong query: Tạo Field tính tốn: Cú pháp: :[biểu thức] + Các Field tính tốn trong biểu thứcmà có khoảng trắng thì các field phảo được bao dấu[ ] + Tên Field tính tốn khơngđược trùng với các field có mặt trong table hoặc Query tham gia truy vấn VD: thanhtien:[soluong]*[dongia] Phép toán ghép chuỗi: Cú pháp: [chuỗi 1] &[ chuỗi 2] ý nghĩa: Ghép chuỗi 1 vào chuỗi 2 Vd: hoten :ho&” ”& ten Phép toán Between …. And Cú pháp :Between and ý nghĩa: Hàm cho kết quả đúng nếu giá trị đúng đem so sánh giới hạn giữa giá tri 1 và giá trị 2 Vd:Between [nhập tháng muốn theo dõi ] and [Đến tháng ] Hàm IIF: Cú pháp: IIF( điều kiện 1, cơng việc 1, cơng việc 2) Ý nghĩa: Nếu điều kiện đúng thì thực hiện cơng viiệc 1, nếu điều kiện sai thì thực hiện cơng việc 2 130 Lưu Hành Nội Bộ Tr ường Cao Đẳng Nghề Giáo Trình Mơn Học Tin họcVăn Phịng Bài 19: Thiết kế form Mã bài:19 Mục tiêu: Trình bày được khái niệm biểu mẫu và các loại biểu mẫu Trình bày và thực hiện được các bước tạo biểu mẫu Trình bày và tạo được các thành phần và thuộc tính các đối tượng tạo thành biểu mẫu Vận dụng các kiến thức của form tạo được form trong các bài tập quản lý Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo. Bảo đảm an tồn và vệ sinh cho người và thiết bị trong phịng máy Nội dung chính: 1. Khái niệm biểu mẫu và các loại biểu mẫu Form là một phương tiện giúp ta thiết kế các mẫu nhập liệu gần với mẫu nhập thường ngày của con người . Để cho người sử dụng dễ dàng nhập liệu, xử lý các cơng viêc trong access nhanh chóng hơn. Ngồi ra Form cịn có các nút lệnh để người sử dụng chọn lệnh nhanh chóng dễ dàng hơn 1.1. Khái niệm và các thành phần của form Tiêu đề (caption): là một chuỗi văn bản xuất hiện trên thanh tiêu đề (title bar) của cửa sổ biểu mẫu Các tiêu đề (control) :Là các đối tượng được tạo ra nằm trong các thành phần của biểu mẫu . Thơng qua các điều khiển này, người sử dụng có thể nhập dữ liệu vào bảng hoặc cho thực thi một hành động nào đó Các nút di chuyển (Navigation Buttons):cho phép người sử dụng di chuyển qua lại các dịng dữ liệu trong bảng 1.2. Các loại biểu mẫu Biểu mẫu dữ liệu: Dùng để thể hiện dữ liệu bên trong của một hay nhiều bảng in ra màn hình, thơng qua màn hình này người sử dụng có thể cập nhật được dữ liệu vào trong cac bảng Biểu mẫu hộp thoại: Là biểu mẫu hệ thống sẽ dùng để hỏi người sử dụng trả lới một số câu hỏi nào đó hoặc lựa chọn một số hành động mà người sử dụng chọn để trả lời Sự khác biệt hai biểu mẫu trên là mẫu tin nguồn (Record source ) của biểu mẫu liệu là bắt buộc phải là một bảng hoặc một truy vấn chọn, ngược lại thì biểu mẫu hộp thoại khơng cần mẫu tin nguồn 131 Lưu Hành Nội Bộ Tr ường Cao Đẳng Nghề Giáo Trình Mơn Học Tin họcVăn Phịng 2. Các bước tạo form bằng wizard Bước 1: Nhắp chuột vào Create Form by/ form wizard/. Xuất hiện hộp thoại Form Wizard Bước 2: Chọn Table hoặc query làm nguồn dữ liệu cho Form, chọn các field từ Available Fields qua Selected Fields Bước 3: Chọn Next xuất hiện hộp thoại 132 Lưu Hành Nội Bộ Tr ường Cao Đẳng Nghề Giáo Trình Mơn Học Tin họcVăn Phịng Chọn kiểu trình bày cho Form +Columnar(cột): dữ liệu được thể hiện trên từng cột và tại một thời điểm trên màn hình chỉ hiện thị thơng tin của một dịng trên dữ liệu + Tabular(danh sách ): Thể hiện dữ liệu trên nhiều cột, nhiều dịng +Justified(hàng ):thể hiện dữ liệu trên nhiều cột, nhưng tại một thời điềm trên biểu mẫu chỉ hiển thị thơng tin của một dịng dữ liệu tương ứng trong bảng + Datasheet (bảng ): thể hiện trên nhiều hàng, nhiều cột giống như màn hình nhập liệu của table(Data sheetview) Bước 4: Chọn Next, xuất hiện hộp thoại đánh tên Form và Finish để kết thúc 133 Lưu Hành Nội Bộ Tr ường Cao Đẳng Nghề Giáo Trình Mơn Học Tin họcVăn Phịng 3. Hiệu chỉnh form Chọn Form cần hiệu chỉnh Nhắp chuột vào nút Design trên thanh cơng cụ xuất hiện khung hộp thoại khi đó cần chỉnh sửa 3.1. Cách di chuyển các đối tượng trên form Bấm chuột vào đối tượng cần di chuyển : Đưa con trỏ chuột tới đối tượng đã chọn sẽ hiện lên hình bàn tay : + Nếu ký hiệu là cả bàn tay 5 ngón thì di chuyển các đối tượng liên quan cùng đi + Nếu bàn tay ký hiệu 1 ngón thì chỉ di chuyển đối tượng đó Có thể nhắp chuột và kéo thành vùng bao đối tượng để tạo mối liên kết các đối tượng khi di chuyển 3.2. Thay đổi kích thước của đối tượng: Bấm vào đối tượng cần thay đổi kích thước Di chuyển con trỏ tới nút Handle tương ứng sao cho thành con trỏ 2 đầu và kéo thay đổi kích thước đó 3.3. Định màu cho đối tượng trên Form: Bấm chuột vào đối tượng cần định màu Click chuột phải của mouse xuất hiện một thực đơn + Chọn Fill / Back color: Quy định màu nền(màu tơ) cho đối tượng + Chọn Font / Fore color: Quy định màu ký tự bên trong của đối tượng 134 Lưu Hành Nội Bộ Tr ường Cao Đẳng Nghề Giáo Trình Mơn Học Tin họcVăn Phịng + Special Effect: Tạo hiệu ứng bề mặt đối tượng gồm có các giá trị theo thứ tự tương ứng Các thao tác này có thể chọn qua nhắp chuột phải /Properties 3.4. Quy định Font chữ cho đối tượng: Bấm vào đối tượng cần qui định Font chữ Bấm chuột phải chọn Properties trong thực đơn. Trong ngăn Format, qui định Font chữ trong mục Font name …, kích thước trong mục Font size, dạng hiển thị Font trong các mục Font Italic … , Font Wight… , Font Underline… 3.5. Tạo form dạng main / sub form bằng wizard : Main Form / Sub Form là gì ? Một Form mà trên nó có chứa Form khác gọi là Form chính( Main Form ) và Form trong Form gọi là Sub Form Việc tạo Main Form / Sub Form là điều cần thiết cho việc hiển thị và nhập liệu cho hai hay nhiều bảng có mối quan hệ với nhau . Thơng qua Main Form / Sub Form ta có thể đồng thời quản lý dữ liệu trong các bảng quan hệ đó Main Form / Sub Form thơng thường liên kết với nhau theo thứ bậc chung/ chi tiết, hoặc cha /con . Khi hiển thị dữ liệu từ hai bảng có quan hệ 1 – n thì Main Form sẽ liên kết với bảng quan hệ 1, cịn Sub Form sẽ liên kết với bảng quan hệ n Cách Tạo Main Form / Sub Form bằng wizard Bước 1: Tạo query làm nguồn dữ liệu cho main Form và query làm nguồn dữ liệu chon sub Form( nếu các Field trong main/ sub Form có sẵn trong các table thì khơng cần tạo query) Bước 2: Nhắp chuột vào Create / form wizard/. Xuất hiện hộp thoại Form Wizard Bước 3:Chọn Table/ Query làm nguồn dữ liệu cho Main Form, tiếp theo chọn Table/ Query làm nguồn cho Sub Form rồi chuyển các Field sang vùng Select Field bằng các nút > ,>> Chọn Next : Xuất hiện hộp thoại 135 Lưu Hành Nội Bộ Tr ường Cao Đẳng Nghề Giáo Trình Mơn Học Tin họcVăn Phịng Bước 4: Click chuột chọn Form with Sub Form . Chọn Next Xuất hiện hộp thoại, chọn kiểu trình bày cho Sub Form + Chọn Tabular ( dạng bảng Form ) kiểu Datsheet( d ạng bảng c Table ). Chọn xong chọn Next Chọn kiểu dáng của Form là kiểu trình bày dữ liệu gồm kiểu nền , kiểu chữ đựơc ACCESS thiết kế sẵn và chọn Next Nhập tiêu đề cho Form và chọn Next Chọn Finish để kết thúc 136 Lưu Hành Nội Bộ Tr ường Cao Đẳng Nghề Giáo Trình Mơn Học Tin họcVăn Phịng Bài 20: Tạo lập báo cáo dữ liệu Mã bài:20 Mục tiêu:: Trình bày được khái niệm báo cáo và các loại báo cáo Tạo được các báo cáo Trình bày được các thành phần trong báo cáo Định dạng và trang trí được các báo cáo Vận dụng các kiến thức của report tạo được các báo cáo trong các bài tập quản lý Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo. Bảo đảm an tồn và vệ sinh cho người và thiết bị trong phịng máy Nội dung chính: 1. Khái niệm report và các dạng báo report 1.1. Khái niệm Report là cơng cụ chủ yếu dùng để trình bày dữ liệu của table/ query dưới một hình thức mới hơn, trong đó ta có thể tổng hợp, kết nhóm, tính tốn… phục vụ cho cơng việc in ấn dữ liệu. 1.2. Các loại report + Report Wizard: tạo Report nhờ Form Wizard + Report Design View: tạo Report thủ công + Auto Report column: Tạo Report tự động dươi dạng cột + Auto Report tabular: tạo Report tự động dưới dạng bảng + Report Chart Wizard: tạo Report dạng biểu đồ + Label Report: Tạo Report dạng nhãn 2. Tao report bằng wizard Bước 1: Tạo query làm nguồn dư liệu cho report( Nếu cần) Từ cửa sổ database nhắp chuột vào Create/ Report wizard xuất hiện hộp thoại 137 Lưu Hành Nội Bộ Tr ường Cao Đẳng Nghề Giáo Trình Mơn Học Tin họcVăn Phịng Bước 2: Chọn Table hoặc query chứa các Fields cần sử dụng vào Report từ khung Available Fields. Sử dụng các nút >, >> để chọn các Field hiển thị trên Report hoặc