(NB) Bài giảng Quản trị học: Phần 1 cung cấp những thông tin như Khái niệm và bản chất của quản trị, nhà quản trị, Văn hoá tổ chức và môi trường quản trị , Sự phát triển của lý thuyết quản trị, Khái niệm và vai trò của hoạch định, Mục tiêu, cơ sở khoa học và tiến trình của hoạch định,...
TRƯỜNG ĐẠI HỌC PHẠM VĂN ĐỒNG KHOA KINH TẾ BÀI GIẢNG MƠN: QUẢN TRỊ HỌC (Dùng cho đào tạo tín - Bậc Đại học) Người biên soạn: Th.S Cao Anh Thảo Lưu hành nội - Năm 2018 Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ 1.1.Khái niệm chất quản trị, nhà quản trị 1.1.1 Quan niệm quản trị Quản trị (Management) từ thường dùng phổ biến nhiều sách giáo khoa nhiều tài liệu khác Nếu xét riêng từ ta tạm giải thích sau: - Quản: đưa đối tượng vào khuôn mẫu qui định sẵn Ví dụ: Cha mẹ bắt đứa bé phải làm theo kế hoạch định ra; sáng phải học, buổi trưa nghỉ ngơi, buổi chiều học bài, trước phải thưa phải chào, … Đó khuôn mẫu chúng phải thực không để đối tượng tự hoạt động cách tùy thích - Trị: dùng quyền lực buộc đối tượng phải làm theo khuôn mẫu định Nếu đối tượng không thực áp dụng hình phạt đủ mạnh, đủ sức thuyết phục để buộc đối tượng phải thi hành Nhằm đạt tới trạng thái mong đợi, có cần phải có mà người ta gọi mục tiêu Sau khái niệm Quản trị số tác giả Giáo sư, Tiến sĩ quản trị học nước - Theo GS H.Koontz “ Quản trị hoạt động tất yếu; đảm bảo phối hợp nổ lực cá nhân nhằm đạt mục đích nhóm (tổ chức) Mục tiêu quản lý nhằm làm người đạt mục tiêu nhóm với thời gian, tiền bạc, vật chất bất mãn cá nhân nhất” - Theo lý thuyết hành vi Mary Parker Follet, triết gia quản trị hàng đầu, thì: Quản trị hồn thành cơng việc thơng qua người khác Định nghĩa đưa cách thức tiến hành hoạt động quản trị thông qua người khác, quản trị hoạt động có mục đích mang tính tập thể - Theo GS Vũ Thế Phú: “Quản trị tiến trình làm việc với người thơng qua người để hoàn thành mục tiêu tổ chức môi trường luôn thay đổi Trọng tâm tiến trình sử dụng có hiệu nguồn tài nguyên có hạn” Từ khái niệm trên, khái quát sau: Quản trị trình tác động thường xuyên, liên tục có tổ chức chủ thể quản trị (hệ thống quản trị) đến đối tượng quản trị (hệ thống bị quản trị) nhằm phối hợp hoạt động phận, cá nhân, nguồn lực lại với cách nhịp nhàng, ăn khớp để đạt đến mục tiêu tổ chức với hiệu cao Thực vậy, quản trị thực chất q trình tác động mà q trình ngẫu nhiên mà tiến hành cách có tổ chức có chủ đích chủ thể quản trị (hệ thống quản trị) thực cách thường xuyên, liên tục nhằm làm cho hoạt động tập thể (tổ chức) mang lại kết cao với chi phí thấp nhất, thỏa mãn ngày nhiều nhu cầu vật chất tinh thần cộng đồng 1.1.2 Bản chất quản trị Quản trị loại lao động trí óc đặc thù nhằm tổ chức, điều khiển phối hợp hoạt động mà doanh nghiệp phải thực để đạt mục tiêu kinh doanh Nó khơng dựa kinh nghiệm mà phải có sở khoa học (tổng kết từ thực tiễn quản trị có vận dụng quy luật, nguyên tắc, phương pháp công cụ quản trị) Mặt khác, nghệ thuật xử lý tình đa dạng khơng thể dự tính đầy đủ; cần linh hoạt, sáng tạo, tuỳ ứng biến cho có hiệu cao Chính quản trị vừa khoa học vừa nghệ thuật 1.1.2.1 Quản trị vừa khoa học Tính khoa học quản trị thể đòi hỏi sau: - Thứ nhất, quản trị phải đảm bảo phù hợp với vận động qui luật tự nhiên, xã hội Điều đòi hỏi việc quản trị phải dựa hiểu biết sâu sắc qui luật khách quan chung riêng tự nhiên xã hội - Thứ hai, sở mà vận dụng tốt thành tựu khoa học, trước hết triết học, kinh tế học, tốn học, tin học, điều khiển học, cơng nghệ học, … kinh nghiệm thực tế vào thực hành quản trị - Thứ ba, quản trị phải đảm bảo phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh tổ chức giai đoạn cụ thể Điều có nghĩa, người Quản trị vừa phải kiên trì nguyên tắc vừa phải vận dụng cách linh hoạt phương pháp, kỹ thuật Quản trị phù hợp điều kiện, hoàn cảnh định Tóm lại, khoa học quản trị cho hiểu biết quy luật, nguyên tắc, phương pháp, kỹ thuật quản trị; để sở biết cách giải vấn đề quản trị hồn cảnh cụ thể, biết cách phân tích cách khoa học thời khó khăn trở ngại việc đạt tới mục tiêu Tuy nhiên, cơng cụ; sử dụng phải tính tốn đến điều kiện đặc điểm cụ thể tình để vận dụng sáng tạo, uyển chuyển (đó nghệ thuật) 1.1.2.2.Quản trị vừa nghệ thuật Nghệ thuật kỹ năng, kỹ xảo, bí quyết, “mẹo” quản trị Nếu khoa học hiểu biết kiến thức có hệ thống nghệ thuật tinh lọc kiến thức để vận dụng phù hợp lĩnh vực, tình Ví dụ: - Nghệ thuật sử dụng người: Trước hết phải hiểu đặc điểm tâm lí, lực thực tế người, từ sử dụng họ vào việc gì, lĩnh vực gì, cấp bậc phù hợp nhất; có phát huy hết khả cống hiến nhiều cá nhân cho tập thể - Nghệ thuật giáo dục người: Giáo dục người thơng qua nhiều hình thức: khen – chê, thuyết phục, tự phê bình phê bình, khen thưởng kỷ luật đòi hỏi tính nghệ thuật cao Áp dụng hình thức giáo dục không phù hợp giúp cho người ta tiến mà ngược lại làm phản tác dụng, tăng thêm tính tiêu cực tư tưởng hành động - Nghệ thuật giao tiếp, đàm phán kinh doanh: Trong giao tiếp đặc biệt việc đàm phán đòi hỏi tính nghệ thuật cao Trong thực tế khơng phải người có khả này, việc người đàm phán thành cơng người khác thất bại - Nghệ thuật định quản trị: Quyết định quản trị thông điệp biểu ý chí nhà quản trị buộc đối tượng phải thi hành diễn đạt nhiều hình thức như: văn chữ viết, lời nói, hành động, … Ngồi đặc điểm chung định quản trị mang tính mệnh lệnh, cưỡng chế hình thức định lại có đặc điểm riêng, chẳng hạn định lời khơng mang tính bản, khuôn mẫu định văn chữ viết lại đòi hỏi tính sáng tạo, thích nghi tính thuyết phục - Nghệ thuật quảng cáo: Trước hết gây ấn tượng cho người nghe, người đọc Nhưng thực tế doanh nghiệp làm điều Có quảng cáo xem thấy vui vui, thích thú, có cảm tình sản phẩm họ Nhưng có quảng cáo lại thấy chán ngán, gây bực bội, phiền muộn cho người nghe, người đọc, … Vì vậy? Đó nghệ thuật quảng cáo - Nghệ thuật bán hàng: “Nghệ thuật bán tức nghệ thuật làm cho người mua tin họ có lợi họ mua - SHELDON” (trích: “Lời vàng cho nhà doanh nghiệp” – nhà xuất trẻ năm 1994) 1.1.3 Nhà quản trị 1.1.3.1.Khái niệm phân loại - Khái niệm: Nhà quản trị người đề kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra hoạt động tổ chức để đạt mục tiêu Các nhà quản trị tổ chức tổ chức nhà quản trị Hoạt động quản trị liên quan đến phối hợp, định hướng, lựa chọn, định… để đạt mục tiêu chung tổ chức Chính vậy, thành viên tổ chức thường chia làm hai loại theo đặc thù cơng việc là: người thừa hành nhà quản trị Người thừa hành người trực tiếp thực cơng việc cụ thể, họ khơng có trách nhiệm hoạch định, tổ chức, lãnh đạo giám sát hoạt động người khác Còn nhà quản trị có trách nhiệm huy, điều khiển, giám sát…hoạt động người khác - Phân loại: Hoạt động quản trị hoạt động xã hội nên phải chun mơn hố Trong tổ chức, cơng việc quản trị khơng chun mơn hóa mà xếp cách có trật tự, có thứ bậc rõ ràng Tuỳ theo quy mô phạm vi hoạt động tổ chức mà tổ chức có nhiều hay nhà quản trị Các nhà quản trị thường chia làm cấp chủ yếu: Quản trị vỉên cấp cao, quản trị viên cấp trung quản trị viên cấp thấp + Quản trị viên cấp cao: Đòi hỏi nhiều kỹ nhận thức; biết cách quan hệ (làm việc với người) tốt; đòi hỏi kỹ chun mơn kỹ thuật cụ thể lĩnh vực quản trị so với quản trị viên cấp khác Bởi vì, vai trò quản trị viên cấp cao hệ thống quản trị người hoạch định mục tiêu, đường lối, sách, … tổ chức; nghiệp vụ chuyên môn cụ thể phần lớn quản trị viên cấp trung cấp thấp thực + Quản trị viên cấp trung: Đòi hỏi kỹ quản trị mức trung bình Bởi nhà quản trị cấp trung phận trung gian, với vai trò chủ yếu chuyển tải “trung chuyển” thông tin mệnh lệnh từ cấp cao xuống cấp thấp nhận thông tin phản hồi từ cấp thấp lên cấp cao + Quản trị viên cấp thấp: Đòi hỏi nhiều kỹ chun mơn nghiệp vụ, kỹ nhận thức lại so với quản trị viên cấp khác Bởi vì, họ người trực tiếp thi hành nghiệp vụ chuyên môn lĩnh vực quản trị cụ thể 1.1.3.2.Vai trò nhà quản trị Theo nghiên cứu chuyên sâu Henry Mintzberg, nhà quản trị có ba vai trò chính: giao tiếp nhân sự, thơng tin định ❖ Vai trò giao tiếp nhân sự: Vai trò mà Mintzberg đề cập đến giao tiếp nhân Vai trò gia tăng từ nhà quản trị cấp thấp đến nhà quản trị cấp cao Giao tiếp nhân đề cập đến quan hệ nhà quản trị với thành viên tổ chức Ba vai trò giao tiếp nhân nhà quản trị phải người đại diện, nhà lãnh đạo người tạo mối quan hệ ❖ Vai trò thơng tin: Vai trò thứ hai nhà quản trị mà Mintzberg đề cập đến vai trò thơng tin Với vai trò này, nhà quản trị phải có trách nhiệm đảm bảo luồng thơng tin đầy đủ xác để cá nhân tổ chức hồn thành cơng việc họ cách hiệu Thông qua trách nhiệm quản lý này, nhà quản trị trở thành trung tâm thông tin phận đầu mối liên lạc cho nhóm khác tổ chức Mọi người cấu quản lý tổ chức mà người cung cấp khởi xướng thông tin cho việc hồn thành cơng việc tổ chức nhà quản trị ❖ Vai trò định: Một vai trò định nhà quản trị thể cương vị người phụ trách Với vai trò người lãnh đạo kiểm tra nhà quản trị phân tích thay đổi mơi trường bên bên ngồi tổ chức để phát hội đe doạ, điểm mạnh điểm yếu Với vai trò người phụ trách, nhà quản trị đưa dự đoán dự án sở lượng hoá hội đe doạ cách rõ ràng 1.1.3.3.Chức quản trị Để quản trị, nhà quản trị phải thực nhiều loại công việc khác Những loại công việc gọi chức quản trị Như vậy, chức quản trị công việc quản trị khác mà nhà quản trị phải thực trình quản trị tổ chức Nhìn chung quản trị có bốn chức năng: Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra ❖ Hoạch định: Hoạch định thiết lập mục tiêu đưa hành động cần thiết để đạt mục tiêu Trong nhà quản trị cấp cao trọng thiết lập mục tiêu tổng thể chiến lược nhà quản trị phận phải phát triển kế hoạch hoạt động cho nhóm phụ trách nhằm tham gia vào việc thực mục tiêu chung Các nhà quản trị phải tạo mục tiêu mối liên kết nỗ lực để thực mục tiêu tổng thể tổ chức Hơn họ phải đưa kế hoạch để quản lý liên kết nguồn lực nhằm đạt mục tiêu tổ chức ❖ Tổ chức: Chức tổ chức liên quan đến việc xác định công việc thực hiện, thực chúng cách thức quản lý, liên kết công việc phận tổ chức Các nhà quản trị phải tổ chức nhóm làm việc tổ chức để thông tin, phân bổ nguồn lực vào công việc cách hợp lý hiệu Thiết lập văn hoá tổ chức quản trị nguồn nhân lực nội dung chức tổ chức Điều quan trọng công tác tổ chức phải thiết kế mơ hình tổ chức cho phù hợp với chiến lược mục tiêu hoạt động nhằm đáp ứng thay đổi môi trường kinh doanh ❖ Lãnh đạo: Nhà quản trị phải có khả lãnh đạo thành viên nhóm, tổ chức nhằm hướng đến hoàn thành mục tiêu tổ chức Để trở thành nhà lãnh đạo có hiệu quả, nhà quản phải nắm bắt khả cá nhân, hành vi nhóm, có khả thúc đẩy nhân viên giao tiếp hiệu Trong môi trường kinh doanh ngày nay, nhà quản hiệu phải có khả nhìn xa trơng rộng, khả nhìn tới tương lai Thơng qua lãnh đạo hiệu mục tiêu tổ chức hoàn thành ❖ Kiểm tra: Nhà quản trị người chủ xướng việc điều hành tổ chức, tiến hành thực chiến lược kế hoạch hoạt động Kiểm tra cần thiết để điều chỉnh sai lệch kế hoạch thực tiễn Khi tổ chức không vận hành kế hoạch, nhà quản trị phải có khả điều chỉnh hoạt động Những hành động nhằm hướng đến mục tiêu dự kiến trước điều chỉnh cho phù hợp với thực tế Kiểm tra chức vơ quan trọng tiến trình quản lý cung cấp phương pháp đảm bảo chắn tổ chức hướng nỗ lực đạt đến mục tiêu 1.2.Văn hoá tổ chức mơi trường quản trị 1.2.1.Văn hố tổ chức Ở góc độ tổ chức, văn hố hiểu hệ thống giá trị chung, niềm tin, mong đợi, thái độ, tập quán thuộc tổ chức chúng tác động qua lại với để hình thành chuẩn mực hành động mà tất thành viên tổ chức phải thực theo Văn hoá tổ chức xuất phát từ sứ mệnh, mục tiêu chiến lược tổ chức văn hố xã hội, bao gồm giá trị cốt lõi, chuẩn mực, nghi lễ truyền thuyết kiện nội Văn hố tổ chức thơng thường thể ba phương diện: - Gắn với văn hoá xã hội tầng sâu văn hoá xã hội - Văn hố tổ chức hình thành thơng qua quy định, chế độ, ngun tắc có tính chất ràng buộc nội Trải qua thời gian dài quy định, nguyên tắc trở thành chuẩn mực, giá trị, tập quán nguyên tắc bất thành văn - Văn hoá tổ chức nhằm đưa hoạt động tổ chức vào nếp đạt hiệu cao Một tổ chức có trình độ văn hố cao hoạt động thể chế hố, cụ thể hoá người tự giác tuân thủ 1.2.2 Khái niệm phân loại môi trường quản trị 1.2.2.1.Khái niệm: Môi trường quản trị tổng hợp yếu tố điều kiện khách quan, chủ quan có mối quan hệ tương tác lẫn nhau, ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến hoạt động tổ chức Tất nhà quản trị, cho dù họ hoạt động đâu, muốn thành công công việc, muốn đưa tổ chức ngày phát triển phải phân tích kỹ yếu tố môi trường ảnh hưởng tới hoạt động tổ chức Trong yếu tố ảnh hưởng, có yếu tố mà tổ chức điều chỉnh làm thay đổi có yếu tố khơng thể khó làm thay đổi Chính vậy, cần phải nghiên cứu kỹ yếu tố để tận dụng tác động nhân tố tích cực hạn chế ảnh hưởng nhân tố tiêu cực đến tổ chức 1.2.2.2.Phân loại môi trường quản trị: Môi trường quản trị chia thành hai loại mơi trường bên mơi trường bên ngồi - Mơi trường bên trong: yếu tố tồn bên tổ chức có ảnh hưởng đến định nhà quản trị Môi trường bên bao gồm yếu tố như: sở vật chất, tài chính, nhân sự, văn hố tổ chức,…… - Mơi trường bên ngồi tổ chức: bao gồm tất yếu tố tồn bên ranh giới tổ chức có ảnh hưởng tiềm tàng đến hoạt động tổ chức Các yếu tố gồm nhà cạnh tranh, nguồn lực, công nghệ điều kiện kinh tế ảnh hưởng đến tổ chức Mơi trường bên ngồi tổ chức phân thành hai nhóm: mơi trường chung (mơi trường vĩ mô) môi trường tác nghiệp (môi trường vi mô) + Môi trường chung (môi trường vĩ mô) yếu tố có ảnh hưởng rộng khơng trực tiếp đến tổ chức Chúng bao gồm yếu tố văn hố - xã hội, kinh tế, trị - luật pháp, công nghệ ảnh hưởng cách khách quan lên tổ chức + Môi trường tác nghiệp (môi trường vi mô) gần với tổ chức bao gồm nhân tố có quan hệ đến hoạt động hàng ngày tổ chức chúng ảnh hưởng trực tiếp đến kết hoạt động tổ chức Chúng bao gồm yếu tố đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhà cung cấp thị trường lao động 1.2.3 Ảnh hưởng môi trường tổ chức 1.2.3.1 Môi trường bên tổ chức: Các tổ chức cần phải phân tích cách chặt chẽ yếu tố bên tổ chức nhằm xác định rõ ưu nhược điểm tổ chức Trên sở phân tích mà nhà quản trị đưa biện pháp nhằm khắc phục nhược điểm phát huy mạnh tổ chức để đạt lợi nhuận tối đa 1.2.3.2.Mơi trường bên ngồi tổ chức - Môi trường chung (môi trường vĩ mô) + Văn hố – xã hội: Yếu tố văn hóa - xã hội môi trường vĩ mô đại diện cho đặc điểm nhân học quy tắc, phong tục, giá trị văn hoá cộng đồng dân cư Các đặc điểm nhân quan trọng phân bố địa lý mật độ dân số, độ tuổi mức độ học vấn Dữ liệu nhân học hơm tảng cho cho việc mô tả lực lượng lao động khách hàng ngày mai Các nhà quản trị đưa định cần phải quan tâm đến yếu tố văn hố – xã hội mơi trường vĩ mô + Kinh tế: Sự thay đổi yếu tố kinh tế ảnh hưởng đến tổ chức, đặc biệt ngày tổ chức hoạt động mơi trường tồn cầu, yếu tố kinh tể phức tạp chắn cho nhà quản trị Chẳng hạn gia tăng tỷ lệ lạm phát hay gia tăng thuế hay tăng giá nguyên vật liệu, ……là yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động tổ chức mà nhà quản trị phải xem xét đưa định quản trị + Chính trị - luật pháp: Đặc trưng bật tác động môi trường trị-luật pháp hoạt động kinh doanh thể mục đích mà phân tán tổ chức mức độ nào? Trước hết ta cần làm rõ khái niệm tập trung quyền lực, phân quyền uỷ quyền - Tập trung quyền lực tình trạng mà quyền lực tập trung vào người đứng đầu tổ chức hay phận Với mơ hình tập trung quyền lực khơng có nhiều cấp quản trị, có người quản trị Tập trung quyền lực cao người quản trị giám sát kiểm sốt chặt chẽ cấp dưới, định đưa tổ chức thực nhanh chóng Tuy nhiên, cấp dễ can thiệp sâu vào công việc cấp làm giảm quan tâm, tính tích cực khả sáng tạo họ Mặt khác quản trị cao cấp xa lầy định tác nghiệp nên chất lượng định mang tính chiến lược giảm sút - Phân quyền xu hướng phân tán quyền định cho cấp quản trị thấp hệ thống thứ bậc Phân tán quyền lực đòi hỏi nhà quản trị phải định quyền uỷ quyền cho cấp dưới, lựa chọn huấn luyện người uỷ quyền, thiết lập quy chế kiểm tra thích hợp - Uỷ quyền trình người quản trị cấp trao quyền định điều hành hoạt động cho cấp phạm vi Phân quyền tượng tất yếu tổ chức đạt tới quy mơ trình độ phát triển định làm cho người hay cấp quản trị đảm đương công việc quản trị Những nguy tiềm ẩn phân quyền thiếu qn sách, tình trạng khả kiểm sốt cấp cấp dưới, tình trạng cát nhà quản trị phận Phân quyền mức độ cao, nhà quản trị trở thành người điều hành độc lập phận, dẫn đến tình trạng trùng lắp chức năng, gây thiệt hại tài cho tổ chức ❖ Nguyên tắc ủy quyền - Người ủy quyền phải người trực tiếp làm việc Tránh trường hợp người uỷ quyền biết q cơng việc mà họ giao phó - Sự ủy quyền không làm thu nhỏ trách nhiệm người ủy quyền Thật vậy, ủy nhiệm cho người khác làm việc cần phải theo dõi 42 kiểm tra – kiểm soát chặt chẽ, cần thiết thu hồi quyền hạn để giao lại cho người khác tín nhiệm hơn, nhằm giảm thiểu tổn thất đáng tiếc xảy - Gắn chặt quyền hạn - trách nhiệm - quyền lợi Chỉ có quyền khơng thơi mà khơng có trách nhiệm quyền dễ tạo cho người ta làm việc thiếu tinh thần trách nhiệm lợi dụng quyền hạn giao, ngược lại có trách nhiệm mà khơng có quyền lợi thiếu động lực thúc đẩy Xác định cách rõ ràng ranh giới quyền hạn, nhiệm vụ ủy quyền Nhằm tránh lạm dụng quyền hạn, giúp cho người thụ ủy dễ thực hiệc cơng việc người ủy quyền dễ dàng công việc kiểm tra – kiểm sốt - Ủy quyền phải tự giác, khơng áp đặt Bởi áp đặt (bắt buộc) tạo tâm lý khơng thoải mái, khó làm tốt nhiệm vụ giao - Ln ln phải có kiểm tra trình thực uỷ quyền ❖ Các bước ủy quyền + Quyết định nhiệm vụ uỷ quyền kết cần đạt Việc giao quyền nhằm làm cho người khác có khả thực cơng việc Do đó, cần phải uỷ quyền tương xứng với công việc tạo điều kiện cho họ thực công tác giao + Chọn người giao nhiệm vụ + Giao quyền hạn để thực nhiệm vụ + Yêu cầu người uỷ quyền phải chịu trách nhiệm + Kiểm tra trình thực người uỷ quyền 3.3 Cơ cấu tổ chức quản trị 3.3.1 Khái niệm Cơ cấu (hay cấu trúc) tổ chức cách thức mà phận tổ chức xếp mối quan hệ lẫn Trong xã hội loài người trải qua kiểu cấu tổ chức quản trị chủ yếu, là: cấu trực tuyến, cấu chức năng, cấu theo sản phẩm, cấu theo địa lý, cấu ma trận 43 3.3.2 Các yêu cầu cấu tổ chức quản trị Một cấu tổ chức quản trị cần đạt tiêu chí sau: - Phải đảm bảo tính tối ưu: Số lượng cấp, khâu xác định vừa đủ, phù hợp với chức quản trị cơng đoạn chu trình kinh doanh Nhiều cấp q gây cách biệt, nhanh nhạy điều hành cồng kềnh, lãng phí Quá cấp khiến cho việc điều hành cụ thể, sâu sát, dễ sơ hở sai sót Nhiều khâu (bộ phận chức năng) dễ chồng chéo chức năng, gây vướng mắc quan hệ trách nhiệm thiếu rõ ràng; tạo nhiều đầu mối đạo tăng biên chế gián tiếp chi phí quản lý lớn Ngược lại, q khâu khơng qn xuyến hết chức cần thiết; thiếu chuyên sâu chức Nguyên tắc tối ưu là: Bảo đảm quán xuyến hết khối lượng cơng việc quản lý, kiểm tra được, tuỳ điều kiện cụ thể mà vận dụng tinh thần “vừa đủ” Bên cạnh đó, tính tối ưu thể cân đối, hợp lý, phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn tổ chức - Phải quán triệt nguyên tắc mềm dẻo (linh hoạt): Hoạt động kinh doanh diễn bình thường dự kiến Nó phụ thuộc diễn biến thị trường thay đổi với yếu tố trị, xã hội phức tạp, đòi hỏi tính động cao quản trị Mỗi doanh nghiệp đứng trước may cần kịp thời nắm bắt nguy cần kịp thời ứng phó - Tính ổn định tương đối: yêu cầu dường mâu thuẫn với tính linh hoạt, song xem nhẹ, lẽ vững bền cấu tổ chức bảo đảm cho hiệu lực quản lý - điều hành tình bình thường Sự thay đổi tuỳ tiện diễn nhiều lần gây hậu tiêu cực, nề nếp hoạt động tâm lý người máy; làm giảm hiệu lực, kỷ cương máy Mỗi lần thay đổi cấu tổ chức lần xáo trộn, không dễ lấy lại ổn định thời gian ngắn - Độ tin cậy cao: Sự điều hành, phối hợp kiểm tra hoạt động doanh nghiệp đòi hỏi thơng tin phải cung cấp xác kịp thời Cơ cấu tổ chức phải bảo đảm tính tin cậy cao thơng tin - Tính kinh tế: Có máy phải có chi phí để “ni” Chi phí quản lý cao đội giá thành lên khiến hiệu kinh tế bị giảm sút Tính kinh tế cấu tổ 44 chức quản lý thể tinh gọn máy quản lý (theo nguyên tắc “vừa đủ”) hiệu suất làm việc (khơng phụ thuộc vào chất lượng cán mà hợp lý cấu tổ chức) Tính kinh tế có nghĩa tính hiệu máy, thể qua tương quan chi phí bỏ với kết thu về, khó đánh giá số liệu 3.3.3 Các kiểu cấu tổ chức quản trị 3.3.3.1 Cơ cấu trực tuyến ❖ Đặc điểm Đây kiểu cấu tổ chức đơn giản nhất, xuất sớm từ xã hội loài người biết tổ chức hoạt động sản xuất Dưới phận lãnh đạo tổ chức thành tuyến sản xuất kinh doanh, khơng có phận chức năng, mà theo vận hành máy đảm bảo thơng tin quan hệ truyền theo đường thẳng, không thông qua cấp hay phận trung gian thuộc hệ thống khác, người thừa hành nhận mệnh lệnh trực tiếp cấp mà thơi Giám đốc Phó giám đốc sản xuất Phân xưởng I Phân xưởng II Phó giám đốc tiêu thụ Của hàng I Phân xưởng III Của hàng II Cửa hàng III Hình 3.1 Sơ đồ minh họa cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến ❖ Ưu, nhược điểm cấu trực tuyến Ưu điểm Nhược điểm - Các định đưa tổ chức thực nhanh chóng, kịp thời - Dễ dẫn đến tình trạng độc đoán, quan liêu - Thực tốt nguyên tắc thống huy - Công việc dễ bị ùn tắc - Đòi hỏi người quản lý phải có khả 45 - Cơ cấu tổ chức đơn giản gọn nhẹ, tồn diện mặt linh hoạt - Khơng nhận ý kiến đóng góp tích cực phận trung gian - Chỉ thích hợp với doanh nghiệp có qui mơ nhỏ, với khối lượng cơng tác quản trị 3.3.3.2 Cơ cấu chức ❖ Đặc điểm: Cơ cấu chức thành lập phận chức để thực chức quản trị doanh nghiệp, phận chức có quyền mệnh lệnh cho cấp khuôn khổ quyền hạn cho phép thông tin huy từ phận lãnh đạo cao doanh nghiệp thông qua phận chức năng, sau đến người trực tiếp sản xuất kinh doanh Đối với phận lãnh đạo phải làm công việc quản trị cụ thể mà phần lớn thời gian tập trung vào việc hoạch định chiến lược phát triển, vạch đường lối, chủ trương, sách doanh nghiệp, xử lý tình khó khăn phức tạp nhất, lo công việc đối nội đối ngoại Giám đốc Bộ phận sản xuất Sản phẩm X Bộ phận Marketing Sản phẩm Y Bộ phận tài Sản phẩm Z Hình 3.2 Sơ đồ minh họa cấu tổ chức theo kiểu chức 46 ❖ Ưu, nhược điểm cấu chức Ưu điểm Nhược điểm - Khắc phục nhược điểm cấu trực tuyến - Dễ xảy tình trạng chồng chéo chức năng, nhiệm vụ cá nhân phận - Phát huy sức mạnh với khả đội ngũ cán theo chức - Các định đưa bị chậm - Thúc đẩy chun mơn hố kỹ - Sự phối hợp lãnh đạo phòng năng, tay nghề - Giảm chi phí ban chức gặp nhiều khó khăn rút ngắn thời gian đào tạo - Khó xác định trách nhiệm hay đổ trách - Gia tăng hợp tác nhiệm cho phận - Có thể dễ dẫn tới tình trạng nhàm chán, người thực nhận nhiều mệnh lệnh 3.3.3.3.Cơ cấu theo khu vực địa lý ❖ Đặc điểm Cơ cấu theo khu vực địa lý thường doanh nghiệp hoạt động kinh doanh nhiều khu vực thị trường khác áp dụng Tại khu vực địa lý, ban lãnh đạo doanh nghiệp giao quyền cho nhà quản trị đứng đầu phận đảm nhiệm tất chức năng, thay phân chia chức cho nhà quản trị đảm nhận hay tập trung tất cơng việc văn phòng trung tâm Tổng giám đốc Văn phòng trung tâm Bộ phận miền Nam Bộ phận miền Bắc - Tài - Sản xuất - Marketing - Nhân - Tài - Sản xuất - Marketing - Nhân - Tài - Sản xuất - Marketing - Nhân Bộ phận miền Trung - Tài - Sản xuất - Marketing - Nhân Hình 3.3 Sơ đồ minh họa cấu tổ chức theo địa lý 47 ❖ Ưu, nhược điểm cấu tổ chức theo địa lý Ưu điểm Nhược điểm - Các nguồn nguyên liệu, lao động, - Cơ cấu máy tổ chức trở nên …tại chỗ sử dụng cho sản xuất cho phép cồng kềnh tiết kiệm thời gian chi phí - Rất dễ xảy xung đột - Các nhà quản trị phát triển mục tiêu văn phòng khu vực kỹ chun mơn để giải với mục tiêu chung tổ chức vấn đề chuyên môn phù hợp với thực tế - Tổ chức phải đề nhiều quy chế quy định để phối hợp đảm bảo - Doanh nghiệp hiểu rõ khách thống phận khu vực hàng khu vực - Cơ cấu tổ chức khơng khuyến khích nhân viên phát triển kiến thức giải vấn đề khu vực khác 3.3.3.4 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm/dịch vụ ❖ Đặc điểm Việc nhóm hoạt động theo sản phẩm tuyến sản phẩm từ lâu có vai trò ngày gia tăng doanh nghiệp quy mô lớn với nhiều dây chuyền cơng nghệ Cũng từ lâu trình ngày phát triển Những doanh nghiệp điển hình áp dụng hình thức tổ chức theo chức doanh nghiệp Cùng với phát triển hãng, người quản lý sản xuất, quản lý bán hàng dịch vụ, uỷ viên quản trị kỹ thuật phải tính đến vấn đề quy mô Công việc quản lý ngày trở nên phức tạp tầm quản lý hạn chế khả tăng thêm số người quản lý thuộc cấp trực tiếp họ Khi đó, việc tổ chức dựa vào phận sản phẩm đưa Chiến lược cho phép ban quản trị cao trao quyền hạn lớn cho ban quản lý phận theo chức sản xuất, bán hàng, dịch vụ kỹ thuật liên quan đến sản phẩm hay dây chuyền sản phẩm cho trước rõ mức trách nhiệm lợi nhuận người quản lý phận 48 Tổng giám đốc Sản phẩm Y Sản phẩm X Sản xuất Marketing Sản xuất Tài Marketing Tài Hình 3.4 Sơ đồ minh họa cấu tổ chức theo sản phẩm/dịch vụ ❖ Ưu, nhược điểm cấu tổ chức theo sản phẩm Ưu điểm Nhược điểm - Thích hợp với thay đổi - Không thúc đẩy hợp tác chặt chẽ nhanh chóng nhu cầu mơi trường tuyến sản phẩm/ dịch vụ sản phẩm/ dịch vụ tổ chức - Khuyến khích quan tâm nhu cầu khách hàng - Giới hạn khả giải vấn đề phạm vi sản phẩm /dịch vụ - Cải thiện phối hợp hoạt riêng lẻ động chức - Xác định rõ trách nhiệm - Hạn chế khả thuyên chuyển nhân viên phạm vi tuyến sản - Phát triển kỹ tư quản phẩm mà họ phục vụ trị phạm vi sản phẩm 3.3.3.5 Cơ cấu tổ chức ma trận ❖ Đặc điểm Mô hình kết hợp hai hay nhiều mơ hình tổ chức khác Ví dụ, mơ hình tổ chức theo chức kết hợp với mơ hình tổ chức theo sản phẩm đây, cán quản trị theo chức theo sản phẩm có vị ngang Họ chịu trách nhiệm báo cáo cho cấp lãnh đạo có quyền định thuộc lĩnh vực mà họ phụ trách 49 Tổng giám đốc Thu mua Sản xuất Marketing Tài Dự án A Nhóm thu mua Nhóm sản xuất Nhóm Marketing Nhóm tài Dự án B Nhóm thu mua Nhóm sản xuất Nhóm Marketing Nhóm tài Hình 3.5 Sơ đồ minh họa cấu tổ chức kiểu ma trận ❖ Ưu, nhược điểm cấu ma trận Ưu điểm Nhược điểm - Kết hợp lực nhiều cán quản trị chuyên gia - Có mâu thuẫn quyền hạn tổ chức - Tạo nhà quản trị thích ứng với lĩnh vực quản trị khác - Cơ cấu đòi hỏi nhà quản trị phải có ảnh hưởng lớn - Tập chung nguồn lực vào khâu xung yếu - Phạm vi ứng dụng hạn chế đòi hỏi trình độ định - Cho phép lúc thực nhiều - Quyền lực trách nhiệm dự án, sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhà quản trị trùng lặp tạo xung đột khoảng cách - Việc hình thành giải thể dễ nỗ lực cá nhân đơn vị dàng, nhanh chóng; tốn kém, sử dụng nhân lực có hiệu Trong thực tế ngồi mơ hình kể trên, phận cấu hình thành theo q trình cơng nghệ, theo dịch vụ hỗ trợ, theo nhóm Mơ hình lựa chọn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác hoàn cảnh định Các yếu tố bao gồm loại công việc phải làm, cách thức tiến hành công 50 việc, người tham gia thực công việc, công nghệ sử dụng, đối tượng phục vụ, phạm vi phục vụ Để mơ hình tổ chức giúp đạt mục tiêu tổ chức cách hiệu quả, phần lớn tổ chức sử dụng hình thức phân chia phận hỗn hợp, kết hợp hai hay nhiều sở tuý Ưu điểm lớn mơ hình hỗn hợp kết hợp nhiều mơ hình cho phép tổ chức lợi dụng ưu mơ hình tổ chức giảm ảnh hưởng nhược điểm Mơ hình giúp xử lý tình phức tạp, có tác dụng tốt tổ chức lớn, cho phép chun mơn hố số cấu tổ chức Tuy nhiên, mơ hình hỗn hợp làm cho cấu tổ chức phức tạp, hình thành phận hay phân hệ nhỏ làm tăng thêm nhược điểm loại mơ hình t 3.3.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức Khi xây dựng cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp, cần tính đến nhân tố ảnh hưởng sau: 3.3.4.1 Nhóm nhân tố thuộc đối tượng quản trị Trình độ phát triển cơng nghệ sản xuất Nhiều cơng trình nghiên cứu chứng minh công nghệ sản xuất doanh nghiệp yếu tố quan trọng có ảnh hưởng đến việc thiết kế máy tổ chức Những doanh nghiệp có cơng nghệ sản xuất, quy trình sản xuất phức tạp thường có cấu tổ chức nhiều bậc với đặc điểm mức độ giám sát phối hợp công việc thực với cường độ cao Cơ cấu phải bố trí cho tăng cường khả thích nghi tổ chức trước thay đổi nhanh chóng cơng nghệ 3.3.4.2 Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản trị - Chiến lược hay nhiệm vụ mục tiêu mà doanh nghiệp phải hoàn thành Chiến lược cấu tổ chức hai mặt tách rời quản trị đại Bất chiến lược lựa chọn sở phân tích điểm mạnh, điểm yếu, hội đe doạ mơi trường cấu tồn Ngược lại, công cụ để thực mục tiêu chiến lược, cấu tổ chức phải thay đổi có thay đổi chiến lược 51 - Quy mô mức độ phức tạp hoạt động tổ chức có ảnh hưởng lớn tới cấu tổ chức Tổ chức có quy mô lớn, thực hoạt động phức tạp thường có mức độ chun mơn hố, tiêu chuẩn hố, hình thức hố cao hơn, lại tập trung tổ chức nhỏ thực hoạt động khơng q phức tạp - Trình độ, sở thích, thói quen, quan niệm riêng người quản trị lực đội ngũ lao động Thái độ lãnh đạo cấp cao tác động đến cấu tổ chức Các cán quản trị theo phương thức truyền thống thường thích sử dụng hình thức tổ chức theo chức với hệ thống thứ bậc mà sử dụng hình thức tổ chức theo ma trận hay mạng lưới, hay mơ hình phân tán với đơn vị chiến lược Nhân lực có trình độ, kỹ cao thường hướng đến mơ hình quản trị mở - Môi trường kinh doanh yếu tố bên bên tác động đến hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Những tính chất mơi trường tính tích cực, tính phức tạp mức độ thay đổi có ảnh hưởng đến cấu tổ chức Trong điều kiện môi trường phong phú nguồn lực, đồng tập trung ổn định, tổ chức thường có cấu học, việc định mang tính tập trung với thị, nguyên tắc thể lệ cứng rắn mang lại hiệu cao Trong điều kiện môi trường khan nguồn lực, đa dạng, phân tán thay đổi nhanh chóng thường phải xây dựng cấu tổ chức với mối liên hệ hữu cơ, việc định mang tính phi tập trung với thể lệ mềm mỏng, phận liên kết chặt chẽ với tổ đội đa chức - Ngồi hình thức pháp lý doanh nghiệp; quan hệ sở hữu tồn doanh nghiệp; phương tiện phục vụ quản trị; sách đãi ngộ doanh nghiệp đội ngũ cán quản trị có ảnh hưởng đến cấu tổ chức doanh nghiệp 52 TÓM TẮT LÝ THUYẾT Trong chương này, nghiên cứu vấn đề khái quát công tác tổ chức doanh nghiệp Những nội dung chủ yếu cần ý là: - Cơng tác tổ chức việc xác định chức nhiệm vụ quyền hạn người, phận mối quan hệ họ trình lao động với cho cá nhân phận phối hợp với cách tốt để thực mục tiêu chiến lược tổ chức - Mục tiêu chức tổ chức tạo nên môi trường nội thuận lợi cho cá nhân, phận phát huy lực nhiệt tình mình, đóng góp tốt vào việc hồn thành mục tiêu chung tổ chức - Cơ sở để thiết kế cơng việc hình thành phận tổ chức tầm hạn quản trị, cách thức uỷ quyền mức độ phân quyền - Các kiểu cấu tổ chức máy quản lý phân loại theo cách thức hình thành phận, theo mối quan hệ quyền hạn sử dụng, theo số cấp quản trị theo quan điểm tổng hợp Mối kiểu cấu có ưu nhược điểm riêng Các yêu cầu cấu tổ chức là: Tối ưu; Linh hoạt; ổn định: Tin cậy Kinh tế 53 CÂU HỎI ƠN TẬP Trình bày khái niệm sở công tác tổ chức doanh nghiệp? Khi chun mơn hố theo chiều dọc để hình thành hệ thống thứ bậc hệ thống quản trị cần lưu ý khía cạnh quan trọng nào? Chun mơn hố chiều ngang dẫn tới kiểu cấu tổ chức nào? Trình bày yêu cầu cấu tổ chức quản trị? Trình bày nhân tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức quản trị? Tầm quản trị cấp quản trị có quan hệ với nào? Thế tập chung, phân quyền uỷ quyền quản trị tổ chức? Hãy nêu trình uỷ quyền nguyên tắc phải tuân thủ để uỷ quyền hiệu quả? Hãy xác định sở phân chia phận tổ chức (doanh nghiệp) mà bạn biết? 54 TÌNH HUỐNG THẢO LUẬN Tình huống: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC MỚI CỦA CÔNG TY CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ ỨNG DỤNG Giám đốc công ty công nghệ thông tin ứng dụng trình lên Hội đồng quản trị cấu xếp tổ chức cho công ty (Hình 3.6) Theo giám đốc, với cấu này, cơng ty phản ứng nhanh với thay đổi thị trường, đáp ứng nhanh yêu cầu khách hàng Đồng thời, cấu giúp cho việc quản lý công ty mang tính tích cực hơn, giảm bớt cấp quản lý trung gian Tuy nhiên, có vài ý kiến hội đồng quản trị cho với cấu tổ chức vậy, giám đốc không đủ thời gian để xử lý hết tất báo cáo từ phận gửi lên, không kịp định, cơng việc bị ùn lại Đồng thời có người nói bóng gió số người quản lý phận công ty quyền lực tập trung nhiều vào vị trí giám đốc Câu hỏi: Hãy phân tích ưu điểm nhược điểm cấu tổ chức này? Nếu bạn giám đốc công ty công nghệ thơng tin ứng dụng, bạn bố trí tổ chức công ty nào? Tại bạn lại bố trí vậy? 55 Giám đốc Trợ lý pháp luật Phó GĐ Phó GĐ Tài Tổ chức nhân Trưởng phòng quản trị Phó GĐ Marketing & PR Trợ lý hành Trợ lý chun mơn Phó GĐ R&D Phó GĐ k.doanh CNTT Trưởng phòng hành Phó GĐ Dịch vụ sau bán Trưởng phòng dự án hợp tác Phó GĐ Tư vấn Phó GĐ XNK Trưởng phòng kỹ thuật Hình 3.6 Cơ cấu tổ chức công ty công nghệ thông tin ứng dụng 56 ...Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ 1. 1.Khái niệm chất quản trị, nhà quản trị 1. 1 .1 Quan niệm quản trị Quản trị (Management) từ thường dùng phổ biến nhiều... xuất trẻ năm 19 94) 1. 1.3 Nhà quản trị 1. 1.3 .1. Khái niệm phân loại - Khái niệm: Nhà quản trị người đề kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra hoạt động tổ chức để đạt mục tiêu Các nhà quản trị tổ chức... chức mà tổ chức có nhiều hay nhà quản trị Các nhà quản trị thường chia làm cấp chủ yếu: Quản trị vỉên cấp cao, quản trị viên cấp trung quản trị viên cấp thấp + Quản trị viên cấp cao: Đòi hỏi nhiều