Phân tích ứng dụng phần mềm ERP

Trường Đại Học Ngoại Thương Khoa Quản Trị  Kinh Doanh ======= ====== TIỂU LUẬN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ Phân tích ứng dụng phần mềm ERP Vinamilk Người thực : Nguyễn Thị Khánh Vân MSV : 1512210259 Lớp tín : TMA306.1 Giảng viên : Ths Nguyễn Thị Hồng Vân Hà Nội, 21/03/2017 MỤC LỤC MỤC LỤC .1 LỜI MỞ ĐẦU A GIỚI THIỆU CHUNG: Sơ lược hệ thống ERP: Tổng quan Vinamilk B VINAMILK TRIỂN KHAI HỆ THỐNG ERP: Hoạt động công ty trước triển khai ERP: Hoạt động công ty sau áp dụng ERP: Lợi ích, thành cơng đạt được: 11 Một số hạn chế : 12 Lý thành công: 12 C BÀI HỌC KINH NGHIỆM: 13 KẾT LUẬN 14 TÀI LIỆU THAM KHẢO 15 LỜI MỞ ĐẦU Môi trường kinh doanh đại với áp lực cạnh tranh ngày gia tăng buộc doanh nghiệp ln tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm dịch vụ tới khách hàng nhanh hơn, rẻ hơn, tốt đối thủ cạnh tranh Để vươn tới mục tiêu này, doanh nghiệp nỗ lực hồn thiện cơng tác quản lý để sử dụng hiệu nguồn lực trình sản xuất kinh doanh Với trợ giúp cơng nghệ thơng tin, doanh nghiệp có cơng cụ hữu hiệu hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp Việc áp dụng phần mềm ngày trở nên phổ biến thiết yếu với doanh nghiệp, số hệ thống Quản trị nguồn lực Doanh nghiệp ERP Hệ thống ERP áp dụng nhiều doanh nghiệp Việt Nam, điển hình số có Cơng ty sữa Vinamilk đưa vào sử dụng thức từ 1/1/2007 Trong q trình triển khai, cơng ty gặp khơng khó khăn Những khó khăn liên quan đến việc học để tiếp thu công nghệ; thay đổi quy trình cơng ty cho phù hợp với quy trình phần mềm; thay đổi cấu tổ chức công ty Có thể nói doanh nghiệp Vinamilk áp dụng thành cơng hệ thống ERP vào q trình hoạt động khơng? A GIỚI THIỆU CHUNG: Sơ lược hệ thống ERP: a Giới thiệu: ERP hệ thống ứng dụng đa phân hệ giúp doanh nghiệp tổ chức, quản lý nguồn lực điều hành tác nghiệp Một hệ thống ERP điển hình bao hàm tất chức tổ chức; tổ chức doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức phi phủ,… Một phần mềm ERP tích hợp chức chung tổ chức vào hẹ thống Giải pháp ERP cung cấp cho nhà quản lý doanh nghiệp hộ trợ quản lý tài – kế toán, vật tư, sản xuất, kinh doanh, quản lý dịch vụ, khách hàng, nhân sự,… nhiều công việc khác Đặc điểm bật quan trọng ERP cung cấp cho doanh nghiệp hệ thống quản lý vớ quy trình đại chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả quản lý điều hành doanh nghiệp lãnh đạo tác nghiệp nhân viên b Lợi ích: * Tiếp cận thơng tin quản trị đáng tin cậy Hệ thống ERP tập trung liệu từ phân hệ vào sở quản lý liệu chung giúp cho phân hệ riêng biệt chia sẻ thơng tin với cách dễ dàng Hơn nữa, hệ thống ERP không thu thập xử lý khối lượng lớn giao dịch hàng ngày mà nhanh chóng lập phân tích phức tạp báo cáo đa dạng * Cơng tác kế tốn xác Phần mềm kế toán phân hệ kế toán phần mềm ERP giúp công ty giảm bớt sai sót mà nhân viên thường mắc phải cách hạch tốn thủ cơng, hỗ trợ quản lý cao cấp kiểm tra tính xác tài khoản Hơn nữa, phân hệ kế toán thiết kế tốt hỗ trợ qui trình kế tốn biện pháp kiểm soát nội chất lượng * Cải tiến quản lý hàng tồn kho Phân hệ quản lý hàng tồn kho phần mềm ERP cho phép cơng ty theo dõi hàng tồn kho xác xác định mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ mà giảm nhu cầu vốn lưu động đồng thời giúp tăng hiệu sản xuất * Tăng hiệu sản xuất Phân hệ hoạch định quản lý sản xuất phần mềm ERP giúp công ty nhận dạng loại bỏ yếu tố hiệu qui trình sản xuất Điều có nghĩa áp dụng hệ thống hoạch định sản xuất hiệu làm giảm chi phí sản xuất đơn vị sản phẩm * Quản lý nhân hiệu Phân hệ quản lý nhân tính lương giúp xếp hợp lý qui trình quản lý nhân tính lương, làm giảm chi phí quản lý đồng thời giảm thiểu sai sót gian lận hệ thống tính lương * Các qui trình kinh doanh xác định rõ ràng Các phân hệ ERP thường yêu cầu cơng ty xác định rõ ràng qui trình kinh doanh để giúp phân công công việc rõ ràng giảm bớt rối rắm vấn đề liên quan đến hoạt động tác nghiệp hàng ngày công ty Tổng quan Vinamilk a Giới thiệu: Công ty cổ phần sữa Việt Nam thành lập định số 155/2003 QDBCN ngày 10/2003 Bộ Công nghiệp chuyển doanh nghiệp Nhà nước Công ty sữa Việt Nam thành Công ty Sữa Việt Nam Dựa doanh số, Vinamik nhà sản xuất hàng đầu sữa Việt Nam Danh mục sản phẩm Vinamik bao gồm: sản phẩm coi chủ lực sữa nước sữa bột, với số sản phẩm khác Thương hiệu bình chọn “Thương hiệu tiếng” nhóm 100 thương hiệu mạnh Bộ Cơng Thương bình chọn năm 2006 b Thị trường hoạt động: Hiện Vinamilk có khoảng 25 đơn vị trực thuộc, 13 nhà máy sản xuất Việt Nam với gần 6000 nhân viên toàn quốc Đặc biệt, Vinamilk đầu tư 22,8% cổ phần nhà máy Miraka (New Zealand), đầu tư 70% cổ phần vào nhà máy Driftwood (Mỹ), nắm giữ 51% cổ phần đầu tư nhà máy Angkor Milk Campuchia Công ty Ba Lan làm cửa ngõ giao thương hoạt động Vinamilk nước châu Âu Sản phẩm Vinamilk đến tay người tiêu dùng thông qua hệ thống đối tác phân phối kênh phân phối trực tiếp từ Vinamilk + Hệ thống đối tác phân phối: Đối tác phân phối Vinamilk tới 266 nhà phân phối khoảng 224.000 điểm bán lẻ + Các hệ thống siêu thị toàn quốc: Vinamilk bán trực tiếp cho 600 siêu thị toàn quốc + Phân phối trực tiếp đến khách hàng: xí nghiệp, trường học, khu vui chơi giải trí B VINAMILK TRIỂN KHAI HỆ THỐNG ERP: Hoạt động công ty trước triển khai ERP: Công ty cổ phần sữa Việt Nam (Vinamilk) doanh nghiệp lớn ngành công nghiệp sản xuất sữa Việt Nam Chiếm khoảng 80% thị phần nước hướng thị trường giới việc xuất sản phẩm Vinamilk sang nước khu vực Trung Đông, Ba Lan, Đức, Đông Nam Á Với mạng lưới nhà phân phối rộng khắp Vì mà quy trình sản xuất máy tổ chức Vinamilk vô phức tạp Khi doanh nghiệp chưa ứng dụng ERP hoạt động cơng ty cơng ty gặp phải số khó khăn sau: + Quy trình quản lý hàng hóa đầu vào đầu hồn tồn thủ cơng, điều dẫn đến số hậu lượng hàng tồn kho nhiều sản phẩm đầu lại tiêu thụ q chậm hay việc sử dụng máy móc cơng nhân chưa đạt hết công suất… tất điều gây tốn trình sản xuất Vinamilk, trực tiếp ảnh hưởng đến lợi nhuận cơng ty + Việc kiểm sốt trình sản xuất, xử lý đơn đặt hàng, hạch tốn chi phí chưa đồng dẫn đến việc gia tăng chi phí sản xuất, chi phí lưu kho, hàng tồn kho Trong hạch tốn, kế tốn thủ cơng Vinamilk thường gặp phải sai sót mà nhân viên thường mắc phải + Với hạch toán theo kiểu thủ công, cán quản lý Vinamilk không dễ dàng kiểm tra bước tốn quy trình Lượng giấy tờ phải lưu trữ lớn, nhiều trường hợp tránh khỏi việc mát hư hại Hệ thống thông tin phân phối Vinamilk chủ yếu thực Công ty đại lý Từ lý cụ thể này, Vinamilk tìm giải pháp khắc phục cách có hiệu tình trạng việc sử dụng hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP Hoạt động công ty sau áp dụng ERP: a Thực trạng việc triển khai ERP Vinamilk: Để đáp ứng nhu cầu ngày cao người tiêu dùng, thời gian qua, Vinamilk không ngừng đổi công nghệ, đầu tư dây chuyền máy móc thiết bị đại, nâng cao công tác quản lý chất lượng sản phẩm Năm 1999, Vinamilk áp dụng thành công Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9002 áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế 9001:2000 - phiên giới Bên cạnh đó, Vinamilk tập trung đầu tư mạnh vào cơng nghệ thơng tin ứng dụng thành công phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP Oracle EBS 11i, phần mềm SAP CRM (Hệ quản trị quan hệ khách hàng) BI (Hệ thống thông tin báo cáo) b Thực trạng Công nghệ: Vinamilk ứng dụng đồng thời ba giải pháp ERP quốc tế Oracle, SAP Microsoft Làm để làm chủ tích hợp ba giải pháp này? * Hệ thống SAP – CRM: Vinamilk số doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng giải pháp quản trị mối quan hệ với khách hàng (Customer Relationship Management-CRM) SAP Đây dự án giai đoạn hai việc triển khai ERP công ty Sau tám tháng, dự án ERP giai đoạn hai nghiệm thu phần lõi (SAP CRM) sau triển khai đến 40 nhà phân phối dự kiến tất nhà phân phối khác tích hợp vào hệ thống Trước có hệ thống SAP CRM, thông tin phân phối Vinamilk chủ yếu tập hợp theo dạng thủ công công ty đại lý Hiện nay, hệ thống thông tin báo cáo định phục vụ ban lãnh đạo (Business Intelligence-BI) thiết lập trung tâm để quản lý kênh phân phối bán hàng chương trình khuyến mại Các nhà phân phối kết nối trực tiếp vào hệ thống qua đường truyền Internet sử dụng chương trình SAP, kết nối theo hình thức offline sử dụng phần mềm Solomon Microsoft Riêng đại lý sử dụng phần mềm FPT phát triển cho PDA để ghi nhận giao dịch Các nhân viên bán hàng sử dụng PDA kết nối với hệ thống nhà phân phối để cập nhật thơng tin + Chương trình giúp CRM hóa hệ thống kênh phân phối công ty qua phần mềm ứng dụng Quá trình hỗ trợ nhân viên nâng cao lực, tính chuyên nghiệp khả nắm bắt thông tin thị trường tốt nhờ sử dụng thông tin chia sẻ tồn hệ thống.Vinamilk quản lý xun suốt sách giá, khuyến hệ thống phân phối Trong đó, đối tượng quan trọng doanh nghiệp khách hàng đầu cuối hưởng lợi nhờ chất lượng dịch vụ ngày cải thiện + Ứng dụng EPR kế toán Trong hạch toán, kế toán thủ cơng Vinamilk thường gặp phải sai sót mà nhân viên thường mắc phải Với hạch toán theo kiểu thủ công, cán quản lý Vinamilk khơng dễ dàng kiểm tra bước tốn quy trình Từ lý cụ thể này, Vinamilk tìm giải pháp khắc phục cách có hiệu tình trạng việc sử dụng hệ thống thông tin hoạch địnhnguồn lực doanh nghiệp ERP (Mơ hình ứng dụng ERP ngành dịch vụ Ngân Hàng) Với hệ thống máy chủ chạy phần mềm SAP CRM trung tâm, sở liệu quản lý tập trung (Master Data), tích hợp theo chuẩn số liệu ngày từ nhà phân phối, từ hệ thống máy PDA cầm tay di động từ nhân viên bán hàng Một hệ thống thông tin tập trung báo cáo tình trạng kho, hàng, doanh thu, công nợ nhà phân phối Trên sở đó, nhân viên trung tâm phân tích tình hình tiêu thụ hàng để đưa hướng xử lý, tiêu lên kế hoạch phân phối hàng xác Hệ thống SAP xây dựng tảng cơng nghệ SAP NetWeaver Tại Vinamilk, NetWeaver tích hợp thông tin từ hệ thống ERP sử dụng Oracle EBS với hệ thống Solomon sử dụng nhà phân phối ứng dụng PDA cho nhân viên bán hàng Ba ứng dụng NetWeaver tích hợp thành hệ thống (Business Warehouse-BW) để phục vụ cho hệ thống báo cáo thông minh, giúp ban lãnh đạo có thơng tin xác trực tuyến tình hình hoạt động kinh doanh tồn quốc c Thực trạng quy trình: Hệ thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite Oracle Pythis cung cấp bắt đầu triển khai từ 15/3/2005 gồm phân hệ tài - kế tốn, quản lý mua sắm - quản lý bán hàng, quản lý sản xuất phân tích kết hoạt động (Business Intelligence - BI) Công việc chuyển giao công nghệ diễn tồn cơng ty cổ phần Sữa Việt Nam - Vinamilk với 13 địa điểm, bao gồm trụ sở TP.HCM, xí nghiệp kho vận chi nhánh, nhà máy tồn quốc Q trình triển khai ERP Vinamilk thực chất trải qua đợt Vì thế, tồn cơng ty Vinamilk có tình trạng nơi sử dụng ERP, nơi chưa có ERP nên phát sinh vấn đề hệ thống báo cáo, điều hành công ty Bên cạnh phân hệ ERP chính, Vinamilk tiếp nhận hệ thống phần mềm trích xuất liệu thơng minh BI (Business Intelligence) cho phân hệ Pythis phải lập trình 300 biểu mẫu báo cáo theo quy trình Vinamilk Đây tài sản trí tuệ lớn thu từ dự án Việc chia nhỏ trình giúp cơng ty tiếp cận hệ thống dễ dàng hơn, bên liên quan giải vấn đề phát sinh, giúp cho đợt mở rộng thêm qui mô, áp dụng thêm công nghệ kĩ thuật giảm thiểu rủi ro, suôn sẻ thành công Thực việc khảo sát mơ tả qui trình tại: Phòng CNTT Vinamilk thành lập với 26 nhân viên chia thành nhiều nhóm: nhóm hỗ trợ máy tính, nhóm mạng, nhóm máy chủ - sở liệu, nhóm lập trình nhóm hỗ trợ Solomon (Solomon phần mềm microsoft) Qui trình triển khai ERP tuân theo qui trình chuẩn ERP áp dụng rộng rãi doanh nghiệp sản xuất-thương mại giúp đỡ tận tình nhà triển khai Pythis, cơng ty tư vấn độc lập KPMG, nhà cung cấp giải pháp Oracle đặc biệt tạo điều kiện tối đa từ ban lãnh đạo Vinamilk Ông Nguyễn An Nhân, tổng giám đốc Pythis tâm sự: “Hệ thống phần mềm triển khai 13 địa điểm cách xa Giao diện phần mềm toàn tiếng Anh, điều quan trọng cho nhân viên công ty sử dụng hiểu để vận hành? Rồi thì, thứ phải huấn luyện, đào tạo khơng nhiều, có xáo trộn đội ngũ nhân viên Vinamilk…” Trước bối cảnh đó, phía Pythis thành lập đội dự án 20 tư vấn nghiệp vụ tư vấn kỹ thuật “làm việc với cường độ cao suốt năm trời với dự án” d Thực trạng nhân lực : Vinamilk có quán triệt tư tưởng từ cấp lãnh đạo tới nhân viên thừa hành tâm thay đổi giai đoạn đầu giai đoạn vơ khó khăn Nhưng nhà quản trị nhân viên vượt qua thử thách, kiên trì thực mục tiêu Cơng ty có phương án triển khai nhằm đào tạo nguồn nhân lực vận hành hệ thống cách cử nhóm người có trình độ, có lực đào tạo, huấn luyện Cấp lãnh đạo tạo nguồn động lực ,niềm tin tưởng cho nhân viên, mục tiêu chung Cùng với qui định, tinh thần kỉ luật việc tuân thủ qui trình hoạt động Về cấu tổ chức công ty, việc nâng cao kiến thức nhân viên, hệ thống đáp ứng tốt nhu cầu người sử dụng Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có thừa hưởng kịp thời Tuy nhiên, vinamilk doanh nghiệp áp dụng ERP Việt Nam không tránh khỏi giây phút nản lòng, tâm lý ngại thay đổi, ỳ ạch, thiếu niềm tin số phận nhân viên e Thực trạng ngân sách: Để triển khai hệ thống ERP doanh nghiệp phải xác định tốn khoản ngân sách lớn Chi phí lớn ngân sách chi tiêu cho ERP nằm phần triển khai Xác định trước khoản mục chi phí giúp việc triển khai đảm bảo tiến độ chất lượng, không, dễ bị sa lầy thất bại Chi phí triển khai phần mềm ERP gồm nhiều mục, tùy thuộc vào nhà triển khai Tuy nhiên, chi phí thường chi phí quyền, hỗ trợ 10 triển khai, tư vấn, bảo trì vận hành hệ thống… Ngồi chi phí cho hạ tầng ứng dụng CNTT nói chung phần cứng, hạ tầng mạng Hiện Việt Nam có doanh nghiệp lớn, hoạt động ổn định bỏ khoản ngân sách lớn để đầu tư xây dựng hệ thống ERP Còn chưa có doanh nghiệp vừa nhỏ Việt Nam triển khai Từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đầu tư cho hệ thống CNTT tổng cộng triệu đô-la Mỹ Lợi ích, thành công đạt được: Sau tháng vận hành ERP tồn cơng ty, Vinamilk sơ kết luận hiệu ứng dụng + Hệ thống giúp công ty thực chặt chẽ, tránh rủi ro cơng tác kế tốn; với phân cấp, phân quyền rõ ràng, cơng tác tài – kế toán thuận lợi nhiều so với trước + Các khâu quản lý kho hàng, phân phối, điều hành doanh nghiệp, quan hệ khách hàng sản xuất công ty quản lý tốt hơn, giảm đáng kể rủi ro; bán hàng phân phối có nhịp nhàng, uyển chuyển hơn; chức theo dõi tiến hành theo thời gian thực + Trình độ nhân viên CNTT Vinamilk nâng cao so với trước + Hạ tầng CNTT kiện tồn, đồng bộ, chuẩn hố củng cố Bà Trang (Phó giám đốc cơng ty) cho biết, từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đầu tư cho CNTT tổng cộng triệu USD (trong có phần ERP) khẳng định, nhờ có đầu tư sâu, rộng nên Vinamilk đủ sức tiếp thu giải pháp lớn Về cấu tổ chức cơng ty, ngồi việc nâng cao kiến thức nhân viên, hệ thống đáp ứng tốt nhu cầu người sử dụng Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có thừa hưởng kịp thời Vinamilk đặc biệt thành công kênh phân phối Các nhà phân phối kết nối trực tiếp vào hệ thống qua đường truyền Internet sử dụng chương trình SAP, kết nối theo hình thức offline sử dụng phần mềm Solomon Microsoft Riêng đại lý sử dụng phần mềm FPT phát triển 11 cho PDA để ghi nhận giao dịch Các nhân viên bán hàng sử dụng PDA kết nối với hệ thống nhà phân phối để cập nhật thơng tin Vinamilk thống quy trình kinh doanh với nhà phân phối theo yêu cầu quản lý mang tính hệ thống quản lý giá, khuyến mại, kế hoạch phân phối, quy trình tác nghiệp cho nhân viên bán hàng PDA Một số hạn chế : Thiếu nguồn nhân sự: Khi triển khai ERP, nguồn nhân lực chiếm vị trí hàng đầu Khơng riêng Vinamilk mà hầu hết tất doanh nghiệp triển khai ERP gặp khó khăn vấn đề nhân Đặc biệt Nguồn nhân lực thiếu kiến thức chun mơn ERP Vì mà hầu hết doanh nghiệp phải cử nhân viên đào tạo, tập huấn Chi phí đầu tư lớn: Tuy Vinamilk doanh nghiệp lớn hàng đầu Việt Nam, ERP hệ thống đắt tiền doanh nghiệp, Vinamilk tốn khoản chi phí lớn cho việc đầu tư Lý thành công: Để thành công hệ thống ERP này, Vinamilk xấy dựng đội ngũ lãnh đạo chun mơn định hướng tham gia tích cực vào dự án, đồng thời cách làm việc chuyên nghiệp qui củ Bên cạnh đó, dự án hỗ trợ bờ hệ thống quản lý sản xuất Vinamilk, nhà cung cấp giải pháp Oracle nhà tư vấn độc lập công ty TNHH KPMG 12 C BÀI HỌC KINH NGHIỆM: Các doanh nghiệp gặp khó khăn liên quan tới việc học tập để tiếp thu cơng nghệ, thay đổi quy trình doanh nghiệp cho phù hợp với quy trình phần mềm, thay đổi cấu tổ chức công ty + Nguồn lực có đủ khả năng, dám chấp nhận thay đổi hạn chế + Cơ sở hạ tầng CNTT cần đồng hóa, chuẩn hóa củng cố + Cần có hợp tác hỗ trợ từ nhà tư vấn 13 KẾT LUẬN Qua phân tích, hiểu sâu sắc hệ thống ERP quản lý doanh nghiệp việc vận dụng cách để mang lại hiểu Vinamilk coi ví dụ điển hình việc áp dụng thành cơng hệ thống ERP Từ ta có học kinh nghiệm: việc vận dụng ERP vào quản lý chuyện sớm chiều mà nên vận dụng cách hợp lý cho loại hình doanh nghiệp, tùy vào hồn cảnh cụ thể mà doanh nghiệp có chiến lược bước hợp lý Cụ thể việc ứng dụng ERP vào quản trị DN đòi hỏi DN phải biến “nguồn lực” thành “tài nguyên” Quá trình đòi hỏi hợp tác chặt chẽ DN nhà tư vấn Ngày giới ứng dụng ERP rộng rãi, để tiếp cận gần với trình độ giới việc cập nhật, học hỏi để đưa ERP vào sử dụng doanh nghiệp điều kiện cần để thành công lâu dài tương lai 14 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Thương mại điện tử Sách tập Thương mại điện tử Website: https://www.vinamilk.com.vn/ 15 ... Vinamilk, NetWeaver tích hợp thơng tin từ hệ thống ERP sử dụng Oracle EBS với hệ thống Solomon sử dụng nhà phân phối ứng dụng PDA cho nhân viên bán hàng Ba ứng dụng NetWeaver tích hợp thành hệ... lượng lớn giao dịch hàng ngày mà nhanh chóng lập phân tích phức tạp báo cáo đa dạng * Cơng tác kế tốn xác Phần mềm kế tốn phân hệ kế tốn phần mềm ERP giúp cơng ty giảm bớt sai sót mà nhân viên... có hiệu tình trạng việc sử dụng hệ thống thông tin hoạch địnhnguồn lực doanh nghiệp ERP (Mơ hình ứng dụng ERP ngành dịch vụ Ngân Hàng) Với hệ thống máy chủ chạy phần mềm SAP CRM trung tâm, sở