Quan ly kinh doanh.doc

Quan ly kinh doanh

Công ty máy tính Hoàng Cường là một doanh nghiệp kinh doanh máy tính có thương hiệu nổi tiếng tại Hải Phòng , hiện nay trụ sở công ty đặt tại 75- Lương Khánh Thiện -Hải Phòng.

Hiện nay công ty đang quản lý việc kinh doanh các loại máy tính bộ và linh kiện máy tính ,cùng các thiết bị điện tử khác , cụ thể là quá trình hoạt động như sau : Phòng kế hoạch sau quá trình nghiên cứu tìm hiểu thị trường và xác định được danh mục các mặt hàng cần nhập thì tiến hành lập báo cáo gửi lên ban lãnh đạo công ty để nhập lô hàng mới ( hàng có thể được nhập từ nhiều nhà cung cấp khác nhau ).Hàng sau khi nhập về thì được bộ phận thủ kho kiểm tra và ghi phiếu nhập kho , đồng thời gửi phiếu cho bộ phận kế toán để bộ phận kế toán thanh toán với nhà cung cấp ( việc thanh toán có thể bằng tiền mặt hay hình thức chuyển khoản thông qua ngân hàng )

Khi có khách hàng đến mua hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ là người đảm nhận việc giới thiệu thông tin cho khách hàng biết về sản phẩm họ cần mua Sau quá trình xem xét , nếu khách hàng có nhu cầu mua hàng thì bộ phần kinh doanh gửi yêu cầu mua hàng của khách cho bộ phận thủ kho biết để viết phiếu xuất kho , sau đó thì bộ phận thủ kho gửi phiếu xuất này cho bộ phận kế toán để bộ phận này viết phiếu thanh toán và tiến hành thu tiền của khách hàng

Đặc biệt là công ty có chế độ bảo hành cho khách khi khách mua hàng (hàng chỉ được bảo hành trong thời gian bảo hành và đủ điều kiện để bảo hành ) Khách khi mang hàng đến bảo hành sẽ đến gặp phòng bảo hành để được bảo hành Sau mỗi ngày thì ban lãnh đạo công ty yêu cầu báo cáo về tình kinh doanh của

a) Sơ đồ :

b) Mô tả tương tác :

- NHÀ CUNG CẤP: Sau khi công ty tham khảo giá của các nhà cung cấp , sau đó chọn ra nhà cung cấp thích hợp , rồi tiến hành gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp , sau đó nhà cung cấp gửi thông tin hàng hoá và phiếu giao hàng cho

công ty Khi công ty thanh toán tiền thì nhà cung cấp gửi cho hoá đơn thanh

Giáo viên hướng dẫn : Vũ Anh Hùng Trang 2

toán và công ty gửi tiền cho nhà cung cấp ( Hình thức thanh toán tiền ở đây có thể bằng tiền mặt hay thanh toán bằng chuyển khoản thông qua ngân hàng ).

- KHÁCH HÀNG : Khi khách hàng đến mua hàng thì bộ phận kinh doanh tiếp

nhận khách hàng đồng thời cho khách hàng biết thông tin về hàng cần mua và báo giá chi tiết của hàng đó Sau khi khách xem xét các mặt hàng và quyết định mua hàng thì bộ phận kinh doanh gửi yêu cầu cho bộ phận thủ kho để viết phiếu xuất hàng , bộ phận thủ kho chuyển phiếu xuất cho bộ phận kế toán công ty sau đó bộ phận này viết phiếu thanh toán và chuyển cho khách hàng hoá đơn thanh toán Đồng thời khi khách mua hàng thì cũng được viết phiếu bảo hành cho hàng đó

-NGÂN HÀNG : Khi khách có nhu cầu thanh toán với công ty bằng hình thức

chuyển khoản thì công ty phải nhờ ngân hàng để thực hiện giao dịch này Đồng thời khi công ty thanh toán tiền với nhà cung cấp bằng hình thức chuyển khoản thì cũng phải nhờ ngân hàng thực hiện giao dịch này

- BAN LÃNH ĐẠO : Ban lãnh đạo công ty khi có yêu cầu cần báo cáo về tình

hình kinh doanh của công ty thì hệ thống phải gửi báo cáo cho ban lãnh đạo

2.2- Sơ đồ phân rã chức năng gộp :

Các chức năng hoạt động của hệ thống kinh doanh của công ty được mô tả như

b) Mô tả chi tiết các chức năng

* Lập đơn hàng: Ban lãnh đạo Công ty sau khi lên kế hoạch mua hàng thì gửi đơn cho nhà cung cấp để yêu cầu nhập hàng về

* Kiểm tra đơn hàng: Khi hàng từ nhà cung cấp chuyển về thì bộ phận thủ kho kiểm

tra hàng xem có phù hợp với đơn mua hàng không? Sau đó làm thủ tục nhập kho.

* Tạo phiếu nhập: Bộ phận thủ kho viết phiếu nhập để chuyển hàng vào kho.* Nhập hàng vào kho: Bộ phận thủ kho chuyển hàng vào kho.

2.3.2 Bán hàng

a) Sơ đồ:

Giáo viên hướng dẫn : Vũ Anh Hùng Trang 4

Hình 2.3.1: Sơ đồ phân rã chức năng Mua hàng

b) Mô tả chi tiết các chức năng

• Tiếp nhận đơn hàng: Khách khi đến mua hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ tiệp

nhận đơn hàng và cho khách biết thông tin và báo giá của từng chủng loại hàng • Kiểm tra hàng: Sau khi khách có yêu cầu mua hàng bộ phận kinh doanh sẽ thông

báo cho bộ phận thủ kho kiểm tra xem trong kho có còn hàng không? Sau đó thông báo hàng còn hay không cho khách.

• Lập phiếu xuất hàng: Sau khi khách xem và đồng ý mua hàng thì bộ phận kinh

doanh sẽ thông báo cho bộ phận thủ kho xuất hàng.

• Lập hoá đơn thanh toán: Bộ phận thủ kho chuyển phiếu xuất hàng cho bộ phận

kế toán, bộ phận kế toán lập hoá đơn thanh toán cho khách hàng.

2.3.3 Thanh toán tiền

a) Sơ đồ

b) Mô tả chi tiết chức năng

• Cập nhật HĐ thanh toán: Sau khi bộ phận thanh toán lập ra hoá đơn thanh toán,

đồng thời tiến hành cập nhật đơn thanh toán cho khách hàng

• Xem dư nợ khách hàng: Bộ phận kế toán kiểm tra xem khách hàng ( Khách hàng

quen hoặc lâu năm) còn dư tiền hay thiếu nợ đối với Công ty để yêu cầu thanh toán.

• Xem dư nợ nhà cung cấp: Bộ phận kế toán kiểm tra xem nhà cung cấp có dư hay

nợ đối với Công ty hay không? Rồi yêu cầu thanh toán nốt.

• Lập phiếu thu chi:Sau khi đã xem dư nợ của khách hàng và nhà cung cấp bộ phận

kế toán sẽ lập phiếu thu chi cho các bên 3.3 Xem dư nợ nhà cung cấp 3.4 Lập phiếu thu chi

Hình 2.3.3: Sơ đồ phân rã chức năng Thanh toán tiền

b) Mô tả chi tiết các chức năng

• Cập nhật phiếu bảo hành: Khách hàng mang phiếu bảo hành đến Công ty, nhân

viên bảo hành kiểm tra phiếu bảo hành xem còn hạn dùng không?

• Lập hoá đơn sửa chữa: Khi nhân viên bảo hành kiểm tra phiếu bảo hành nếu hết

hạn nhưng vẫn có yêu cầu bảo hành thì nhân viên bảo hành vẫn tiến hành bảo hành và lập hoá đơn thanh toán 4.2 Lập hoá đơn sửa chữa

Hình 2.3.4 Sơ đồ phân rã chức năng Bảo hành

b) Mô tả chi tiết các chức năng

• Thống kê hàng tồn: Bộ phận thủ kho kiểm tra xem trong kho còn những loại hàng

nào còn tồn kho Sau đó báo cáo cho ban lãnh đạo Công ty.

• Thống kê hàng bán chạy: Bộ phận kinh doanh lập báo cáo cho ban lãnh đạo Công

ty về các chủng loại hàng bán chạy.

• Thông kê doanh thu: Bộ phận kế toán báo cáo tình hình thu chi của Công ty cho

ban lãnh đạo.

• Thống kê khách hàng-Nha cung cấp: bộ phận kinh doanh thông kế số khách

hàng đến mua và mua hàng của nhà cung cấp nào?

2.4 Danh sách các hồ sơ dữ liệu thu được

STTKý hiệuTên hồ sơ dữ liệu 14 D14 Phiếu thu chi 15 D15 Hoá đơn sửa chữa 16 D16 Sổ bảo hành

18 D18 Báo cáo

2.5 Biểu đồ luồng dữ liệu

2.5.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0

Giáo viên hướng dẫn : Vũ Anh Hùng Trang 8

Báo giá nhà cung cấp

Phiếu giao hàng nhà cung cấp

Giáo viên hướng dẫn : Vũ Anh Hùng Trang 9

Giáo viên hướng dẫn : Vũ Anh Hùng Trang 10 Hoá đơn sửa chữa

Thanh toán tiền

Y/c thanh toánHoá đơn thanh toán

NHÀ CUNG CẤP

Thanh toán

NGÂN HÀNG

Y/c chuyển khoản,kiểm tra tài khoản

Thông báo kết quả

D14 Phiếu thu chi

Lấy thông tin KHLấy thông tin

2.6- Ma trận thực thể chức năng :

2.7-Thiết kế giao diện chương trình :

2.7.1- Giao diện khởi động hệ thống :

Giáo viên hướng dẫn : Vũ Anh Hùng Trang 11

Thông tin về danh mục hàng hoá

Hình 2.7.2- Form danh mục hàng hoá

2.7.3- Form Hoá đơn mua hàng:

2.7.4-Form Hoá đơn nhập kho:

Mã HD mua hàng :

Ngày mua :Mã nhân viên :Tổng trị giá :

Chi tiết hoá đơn mua hàng

Hình 2.7.3- Form Hoá đơn mua hàng

Mã HD nhập khoNgày nhập khoMã nhân viênMã HD mua hàng

Chi tiêt hoá đơn nhập kho

2.7.4- Form hoá đơn nhập kho

2.7.5- Form hoá đơn xuất hàng

2.7.6-Form bảo hành hàng hoá

Giáo viên hướng dẫn : Vũ Anh Hùng Trang 14

Chi tiết hoá đơn xuất hàng

2.7.5- Form hoá đơn xuất hàng

Điều kiện bảo hành

Chi tiết phiếu bảo hành

Điều kiện bảo hành