Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại công ty tnhh dịch vụ giao nhận a.a.a.s.doc

Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại công ty tnhh dịch vụ giao nhận a.a.a.s

A.A.A.S LOGISTICS SERVICE CO , LTD

45 HOÀNG SA, PHƯỜNG ĐA-KAO,Q.1, HOCHIMINH CITYTEL : 84 – 8209536FAX : 84 – 8209537

EMAIL : brighttiger@hcm.fpt.vn

CHƯƠNG I:

GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH DV GN AAAS:1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH DV GN AAAS:

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty:

an đầu công ty là chi nhánh của công ty 3A, được thành lập 12/3/1993 Và công tyTNHH DV GN AAAS nắm bắt được cơ hội kinh doanh chính và để đáp ứng nhucầu phát triển của đất nước trong nền kinh tế Việt Nam tăng trưởng nhanh chóngdẫn đến những dịch vụ trong ngoại thương cũng gia tăng vì vậy mà công ty đã tách rahoạt động riêng vào năm 2002

Công ty TNHH DV GN AAAS là công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trởlên, có quyền kinh doanh XNK trực tiếp và thực hiện các dịch vụ xuất nhập khẩu, vậnchuyển hàng hóa trong và ngoài nước theo giấy phép kinh doanh số 4102017019/ Sở KH-ĐT, ngày 31 tháng 7 năm 2002 cuả sở Kế Hoạch Đầu Tư TP.HCM.

* Giám đốc : Trần Độ

* Vốn điều lệ : 400.000.000 VND

* Tên công ty : CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ GIAO NHẬN AAAS

* Tên giao dịch : A.A.A.S LOGISTICS SERVICE COMPANY LIMITED* Tên viết tắt : A.A.A.S LOGISTICS CO., LTD

* Trụ sở chính : 45 Hoàng Sa, Phường Đa-Kao, Q.1 Tp.Hồ Chí Minh* Điện thoại : 84.8.8209536 Fax: 84.8.8209537

* Email : brighttiger@hcm.fpt.vn

* Tài khoản:

VND: 007.737.1293865 tại VIETCOMBANK TP.HCM USD: 007.100.1293855 tại VIETCOMBANK TP.HCM

Làm thủ tục khai hải quan, xuất khẩu, nhập khẩu.Giao hàng door to door.

Vận chuyển hàng nội địa bằng đường biển, hàng không đến mọi địa điểm trong nước.Giao dịch với các cơ quan nhà nước như Hải quan, Thuế, Ngân hàng … để thực hiện cácnghiệp vụ kinh doanh XNK, và đăng ký nộp thuế, vay vốn.

Được yêu cầu các cơ quan bảo vệ pháp luật, quản lý nhà Nước và Công Ty bảo vệ đảmnhiệm các quyền và các nhiệm vụ cần thiết để công ty hoạt động có hiệu quả, thực hiệncác nhiệm vụ của Nhà nước theo luật định.

1.2.3 Mạng lưới giao nhận hàng hoá, bạn hàng và đối thủ cạnh tranh :

Thị trường giao nhận hàng hoá của công ty phân bố khắp các tỉnh trong và ngoài nướcnhư ở Châu Âu, Châu Á.

Bạn hàng của Công ty rất đông đảo Đó là các công ty có nhu cầu vận chuyển quađường biển, đường hàng không và các dịch vụ về xuất nhập khẩu Trong đó, khách hànglớn nhất và thường xuyên của công ty là: công ty Vật tư – Tổng công ty thuỷ sản, công tyTNHH Hợp Tấn, công ty Thiên Mã, công ty Vĩnh Nguyên, …

Cho tới nay, công ty AAAS đã có quan hệ đại lý với nhiều hãng tàu lớn như MISCHCM, China Shipping, dongnama, K-Line, Wan Hai, Hanjin, NYK, …… Cùng các hãngbay như China Airline, Thai Cargo, Vietnam Airline, ….

Đối thủ cạnh tranh của công ty là các Công ty dịch vụ giao nhận trên cả nước Công typhải cạnh tranh gay gắt về giá cả, cước phí vận chuyển Công ty phải lựa chọn một mứcgiá thích hợp, dịch vụ tốt để tạo niềm tin, uy tín để thu hút khách hàng và cạnh tranh lạicác công ty giao nhận khác.

Giám đốc

Phòng chứng từ

Phòng Kế Toán-Tài Vụ

Phòng Kinh Doanh

Phòng giao nhậnPhó

Giám Đốc2 CƠ CẤU TỔ CHỨC NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY:

2.1 Vài nét chung về cơ cấu:

2.1.2 Cơ cấu bộ máy :

Công ty được tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, đứng đầu công ty là giám đốc.Giám đốc là người toàn quyền điều hành công việc kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệmtrước pháp luật về kết quả kinh doanh, về tổ chức hoạt động của công ty Với chế độ này,công việc được quyết định, giải quyết nhanh gọn, kịp thời.

Phó giám đốc được giám đốc ủy quyền thay mặt giám đốc giải quyết các côngviệc của giám đốc khi giám đốc vắng mặt

Giám đốc và phó giám đốc có trình độ đại học Ngoại Thương và kỹ thuật, kế toántrưởng.

Các cán bộ chuyên môn của chi nhánh phải có trình độ về chuyên môn nghiệp vụtương ứng với từng chức doanh công tác được giao và phải biết ít nhất một môn ngoạingữ (thông dụng là tiếng Anh).

2.1.3 Cơ cấu tổ chức các phòng ban:

Giám đốc

Phòng Chứng từ Xuất – Nhập Phòng Kế

Toán Phòng marketing

Phòng giao nhận2.1.3.1 Phòng Giám Đốc :

' Điều khiển tất cả hoạt động kinh doanh toàn công ty theo đúng chính sách pháp luật của nhà nước Chỉ đạo trực tiếp các phòng – ban trong công ty.

' Lập kế hoạch và nghiên cứu mọi lĩnh vực của công ty, đồng thời theo dõi, quản lý toàn bộ công ty Thu nhập thông tin và xử lý tình hình hoạt động trong bộ máy.

' Xây dựng cơ cấu tổ chức đảm bảo điều kiện làm việc và đời sống của cán bộ công

nhân viên.

2.1.3.2Phó giám đốc :

Hoàn thành những công việc mà giám đốc giao cho, chịu sự phân công của giám đốc, là người hỗ trợ giám đốc trong công tác quản lý công ty, nhân sự phụ trách trực tiếp chỉ đạo hoạt động của công ty.

2.1.3.3Phòng chứng từ Xuất - Nhập :

Phát hành Bill of Lading, Delivery Order, cung cấp dịch vụ như một đại lý hãng tàu Cung ứng các dịch vụ xuất nhập khẩu theo yêu cầu khách hàng

2.1.3.4Phòng Kế Toán Tài Vụ :

Xây dựng kế hoạch tài chính hằng năm và dài hạn

Cung cấp và xuất tiền cho việc trả cước phí, đồng thời thu tiền, tính lương và tính lời lỗtừ các hoạt động.

Quản lý nợ trong và ngoài nước. Báo cáo thuế và đóng thuế

2.1.3.5Phòng kinh doanh :

Tìm kiếm và mở rộng nguồn khách hàng.Chăm sóc khách hàng.

 Quảng bá về các dịch vụ của công ty.

2.1.3.6Phòng giao nhận :

- Làm thủ tục hải quan.

- Đóng hàng, đóng cước, giao chứng từ.

III TÌNH HÌNH, HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY:

1 Tình hình kinh doanh của trong những năm gần nay:

Vì mới thành lập và tham gia vào thị trường từ năm 2002, nên mục tiêu chính củacông ty trong thời gian qua là bước đầu xâm nhập, làm quen với thị trường, tìm kiếmkhách hàng mới và gia tăng nhanh thị phần Do vậy, từ những mối quan hệ với các bạnhàng sẵn có ở khắp nơi trên thế giới, trong thời gian qua AAAS đã đảm nhận vận chuyểnđược một khối lượng hàng hóa rất đáng kể và đã thực sự có chỗ đứng khá vững chắc trênthị trường giao nhận hàng hóa quốc tế ở Việt Nam.

3 Lợi thế và yếu điểm của công ty:

- Công ty nằm ở quận 3, hướng ra sân bay Tân Sơn Nhất, cảng Sài Gòn, cảng KhánhHội và rất nhiều công ty giao nhận vận tải khác, cách sân bay 5km, thuận lợi trong giaonhận hàng hoá đường không trong hoạt động của công ty, đặc biệt công ty nằm tại ThànhPhố Hồ Chí Minh, vùng kinh tế trọng điểm của phía Nam, được bao bọc bởi các tỉnhBình Dương, Đồng Nai, Long An,Vũng Tàu…… với hàng trăm khu công nghiệp đangphát triển với tốc độ nhanh chóng là điều kiện rất thuận lợi đề công ty tìm kiếm nhữngkhách hàng mới trong môi trường đầy năng động này.

- Công ty đã đào tạo được một đội ngũ nhân viên năng động, nhiều kinh nghiệm, quanhệ rộng rãi với hải quan, cảng và hãng vận tải, nhạy bén với thị trường để có thể nhanhchóng hoàn tất mọi thủ tục với một chi phí phù hợp nhất, trong thời gian nhanh nhất cótrình độ và chất lượng cao Họ là những cán bộ trẻ, hoàn toàn có thể đảm đương và hoànthành tốt nhiệm vụ được giao, luôn nhanh nhạy nắm bắt tình hình và xu hướng biến độnggiá cước trên thị trường để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp, tạo lợi thế trong cạnh tranhcho công ty.

kiện thuận lợi hơn để sửa chữa sai lầm và hoàn thiện công nghệ vận tải Chính điều này đãgây nhiều sức ép khá căng thẳng đến mọi hoạt động của công ty.

- Mặt khác, với chính sách toàn cầu hoá dịch vụ, các hãng lớn (liên doanh, công tyTNHH) có thể chấp nhận lỗ tại một vài tuyến để đạt được hiệu quả và dành được nhữngkhách hàng lớn trên những tuyến khác Vì vậy những chính sách cạnh tranh theo hìnhthức này cũng gây ra những khó khăn không nhỏ cho công ty.

- Công tác tiếp thị quảng cáo, quảng bá nhãn hiệu của công ty còn chưa mạnh, chưa pháthuy hết tác dụng nên còn có một số nhà XNK chưa biết đến khả năng to lớn về cung ứngcác dịch vụ giao nhận vận tải của công ty.

4 So sánh lợi thế và yếu điểm của công ty với các công ty cùng ngành:

Trong cơ chế hoạt động của nền kinh tế thị trường, cạnh tranh là điều không tránh khỏivà là một yếu tố không thể tách rời trong hoạt động kinh doanh Với nền kinh tế mớichuyển hướng sang cơ chế thị trường, hoạt động cạnh tranh ở nước ta đang diễn ra mạnhmẽ trên mọi lĩnh vực Việc cạnh tranh tự do đã gây ra rất nhiều khó khăn cho các công ty,doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói chung và kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóanói riêng.

Tình hình cạnh tranh trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa ở Việt Nam đang diễn ra hếtsức gay gắt, khốc liệt Có thể kể ra một vài nguyên nhân chủ yếu:

- Kinh tế thế giới vừa trải qua giai đoạn suy thoái khá dài, mới bắt đầu hồi phục Trongkhi đó, xu hướng hình thành các liên minh kinh tế khu vực như EU, NAFTA, ASEAN,APEC đã làm giảm nhu cầu luân chuyển hàng hóa, giảm nhu cầu vận tải hàng hóa và dođó dẫn đến tình trạng giảm việc cần đến các dịch vụ giao nhận.

- Do trong thời gian gần đây, người ta đã nhận ra rằng kinh doanh vận tải đường dài làmột lĩnh vực kinh doanh đầy hấp dẫn tại Việt Nam cùng với việc Việt Nam gia nhậpWTO Các hãng tàu container, các Công ty giao nhận vận tải quốc tế tham gia vào thịtrường Việt Nam ngày càng nhiều đã khiến cho cuộc cạnh tranh ngày càng trở nên sôiđộng, giá cước vận chuyển và giao nhận giảm mạnh Nhiều hãng tàu lớn sẵn sàng chịu lỗ,tiếp tục hạ giá để cạnh tranh.

- Hiện nay các hãng tàu, hãng giao nhận vận tải đều áp dụng các biện pháp cần thiết đểgiành khách hàng, giành thị trường hàng như: nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận,khuyến mãi, tặng quà Nhưng trong đó, hạ giá cước là biện pháp đơn giản nhất, đánhđúng tâm lý khách hàng, đặc biệt là các nhà xuất nhập khẩu của Việt Nam.

Trong lĩnh vực vận chuyển giao nhận hàng hoá, công ty AAAS thực hiện giao nhậnvới rất nhiều phương thức khác nhau : hàng nguyên container ( FCL / FCL – FullContainer Load), hàng lẻ ( LCL / LCL – Less Than A Container Load), hàng rời, vận tảiđa phương thức…… nhưng phổ biến nhất hiện nay là giao nhận bằng container

Container chở hàng, theo định nghĩa của Tổ Chức Tiêu Chuẩn Quốc tế (ISO) là mộtthứ thiết bị vận tải:

- Có tính chất bền lâu, chắc chắn, có thể dùng đi dùng lại nhiều lần.

- Được thiết kế đặc biệt để tạo thuận lợi cho việc chuyên chở hàng hóa qua mộthay nhiều phương thức vận tải mà không phải chất xếp lại giữa chừng.

- Dễ nhồi đầy và rút rỗng, có thể tích bên trong lớn hơn 1 m3.VD : cont 20’là33.18 m3, cont 40’ là 67.67 m3, …

Sở dĩ vận tải bằng container phát triển nhanh vì nó đưa lại nhiều lợi ích:

1 Đối với người có hàng:

- Bảo vệ tốt hàng hóa, giảm đến mức thấp nhất tình trạng mất cắp, hư hỏng, ẩmướt, nhiễm bẩn.

- Tiết kiệm chi phí bao bì Có nhiều loại hàng do vận chuyển bằng container bớtđược khá nhiều gỗ và carton dùng đóng kiện.

- Thời gian xếp dỡ hàng ở các cảng giảm thấp, vòng quay tàu nhanh hơn, hàngluân chuyển nhanh, đỡ tồn đọng, vận chuyển thuận lợi, thúc đẩy mua bán pháttriển hơn.

2 Đối với người chuyên chở:

- Giảm thời gian xếp dỡ và chờ đợi ở cảng, phương tiện vận tải quay vòng nhanhhơn Người ta đã tính toán trên một tuyến tàu định tuyến, nhờ sử dụngcontainer, chi phí xếp dỡ hạ từ 55% xuống 15% trong tổng phí kinh doanh.- Tận dụng được dung tích tàu do giảm những khoảng trống trên tàu.

- Giảm trách nhiệm về khiếu nại tổn thất hàng hóa

3 Đối với người giao nhận:

- Có điều kiện sử dụng container để làm dịch vụ thu gom, chia lẻ hàng hóa vàthực hiện vận tải đa phương thức, đưa hàng từ cửa đến cửa.

- Đỡ tranh chấp khiếu nại do tổn thất hàng hóa giảm bớt.

Các loại container:

- Container hàng tổng hợp - Container hàng chở xá- Container cách nhiệt- Container bồn chứa- Container mặt phẳng- Container gấp

- Container xếp hàng máy bay

Về kích cỡ, có nhiều loại, thông dụng hiện nay là loại 20 feet, chiều cao 8 feet(2435mm), chiều rộng bên ngoài 8 feet (2435mm), chiều dài bên ngoài 19 feet 10½ (6055mm), sức chứa tối đa 20 tấn, và loại 40 feet (8 x 8 x 40 feet hay 2435 x2435 x 12190 mm), sức chứa tối đa 30 tấn.

Container hàng tổng hợp có nhiều kiểu: đóng kín, mở nóc, mở cạnh, vừa mở nócmở cạnh, mở dầu hồi, nóc cứng, nóc mềm… Container cách nhiệt có loại chạymáy làm nóng, có loại chạy máy làm lạnh.

Khi nhận hàng được chuyên chở bằng container, trước hết phải kiểm tra xemcontainer có nguyên vẹn không, niêm chì còn nguyên vẹn không, nếu không phảilập biên bản kiểm tra cụ thể tổn thất hàng hoá để buộc người chuyên chở chịutrách nhiệm.

4 Phương pháp gửi hàng nguyên container ( FCL / FCL – Full Container Load):

FCL : Là hàng xếp trong nguyên một container, người gửi hàng và người nhận hàngchịu trách nhiệm xếp hàng và dỡ hàng ra khỏi container

Khi người gửi hàng có khối lượng hàng hóa lớn và đồng nhất đủ chứa đầy một hoặcnhiều container thì áp dụng phương pháp gửi hàng nguyên container (FCL / FCL) Thôngthường là hàng của một chủ.

Người gởi hàng yêu cầu người vận chuyển cung cấp vỏ container hoặc thuê vỏcontainer mang về kho của mình đóng hàng, làm thủ tục hải quan và niêm phong lại.

Sau đó đưa container đến giao cho người vận chuyển tại bãi contaier (containeryard –CY) của họ hoặc đưa đến bến cảng xếp hàng lên tàu theo chỉ dẫn của họ.

Tiếp sau, hàng được chở đến cảng đích Người vận chuyển đưa container về bãicontainer (CY) của mình hoặc bãi cảng để giao cho người nhận hàng.

Người nhận hàng làm thủ tục hải quan và nhận hàng.

Như vậy, người chuyên chở chịu trách nhiệm từ khi nhận nguyên containernguyên vẹn đến khi giao nguyên vẹn container.

5 Phương thức gửi hàng lẻ bằng container ( LCL / LCL – Less Than A ContainerLoad):

LCL: những lô hàng lẻ, không đủ cho một container đóng chung trong mộtcontainer mà người gom hàng dù là hãng tàu hay người giao nhận phải chịu tráchnhiệm xếp hàng vào và dỡ hàng ra khỏi container.

Khi người gửi hàng có khối lượng hàng hóa nhỏ không đủ để xếp đầy mộtcontainer thì áp dụng phương pháp LCL/LCL

Theo phương pháp LCL / LCL thì trách nhiệm của chủ hàng ít hơn, chủ hàng đemhàng đến các kho đóng hàng (kho CFS) giao cho người chuyên chở, người chuyên chởhay người giao nhận đứng ra kinh doanh dịch vụ gửi hàng lẻ bằng container đựơc gọi làngười gom hàng, họ tập hợp những lô hàng lẻ của nhiều chủ hàng thành lô hàng hổn hợpđóng vào chung một container chịu chi phí đóng hàng và xếp tàu và chuyên chở đến cảngđích.

Tại cảng đích, người chuyên chở lấy container đưa về kho CFS của mình lấy hàngra phân phối cho những người nhận hàng Thủ tục hải quan đối với hàng hóa do ngườinhận hàng đảm nhiệm.

Trách nhiệm của người chuyên chở trong trường hợp này bắt đầu từ khi nhận hànglẻ vào kho CFS của mình cho đến khi giao hàng cho người nhận hàng tại kho CFS ở cảngđích.

II QUY TRÌNH GIAO NHẬN TẠI CÔNG TY AAAS:

Sau khi người xuất khẩu giao hàng cho người chuyên chở (Shipping Lines) tại nướcxuất khẩu, đại lý của công ty AAAS ở nước ngoài (tại cảng xếp hàng - Port of Loading)gửi về một thông báo gọi là Shippment Advise ( S/A) thông báo trước cho công ty AAASnhững chi tiết liên quan đến những lô hàng nhập về như : tên hàng, chuyến tàu, ngày dựkiến tàu đi ( Estimated time of Depature), ngày dự kiến tàu đến ( Estimated time ofArrival), House Bill of Loading (H.B/L), Master Bill of Loading (M.B/L)… Sau đó,trước khi tàu về, đại lý này gửi toàn bộ chứng từ của lô hàng, trong đó có M.B/L về chocông ty AAAS Nhân viên giao nhận của công ty AAAS thực hiện các công việc sau:

1 Chuẩn bị chứng từ:

Khi tàu sắp vào, đại lý của công ty AAAS ở nước ngoài (nước xuất khẩu) sẽ gửichứng từ có liên quan đến lô hàng nhập khẩu & người nhận hàng Bộ phận giao nhận lầnlượt tiến hành các bước sau:

- Thu thập tất cả các chứng từ ( M.B/L, H.B/L, Manifest ) có liên quan đến lô hàng đã

được thông báo đến để sắp xếp theo từng số vận tải đơn (Bill of Loading – B/L).

- Đối chiếu tất cả các chi tiết thể hiện trên B/L , Manifest & điện giao hàng (TelexRelease) của từng lô hàng, nếu phát hiện thấy có sai sót hay không khớp nhau giữa cácchứng từ thì phải điện đến hỏi đại lý gửi hàng ngay Trường hợp thời gian quá gấp rút màvẫn chưa có điện trả lời từ phía đại lý thì tùy trường hợp xin ý kiến cấp trên hoặc yêu cầukhách hàng làm công văn chỉnh sửa chứng từ trước khi tàu vào.

- Truy cập tất cả các số điện thoại, số fax để thông báo ngày tàu đến, quan trọng là thôngbáo với các khách hàng là Forwarder gửi bảng liệt kê hàng hóa và tên người nhận thực tếđính kèm (Attached List) có đóng dấu đại lý của họ

- Đến hãng tàu nhận lệnh giao hàng, vận tải đơn, manifest… Toàn bộ chứng từ này đượcphoto và phân theo từng bộ cho từng khách hàng, bộ chứng từ này sẽ được giao chokhách hàng khi họ đến nhận lệnh Như vậy các chứng từ của công ty AAAS cấp chokhách hàng bao gồm:

- 04 lệnh giao hàng (Delivery Order : D/O)

- 01 bộ manifest có đóng dấu HQ (nếu khách hàng có yêu cầu)- 01 Master Bill of Loading (M.B/L)

- 01 House Bill of Loading ( H.B/L)

- 01 bản photo lệnh giao hàng của hãng tàu ( D/O)- 01 bản photo điện giao hàng (nếu có)

Tất cả các chứng từ phải được đóng dấu mộc của công ty AAAS.

3 Phát hành lệnh giao hàng:

+ Để phát hành lệnh giao hàng cho khách hàng công ty AAAS yêu cầu khách hàng phảixuất trình giấy giới thiệu, giấy báo nhận hàng, nộp H.B/L (nếu là Original B/L) Cần chúý các H.B/L mà phần Consignee thể hiện là có ký hậu của Ngân hàng hoặc của Shipperthì phải kiểm tra đầy đủ trước khi giao lệnh giao hàng.

+ Trường hợp người nhận hàng không có H.B/L, chỉ có thư bảo đảm, thư cam kết củaNgân hàng sẽ nộp lại H.B/L khi họ nhận được, thì cần kiểm tra thật kỹ nội dung Chỉ khithư đảm bảo của Ngân hàng thật rõ ràng & hợp lý thì mới phát lệnh giao hàng.

+ Đối với lô hàng mà đại lý cảng bốc hàng cho phép giao hàng theo điện B/L Express thìphải thu giấy giới thiệu hoặc chứng minh nhân dân của khách hàng

+ Trường hợp khách hàng thông báo lô hàng họ đã nhận được điện Surrendered từ phíađại lý tại cảng xếp hàng và yêu cầu được lệnh theo điện này thì công ty AAAS phải xemxét ngày, giờ bức điện được gửi, tên người gửi điện, đồng thời liên hệ đại lý tại cảng xếphàng để xác nhận điện Surrendered Khi đó, nếu Original B/L đã được Surrendered, đạilý sẽ gửi điện giải phóng hàng (Telex Release) Lúc đó , ta có thể phát lệnh giao hàng chokhách hàng.

+ Yêu cầu khách hàng ký nhận lệnh giao hàng, kiểm tra và thu cước vận chuyển (nếucó) Trường hợp chứng từ đại lý gửi thể hiện Prepaid thì giao lệnh giao hàng bình thường.Nhưng nếu thể hiện Collect thì phải thu thêm cước đầy đủ trước khi phát lệnh giao hàng.+ Trường hợp khi khách hàng đến nhận lệnh giao hàng thường xin đóng dấu hãng tàutrên bảng copy H.B/L mà họ đã phê sẵn Lúc này cần chú ý kiểm tra kỹ những chi tiếttrên bảng B/L copy của họ trước khi đóng dấu để phòng trường hợp khách hàng tự ýchỉnh sữa trên B/L.

+ Trường hợp cước Collect mà khách hàng muốn thanh toán bằng chuyển khoản thì lệnhgiao hàng chỉ được giao cho khách hàng khi tiền đã được chuyển vào tài khoản theothông báo của phòng tài vụ Trường hợp tàu chưa cập cảng mà khàch hàng muốn trả cướcCollect trước bằng chuyển khoản, thì vẫn có thể ghi hóa đơn cho khách hàng và cũnggiao lệnh giao hàng khi đã được báo chuyển khoản, sau đó mới giao hóa đơn cho kháchhàng.

4 Xuất hàng bằng đường không, đường biển:

- Nhận thông tin từ người gửi hàng

- Thương lượng giá với người gửi hàng được thực hiện từ customer servicetính bằng USD/kg.

- Fax cho người gửi hàng lịch tàu, tờ Shipper’s Letter of Instruction (mẫunày do forwarder phát hành).

- Liên hệ với shipping lines và book chỗ, yêu cầu họ fax ngay lệnh giao vỏcontainer rỗng (FCL) hoặc lệnh đóng hàng (đối với hàng LCL), bookingnote/shipping note.

- Fax lệnh giao vỏ rỗng/lệnh đóng hàng và shipping note nếu có yêu cầu cho

người gửi hàng Nếu có thể, cấp nhãn HAWB hoặc nhãn Sea-Air của

forwarder để dán lên các kiện hàng trước khi xếp hàng vào container.

- Liên hệ với người gửi hàng xin số container, số seal và kiểm tra chi tiếthàng.

- Yêu cầu khách hàng cung cấp 01 packinglist, 01 commerciall invoice, 01export lience, 01 inspection certificate (nếu có), 01 healthy certificate (nếu

có), 01 fumigination certificate (nếu có), Animals anytary certificate (nếucó) để cho đại lý tại điểm chuyển tải (transit point) bằng fax hoặc là email.- Căn cứ vào chi tiết bản nháp chứng từ vận tải hỗn hợp (combined transport

- Fax Sea-Air Freight Pre-Advice, CTD và O.B/L (nếu cần), packing list vàcommercial invoice, export licence và các chứng từ cần thiết khác.

- Chuẩn bị 1 bì thư để gửi cho đại lý nơi đến bằng Airmail: CTD và O.B/L,hoá đơn ghi nợ, ghi có các chứng từ cần thiết khác như :packing list,commercial invoice, export licence, certificate of origin… đã nhận từ ngườigửi hàng.

- Photo các chứng từ cần thiết - Hoàn tất hồ sơ lưu trữ.

- Trả lời fax đối với vấn đề liên quan đến Operation.

- Hỗ trợ bộ phận sales & customer service tìm kiếm khách hàng hoặc thôngtin để làm sales lead.

5 Nhập hàng bằng đường không, Đường biển:

o Chuyên trách về giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường không vàđường biển.

 NHẬP HÀNG BẰNG ĐƯỜNG BIỂN:

- Nhận thông tin từ đại lý của forwarder ở nước ngoài bằng fax, liên hệ với

người nhận hàng bằng điện thoại, thông báo cho họ các chi tiết về lô hàng thậtđầy đủ.

- Chuẩn bị các giấy tờ thật cần thiết cho một lô hàng gồm có:Giấy báo nhận hàng, giấy uỷ quyền (do forwarder phát hành), hoá đơn thu cước(nếu cước trả sau).

- Liên hệ với shipping lines để nắm bắt tình hình về lô hàng và/hoặc bổ sungthêm tên người giao hàng thực sự ở Notify Party trên cargo manufest, O.B/L,shipping mark và trên lệnh giao hàng (D/O) trước khi tàu đến cảng.

- Liên hệ với shipping lines và nếu OB/L của lô hàng đã được đại lý nơi đi Surrendered  cho shipping lines thì xuất trình giấy giới thiệu của forwarder đểnhận hồ sơ nhận hàng

- Photocopy toàn bộ các hứng tứ trên cho mục đích lưu trữ.

- Yêu cầu người nhận hàng xuất trình các bản gốc H.B/L, giấy chứng minhnhân dân, giấy giới thiệu hoặc xác nhận của ngân hàng (nếu là theo lệnh củangân hàng), thu cước vận chuyển hàng từ người nhận hàng nếu là collect.

- Photocopy các chứng từ cần thiết.- Hoàn tất hồ sơ để lưu trữ

- Trả lời fax và các vấn đề có liên quan đến operation. NHẬP HÀNG BẰNG ĐƯỜNG KHÔNG:

- Nhận thông tin từ đại lý của forwarder từ nước ngoài bằng fax, email.

- Liên hệ trước bằng điện thoại với những người nhận hàng, thông báo với họvề lô hàng với các chi tiết đầy đủ.

- Chuẩn bị các chi tiết đầy đủ cho một lô hàng gồm có: giấy giới thiệu củaForwarder, giấy báo nhận hàng, hoá đơn thu cước (nếu cước trả sau).

- Liên hệ với nhân viên Việt Nam Airlines và xuất trình giấy giới thiệu đểnhận chứng tư (bì thư kèm theo chuyến bay do đại lý tại nơi gửi đi.

- Photocopy toàn bộ các chứng từ trên nhằm mục đích lưu trữ

- Yêu cầu người nhận hàng xuất trình giấy chứng minh nhân dân, giấy giớithiệu hoặc giấy xác nhận của ngân hàng, thu cuớc vận chuyển từ người nhậnhàng nếu cước trả sau à giao toàn bộ hồ sơ cho người gửi hàng và yêu cầu họký nhận.

- Photo các chứng từ cần thiết.- Hoàn tất hồ sơ để lưu trữ.

- Trả lời fax đối với vấn đề liên quan đến operation.

- Hỗ trợ bộ phận sales & customer service tìm kiếm khách hàng hoặc thôngtin để làm sales lead.

6 Một số lưu ý:

Một số khách hàng muốn được nhận hàng tại cảng mà họ yêu cầu lúc hàng vẫn chưachất lên tàu (Feeder) tại cảng chuyển tải thì yêu cầu khách hàng cung cấp ít nhất là sốContainer hoặc M.B/L (nếu có), sau đó điện đến cảng chuyển tải yêu cầu họ xác nhận sẽsắp xếp container này lên tàu về đúng cảng khách hàng yêu cầu.

Chú ý những lô hàng mà giấy báo fax đi đã lâu nhưng vẫn chưa có người nhận lấyhàng Trong trường hợp này, công ty AAAS phải chủ động gọi điện nhắc nhở, ghi lại tênngười đã liên hệ, ngày tháng đã điện nhắc nhở, tránh sự tranh chấp về sau.

Trên giấy báo tàu đến, nếu những lô hàng được thông báo cước “Collect” hoặc cóđiện giao hàng thì phải báo cùng lúc trên giấy báo nhận hàng để khách hàng có thời gianchuẩn bị Thông thường trước khi tàu đến, khách hàng sẽ gọi điện thoại xin thông tin vềlô hàng của họ, cùng lúc nên yêu cầu họ cung cấp bản fax về chi tiết lô hàng (Bill ofLoading cùng với số điện thoại, tên người cần liên hệ …) để tiện cho việc làm chứng từmanifest, hay gửi thông báo nhận hàng mà ít mất thời gian truy tìm.

IV QUI TRÌNH THỦ TỤC HẢI QUAN TẠI CÔNG TY AAAS:

1 Quy trình thủ tục hải quan nhập hàng:

Thời hạn làm thủ tục: Trong thời hạn 30 ngày kể từ khi hàng đến cửa khẩu dỡhàng được thể hiện trên tờ khai hàng hóa (Cargo Manifest) thì doanh nghiệp nhập khẩuphải tiến hành làm thủ tục hải quan Nếu quá hạn 30 ngày sẽ bị phạt, quá hạn 06 tháng sẽbị giải toả theo dạng hàng tồn đọng không chủ (sau khi thông báo nhiều lần chủ hàng vẫnkhông đến nhận hải quan sẽ kiểm tra và tiến hành bán đấu giá…)

1.1

Sơ đồ tóm tắt qui trình thủ tục hải quan

CHUẨN BỊ HỒ SƠ KHAI HẢI QUANLẤY D/O

ĐĂNG KÝ KHAI HẢI QUAN

RA LỆNH HÌNH THỨC (LUỒNG XANH , LUỒNG VÀNG, LUỒNG ĐỎ)

LUỒNG XANH (MỨC I) LUỒNG VÀNG (MỨC II) LUỒNG ĐỎ (MỨC III)HẢI QUAN TIẾP NHẬN TỜ KHAI

1.2 Quy trình thủ tục hải quan

a Lấy lệnh giao hàng (Delivery Order- D/O):

Nhân viên giao nhận đến hãng tàu lấy lệnh giao hàng cần những chứng từ sau: Thông báo hàng đến Notice Of Arrival.

 Vận đơn đường biển Bill Of Lading (B/L) Giấy giới thiệu của doanh nghiệp.

 Giấy chứng minh nhân dân của nhân viên giao nhận.

Tại đây nhân viên hãng tàu giữ lại các giấy tờ trên, nhân viên giao nhận đóng phícho hãng tàu, nhân viên hãng tàu cấp 4 lệnh giao hàng (Delivery Order- D/O), bản saocủa Bill of Loading và manifest (nếu có) Nhân viên giao nhận phải đối chiếu B/L vớicác thông tin trên lệnh giao hàng để đảm bảo rằng các thông tin trên D/O được chínhxác như:

 Tên và địa chỉ của người nhận hàng.

 Số Master Bill of Loading hoặc House Bill of Loading ( M.B/L hoặc H.B/L). Tên hàng hoá.

 Ký mã hiệu của hàng hoá

 Số lượng, trọng lượng của hàng hoá.

 Số seal,số contianer.

 Tên tàu, số chuyến, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng…

 Tên kho chứa hàng tại cảng (nếu là hàng lẻ -LCL)

Tất cả các thông tin phải thật chính xác Nếu không nhân viên giao nhận phải yêu cầuhãng tàu chỉnh sửa lại để tránh sự rắc rối sau này Vì trong một số trường hợp cảng sẽkhông giao hàng cho doanh nghiệp, điều đó làm trì trệ việc sản xuất, mất thời gian chứngminh, mất phí lưu kho, lưu bãi…

Hợp lệ

THÔNG QUAN

THÔNG QUAN

Chưa hợp lệ

KIỂM TRAHÀNG HOÁ

D/O là một chứng từ hết sức quan trọng, đây là lệnh để cảng giao hàng cho doanhnghiệp khi nhân viên giao nhận xuất trình D/O Ngoài ra D/O còn là chứng từ quan trọngđể làm thủ tục hải quan của hàng nhập khẩu.

Nếu D/O hết hạn mà chủ hàng vì lý do nào đó chưa nhận hàng thì nhân viên giao nhậnphải xin gia hạn D/O và phải nộp phí cho hãng tàu Chủ hàng nộp D/O này tại bộ phậnHải Quan giám sát kho, bãi và nhân viên giao hàng của cảng dỡ hàng để có thể nhận hàngvề.

Trên D/O thường có các thông tin như sau:

 Tên hàng: SANYO COOLINGFAN REF- B80MK2 Model: REF_B80 MK2

 Xuất xứ : China

 Số lượng:1228 thùng cartons đóng trong 2 container loại 40feet REGU5028272/0502001/40’HC

REGU5040771/052002/40’HC Tổng trọng lương tịnh : 11.666kg Tổng trọng lương cả bì: 13.446,60kg Đơn giá : 15USD

 Tổng giá trị : 18.420USD Phương thức thanh toán : T/T Số hợp đồng : V5016-3

 Số vận đơn : SZAWFO5031437 (H.B/L :SZAWF05031437) Số Master Bill of lading ( M.B/L : SHKCW5044251

 Tên tàu : CHANABHUM Ngày cập cảng : 31/03/05  Chuyến : S045

- Tờ khai Hải Quan: 02 bản chính.

- Hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đươnghợp đồng: 01 bản sao có xác nhận của doanh nghiệp

- Hóa đơn thương mại: 01 bản chính và 01 bản sao y bản chính.