LỜI MỞ ĐẦU3CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN51.1.TỔNG QUAN VỀ ĐƠN HÀNG51.1.1.KHÁI NIỆM ĐƠN HÀNG51.1.2.MỤC ĐÍCH SỬ DỤNG ĐƠN ĐẶT HÀNG51.1.3.TRƯỜNG HỢP SỬ DỤNG ĐƠN HÀNG61.1.4.CÁC NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA ĐƠN HÀNG61.2.TỔNG QUAN VỀ CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG71.2.1.KHÁI NIỆM VỀ NHÂN VIÊN QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG71.2.2.CHỈ SỐ ĐO LƯƠNG HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC KPI CÔNG VIỆC71.2.3.YÊU CẦU CÔNG VIỆC VÀ NĂNG LỰC LIÊN QUAN ĐỐI VỚI VỊ TRÍ CỦA MỘT NHÂN VIÊN QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG101.3.HÌNH THỨC QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG111.3.1.HÌNH THỨC QUẢN LÝ TRỰC TUYẾN111.3.2.HÌNH THỨC QUẢN LÝ THEO CHỨC NĂNG111.4. TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG13CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG VIỆC QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY LITE ON VIỆT NAM142.1. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH LITE ON VIỆT NAM142.1.1.TỔNG QUAN CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH LITE ON VIỆT NAM142.1.2.TÓM TẮT LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN152.1.3.CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA CÔNG TY152.1.4.CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ162.1.5.THỰC TRẠNG VÀ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH202.1.6.ĐỐI TÁC, ĐỐI THỦ, CÁC CHIẾN LƯỢC PHÁT TRIỂN, CÁC DỰ ÁN ĐANG THỰC HIỆN VÀ CÁC DỰ ÁN TRONG TƯƠNG LAI212.2. TÌM HIỂU HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH LITEON VIỆT NAM222.2.1.QUY TRÌNH CHUNG VỀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG222.2.2. QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG ÁP DỤNG CHO MỘT LÔ HÀNG CỤ THỂ29CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT – ĐÁNH GIÁ363.1. NHẬN XÉT363.2. ĐÁNH GIÁ373.3. HƯỚNG MỞ CỦA ĐỀ TÀI37KẾT LUẬN38
1 MỘT SỐ TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG TRONG BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP APHH Ấn phẩm hàng hải AIS Automatic Identification System – Hệ thống tự động nhận dạng CN Chứng nhận QC Quantity Control DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 2.1.1 Sơ đồ cấu máy tổ chức Công ty TNHH LiteOn Việt Nam .12 Hình 2.1.2 Sơ đồ cấu máy tổ chức Công ty TNHH LiteOn Việt Nam .14 Hình 2.2 Sơ đồ chung quản lý đơn hàng 19 Hình 2.2.2 Quy trình làm việc nhân viên quản lý đơn hàng Công ty TNHH LiteOn Việt Nam 27 Hình 2.2.3 Mail trả lời khách hàng .29 Hình 2.2.4.Bản báo cáo số lượng sản phẩm đóng gói mã hàng32 Hình 2.2.5 Phát lỗi sản phẩm 33 LỜI MỞ ĐẦU Trong thời gian thực tập Công ty, tìm hiểu khái qt Cơng ty hoạt động quản lý đơn hàng phận Quản lý đơn hàng giúp em tiếp cận môi trường thực tế, khác biệt so với lí thuyết học, có thêm nhiều kiến thức bổ ích, nắm bắt nhiều kinh nghiệm thực tế từ Công ty Để có kiến thức quý báu để thực đề tài:”Tìm hiểu hoạt động quản lý đơn hàng Cơng ty TNHH Lite On Việt Nam” Ngồi nỗ lực học tập nghiên cứu tìm hiểu, em nhận giúp đỡ nhiệt tình từ giáo viên hướng dẫn Thực tập tốt nghiệp – cô TS.Phạm Thị Yến, quý Công ty TNHH Lite On Việt Nam, đơn vị cho em tham gia thực tập Em có mơi trường thực thuận lợi để tìm hiểu đề tài mà em quan tâm u thích có định hướng tương lai Qua q trình làm việc học tập Cơng ty, em tích lũy nhiều kiến thức thực tế số phương pháp sau: Phương pháp quan sát: Việc quan sát cung cấp hiểu biết thành viên tổ chức thực làm Nhìn nhận trực tiếp quan hệ tồn người định thành viên khác tổ chức Phương pháp nghiên cứu sản phảm hoạt động: Tìm hiểu mã hàng sản xuất, khâu sản xuất mã hàng Đúc kết quy trình để thực sản xuất sản phẩm Phương pháp tổng kết kinh nghiệm: Tổng kết thông tin thu thập loại sản phẩm trực tiếp Công ty, tham khảo tài liệu số liệu lao động năm trước lưu giữ lại, văn Công ty Sự hướng dẫn trực tiếp giúp đỡ lãnh đạo Công ty Những kiến thức học từ giảng, sách giáo khoa, tài liệu giảng viên nhà trường, thông tin Inernet, luận văn, báo cáo thực tập sinh viên năm trước Báo cáo thực tập tốt nghiệp em gồm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận Chương 2: Thực trạng công việc quản lý đơn hàng Công ty TNHH Lite On Việt Nam Chương 3: Đánh giá nhận xét Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến: - Bộ môn Logistics, kho Kinh tế, trường Đại học Hàng Hải Việt Nam tạo - điều kiện cho em thực tập Công ty TNHH Lite On Việt Nam Cô TS Phạm Thị Yến tận tình hướng dẫn em suốt trình tìm - hiểu thực tập tốt nghiệp Ban lãnh đạo Công ty đồng ý cho em thực tập Công ty tạo điều kiện thuận lợi để em nghiên cứu tìm hiểu đề tài - Bác Poton – Trưởng phận Quản lý đơn hàng, chị Nguyễn Thanh Hà, Trần Thị Nga anh chị phòng Quản lý đơn hàng giúp em - nhiều trình em tìm hiểu học hỏi thực tế Cơng ty Tập thể công nhân viên làm việc tahi Công ty TNHH Lite On Việt Nam giúp đỡ em q trình em thực tập Cơng ty Cuối cùng, em xin chúc quý thầy cô Ban lãnh đạo, anh chị Công ty TNHH Lite On mạnh khỏe thành công công việc Chúc Công ty ngày phát triển vững mạnh Em xin trân trọng cảm ơn! CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Tổng quan đơn hàng 1.1.1 Khái niệm đơn hàng Đơn đặt hàng (Purchase Order – P/O) đơn mà người mua (Buyer) gửi cho người bán (Seller) xác nhận việc mua hàng Ngoài ra, đơn đặt hàng xem loại giấy tờ ủy quyền vấn đề giao dịch buôn bán Khi người bán đồng ý, đơn đặt hàng trở thành thỏa thuận mang tính ràng buộc tựa hợp đồng mà hai bên ký kết Một đơn đặt hàng đưa giới thiệu, số lượng, giá, giảm giá, điều khoản toán, ngày thực giao hàng, điều khoản điều kiện liên quan khác, xác định người bán cụ thể Điều xem hệ • thống thơng tin q trình mua bán Mục đích sử dụng đơn đặt hàng Công ty sử dụng đơn đặt hàng vài lý do: Đơn đặt hàng cho phép người mua truyền đạt ý định • lựa chọn họ đến người bán Người bán bảo vệ trường hợp bị người mua từ chối việc • trả tiền hàng hố dịch vụ Đơn đặt hàng giúp đại lý quản lý yêu cầu chi tiêu • đơn hàng tình hình Đơn đặt hàng giúp cho kinh tế hợp lý hoá trình mua bán theo 1.1.2 quy trình chuẩn Người cho vay thương mại tổ chức tài cung cấp hỗ trợ tài dựa theo đơn đặt hàng Có nhiều tiện ích tài chính, thương mại hầu hết cung cấp qua đơn đặt hàng mà doanh nhân thường sử dụng như: • • • • • • 1.1.3 Đóng trước hạn mức tín dụng Gửi hàng Gia hạn mức tín dụng Gửi hàng theo chức vụ Phương tiện uy tín thương mại Gia hạn mức tín dụng Mua Hố đơn nước ngồi Gia hạn mức tín dụng hố đơn cũ Xác nhận thứ tự tiện ích Trường hợp sử dụng đơn hàng Người ta thường sử dụng đơn hàng: Để tìm kiếm hàng hóa tiêu dung ngày hay sàn chứng • • khốn (cổ phiếu) Để tìm kiếm dịch vụ, tiện ích Để yêu cầu khách hàng sử dụng hàng hóa nhập (đối với doanh • nghiệp tư nhân) Để tìm kiếm hàng hóa có nguồn gốc từ thiên nhiên sản xuất • nước • • 1.1.4 Để giao dịch buôn bán hay việc mua sắm thuận lợi lần Tối ưu hoá mua bán Các nội dung đơn hàng Các nội dung P/O gồm thông tin sau: – Số ngày (Number and date) – Thông tin người bán người mua (Seller/Buyer : Name, contact, Tel/fax) – Người liên lạc (PIC – Person in contact) – Mô tả hàng hóa (Goods description/Commodity/Product) – Số lượng (Quantity) – Phẩm cấp, thông số kỹ thuật (Specifications/Quality) – Đơn giá (Unit price) – Gía trị hợp đồng (Total amount) – Điều khoản toán (Payment terms) – Điều kiện giao hàng (Delivery term) – Mọt số điều khoản khác (Special instruction) (discount, FOC…) – Chữ kí (Signature) 1.2 Tổng quan công việc nhân viên quản lý đơn hàng 1.2.1 Khái niệm nhân viên quản lý đơn hàng Nhân viên Quản lý đơn hàng (Nhân viên quản lý đơn hàng) người chịu trách nhiệm đơn đặt hàng khách, đảm bảo cho hàng đạt chất lượng tốt từ khâu nguyên liệu đến thành phẩm giao cho khách hàng Các công việc • Tiếp nhận đơn hàng, hỗ trợ khách hàng q trình lên đơn hàng • Tham gia vào trình sản xuất hàng mẫu, đảm bảo chất lượng cho mẫu trước gửi cho khách • Theo dõi phản hồi khách hàng, đàm phán hợp đồng • Làm việc với phận kỹ thuật, mua hàng vật tư để đảm bảo nguyên phụ liệu cho sản xuất • Làm việc với phòng sản xuất, đội kỹ thuật quản lý chất lượng để đảm bảo đơn hàng giao kịp thời đạt tiêu chuẩn chất lượng • Tính tốn chi phí cho hàng hóa dịch vụ liên quan • Báo cáo lên cấp số liên quan đến đơn hàng 1.2.2 Chỉ số đo lương hiệu công việc - KPI cơng việc Nguồn: Phòng nhân Cơng ty TNHH Lite On Việt Nam • Tỷ lệ chi phí hoạt động (Operating Expense Ratio - OER) Tỷ lệ chi phí hoạt động tính theo chi phí hoạt động Cơng ty chia cho doanh thu • Tỷ lệ trì khách hàng (Customer Retention Rate - CRR) CRR số tỉ lệ khách hàng mua/sử dụng dịch vụ doanh nghiệp khoảng thời gian định Tùy vào loại hình tính chất kinh doanh, doanh nghiệp tính số CRR theo khoảng thời gian khác nhau: năm, tháng, tuần… Thông thường, khoảng thời gian phụ thuộc vào chu kì mua sắm mức độ thường xuyên mà giao dịch mua/bán thực Công thức: (CE – CN)/CS x 100% CE: số khách hàng cuối giai đoạn định CN: số khách hàng giai đoạn CS: số khách hàng đầu giai đoạn • Giá trị vòng đời khách hàng (Customer Lifetime Value - CLV) Giá trị vòng đời khách hàng (Customer Lifetime Value – CLV) giá trị khách hàng đóng góp cho cơng ty suốt đời họ Khách hàng trung thành người đem lại nguồn lợi nhuận lâu dài bền vững cho doanh nghiệp có giá trị vòng đời cao Giá trị vòng đời khách hàng thường chia làm loại: Giá trị vòng đời lịch sử (Historic customer lifetime value): Đơn giản tổng lợi nhuận tất lần mua hàng lịch sử Giá trị vòng đời dự đốn (Predictive customer lifetime value): Là phân tích dự đốn dữa liệu mua hàng lịch sử trước hành vi khách hàng Nó phụ thuộc vào kỹ thuật phân tích để có mức độ xác áp dụng với giao dịch mua hàng Cách tính Giá trị vòng đời khách hàng - Giá trị vòng đời lịch sử (Historic customer lifetime value) Bạn tính tổng lợi nhuận từ giao dịch khách hàng công thức đây: CLV = (Giao dịch + Giao dịch + Giao dịch 3+…+ Giao dịch N) x Tỷ suất lợi nhuận trung bình - Giá trị vòng đời dự đốn Giá trị vòng đời dự đốn phức tạp Nó thuật tốn cố gắng cung cấp thơng tin xác tổng giá trị vòng đời khách hàng dựa vào liệu có Cụ thể là: Giá trị vòng đời khách hàng ln lợi nhuận ròng tổng tất nguồn thu tương lai từ khách hàng, trừ tất chi phí liên quan tới khách hàng Trên thực tế, thuật tốn tính tốn phức tạp nhiều Dưới chúng tơi lấy số ví dụ tính tốn sau: Cách đơn giản: Trong đó: T: Số giao dịch trung bình hàng tháng AOV: Giá trị trung bình đơn hàng ALT: Average Customer Lifespan – Tuổi trung bình khách hàng (tính theo tháng) 10 Cơng việc thực hiện: Làm hợp đồng Đàm phán với khách hàng ngày giao hàng Nhận đơn hàng qua link xác nhận ngày giao hàng dựa lực tính trạng nguyên phụ liệu Nhận confirm từ khách hàng việc đặt hàng chuẩn bị lực cho đơn hàng Triển khai đặt hàng kiểm tra chéo phần nguyên vật liệu mà khách hàng cấp trước để có báo cáo đồng gửi phận kế hoạch Tiếp nhận thông tin phản hồi: Khách hàng góp ý thêm, thay đổi mẫu lần cuối Mua nguyên phụ liệu sản xuất hàng đại trà Bộ phận theo dõi đơn hàng chuyển thông tin liên quan đến tất mã hàng xác nhận đơn hàng thức cho phận vật tư để làm cân đối nguyên phụ liệu trước gửi đơn hàng đến nhà cung cấp nguyên liệu Bộ phận theo dõi đơn hàng chuyển thơng tin tình hình duyệt ngun phụ liệu cho phận vật tư làm việc với nhà cung cấp Trong trình phát triển phụ liệu, phận theo dõi đơn hàng gửi số liệu nguyên vật liệu cho khách hàng để duyệt trường hợp Cơng ty Lite On khơng thấy an tồn cho sản xuất Bộ phận theo dõi đơn hàng cập nhật thông tin nguyên phụ liệu kho thông qua phận vật tư cập nhật cho phận Kế hoạch ngày đồng thực tế để xếp kế hoạch sản xuất Bộ phận theo dõi đơn hàng chuẩn bị làm hàng mẫu sản xuất để trình khách hàng duyệt Bộ phận theo dõi đơn hàng kiểm tra chuyển thông tin liên quan đến sản phẩm mẫu khách hàng duyệt cho phận kỹ thuật, sản phẩm mẫu làm thành bản: cho phòng kỹ thuật để lưu mẫu, cho xưởng sản xuất anh Liu Dong phụ trách cho phận QC/QA anh Cheng Yu phụ trách Phòng kỹ thuật duyệt mẫu đối phận chuẩn bị sản xuất tổ chức họp triển khai Kiểm tra kế hoạch lên kế hoạch duyệt bán thành phẩm đầu chuyền Bán thành phẩm kiểm định phận QA đầu vào kết 28 thông tin lại cho phận theo dõi đơn hàng Sau phận theo dõi đơn hàng làm việc với khách hàng Bộ phận vật tư đảm bảo hàng cho sản xuất đủ Thông báo tiến độ sản xuất cho khách hàng Bộ phận kế hoạch theo dõi tiến độ sản xuất, trường hợp hàng vào chuyền không kế hoạch, phận kế hoạch theo dõi thông báo cho phận theo dõi đơn hàng để xử lý Hoạt động chuẩn bị cho việc giao hàng sau giao hàng Bộ phận kế hoạch cập nhật gửi Lịch xuất hàng cho phận có liên quan Bộ phận theo dõi đơn hàng đặt chỗ với nhà vận chuyển để tiến hành đặt lịch vận chuyển hàng hóa làm Packing List gửi đến phận liên quan, tính định mức trung bình sản phẩm Bộ phận theo dõi đơn hàng kết hợp với phận hoàn thành, phận kho để tiến hành xuất hàng Bộ phận theo dõi đơn hàng trung gian tham gia giải vụ khiếu nại (nếu có) từ khách hàng, trường hợp khơng thể giải thị phận theo dõi đơn hàng báo lên cấp để giải phản hồi cho khách hàng Thời gian thực hiện: Sau thỏa thuận xong với khách hàng Cách thức thực hiện: Làm hợp đồng thương mại xác định rõ về: chất lượng, số lượng hàng, thời gian giao hàng, thời gian toán, phương thức toán,… Bộ phận pháp lý hỗ trợ mặt pháp lý, ngôn từ điều khoản ràng buộc,… Mục đích: Hợp đồng xác, rõ ràng hạn chế rủi ro phát sinh 29 2.2.2 Quy trình làm việc nhân viên Quản lý đơn hàng áp dụng cho lơ hàng cụ thể Hình 2.2.2 Quy trình làm việc nhân viên quản lý đơn hàng Công ty TNHH LiteOn Việt Nam Bước 1: Làm việc với khách hàng 30 Khi bắt đầu làm việc với khách hàng, nhân viên quản lý đơn hàng nhận tài liệu kỹ thuật từ khách hàng mẫu tham khảo để biết thông tin đơn hàng Thông tin đơn hàng thường có: Tài liệu kĩ thuật mô tả mẫu Hướng dẫn sử dụng nguyên phụ liệu Bảng thơng số kích thước Số lượng đặt hàng Khi nhân viên quản lý đơn hàng gửi thơng tin cho phận Bộ phận tài liệu kĩ thuật phân tích tài liệu, tính định mức Bộ phận sản xuất chuẩn bị máy móc thiết bị cần thiết để sản xuất theo yêu cầu đơn hàng Nhân viên quản lý đơn hàng làm việc với khách hàng chủ yếu qua mail Trích đoạn mail 31 Hình 2.2.3 Mail trả lời khách hàng Bước 2; Phát triển mẫu, chào giá Nhân viên quản lý đơn hàng trình nhận tài liệu làm việc với khách hàng đồng thời phải phối hợp với bên tài liệu kĩ thuật để lấy định mức tính giá thành sản phẩm Nhân viên quản lý đơn hàng liên hệ với nhà cung cấp nguyên phụ liệu cần cho đơn hàng dể tính giá Q trình để mẫu (mẫu preprodution) phải trải qua mẫu mẫu proto, đến mẫu lần 1, mẫu lần đưa khách hàng góp ý, phát triển duyệt để mẫu thức Đây giai đoạn quan trọng phải khoảng 4-5 tháng cho giai đoạn Để làm việc với khách hàng cần phải hiểu đặc điểm nhu cầu khách hàng khác có u cầu khác Bước 3: Tìm nhà cung cấp nguyên phụ liệu Đầu tiên cần xác định đơn hàng gồm nguyên phụ liệu gì, số lượng bao nhiêu, màu sắc, kích thước dựa bảng định mức va cân đối nguyên phụ liệu Nhân viên quản lý đơn hàng tìm nhà cung cấp phụ liệu để phát triển sản xuất sản phẩm Để tìm nhà cung cấp đáp ứng nhu cầu cho đơn hàng cho đảm bảo giá cả, ngày giao hàng chất lượng cần phải có q trình đánh giá nhà cung cấp ngun phụ liệu Khi nhà cung cấp gửi mẫu cho merchansider đưa xuống cho phận QA kiểm tra, sau kiểm 32 tra xong thực làm mẫu chất lượng gửi cho khách hàng Khách hàng kiểm tra sau duyệt Nhân viên quản lý đơn hàng làm sau có đủ mẫu vải nguyên phụ liệu tiến hành lên danh sách nguyên phụ liệu sử dụng cho đơn hàng vào bảng tổng hợp nguyên phụ liệu mã hàng cung cần sản xuất Sau làm bảng mẫu cho sản phẩm Bước 4: Tìm kiếm, lựa chọn nhà gia công để sản xuất Đơn hàng Công ty có hình thức sản xuất: phát triển sản xuất nhà máy công ty hai gia cơng bên ngồi Đối với gia cơng bên ngồi phải tìm nhà gia cơng sản phẩm đảm bảo chất lượng mang lợi nhuận cao cho cơng ty Vì gia cơng bên ngồi đơn hàng khó, cơng ty khơng có khả đáp ứng đủ cơng nhân máy móc, thiết bị Tuy nhiên, có rủi ro phát sinh khiếu nại nguyên phụ liệu, chậm ngày giao hàng, không làm việc trực tiếp với nhà gia công, chủ yếu làm việc qua điện thoại mail khó để xác nhận tình hình thực tế Để tìm kiếm nhà gia cơng trước hết cơng ty dựa số lượng đơn hàng khả sản xuất bên gia công, chọn nhà gia công uy tín có mối liên hệ lâu năm với cơng ty Nhân viên quản lý đơn hàng đánh giá nhà máy dựa trên: - Các sản phẩm mà công ty sản xuất - Đánh giá quy mơ, diện tích nhà xưởng, trang thiết bị, số lượng cơng nhân - Đánh giá bảng kế hoạch sản xuất nhà máy - Môi trường làm việc, ánh sáng, công suất làm việc thiết bị, máy móc Sau đánh giá tìm nhà máy phù hợp tiến hành làm hợp đồng gia cơng Bước 5: Tính giá sản phẩm Một khâu quan trọng nhân viên nhân viên quản lý đơn hàng tính giá thành cho sản phẩm đơn hàng, giá giá bao gồm tất chi phí sử dụng đẻ sản xuất sản phẩm như: chi phí gia cơng, mua ngun phụ liệu, vận chuyển, chi phí điều hành quản lí tiền lãi mà cơng ty cộng vào tính tốn để giá cuối đến khách hàng Bước 6: Đặt nguyên phụ liệu dùng cho sản xuất 33 Khi nhà ucng cấp nguyên phụ liệu để sản xuất, Nhân viên quản lý đơn hàng tiến hành đặt hàng Mục đích: - Đảm bảo kịp thời đầy đủ nguyên phụ liệu cần thiết cho sản xuất đơn hàng - Đảm bảo nguyên phụ liệu thu mua chất lượng, số lượng theo yêu cầu khách hàng - Thương lượng giá hợp lí,, thương lượng điều khoản hợp đồng, điều khoản toán - Giải với nhà cung cấp số lượng sai hỏng chất lượng - Cập nhật đầy đủ tình trạng phát triển thu mua nguyên phụ liệu - Hoàn thành thủ tục đảm bảo cho việc toán Bước 7: Chuẩn bị tài liệu kĩ thuật cho sản xuất Khâu chuẩn bị tài liệu kỹ thuật phận kỹ thuật thực hiện, sau gửi cho bên nhân viên quản lý đơn hàng theo dõi đơn hàng sản xuất nắm giữ thông tin để quản lí khâu sản xuất Về tài liệu kĩ thuật chia thành: - Tài liệu kĩ thuật để làm sản phẩm mẫu Tài liệu dùng để hướng dẫn nhân viên cách làm sản phẩm mẫu đưa cho khách hàng duyệt - Tài kiệu kĩ thuật cho sản xuất Là tài liệu cần tất thông tin trình sản xuất mã hàng Các phận dựa vào tài liệu kỹ thuật để thực trình sản xuất, từ bước đến bước đóng gói cuối Tài liệu kĩ thuật cho sản xuất bao gồm: + Bảng mô tả sản phẩm + Quy cách sản xuất sản phẩm + Bảng thơng số lích thước thành phẩm dùng cho QC/ QA kiểm tra thông số sản phẩm, thông số dùng sản xuất xem có xác khơng, có nằm dung sai cho phép không, 34 Khi mẫu PP duyệt có kèm theo biên kiểm tra thơng số kích thước sản phẩm gắn sản phẩm mẫu PP lưu trữ phòng kinh doanh + Hướng dẫn xếp bao gói Bước 8: Triển khai, theo dõi tiến độ sản xuất Sau trình làm việc khâu phất triển khách hàng duyệt có đơn hàng thức lên kế hoạch sản xuất Bộ phận kế hoạch lên kế hoạch lên kế hoạch để sản xuất đơn hàng, chuẩn bị khâu nguyên phụ liệu trang thiết bị để phục vụ cho trình sản xuất Họp triển khai sản xuất đơn hàng khâu bắt buộc đơn hàng Cuộc họp phải có mặt tất trưởng phận để phân công công việc thông tin cách đầy đủ đơn hàng cho phận nắm rõ Trong trình triển khai phải có biên họp triển khai sản xuất theo dõi tiến độ đơn hàng Ví dụ báo cáo số lượng sản phẩm đóng gói phận sản xuất: Hình 2.2.4 Bản báo cáo số lượng sản phẩm đóng gói mã hàng Bước 9: Theo dõi, kiểm tra chất lượng sản phẩm 35 Nhân viên quản lý đơn hàng triển khai thông tin chất lượng cho QC nhà máy để đảm bảo trình kiểm tra chất lượng sản phẩm đạt yêu cầu khách hàng đề QC dựa tiêu chuẩn chất lượng để đánh giá Theo dõi chất lượng sản phẩm nhà máy QC kiểm tra chất lượng sản phẩm nhà máy báo tình hình cho nhân viên quản lý đơn hàng Ví dụ lỗi mà phận kiểm tra chất lượng phát ra: Ngày 15 tháng Dây chuyền PK1 nhà máy Việt Nam sản xuất mẫu Z390-A, phân kiểm tra chất lượng phát bảng PCBA bị lỗi loại bỏ (trong hình), (bảng phế liệu đóng gói riêng dây chuyền sản xuất) Tuy nhiên phận kiểm tra chất lượng báo lại cho bên sản xuất đến chưa làm sản phẩm thay 36 Hình 2.2.5 Phát lỗi sản phẩm Khi đơn hàng đến tay chuyền sản xuất, nhân viên quản lí đơn hàng báo cáo tiến độ, suất ngày để nắm tình hình sản xuất Khi có vấn đề hay cố xảy trình sản xuất, nhân viên quản lý đơn hàng phải họp với phận liên quan tìm biện pháp giái để khắc phục cố để đảm bảo tiến độ giao hàng Nhân viên quản lí đơn hàng phải liên tục cập nhật tình hình, đọc mail để biết tình trạng sản xuất diễn Khi có cố, nhân viên quản lí đơn hàng xem xét, giải phát sinh thuộc vầ trách nhiệm trước Nếu chất lượng sản phẩm gắp vấn đề không kịp ngày xuất hàng, nhân 37 viên quản lý đơn hàng phải làm việc với khách hàng dời ngày xuất hàng để giải Bước 10: Theo dõi xuất hàng - Chuẩn bị tài liệu đóng gói cho phận hoàn thành Hướng dẫn gấp xếp, bao gói, đóng thùng - Phương thức xuất hàng Hàng thường đưa lên container để vận chuyển 38 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT – ĐÁNH GIÁ 3.1 Nhận xét Trong trình sản xuất đơn hàng, đơn hàng đảm bảo chất lượng, đảm bảo ngày giao hàng mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp, người nhân viên quản lý đơn hàng quan trọng việc tạo mối liên kết Công ty bên nhà gia công nhà cung cấp nguyên phụ liệu Trong trình quản lý đơn hàng ln có tình xấu xảy đòi hỏi nhanh nhạy để kịp thời giải Em học hỏi nhiều công việc giai đoạn thực triển khai đơn hàng Để làm vị trí nhân viên quản lý đơn hàng đòi hỏi phải có nhanh nhạy, nhạy bén, động tìm hiểu vị trí nhân viên quản lý đơn hàng để hddeec hỏi kinh nghiệm quý báu mà em cần thiết cho sinh viên trường, kinh nghiệm mà khơng tai nghe, mắt thấy Em xin chân thành cảm ơn 3.2 Đánh giá Để giải cơng việc người cần suy nghĩ giải vấn đề Tuy nhiên cần phải có quy trách nhiệm rõ ràng, phân nhiệm vụ, trách nhiệm để người năm rõ ý thức công việc Tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm cho Vì có cố xảy ra, khơng có người chịu trách nhiệm khó cho việc xử lý sai phạm sau 3.3 Hướng mở đề tài Với việc nghiên cứu đề tài giúp em hiểu sâu công việc nhân viên quản lý đơn hàng Em phần va chạm với thực tế, hiểu người nhân viên quản lý đơn hàng làm ứng phó gặp tình khó Quan trọng vị trí nhân viên quản lý sản xuất cần sinh viên chuyên ngành logistics có khả vào vị trí Bởi hội lớn cho yêu thích muốn phát triển Đề tài phần 39 cho người hình dung công việc nhân viên quản lý đơn hàng để có hàng xuất từ bắt đầu đến kết thúc phải trải qua trình làm việc nghiêm túc cẩn trọng 40 KẾT LUẬN Trong trình thực tập, em có hội làm quen mơi trường làm việc Đặc biệt doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngồi Cơng ty TNHH LiteOn Việt Nam, nơi mà em thực tập, em mở rộng vốn hiểu biết hơn, làm việc làm quen với cách xử lý công việc người nước ngồi Từ đó, em học hỏi nhiều điều Em tích lũy nhiều kinh nghiệm kiến thức công việc kinh nghiệm kỹ mềm Em rèn luyện kĩ giải công việc theo giai đoạn, cố gắng hồn thành cơng việc thời gian cho phép, mạnh dạn trao đổi ý kiến chia sẻ kiến thức Đồng thời bồi dưỡng thêm nhiều kiến thức kiến thức học lớp Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn Qúy Cơng ty tận tình giúp đỡ để em hoàn thành đợt thực tập em cảm ơn thầy cô Bộ môn Logistics, khoa Kinh tế, trường Đại học Hàng Hải Việt Nam tạo cho em hội thực tập Em đặc biệt cảm ơn cô TS.Phạm Thị Yến nhiệt tình bảo hướng dẫn để em hồn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn! 41 DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS, TS Nguyên Như Tiến, Vận Tải Và Giao Nhận Trong Ngoại Thương, NXB Khoa học kỹ thuật, 2011 TS Ngô Thị Hải Xuân, Giao nhận vận tải quốc tế Báo cáo tài Văn Phòng Đại Diện Cơng Ty TNHH Giao Nhận Kết Nối Bổ Sung, Phòng Tài & Kế tốn cơng ty Luật Thương mại Việt Nam 2005, NXB Tư Pháp, 2006 Website: http://www.customs.gov.vn Website:http://www.forwarder.com 42 ... nhà trường, thông tin Inernet, luận văn, báo cáo thực tập sinh viên năm trước Báo cáo thực tập tốt nghiệp em gồm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận Chương 2: Thực trạng công việc quản lý đơn hàng Công... điều kiện cho em thực tập Công ty TNHH Lite On Việt Nam Cơ TS Phạm Thị Yến tận tình hướng dẫn em suốt trình tìm - hiểu thực tập tốt nghiệp Ban lãnh đạo Công ty đồng ý cho em thực tập Công ty tạo... lực học tập nghiên cứu tìm hiểu, em nhận giúp đỡ nhiệt tình từ giáo viên hướng dẫn Thực tập tốt nghiệp – cô TS.Phạm Thị Yến, quý Công ty TNHH Lite On Việt Nam, đơn vị cho em tham gia thực tập Em