hàng cụ thể
Hình 2.2.2. Quy trình làm việc của nhân viên quản lý đơn hàng tại Công ty TNHH LiteOn Việt Nam
Khi bắt đầu làm việc với khách hàng, nhân viên quản lý đơn hàng sẽ nhận tài liệu kỹ thuật từ khách hàng và mẫu tham khảo để biết những thông tin về đơn hàng.
Thông tin về đơn hàng thường có: Tài liệu kĩ thuật mô tả mẫu
Hướng dẫn sử dụng nguyên phụ liệu Bảng thông số kích thước
Số lượng đặt hàng
Khi đó nhân viên quản lý đơn hàng sẽ gửi thông tin cho các bộ phận Bộ phận tài liệu kĩ thuật phân tích tài liệu, tính định mức.
Bộ phận sản xuất chuẩn bị máy móc thiết bị cần thiết để sản xuất theo yêu cầu cả đơn hàng.
Nhân viên quản lý đơn hàng làm việc với khách hàng chủ yếu qua mail Trích một đoạn mail
Hình 2.2.3. Mail trả lời khách hàng
Bước 2; Phát triển mẫu, chào giá
Nhân viên quản lý đơn hàng trong quá trình nhận tài liệu và làm việc với khách hàng sẽ đồng thời phải phối hợp với bên tài liệu kĩ thuật để lấy định mức và tính giá thành sản phẩm.
Nhân viên quản lý đơn hàng sẽ liên hệ với nhà cung cấp về các nguyên phụ liệu cần cho đơn hàng dể tính giá. Quá trình để ra được một bản mẫu (mẫu pre- prodution) phải trải qua mẫu đầu tiên là mẫu proto, rồi đến mẫu lần 1, mẫu lần 2 lần lượt đưa khách hàng góp ý, phát triển và duyệt để ra được mẫu chính thức. Đây là giai đoạn quan trọng và phải mất khoảng 4-5 tháng cho giai đoạn này. Để có thể làm việc với khách hàng cần phải hiểu được về đặc điểm nhu cầu của từng khách hàng khác nhau có những yêu cầu khác nhau.
Bước 3: Tìm nhà cung cấp nguyên phụ liệu
Đầu tiên cần xác định đơn hàng gồm những nguyên phụ liệu gì, số lượng bao nhiêu, màu sắc, kích thước dựa trên bảng định mức va cân đối nguyên phụ liệu. Nhân viên quản lý đơn hàng sẽ tìm nhà cung cấp về phụ liệu để phát triển và sản xuất sản phẩm. Để có thể tìm được nhà cung cấp đáp ứng nhu cầu cho đơn hàng sao cho đảm bảo về giá cả, ngày giao hàng cùng như chất lượng cần phải có quá trình đánh giá nhà cung cấp nguyên phụ liệu. Khi đó nhà cung cấp gửi mẫu cho merchansider sẽ đưa xuống cho bộ phận QA kiểm tra, sau khi kiểm
tra xong sẽ thực hiện làm mẫu chất lượng gửi cho khách hàng. Khách hàng sẽ kiểm tra sau đó mới duyệt.
Nhân viên quản lý đơn hàng sẽ làm sau khi có đủ các mẫu vải và nguyên phụ liệu sẽ tiến hành lên danh sách nguyên phụ liệu sử dụng cho đơn hàng vào bảng tổng hợp các nguyên phụ liệu của các mã hàng cung cần sản xuất. Sau đó làm bảng mẫu cho từng sản phẩm.
Bước 4: Tìm kiếm, lựa chọn nhà gia công để sản xuất
Đơn hàng của Công ty có 2 hình thức sản xuất: một là phát triển và sản xuất tại nhà máy của công ty và hai là gia công bên ngoài. Đối với gia công bên ngoài sẽ phải tìm nhà gia công sản phẩm đảm bảo chất lượng cũng như vẫn mang được lợi nhuận cao cho công ty. Vì gia công bên ngoài các đơn hàng khó, công ty không có khả năng đáp ứng đủ công nhân cũng như máy móc, thiết bị. Tuy nhiên, cũng có những rủi ro phát sinh như khiếu nại nguyên phụ liệu, chậm ngày giao hàng, không làm việc trực tiếp được với nhà gia công, chủ yếu làm việc qua điện thoại và mail sẽ khó để xác nhận được tình hình thực tế. Để tìm kiếm nhà gia công trước hết công ty sẽ dựa trên số lượng đơn hàng và khả năng sản xuất của bên gia công, chọn nhà gia công uy tín có mối liên hệ lâu năm với công ty.
Nhân viên quản lý đơn hàng đánh giá nhà máy dựa trên:
- Các sản phẩm mà công ty có thể sản xuất được
- Đánh giá quy mô, diện tích nhà xưởng, trang thiết bị, số lượng công nhân
- Đánh giá bảng kế hoạch sản xuất của nhà máy.
- Môi trường làm việc, ánh sáng, công suất làm việc của thiết bị, máy móc. Sau khi đánh giá và tìm được nhà máy phù hợp sẽ tiến hành làm hợp đồng gia công.
Bước 5: Tính giá sản phẩm
Một trong những khâu quan trọng của một nhân viên nhân viên quản lý đơn hàng là tính giá thành cho sản phẩm của đơn hàng, giá này là giá bao gồm tất cả các chi phí sử dụng đẻ sản xuất ra sản phẩm như: chi phí gia công, mua nguyên phụ liệu, vận chuyển, chi phí điều hành quản lí và tiền lãi mà công ty cộng vào sẽ tính toán để ra giá cuối cùng đến khách hàng.
Khi đã được nhà ucng cấp nguyên phụ liệu để sản xuất, Nhân viên quản lý đơn hàng sẽ tiến hành đặt hàng. Mục đích:
- Đảm bảo kịp thời đầy đủ nguyên phụ liệu cần thiết cho sản xuất đơn hàng
- Đảm bảo nguyên phụ liệu thu mua đúng chất lượng, số lượng theo yêu cầu của khách hàng.
- Thương lượng giá cả hợp lí,, thương lượng về những điều khoản trong hợp đồng, điều khoản thanh toán.
- Giải quyết với nhà cung cấp về số lượng hoặc sai hỏng về chất lượng.
- Cập nhật đầy đủ tình trạng phát triển và thu mua nguyên phụ liệu.
- Hoàn thành mọi thủ tục đảm bảo cho việc thanh toán. Bước 7: Chuẩn bị tài liệu kĩ thuật cho sản xuất
Khâu chuẩn bị bộ tài liệu kỹ thuật là do bộ phận kỹ thuật thực hiện, sau đó gửi cho bên nhân viên quản lý đơn hàng về theo dõi đơn hàng sản xuất nắm giữ thông tin để quản lí khâu sản xuất.
Về tài liệu kĩ thuật được chia thành:
- Tài liệu kĩ thuật để làm sản phẩm mẫu
Tài liệu này dùng để hướng dẫn nhân viên về cách làm sản phẩm mẫu đưa cho khách hàng duyệt.
- Tài kiệu kĩ thuật cho sản xuất
Là tài liệu cần tất cả các thông tin để cho ra một quá trình sản xuất mã hàng. Các bộ phận sẽ dựa vào tài liệu kỹ thuật để thực hiện các quá trình trong sản xuất, từ bước đầu tiên đến bước đóng gói cuối cùng.
Tài liệu kĩ thuật cho sản xuất bao gồm: + Bảng mô tả sản phẩm
+ Quy cách sản xuất sản phẩm
+ Bảng thông số lích thước thành phẩm dùng cho QC/ QA kiểm tra về thông số sản phẩm, thông số dùng sản xuất xem có chính xác không, có nằm trong dung sai cho phép không,...
Khi mẫu PP được duyệt sẽ có kèm theo biên bản kiểm tra về thông số kích thước sản phẩm gắn trên sản phẩm mẫu PP lưu trữ tại phòng kinh doanh.
+ Hướng dẫn sắp xếp và bao gói
Bước 8: Triển khai, theo dõi tiến độ sản xuất
Sau quá trình làm việc về khâu phất triển được khách hàng duyệt và có đơn hàng chính thức sẽ lên kế hoạch sản xuất. Bộ phận kế hoạch sẽ lên kế hoạch sẽ lên kế hoạch để sản xuất đơn hàng, chuẩn bị các khâu về nguyên phụ liệu cũng như trang thiết bị để phục vụ cho quá trình sản xuất. Họp triển khai sản xuất đơn hàng là một khâu bắt buộc đối với bất kì một đơn hàng nào. Cuộc họp phải có mặt của tất cả các trưởng bộ phận để phân công công việc cũng như thông tin một cách đầy đủ về đơn hàng cho bộ phận nắm rõ.
Trong quá trình triển khai phải có biên bản họp triển khai sản xuất và theo dõi tiến độ đơn hàng.
Ví dụ về báo cáo số lượng sản phẩm được đóng gói của bộ phận sản xuất:
Hình 2.2.4. Bản báo cáo số lượng sản phẩm đóng gói của từng mã hàng Bước 9: Theo dõi, kiểm tra chất lượng sản phẩm
Nhân viên quản lý đơn hàng sẽ triển khai thông tin chất lượng cho QC nhà máy để có thể đảm bảo quá trình kiểm tra chất lượng sản phẩm đạt đúng yêu cầu của khách hàng đề ra. QC sẽ dựa trên tiêu chuẩn chất lượng để đánh giá.
Theo dõi chất lượng sản phẩm tại nhà máy.
QC sẽ kiểm tra chất lượng sản phẩm tại nhà máy và báo tình hình cho nhân viên quản lý đơn hàng.
Ví dụ về một lỗi mà bộ phận kiểm tra chất lượng đã phát hiện ra:
Ngày 15 tháng 3 Dây chuyền PK1 của nhà máy Việt Nam sản xuất mẫu Z390-A, bộ phân kiểm tra chất lượng đã phát hiện ra bảng PCBA đã bị lỗi một chiếc và được loại bỏ (trong hình), (bảng phế liệu đã được đóng gói riêng bởi dây chuyền sản xuất)
Tuy nhiên bộ phận kiểm tra chất lượng đã báo lại cho bên sản xuất nhưng đến nay vẫn chưa làm được sản phẩm thay thế.
Hình 2.2.5. Phát hiện lỗi tại một sản phẩm
Khi đơn hàng đã đến tay chuyền sản xuất, nhân viên quản lí đơn hàng sẽ báo cáo tiến độ, năng suất mỗi ngày để nắm được tình hình sản xuất.
Khi có vấn đề hay sự cố xảy ra trong quá trình sản xuất, nhân viên quản lý đơn hàng sẽ phải họp với các bộ phận liên quan tìm biện pháp giái quyết để khắc phục sự cố để đảm bảo tiến độ giao hàng.
Nhân viên quản lí đơn hàng phải liên tục cập nhật tình hình, đọc mail để biết tình trạng sản xuất đang diễn ra như thế nào. Khi có sự cố, nhân viên quản lí đơn hàng sẽ xem xét, giải quyết các phát sinh thuộc vầ trách nhiệm của mình trước. Nếu chất lượng sản phẩm gắp vấn đề không kịp ngày xuất hàng, nhân
viên quản lý đơn hàng sẽ phải làm việc với khách hàng dời ngày xuất hàng để giải quyết.
Bước 10: Theo dõi xuất hàng
- Chuẩn bị tài liệu đóng gói cho bộ phận hoàn thành
Hướng dẫn gấp xếp, bao gói, đóng thùng
- Phương thức xuất hàng