Bước 1: Bên bán và bên mua đàm phán và ký kết hợp đồng Điều đầu tiên là công ty An Toàn tìm hiểu được hàng hóa và biết được các thông cụ thể về doanh nghiệp xuất khẩu (The exporter saler). Về hàng hóa: Tên hàng hóa, chất lượng hàng hóa, quy cách, giá cả, thời gian sản xuất hàng, đã có nhiều công ty ở Việt Nam nhập chưa Về doanh nghiệp xuất khẩu: Quy mô của công ty, địa chỉ, số điện thoại, email, skype,...Thị trường của công ty,sản phẩm nổi bật nhất... Sau khi tìm hiểu về công ty xuất khẩu và hàng hóa thì sẽ đặt hàng và lên kế hoạch nhập hàng thông qua quá trình hỏi giá, chào hàng, chấp nhận và xác nhận. Sau khi đặt hàng Công ty An Toàn gửi Giấy đặt hàng (Offer Sheet) cho nhà xuất khẩu hoặc gửi email. Trong Offer Sheet có ghi rõ các thông tin sau: The seller Tên công ty: Công ty TNHH An Toàn Địa chỉ: số 195 Trại Lẻ, phường Kênh Dương, quận Lê Chân, thành phố Hải Phòng, Việt Nam Số điện thoại: 0225.678.678 Email: antoan.tnhhgmail.com The buyer (Tên công ty , địa chỉ, số điện thoại, email, người đại diện) Hàng hóa (Tên hàng hóa, số lượng, điều kiện giao hàng, tổng tiền) Điều kiện thanh toán: LC Tiến hành ký kết hợp đồng và xác định ngày lên tàu. Cần chú ý một số điều khoản quan trọng như sau: Tên hàng: EXCAVATOR DOOSAN GIANT SOLAR 500LCV (máy đào bánh xích) Số lượng: 1 Tổng tiền: USD 20,000 Nguồn gốc: Hàn Quốc Điều khoản thanh toán: Về thời gian thanh toán, thời gian giao hàng, thời gian tàu đi. Bước 2 và 2’: Bên bán và bên mua đồng thời cung cấp thông tin cho đại lý vận tải bên nước mình Bên bán và bên mua cần cung cấp đầy đủ các thông tin về hàng hóa nhập khẩu cho đại lý hãng tàu như trong phụ lục đã ghi: Loại xe máy chuyên dùng: Máy đào bánh xích Nhãn hiệu, tên thương mại: DOOSAN GIANT SOLAR 500LCV Số khung: DWGHELYOTB1010992 Số động cơ: DE12TIA105791EC Năm sản xuất: 2011 Màu sơn: cam Giá nhập khẩu: USD 20,000 Tình trạng máy chuyên dùng: Đã qua sử dụng Ngoài ra bên bán và bên mua còn cần cung cấp thêm cho đại lý vận tải một số thông tin khác liên quan đến thời gian làm gian, giao hàng dự kiến, LAYCAN, điều kiện xếp dỡ FIOST, FI hay FO,... Bước 3: Đại lý vận tải hai bên trao đổi, cung cấp thông tin chốt lịch book tàu Khi đã có đầy đủ thông tin cần thiết cho lô hàng máy đào bánh xích này thì sẽ tiến hành book tàu. Hyundai là hàng tàu bên mua lựa chọn để book tàu cho lô hàng rời này. Bill of lading (1 bản original) (do hãng tàu HYUNDAI cấp và chuyển cho Văn Phòng Đại Diện Công Ty TNHH An Toàn). Các thông tin chính trong vận đơn gồm: Số vận đơn: 130718HDMUJTHP0386641 Cảng xếp: Jarkatar, Indonesia Cẳng dỡ: Hải Phòng, Việt Nam Số tàu Số chuyến: PACIFIC PEARL V83835 Hàng hóa: EXCAVATOR DOOSAN SOLAR500LCV Bước 4: Việt SCM làm thủ tục hải quan thông quan hàng hóa Khi nhận được thông tin về lô hàng thì anh Lâm chịu trách nhiệm mở tờ khai hải quan. Nhập và truyền tất cả các dữ liệu trên hệ thống ECUS5 VNACCS với một số các chứng từ cần thiết: Hình 2.4: Phần mềm khai báo hải quan điện tử Giấy báo hàng đến Hợp đồng mua bán Hóa đơn thương mại Vận đơn đường biển Bảng kê hàng hóa Tờ khai hải quan bao gồm các thông tin cơ bản sau: Số tờ khai: 102147163641 Mã Phân loại kiểm tra: 2 (Tương ứng với luồng Vàng) Mã loại hình: A11 (Nhập kinh doanh tiêu dùng) Mã số hàng hóa đại diện của tờ khai: 8429 Tên cơ quan Hải quan tiếp nhận tờ khai: Chi cục Hải quan cửa khẩu cảng Hải Phòng khu vực III Các khoản thuế phải nộp đối với từng mã hàng Dựa trên các chứng từ trên kèm với thông tin bên người nhập khẩu gửi qua mail thì tiến hành khai tờ khai. Trước khi khai ta cần kiểm tra lại các thông tin xem đã trùng khớp chưa, nếu có sự khác việc phải báo ngay cho người nhập khẩu để tránh lên sai sẽ bị hải quan không cho thông quan. Trong quá trình khai cần chú ý 10 ô rất quan trọng không được sai như: Cơ quan hải quan tiếp nhận, mã loại hình, mã địa điểm lưu kho...nếu sai sẽ không được sửa mà phải hủy tờ khai và phải khai lại. Ngoài ra ô tên tàu nếu trên vận đơn và trên giấy báo hàng đến khác nhau thì thường lấy theo tên trên giấy báo hàng đến (vì có thể hàng đã được chuyển tải) hoặc hỏi lại khách hàng. Ngoài ra cần lưu ý phần giá, thuế ưu đãi (có CO) để đảm bảo phần thuế là hợp lý nhất. Với máy xúc đào không phải chịu thuế nhập khẩu mà chịu thuế giá trị gia tăng 10% với trị giá tính thuế là 464.500.000 VNĐ (=20.000 USD) nên số tiền thuế là 46.450.000 VNĐ. Sau khi khai báo xong thì phải kiểm tra lại xem có sai xót gì không, nếu không sẽ tiến hành truyền chính thức và lấy kết quả phân luồng (Mỗi doanh nghiệp có 1 USB riêng để truyền tờ khai và đây là USB do người nhập khẩu gửi cho công ty. Có 3 luồng chính đó là:xanh, vàng và đỏ. Sau khi có kết quả phân luồng (luồng vàng) nhân viên hiện trường sẽ in tờ khai và làm thủ tục hải quan thông quan cho lô hàng kèm theo một số các chứng từ cần thiết sau: Giấy giới thiệu của Công ty TNHH An Toàn Tờ khai thông báo kết quả phân luồng (Luồng vàng) Vận đơn đường biển Lệnh giao hàng (Delivery Order) Giấy báo nộp thuế (một bản sao và một bản chính để đối chiếu) Nhân viên hiện trường thực hiện đóng thuế giá trị gia tăng tại Ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Ngoại Thương Việt Nam tại phòng giao dịch Ngô Quyền, Hải Phòng với số tiền Thuế 46.450.000 VND (do được ủy quyền từ công ty nhập khẩu). Hàng hóa đã được nhập khẩu nhiều lần nên nhân viên giao nhận sẽ đi đóng thuế trước trước khi có ý kiến của hải quan. Tránh mất thời gian đi hoàn thuế. Tại Chi cục Hải quan cửa khẩu cảng Hải phòng khu vực III (tại số 1 đường Ngô Quyền, phường Đông Hải I, quận Hải An, TP Hải Phòng, ngay cạnh cảng GreenPort), nhân viên hiện trường đưa bộ hồ sơ cho lãnh đạo đội thủ tục Hải quan và lãnh đạo đội sẽ phân người tiếp nhận. Sau khi hải quan kiểm tra bộ chứng từ nếu không có thắc mắc gì thì sau đó công chức hải quan này sẽ tự ghi vào sổ đăng kí của mình. Nhân viên kiểm tra trên hệ thống ECUS5, nếu tờ khai đã được chấp nhận thông quan thì sẽ lên trang https:www.customs.gov.vndefault.aspx để in tờ mã vạch để đổi lệnh dưới cảng kèm tờ khai đã thông quan. Bước 5: Lấy lệnh hãng tàu Khi ngày tháng đã cận kề ngày dự kiến tàu đến, nhân viên giao nhận cần chủ động liên lạc với hãng tàu là tàu đã về hay chưa, lúc nào sẽ cập cảng dỡ. Khi giấy báo hàng đến được gửi tới thì chúng ta cần chú ý đến một số các thông tin cơ bản có khớp với vận đơn hay không. Khi đó bộ phận hàng nhập của Công ty sẽ photo và chuẩn bị các chứng từ cần thiết cũng như dự toán lên chi phí cho nhân viên đi lấy lệnh hiện trường. Các chứng từ cần thiết bao gồm: Vận đơn (Bill of Lading) (bản gốc có kí hậu của Ngân Hàng) Giấy giới thiệu có dấu của Công ty TNHH An Toàn Giấy báo hàng đến (Arrival notice) (01 bản) Chứng minh nhân dân photo của nhân viên đi lấy lệnh (01 bản) Các khoản phí dự tính: Phí local charges bao gồm: Phí chứng từ (DO fee): 660,000 VNĐ vận đơn (đã bao gồm thuế GTGT) Trong đó: Phí DO ( Delivery order fee), phí này gọi là phí lệnh giao hàng. Khi có một lô hàng nhập khẩu vào Việt Nam thì consignee phải đến hãng tàu Forwarder để lấy lệnh giao hàng, mang ra ngoài cảng xuất trình cho kho (nếu là hàng lẻ) làm phiếu EIR (nếu là hàng nguyên container) thì mới lấy được hàng. Các hãng tàu Forwarder phát hành lệnh giao hàng nên họ thu phí lệnh giao hàng. Lấy lệnh hãng tàu Nhân viên đi lấy lệnh hiện trường cầm tất cả các giấy tờ đã được phòng hàng nhập chuẩn bị trên cộng với tiền làm hàng tới hãng tàu có địa chỉ tại Phòng 5, Tầng 5, Tòa nhà ACB, Số 15 Hoàng Diệu, Quận Hồng Bàng, TP.Hải Phòng để lấy lệnh. Xuất trình các chứng từ trên cho nhân viên giao chứng từ của Hãng Tàu. Nhân viên sẽ kiểm tra hồ sơ và đưa chứng từ cho mình ký nhận, đồng thời tính toán chi phí hóa đơn. Sau đó nhân viên sẽ viết ra 1 tờ giấy số tiền cần phải nộp. Mang tờ giấy ghi chi phí đó ra Ngân hàng SHB Chi nhánh Hồng Bàng. Địa chỉ : Số 12 Trần Quang Khải, Hải Phòng để nộp tiền. Khi ra ngân hàng đó chỉ việc đưa tờ giấy và nói là nộp phí hãng tàu HMM là ngân hàng sẽ biết. Khi về hãng tàu, xuất trình chứng từ thanh toán từ ngân hàng SHB cho nhân viên, họ sẽ hướng dẫn các bước tiếp theo để lấy lệnh. Nhân viên sẽ in 3 liên của phiếu cược vỏ (nhân viên sẽ giữ lại Liên 1, Liên 2 còn đem về Công ty giữ lại để lấy tiền cược, Liên 3 để hạ vỏ) Như vậy đã hoàn tất thủ tục lấy lệnh tại hãng tàu HYUNDAI. Chú ý thời hạn hiệu lực của Lệnh giao hàng bởi trước khi thanh lý hàng tại hải quan bãi thì DO phải còn giá trị hiệu lực. Nếu DO quá thời hạn hiệu lực mà vẫn chưa làm thủ tục hải quan để nhận hàng, phát sinh thêm các chi phí lưu kho, lưu bãi, thì nhân viên giao nhận phải gia hạn DO – đóng tiền phạt do chậm lấy hàng tại đại lý của hãng tàu. Thông thường DO có thời hạn 35 ngày kể từ ngày mở tùy từng hãng tàu. Bước 6: Vận chuyển hàng về kho của người mua Lúc này nhân viên giao nhận liên hệ bộ phận vận tải của công ty để bàn giao tờ khai và biên bản giao hàng. Khi đó sẽ bố trí phương án phù hợp để đă hàng về kho. Bộ phận vận tải sẽ liên hệ bộ phận kế toán để ứng tiền công tác phí cho lái xe đi đường bao gồm: Vé cầu đường + tiền ăn của lái xe + tiền luật công an + mức phí cao tốc + bồi dưỡng công nhân, xe nâng Chi phí nhiên liệu Bước 7: Thực hiện đăng kiểm lô hàng trước khi đưa vào sử dụng hoặc buôn bán Thực ra, xe nâng, máy xúc… được gọi chung là xe máy chuyên dùng, gồm những loại phổ biến sau: Máy thiết bị làm đất: máy ủi, máy xúc, máy đào, máy san, máy cạp… Máy thiết bị gia cố nền móng: xe lu, máy đóng cọc, máy ép nhổ cọc, máy khoan cọc nhồi… Máy thiết bị sản xuất bê tông: máy nghiền đá, máy sàng đá, máy bơm bê tông… Máy thiết bị nâng: xe nâng, cần trục. Để làm thủ tục hải quan nhập khẩu, càn phải tiến hành đăng kiểm cho những loại xe, máy này. Thuật ngữ đầy đủ là “đăng ký kiểm tra chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường”. Vì dài và khó nhớ, nên mọi người thường gọi ngắn gọn là “đăng kiểm” cho nhanh. Các bước thực hiện như sau: Bước 1: Làm hồ sơ Hồ sơ đăng kiểm xe máy đào bánh xích Trước hết, cần lưu ý, nghị định 187 cấm nhập xe nâng, máy xúc… có số khung, số máy bị dập lại, cho dù là xe cũ hay mới. Nếu cố ý hoặc vô ý nhập về sẽ không làm được đăng kiểm, và hải quan sẽ tịch thu ngay. Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 412011TTBGTVT, cần chuẩn bị hồ sơ về Đăng kiểm xe chuyên dùng như sau: Giấy đăng ký đăng kiểm, theo mẫu: 1 bản chính gồm 3 trang, ký đóng dấu vào chỗ người nhập khẩu, và đóng dấu giáp lai 2 trang đầu. Hóa đơn thương mại: 1 bản photo Bản xác nhận giá trị hàng nhập khẩu: 1 bản chính (theo mẫu). Chứng nhận chất lượng của nhà sản xuất (Certificate of Quality CQ) Tài liệu kỹ thuật Bước 2: Nộp hồ sơ tại Đội kiểm tra chất lượng xe cơ giới – thuộc Chi cục đăng kiểm số 10 Hải Phòng tại địa chỉ số 16 Trần Hưng Đạo, , Quận Hồng Bàng, Hải Phòng . Bước 3: Cán bộ tiếp nhận sẽ xem hồ sơ. Nếu hồ sơ sai, hoặc thiếu, thì cần bổ sung chỉnh sửa. Khi đã đầy đủ, hợp lệ, thì cán bộ sẽ hẹn giờ quay lại lấy số đăng ký. Ở Hải Phòng thì thường đợi một buổi, chẳng hạn: sáng nộp chiều lấy. Bước 4: Nhận Giấy đăng ký đã được cấp số và có dấu xác nhận của Đăng kiểm, cùng Bản xác nhận giá trị hàng nhập khẩu (để sau tính lệ phí đăng kiểm). Bước 5: Mời kiểm tra thực tế Nộp cho cơ quan Đăng kiểm 1 bản chụp tờ khai hải quan và Giấy đăng ký thay đổi địa điểm thời gian kiểm tra (trang 3 Giấy đăng ký nêu trên). Khi Đội đăng kiểm phân cán bộ xong sẽ thông báo qua điện thoại ngày giờ dự kiến, và số điện thoại cán bộ kiểm tra hiện trường. Tốt nhất là bên thu xếp phương tiện đưa đón cán bộ cho nhanh, vì nếu để họ thu xếp đến địa điểm ở xa thì phải chờ bố trí mất khá lâu thời gian. Bước 6: Khi cán bộ đăng kiểm đến kiểm tra hiện trường, cần bố trí người có thể vận hành thử máy trơn tru, chỉ chỗ số khung số máy để chụp ảnh. Bước 8: Trả kết quả dăng kiểm cho hải quan Chờ kết quả đăng kiểm, thường sau 710 ngày làm việc. Khi có kết quả, đến nộp lệ phí và lấy kết quả (thường có 3 liên). Nộp kết quả, liên dùng để thông quan, cho hải quan để hoàn tất việc thông quan hàng hóa. Bước 9 và 9’: Thanh toán Sau khi đã xong các thủ tục giao nhận trên, nhân viên giao nhận kiểm tra và sắp xếp lại các chứng từ thành 1 bộ hoàn chỉnh, bàn giao cho nhân viên kế toán trong phòng để lập bảng kê chi phí và hoàn lại số tiền ứng trước còn thừa.