Chuẩn bị cho cuộc đàm phám ngoại thương.docx

Chuẩn bị cho cuộc đàm phám ngoại thương

LỜI MỞ ĐẦU

Đã gần 4 năm trôi qua kể từ ngày Việt Nam gia nhập WTO, trong quãng thờigian này thì ngành xuất nhập khẩu nói riêng có vai trò hết sức quan trọng trongviệc đóng góp vào sự phát triển kinh tế nói chung

Nhưng muốn hoạt động xuất nhập khẩu có hiệu quả thì các doanh nghiệp ắthẳn phải có những nhà ngoai thương giỏi và một nhà ngoại thương giỏi phải làmột người có khả năng giao tiếp tốt, một nhà đàm phán giỏi.

Nhất là trong điều kiện hiện nay, Việt Nam đang trên con đường hội nhập, thịtrường thì ngày càng mở rộng, cạnh tranh ngày càng gay gắt, muốn chiến thắngđược trên thương trường lại cần phải có những người có khả năng giao tiếp, nhữngnhà đàm phán tài ba.

Nhưng muốn trở thành người có khả năng giao tiếp tốt và một nhà đàm phántài ba thì quả là điều không đơn giản, để làm được những điều đó đòi hỏi phải cókiến thức, có kinh nghiệm, phải học hỏi và phấn đấu không ngừng Để bổ sungthêm vốn kiến thức về đàm phán trong hợp đồng ngoại thương thì nhóm 2 –DHQT quyết định làm rõ bước đầu tiên hay còn gọi là bước “chuẩn bị đàm phánhợp đồng ngoại thương” trong quá trình đàm phán hợp đồng ngoại thương

Đề tài của nhóm hoàn thành nhằm cung cấp cho người đọc những vấn đề cốtlõi trong việc chuẩn bị đàm phán hợp đồng ngoại thương như việc chuẩn chungcho một cuộc đàm phán, chuẩn bị cụ thể trước cho một cuộc đàm phán.

Thông qua phân tích trong công việc chuẩn bị về văn hóa phong tục, ngôn ngữ,chuẩn bị về thông tin, năng lực của người đàm phán, thời gian và địa điểm đámphán, hay về việc xác định mục tiêu, đánh giá tình thế của đối tác, đánh giá điểmmạnh và điểm yếu của chính doanh nghiệp từ đó nhóm đã hướng đến nhằm làm rõhơn vấn đề nghiên cứu

Trong quá trình xây dựng bài nhóm đã tập trung khai thác tài liệu của GS TSĐoàn Thị Hồng Vân – ThS Kim Ngọc Đạt, bên cạnh đó nhóm có sử dụng một sốtài liệu tham khảo của những tác giả khác hay những bài đăng trên mạng internet,đôi khi có trích những nhận xét của những người có kinh nghiệm về lĩnh vựcngoại thương nhằm mục đích hướng đến việc xây dựng bài luận đầy đủ và kháchquan nhất.

Để giới thiệu về đàm phán trong ngoại thương và hướng tới làm rõ những vấnđề trong bước chuẩn bị của cuộc đàm phán nhóm đã xây dựng đề tài với các nộidung:

Phần 1: Cơ sở lý luận về đàm phán, phân loại đàm phán

Phần 2: Trình bày những nội dung chính trong bước chuẩn bị cho

một cuộc đàm phán.

Phần 3: Là phần cuối của bài luận nhóm đưa ra một số biện pháp và

rút ra bài học hướng tới nâng cao hiệu quả của đàm phán ký kết hợpđồng ngoai thương nói chung và trong bước chuẩn bị nói riêng.Trong quá trình nghiên cứu, nhóm có nhiều cố gắng song không thể tránh khỏinhững thiếu sót, rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy và các bạn để bàiluận được hoàn chỉnh.//

Xin chân trọng cám ơn!

Các kiểu đàm phán

Kiểu mặc cả lập trườngKiểu nguyên tắc

Đàm phán kiểu mềmĐàm phán kiểu cứng

PHẦN I: CƠ SỞ LÝ LUẬN

1.1 Khái niệm đàm phán và phân loại.

Khái niệm:Đàm phán là hành vi và quá trình, mà trong đó hai hay nhiều bêntiến hành thương lượng, thảo luận về các mối quan tâm chung và những quan điểmcòn bất đồng, để đi đến một thỏa thuận thống nhất.

Phân loại:

Hình 1

Theo Roger Fisher và William Ury- tác giả của cuốn sách nổi tiếng “Getting toYES” có thể chia đàm phán thành hai kiểu chính (hình 1)

 Đàm phán theo kiểu “mặc cả lập trường” (Positional bargaining)

 Đàm phán theo kiểu “nguyên tắc” hay còn gọi là đàm phán theo nội dung(Principled negotiation or negotiation on the merits)

Đàm phán theo kiểu “mặc cả lập trường” (Positional bargaining)

Theo kiểu đàm phán này, mỗi bên đưa ra một lập trường nào đó, bảo vệ nó vànhượng bộ nó để đi đến thỏa thuận Dựa vào cách bảo vệ lập trường, sẽ có:

 Đàm phán kiểu mềm (Soft negotiation) Đàm phán kiểu cứng (Hard negotiation)

Một số điểm cần lưu ý về các kiểu đàm phán:

Tiêu chuẩn của kiểu “mặc cả lập trường”:

Lập phương án kinh doanh

Xây dựng chiến lược đàm phán và đàm phán thử

Chuẩn bị chung

Chuẩn bị cụ

Thông tin

Thời gian và địa điểmNgôn ngữ

Giai đoạn chuẩn bị

 Nếu có thể đạt được thỏa thuận thì thỏa thuận đó phải sáng suốt(thỏa thuận đáp ứng lợi ích chính đáng của cả hai bên, giải quyết các lợi íchđối kháng một cách công bằng, là thỏa thuận lâu bền và có tính đến lợi íchcủa cả cộng đồng).

 Kết quả đàm phán phải mang lại hiệu quả.

 Kết quả đàm phán phải cải thiện hay ít ra cũng không làm phươnghại đến quan hệ giữa hai bên.

4 đặc điểm của đàm phán kiểu “nguyên tắc” hay còn gọi là “thuật đàm phánHarvard”

 Con người: tách con người ra khỏi vấn đề, chủ trương: đối với con ôn hòa, đối với việc- cứng rắn.

người- Lợi ích: Tập trung vào lợi ích chứ không phải lập trường Các phương án: Chuẩn bị các phương án khác nhau Tiêu chuẩn: Sử dụng tiêu chuẩn khách quan

1.2 Phân loại các giai đoạn trong bước chuẩn bị cho đàm phán hợp đồng ngoạithương

Hình 2

Giai đoạn chuẩn bị có thể chia làm 2 bước: Chuẩn bị chung cho một cuộc đàmphán và chuẩn bị cụ thể cho một cuộc đàm phán.

Như trên hình 2 ta thấy, chuẩn bị chung cho một cuộc đàm phán có nghĩa ta

cần chuẩn bị 4 yêu tố: Một là ngôn ngữ, hai là thông tin, ba là năng lực của ngườiđàm phán, và cuối cùng là Thời gian và địa điểm đàm phán.

Trên cơ sở những gì đã chuẩn bị chung trước khi tiến hành đàm phán ta phải

chuẩn bị kỹ những vấn đề như hình 2: Thiết lập mục tiêu cần thương lượng, đánh

giá lại đối tác, đánh giá lại những điểm mạnh, điểm yếu của chính mình, lậpphương án kinh doanh, xây dựng chiến lược đàm phán và tiến hành đàm phán thử.

Hai giai đoạn chuẩn bị trong bước chuẩn bị trước cho một cuộc đàm phán sẽđược làm rõ hơn trong phần nội dung.

PHẦN II: NỘI DUNG

2.1 Chuẩn bị chung cho mọi cuộc đàm phán

2.1.1 Chuẩn bị về phong tục tập quán và văn hóa

Theo nhận xét của một số chuyên gia thì Việt Nam thường bước vào cuộc đàmphán với tinh thần khá bị động, thiếu chuẩn bị về con người và thông tin đối tác.Trong khi đó thì doanh nghiệp nước ngoài không chỉ có đầy đủ về thông tin đốitác mà còn tìm hiểu cả phong tục tập quán và văn hóa Đã có nhiều doanh nghiệpViệt Nam thất bại ngay trên sân nhà chỉ trong khâu đầu tiên trong các thỏa thuậnhợp tác kinh doanh

Đôi khi những nhà đàm phán quên đi một điều rằng văn hóa và phong tục ảnhhưởng rất lớn tới quá trình giao tiếp trong đàm phán Chính vì vậy phải chuẩn bịvề vấn đề này thật kỹ để tránh tình trang không hiểu gì về đối tác dẫn đến nhữngthất bại trong đàm phán hợp đồng.

Một ví dụ một vài điều đặc biệt trong văn hóa doanh thiếp của người Nhật,người Nhật xưng hô theo danh vị cao nhất của đối tác trong danh thiếp như giámđốc, tổng giám đốc chứ không xưng ông, anh

2.1.2 Chuẩn bị về ngôn ngữ

Như chúng ta đã biết thì ngôn ngữ là hệ thống những từ dùng để làm phươngtiện giao tiếp Ngôn ngữ là phương tiện giao tiếp chủ yếu của con người Nhờngôn ngữ mà người ta có thể trao đổi với nhau mọi hoạt động thông tin Trongđàm phán hợp động ngoại thương thì việc chuẩn bị về ngôn ngữ trước khi đi vàođàm phán là rất qua trọng Và chính sự bất đồng về ngôn ngữ trong giao dịchngoại thương là trở ngại lớn nhất Và để khắc phục khó khăn này thì nhà ngoạithương cần học để có thể sử dụng thành thạo các ngọai ngữ, yêu cầu này khônggiới hạn, biết càng nhiều ngoại ngữ càng tốt.

Trong điều kiện Việt Nam hiện nay thì việc thông thạo tiếng anh – ngôn ngữcủa toàn cầu là một lợi thế rất lớn Chính vì vậy nên trước khi tham gia đàm phánhợp đồng ngoại thương thì những nhà đàm phán phải chuẩn bị cho mình thật kỹ vềmặt ngôn ngữ

Rủi ro do ngôn ngữ gây ra trong hợp đồng ngoại thương là rất lớn, để hạn chếrủi ro này thì việc chuẩn bị ngôn ngữ lại càng trở nên quan trọng hơn.

Để mang lại hiệu quả cho cuộc đàm phán và nhằm tránh được những rủi rodo ngôn ngữ gây ra thì ngoài sự hiểu biết của người trực tiếp tham đàm phánphán biết về ngôn ngữ quy định trong hợp đồng thì nên thuê một phiên dịchviên chuyên trong lĩnh vực xuất nhập khẩu Sau đây là một số kinh nghiệm đểsử dụng phiên dịch tôt:

 Nói sơ qua về chủ đề với người phiên dịch Nói rõ và chậm

 Tránh dùng từ ngữ ít được biết đến, tiếng lóng, thành ngữ, tiếng địaphương.

 Giải thích ý chính từ 2 đến 3 cách khác nhau Nói ngắn không nói lâu hơn 1 – 2 phút

 Trong khi nói cho phép phiên dịch có thời gian ghi chú Cho phép người phiên dịch có đủ thời gian làm rõ nghĩa  Không ngắt lời phiên dịch

 Tránh dùng câu dài

 Cần để cho phiên dịch được nghỉ ngơi khi làm việc quá 2 giờ Nên thay đổi phiên dịc nếu cuộc đàm phán kéo dài suốt ngày Thông cảm khi phiên dịch mắc sai lầm

2.1.3 Chuẩn bị về thông tin

Trong thời đại của thông tin và bùng nổ thông tin như hiện nay, dù hoạt độngtrong lĩnh vực ngoại thương hay bất kỳ lĩnh vực nào, người nắm bắt đượcthông tin nhanh chóng nhất và chính xác nhất sẽ luôn luôn là người chiến thắng.

Nội dung của những thông tin cần thu thập để phục vụ cho cuộc đàm phán hếtsức phong phú, ở đây có thể kể đến những thông tin cơ bản

Thông tin về đối tượng kinh doanh

Đối tượng kinh doanh có thể là hàng hóa, dịch vụ, nhà đất cần được tìm hiểuđầy đủ những thông tin về nó Trước hết phải nghiên cứu, tìm hiểu kỹ về nhữngmặt hàng dự định kinh doanh về tên gọi, về khía cạnh thương phẩm học để hiểu rõgiá trị, công dụng, các tính chất cơ lý hóa của nó, cùng những yêu cầu của thịtrường đối với mặt hàng đó, như: qui cách, phẩm chất, bao bì, các trang trí bênngoài, cách lựa chọn, phân loại

Bên cạnh, để chủ động trong giao dịch mua bán, còn cần phải nắm vững tìnhhình sản xuất các mặt hàng đó như: thời vụ, khả năng về nguyên vật liệu, tay nghềcông nhân, công nghệ sản suất.

Nghiên cứu chu kỳ sống (vòng đời) của sản phẩm để lựa chọn thời điểm và đốipháp kinh doanh thích hợp, xu hướng biến động cung cầu, giá cả, các chỉ tiêu vềsố lượng, chất lượng.

Nghiên cứu giá cả của các công ty cạnh tranh

Ðể lựa chọn mặt hàng kinh doanh cần xét đến một cơ sở quan trọng: tỷ xuấtngoại tệ của các mặt hàng

Trong trường hợp xuất khẩu: tỷ xuất này là tổng chi phí (có tính lãi định mức)bằng tiền Việt Nam để thu được một đơn vị ngọai tệ Còn trong trường hợp nhậpkhẩu, đó là tổng số tiền Việt Nam thu được khi phải chi một đơn vị ngoại tệ đểnhập khẩu

Thông tin về thị trường

Các thông tin đại cương về đất nước con người, tình hình về chính trị xã hộinhư: diện tích, dân số, ngôn ngữ, các điều kiện về địa lý và khí hậu, thời tiết, cáctrung tâm công nghiệp và thương mại chủ yếu, các nhân tố chính trị và xã hội,hiến pháp, các chính sách kinh tế và xã hội, thái độ chính trị đối với quốc gia củamình, luật pháp và tập quán buôn bán, đặc điểm của các nhu cầu trên thị trường,các loại thuế và chi phí.

Những thông tin kinh tế cơ bản: đồng tiền trong nước, tỷ giá hối đoái và tínhổn định của chúng, cán cân thanh toán, dự trữ ngọai tệ: tình hình nợ nần, tổng sảnphẩm quốc gia (Gross Nation Product - GNP), thu nhập bình quân đầu người(Gross Nation Income – GNI), các chỉ số về bán buôn, bán lẻ, tập quán tiêu dùng,dung lượng thị trường,.v.v

Cơ sở hạ tầng: đường sá, cầu cống, bến phà, bến cảng, sân bay, các phươngtiện giao thông, hệ thống thông tin liên lạc, bưu chính

Chính sách ngoại thương: các nước đó có là thành viên của các Tổ chứcThương mại Quốc tế-WTO, vùng buôn bán tự do (Khu mậu dịch tự do-AFTA) không? Các mối quan hệ buôn bán đặc biệt, chính sách kinh tế nói chung, chínhsách ngoại thương nói riêng (chế độ hạch toán xuất nhập khẩu, hàng rào thuếquan, các chế độ ưu đãi đặc biệt )

 Tìm hiểu hệ thống ngân hàng, tín dụng  Ðiều kiện vận tải và tình hình giá cước

Bên cạnh đó, cần nắm vững những điều kiện có liên quan đến chính những mặthàng dự định kinh doanh của mình trên thị trường nước ngoài như: dung lượng thị

trường, tập quán và thị hiếu của người tiêu dùng, các kênh tiêu thụ (các phươngpháp tiêu thụ), sự biến động giá cả

Thông tin về đối tác

Tìm hiểu thực lực của đối tác: lịch sử hình thành công ty, quá khứ của công ty,ảnh hưởng của công ty trong xã hội, kinh nghiệm và uy tín Phong tục tập quántrong kinh doanh cũng như trong lãnh vực khác của đời sống xã hội: thái độ cư xửvà thiện chí làm ăn Định hướng phát triển trong tương lai Hình thức tổ chức, địavị pháp lý của công ty (công ty cổ phần, trách nhiệm hữu hạn, tập đoàn xuyênquốc gia ) Phạm vi mức độ và các mặt hàng kinh doanh (lĩnh vực hoạt động, sốlượng, chất lượng, chủng loại sản phẩm, tình hình tài chính, mức độ trang bị kỹthuật ).

Tìm hiểu nhu cầu và định hướng của đối tác: vì sao họ muốn hợp tác với ta?Mục đích hợp tác của họ? Nguyện vọng hợp tác có chân thành hay không? Mứcđộ bức thiết của sự hợp tác đối với họ? Họ có nhiều đối tác khác không?

Tìm hiểu lực lượng đàm phán của họ: Đoàn đàm phán gồm những ai? Địa vị,sở thích, tính cách từng người? Ai là người có quyền quyết định trong số đó? Tìmhiểu thật kỹ về người này

Bên cạnh đó người cán bộ đàm phán cần nắm vững:

Thông tin về bản thân công ty mình Những thông tin gì có thể cung cấp chođối phương Đối phương biết những thông tin gì về mình, biết đến đâu Lịch làmviệc: Nếu nắm được lịch làm việc của bên kia, có thể sử dụng yếu tố thời gian đểgây sức ép.

Thông tin về cạnh tranh trong và ngoài nước: quy mô, chiến lược kinh doanh,tiềm lực, thế mạnh, điểm yếu

Dự đoán xu hướng biến động giá cả trên cơ sở phân tích tình hình cung cầu,lạm phát, khủng hoảng

Xác định nhu cầu, mong muốn của đối tác Sơ bộ định dạng đối tác

Ví dụ: Trong đàm phán mua bán, có thể tạm chia khách hàng thành những loạisau: Khách hàng trọng giá cả: Là khách hàng tìm cách mua với giá thấp nhất vớichất lượng ở mức tối thiểu Họ không chấp nhận giá cao hơn để đổi lấy chất lượngcao hơn.

Khách hàng trọng giá trị: Là loại khách hàng ngại chi phí cao và nhận thức rõvề sự chênh lệch chất lượng Họ chỉ chấp nhận giá cao sau khi đã kiểm tra ký vềchất lương và so sánh sự chênh lệch về chi phí giữa các giải pháp thay thế.

Khách hàng trung thành: Là khách hàng thường sẵn sàng đánh đổi chi phí đểlấy chất lượng mà họ đã biết rõ Họ ngại rủi ro có thể xảy ra nếu với những đối tácmới.

Khách hàng trọng tiện lợi: Là những khách hàng thích chọn nơi cung cấptiện lợi nhất, không cần so sánh các giải pháp thay thế để tìm ra chênh lệch về chiphí và chất lượng.

Thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh

Cần nhận biết đối thủ cạnh tranh của mình là ai để có những biện pháp khắcphục và cạnh tranh lại Từ đó đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu của mình sovới đối thủ cạnh tranh trên thị trường và trong quan điểm của đối tác.

Các biện pháp chủ yếu để nghiên cứu thị trường nước ngoài

Nghiên cứu tại bàn (desk research)

Dựa vào các tài liệu thu thập được, để nghiên cứu thị trường Ðây là cáchnghiên cứu phổ biến, tương đối dễ thực hiện, chi phí ít nhưng không thể cho kếtquả nhanh và độ chính xác không cao

Các tài liệu thu thập: các loại tạp chí kinh tế xuất bản định kỳ, các loại sáchchuyên khảo, các bản thống kê, các thông báo của công ty môi giới lớn , các thamtán thương mại ở nước ngoài, thông tin trên Internet

Chìa khóa giúp nghiên cứu tại bàn thành công là biết tìm nguồn thông tin vàkhai thác triệt để nguồn thông tin đó Nhiều đơn vị mới làm xuất nhập khẩu khôngbiết lấy thông tin ở đâu, vậy xin giới thiệu một số nguồn thông tin:

Các nguồn nội địa:

Ðầu tiên, cần tìm thông tin ngay trong cơ quan của mình, ngay trong tủ sáchthương mại của cơ quan (lập tủ sách thương mại một cách khoa học trong mỗi cơquan là việc rất quan trọng, nên làm và cần làm)

Những nguồn thông tin từ các tổ chức, cơ quan:

 Các Tổ chức của người tiêu dùng  Các Công ty

 Nguồn thông tin lấy qua mạng Internet:

Đây là nguồn thông tin cực kì quan trọng Ngày nay, Internet được coi là mộtnguồn thông tin khổng lồ, một nguồn tài nguyên vô giá nằm ngay dưới ngón tayclick của người sử dụng Tìm kiếm thông tin trên mạng cũng không phải là việcquá khó khăn, các công cụ tìm kiếm theo từng từ ngữ riêng biệt, theo khu vực địalý, theo ngành nghề, theo vấn đề quan tâm với nhiều ràng buộc phức tạp đều đã cósẵn trên các trang web tìm kiếm thông tin Cho nên vấn đề chính yếu cuả việc tìmkiếm thông tin trên mạng nắm thật rõ bản chất của thông tin muốn tìm kiếm đểđưa ra các từ khóa thích hợp và kiên nhẫn thử các từ khóa khác nahu mà thôi Cácdoanh nghiệp Việt Nam cần có bộ phận hoặc người có khả năng truy cập thông tintrên mạng để phục vụ cho đàm phán và các hoạt động khác của mình

Thu thập được thông tin đã là một việc rất quan trọng, nhưng quan trọng hơn làphải đánh giá được sự chính xác của thông tin Ở đây nếu có thể, tất cả các nguồntin cần kiểm tra chéo qua các nguồn độc lập khác để đảm bảo chính xác

Nghiên cứu tại chỗ (field research)

Nghiên cứu trực tiếp ở thị trường Phương pháp này phức tạp, tốn kém nhưngcó kết quả nhanh chóng, chính xác

Trước khi bắt đầu nghiên cứu tại chỗ cần làm tốt công tác chuẩn bị như:  Quyết định những mục tiêu nghiên cứu

 Quyết định đối tượng nghiên cứu và địa chỉ của họ  Dự thảo một số câu hỏi

 Chuẩn bị biểu mẫu

 Thăm viếng kho tàng, cửa hàng v v

Sau các cuộc phỏng vấn viết báo cáo, rồi tiến hành phân tích số liệu thu thậpđược, rút ra nhận xét, dự báo kết luận

Ngoài ra còn nhiều phương pháp khác như: bán thử, sử dụng gián điệp kinhtế v v

Đối với từng chuyên gia

Chuẩn bị về kiến thứcChuẩn bị về tâm lýChuẩn bị về kỹ năng

Trong thực tế, để đạt được kết quả cao, người ta thường sử dụng kết hợp cácphương pháp trên

2.1.4 Chuẩn bị năng lực của người đàm phán

Người hay một nhóm người chiếm một vị trí hết sức quan trọng trong một cuộcđàm phán, chính vì vậy trước khi tham gia đàm phán mỗi cá nhân hay một nhómngười tham gia đàm phán phải chuẩn bị cho mình mọi điều để có thể sẵn sàng mộtcách tự tin và thỏa mái nhất khi tham gia vào cuộc đàm phán chính thức.

Hình 3

Như hình trên ta thấy chuẩn bị năng lực đối với từng chuyên gia đàm phán có 3vấn đề Thứ nhất là chuẩn bị về kiến thức, thứ 2 là tâm lý và cuối cùng là kỹ năng Về kiến thức: Một chuyên gia đàm phán cần phải có kiến thức và khả năngtoàn diện, chuyên gia đàm phán giỏi phải là nhà thương mại trong nước và quốctế, là một luật gia, một nhà ngoại giao, một nhà tâm lý, một người giởi ngoại ngữ,có khả năng sử dụng mạng internet như một công cụ đắc lực cho công việc đàmphán, có kiến thức kỹ thuật và văn hóa.

Chính vì vậy với việc chuẩn bị kiến thức đối với một chuyên gia đàm phán làvô cùng đa dạng và phong phú Từ kiến thức về kinh tế, kỹ thuật đến kiến thức vềchuên môn, về công nghệ thông tin, về văn hóa

Về tâm lý: Một chuyên gia đàm phán cần có tư duy nhạy bén, biết suy nghĩ vàhành động đúng, có nghị lực, nhẫn nại, không nóng vội, hấp tấp, biết kiềm chếcảm xúc, không tự ti, không tự kiêu.

Chuẩn bị về kỹ năng: Một kỹ năng hết sức quan trọng trong đàm phán đó là kỹnăng giao tiếp, để có một kỹ năng giao tiếp thì phải hội tụ các kỹ năng: Lắng nghe,đặt câu hỏi, diễn thuyết, giao dịch bằng thư, xã giao thông thường (chào hỏi, traonhận, danh thiếp, gọi điện )

Đối với đoàn đàm phán thì ngoài việc chuẩn bị những kỹ năng như trên chotừng cá nhân trong đoàn thì ngoài ra còn có những điều đặc biệt chú ý: về vấn đềnhân sự phải có sự chuẩn bị thật chu đáo Thành phần của đoàn đàm phán cần hộitụ đủ chuyên gia ở 3 lĩnh vực: Pháp luật, kỹ thuật, thương mại Trong đó chuyêngia ở vị trí thương mại giữ vai trò quan trọng nhất – làm trưởng đoàn

2.1.5 Chuẩn bị thời gian và địa điểm Thời gian

Thời gian và địa điểm trong đàm phán phần lớn phụ thuộc vào thỏa thuận giữa2 bên, trên cơ sở tính toán sự khác biệt múi giờ giữa 2 nước cũng như sự thỏathuận tiện cho các bên

Đàm phán là một quá trình, có khởi điểm và kết điểm (còn gọi là điểm chết).Trong bất cứ cuộc đàm phán nào, gần đến “điểm chết” mới có đuợc kết quả Vìvậy, nếu trong cuộc đàm phán để cho đối tác biết đuợc điểm chết của mình sẽkhông có lợi

Đối tác sẽ nấn ná đến gần điểm chết mới tung con át chủ bài để buộc ta nhuợngbộ Do đó chúng ta phải kiên nhẫn, quyết không cho đối phuơng biết điểm chếtcủa mình Vì sự nhượng bộ hoặc thoả thuận thuờng xuất hiện vào lúc gần hoặc sauđiểm chết, vì vậy nguời đàm phán cần phải kiên nhẫn và chịu đựng sức ép của đốitác Cần phải học cách kiềm chế khả năng tự vệ, bình tĩnh và nhanh trí chớp lấythờicơ Quyết không cho đối phuơng biết điểm chết của mình

Nhiều người cho rằng đàm phán thương lượng là một việc làm phải có thờigian bắt đầu, có số lượng thời gian và thời gian kết thúc Thực tế không hoàn toànnhư vậy.Ví dụ như Cuộc đàm phán - thương lượng giữa Việt Nam - Mỹ ở Paris(Pháp) về hòa bình ở Việt Nam là một ví dụ về tính vô chừng về thời gian trongđàm phán - thương lượng.

Thông thường thì các cuộc đàm phán - thương lượng được kết thúc vào 1/5cuối cùng của tổng số thời gian thương lượng Như vậy bao nhiêu công sức của4/5 tổng số thời gian kia đều dồn hết về một phần nhỏ cuối cùng của tổng số thờigian Đối với những cuộc đàm phán - thương lượng lớn thì người ta gọi đó là thờigian lịch sử.

Thời gian và thời hạn có thể giúp bất kỳ bên nào trong đàm phán - thươnglượng tùy theo hoàn cảnh và trường hợp Sau đây là một số kinh nghiệm và cũnglà lời khuyên cho một người đi đàm phán - thương lượng, có thể dùng trong việctranh thủ thời gian , tạo lợi thế cho mình.