Cơ sở lý thuyết phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin

2.1.Đại cơng về hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm con ngời, phơng tiện và các phơng pháp xử lý thông tin trong một tổ chức. Hệ thông thông tin bao gồm hai thành phần cơ bản: các dữ liệu ghi nhận thực trạng của doanh nghiệp và các xử lý cho phép biến đổi các dữ liệu. Các dữ liệu: Đó là các thông tin đợc lu và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp. Có thể tách các dữ liệu này thành hai phần: -Các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ cơ quan, nh dữ liệu về nhân sự, nhà xởng, thiết bị v.v . Cấu trúc cơ quan không phải là cố định, mà có thể có biến động khi có một sự kiện xảy ra (chẳng hạn khi một nhân viên thuyên chuyển, một thiết bị mới đợc bổ sung .). Sự kiện thờng xảy ra bất chợt, ngoài ý muốn của con ng- ời. Việc điều chỉnh lại các dữ liệu cho thích hợp khi có một sự kiện xảy ra gọi là cập nhật. -Các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh/ dịch vụ của cơ quan, nh dữ liệu về sản xuất, mua bán, giao dịch v.v . Hoạt động kinh doanh/ dịch vụ biến đổi luồng vào/ra của doanh nghiệp có thể coi là chuỗi các sự việc sơ đẳng, gọi là một tác nghiệp (operation - chẳng hạn nhận một lô hàng, hoàn thành một mẻ sản phẩm, một đơn hàng tới, thanh toán một hóa đơn v.v .). Khi có một tác nghiệp xảy ra, sự kiện này cần đợc ghi nhận, và nh vậy làm thay đổi các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh/dịch vụ của doanh nghiệp. Các xử lý: Đó là những quá trình biến đổi thông tin, nhằm vào hai mục đích chính: - Sản sinh các thông tin theo thể thức quy định, chẳng hạn lập các chứng từ giao dịch (đơn mua hàng, hóa đơn .), lập các báo cáo, lập các bản thống kê .v.v . - Trợ giúp ra các quyết định, thông thờng là cung cấp những thông tin cần thiết cho việc thực hiện lựa chọn một quyết định của lãnh đạo, nhng cũng có thể là lựa chọn quyết định( một cách tự động), nếu đó là loại quyết định dựa trên giải thuật( khác với loại quyết định dựa trên trực giác). Mỗi xử lý thờng áp dụng một số quy tắc quản lý định sẵn và diễn ra theo một trật tự định sẵn (gọi là thủ tục). Các quy tắc quản lý và các thủ tục có thể đợc ấn định bởi hệ thống lãnh đạo của doanh nghiệp, và nh vậy có thể điều chỉnh theo ý muốn( chẳng hạn các quy tắc tiêu thụ sản phẩm, phơng pháp phân phối các trợ cấp, các quy định về khuyến mãi .), cũng có thể đợc ấn định từ bên ngoài doanh nghiệp, đặc biệt là bởi Nhà nớc( ví dụ quy tắc tính thuế VAT, cách tính lơng và bảo hiểm xã hội v.v ) và nh vậy doanh nghiệp không đợc tùy tiện thay đổi. Đầu vào của một xử lý có thể là các thông tin phản ánh cấu trúc doanh nghiệp và/ hoặc các thông tin phản ánh hoạt động của doanh nghiệp. Đầu ra có thể là: - Các kết quả chuyển trực tiếp cho các cá nhân hay tổ chức ngoài doanh nghiệp( chẳng hạn đơn đặt hàng, hóa đơn, thống kê Quản lý Sinh Viên, báo cáo tài chính v.v .) đợc gọi là các kết quả ngoài. - Các kết quả đợc lu trữ, để sau này dùng làm đầu vào cho các xử lý khác( th- ờng là các thông tin về tình trạng, về lịch sử hay thông tin lu trữ) đợc gọi là các kết quả trong. Trong thực tế, thuật ngữ hệ thống thông tin thờng đợc dùng để chỉ môi trờng điện tử - tin học trợ giúp cho một công việc quản lý cụ thể nào đó, hay nói cách khác, là để chỉ cái đích đạt đợc sau quá trình xây dựng nhằm tin học hoá trợ giúp cho công tác quản lý của một hệ thống kinh tế - xã hội 2.2. Quy trình phát triển hệ thống thông tin Quy trình phát triển hệ thống thông tin đợc chia thành nhiều giai đoạn. Tuỳ thuộc vào phơng pháp luận và quy định về phơng thức làm việc của đơn vị, qui trình này có thể đợc chia thành số lợng bớc nhiều ít khác nhau. Tuy nhiên có thể tổng hợp chung thành các bớc: Khảo sát, Phân tích, Thiết kế, Xây dựng, Cài đặt và Bảo trì hệ thống. Một điểm cần nhấn mạnh là dù làm việc có phơng pháp hay không thì công việc vẫn phải trải qua đầy đủ các bớc kể trên. Hay nói cách khác là dù có làm nh thế nào đi chăng nữa thì ngời ta vẫn phải xác định yêu cầu(Khảo sát), tởng tợng ra hình hài của hệ thống( Phân tích), xác định cách thể hiện dữ liệu và thông tin( Thiết kế), lập trình( Xây dựng), cài đặt và bảo trì. 2.2.1. Chiến lợc và khảo sát. Là giai đoạn tìm hiểu quy trình hoạt động của hệ thống thực, các nhu cầu thông tin chính làm cơ sở xác định các yêu cầu, phạm vi của hệ thống thông tin. Kết quả là hồ sơ khảo sát chiếm khoảng 10-15% công sức. Việc khảo sát thờng đợc tiến hành qua các giai đoạn: - Khảo sát sơ bộ: Nhằm xác định tính khả thi của đề án. - Khảo sát chi tiết: Nhằm xác định chính xác những gì sẽ thực hiện và khẳng định những kết quả thu đợc. - Báo cáo: Lập hồ sơ khảo sát. ở giai đoạn khảo sát cần xác định rõ những nhu cầu, vấn đề quan tâm, để có giới hạn chính xác của công việc( phạm vi dự án: những gì phải làm đợc, cha làm đợc và những gì đã vợt ra ngoài phạm vi của vấn đề). Cũng ở giai đoạn này, cần tìm hiểu và xác định cụ thể đối tợng sử dụng dù họ có thể sẽ bị biến động cả về số lợng và loại công việc. 2.2.2. Phân tích hệ thống Là giai đoạn xác định rõ các mục tiêu quản lý chính cần đạt đợc của hệ thống, nêu đợc các yếu tố quan trọng và đảm bảo đạt đợc các mục tiêu của hệ thống. Dựa trên các mục tiêu đó, xác định đợc các mô hình chức năng và mô hình dữ liệu. Kết quả là hồ sơ phân tích chiếm 15-25% công sức. Mục tiêu chính của giai đoạn này là biến đổi phần đầu vào thành các đặc tả có cấu trúc. Đây là quá trình mô hình hoá hệ thống với các sơ đồ luồng dữ liệu, thực thể liên kết, sơ đồ phân rã chức năng, sơ đồ ngữ cảnh . Các công cụ thể hiện (chủ yếu là dạng đồ hoạ) đợc sử dụng trong các bớc khác nhau của quá trình xây dựng và có thể để phục vụ các mục đích, đối tợng khác nhau. Việc sử dụng các công cụ là không bắt buộc( đặc biệt là các công cụ luồng dữ liệu) và tuỳ thuộc vào sở trờng của đội ngũ phân tích hệ thống. Trong thực tế, phần phân tích dữ liệu là phức tạp và quan trọng nhất. Các phần phân tích chức năng và phân tích dữ liệu không đợc bỏ qua. a. Phân tích chức năng Cung cấp một cách nhìn tổng thể tới mọi công việc. Xác định rõ các công việc cần phải giải quyết để đạt mục tiêu quản lý của hệ thống. Việc phân rã là một cách biểu diễn cấu trúc chức năng giúp cho việc kiểm tra các chức năng còn thiếu và có thể dễ dàng phân tách, tổ hợp các chức năng công việc. Cấu trúc phân rã này không phản ánh độ quan trọng hay thứ tự giải quyết các chức năng. Trong giai đoạn phân tích chỉ nên đa vào các chức năng phản ánh nghiệp vụ và thuộc phạm vi của mục tiêu quản lý đặt ra. Một chức năng đợc xem là đầy đủ gồm những thành phần sau: - Tên chức năng. - Mô tả có tính tờng thuật. - Đầu vào của chức năng (dữ liệu). - Đầu ra của chức năng (dữ liệu). - Các sự kiện gây ra sự thay đổi, việc xác định và hiệu quả của chúng. Phân tích chức năng đa ra những chi tiết quan trọng sẽ đợc dùng lại nhiều lần trong các giai đoạn sau của quá trình phân tích. Sơ đồ chức năng sau khi đợc lập sẽ cho chúng ta một cách nhìn toàn diện hơn về những nhu cầu hệ thống. b. Phân tích dữ liệu Thực thể là đối tợng chứa thông tin cơ bản phục vụ cho các chức năng mà hệ cần giải quyết. Mỗi thực thể( Entity) là một nhóm các dữ liệu có cùng thuộc tính, luôn cùng xuất hiện. Các thực thể trung gian sẽ sinh ra trong phần thiết kế. Các thực thể lấy dữ liệu từ các thực thể cơ bản nhng sẽ bị sửa đổi theo yêu cầu của chức năng cũng cần đa vào giai đoạn phân tích. c. Phân tích ngữ cảnh Mô tả mối liên hệ thực tế của hệ thống với các yếu tố, tác nhân liên quan đến hệ thống. Trong sơ đồ, phần bên trong sẽ thể hiện các chức năng chính ở mức tổng quát nhất với dòng dữ liệu chính trong hệ. Phần bên ngoài có thể là các tác nhân nh con ngời, một tổ chức hay bộ phận nghiệp vụ của hệ thống khác và dòng dữ liệu liên quan đến hệ thống. d. Phân tích luồng dữ liệu Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) là một công cụ để trợ giúp bốn hoạt động chính: (1) Phân tích: Dùng để xác định các quy trình quản lý, thể hiện yêu cầu của ngời sử dụng. (2) Thiết kế: Dùng để minh hoạ các phơng án cho phân tích viên, lập trình viên và ngời dùng xem xét khi thiết kế một hệ thống mới. Thể hiện quy trình xử lý thông tin trong hệ thống. (3) Liên lạc: DFD là một công cụ trực quan, đơn giản, dễ hiểu trợ giúp cho việc hiểu biết lẫn nhau giữa phân tích viên và ngời sử dụng. (4) Tài liệu: Việc dùng DFD trong đặc tả yêu cầu ngời dùng và đặc tả thiết kế hệ thống làm đơn giản công việc mô hình hoá và chấp nhận những tài liệu nh vậy. 2.2.3. Thiết kế hệ thống Là giai đoạn phát triển các bớc phân tích ở giai đoạn trớc thành các mô hình logic và vật lý, thiết kế giao diện với ngời sử dụng. Giai đoạn này phụ thuộc nhiều vào cấu hình của phần cứng và phần mềm đợc lựa chọn. Kết quả là hồ sơ thiết kế chiếm khoảng 15-25% công sức. Đầu chính của quá trình thiết kế là các đặc tả yêu cầu đã đợc xây dựng trong quá trình phân tích. Trong giai đoạn này từ khái niệm biểu diễn bởi mô hình quan hệ thực thể có thể sinh ra đợc các mô hình dữ liệu logic. Giai đoạn này là quá trình chuyển từ các mô hình dữ liệu và chức năng thành các thiết kế cơ sở dữ liệu và thiết kế module. Trong giai đoạn thiết kế, có rất nhiều công cụ cho phép đặc tả hệ thống song không phải tất cả các công cụ đều cần phải sử dụng. Nếu sử dụng quá ít các công cụ phát triển hệ thống sẽ làm cho hệ thống kém chất lợng, ngợc lại việc sử dụng quá nhiều các công cụ sẽ gây lãng phí thời gian để đồng bộ các mô hình, một mặt có thể kéo dài thời gian xây dựng, mặt khác lại có thể làm giảm chất lợng hệ thống. Ng- ời phân tích phải tự chịu trách nhiệm đánh giá để có quyết định đúng xem nên dùng công cụ nào cho phù hợp với hệ thống cụ thể. Thiết kế hệ thống bao gồm các công việc: - Xác định hệ thống máy tính. - Phân tích việc sử dụng dữ liệu. - Hình thức hoá hệ thống thành phần: áp dụng các cách kiểm soát cần thiết, gộp nhóm các thành phần chức năng. - Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý. - Thiết kế chơng trình. 2.2.4. Xây dựng chơng trình Là giai đoạn lập trình trên cơ sở các phân tích, thiết kế ở các giai đoạn trớc. Kết quả là chơng trình. Giai đoạn này chiếm khoảng 35-60% công sức. Giai đoạn này gồm các bớc : a. Thi công: - Trên cơ sở kết quả thiết kế tiến hành tích hợp, mã hoá các module chơng trình. - Viết các câu lệnh sản sinh CSDL. - Thực hiện các câu lệnh trên hệ quản trị CSDL lựa chọn. b. Tạo các CSDL kiểm tra. c. Kiểm thử ch ơng trình. 2.2.5. Cài đặt hệ thống a. Lập tài liệu h ớng dẫn sử dụng. b. Chuyển đổi dữ liệu cũ. Thực hiện chuyển đổi cơ sở dữ liệu nếu có yêu cầu thay đổi sang hệ thống mới. Việc này đòi hỏi đồng thời hiểu biết cấu trúc của cả hệ thống cũ và hệ thống mới và nguyên tắc chuyển đổi. Cơ chế chuyển đổi phải đợc thiết kế ngay trong giai đoạn thiết kế hệ thống. c. Kiểm nghiệm, cài đặt. 2.2.6. Bảo trì hệ thống Bảo trì hệ thống đợc tính từ khi hệ thống đợc chính thức đa vào sử dụng. Công việc bảo trì bao gồm : a. Theo dõi việc sử dụng hệ thống, nhận các thông báo lỗi. b. Sửa đổi, nâng cấp phiên bản. c. Trợ giúp hiệu chỉnh các sai sót số liệu. Thông thờng việc bảo trì đợc tiến hành miễn phí trong khoảng 6 tới 12 tháng. Sau đó hợp đồng bảo trì sẽ đợc tiếp tục hàng năm với trị giá khoảng 10% tổng giá trị hệ thống. Việc bảo trì có thể thực hiện tại chỗ hoặc thông qua một Trung Tâm hỗ trợ từ xa. 2.3. Phơng pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin. Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc xây dựng hệ thống đã dần đợc chuẩn hóa chuyển thành các hoạt động chuyên nghiệp, công nghiệp hóa hơn. Các phơng pháp luận phân tích thiết kế hệ thống dần đợc hình thành và hoàn thiện. Một cuộc cách mạng, đỉnh cao của sự hoàn thiện là sự ra đời của phơng pháp luận phân tích thiết kế có cấu trúc kết hợp đợc kết quả của các cách tiếp cận hớng chức năng và hớng dữ liệu và phơng pháp luận phân tích thiết kế hớng đối tợng. Một phơng pháp luận thông thờng đợc đặc trng bởi các yếu tố sau: - Quy trình và phân đoạn các bớc tiến hành. - Các công cụ và cách thức mô hình hóa. - Cách tiếp cận (hớng chức năng, hớng đối tợng, trên xuống, dới lên .). 2.3.1. Phơng pháp phân tích thiết kế có cấu trúc. Phơng pháp phân tích thiết kế có cấu trúc tập trung vào các chức năng của hệ thống, bao gồm các hoạt động: Khảo sát, Phân tích, Thiết kế, Xây dựng và cài đặt ch- ơng trình. Đặc trng mới của phơng pháp này là các hoạt động có thể thực hiện một cách song song. Mỗi hoạt động có thể cung cấp những sửa đổi phù hợp cho một hoặc nhiều hệ thống trớc đó. Trong phân tích có cấu trúc cách tiếp cận cấp tiến cho phép các hoạt động khảo sát, phân tích, thiết kế, xây dựng và cài đặt chơng trình đợc tiến hành một cách song song. Chính u điểm này đã làm cho phơng pháp phân tích có cấu trúc ngày càng đợc phát triển. Phơng pháp phân tích thiết kế có cấu trúc đợc sử dụng rộng rãi trong việc phân tích và thiết kế các hệ thống thông tin quản lý vì tính đon giản và hiệu quả của phơng pháp. Mặt khác, nhiều khái niệm cơ sở, không thể thiếu đợc đối với ngời phân tích và thiết kế cũng đợc bao hàm trong phơng pháp này. Thông qua phơng pháp phân tích thiết kế này, ngời dùng có thể dễ dàng nắm bắt đợc phần cốt lõi - quy trình xây dựng: Các bớc trong quy trình xây dựng hệ thống và yêu cầu đối với mỗi bớc, để đạt đợc trình độ cần thiết cho công việc thẩm định giám sát. Có nhiều công cụ đợc sử dụng trong quá trình phân tích và thiết kế. Tuy nhiên với hệ thống ít phức tạp sẽ không đòi hỏi phải sử dụng tất cả các công cụ này. Ba công cụ quan trọng để mô hình hoá hệ thống theo phơng pháp phân tích thiết kế có cấu trúc là: - Mô hình chức năng. - Mô hình dữ liệu. - Mô hình luồng dữ liệu. Trong đó mỗi mô hình thể hiện một cách nhìn ở góc độ khác nhau vào hệ thống. a. Mô hình chức năng. Mô hình này mô tả các chức năng chính của hệ thống thông tin, thông thờng đ- ợc biểu diễn bằng sơ đồ chức năng nghiệp vụ, thể hiện hệ thống từ khía cạnh chức năng, trả lời cho câu hỏi: Hệ thống thực hiện những công việc gì? Mô hình đợc sử dụng cho mục đích này là sơ đồ phân rã chức năng (Business Functional Diagram viết tắt là BFD). Nội dung chính của BFD là sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống. T tởng trên xuống (Top-Down) đợc thể hiện rõ nét trên sơ đồ này. Trớc tiên các chức năng cần thiết đợc liệt kê và phân loại thành các nhóm chức năng. Việc phân loại có thể theo loại hình tính chất công việc, có thể theo đơn vị sử dụng, có thể theo dữ liệu sử dụng và có thể là kết hợp của các kiểu phân loại khác nhau. Các nhóm chức năng lại tiếp tục đợc phân nhỏ thành các cụm chức năng hoặc các chức năng cụ thể. Sơ đồ BFD đợc biểu diễn dới dạng hình cây, tại mỗi nút là một hình chữ nhật thể hiện chức năng hoặc nhóm chức năng cụ thể. Sơ đồ chức năng là công cụ khá hữu hiệu cho ngời đọc một bức tranh tổng thể về các chức năng mà hệ thống có thể thực hiện đợc. b. Mô hình dữ liệu Mô tả các dữ liệu chính sẽ có trong hệ thống và mối quan hệ ràng buộc giữa chúng, thông thờng đợc mô tả bằng sơ đồ quan hệ thực thể, các bảng thuộc tính các ràng buộc dữ liệu . thể hiện hệ thống từ khía cạnh dữ liệu hay trả lời cho câu hỏi: Hệ thống sử dụng dữ liệu gì để phục vụ cho hoạt động của mình? Tuy BFD là một công cụ thực sự hữu hiệu cho việc mô hình hóa các hệ thống nhng công cụ này cũng chỉ mô tả đợc một khía cạnh lớn của hệ thống là chức năng, mà không cho đợc một phân tích đầy đủ về toàn bộ hệ thống. Mô hình dữ liệu (Entity Relationship Diagram viết tắt là ERD) là một trong các công cụ phản ánh hệ thống từ một khía cạnh khác, bổ sung cho BFD để tạo nên một tổ hợp trọn vẹn của quá trình phân tích. ERD bao gồm 2 thành phần chính: - Thực thể (Entity): Đợc ký hiệu bởi hình chữ nhật. Một thực thể tợng trng cho một tập hợp hay một đối tợng trong thế giới thực. - Quan hệ (Relationship): Một quan hệ tợng trng cho sự liên kết giữa các thực thể. Mối liên kết đó đợc biểu diễn trên mô hình thực thể bằng đờng kẻ có tách ba chân ở một hoặc cả hai đầu (thờng gọi là chân gà) Có ba kiểu quan hệ chính của mô hình thực thể: - Quan hệ một một. - Quan hệ một nhiều. - Quan hệ nhiều - nhiều. c. Mô hình luồng dữ liệu Mô tả luồng luân chuyển dữ liệu trong hệ thống. Có thể biểu diễn bằng nhiều sơ đồ: Sơ đồ ngữ cảnh, Sơ đồ quá trình xử lý, Sơ đồ luồng dữ liệu hoặc bằng các ma trận chức năng/ thực thể. Nếu nh các mô hình chức năng và mô hình dữ liệu thể hiện hệ thống dới dạng tĩnh thì ngợc lại, mô hình luồng dữ liệu thể hiện hệ thống dới cách nhìn động. Mô hình này lột tả luồng luân chuyển dữ liệu trong cả quá trình hoạt động của hệ thống. Hệ thống đợc mô tả nh một quá trình vận động. Một trong các mô hình kinh điển đợc sử dụng cho mục đích mô tả luồng dữ liệu là sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram viết tắt là DFD). DFD thể hiện một mô hình hệ thống với quan điểm bình đẳng cho cả dữ liệu và chức năng (quá trình), là một trong những công cụ quan trọng nhất của phân tích hệ thống có cấu trúc. Sơ đồ chỉ cách thông tin chuyển vận từ một quá trình hoặc từ chức năng này sang một quá trình hoặc một chức năng khác. Một điều khá quan trọng là sơ đồ chỉ ra đợc những thông tin nào cần phải có trớc khi thực hiện một chức năng hay một quá trình. Nói cách khác, DFD đa ra một phơng pháp thiết lập mối quan hệ giữa chức năng hoặc quá trình của hệ thống với thông tin mà chúng sử dụng. DFD bao gồm những thành phần sau: - Quá trình (Processes): Đợc ký hiệu bởi vòng tròn, tợng trng cho các chức năng khác nhau mà hệ thống phải thực hiện. Chức năng thay đổi thông tin đầu vào theo một cách nào đó, nh tổ chức lại thông tin, bổ sung hoặc tạo ra thông tin mới. - Dòng dữ liệu (Flow): Đợc ký hiệu bởi đờng kẻ có mũi tên. Mũi tên chỉ h- ớng ra của dòng thông tin. Dòng dữ liệu liên kết các Processes với nhau, tợng trng cho thông tin mà processes yêu cầu cho đầu vào hoặc thông tin mà chúng biến đổi thành đầu ra. - Kho dữ liệu (Data store): Đợc ký hiệu bởi 2 đờng kẻ song song, hoặc bởi hình chữ nhật tròn góc, biểu diễn cho thông tin mà hệ thống cần phải lu giữ trong một khoảng thời gian để một hay nhiều quá trình hoặc tác nhân truy nhập vào. Một khi công việc xây dựng hệ thống kết thúc thì những thông tin này đợc tồn tại dới dạng file hay cơ sở dữ liệu. - Tác nhân ngoài: Là một ngời, một nhóm hoặc một tổ chức bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống, nhng có một số hình thức tiếp xúc với hệ thống. Nhân tố bên ngoài là nguồn cung cấp thông tin và là phần sống còn của mọi hệ thống. - Tác nhân bên trong: Là một chức năng hoặc một quá trình bên trong hệ thống. DFD cung cấp một bức tranh tổng thể, dễ hiểu về các chức năng và các dữ liệu chính của hệ thống. Tuy nhiên nếu xét về khía cạnh chi tiết thì DFD lại cha đợc đầy đủ cả từ góc độ chức năng và dữ liệu. Hai công cụ đợc sử dụng để bổ khuyết cho DFD là: - Từ điển dữ liệu: Data dictionary. - Đặc tả chức năng: Process specification. Ba thành phần, ba loại hình công cụ phân tích cơ bản kết hợp, bổ sung cho nhau cho phép thể hiện hệ thống một cách hoàn chỉnh. Mô hình luồng dữ liệu cho phép thể hiện hệ thống một cách tổng thể trong tiến trình hoạt động là công cụ đặc biệt hữu hiệu trong giai đoạn khảo sát, một mặt giúp cho ngời sử dụng và phân tích viên xích lại gần nhau, mặt khác giúp cho ngời lập trình có đợc cái nhìn tổng thể trên toàn bộ hệ thống. Có thể nói đây là công cụ phân tích - ngôn ngữ chung chủ yếu giữa phân tích viên và ngời sử dụng. Khác với mô hình luồng dữ liệu, các mô hình chức năng và dữ liệu cho cách nhìn cụ thể một mặt nào đấy gần gũi với ngời lập trình. Trong quá trình phát triển( thiết kế, mã hoá, cài đặt) chủ yếu hai mô hình này đợc tiếp tục phát triển, chi tiết hoá. Nói cách khác đây là công cụ thể hiện ngôn ngữ chung giữa phân tích viên và lập trình viên. d. Mối quan hệ và thứ tự xây dựng các mô hình. Các mô hình kể trên cùng có chung một đối tợng mô tả là mô hình hệ thống vì vậy chúng có quan hệ mật thiết với nhau, từ một mô hình có thể suy ra đợc một phần các mô hình còn lại. Trong phơng pháp luận phân tích thiết kế, cấu trúc các mô hình này đợc xây dựng chi tiết hoá dần theo cách tiếp cận từ trên xuống. Các mô hình th- ờng đợc xây dựng đồng thời, tuy nhiên vẫn có thể theo một thứ tự trớc sau một chút. (1) Có thể xây dựng theo thứ tự: BFD, ERD, DFD. Thứ tự xây dựng này thờng đợc lựa chọn khi phân tích định hớng lập trình. Trong trờng hợp này DFD (mô hình luồng dữ liệu) đợc sử dụng nh một công cụ minh hoạ làm rõ quan hệ giữa các phần tử của BFD( mô hình chức năng) và ERD ( mô hình dữ liệu). (2) Với định hớng trao đổi, làm rõ các yêu cầu của ngời dùng, DFD lại đợc xây dựng trớc, thể hiện các quy trình nghiệp vụ của hệ thống thực. Sau khi đợc ngời dùng xác nhận tính đúng đắn, từ DFD trích lọc các chức năng để xây dựng BFD và dữ liệu để xây dựng ERD. 2.3.2. Phơng pháp phân tích thiết kế hớng đối tợng Cách tiếp cận mới nhất trong phân tích và thiết kế hệ thống là phơng pháp phân tích và thiết kế hớng đối tợng. Hệ thống đợc xây dựng bao gồm các thành phần liên kết với nhau gọi là đối tợng. Mỗi đối tợng bao gói cả dữ liệu và xử lý làm cho các phần tử hệ thống độc lập với nhau và có thể tái sử dụng, điều đó đã cải thiện cơ bản chất lợng của hệ thống và làm tăng năng suất hoạt động phân tích và thiết kế. . 2.1.Đại cơng về hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm con ngời, phơng tiện và các phơng pháp xử lý thông tin trong một tổ chức. Hệ thông. dựng BFD và dữ liệu để xây dựng ERD. 2.3.2. Phơng pháp phân tích thiết kế hớng đối tợng Cách tiếp cận mới nhất trong phân tích và thiết kế hệ thống là