CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO KHẢ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH TẠI CÔNG TY

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO KHẢ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH TẠI CÔNG TY I. QUAN ĐIỂM VỀ VAI TRÒ CUA LẬP KẾ HOẠCH Kế hoạch là là công cụ quản lý cần thiết và quan trọng ở cả cấp vĩ mô và vi mô trong nền kinh tế thị trường .Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên của quản lý , có vai trò rất quan trọng . Lập kế hoạch sẽ giúp cho công ty xác định được mục tiêu cần đạt được của mình trong một thời gian nhất định là gì ? và phương thức tốt nhất để đạt được các mục tiêu đó nhằm sử dụng có hiệu quả các nguồn lực hiện có của công ty tránh lãng phí. Kế hoạch thiết lập nên những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra , kiểm soát của công ty đạt được kết quả cao. Kế hoạch có vai trò trong việc phối hợp nỗ lực của các nhân viên nhằm đạt được mục tiêu tối cao của công ty .Kế hoạch có tác dụng làm giảm tính bất ổn của công ty . Như vậy lập kế hoạch nó có vai trò rất lớn trong việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty .Trong những năm qua công ty cũng đã có bước phát triển mạnh , thu hút được nhiều đơn đặt hàng của các bạn hàng lớn trên thế giới như Hoa Kỳ , Nhật Bản EU… cả về hàng gia công và hàng FOB . Thương hiệu THALOGA của công ty đã được người tiêu dùng biết nhiều cả ở trong và ngoài nước , doanh thu của Công ty tăng lên , đời sống của cán bộ công nhân viên được nâng cao . Để tiếp tục phát huy được những thành quả đã đạt được thì trong thời gian tới công ty cần phải hoàn thiện hệ thống kế hoạch của mình , xây dựng kế hoạch đầy đủ , có nghiên cứu khoa học , phân tích cụ thể , đầu tư nhiều cho công tác lập kế hoạch , thu hút nhiều người cùng tham gia lập kế hoạch của Công ty và phổ biến một cách rộng rãi kế hoạch của công ty . Ngoài ra Công ty cũng cần phải chú trọng hơn nữa tới việc lập kế hoạch chiến lược .Bởi vì kế hoạch chiến lược có vai trò rất quan trọng trong việc định hướng sự phát triển cho toàn bộ Công ty . Sinh viên: Trần Bình Minh Lớp : QLKT 44A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp II. CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO KHẢ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH TẠI CÔNG TY 1.Hoàn thiện bộ máy tổ chức trong Công ty Một trong những nguyên nhân làm cho chất lượng công tác lập kế hoạch ở Công ty còn thấp là do cơ cấu tổ chức quản lý của công ty còn cồng kềnh trì trệ , hoạt động không hiệu quả . Do đó để các hoạt động trong Công ty có hiệu quả nhất là hoạt động lập kế hoạch thì cần có cơ cấu tổ chức hợp lý , có khả năng dẫn dắt công ty đến mục tiêu đề ra , tạo được những tác động kết hợp các nguồn lực Công ty và thúc đẩy các nguồn lực phát triển . Tức là cần phải có một cơ cấu tổ chức quản lý gọn nhẹ hơn , năng động hơn đồng thời mang lại các kết quả cao hơn . Công ty cổ phần may Thăng Long mấy năm gần đây do có sự thay đổi liên tục về Tổng giám đốc công ty nên cơ cấu bộ máy tổ chức , các phòng ban trong công ty phải sắp xếp thay đổi nhiều .Do vậy hiện nay Công ty cần phải nhanh chóng ổn định lại tổ chức , sắp xếp lại các phòng ban cho hợp lý . Công ty phải qui định rõ chức năng , nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty , các phòng ban cần có sự phân biệt tương đối về tính chất công việc, tránh sự chồng chéo tạo điều kiện cho cán bộ quản lý tập trung đầu tư chuyên sâu và đảm bảo sự hoạt động của các phòng ban một cách nhịp nhàng . 2. Đẩy mạnh nghiên cứu thị trường Trong nền kinh tế thị trường , các doanh nghiệp , các tổ chức muốn tồn tại và phát triển thì bắt buộc phải dự báo nhu cầu thị trường , lấy thị trường làm trung tâm của mọi hoạt động hoạt động sản xuất kinh doanh . Qui mô , cơ cấu và sự phát triển của nhu cầu về cơ bản quyết định qui mô , cơ cấu sự phát triển của sản xuất. Nghiên cứu thị trường để nắm vững nhu cầu về từng loại sản phẩm và dịch vụ mà công ty kinh doanh , từ đó mà Sinh viên: Trần Bình Minh Lớp : QLKT 44A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp công ty tìm cách đáp ứng nhu cầu thị trường bằng công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh . Điều tra nghiên cứu thị trường là căn cứ quan trọng nhất trong việc hoạch định kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty .Kết quả nghiên cứu nhu cầu có thể tập hợp theo định mức giá , định hướng mục tiêu kinh doanh phù hợp với mỗi thị trường trong một thời gian kinh doanh nhất định hoặc theo khách hàng để đảm bảo gắn bó sản xuất kinh doanh với các yếu tố hỗ trợ . Trong những năm qua Công ty cổ phần may Thăng Long cũng tổ chức các hoạt động nghiên cứu thị trường trước khi xây dựng kế hoạch nhưng chủ yếu mang tính kinh nghiệm của các nhân viên nghiên cứu thị trường và chỉ dừng lại ở mức độ sơ lược chưa xem xét đến tất cả các yếu tố tác động đến thị trường sản phẩm của mình , nên dẫn đến khi thực hiện kế hoạch thì có một số chỉ tiêu không đạt được so với kế hoạch đề ra do có sự biến động trên thị trường mà công ty chưa tính đến. Vì vậy khi nghiên cứu thị trường thì công ty phải xác định đúng thị trường mà công ty đang tập trung nghiên cứu . Với Công ty CP may Thăng Long thì hiện nay thị trường xuất khẩu đang là thị trường đem lại doanh thu lớn cho công ty . Do đó công ty phải tìm hiểu được mức tiêu thụ của người dân , yêu cầu về chất lượng mẫu mã sản phẩm và xu hướng thời trang ở các thị trường nước ngoài .Công ty nên tích cực tham gia vào các hội chợ triển lãm quốc tế ở cả trong nước và nước ngoài . Đối với thị trường trong nước thì các nhân viên phòng thị trường cần phải tiến hành điều tra nhu cầu tiêu dùng của các tầng lớp dân cư , bao gồm nhu cầu tiêu dùng hàng ngày và các nhu cầu trang phục lễ hội , nhu cầu về đồng phục cho học sinh , sinh viên , các ngành để dần tăng tỷ trọng doanh thu nội địa. 3.Tăng cường bồi dưỡng đào tạo đội ngũ cán bộ làm công tác lập kế hoạch Sinh viên: Trần Bình Minh Lớp : QLKT 44A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Con người là một nhân tố quan trọng , nếu không muốn nói là quan trọng nhất quyết định hiệu quả sản xuất kinh doanh . Sản xuất ngành may mặc có giá trị gia tăng thấp , vì giá trị nguyên phụ liệu thường chiếm khoảng 70% giá trị sản phẩm , vì vậy nếu không quản lý tốt lao động , không chú trọng đến nhân tố con người thì hiệu quả sản xuất kinh doanh sẽ bị ảnh hưởng . Lao động là yếu tố có tính quyết định trong quá trình sản xuất đặc biệt là lao động quản lý . Lao động quản lý là lao động chất xám mà lợi ích của nó mang lại lớn hơn gấp nhiều lần so với lao động giản đơn. Trình độ của người quản lý có vai trò to lớn quyết định sự thành bại trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Vì thế để nâng cao chất lượng công tác lập kế hoạch thì việc đào tạo nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ làm công tác kế hoạch là rất cần thiết . Công ty nên tổ chức các buổi hội thảo chuyên đề , các lớp đào tạo , đào tạo lại tại công ty và thuê chuyên gia về giảng để nâng cao năng lực cho cán bộ quản lý đặc biệt là cán bộ phòng kế hoạch vật tư về khả năng lập kế hoạch sản xuất kinh doanh .Công ty cũng nên khuyến khích , tạo điều kiện về thời gian cho các cán bộ trẻ đi học sau đại học nâng cao trình độ từng bước trẻ hoá đội ngũ quản lý và xây dựng kế hoạch đưa công ty trở thành một trong những công ty hàng đầu của Tập Đoàn . 4. Tăng cường hoạt động thu thập và xử lý thông tin Do hệ thống thông tin của Công ty hiện nay chưa đảm bảo được nguồn thông tin có chất lượng cần thiết đối với thị trường. Chính vì vậy, xây dựng được hệ thống thông tin cần thiết về thị trường thế giới và trong nước là yêu cầu đặt ra đối với công ty . Muốn đứng vững trong cạnh tranh , công ty có nhiều việc phải làm nhưng trước hết phải thu nhận được một lượng thông tin kinh tế đủ lớn để ra các quyết định cần thiết cho quá trình kinh doanh tiến hành một cách thuận lợi . Có đủ thông tin sẽ đảm bảo lợi thế cạnh tranh .Chỉ có thể trên cơ Sinh viên: Trần Bình Minh Lớp : QLKT 44A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp sở thu thập được thông tin đầy đủ chính xác thì công ty mới có thể lập kế hoạch hiệu quả .Để nâng cao chất lượng công tác lập kế hoạch , công ty cần phải xây dựng được hệ thống thông tin như: -Thông tin về môi trường kinh doanh , chính trị , văn hoá , xã hội và thông tin về môi trường kinh tế , đối thủ cạnh tranh trên thị trường để công ty lập kế hoạch kinh doanh phù hợp. -Thông tin về tình hình sử dụng sản phẩm của công ty . -Thông tin về tình hình và viễn cảnh thị thị trường dệt may . -Thông tin về giá cả các sản phẩm hiẹn hành. Để có được hệ thống thông tin trên đòi hỏi hệ thống thông tin của công ty ngày càng được hoàn thiẹn và có chất lượng cao .các biện pháp sau có thể phần nào đóng góp cho việc xây dựng hệ thống thông tin này: -Xây dựng các chi nhánh của công ty nhằm thu được thông tin chính xác , kịp thời về giá cả , chất lượng , điều kiện giao hàng. -Liên kết các bạn hàng truyền thống nhằm để họ có thể giúp đỡ về vấn đề thông tin đạc biệt là các bạn hàng lớn của công ty ở thị trường xuất khẩu. -Xây dựng một đội ngũ cán bộ chuyên trách nhằm nghiên cứu đầy đủ cung cấp thông tin về thị trường có thể dự báo về các biến động có thể của thị trường . Công tác nghiên cứu thị trường khi có thông tin có chất lượng sẽ trở nên có kết quả và giúp ích cho quá trình lập kế hoạch. Cán bộ của bộ phận này phải thật sự có trình độ , phải có khả năng dự báo biến động của thị trường trong nước và thị trường thế giới. -Áp dụng biện pháp tin học hoá voà hoạt động kinh doanh . Công ty nên nối mạng INTERNET cho tất cả các phòng ban để họ có thể cập nhật kịp thời các thông tin , những thay đổi trong xu hướng tiêu dùng và thời trang của các thị trường chính của công ty trên thế giới và cả thị trường trong nước. Sinh viên: Trần Bình Minh Lớp : QLKT 44A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Các phòng ban , bộ phận trong công ty đều phải có trách nhiệm thu thập và xử lý thông tin sau đó tổng hợp về cho phòng kế hoạch vật tư để làm căn cứ cho việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh . 5. Tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban trong công ty Hiệu quả của công tác lập kế hoạch không chỉ phụ thuộc vào trình độ năng lực của các cán bộ trong phòng kế hoạch mà còn phụ thuộc vào mối quan hệ tương tác giữa các phòng , bộ phận khác trong công ty .Do đó lãnh đạo của công ty cần quan tâm đến vấn đề duy trì và phát triển mối quan hệ giữa các bộ phận trong công ty để hoạt động của các bộ phận này phối hợp ăn ý với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung của công ty . Trong cơ chế quản lý cũ , nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp và của các bộ phận là ổn định . Mối quan hệ ngang giữa các bộ phận không được chú trọng và các bộ phận hoạt động độc lập với nhau . Chuyển sang hoạt động theo cơ chế mới , khi nhiệm vụ cụ thể của từng thời điểm là không cố định mà tuỳ thuộc vào việc nắm bát và sử dụng các thời cơ kinh doanh , do vậy mà đặt ra yêu cầu về sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận chức năng để có thể tạo lập sự liên kết mọi nỗ lực nhằm tạo ra phản ứng nhanh của công ty với những biến đổi của môi trường kinh doanh . Tốc độ biến đổi của môi trường càng nhanh thì càng đòi hỏi công ty phải tăng cường tác động qua lại hay sự phối hợp theo chiều ngang của các phòn ban, bộ phận Các phòng ban , bộ phận trong công ty có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch về lĩnh vực mà mình phụ trách , sau đó chuyển cho phòng kế hoạch vật tư để tổng hợp và xây dựng thành bản kế hoạch chung cho toàn công ty. 6. Đánh giá chính xác việc thực hiện các kết quả kế hoạch sản xuất kinh doanh để rút ra bài học kinh nghiệm Quá trình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh đều được phản ánh qua các chỉ tiêu kết quả , những chỉ tiêu này vừa phản ánh khả năng thực Sinh viên: Trần Bình Minh Lớp : QLKT 44A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty và nó cũng là căn cứ quan trọng để lập kế hoạch sản xuất kinh doanh cho năm tiếp theo. Trong những năm qua , việc đánh giá các chỉ tiêu kết quả của Công ty Cổ phần may Thăng Long đã có nhiều sai lệch dẫn đến việc hoạch định kế hoạch hàng năm không chính xác, do đó phải điều chỉnh kế hoạch vào cuối năm , điều này đã làm giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty . Vì vậy trong thời gian tới công ty cần có những biện pháp nhằm chấn chỉnh lại và hạn chế tới mức thấp nhất những sai sót trong việc đánh giá các chỉ tiêu kết qủa sản xuất kinh doanh của mình . Công ty có thể sử dụng một số chỉ tiêu sau đây để phân tích kết quả: -Tỷ lệ lợi nhuận và chi phí : Ec = B/C Ec là tỷ trọng lợi nhuận ,chi phí B là mức lợi nhuận trong thời điểm tính toán . C là tổng chi phí trong thời gian tính toán . -Các chỉ tiêu về khả năng sinh lợi : Doanh thu tiêu thụ sản phẩm = Lợi nhuận sau thuế / Doanh thu thuần Chỉ tiêu lợi nhuận hoạt động = Lãi gộp / Doanh thu thuần Các chỉ tiêu về khả năng sinh lợi phản ánh tổng hợp nhất hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty . Các chỉ tiêu này phản ánh kết quả đạt được từ việc kết hợp quản lý , khả năng thanh toán , quản lý tài sản , quản lý nợ đối với những kết quả hoạt động. Công ty cũng cần có một đội ngũ giám sát kiểm tra nội bộ thực sự có năng lực để có thể kiểm tra giám sát chặt chẽ việc thực hiện các chỉ tiêu kết quả , đồng thời phải có đội ngũ chuyên viên giúp việc có năng lực cao , linh hoạt trong công tác tham mưu cho ban giám đốc. Như vậy , công ty câng phải coi trọng việc đánh giá chính xác các kết qủa thực hiện kế hoạch để xây dựng kế hoạch cho kỳ tiếp theo phù hợp, không cao quá cũng không thấp quá nhằm tận dụng được hiệu quả các nguồn lực của công ty trong việc thực hiện mục tiêu chung . Sinh viên: Trần Bình Minh Lớp : QLKT 44A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp KẾT LUẬN Một doanh nghiệp muốn kinh doanh có hiệu quả thì việc đầu tiên phải làm là lập kế hoạch . Bởi lập kế hoạch cho biết phương hướng hoạt động , làm giảm sự tác động của những thay đổi , tránh được sự lãng phí dư thừa và thiết lập nên những tiêu chuẩn thuận lợi cho công tác kiểm tra. Dự trên cơ sở những luận giải và trình bày một cách hệ thống những vấn đề lý luận cơ bản về chức năng lập kế hoạch sản xuất kinh doanh trong quá trình quản lý của doanh nghiệp , chuyên đề đã đi sâu phân tích trên nhiều góc độ khác nhau để đánh giá đúng những thành quả, hạn chế và những nguyên nhân làm cản trở hoạt động lập kế hoạch tại Công ty cổ phần may Thăng Long . Dựa vào kế quả phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động lập kế hoạch tại Công ty , chuyên đề cũng đã đề xuất những giải pháp chủ yếu nhằm mục đích nâng cao chất lượng của công tác lập kế hoạch tại Công ty cổ phần may Thăng Long . Các biện pháp được đề cập là : Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy công ty , Đẩy mạnh nghiên cứu thị trường , tăng cường bồi dưỡng đào tạo đội ngũ cán bộ làm công tác lập kế hoạch , tăng cường hoạt động thu thập và xử lý thông tin , tăng cường sự phôi hợp giữa các phòng ban trong công ty … Được thực hiện trong sự giới hạn về thời gian , mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng do phạm vi nghiên cứu của đề tài rộng , khả năng và kiến thức của bản thân còn hạn chế nên chuyên đề chắc chắn còn nhiều khiếm khuyết và chưa thể nghiên cứu một cách hoàn chỉnh những vấn đề đã đặt ra.Vì vậy em rất mongnhận được ý kiến đónggóp của quí thầy cô và các cô chú ở Công ty cổ phần may Thăng Long để tiếp tục hoàn thiện chuyên đề của mình . Sinh viên: Trần Bình Minh Lớp : QLKT 44A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Khoa khoa học quản lý - Khoa học quản lý tập I - PGS.TS. Đoàn Thị Thu Hà, PGS.TS . Nguyễn Thị NGọc Huyền - NXB Khoa học và kỹ thuật Hà NỘi - 2004 2. Khoa khoa học quản lý - Quản lý kinh tế tập I - GS.TS. Đỗ Hoàng Toàn, TS. Mai Văn Bưu - NXB khoa học và kỹ thuật - 2001 3. Khoa khoa học quản lý - lý thuyết quản trị doanh nghiệp - TS. Nguyễn Thị Hồng Thuỷ, PGS. TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền - NXB Khoa học kỹ thuật - 1997 4. Kế hoạch hoá và quan hệ thị trường - Nguyễn Thành Bang, Võ Duy Kiệt - NXB giáo dục. 5. Những vấn đề cốt yếu của quản lý - Harold Koontz, Cyril odonell, Heint weihrich - NXB khoa học và kỹ thuật - 1992. 6. Quản lý có hiệu quả theo phương pháp của Deming - NXB Thống kê - 1996 7. Giáo trình quản trị doanh nghiệp - Bộ môn quản trị doanh nghiệp. 8. Báo cáo tình hình thực hiện các chỉ tiêu KHSX năm 2004, 2005. 9. Kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty trong thời gian tới. 10. Báo cáo năng lực sản xuất của công ty. Sinh viên: Trần Bình Minh Lớp : QLKT 44A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp MỤC LỤC Sinh viên: Trần Bình Minh Lớp : QLKT 44A . thực tập tốt nghiệp CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO KHẢ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH TẠI CÔNG TY I. QUAN ĐIỂM VỀ VAI TRÒ CUA LẬP KẾ HOẠCH Kế hoạch là là công cụ quản lý cần. đề thực tập tốt nghiệp II. CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO KHẢ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH TẠI CÔNG TY 1.Hoàn thiện bộ máy tổ chức trong Công ty Một trong những nguyên