Thời gian là quý báu cho nhà lãnh đạo. Dù ở trong công việc nào, bạn vẫn phải biết quản lý thời gian của mình. Không có khác biệt nào giữa các cấp lãnh đạo. Làm quản lý thường là giao việc cho người khác.
QUẢN LÝ THỜI GIAN Thời gian quý báu cho nhà lãnh đạo Dù công việc nào, bạn phải biết quản lý thời gian Không có khác biệt cấp lãnh đạo Làm quản lý thường giao việc cho người khác Dù vậy, bạn tổ chức giao việc hiệu bạn không tự tổ chức cho Thời gian tài nguyên hoi Tự tổ chức xếp trách nhiệm có ý nghóa tổ chức sử dụng quỹ thời gian bạn cho cá nhân hay công việc, bạn cần xây dựng cho chương trình làm việc xác đònh rõ quỹ thời gian dành cho việc nhỏ, quan trọng dành nhiều thời gian cho việc lớn, quan trọng Tính chất phức tạp tổ chức ngày khiến cho bạn phải thực quan tâm đến việc xếp chương trình cho tận dụng thời gian tốt để đạt hiệu cao Cần phải thích ứng để xác đònh đắn, thận trọng điều quan trọng thật cho dù cá nhân hay công việc Bạn phải suy tính trước bắt đầu chương trình hành động để tận dụng tối đa thời gian có Bạn cần xác đònh phân tích việc sử dụng bạn Chúng đề nghò giảm thiểu điều ngăn trở thời gian bạn vài ý kiến thực tế giúp bạn khắc phục Sau cùng, đề nghò bạn lập phương án riêng, bạn quản lý thời gian cách đặn Quản lý thời gian Quản lý nghóa làm việc tổ chức với người khác Phần lớn thời gian bạn dùng để giao tiếp, tổ chức công việc với nhân viên Muốn tổ chức với người khác, bạn phải biết tự tổ chức quản lý thời gian Quản lý thời gian hiệu đem lại nhiều lợi ích thuyết phục - Làm cho sống dễ dàng - Giảm căng thẳng (stress) - Tăng hiệu - Tăng niềm vui công việc - Tăng suất cá nhân tập thể - Tăng "thời gian riêng tư " cho bạn dùng Quản lý thời gian hiệu giúp bạn suy nghó thêm cho công việc quan trọng giải trí Năm chữ > quản lý thời gian hiệu sơ đồ SƠ ĐỒ ĐỂ QUẢN LÝ THỜI GIAN TỐT HƠN 1) AWARE 2) ANALYSE 4) ASSIGN 3) ATTACK 5) ARRANGE 6) SAVE TIME, BETTER USE AWARE : Nhận biết : để đề mục tiêu cho cá nhân & công việc Sau xếp ưu tiên ANALYSE : Điều cần làm ATTACK : Ăn cắp thời gian → loại bỏ kẻ ăn cắp thời gian ASSIGN : Lập thứ tự ưu tiên ARRANGE : Hoàn thiện kỷ năng, lập kế hoạch SAVE TIME, BETTER USE : Tiết kiệm thời gian, sử dụng thời gian tốt Awareness : Nhận biết Nhận điều quan trọng cho cá nhân công việc Giai đoạn giúp xác đònh mục tiêu cụ thể yếu tố Bạn phải coi trọng yếu tố liên quan đến cách thức sử dụng thời gian, thói quen, tác phong, giao tiếp trách nhiệm công việc bạn Analysis : Phân tích điều cần làm Để cải thiện sử dụng thời gian bạn cần đào sâu chi tiết cách sử dụng thời gian / điều làm thời gian Phân tích giúp bạn xác đònh cần làm để tốt Attack : Ăn cắp thời gian (TG) Có nhiều điều làm thời gian bạn Những “kẻ cắp thời gian” cần phải loại bỏ bạn tâm vào điều cần yếu Asignment : Lập trật tự ưu tiên Khi loại trừ “kẻ cắp thời gian'', bạn nhớ lập trật tự ưu tiên cho công việc dang dở Cần làm việc cách đặn Arrangement : Sắp đặt kế hoạch Giai đoạn cuối bạn phải xếp thời gian có mục đích rõ ràng Nhớ đặn hoàn thiện kỹ “nhỏ bé” kể để phục hồi thời gian Bạn cần phải có kế hoạch thông minh Bây xem kỹ năm giai đoạn : 1. AWARE : Nhận biết Trước hết cần phải hiểu rõ bạn để hoàn thiện việc quản lý thời gian Một, bạn nghiêm túc xác đònh mục đích cá nhân công việc (hay trọng điểm) : đâu muốn Hãy viết mục tiêu để thấy rõ mức độ quan trọng Hiệu quản lý thời gian có từ hai cách kiểm soát : tự kiểm soát kiểm soát công việc Tự kiểm soát hiểu biết : ưu điểm, khuyết điểm, nhân cách, cách nhìn việc theo tổng quan hay chi tiết Kiểm soát công việc hiểu rõ công việc tức tổ chức vai trò tổ chức Vì lãnh đạo, bạn cần hiểu rõ mục đích quan Người ta đánh giá bạn qua hiểu biết Khi đề mục đích trọng tâm, bạn thấy đâu điều quan trọng thật Hãy nghó người bạn muốn tạo nên Bạn hướng nghiệp đâu ? Cơ quan bạn cần đạt điều ? Để làm rõ mục đích chuyện dễ dàng Bạn biết sơ qua liên quan đến mục tiêu Nhưng phải đưa ý tưởng ánh sáng Hãy làm sau : Quan / Ưu tiên : Hãy tách riêng mục tiêu gia đình với mục đích cá nhân công việc (sự nghiệp / kinh doanh) Nhớ phải giữ cân Nếu bạn đònh lấy đại học, lúc muốn dạy bạn bơi lội chơi lướt ván buồm tất thứ lúc xin bạn suy xét lại Mọi mục tiêu quan trọng phải xác đònh quan trọng thời điểm hiên : Mức độ quan trọng tạm thời hoán chuyển vài trọng điểm hoàn tất / ưu tiên có thay đổi Kinh nghiệm khứ : Hãy nhớ lại chuyện làm xảy mà bạn cảm thấy “hài lòng” : lúc bạn thành công Có lẽ bạn mừng cho thăng chức vò trí Về cá nhân, mua nhà nghỉ hè với bạn thân đem lại niềm sung sướng Nếu cảm nhận hài lòng đâu điều quan trọng Thực tế : (khi xác đònh mục tiêu) Mục đích phải thực tế Nếu cao 1,45 m mà ước mong đội bóng rổ chuyên nghiệp bạn viễn vông Rõ ràng : Mục đích cần rõ ràng, hợp lý có hạn đònh Hãy nghó làm đạt mục đích lên kế hoạch thực Viết giấy : (để hệ thống hóa, tránh sai sót) Hãy viết giấy ý tưởng bạn Đừng lừa dối cho nhớ đầu mục đích đa dạng bạn Chúng ta nói đến mục tiêu dài lâu đời người Hơn nữa, ghi chép mục đích, bạn tâm đến điều tin tưởng Khi viết giấy, mục tiêu thường khác so với chúng nằm trí não Bảng sau cho bạn biết điều Bạn học cách thiết lập, xếp ưu tiên, làm việc tích cực, hướng mục đích đề Còn điều khác ảnh hưởng đến quỹ thời gian bạn : tư cách, thói quen giao tiếp Nếu bạn hay truyền miệng để liên lạc với nhân viên có ảnh hưởng đến thời gian bạn : bạn nói nói lại mười lần thứ cho mười người khác Thực cần lời nhắn ngắn gọn đủ Khó làm thay đổi thói quen làm Còn có trách nhiệm công việc liên quan đến thời gian bạn Những trách nhiệm không hằn điều bạn phải tin quan trọng Có yêu cầu đòi hỏi công việc mà không thích phải chòu đựng Đó điều không quan trọng lại tránh Bạn giữ cho quân bình điều quan trọng công việc bổn phận áp đặt lên bạn Hãy làm rõ trách nhiệm bạn TRÁCH NHIỆM CỦA BẠN : • Chòu trách nhiệm ? • Mức độ trách nhiệm họ ? • Tôi có nắm nguồn lực kinh phí riêng ? • Tôi làm việc môi trường yếu ? • Tôi chòu trách nhiệm hành ? • Tôi có phải tiếp xúc với khách hàng bên ? • Tôi có phải phát huy sáng kiến ? • Tôi quyền hạn ? • Nhân viên trách nhiệm ? • Đồng nghiệp có trách nhiệm ? • Nhiệm vụ quan ? • Trong công việc, có nguyện vọng chưa đưa ? Có thể liệt kê thêm trả lời câu hỏi giúp bạn đònh hình trách nhiệm 2. ANALYSE : Phân tích Khi đề mục tiêu rồi, bạn phải làm bước thực tế phân tích cách thức sử dụng thời gian Để kiểm soát thời gian mình, bạn phải biết dùng ? Có vẻ đơn giản, phần lớn lãnh đạo lại nói cho bạn biết chi tiết họ dùng thời gian ngày hay tuần Bạn cần sử dụng thời gian Cần phân tích rõ cách sử dụng sau biết rõ phải làm Hãy mổ xẻ ngày xem xét, tự hỏi : Tôi dành thời gian để họp hành ? Tôi làm công việc người khác ? Hãy biết rõ thực bạn làm điều ? Nhật ký / Tự đánh giá : Phương pháp này, để bạn tự đánh giá theo mẫu “Ngày của Dũng” / có mẫu khác rõ ràng Hãy xếp công đoạn làm việc theo 5, 10, 15 / 30 phút Mẫu tự đánh giá : (Một thí dụ) THỨ HAI Giờ Công việc 7h30 - 8h00 …………………………………………………………………………………………… 8h00 – 8h30 …………………………………………………………………………………………… 8h30 – 9h00 …………………………………………………………………………………………… 9h00 – 9h30 …………………………………………………………………………………………… 9h30 – 10h00 …………………………………………………………………………………………… 10h00 – 10h30 …………………………………………………………………………………………… 10h30 – 11h00 …………………………………………………………………………………………… 11h00 – 11h30 …………………………………………………………………………………………… 11h30 – 12h00 …………………………………………………………………………………………… 12h00 – 12h30 …………………………………………………………………………………………… 12h30 – 13h00 …………………………………………………………………………………………… 13h00 – 13h30 …………………………………………………………………………………………… 13h30 – 14h00 …………………………………………………………………………………………… 14h00 – 14h30 …………………………………………………………………………………………… 14h30 – 15h00 …………………………………………………………………………………………… 15h00 – 15h30 …………………………………………………………………………………………… 15h30 – 16h00 …………………………………………………………………………………………… 16h00 – 16h30 …………………………………………………………………………………………… 16h30 – 17h00 …………………………………………………………………………………………… 17h00 – 17h30 …………………………………………………………………………………………… 17h30 – 18h00 …………………………………………………………………………………………… Khoảng thời gian dự tính tùy theo bạn đặt Cần bạn phải biết thực làm điều lúc Đề nghò bạn theo dõi thời gian biểu vài ngày liền lần năm Bạn tập ghi chép lại công việc Làm thế, bạn biết rõ làm đặt điều quan trọng bạn muốn làm để hướng gần đến mục tiêu Tự xem xét xong, bạn sang phần phân tích Để có ích lợi hơn, thực khoảng thời gian biểu trọn ngày Bạn chi tiết tốt liệt kê công việc thời gian thực Thí dụ : “Ngày của Dũng” mẫu tham khảo sau : Ngày của Dũng Ngày thứ ba, 23/3 Giờ Công việc Tham gia 7.30-7.41 Uống cà phê, đọc báo Tôi 7.41-7.44 Điện thoại từ chi nhánh số 5, đòi số liệu cho báo cáo Lý 7.44-7.50 Đến phòng thư ký tìm tư liệu Tôi 7.50-7.53 Hiền (thư ký) đến tìm tư liệu Hiền 7.53-7.56 Sơn ghé vào xác nhận họp 7.56-8.00 Giải thích xong cho Hiền điều cần thiết 8.00-8.02 Điện thoại từ nhà gọi đến Sơn Hiền Lan (vợ tôi) 8.02-8.16 Làm việc báo cáo năm Tôi 8.16-8.18 Điện thoại từ chi nhánh số Nhắc lấy liệu Lý Nhắc Hiền đưa liệu cho Lý 8.18-8.23 Nhận điện thoại từ Hiền 8.23-8.29 Làm tiếp báo cáo 8.29-8.47 Tuấn ghé vào mời người dùng cơm trưa 8.47-8.49 Điện thoại yêu cầu Bộ 8.49-8.54 Hai gặp Tuấn đề nghò dùng cơm trưa số 94 Hiền Tôi Tuấn Bộ Hai, Tuấn 8.54-9.01 Làm tiếp báo cáo Tôi 9.01-9.07 Minh (ông chủ) gọi điện báo thay đổi lòch Minh 9.07-9.21 Xem lại kế hoạch cho năm sau Tôi 9.21-9.23 Phòng máy tính gọi đến đề nghò nâng cấp trang thiết bò 9.23-9.30 Lập chương trình họp Phúc Tôi 9.30-9.34 Hùng ghé vào để kiểm tra số ngày nghỉ tồn đọng than phiền cấp Buổi gặp mặt xếp với cho buổi chiều Hùng 9.34-9.52 Nghỉ giải lao dùng cà phê Những người khác 9.52l0.01 Chuẩn bò lòch trình cho buổi họp Tôi 10.0110.20 Đi đến phòng họp, ngừng lại tán chuyện với đồng nghiệp Những người khác l0.2010.25 Chờ người đến dự họp Những người khác 10.2511.32 Điều hành họp kế hoạch phát triển năm tới Những người khác 11.3213.05 Ăn trưa Những người khác 13.0513.20 Đi dạo tán gẫu với đồng nghiệp 13.2013.30 Chuẩn bò cho họp với Hùng 13.3013.37 Hùng đến, buổi họp bắt đầu 13.3713.41 Thư ký phó chủ tòch hội đồng điện thoại việc chậm trễ trả lời thư 13.4113.44 Gọi điện cho Kim nhắc đến thư 13.4413.52 Tiếp tục thảo luận với Hùng 13.5213.55 Điện thoại từ phân xưởng báo Thắng cãi với người quản đốc 13.5514.00 Bảo Hùng quay trở lại sau xuống phân xưởng 14.0014.24 Nói chuyện với Thắng với quản đốc để giúp họ giải vấn đề Sắp xếp buổi gặp mặt Thắng người quản đốc 14.2414.35 Ký, thư cho Hiền đọc đánh máy thông báo nội Hiền 14.3514.39 Điện thoại hỏi xin tiền Hiếu 14.3914.47 Chấm dứt việc đọc đánh máy, ký vài thư Hiền 14.4715.15 Dùng cà phê giải lao 15.15- Thảo luận số liệu cho năm tới Tôi Hùng Thư ký phó chủ tòch hội đồng Kim Hùng Người khác Tôi Hùng Người khác Các quản 15.36 với quản đốc đốc 15.3615.38 Hai gọi điện báo cô phải nhà bệnh 15.3815.46 Tiếp tục thảo luận 15.4615.49 Ở nhà gọi điện bảo lúc đón gái Mai trường Lan (vợ) 15.4916.07 Phi ghé vào nói việc đề bạt thăng chức Phi Dời phần lại thảo luận ngày mai Các quản đốc 16.0716.20 Thảo luận việc đề bạt thăng chức với Phi Phi 16.2016.22 Lan gọi điện hẹn gặp ngày mai Lan 16.2216.32 Thu dọn đồ: số liệu năm sau, báo cáo dụng cụ chơi tennis Hai Các quản đốc Bài tập : Bạn đồng nghiệp người bạn thân ông Dũng Ông Dũng không hài lòng với ngày làm việc Không may ngày làm việc lộn xộn lại xảy thường xuyên Ông ta yêu cầu bạn cho vài lời khuyên nhằm cải thiện việc xếp thời gian ông ta Bước đầu bạn nên phân tích việc ông Dũng sử dụng thời gian lại Sau đó, bạn đề nghò phương pháp để quản lí thời gian tốt Bạn đặt vài câu hỏi quan trọng với ông Dũng để giúp ông ta Khi phân tích thời gian biểu nhớ điểm sau : 1) Công việc ích lợi chiếm nhiều thời gian ? 2) Công việc vô bổ chiếm nhiều thời gian ? 3) Công việc ích lợi không đáng dành nhiều thời gian ? 4) Công việc cần thời gian nhiều ? 5) Lúc ngày bận rộn ? Sơ đồ Ngày của Dũng (Sau phân tích) Loại công việc Chuyên môn Động tác Thời lượng (phút) % Tổng số thời gian 139 27,5% Cấp bách 41 8,1% Thường xuyên 25 165 32,6% Cá nhân 11 161 31,8% Dũng xếp công việc sau : Chuyên môn (C) : Công việc nghiệp vụ lên kế hoạch lâu dài, viết hồ sơ nhân viên, xem xét báo cáo Cấp bách (không dự báo trước được) (CB) : Việc cần làm bất đồng cá nhân, đònh cấp bách Thường xuyên (T) : Việc hành chánh giấy tờ, thư từ, điện thoại, nhắc nhở nhân viên Cá nhân (CN) : Việc riêng gia đình, giải lao Trong phần, Dung ghi rõ C, CB, T, CN Sau cộng động tác loại Nhìn chung thấy Dũng nhiều thời gian cho việc không quan trọng Việc hành chánh cá nhân chiếm nhiều thời gian ngày làm việc Nếu bạn biết nhiều người Các nghiên cứu cho thấy người lãnh đạo thường bò lôi vào chuyện lung tung, thời giai đoạn liên tục công việc Nói thực, bạn khó tìm cách giải thỏa đáng cho điều quan trọng Có bạn bận rộn (hay cảm thấy vậy) phải trả lời điện thoại, khách không hẹn trước giải bất đồng cá nhân Có nhiều người lãnh đạo tổ chức cho “sự bận rộn” đồng nghóa với hiệu suất cho làm việc siêng Không phải đâu Nếu có loay hoay bận bòu, lúc căng thẳng, họ cách xếp thời gian hợp lý Nếu bạn giống họ, bạn nhiều thời gian lệ thuộc vào tác động người khác thay lên chương trình làm việc tâm vào điểm cần thiết quan trọng Bạn nhiều thời gian cho điều hiệu 3. ASSIGN : Lập trật tự ưu tiên Lập thời gian biểu xong, bạn cần biết phân loại sau : Kiểm soát / Chủ động Quan trọng Khẩn trương Giao cho khác Kiểm soát / chủ động : 10 Hôm Huy cho đến lúc anh phải xem xét vấn đề cách nghiêm túc thấu đáo Nhưng vừa bước vào cửa tòa nhà dành cho phận hành chánh, Huy gặp Bạch, quản đốc phân xưởng số 2, với vẻ lo lắng rõ nét mặt “Chào anh Bạch, hôm nay tình hình thếnào ?” Huy hỏi “Không tốt lắm”, Bạch trả lời : “Tôi có một máy trộn hóa chất bò hư từ tối qua mà các anh bên bảo trì còn chưa thấy tới Ngoài ra, sáng nay khi thay ca, tôi phát hiện ra là mình thiếu một công nhân” “Thếcái máy trộn hóa chất của anh có vấn dề gì ?” “Ồ, anh biết đấy, đây không phải là lần đầu tiên nó bò hư Loại máy này dược thiết kế để chạy ban ngày mà thôi. Từ khi chúng ta chuyển sang sản xuất liên tục, kể cả buổi tối, thì chúng thường xuyên bò trục trặc” “Vậy anh hãy hỏi ý kiến các anh bên bảo trì” “Tôi mới vừa đặt một Phiếu sửa chữa lên bàn của bộ phận bảo trì, biết họ bận rộn sửa máy phân xưởng số 3 và không dễ gì họ cử một anh đến chỗ chúng tôi trước ngày mai hoặc ngày mốt” “Nếu vậy thì anh để tôi giải quyết dùm cho, và anh sẽ thấy là sự việc sẽ không kéo dài đâu !” “Tôi còn thiếu một công nhân, và anh cũng biết là việc tinh giản bộ máy không làm công việc của chúng tôi nhẹ hơn để mà choàng việc cho nhau !” “Thôi được rồi, anh Bạch, anh thế nào cũng tìm ra được cách giải mà ! Đây đâu phải lần đầu tiên anh gặp chuyện này đâu !” Huy nói với Bạch bắt đầu cảm thấy bực bội “Chính vì không phải là lần đầu nên tôi lại càng phải báo cho anh biết”, Bạch trả lời, lúc Huy vào tới phòng anh Vào phòng làm việc, Huy nhìn lướt qua xấp giấy tờ cô thư ký anh chuẩn bò sẵn khay Sau đó, anh đọc lại báo cáo anh vừa soạn tối qua để gửi cho Ban Giám Đốc ngành thuốc nhuộm công ty Lúc thảo xong 20 nên Huy muốn đọc lại lần nữa, báo cáo quan trọng Huy sửa báo cáo lúc 8g05, cô thư ký bước vào phòng để hỏi xem anh có cần cô giúp không Chuông điện thoại reo Huy phải nhấc máy thư ký trực tổng đài để chọn lọc Trong điện thoại Ông Ân, Trưởng phòng nhân sự, cần có ý kiến anh đơn xin thuyên chuyển Huy trả lời Ông Ân sẳn dòp đề cập đến vấn đề thiếu nhân phân xưởng Sau Huy kết thúc giao việc cho cô thư ký anh gọi điện cho Trưởng phận bảo trì 25 để yêu cầu cử người sang sửa chữa máy phân xưởng Lại lần nữa, anh khó khăn : “Nhưng anh cũng biết là phân xưởng 3 cũng có máy đang hư” “Nghe này, anh nên tự thu xếp lấy Dù nữa, bảo trì phải phục vụ sản xuất chứ không phải là ngược lại”, Huy giận cúp máy Đây lần Trưởng phận bảo trì gây khó khăn cho công việc chung Có lẽ từ nhậm chức, Huy tinh giản máy trước tiên phận Sau đó, Huy bắt đầu đọc giải công văn Anh yêu cầu cô thư ký cung cấp thông tin để trả lời số thư, chừa lại công văn quan trọng để có thời gian suy nghó trả lời sau Một số công văn từ Ban Giám đốc ngành thuốc nhuộm, yêu cầu nộp kế hoạch sản xuất Vì Huy gọi điện thoại cho Trưởng phòng sản xuất để biết kết sản xuất tối hôm trước nhờ anh mời kỹ sư phụ trách ca tối đến làm việc chung Trong chờ đợi, Huy lợi dụng chút thời gian rỗi để sấp xếp thứ tự hồ sơ, vừa suy nghó khó khăn công tác lãnh đạo : “Vấn đề của một giám đốc là lúc nào cũng phải giải quyết những khó khăn của những người khác mà không còn thời gian để suy nghó về công việc của chính mình, cụ thể là sự phát triển trong dài hạn” Sau đó, Huy có họp ngắn vòng 15 phút với Trưởng phòng sản xuất kỹ sư trưởng ca đêm Cuộc họp giúp anh nắm rõ số thực ca đêm, nhấn mạnh số điểm yếu xảy tối qua Một lần nữa, Huy nhận thấy phần điện tiêu thụ cao, điều khiến anh phải thảo luận với cộng biện pháp điều chỉnh đường dẫn nước phân xưởng Đến 8g45, Huy vòng nhà máy hôm Anh cố gắng dành thời gian thực việc này, nhằm mục đích thiết lập mối quan hệ trục tiếp với nhân viên, bắt mối quan tâm lo lắng họ Trên đường đi, Huy dừng lại trò chuyện với kỹ sư phòng phương pháp mà anh đánh giá có triển vọng muốn động viên Huy đề cập với anh việc điều chỉnh đường dẫn nước phân xưởng Ngoài ra, Huy gặp người phụ trách phận giao hàng hỏi ông khó khăn gặp phải Sau cùng, anh gặp nghe ông đại diện công đoàn than phiền công nhân không hài lòng cách mà quản đốc giải vấn đề thay người Do cách trình bày vò đại diện công đoàn đầy ý trích, Huy chuyển ông ta đến làm việc với Trưởng phòng nhân Quay phòng làm việc mình, Huy có họp hàng tuần với cán chủ chốt nhà máy Anh tóm lược kết làm việc với Ban Giám đốc ngành thuốc nhuộm vào thứ sáu tuần trước trụ sở công ty Huy nhấn mạnh mục tiêu lợi nhuận cần đạt 26 ngành, nhà máy BÌNH HÒA Sau đó, anh trả lời câu hỏi thắc mắc Trướng phòng thí nghiệm Một câu hỏi Trưởng phận bảo trì kế dẫn đến thảo luận cần thiết áp dụng hệ thống Phiếu đăng ký sửa chữa Đúng lúc cô thư ký bước vào đưa công văn báo có điện thoại Giám đốc ngành Huy chấm dứt họp cách đề nghò Trưởng phòng sản xuất lập nhóm làm việc bao gồm hai phận sản xuất bảo trì Giám đốc ngành thủ trưởng Huy Ông báo cho anh biết tới có đợt làm việc với nhóm kiểm toán công ty cử xuống họ bàn luận cách trình bày kết đạt nhà máy BÌNH HÒA Cùng lúc, họ thảo luận chiến lược phát triển công ty sau cùng, họ thống gặp vào cuối tuần để chuẩn bò đón đoàn kiểm toán Cuộc hẹn không thuận tiện cho Huy buộc anh phải xuống trung tâm thành phố hai lần tuần này, ông Giám đốc ngành không ngày khác Sau nói chuyện với cấp xong, Huy gọi cô thư ký vào để nhờ dời lại hẹn trùng Anh nhìn lướt qua xấp thư từ công văn nhận thấy khẩn cấp Và anh ăn trưa với ông Trưởng phòng nhân Hai người thảo luận không khí làm việc nhà máy ảnh hưởng xảy từ việc tổ chức lại phân xưởng thực tới Sau ăn trưa về, Huy hướng dẫn cô thư ký trả lời số thư nhận ban sáng thận cú điện thoại từ Trưởng phòng kinh doanh Ông đề nghò anh cho phép giao hàng sớm để có thời gian thực hợp đồng khác quan trọng Điều khiến Huy phải gọi Trưởng phòng sản xuất lên gặp để thay đổi kế hoạch sản xuất Sau đó, anh lợi dụng chút thời gian rỗi để sang gặp phòng phương pháp Anh trưởng phòng nhân dòp trình bày số trục trặc với người nhận gia công, khó khăn từ việc tái lập chế gọi thầu từ tháng lay Cuộc họp ban sáng kết thúc sớm làm Trưởng phòng phương pháp không kòp báo cáo vấn đề Cuộc trao đổi kéo dài gần cho phép Huy giải số vấn đề quan trọng, giữ mối quan hệ trực tiếp với Trưởng phòng phương pháp người lâu Huy không gặp Anh Trưởng phòng lợi dụng hội để trình bày nguyện vọng thăng tiến cá nhân vòng 45 phút Huy cố gắng nghe không nói nhiều anh Trưởng phòng đạt đến chức vụ cao qui trình thăng tiến công ty Dù sao, việc Huy lắng nghe nguyện vọng cá nhân cộng chứng tỏ anh quan tâm đến họ Sau anh Trưởng phòng phương pháp lại hài lòng nói chuyện này, dù Huy không muốn hứa hẹn điều với anh Huy trở phòng làm việc Anh có thời gian riêng dùng để đọc nghiên cứu thò trường thuốc nhuộm nước vùng ASEAN chiến lược công ty vòng năm năm tới Anh có số 27 ý kiến kết luận nghiên cứu đònh gửi đến cho Ông Giám đốc ngành, cô thư ký anh Huy dời việc lại vào ngày hôm sau Đồng hồ 18g30, toàn nhân viên hành chánh từ 17g Huy nghó đến việc nghiên cứu kế hoạch thực cải tổ phân xưởng Nhưng trời tối anh cảm thấy mệt Thế Huy đònh nhà không trễ hôm Anh xếp vào cặp hai hồ sơ mà anh chưa có thời gian đọc hướng chỗ để xe Trên đường đi, Huy gặp quản đốc than phiền đoạn sửa chữa đường dẫn đến nhà máy Trên đường về, vừa ý lái xe, Huy vừa suy nghó ngày làm việc vừa xong “Tôi đã làm được những việc có ích”, anh tự nhủ, “nhưng thật là khó suy nghó cặn kẽ và nhìn toàn cảnh các vấn đề khi ở một chức vụ như thế này” Câu hỏi Anh (Chò) có ý kiến việc sử dụng thời gian Giám Đốc Huy ngày làm việc mô tả ? Anh (Chò) phân tích công việc Giám Đốc Huy ngày làm việc mô tả theo mẫu sau ? Để thuận tiện cho việc điền vào khung, quy đònh sau : Về mức độ “Quan Trọng” bạn theo cách chia làm thành hai cấp : nhiều và ít Về mức độ “Khẩn Trương” bạn theo cách chia làm thành hai cấp : nhiều Về mức độ “Kiểm soát” bạn theo cách sau : : không kiểm soát công việc : kiểm soát phần công việc : kiểm soát hoàn toàn công việc Về mức độ “Chủ động” bạn theo cách sau : : bò động hoàn toàn công việc : linh động phần công việc : chủ động hoàn toàn công việc 28 Công việc Qua n trọ ng Khẩ Chu n û trươn độ g ng Kiể m soa ùt 29 Ủy quye àn Các hành động phải tiến hành Ưu tiê n Khi nà o Bài tập QUẢN LÝ THỜI GIAN Nội dung Tôi có trí nhớ tốt, không cần ghi Tôi chẳng bỏ tài liệu lào có lúc cầrl đến sau Tôi khó chấm dứt gọi điện thoại Nó kéo dài lê thê Tôi luyện tập thể dục Quá bận Tôi thích dành thời gian với đồng Cửa phòng mở, đón chào họ Tôi không giao việc khó cho nhân viên Dù tự làm tốt Trong buổi họp, người phép phát biểu thời gian Tôi có thời gian biểu để biết phải làm gì, đâu, Tôi hay dồn việc vào lúc cuối Hình làm tốt chòu sức ép 10 Hàng tuần, có để chút thời gian suy nghó điều quan trọng công việc 11 Bạn khó nhìn thấy bàn làm việc ngập đầy hồ sơ xử lý 12 Tôi hãnh diện công việc làm thực đến mức hoàn hảo 13 Tôi không đònh mà dành thêm thời gian để suy nghó Tôi không muốn sai lầm hối thúc cho nhanh chóng xong công việc 14 Tôi bận không thời gian gặp bạn bè, người thân Cái giá thành công mà ! 15 Nếu không thích bỏ trôi công việc 16 Tôi thường ôm đồm nhiều việc nên khó làm xong chuyện 17 Tôi hay lang thang quan nghỉ giải lao lâu 18 Tôi cố giải thư từ đầy đủ 19 Tôi có ấn đònh thời hạn tuân thủ theo 30 C ó Khô ng 20 Tôi có thời gian cho gia đình bạn bè Kết : câu : 8, 9, 10, 18, 19, 20 đánh dấu “có” ⇒ Tốt 31 Bài tập 1 : NHỮNG ĐIỀU QUAN TÂM TT Nội dung Tôi có trí nhớ tốt, không cần ghi Tôi chẳng bỏ tài liệu có lúc cần đến sau Tôi khó chấm dứt gọi điện thoại Nó kéo dài lê thê Tôi luyện tập thể dục Quá bận Tôi thích dành thời gian với đồng Cửa phòng mở, đón chào họ Tôi không giao việc khó cho nhân viên Dù tự làm tốt Trong buổi họp, người phép phát biểu thời gian Tôi có thời gian biểu để biết phải làm gì, đâu, Tôi hay dồn việc vào lúc cuối Hình làm tốt chòu sức ép 10 Hàng tuần, có để chút thời gian suy nghó điều quan trọng công việc 11 Bạn khó nhìn thấy bàn làm việc ngập đầy hồ sơ xử lý 12 Tôi hãnh diện công việc làm thực đến mức hoàn hảo 13 Tôi không đònh mà đành thêm thời gian để suy nghó Tôi không muốn sai lầm hối thúc cho nhanh chóng xong công việc 14 Tôi bận không thời gian gặp bạn bè, người thân Cái giá thành công mà ! 15 Nếu không thích bỏ trôi công việc 16 Tôi thường ôm đồm nhiều việc nên khó làm xong chuyện 17 Tôi hay lang thang quan nghỉ giải lao lâu 18 Tôi cố giải thư từ đầy đủ 19 Tôi có ấn đònh thời hạn tuân thủ theo 20 Tôi có thời gian cho gia đình bạn bè 32 Co ù Khô ng Cách tính điểm : - Nếu trả lời “có” cho câu 8, 9, 10, 18, 19, 20 “không” cho tất câu lại bạn xếp thời gian tương đối hợp lý - Nếu trả lời “không” cho câu 8, 9, 10, 18, 19, 20 trả lời “có” cho câu lại bạn làm thời gian quý báu Bài tập 2 : MỤC TIÊU CỦA BẠN Liệt kê giấy điều bạn muốn thực hai, ba năm tới : cá nhân, công việc (kinh doanh nghiệp), gia đình Hãy viết mục tiêu tùy thích Hãy để danh sách bên khoảng vài ngày Sau xem lại danh sách, thay đổi, sửa chữa, hoàn thiện Rồi xếp ưu tiên lãnh vực : cá nhân, công việc, gia đình Hãy tìm điểm quan trọng lãnh vực Hãy viết theo thứ rự ưu tiên dựa mẫu sau : Hãy làm : Mục tiêu Hãy xét kỹ mục đích xem xét đâu điểm thực quan trọng Sắp xếp theo số từ Nếu bạn không thích mức độ chi tiết theo mẫu làm sau : II Rất quan trọng III Quan trọng IV Không quan trọng Đặt hạn đònh thử (khi xong ?) Có mục tiêu ngắn hạn, có kéo dài hai năm Bạn tự đònh Liệt kê vài phương pháp bạn dùng để đạt mục tiêu Bạn làm để thực mục tiêu ? CÁ NHÂN Ưu tiên hết Lãnh vực ưu tiên Mục tiêu Khi 33 Cách ? CÔNG VIỆC Ưu tiên hết Lãnh vực ưu tiên Mục tiêu Khi Cách ? GIA ĐÌNH Ưu tiên hết Lãnh vực ưu tiên Mục tiêu Khi Cách ? Mục tiêu Khi Cách ? Đây thí dụ : Ưu tiên hết Lãnh vực ưu tiên Đạt danh hiệu người 6/199 bán hàng giỏi năm Liên hệ với hai khách hàng tuần Giữ liên lạc với khách Tăng thêm đơn đặt hàng Bài tập 3 : ẢNH HƯỞNG ĐỐI VỚI THỜI GIAN CÁC YẾU TỐ KHÁC Đây phương án làm việc có đánh giá ảnh hưởng thời gian lãnh đạo 34 Thí dụ : Mô tả Ảnh hưởng thời gian Cửa mở tiếp không cần lý nhân viên Gián đoạn công việc Không thể theo dự án dài hạn Không thể tập trung Thói quen Tác phong Giao tiếp Bài tập 4 : KIỂM SOÁT VÀ CHỦ ĐỘNG Hãy đánh dấu X vào điểm gặp “Kiểm soát” “Chủ động” Nếu bạn đánh giá cao công việc quan trọng bạn Khả kiểm soát chủ động bạn động lực bạn Tôi Chủ động 4 3 Ngườ i khác Kiểm soát Tôi 35 Đây thí dụ nhỏ công việc Nếu bạn xem xét hết công việc ngày/tuần, bạn thấy rơi vào khu vực (1) Có nghóa bạn bò tác động người khác thay kiểm soát thời gian Thật có việc bạn quyền mà phải làm theo Đó thực tế nơi làm việc Trong nhiều trường hợp khác, bạn bò người khác tác động lên thời gian việc họ đề xuất khởi xướng mà bạn không cần phải làm theo Thí dụ, người quen thứ hai lại ghé văn phòng bàn chuyện bóng đá cuối tuần Anh ta bắt đầu câu chuyện kéo bạn vào theo Nếu để xảy ra, bạn kiểm soát hoàn toàn thời gian bàn luận tiếng đồng hồ Vậy cố dành thời gian cho khu vực (4) Không thể bỏ qua trách nhiệm khó chòu Nhưng bạn kiểm soát tình hình nhiều hội khác Thí dụ bàn chuyện bóng đá lúc giải lao Kiểm soát chủ động có nghóa “tích cực” “tiêu cực” Công việc tích cực điều cần làm để đạt mục tiêu Công việc tiêu cực điều ngăn trở xuất văn phòng ngày cần giải để công việc chạy Từ ngữ ý Nhưng cần hiểu làm phân loại trách nhiệm công việc để tập trung thời gian cho điều ích lợi quan trọng Bài tập 5 : QUAN TRỌNG VÀ KHẨN TRƯƠNG Hãy xem xét vài việc thời gian biểu bạn Việc quan trọng? Việc khẩn? Đánh giá theo khung sau Bạn hình dung cần phải ưu tiên việc Quan trọng Nhiề u Ưu tiên tiên Ưu Ưu tiên tiên Ưu Ít Giao phó : Nhiề u Khẩn trương 36 Hãy tự hỏi xem bạn có cần tự làm hay giao việc cho người khác Nếu giao phó được, quyền lợi quan hay đồng nghiệp, bạn cần phải tự làm thời gian Bài tập 6 : Kẻ Cắp Thời Gian Của Tôi Dời việc lại Do dự Lo lắng Họp hiệu Thiếu tự tin Không giao quyền đủ Hội họp không tổ chức Mệt mỏi Lỗi lầm Cầu toàn Chuyện phiếm Mục đích không rõ ràng Thiếu hướng dẫn Kiểm tra cõi Kế hoạch thiếu sót Viết văn Nói điện thoại lâu Làm việc người Không lắng nghe Không dùng thuận tiện Không ghi giấy mục tiêu Giao tiếp không rõ ràng Dựa vào ghi giấy nhỏ Ăn trưa lâu Không dùng mẫu có sẵn Không tiết kiệm thời gian Rình mò nhân viên Không liên tục Không xác đònh thời hạn Không biết nói “không” Bài tập 7 : Nội dung Có Bạn có cần phút để tìm thấy vật bàn ? Bạn có thường bối rối phải tìm vật bàn ? Bạn có đống hồ sơ tồn lâu bàn ? Bạn có đọc hay lưu thư từ nhiều ? Bạn có phải lục tung giấy tờ bàn để tìm tài liệu ? Bạn có khó tìm tài liệu tủ hồ sơ ? Bạn có phải rời bàn làm việc lấy vật ? 37 Khô ng Bạn có hồ sơ tồn đọng tuần ? Bạn có nghó tốt có bàn rộng ? 10 Bạn có để hồ sơ bàn mà không ghi thời hạn xử lý ? Nếu Bạn trả lời “Có” cho nửa số câu hỏi bạn bò thời gian văn phòng bừa bộn Cho dù có trả lời “Có” bạn nên tìm cách khắc phục Nếu trả lời “Không” chúc mừng bạn có nơi gọn gàng làm tốn thời gian bạn Nhiều người nhiều thời gian hồ sơ thất lạc đóng tài liệu lộn xộn bàn làm việc Hãy giữ gọn gàng ghi nhớ chỗ thứ bàn làm việc Bài tập : TÔI CÓ CẦU TOÀN ? Khoanh tròn câu thích hợp với bạn Không thích hợp : Thích hợp chút : Hoàn toàn thích hợp : Nội dung Khoanh tròn câu thích hợp Nếu muốn hoàn hảo, phải tự làm lấy Yêu cầu cao thân Không bỏ 3 Tôi sửa nháp lần cho thư Tôi gia hạn không lòng kết Tôi làm Phê bình người khác văn phòng nhà Càng đọc văn viết, thấy khó lòng với công việc Khi làm việc hay lưu ý chi tiết nhỏ Tôi sợ phạm sai lầm Tôi không vui người khác Nhân viên góp ý khó Nhưng muốn điều tốt 10 Tôi không thích nhờ giúp đỡ 38 11 Tôi ủy quyền phải thời gian giám sát 12 Nếu không tin chắc, không bắt tay vào làm công việc Tổng số điểm : Cộng điểm lại ghi vào ô Nếu : > 24 điểm, bạn cầu toàn Bạn bò ám ảnh phải làm việc cho luôn Rất việc làm ý bạn muốn Cần phải chấp nhận không bạn lãng phí nhiều thời gian Hãy tin tưởng người chung quanh để giao việc tâm vào việc quan trọng hết mà Bài tập : LOẠI TRỪ KẺ CẮP THỜI GIAN Kẻ cắp : Làm để giải vấn đề ? Người khác giúp đỡ ? Lập kế hoạch giải vấn đề Đặt hạn đònh Kẻ cắp : Làm để giải vấn đề ? Người khác giúp đỡ ? Lập kế hoạch giải vấn đề Đặt hạn đònh Kẻ cắp : Làm để giải vấn đề ? Người khác giúp đỡ ? Lập kế hoạch giải vấn đề Đặt hạn đònh 39 ...Năm chữ > quản lý thời gian hiệu sơ đồ SƠ ĐỒ ĐỂ QUẢN LÝ THỜI GIAN TỐT HƠN 1) AWARE 2) ANALYSE 4) ASSIGN 3) ATTACK 5) ARRANGE 6) SAVE TIME, BETTER USE AWARE : Nhận biết : để đề mục tiêu cho... tiết cách sử dụng thời gian / điều làm thời gian Phân tích giúp bạn xác đònh cần làm để tốt Attack : Ăn cắp thời gian (TG) Có nhiều điều làm thời gian bạn Những “kẻ cắp thời gian cần phải loại... thiện kỹ “nhỏ bé” kể để phục hồi thời gian Bạn cần phải có kế hoạch thông minh Bây xem kỹ năm giai đoạn : 1. AWARE : Nhận biết Trước hết cần phải hiểu rõ bạn để hoàn thiện việc quản lý thời gian