Kỹ năng quản lý thời gian

QUẢN LÝ THỜI GIAN Hãy đọc chọn từ mà bạn cho gần với thời gian Hãy lựa chọn theo cách nhìn sáng tạo sử dụng hội mệt mỏi bận rộn mountainous bình lặng nghị lực kẹt cứng trắng trơn sơi động trống rỗng có ích khơng ngừng sẵn có băn khoăn trơ trụi thuận tiện tự sẵn sàng hiệu căng thẳng cạn kiệt ghập ghềnh hứng thú Phong cách làm việc Type 1: Thẳng Type 2: Liên tục • • • • • • • • • • • • Một việc/ người thời điểm Kế hoạch xác Đúng Mục tiêu công bố rõ ràng Hướng theo nhiệm vụ Năng động Chắc chán Bn chuyện khơng khuyến khích Ngày làm việc bắt đầu kết thúc sớm Hiệu đo lường Qui trình cơng việc hàng ngày xác định rõ ràng • • • • • • • • • • Nhiều việc/ người thời điểm Kế hoạch dễ thay đổi Không Mục tiêu thường không xác định rõ Hướng theo tính xã hội Thư giãn Linh hoạt Bn chuyện bình thường Ngày làm việc bắt đầu kết thúc muộn Tính hiệu khơng quan trọng người Qui trình cơng việc hàng ngày khơng xác định rõ ràng Ngày làm việc điển hình Loại cơng việc Động tác Thời lượng % Tổng số (phút) thời gian Chuyên môn 139 27,5% Cấp bách 41 8,1% Thường xuyên 25 165 32,6% Cá nhân 11 161 31,8% Quản lý Thời gian Quản lý nghĩa làm việc tổ chức với người khác, bạn phải biết tự tổ chức quản lý thời gian • • • • • • Làm cho sống dễ dàng Giảm căng thẳng (stress) Tăng hiệu Tăng niềm vui công việc Tăng suất cá nhân tập thể Tăng "thời gian riêng tư " cho bạn dùng Mục tiêu  Ý nghĩa việc làm chủ thời gian  Phân tích cách sử dụng thời gian ti me  Xác định thứ tự ưu tiên theo mục tiêu  Lên lịch làm việc theo thứ tự ưu tiên  Tránh lãng phí thời gian Hồn thành tiến trình sáu bước Gắn liền với nhiệm vụ Xem lại vị trí ti me Xác định mục tiêu Tổ chức theo tuần Thực hành kết hợp Đánh giá Đồng hồ compa Compa Tầm nhìn Các giá trị Các nguyên lý Cảm xúc Định hướng Chúng ta làm quản lý thời gian Chúng ta thấy điiều quan trọng định hướng sống ti me Đồng hồ Các cam kết Sắp xếp công việc Kế hoạch Các mục tiêu Các hoạt động Quản lý thời gian  Cấp độ 1— ghi (notes) and (danh mục) checklists ti me  Cấp độ 2— kế hoạch (planning) and chuẩn bị (preparation)  Cấp độ 3—lập kế hoạch (planning), (lên thứ tự ưu tiên) prioritizing kiểm soát (controlling) ATTACK - Kẻ cắp thời gian Giải thói quen dời việc  Làm chút  Làm việc quan trọng trước  LÀM NGAY ĐI  Tự nhắc nhở mục đích đề  Đặt “bắt đau” “kết thúc” ATTACK - Kẻ cắp thời gian • • Kẻ cắp : TÍNH CẦU TỒN - Ai thích việc làm hồn hảo Nhưng có lãnh đạo q lo lắng hồn thiện cơng tác nên thời gian vơ ích Khi hướng tới hoàn mỹ, bạn quên giao việc ủy quyền nghĩ khơng có việc làm tốt khơng giám sát chặt chẽ Bạn khơng biết nhờ giúp đỡ sợ phạm sai lầm Có lẽ bạn có ý nghĩ lùi thời hạn lại để bảo đảm việc hồn hảo - Nếu lục sốt hồ sơ xem xét hồn mỹ, liệu bạn thời gian cho việc quan trọng khác khơng ? Có nhà lãnh đạo tự hào khả soi mói lỗi nhỏ giấy tờ : lỗi văn phạm, từ vựng, đánh máy Đối phó ? ATTACK - Kẻ cắp thời gian Giải cầu toàn  Sắp xếp ưu tiên cho việc  Đừng thời gian cho việc thứ yếu  Ghi nhớ “tồn cảnh”  Khơng để phân tâm việc lặt vặt  Hãy tin cậy giao việc cho người khác ATTACK - Kẻ cắp thời gian • Kẻ cắp : GIẤY TỜ NHIỀU QUÁ - Trong thời đại vi tính ngày nay, gặp vấn đề với hàng đống giấy tờ hồ sơ, báo cáo, ghi chú, thư từ, quảng cáo, đơn xin khơng kể hết Bạn làm với hàng đống giấy tờ ngày ? Bạn xếp chúng thành đống chờ chúng tự biến ? Hay bạn cất hết chờ có lúc dùng đến ? - Ngồi việc nhận hàng đống giấy tờ, nhà lãnh đạo sản sinh chúng • • • • • • Tự bảo vệ có điều bất trắc Để cho người ta ý Để giám đốc ý Để cho biết hữu Để cho vui Đối phó ? ATTACK - Kẻ cắp thời gian Giải ĐỐNG GIẤY TỜ        Dành thời gian ngày để xử lý Sắp xếp ưu tiên phân loại Chỉ trả lời giấy cần thiết Dùng điện thoại tiện lợi Chỉ xử lý lần đủ Thông tin truyền miệng Nếu phải viết, viết đơn giản thẳng thắn ATTACK - Kẻ cắp thời gian • • Kẻ cắp : GIAO TIẾP KÉM - Thời gian lãng phí thơng tin giao tiếp nội Nếu nhân viên khơng hiểu rõ công việc, họ liên tục làm phiền bạn để làm rõ tệ hơn, họ chẳng chịu làm công việc cần làm Nhiều giao tiếp với nhân viên cách khơng thích hợp - Nếu viết ghi cho đồng nghiệp phòng bên thật vơ bổ trừ việc cần hồ sơ lưu lại Trách nhiệm lãnh đạo yêu cầu bạn phải tổ chức thông tin giao tiếp nội xuyên suốt để khỏi phải lặp lặp lại thị Đối phó ? ATTACK - Kẻ cắp thời gian Giải Giao tiếp  Tìm phương tiện truyền đạt thích hợp  Thơng tin thích hợp với mức độ phức tạp  Đừng thông tin dư thừẵ  Đảm bảo thông kênh truyền đạt nội  Dùng ngôn ngữ đơn giản ATTACK - Kẻ cắp thời gian • • • • Kẻ cắp : KHƠNG BIẾT GIAO VIỆC Bạn q ơm đồm khơng biết tổ chức phân cơng thực Đối phó ? Kẻ cắp 10 : KHÔNG BIẾT TỔ CHỨC - Buổi họp khơng có mục đích - Buổi họp khơng có kết luận - Buổi họp khơng có hưởng ứng tham gia người Đối phó ? ARRANGE - Lập kế hoạch • • • • Khơng thu xếp thời gian thứ kể vơ ích => Cần phải biết muốn thời điểm thực công việc Kế hoạch cho năm : Bản kế hoạch phải gắn tường dễ dàng xếp lại mang Cần ghi chép nhiều thứ Hãy dùng loại màu để đánh dấu Màu xanh lục ngày phép, điều bạn mong chờ Màu đỏ để nhắc nhở báo cáo quan trọng đến hạn, báo cáo thường niên, hai năm, quảng cáo Đánh dấu khung buổi họp thường lệ chuyến công tác định sẵn Bảng biểu cần lại để treo phòng thư ký cho nhân viên biết lịch làm việc bạn để họ xin hẹn gặp Như vậy, có hai điều ích lợi Mọi người biết bạn làm lúc bạn rảnh không rảnh để tiếp khách Nhớ cập nhật thường xuyên Nếu bất tiện, bạn lập lịch làm việc chung cho tháng lần Kế hoạch ngày / tuần : Hãy xác định điều cần làm tuần xếp ưu tiên Bạn cần đem số chi tiết sang từ bảng kế hoạch năm 10 bí quản lý thời gian 10 Hãy bắt đầu dự án phần quan trọng Đôi khơng cần phải làm phần lại Kiên trì nhẫn nại → tiến hành công việc từ đầu đến cuối Chỉ xử lý thư từ, giấy tờ lần đủ → đọc giải lần Dọn bàn để thứ cần thiết Sắp xếp chỗ cho vật dụng Gom vặt'vãnh cho kỳ họp tháng → giành khoảng thời gian tháng để xếp lại công việc Tự thưởng cách đặc biệt làm cơng việc quan trọng Nhận biết có lúc kiểm sốt thời gian vơ ích → đừng sợ Trả lời thư từ sớm tốt sau nhận Ln tự hỏi : Ngay bây giờ, làm tốt ? ... Loại cơng việc Động tác Thời lượng % Tổng số (phút) thời gian Chuyên môn 139 27,5% Cấp bách 41 8,1% Thường xuyên 25 165 32,6% Cá nhân 11 161 31,8% Quản lý Thời gian Quản lý nghĩa làm việc tổ chức... nguyên lý Cảm xúc Định hướng Chúng ta làm quản lý thời gian Chúng ta thấy điiều quan trọng định hướng sống ti me Đồng hồ Các cam kết Sắp xếp công việc Kế hoạch Các mục tiêu Các hoạt động Quản lý thời. .. tích cách thức sử dụng thời gian Để kiểm sốt thời gian mình, bạn phải biết dùng ? – – – – – Công việc ích lợi chiếm nhiều thời gian ? Công việc vô bổ chiếm nhiều thời gian ? Công việc ích lợi