Kỹ năng quản lý hồ sơ

KỸ NĂNG QUẢN LÝ HỒ SƠ I/ KHÁI QUÁT CHUNG: Khái niệm Vai trò quản lý hồ sơ Quản lý hồ sơ ? Quản lý hồ sơ bao gồm việc xếp, thiết kế xem xét lại văn bản, hồ sơ tổ chức Nó liên quan đến việc phối hợp nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy hoạt động tổ chức Vai trò việc quản lý hồ sơ • Giảm chi phí mua sắm thiết bị • Đảm bảo cung cấp thơng tin hợp thời • Xử lý cơng việc nhanh gọn, có hiệu • Có thể dễ dàng tìm hồ sơ nhân viên bệnh, nghỉ việc riêng • Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ nhân viên chuyển phận, nghỉ việc… Những nguyên tắc việc quản lý hồ sơ • Có số nguyên tắc phải tuân thủ quản lý hệ thống lưu trữ hồ sơ • Nên có cách tiếp cận hồ sơ cho nhanh chóng tìm cần • Hệ thống nên đủ đơn giản để dễ hiểu dễ vận hành, khơng, có nhầm lẫn hồ sơ yêu cầu làm chậm trễ việc truy cập • Khi chọn cho hệ thống lưu trữ hổ sơ, doanh nghiệp cần lưu ý đến tính linh động để mở rộng nhận số lượng lớn hồ sơ cần • -         Những nguyên tắc việc quản lý hồ sơ • • • • Phải xem xét việc tiết kiệm chi phí lập hệ thống chi phí điều hành Tính nén lý quan trọng để bảo đảm hệ thống phù hợp với khoảng trống sẵn có Phải xem xét tính an toàn chống lại thứ hỏa hoạn hư hỏng hồ sơ bụi, chất bẩn mát, tính an tồn hồ sơ mật Tính phù hợp chung hệ thống điều kiện hoạt động tổ chức xem xét khác Cách tạo mục hệ thống nên thích hợp với mục đích cung cấp đủ tham chiếu qua lại tài liệu bao gồm số lãnh vực Phải có kiểm sốt để theo dõi tài liệu lấy theo dấu chúng cần Hệ thống nên xác, nghĩa giữ cập nhật hóa việc lưu trữ khơng bị tụt lại phía sau Những nguyên tắc việc quản lý hồ sơ • Xây dựng hệ thống đặt hồ sơ có hiệu quả: phải đảm bảo an tồn cho tài liệu quan trọng dễ tìm cần sử dụng, thiết lập cẩm nang, sách hướng dẫn danh mục xếp • Thiết kế sử dụng biểu mẫu thống theo đạo chung • Như vậy, tổ chức phải thiết kế hệ thống lưu trữ hồ sơ phù hợp với yêu cầu bảo đảm hệ thống đủ linh động để theo kịp thay đổi, đặc biệt thay đổi liên quan đến việc mở rộng hệ thống yêu cầu quản trị đại Những nguyên tắc việc quản lý hồ sơ • Nên sử dụng thiết bị chứa đựng hiệu để giữ phân biệt loại hồ sơ khác • Nên dùng màu sắc để mã hóa tên mang lại nhận diện tức thời phân loại hồ sơ sử dụng màu • Tài liệu hồ sơ nên ln ln đưa vào phía sau hướng dẫn Tài liệu sau lưu trữ nên phía trước hồ sơ Những nguyên tắc việc quản lý hồ sơ • Thứ tự phân loại hồ sơ nên theo thứ tự đề mục chắn nêu lại trước tiên Ví dụ, sử dụng tên họ tên riêng nên đứng trước, tiếp sau chữ viết tắt tên quốc gia phân loại chủ yếu chúng nên tên thành phố thị trấn Tất phân loại hồ sơ dựa từ ngữ nên theo thứ tự chữ từ chuỗi chữ cái; từ kép nên xử lý từ Nên tránh viết tắt tên gọi hồ sơ Cũng nên tránh dùng từ đồng nghĩa • Tài liệu nên chia thành nhóm nhỏ để lưu trữ Như vậy, tài liệu nhóm theo thứ tự chữ chia thành hồ sơ gồm từ A đến F, G đến L, M đến R từ S đến Z áp dụng điều tương tự cho tài liệu lưu trữ theo số, theo địa lý phương pháp khác II/ CÁC PHƯƠNG PHÁP LƯU TRỮ • Lưu theo vần, mẫu tự: • Lưu theo số, mã số • Phương tiện thiết bị lưu trữ 11 Những hệ thống lưu trữ đại (tt) • Rool and reel: phương pháp này, tài liệu chép phim dọc theo phim Khi sử dụng phương pháp cách tốt nên để hồ sơ tài liệu theo thứ tự khơng thay đổi, ví dụ thứ tự ngày tháng Điều làm cho cuộn phim chứa tài liệu hồ sơ cách hữu hiệu Để đọc phim, tức đọc hồ sơ theo dạng này, người ta phải sử dụng máy đọc phim, muốn hồ sơ giấy, phải sử dụng máy đọc in • Cassette, cartrige magazine: công cụ đơn mở rộng cách sử dụng cuộn phim Sử dụng cách giúp bảo vệ phim mức độ tránh khỏi bụi, bẩn hao mòn nhiên nhược điểm lớn phương pháp cồng kềnh không đáng 11 Những hệ thống lưu trữ đại (tt) •   • • Microfiche: cách sử dụng rộng rãi Microfiche phim chứa nhiều dòng hình ảnh micro Một micro có khả chứa đựng khác nhau, độ thu nhỏ sử dụng tùy thuộc vào chất lượng tài liệu chụp ơỷ phương pháp trang tài liệu “ nén” lại trình thu nhỏ tối đa hồ sơ lưu trữ khoảng trống nhỏ Để xem microfiche cần có máy đọc đặc biệt Microfiche thừơng lưu trữ bao cứng suối đặt ví hai mặt, kích thước tuỳ thuộc vào số hồ sơ lưu trữ Cái ví cho biết microfiche lưu trữ phim cho biết rõ hình ảnh tài liệu chụp phim qua phía phim, thường đánh dấu trình chụp   11 Những hệ thống lưu trữ đại (tt) • Khung jacket: để cung cấp phương tiện linh động cho việc lưu trữ hồ sơ vi phim, khung jacket chứa dải vi phim rửa Tính linh động chỗ thơng tin mo6t dải phim thay đổi rút cà thay dải phim khác a thông tin Tuy nhiên, mật độ lưu trữ hồ sơ bị giới hạn phương pháp • Thẻ đục lỗ: để chứa vi phim phát triển để giúp truy cập thơng tin Có thể truy cập thơng tin nhanh chóng cách xếp thứ tự máy thẻ chứa thông tin Phương pháp thường dùng để lưu trữ vẽ, có yêu cầu truy cập thường xuyên III/ QUY TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ Xác định sách quản lý hồ sơ Xây dựng quy trình Huấn luyện Tổ chức xếp Lập danh mục Theo dõi, cập nhật Xác định sách quản lý hồ sơ Các sách quản lý hồ sơ DN bao gồm: • Thời gian lưu trữ loại hồ sơ (kể từ lưu), ví dụ: năm • Việc quản lý loại hồ sơ mật, tuyệt mật • Người phép tiếp cận loại hồ sơ Xây dựng quy trình QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ CỦA DN LIÊN QUAN ĐẾN CÁC NỘI DUNG SAU: • Xác định phương pháp lưu trữ hồ sơ • Xác định phương pháp huỷ hồ sơ • Phương pháp lập cập nhật danh mục hồ sơ • Phương pháp nhận dạng phân loại hồ sơ • Phương pháp xếp bảo quản hồ sơ Huấn luyện • Phổ biến cho nhân viên quy định thủ tục quản lý hồ sơ DN • Giải thích làm mẫu cho nhân viên • Ký tên vào biên huấn luyện Tổ chức xếp • Chuẩn bị phương tiện, cơng cụ • Lên kế hoạch thời gian tổ chức xếp • Tổ chức việc xếp: ngày hội hồ sơ 4.1 Các công cụ phương tiện: • Chuẩn bị tủ, kệ đựng hồ sơ • Các loại bìa còng, bìa • Giấy dán sticker, kéo, hồ dán •  Đĩa CD đầu ghi 4.2 Lên kế hoạch thời gian • Thông thường việc tổ chức lại hệ thống hồ sơ mt t ẵ - ngy Cỏc DN cú thể chọn phương pháp xếp dần dần, cuối phải tổ chức buổi tổng vệ sinh • Thông báo cho nhân viên để chuẩn bị xếp cơng việc • Thơng báo cho phòng nhân để họ có chuẩn bị liên quan đến tài sản, điện… 4.3 Tổ chức thực • Họp nhân viên thơng báo lại thứ tự cơng việc • Giải thích u cầu • Làm mẫu cho nhân viên lần • Tiến hành ghi list hồ sơ giấy hồ sơ máy tính • Dán sticker • Sắp xếp lại hệ thống hồ sơ Lập danh mục • Mỗi nhân viên nên có danh mục riêng • Trưởng phòng quản lý hồ sơ phòng, hồ sơ chung Lập danh mục (tt) Stt Tên HS Người quản lý Người đọc HS Vị trí đề HS Dạng hồ sơ Văn Trong ổ cứng máy vi tính CD -rom/đĩa mềm Cách thức, phân loại xếp Ngày phát sinh HS Ngày cất HS Theo dõi, cập nhật • Cập nhật hồ sơ phát sinh vào danh sách • Kiểm tra danh mục hồ sơ định kỳ nhân viên CẢM ƠN BẠN ĐÃ THEO DÕI ... Khái niệm Vai trò quản lý hồ sơ Quản lý hồ sơ ? Quản lý hồ sơ bao gồm việc xếp, thiết kế xem xét lại văn bản, hồ sơ tổ chức Nó liên quan đến việc phối hợp nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy hoạt... giao thơng tin hồ sơ nhân viên chuyển phận, nghỉ việc… Những nguyên tắc việc quản lý hồ sơ • Có số nguyên tắc phải tuân thủ quản lý hệ thống lưu trữ hồ sơ • Nên có cách tiếp cận hồ sơ cho nhanh... dẫn theo chủ đề chính, kẹp hồ sơ (cũng tạo lập máy tính) • Kẹp hồ sơ dùng cho dạng: hồ sơ cá nhân, hồ sơ cho tiêu đề • Cần có bảng mục lục chủ đề để tránh việc mở hồ sơ khơng có chủ đề, gây khó