GIAO TRINH EXCEL

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM LIÊN KẾT 1. Bố trí môi trường làm việc: Việc chọn những công cụ cần thiết cho công việc của bạn và giấu đi những công cụ không cần thiết là việc bạn nên làm trước để màn hình của bạn gọn gàng và ngăn nắp. Việc này bạn làm tương tự như wold: Tools/Cutomize… Trước khi soạn thảo, bạn cần chọn khổ giấy A4 và căn lề: Chọn khổ giấy: File/Page Setup/Pages: A4. Tiếp theo, căn lề trong thẻ Margins hoặc căn lề theo trực quan bằng cách đánh một chữ bất kì vào bảng rồi soi lên. Clic vào thẻ Margins để xuất hiện các đường biên rồi kéo lề theo ý muốn. 2. Một số kĩ thuật cơ bản: - Rap: Clic vào ô hoặc khối ô, di chuyển trỏ đến góc phải dưới cùng, khi xuất hiện dấu cộng, bạn nhấn giữ chuột rồi kéo thả xuống dưới, lên hoặc sang trái phải. Đối với việc sao chép các ô có chứa công thức, khi rap, các giá trị tự động tăng. Muốn khống chế bạn cần tìm hiểu thêm “Địa chỉ tương đối”, “Địa chỉ tuyệt đối” & “Địa chỉ hỗn hợp” để áp dụng cho từng trường hợp cụ thể. (chú ý: Nếu là 1 ô thì có thể rap theo 4 phía. Nếu là một số ô trong cùng cột thì chỉ có thể rap sang ngang…) + Áp dụng đánh số thứ tự: Đánh số 1 vào ô 1, số 2 vào ô 2. Bôi đên cả hai ô rồi rap xuống. - Copy định dạng (định dạng cho 1 ô có thể là đường viền, căn trái, phải, giữa, mầu sắc, định dạng ngày, %, số chữ số thập phân…) Nếu muốn copy những định dạng này cho các ô khác, bạn clic vào biểu tượng rồi quét cho 1 hoặc một số ô khác. Chú ý: thao tác này chỉ thực hiện 1 lần. Áp dụng copy định dạng đường viền: Đặt trỏ vào một ô bất kì/nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift +& (để vẽ đường viền quanh khối). Clic vào biểu tượng rồi quét cho 1 hoặc một số ô khác kể cả ô vừa được định dạng. Thao tác này có thể dùng để kẻ nhanh bảng. - Di chuyển (Cut): Clic vào ô hoặc khối ô, di chuyển trỏ vào biên của ô hoặc khối ô, khi xuất hiện mũi tên 4 chiều thì nhấn giữ chuột rồi kéo thả vào vị trí mới. - Sao chép (Copy): Làm như trên nhưng khi xuất hiện mũi tên 4 chiều thì nhấn phím Ctrl, thấy mũi tên trắng và dấu cộng nhỏ thì nhấn giữ chuột rồi kéo thả vào vị trí mới. Bôi đen một số ô, đánh số hoặc chữ bất kì, nhấn Ctrl+Enter. - Bôi đen cả hàng: Di chuyển trỏ vào giữa một hàng tại vị trí kí hiệu các hàng (1,2,3…) khi thấy mũi tên đen, clic chuột trái nếu bôi đen một hàng. Muốn bôi đen nhiều hàng, nhấn giữ chuột trái rồi di chuyển lên hoặc xuống. Làm tương tự với các cột tại vị trí kí hiệu cột (A,B,C…) Khi đó, Nếu muốn giãn hay co các dòng (cột) đang chọn, bạn chỉ cần thực hiện cho 1 hàng (cột). - Để bôi đen một số hàng (cột) còn có một cách khác: Trước hết, bôi đen cho 1 cột (hàng) rồi nhấn phím Shitf đồng thời sử dụng tổ hợp phím di chuyển trên bàn phím. MC-Biên soạn 1 - Bôi đen toàn bộ: Clic vào giao của hàng & cột tại góc trái trên cùng. + Xoá: - Xoá nội dung: Nhấn Delete. - Xoá bảng: Bôi đen cả hàng hoặc cột, nhấn chuột phải, chọn Delete /Ok. - Chỉ bôi các ô muốn xoá, cũng nhấn chuột phải, chọn Delete /Ok Khi đó, có thể lựa chọn xoá và đẩy các ô bên trên, dưới, trái, phải…Làm tương tự để chèn. 3. Thông dòng: - Excel là tập hợp các khối ô. Muốn thông dòng cho một số ô trong cùng hàng, bôi đen, nhấn vào biểu tượng - Thông dòng cho các ô khác dòng: làm tương tự nhưng theo mặc định, chữ đánh vào được căn dưới. Để căn giữa: Fomat/Cells/Alignment. Trong ô Vetical & Horizontal, chọn Center, tích chọn Wrap text & merge cells/Ok. 4. Định dạng chữ: Làm tương tự như Wold, clic vào ô chứa đối tượng rồi dùng phím tắt hoặc clic vào các biểu tượng cho chữ đậm, nghiêng… 5. Trình bày bảng biểu: + Kẻ bảng: - C1: Đặt trỏ vào ô đầu tiên, nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift +& để vẽ đường viền quanh khối. Clic vào biểu tượng rồi quét cho các ô khác (kể cả ô đầu tiên) - C2: Bôi đen khu vực dự định lập bảng: Fomat/ Cells/Border. Clic chọn loại đường kẻ, vị trí kẻ ( trên, dưới, trái, phải…)/Ok ( Nếu bạn clic vào 1 ô thì đường viền là của ô đó & không có đường kẻ giữa. Tương tự, bôi đen một số ô và chọn đường viền xung quanh thì đường viền là của khối ô đang chọn . Như vậy, việc bôi đen và chọn loại đường kẻ # n, bạn có thể trình bày bảng một cách khoa học hơn với những khu vực được phân biệt bởi những loại đường kẻ thanh đậm # n như danh sách học sinh dưới đây: bạn thấy xung quanh là đường kẻ đôi, giữa cột họ đệm và cột tên-ko có đường kẻ, những đường kẻ dọc khác bằng nét đơn, các dòng kẻ trong 5 học sinh lại bằng nét chấm…) + Căn chỉnh bảng: - Di chuyển trỏ đến vị trí kí hiệu các hàng, cột ở chính đường biên. Thấy xuất hiện mũi tên 2 chiều thì nhấn giữ chuột và kéo đi tuỳ ý. - Co giãn nhiều cột, dòng: Bôi đen các hàng (cột), co giãn cho 1 hàng (cột). + Căn chữ trong bảng: Bôi đen, clic vào các biểu tượng tương ứng để căn trái, phải, giữa, chữ đậm, chữ nghiêng…tương tự Wold. Bài tập: Lập bảng sau: MC-Biên soạn 2 6. Một số hàm ứng dụng: Có 300 hàm khác nhau. Dưới đây là một số hàm đơn giản và có thể vận dụng cho công việc của bạn. - Tính tổng (Hàm SUM) - Tính tích, thương, hiệu, %: =A2*2 (nhân) =A2/2 (chia) =A2-2 (trừ) =B2/A2 (tính %) (Sau khi nhập hàm =B2/A2/Ok. Bạn đã có kết quả nhưng bạn cần chọn định dạng % hay các định dạng khác(Text, số chữ số thập phân, định dạng thời gian…: Fomat/Cells/Number/… Nếu bạn định dạng thời gian nhưng kết quả cho bạn là tháng-ngày-năm. Khi đó, bạn cần định dạng thời gian cho hệ thống là Ngày-Tháng-Năm: Start/settíngs/contro panel/Regiona and lanquage(Biểu tượng quả địa cầu)/Cutomize/Date/Short date fomat/Chọn kiểu dd-MMM-yy. Chọn dấu cách “-“ hoặc “/”… MC-Biên soạn 3 - Hàm phân loại: VD: Tính số học sinh xếp loại G(T),K,Tb, nam, nữ…:Tại ô D40 nhập hàm: =COUNTIF(D7:D36,“T”) (D7:D36 Nghĩa là đếm trong khoảng từ ô D7 đến ô D36. Có thể đánh trực tiếp hoặc clic vào ô D7 rồi kéo đến ô D36. Nếu là các ô riêng lẻ thì clic vào từng ô rồi đánh dấu phảy “,”. Tất cả các kí hiệu Text đều phải được đặt trong ngoặc kép.) Sau khi tính được, bạn rap sang phải (cùng loại T) cho các ô khác trong bảng thống kê. Bôi đen cả hàm rồi nhấn F4 để chuyển địa chỉ tuyệt đối (dạng $ .$ .)rồi rap xuống đến ô D43 và sửa: Tại ô D41, thay T bằng K, ô D42 bằng Tb, D43 bằng Y. Chuyển lại “địa chỉ tương đối” bằng cách bôi đen hàm rồi nhấn 3 lần F4. Bôi cả 3 ô rồi rap sang phải cho các ô khác trong bảng thống kê. 7. Liên kết và siêu liên kết (Hyperlink): - Bạn có thể liên kết 1 ô trong sheet hiện hành hay 1 ô trong một sheet khác với 1 ô ở sheet nào đó. VD: Tại ô A1 của sheet1, bạn gõ số “6.5”. Bạn clic vào một ô khác và gõ: “=” rồi clic vào ô A1 (kết quả: “=A1”. Khi đó, Bạn thử gõ một số hay chữ bất kì tại ô nguồn/Ok, thì tại ô vừa liên kết cũng sẽ thay đổi theo. Nếu liên kết với sheet khác (VD là sheet2): bạn mở sheet2, clic vào ô nào đó, đánh dấu “=”, mở sheet1, clic vào ô A1. Kết quả cũng như trên. - Việc tạo liên kết giữa các ô trong cùng sheet hay giữa các sheet trong cùng 1 trang bảng tính, còn có thể làm cách khác như sau: Tại 1 ô nào đó, Clic chọn Hyperlink /chọn Place in This Document, chọn sheet và địa chỉ ô (mặc định là ô A1)/Ok. - Bạn cũng có thể liên kết từ một ô trong trang bảng tính đến 1 trang Wold bất kì: Clic vào ô nào đó, chuột phải chọn Hyperlink (biểu tượng xích cầu), bạn chọn MC-Biên soạn 4 đường dẫn tìm thư mục/Ok. Khi đó xuất hiện ngón tay chỉ, bạn chỉ cần clic vào là mở được tài liệu bạn vừa tạo siêu liên kết. ( Vận dụng: Tạo 1 danh mục các tài liệu của bạn trong EXCEL rồi liên kết chúng với từng thư mục. Muốn mở thư mục nào chỉ cần clic vào tên thư mục đó. 8. Khoá và dấu công thức: Chọn các ô cần dấu công thức hoặc chọn toàn bộ cả trang >Fomat >Cells >Protection> tích chọn Locked và Hidden>Ok.(Nếu không muốn dấu công thức thì bỏ chọn các lựa chọn này) -Chọn toàn bộ các ô không cần khoá (các ô cho phép nhập) Tools>Protection> Allow Users to Edit Ranges>New>Ok>Protect Sheet> nhập 2 lần mật khẩu>Ok. Chú ý: Trước khi nhập mật khẩu, có thể tích chọn các lựa chọn bên dưới để khoá nhưng vẫn có thể căn chỉnh độ rộng hẹp của cột, dòng cùng một số lựa chọn khác . 9. Một số phím tắt và công dụng: Phím Chức năng ESC Bỏ qua dữ liệu đang thay đổi F4 hay Ctrl+Y Lặp lại thao tác vừa làm Alt + Enter Xuống dòng trong ô = Bắt đầu một công thức F2 Hiệu chỉnh dữ liệu trong ô (sửa công thức hoặc chữ…) Alt + = Chèn công thức AutoSum Ctrl + ; Cập nhật ngày tháng Ctrl + Shift + : Nhập thời gian Ctrl+K Chèn một Hyperlink Ctrl+1 Hiển thị lệnh Cell trong menu Format Ctrl + Shift + # Định dạng kiểu Data cho ngày, tháng, năm Ctrl + Shift + ? Định dạng kiểu Numer với hai chữ số thập phân Ctrl + Shift + & Thêm đường viền ngoài Ctrl + Shift + - Bỏ đường viền Ctrl + B Bật tắt chế độ đậm, không đậm Ctrl + I Bật tắt chế độ nghiêng, không nghiêng Ctrl + U Bật tắt chế độ gạch dưới EXCEL có rất nhiều những ứng dụng lý thú khác. Bạn hãy từ từ khám phá… MC-Biên soạn 5 . hợp phím di chuyển trên bàn phím. MC-Biên soạn 1 - Bôi đen toàn bộ: Clic vào giao của hàng & cột tại góc trái trên cùng. + Xoá: - Xoá nội dung: Nhấn. đẩy các ô bên trên, dưới, trái, phải…Làm tương tự để chèn. 3. Thông dòng: - Excel là tập hợp các khối ô. Muốn thông dòng cho một số ô trong cùng hàng, bôi