HỆ THỐNG ERP TRONG LĨNH VỰC SẢN XUẤT VÁN MDF.

Tổng quan ERP ERP gì? Định nghĩa Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) hệ thống ERP thuật ngữ dùng liên quan đến loạt hoạt động công ty, phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho cơng ty quản lý hoạt động chủ chốt nó, bao gồm: kế tốn, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, v.v Mục tiêu tổng quát hệ thống đảm bảo nguồn lực thích hợp doanh nghiệp nhân lực, vật tư, máy móc tiền bạc có sẵn với số lượng đủ cần, cách sử dụng công cụ hoạch định lên kế hoạch Một phần mềm ERP phần mềm máy tính cho phép cơng ty cung cấp tổng hợp số liệu nhiều hoạt động riêng rẽ khác để đạt mục tiêu Tính Phân hệ Phần mềm ERP Đặc trưng phần mềm ERP có cấu trúc phân hệ (module) Phần mềm có cấu trúc phân hệ tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, phần mềm có chức riêng Từng phân hệ hoạt động độc lập chất hệ thống ERP, chúng kết nối với để tự động chia sẻ thông tin với phân hệ khác nhằm tạo nên hệ thống mạnh Các phân hệ phần mềm ERP điển sau: • Kế tốn: phân hệ chia thành nhiều phân hệ sổ cái, công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục vật tư, v.v Các phân hệ kế toán tảng phần mềm ERP; • Mua hàng; • Hàng tồn kho; • Sản xuất; • Bán hàng; • Quản lý nhân tính lương Các nhà cung cấp ERP có loại phân hệ khác có mức độ tích hợp khác phân hệ Ở Việt Nam, công ty thường bắt đầu sử dụng phân hệ kế toán sau bổ sung phân hệ khác nhu cầu sử dụng họ tăng cao Hợp với Thông lệ Tốt Các phần mềm ERP xây dựng tốt thường hợp thông lệ tốt nhiều hoạt động tác nghiệp khác cơng ty Do đó, cơng ty dễ dàng áp dụng thông lệ tốt thông qua việc cài đặt hệ thống ERP Lợi ích việc Sử dụng Hệ thống ERP Sau số lợi ích hệ thống kế tốn ERP: Tiếp cận Thông tin Quản trị đáng Tin cậy ERP giúp nhà quản lý dễ dàng tiếp cận thơng tin quản trị đáng tin cậy để đưa định dựa sở có đầy đủ thơng tin Nếu khơng có hệ thống ERP, cán quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn để có thơng tin cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài hoạt động công ty Với hệ thống ERP, điều thực cách dễ dàng cách sử dụng phần mềm ứng dụng thời gian thực Ngoài ra, hệ thống ERP tập trung liệu từ phân hệ vào sở quản lý liệu chung giúp cho phân hệ riêng biệt chia sẻ thơng tin với cách dễ dàng Hơn nữa, hệ thống ERP không thu thập xử lý khối lượng lớn giao dịch hàng ngày, mà nhanh chóng lập phân tích phức tạp báo cáo đa dạng Cơng tác Kế tốn Chính xác Hơn Phần mềm kế toán phân hệ kế toán phần mềm ERP giúp công ty giảm bớt sai sót mà nhân viên thường mắc phải cách hạch tốn thủ cơng Phần mềm kế tốn giúp nhân viên kiểm toán nội cán quản lý cao cấp kiểm tra tính xác tài khoản Hơn nữa, phần mềm kế toán thiết kế tốt hỗ trợ cho việc ứng dụng quy trình kế tốn biện pháp kiểm soát nội chất lượng Cải tiến Quản lý Hàng tồn kho Phân hệ quản lý hàng tồn kho phần mềm ERP cho phép công ty theo dõi hàng tồn kho xác xác định mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ mà giảm nhu cầu vốn lưu động đồng thời giúp tăng hiệu sản xuất Tăng Hiệu Sản xuất Phân hệ hoạch định quản lý sản xuất phần mềm ERP giúp công ty nhận dạng loại bỏ yếu tố hiệu quy trình sản xuất Chẳng hạn, nhiều công ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản xuất cách thủ cơng dẫn đến tính tốn sai điều gây nên điểm thắt cổ chai trình sản xuất đó thường sử dụng khơng hết cơng suất máy móc cơng nhân Nói cách khác, điều có nghĩa áp dụng hệ thống hoạch định sản xuất hiệu làm giảm chi phí sản xuất đơn vị sản phẩm Quản lý Nhân Hiệu Hơn Phân hệ quản lý nhân tính lương giúp xếp hợp lý quy trình quản lý nhân tính lương, làm giảm chi phí quản lý đồng thời giảm thiểu sai sót gian lận hệ thống tính lương Các Quy trình Kinh doanh Xác định Rõ ràng Hơn Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng quy trình kinh doanh để giúp phân công công việc rõ ràng giảm bớt rối rắm vấn đề liên quan đến hoạt động tác nghiệp hàng ngày công ty Phân loại Phần mềm ERP Phần mềm đặt hàng nhóm lập trình viên nước viết Đây trường hợp cơng ty u cầu nhóm lập trình viên cơng ty th nhóm lập trình viên nhỏ bên ngồi viết phần mềm ERP theo yêu cầu riêng công ty Thông thường phần mềm đặt hàng dường giải pháp có chi phí thấp, rủi ro trường hợp cao làm phát sinh thêm chi phí cho cơng ty sau trục trặc nảy sinh Ngoại trừ dự án nhỏ không quan trọng, không khuyên chọn cách rủi ro đáng kể cách Phần mềm đặt hàng công ty nước viết Đây loại phần mềm ERP công ty phần mềm nước thiết kế theo đơn đặt hàng nhằm đáp ứng số yêu cầu cụ thể công ty khách hàng Loại phần mềm khơng sử dụng rộng rãi nhu cầu cho phần mềm thiết kế sẵn lại tăng cao Người sử dụng phần mềm loại nên xem xét kỹ khả hỗ trợ tương lai từ nhà cung cấp khả nâng cấp tương lai phần mềm mà không làm gián đoạn hoạt động công ty Phần mềm kế tốn/ERP thiết kế sẵn cơng ty nước phát triển Nhóm bao gồm phần mềm kế toán thiết kế sẵn công ty nước phát triển nhiều khách hàng sử dụng Việt Nam, ví dụ LacViet’s AccNet 2000, MISA-AD 5.0, Fast Accounting 2003, VSDC’s ACsoft 2004, BSC’s Effect, Scitec’s KTV 2000, Gen Pacific’s CAM, CSC’s IAS 3.0, DigiNet’s Lemon 3, AZ Company’s Esoft 2000, Kha Thi Software Center’s KT VAS Ngoài phân hệ kế tốn, số cơng ty phần mềm nước phát triển vài phân hệ ERP khác thường họ không phát triển đầy đủ tất phân hệ ERP mà nhà cung cấp nước ngồi thường có Phần mềm kế tốn/ERP nước ngồi cấp thấp Các phần mềm phần mềm kế tốn nước ngồi bán giới thiết kế dành cho doanh nghiệp nhỏ gia đình làm chủ hoạt động địa điểm Những phần mềm thường không hỗ trợ phân hệ thêm vào chúng có hiệu cao cho hoạt động kế toán đơn giản Ví dụ phần mềm bao gồm QuickBooks, PeachTree MYOB với mức giá phổ biến vài trăm đô-la Mỹ Các phần mềm thường khơng có nhiều dịch vụ hỗ trợ Việt Nam Phần mềm kế tốn/ERP nước ngồi cấp trung bình Các phần mềm bao gồm phần mềm bán giới thiết kế dành cho công ty nhỏ vừa Các phần mềm hỗ trợ hầu hết quy trình hoạt động kinh doanh, ví dụ như: hậu cần, sản xuất, kế tốn nhân Các phần mềm thường thiết kế cho việc sử dụng hệ thống mạng với cấu trúc khách/chủ, phần mềm chạy máy chủ (server) cho phép nhiều máy khách truy cập từ mạng cục LAN Ví dụ bao gồm: SunSystems, Exact Globe 2000, MS Solomon, Navision, Scala, Accpac, Intuitive ERP, Marcam Các phần mềm thường có giá từ 20.000 đôla Mỹ đến 150.000 đôla Mỹ kể chi phí triển khai, tùy theo số phân hệ sử dụng Phần mềm kế tốn/ERP nước ngồi cấp cao Các phần mềm bao gồm phần mềm ERP bán giới thiết kế dành cho cơng ty đa quốc gia có nhiều địa điểm hoạt động, nhiều chi nhánh nhiều người sử dụng lúc Các phần mềm đắt nhằm phục vụ quy trình kinh doanh phức tạp với yêu cầu hoạt động khắt khe Ví dụ bao gồm: Oracle Financials, SAP, PeopleSoft Chi phí cho phần mềm vài trăm ngàn đôla Mỹ, đặt biệt cộng chi phí triển khai Tổng Chi phí Sở hữu Khái niệm Tổng Chi phí Sở hữu (TCO) mơ hình Tập đồn Garner xây dựng ban đầu vào năm 19872 để phân tích chi phí liên quan đến việc mua, triển khai sở hữu hệ thống công nghệ thông tin thời gian cụ thể, thường năm Các chi phí bao gồm chi phí quyền phần mềm, chi phí triển khai, chi phí liên quan đến việc nâng cấp sở hạ tầng công nghệ thông tin, chi phí tư vấn, chi phí bảo trì hàng năm chi phí hành nội Theo nghiên cứu Tập đoàn Tư vấn Meta tiến hành, khoảng 20% công ty triển khai giải pháp ERP thực biết Tổng Chi phí Sở hữu liên quan đến việc triển khai hệ thống họ 80% cơng ty lại khơng hiểu rõ mức đổ chi phí hỗ trợ thường xuyên chi phí liên quan đến sở hạ tầng3 Do đó, cơng ty thường chọn phần mềm tốn nghĩ họ tiết kiệm chi phí Trong thực tế hệ thống cơng nghệ thơng tin tốn dựa chi phí phần cứng phần mềm tốn đánh giá đến Tổng Chi phí Sở hữu vì, chẳng hạn như, hệ thống đòi hỏi chi phí bảo trì chi phí khác liên quan đến sửa đổi sau Mặc dù thường không dễ dàng ước lượng Tổng Chi phí Sở hữu, cơng ty nên xem xét điều định mua hệ thống công nghệ thơng tin Chi phí Bản quyền Chi phí quyền chi phí phải trả ban đầu cho quyền sử dụng phần mềm Chi phí thường tính dựa vào số phân hệ số người sử dụng phần mềm lúc công ty khách hàng Ở Việt Nam, chi phí quyền cho phần mềm thiết kế sẵn thường có giá trị từ 300 đôla Mỹ đến 50.000 đôla Mỹ Thông thường, phần mềm thiết kế sẵn rẻ nhiều so với phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng chi phí phát triển phần mềm san sẻ cho hàng trăm hàng ngàn người sử dụng Chi phí Triển khai Đây chi phí triển khai hệ thống ERP, bao gồm chi phí phải trả cho đơn vị cung cấp dịch vụ/nhà phân phối thời gian mà nhân viên công ty phải tham gia vào trình triển khai hệ thống ERP Đối với dự án phức tạp, chi phí triển khai cao gấp lần chi phí quyền Việt Nam chi phí triển khai khó cao mức độ phức tạp hệ thống thấp Căn báo chúng tơi tham khảo chi phí triển khai hệ thống ERP nước Việt Nam chi phí nằm khoảng từ 6.000 đôla Mỹ đến 75.000 đôla Mỹ, với mức trung bình khoảng 40.000 đơla Mỹ, tức 100% chi phí cho quyền sử dụng, dao động đáng kể Tuy nhiên, phần mềm nước, chi phí triển khai khoảng 15% chi phí quyền thường gộp chung vào mức giá đưa công ty bán phần mềm Nâng cấp Cơ sở Hạ tầng Công nghệ Thông tin Các chi phí khác bao gồm số tiền phải trả cho việc nâng cấp sở hạ tầng công nghệ thông tin cơng ty, phí quyền hệ thống quản lý sở liệu, phần mềm ứng dụng máy chủ, tăng độ băng thông, thết bị mạng máy vi tính máy chủ Các chi phí tuỳ thuộc vào nhu cầu cơng ty Máy chủ cấp trung bình thường trị giá từ 3.000 đôla Mỹ đến 6.000 đôla Mỹ chi phí thiết lập mạng thường vào khoảng 200 đơla Mỹ đến 300 đôla Mỹ cho người sử dụng Chi phí Tư vấn Có nhiều dự án thất bại số yếu tố hồn tồn ngăn chặn xác định yêu cầu người sử dụng sơ sài, hiểu sai thời gian nỗ lực cần thiết để triển khai, chọn phân hệ không phù hợp, phạm lỗi thiết lập cấu hình, v.v Việc sử dụng chuyên gia tư vấn phân tích hệ thống giúp ngăn ngừa yếu tố đánh giá giải pháp tối ưu và/hoặc giám sát trình triển khai công ty bán phân phối lại ERP.Khi chọn mua phần mềm nước ngồi, cơng ty thường sử dụng nhân viên tư vấn với chi phí tư vấn trị giá 20% - 70% phí quyền Chi phí Bảo trì Hàng năm Chi phí bảo trì hàng năm phải trả cho công ty xây dựng phần mềm hay cơng ty bán phần mềm khoản phí dịch vụ hàng năm để sửa chữa vấn đề phát sinh Chi phí bảo trì hàng năm thường nằm khoảng 8% đến 20% chi phí quyền ban đầu, điển hình 20% Chi phí Hành Nội Một chi phí quan trọng khác chi phí liên quan đến nhân cơng ty phụ trách trì hệ thống ERP, hỗ trợ người sử dụng giải cố liên quan đến hệ thống Một quy tắc ngầm định chung phải cần nhân viên IT công ty cho khoảng 50 người sử dụng hệ thống phức tạp thường đòi hỏi nhiều số nhân viên IT so với số người sử dụng Một yếu tố khác chi phí hành nội nên xem xét thời gian giá trị người sử dụng hệ thống phạm vi mà họ phải tiêu tốn thời gian việc triển khai hệ thống để giải cố hệ thống Chẳng hạn, công ty sử dụng phần mềm kế tốn đặt hàng nhân viên phòng kế tốn phải tiêu tốn nhiều thời gian để giải lỗi lập trình chi phí thời gian họ nên xem xét đánh giá tổng chi phí sở hữu Các Yếu tố Quan trọng Ảnh hưởng đến TCO Sự có mặt lỗi lập trình phần mềm làm tăng TCO lên đáng kể tốn thời gian công sức để giải lỗi lập trình Nhìn chung, phần mềm thiết kế sẵn với số lượng lớn khách hàng thường có lỗi lập trình phần mềm đặt hàng thường có nhiều lỗi lập trình Phần mềm phức tạp TCO lớn phần mềm phức tạp đòi hỏi hỗ trợ thường xuyên phòng IT nhiều nhiều cố thường diễn sử dụng phần mềm phức tạp Ở Mỹ, chi phí hỗ trợ thường xuyên cho hệ thống ERP thường chiếm khoảng 40% tổng TCO Phần mềm dễ sửa đổi dựa lựa chọn cấu hình so với sửa đổi mã nguồn TCO thấp Đó sửa đổi mã nguồn khó gây nhiều lỗi lập trình cố khác không lường trước Phần mềm dễ nâng cấp có phiên đời TCO thấp Mặt khác, phần mềm đặt hàng phần mềm khó nâng cấp nhiều khả bị thay với phần mềm khác tương lai (thay nâng cấp) có TCO cao đòi hỏi nhiều công sức cài đặt phần mềm Ngồi ra, chọn phần mềm mà khơng đánh giá kỹ tính tương thích phần mềm với quy trình kinh doanh cơng ty tốn thêm chi phí khác chi phí thay phần mềm phần mềm khác chi phí liên quan đến việc cơng ty phải thay đổi quy trình kinh doanh để đáp ứng yêu cầu phần mềm Một số phần mềm phù hợp với số ngành công nghiệp định công ty nên cân nhắc điều kỹ trình đánh giá phần mềm Các vấn đề Liên quan đến Người Sử dụng Tính Dễ Sử dụng Người sử dụng cần lưu ý đến tính dễ dàng việc học sử dụng phần mềm ERP Một số phần mềm đơn giản cho người không chuyên kỹ thuật học cách sử dụng giao diện người sử dụng thiết kế theo cách tự giải thích phần mềm khác khó hiểu người sử dụng Yếu tố thân thiện với người sử dụng đặc biệt quan trọng Việt Nam Các phần mềm nước đơi có lợi mặt chúng đơn giản có giao diện với người sử dụng tiếng Việt phần mềm kế toán thường thiết kế phù hợp với Hệ thống Kế toán Việt Nam Tuy nhiên, người sử dụng nên lưu ý yếu tố thân thiện có nghĩa phần mềm có chức Cảnh báo Một số phần mềm ERP hiệu phần mềm khác việc cảnh báo người sử dụng lỗi phát sinh việc nhập liệu sai, chẳng hạn việc nhập liệu hai lần cho nghiệp vụ phát sinh Một số phần mềm đưa cảnh báo vào số nguyên tắc kinh doanh, chẳng hạn báo cho biết mặt hàng khách hàng đặt mua mức dự trữ kho xuống mức an toàn, cảnh báo khách hàng mua hàng vượt q hạn mức tín dụng cho phép Chất lượng tính Sẵn có Hoạt động Hỗ trợ Một vấn đề cần cân nhắc khả sẵn có có dịch vụ hỗ trợ với chất lượng cao cho phần mềm ERP lựa chọn Một rủi ro lớn phần mềm ERP thiết kế theo đơn đặt hàng chất lượng tài liệu thấp, rủi ro lớn nhân viên phát triển phần mềm ban đầu chuyển sang cơng ty khác, họ khơng có thời gian hỗ trợ cho phần mềm Việc dẫn đến nhiều trục trặc nghiêm trọng làm cho người sử dụng nản lòng dùng phần mềm này, đặc biệt phần mềm phần mềm nội công ty viết Đối với phần mềm ERP thiết kế sẵn nước, điều quan trọng phải xem xét đến khả công ty phần mềm tiếp tục sản xuất bán phần mềm chất lượng tính sẵn có dịch vụ hỗ trợ khách hàng giảm sút đáng kể họ ngừng bán sản phẩm Do nhiều công ty sản xuất phần mềm ERP nước bị lỗ, số công ty số không hoạt động tương lai Do đó, điều quan trọng khách hàng cần xem xét khả nhà cung cấp ERP tiếp tục hoạt động kinh doanh vài năm tới Đó lý việc mua phần mềm ERP từ nhà cung cấp đứng vững thời gian dài lại hấp dẫn Đối với phần mềm nước ngoài, người sử dụng cần nghiên cứu khả nhà phân phối nước tiếp tục cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho phần mềm tương lai chất lượng đại lý kỹ hiểu biết họ sản phẩm mà họ cung cấp Một số cơng ty phần mềm nước ngồi áp dụng tiêu chuẩn cao đại lý bán phần mềm cho họ Người sử dụng cần hỏi rõ tiêu chuẩn mà đại lý cần đáp ứng nhằm trì mối quan hệ với công ty thiết kế phần mềms Tài liệu dành cho Người Sử dụng Chất lượng đầy đủ tài liệu hỗ trợ quan trọng cho người sử dụng để họ sử dụng phần mềm cách hiệu Hầu phần mềm thiết kế sẵn nước ngồi có tài liệu dành cho người sử dụng toàn diện Những tài liệu bao gồm: • Tài liệu mơ tả chức thiết kế: mô tả chức mà phần mềm cung cấp; • Tài liệu hướng dẫn cách cài đặt phần mềm: hướng dẫn chi tiết việc cài đặt phần mềm định cấu hình, bao gồm thơng tin cấu hình phần cứng; • Sách hướng dẫn sử dụng: giới thiệu tổng quát cách sử dụng phần mềm, thông tin việc khắc phục sai sót; • Sách tra cứu: liệt kê thơng báo lỗi nguyên nhân gây lỗi hướng dẫn cách khắc phục lỗi đó; • Tài liệu dành cho người quản lý hệ thống: cung cấp thông tin cách thức giải cố Bản địa hố Một số phần mềm ERP nước ngồi có tiếng Anh vấn đề khó khăn cho số cơng ty Một thuận lợi phần mềm kế toán nước phần mềm hoàn toàn thiết kế phù hợp với hệ thống kế toán quy định Việt nam sử dụng tiếng Việt Các phần mềm cập nhật thường xuyên quy định tiêu chuẩn có liên quan thay đổi Điều làm việc sử dụng việc thiết lập cấu hình cho người sử dụng hệ thống ERP trở nên dễ dàng Mặc dù có ý kiến cho số phần mềm ERP nước ngồi khơng thể địa hóa điều chỉnh cho phù hợp với hệ thống kế toán Việt Nam (VAS) công ty bán phần mềm bác bỏ ý kiến cho điều hồn tồn cần có nhiều nỗ lực để điều chỉnh thiết kế hệ thống ERP nước cho phù hợp với yêu cầu nước Ngoài ra, phần mềm nước, khả tự động tạo báo cáo giống mẫu hệ thống kế toán Việt Nam dễ dàng Chức Đa Ngôn ngữ Các phần mềm nước cần phải hoạt động với thứ tiếng khác bên cạnh tiếng Việt, chẳng hạn tiếng Anh, Hoa Nhật Chế độ Đa nhiệm Người sử dụng cảm thấy dễ dàng phần mềm hỗ trợ việc sử dụng nhiều cửa sổ ứng dụng lúc Chẳng hạn số phần mềm cho phép người sử dụng mở làm việc cửa sổ/màn hình cơng nợ phải trả chưa hồn tất việc nhập liệu cửa sổ cơng nợ phải thu Các Chức Liên quan đến Hoạt động Kinh doanh Nhìn chung, phần mềm ERP thiết kế sẵn nước ngồi có nhiều chức hơn, phần mềm nước có chức hẳn, phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng có chức Cũng nên lưu ý chức nhiều chúng tơi trình bày khái qt chức quan trọng đánh giá phần mềm kế tốn/ERP Ngồi ra, điểm cần lưu ý phần mềm thường không mạnh tất chức bật cách mạnh phần mềm khác số chức định Chẳng hạn SunSystems tiếng phân hệ kế tốn với đặc tính truy suất nguồn gốc MS Solomon IV lại chun mơn hố quản lý sản xuất hàng tồn kho Khả Thích ứng với Quy trình Kinh doanh Phần mềm Do doanh nghiệp sản xuất có quy trình hoạt động kinh doanh khác nhau, số phần mềm ERP thích hợp với số ngành định Chẳng hạn số phần mềm phù hợp với ngành công nghiệp dệt may số khác lại phù hợp với ngành sản xuất dược phẩm Một cách đánh giá tốt tìm hiểu xem công ty ngành sử dụng phần mềm ERP nói chuyện với nhân viên đơn vị mức độ hài lòng họ sử dụng phần mềm Khả thích ứng với hoạt động kinh doanh phần mềm phụ thuộc vào mức độ mà doanh nghiệp phải thay đổi quy trình hoạt động kinh doanh triển khai phần mềm ERP Nhiều nhà cung cấp phần mềm ERP xác nhận họ gặp nhiều khó khăn việc thuyết phục khách hàng thay đổi số quy trình hoạt động, thay đổi đề xuất dựa theo thông lệ tốt Chẳng hạn việc cài đặt phần mềm ERP làm thay đổi quy trình sản xuất kinh doanh dẫn đến việc số cán quản lý nhân viên trở nên không cần thiết việc Vì người thường chống lại ý định cài đặt phần mềm Tích hợp Phân hệ Một số phần mềm hoạt động hiệu phần mềm khác mức độ mà phân hệ khác tích hợp với - chẳng hạn mức độ dễ dàng để thơng tin chuyển giao phân hệ mức độ dễ dàng để cài đặt thêm phân hệ vào phần mềm ERP Do mục tiêu ERP chuyển giao thông tin trôi chảy công ty, tích hợp dễ dàng phân hệ khác quan trọng Chẳng hạn, cách kết nối phân hệ bán hàng với phân hệ công nợ phải thu, phân hệ hàng tồn kho phân hệ mua hàng, đơn hàng khách hàng (phân hệ bán hàng) kiểm tra dễ dàng với hạn mức bán chịu khách hàng (phân hệ cơng nợ phải thu), hạn mức, đơn đặt hàng khách hàng phê duyệt Đơn đặt hàng sau tác động đến kế hoạch sản xuất (phân hệ sản xuất) đối chiếu với lượng hàng kho (phân hệ hàng tồn kho) Trong trường hợp cần phải mua thêm vật tư điều phản ánh vào kế hoạch mua hàng (phân hệ mua hàng) phòng thu mua quản lý Cuối cùng, phòng kế tốn dễ dàng kiểm tra đối chiếu giao dịch sổ sách kế toán Các phần mềm ERP nước ngồi thường có mức độ tích hợp cao phân hệ so với phần mềm nước Tuy nhiên, số công ty Việt Nam không sử dụng hết nhiều đặc tính phần mềm nước ngồi Các cơng ty Việt Nam nên cân nhắc kỹ chi phí phải trả cho phần mềm ERP nước ngồi mức độ tích hợp cao phân hệ không liên quan đến công ty Kế tốn Phân tích Tài Sổ Cái Đây phân hệ tảng phần lớn phần mềm kế tốn/ERP chứa đựng tài khoản sổ để lập báo cáo tài Phần mềm nên hỗ trợ danh mục tài khoản Hệ thống Kế toán Việt Nam (VAS) quy định Chuẩn mực Kế toán Quốc tế (IAS) cơng ty cần Ngồi ra, phần mềm nên cho phép người sử dụng thêm chỉnh sửa danh mục tài khoản cách thuận tiện Ngoài đặc điểm thường khơng có nhiều khác biệt phần mềm liên quan đến phân hệ sổ Quản lý Tiền Các đặc điểm quản lý tiền thường bao gồm dự trù thu chi, đối chiếu với tài khoản ngân hàng, theo dõi tình trạng khoản vay tại, bao gồm theo dõi cảnh báo đến hạn trả nợ gốc lãi Công nợ Phải trả Công nợ Phải thu Các chức thông thường cần thiết cho công nợ phải trả công nợ phải thu kiểm tra khoản phải thu/phải trả chưa có hố đơn, đối chiếu hố đơn (nghĩa đối chiếu hoá đơn với biên nhận hàng/biên giao hàng), kiểm tra hoá đơn toán chưa toán, hạch toán tự động sổ tích hợp cơng nợ phải trả công nợ phải thu cho khách hàng đồng thời nhà cung cấp Nhiều phần mềm bật chức nhắc nhở người sử dụng khoản phải trả phải thu cần phải ý khoản vượt số ngày bán chịu cho phép gần hạn mức bán chịu cho phép Một số phần mềm cho phép điều khoản bán chịu cho hàng hoá khách hố đơn phần mềm khác khơng cho phép Tương tự, phần mềm khác lập số lượng chất lượng báo cáo khác báo cảo tuổi nợ người sử dụng tự thiết kế, sổ phụ nhà cung cấp/khách hàng, liệt kê mua hàng bán hàng, v.v Công ty nên yêu cầu cho ví dụ loại báo cáo lập đánh giá phân hệ Ở Việt Nam, số cơng ty yêu cầu hạch toán số tiền khác hoá đơn khoản phải trả/phải thu thực tế chí số tiền ghi hố đơn người bán khác so với số tiền tốn thực tế Một số phần mềm MS Solomon V SunSystems thực điều với chức tuỳ biến phần lớn phần mềm khác không hỗ trợ điều Tài sản Cố định Phần mềm nên hỗ trợ việc tính tự động loại khấu hao khách khấu hao đường thẳng, khấu hao số dư giảm dần cho tài sản cố định tài sản thuê tự động hạch toán vào sổ Liên quan đến địa điểm, phần mềm nên hỗ trợ theo dõi luân chuyển tài sản cố định địa điểm Ngoài ra, số phần mềm hỗ trợ đánh giá lại tài sản tất phần mềm có chức Cuối cùng, không quan trọng nhất, công ty Việt Nam thường lập sổ đăng ký tài sản cố định Microsoft Excel thuận tiện phần mềm nên hỗ trợ xuất nhập liệu phần mềm Microsoft Excel Tiền tệ Phần mềm nên hỗ trợ nhiều loại tiền tệ cho tất giao dịch, thường liên quan đến phân hệ quản lý tiền, công nợ phải thu, công nợ phải trả sổ Chẳng hạn số hàng mua Euro, số khoản vay USD đồng tiền báo cáo lại đồng Việt Nam Một số phần mềm ERP hỗ trợ sử dụng thêm loại tiền tệ phần mềm khách hỗ trợ sử dụng nhiều loại tiền tệ Ngoài ra, số phần mềm nước ngồi Việt Nam khơng hỗ trợ đơn vị tỷ đơn vị sử dụng rộng rãi Việt Nam cho giao dịch đồng Việt Nam Tự động Phân bổ Chi phí Quản lý Chức phân bổ chi phí nên tự động phân bổ số chi phí định chi phí quản lý dựa số cơng thức định Sự xác việc phân bổ chi phí cho phép phân tích doanh thu chi phí loạt sản phẩm, cơng trình, trung tâm chi phí trung tâm lợi nhuận Ngồi ra, phần mềm nên hỗ trợ phương pháp phân bổ khác nhau, chẳng hạn công thức dựa số liệu sản xuất thực tế, phân bổ theo phần trăm cố định phân bổ theo khoản cố định phí quản lý Trung tâm Chi phí Lợi nhuận Những cơng ty coi phòng ban trung tâm chi phí/lợi nhuận nên xem xét kỹ chức này, chức cấp cao phần mềm nước ngồi, liên quan đến tất phân hệ Nhìn chung, trug tâm chi phí/lợi nhuận coi 10 cơng ty đơn lẻ đó phần mềm phải hỗ trợ dự trù thu chi, lập ngân sách, báo cáo tài báo cáo quản trị hạch toán tài sản cố định, công nợ phải thu, công nợ phải trả, phân bổ doanh thu chi phí, v.v… theo trung tâm chi phí/lợi nhuận Lập Ngân sách Các cơng cụ lập ngân sách cho phép cơng ty lập ngân sách cách hiệu ghi lại ngân sách phần mềm để loại chi phí thực tế doanh thu so sánh với ngân sách cách thuận tiện Từng loại chi phí nên bao gồm loại chi phí bao gồm vật tư, nhân cơng trực tiếp, chi phí nhân cơng gián tiếp, chi phí cố định biến phí quản lý chi tiết việc lập ngân sách hữu ích Các cơng cụ lập ngân sách hỗ trợ cho việc kiểm sốt nội soạn lập báo cáo quản trị có ý nghĩa Các phần mềm nước ngồi thường có chức lập ngân sách phần mềm nước điển hình thường khơng có Lập Báo cáo Tài Sự sẵn có báo cáo thiết kế sẵn, sẵn có cơng cụ để thiết kế báo cáo theo yêu cầu người dụng quan trọng Một lợi phần mềm ERP nước tạo báo cáo kế toán theo mẫu VAS phần mềm nước ngồi có lợi có nhiều cơng cụ mạnh mẽ để tạo báo cáo theo yêu cầu người sử dụng Khả Phân tích Tài Chức phân tích tài phần mềm ERP thường khơng phụ thuộc hoàn toàn vào khả tạo báo cáo tài hữu ích, mà khả phân loại nhóm liệu theo cách có ý nghĩa Kết tạo nhiều báo cáo khác theo yêu cầu người sử dụng Các phần mềm ERP nước ngồi có xu hướng tinh vi điểm này, với đến 10 chiều phân tích người sử dụng xác định Tuy nhiên, phần mềm đơi có thuật ngữ khái niệm không quen thuộc người Việt Nam công cụ chỉnh sửa mẫu tiêu chuẩn thường không thân thiện với người sử dụng Khả Truy xuất Nguồn gốc Khả truy xuất nguồn gốc, thường gọi “business intelligence” số phần mềm, chức quan trọng mà theo người sử dụng nhấp chuột vào hạng mục mở hình mở hạng mục cấp thấp để số cụ thể bắt nguồn từ đâu tính tốn Chức giúp dễ dàng có chi tiết mong muốn báo cáo, tận cấp độ liệu đầu vào Nhiều phần mềm ERP nước ngồi có chức truy xuất nguồn gốc mạnh phần mềm nước Một số nhà cung cấp nước tự nhận sản phẩm họ có chức truy xuất nguồn gốc, thường chức không hiệu không dễ sử dụng Chẳng hạn số phần mềm nước dẫn số dùng để tính số tổng hình mà thay vào người sử dụng phải mở hình khác để xem số tổng tính Ngoài ra, số phần mềm nước cung cấp chức truy xuất đến số cấp so với phần mềm nước 5.4 Quản lý Hàng tồn kho 11 Những Chức Cơ Những chức phân hệ hàng tồn kho bao gồm theo dõi tất loại hàng tồn kho công đoạn q trình sản xuất, hạch tốn hạng mục khác biên nhận hàng biên giao hàng đơn lẻ, theo dõi phế phẩm, theo dõi hàng bán bị trả lại, theo dõi địa điểm Hàng tồn kho cơng đoạn/quy trình sản xuất, điều chỉnh thủ công số lượng giá trị Hàng tồn kho Ngồi ra, có số chức có ảnh hưởng lớn đến quản lý Hàng tồn kho: • Đơn vị đo lường: phần mềm nên hỗ trợ cho việc sử dụng nhiều đơn vị đo lường Chẳng hạn lĩnh vực kinh doanh dược phẩm, cơng ty nhập hàng theo kiện lại bán theo đơn vị hộp chai cỡ khác • Mã hàng: phần mềm nên hỗ trợ mã hàng bao gồm số chữ Trong nhiều ngành sản xuất, chẳng hạn ngành sản xuất bàn ghế gỗ, có nhiều thành phần nhỏ sử dụng trình tạo nên thành phẩm Khi mã đặt cho thành phần nhỏ khơng thể sử dụng lại cho thành phần khác • Các phương pháp tính giá hàng tồn kho: phần mềm nên hỗ trợ phương pháp tính giá hàng tồn kho khác Nhập Trước Xuất Trước (FIFO), Nhập Sau Xuất Trước (LIFO), Giá Bình quân Gia quyền, Phân bổ Cụ thể Trung bình Cuối Kỳ Các phần mềm nước ngồi thường đáp ứng phương pháp tính giá hàng tồn kho phức tạp cách hiệu phần mềm nước • Xuất thành phẩm ngồi bán hàng: phần mềm nên hỗ trợ việc xuất thành phẩm bán hàng trả lại cho nhà cung cấp, hàng mẫu dùng để khuyến mãi, hàng cho không (hàng biếu tặng), đổi hàng lấy hàng cho tiêu dùng nội Dự báo Nhu cầu Vật tư Thời gian Chờ hàng Các phần mềm nước thường yếu khơng có khả dự báo trước nhu cầu vật tư thời gian cần thiết cho việc mua hàng Danh mục Vật tư Danh mục Vật tư bảng liệt kê vật tư đầu vào để tạo sản phẩm Phần mềm nên cho phép tạo nhiều danh mục vật tư cho sản phẩm cho phép thay vật tư vật tư tương tự Theo dõi Phế liệu Một điểm nên xem xét liệu phần mềm có hỗ trợ việc theo dõi phế phẩm vật liệu tái sinh hay không Nhiều Địa điểm Các phần mềm nước theo dõi loại hàng hoá khác (các loại vật liệu, sản phẩm dở dang thành phẩm) lại không theo dõi địa điểm khác cất giữ Hàng tồn kho Đây vấn đề cần quan tâm doanh nghiệp có nhiều nhà máy kho hàng Theo dõi Hàng tồn kho 12 Phần mềm nên hỗ trợ việc theo dõi hàng tồn kho từ khâu nguyên vật liệu qua trình sản xuất khâu thành phẩm dựa nhãn số thùng, số lơ số sêri Tích hợp với Phân hệ Mua hàng Phân hệ Hoạch định Sản xuất Một điểm cần nên xem xét liệu phân hệ quản lý Hàng tồn kho tích hợp hồn tồn với phân hệ mua hàng phân hệ hoạch định sản xuất, trường hợp phần mềm ERP có phân hệ Quản lý Sản xuất Hỗ trợ Quy trình Ngành Sản xuất Cụ thể • Sản xuất liên tục lắp ráp: nhiều phần mềm ERP thiết kế phù hợp riêng cho ngành sản xuất liên tục riêng cho ngành sản xuất lắp ráp Ngành sản xuất liên tục ngành khối lượng nguyên vật liệu đầu vào trộn lẫn xử lý liên tục, ví dụ sản xuất dược phẩm Ngành sản xuất lắp ráp ngành phần nhỏ ráp vào để tạo sản phẩm hồn chỉnh, ví dụ sản xuất đồ gỗ Chẳng hạn, phân hệ quản lý sản xuất phần mềm MS Solomon Marcam thiết kế đặc biệt thích hợp với ngành chế biến nước giải khát, tức ngành sản xuất liên tục, Intuitive thiết kế thích hợp với ngành công nghiệp lắp ráp hàng điện tử, ngành sản xuất lắp ráp Vì quy trình quy trình chủ chốt cơng ty sản xuất, công ty nên xem xét vấn đề thật kỹ lưỡng • Tính giá thành sản xuất: lĩnh vực kinh doanh khác đòi hỏi phương pháp tính giá thành sản xuất khác giá thành thực tế, giá thành tiêu chuẩn hình thức kết hợp hai phương pháp công ty nên xem xét vấn đề cẩn thận Ngoài ra, phần mềm theo dõi chi tiết giá thành sản xuất hữu dụng Nói chung, có nhiều vấn đề với phương pháp giá thành thực tế so với phương pháp khác Chẳng hạn số phần mềm Exact Globe 2000 khơng hỗ trợ hạch tốn xuất thành phẩm chưa biết giá thành thực tế kế tốn giá thành phải đợi đến tận cuối tháng có chi phí thực tế (chẳng hạn tiền cơng) sau hạch tốn tất giao dịch tháng Hoạch định Sản xuất Hoạch định sản xuất thường mục tiêu chủ chốt phần mềm ERP Phần mềm nên giúp cho việc lập kế hoạch sử dụng vật tư, nhân cơng máy móc khối lượng chất lượng để dễ dàng so sánh với số liệu thực tế Do đó, phần mềm nên cho phép hoạch định: i) nhu cầu công suất cơng suất có để đáp ứng u cầu khách hàng; ii) tận dụng máy móc nhân cơng; iii) lên lịch sản xuất Ngồi ra, phần mềm nên lập báo cáo tiến độ sản xuất khác chức báo cáo cảnh báo giám đốc sản xuất cách kịp thời Thơng thường phần mềm nước khơng có khả thơng báo cho người sử dụng kịch đến số giới hạn trình sản xuất đơn hàng cụ thể Tích hợp với Phân hệ Hàng tồn kho Bán hàng Phân hệ sản xuất phải tích hợp với phân hệ hàng tồn kho, số phần mềm 13 chúng kết hợp Ngồi ra, hữu ích phân hệ quản lý bán hàng nối với phân hệ hàng tồn kho quản lý sản xuất Chẳng hạn phòng kinh doanh cần kiểm tra thường xuyên tiến độ sản xuất cơng suất có để truyền đạt điều với khách hàng Báo cáo tiến độ sản xuất Các phần mềm nước thường khơng có khả thông báo cho người sử dụng biết việc hồn thành giai đoạn định trình sản xuất đơn đặt hàng cụ thể Quản lý Bán hàng Phân phối Xử lý Đơn hàng Vì việc bán hàng thơng thường đơn đặt hàng, phân hệ bán hàng nên hỗ trợ theo dõi chi tiết đơn hàng điều kiện đặt hàng (chẳng hạn hạn mức bán chịu), khối lượng giá trị đơn hàng, ngày đặt hàng, ngày thoả thuận giao hàng ngày giao hàng thực tế Phức tạp hơn, phân hệ bán hàng cần hỗ trợ theo dõi nhiều lần giao hàng cho đơn hàng, người bán hàng công ty vận chuyển liên quan đến đơn hàng, chi phí bán hàng theo đơn hàng, v.v Hạch toán Thuế Bán hàng GTGT Phần mềm nên có trường để hạch tốn thuế liên quan đến bán hàng thuế tiêu thụ đặt biệt thuế giá trị giá tăng nhập liệu đơn hàng hay giao dịch bán hàng Quản lý Hàng bán Trả lại Phần mềm nên quản lý giao dịch lơgíc liên quan đến quản lý hàng bán bị khách hàng trả lại hàng mua trả lại nhà cung cấp Chức nên có trường để nhập lý trả lại hàng tự động tạo bút toán văn liên quan phiếu báo có gửi cho khách hàng Quản lý Giảm giá Chiết khấu Phần mềm nên hỗ trợ giảm giá hàng bán loại chiết khấu khác chiết khấu thương mại, chiết khấu bán hàng chiết khấu toán Do quan thuế Việt Nam có số thay đổi gần cách xử lý giảm giá chiết khấu, phần mềm nên hỗ trợ cách hạch toán người sử dụng xác định phần mềm nước có khả đáp ứng tốt phần mềm nước thay đổi Chẳng hạn số công ty thiết kế phần mềm nước cho phần mềm họ hỗ trợ giảm giá hàng bán (hoặc chiết khấu hồi tố) tốt phần mềm nước ngồi Phân tích/Quản lý Doanh thu Phần mềm nên có khả lập báo cáo bán hàng khác dựa liệu chủng loại doanh thu, doanh thu theo khách hàng, doanh thu theo vị trí địa lý, doanh thu theo nhân viên bán hàng, doanh thu theo sản phẩm, giá bán theo sản phẩm 14 qua thời kỳ, hàng bán bị trả lại, sản phẩm giao cho khách hàng tháng, v.v Có thể có thứ dễ dàng công cụ phân loại giúp phân loại liệu Vì cơng ty khác quan tâm đến báo cáo khác nhau, công cụ phân loại nên cho phép phân loại theo tiêu chi người sử dụng xác định Tích hợp với Phân hệ Hàng tồn kho Phân hệ Công nợ Phải thu Để giúp cho việc hoạch định phạm vi tồn cơng ty hiệu quả, phân hệ bán hàng nên tích hợp với phân hệ liên quan khác Chẳng hạn, cách nối với phân hệ hàng tồn kho, phần mềm hỗ trợ kiểm tra hàng kho cho phép đơn đặt hàng nhập vào hệ thống hoạch định sản xuất phận sản xuất sử dụng Các phần mềm nước thường không hỗ trợ kiểm tra hàng tồn kho, đưa thơng tin xác cho khách hàng bị chậm chạp Một ví dụ khác việc phải tích hợp phân hệ bán hàng với phân hệ khách kiểm tra hạn mức bán chịu trước xử lý đơn hàng cách tích hợp với phân hệ cơng nợ phải thu Quản lý Tính lương Nhân Tính lương Phân hệ tính lương nên hỗ trợ cách tính lương khác tính lương theo tháng, theo ngày, theo sản phẩm, v.v Phần mềm nên hỗ trợ việc tính trợ cấp, tiền thưởng, khoản giảm trừ theo quy định Nhà nước (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế thuế thu nhập cá nhân), tạm ứngtiền mặt, chi trả làm chi trả tiền thưởng, có, cách dễ dàng Phần mềm nên lập bảng lương, phiếu chi trả giao dịch tiền lương cho phòng kế tốn Thơng thường dễ thay đổi cấu hình các phần mềm nước để tính lương theo cách khác áp dụng Việt Nam Quản lý Nhân Phân hệ quản lý nhân nên lưu giữ số thông tin nhân viên địa liên lạc, trình học tập, q trình làm việc cơng ty, điều khoản hợp đồng lao động, mức lương, v.v Phần mềm nên lưu giữ hồ sơ trình phục vụ nhân viên đánh giá kết công việc, khen thưởng, phạt phúc lợi, v.v Một số phần mềm theo dõi hồ sơ ứng viên tuyển dụng hỗ trợ công việc hành liên quan đến lên lịch vấn lập danh sách tuyển chọn ứng viên Thông tin Đào tạo Phần mềm nên lưu giữ hồ sơ trình đào tạo, loại chứng chỉ, thông tin kỹ nhân viên Ngoài ra, phần mềm ERP nên có khả lập danh sách báo cáo dựa thông tin nhu cầu đào tạo, nhu cầu đào tạo lại, nhu cầu tái cấp chứng chỉ, v.v Quản lý Thời gian Những cơng ty sử dụng máy tính nên xem xét tính sẵn có phân hệ quản lý thời gian để làm việc với cách đo thủ công với máy đọc thẻ với phân hệ tính lương phân hệ quản lý nhân Các phần mềm khác hỗ trợ đo mức độ khác tính lương giảm trừ làm thiếu giờ, trợ cấp làm giờ, trợ cấp làm cuối tuần lương cho ca đêm mức độ tự động khác 15 Tích hợp với Phân hệ Kế tốn Người sử dụng cần xem xét liệu phân hệ quản lý nhân tính lương tích hợp hồn tồn với phân hệ kế tốn Chẳng hạn việc tích hợp nên cho phép chi phí tiền lương tự động phân loại nhập vào tài khoản liên quan sổ Ngoài ra, phân hệ quản lý nhân tính lương phân hệ kế tốn nên chia xẻ liệu tạm ứng nhân viên, khoản trích trước khoản giảm trừ từ lương (như bảo hiểm xã hội bảo hiểm y tế) Một số phần mềm nước không hỗ trợ điều cơng ty phải đối chiếu phân hệ kế toán với phân hệ quản lý nhân tính lương khoản bảo hiểm xã hội bảo hiểm y tế phải trả điều tốn thời gian Báo cáo Tìm kiếm Thơng tin Bất kỳ Những cơng ty có nhiều phòng ban địa điểm và/hoặc có hàng nghìn nhân viên có khối lượng lớn liệu nhân viên cần khối lượng lớn báo cáo thiết kế riêng theo u cầu nhu cầu tìm kiếm thơng tin Các phần mềm nước thường xuất liệu Microsoft Excel để lập báo cáo thiết kế riêng phần mềm nước ngồi cho phép lập trực tiếp báo cáo thiết kế riêng phần mềm kết hợp với Microsoft Excel Các vấn đề khác Hợp Những công ty có cơng ty chi nhánh độc lập nên xem xét khả dễ dàng hợp liệu tài và/hoặc báo cáo tài từ cơng ty con/chi nhánh Lý tưởng q trình nên tự động dễ dàng cập nhập liệu định kỳ mà nhập lại liệu thủ cơng Nhiều phần mềm nước nước ngồi Việt Nam thực điều công cụ xuất nhập liệu: công ty xuất liệu và/hoặc báo cáo vào tập tin để gửi email đĩa CD trụ sở trụ sở nhập tập tin vào hệ thống Nhiều địa điểm Không Yêu cầu Hợp Một số địa điểm khác khơng đủ độc lập cơng ty không áp dụng việc hợp phần mềm nên có khả hỗ trợ nhập liệu địa điểm xa xôi Chẳng hạn, chứng từ địa điểm thu thập nhập vào hệ thống trụ sở Một ví dụ khác địa điểm thực số hoạt động kế toán độc lập (bao gồm hạch toán vào sổ cái) thu chi tiền mặt thực trụ sở Đánh giá Công tác Triển khai Kỹ thuật Thời gian Dễ dàng Triển khai Người mua cần xem xét phần mềm cài đặt cách nhanh chóng dễ dàng Mặc dù hầu hết phần mềm ERP sử dụng sau cài đặt, việc nhân viên công ty cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin phải thiết lập cấu hình để phần mềm hoạt động tốt với quy trình hoạt động kinh doanh hệ thống 16 cơng nghệ thơng tin có sẵn công ty Các phần mềm ERP nước thường cần 1-2 tuần để triển khai, khoảng thời gian không bao gồm thời gian chuẩn bị tài liệu hướng dẫn sử dụng theo nhu cầu riêng người sử dụng Các phần mềm ERP cấp trung nước thường phức tạp nên cần thời gian lâu để triển khai Các đơn vị cung cấp dịch vụ/nhà phân phối thường thông báo cần khoảng 3-4 tháng để triển khai nhà cung cấp phần mềm cho cần từ 2-8 tuần Các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng cần nhiều tháng nhiều năm để viết hoàn chỉnh thường dễ bị chậm trễ dự kiến tăng chi phí viết phần mềm Hơn nữa, phần lớn dự án phát triển phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng bị thất bại sử dụng để lại hậu sử dụng thời gian tiền bạc cách phí phạm Tương hợp với Phần cứng Hiện Người sử dụng cần xem xét liệu phần cứng có khả hỗ trợ hệ thống ERP chọn hay không Một số cơng ty khơng có máy chủ mạng nội đáp ứng yêu cầu tiên phần mềm chạy hệ thống mạng khách/chủ Một máy chủ cấp trung thường trị giá từ 3.000 đến 6.000 đôla Mỹ chi phí để thiết lập hệ thống mạng thường khoảng 200 đến 300 đôla Mỹ cho người sử dụng hệ thống Khả Tuỳ biến theo Yêu cầu Khách hàng Người sử dụng cần xem xét mức độ dễ dàng thay đổi cấu hình phần mềm Một số phần mềm nước ngồi MS Solomon IV tự bật so với đối thủ cạnh tranh phân hệ Quản lý Tuỳ biến (Customization Manager) Không nên lẫn lộn khả tuỳ biến với việc thay đổi mã nguồn theo ý người sử dụng mà nhiều công ty thiết kế phần mềm thường làm Việt Nam Thay vào đó, phân hệ cho phép người sử dụng tuỳ chỉnh phần mềm với thay đổi đơn giản mà hệ thống cho phép, người sử dụng tạo thay đổi phức tạp mà phải lập trình viên nhà tư vấn có kinh nghiệm thực Khả tùy biến thực trường hợp sau: • Triển khai thay đổi cho người hay nhóm người sử dụng cho tất người sử dụng tồn giới; • Che khuất số trường, mục; • Sắp xếp hình nhập liệu cho giống với dạng mẫu tài liệu mã nguồn; • Di chuyển số trường nhằm tạo chỗ trống cho trường mới, cung cấp cách bố trí giống với tài liệu gốc nhằm làm tăng suất nhập liệu; • Thêm số trường vào hình nhập liệu Ngồi ra, người sử dụng thêm vào ô hộp ký tự, hộp kết hợp, nhãn tên, nút ấn, khung, bảng, tabs mẫu biểu; • Thiết lập thay đổi giá trị mặc định cho trường phần mềm; • Tạo chỉnh sửa cho mục số điện thoại, mã số thuế; • Chỉ cho phép số người có quyền bảo mật thích hợp phép sử dụng chức tuỳ biến Một số phần mềm nước cho phần mềm họ có chức này, nhiên, có khoảng cách lớn phần mềm nước khả tuỳ biến phần 17 mềm nước đòi hỏi phải thay đổi mã nguồn Thiết kế Cấu trúc Phần mềm Công ty nên xem xét khả công ty thiết kế phần mềm việc phân tích hiểu quy trình kinh doanh khách hàng hỗ trợ quy trình theo cách thức dễ dàng thiết kế cấu trúc phần mềm Điều đặc biệt quan trọng phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng vài phần mềm ERP nước nhiều người viết phần mềm khơng biết phân tích hỗ trợ quy trình kinh doanh khách hàng cách hiệu Cấu trúc phần mềm sở tảng cho việc tổ chức hệ thống ERP, bao gồm: cấu trúc phân hệ, phần mềm sở liệu, cấu trúc sở liệu, giao diện với người sử dụng ngôn ngữ lập trình Những vấn đề thường phức tạp người không chuyên IT cần thiết để hiểu nguyên vấn đề phát sinh liên quan đến cấu trúc phần mềm Công nghệ Sử dụng Một số nhà thiết kế phần mềm Việt Nam thường sử dụng công nghệ lỗi thời dễ sử dụng Chẳng hạn, số phần mềm nước thường vận hành sở liệu FoxPro Microsoft Access công ty thiết kế phần mềm khác, nước nước ngoài, thiết kế phần mềm họ sở liệu cao cấp hơn, Microsoft SQL Server hệ quản lý sở liệu có khả phát triển tương lai Những công nghệ tiên tiến thường dễ mở rộng hỗ trợ nhiều chức Một vấn đề liên quan đến phần mềm sử dụng Visual FoxPro làm sở liệu tính bảo mật yếu liệu khơng mã hố dễ dàng truy cập từ phần mềm tương thích với hệ thống kết nối sở liệu mở Microsoft Excel Đây rủi ro lớn cho người sử dụng phần mềm Chức Truy cập từ xa Từ xa Đối với phần lớn phần mềm kế toán/ERP cấp cao Sun Systems, người sử dụng truy cập từ xa thơng qua hệ thống truy cập từ xa Citrix Terminal Services, điều cần thiết chi nhánh công ty công ty Một số phần mềm nước ngồi có chức truy cập từ xa thiết kế sẵn Trong đó, phần mềm nước chưa phát triển chức Lỗi Lập trình Người mua cần xem xét phần mềm có lỗi lập trình Nói chung, phần mềm có nhiều người sử dụng có lỗi lập trình Chẳng hạn phần mềm ERP nước với khoảng 10.000 người sử dụng có lỗi phần mềm phát triển nước với vài trăm người sử dụng, phần mềm viết theo đặt hàng cho người sử dụng Phần mềm nhiều người sử dụng dễ phát lỗi sửa chữa chúng Các nhà cung cấp phần mềm nước ngồi có tiêu chuẩn để xác minh, kiểm tra theo dõi lỗi lập trình mức cao nhiều so với đơn vị phát triển phần mềm 18 nước Việt Nam Điều có nghĩa nhà cung cấp phần mềm nước ngồi có khả phát lỗi trước đưa sản phẩm thị trường, có khả có quy trình tổ chức tốt để theo dõi sữa chữa lỗi lập trình khách hàng thông báo Ở mức độ thấp nhất, phần mềm ERP cần phải viết cách sử dụng cơng cụ kiểm sốt phiên bản, cơng cụ hệ thống có tổ chức để theo dõi mã nguồn tập tin liên quan phiên khác giúp cho người viết phần mềm biết cách xác mã nguồn phiên cụ thể Điều cho phép phần mềm đựơc sửa lỗi lập trình nâng cấp hạn chế tối đa gián đoạn cho người sử dụng Ở Việt Nam, số đơn vị phát triển phần mềm thiết kế sẵn thường thay đổi mã nguồn cho khách hàng, khiến cho việc quản lý phiên khó khăn việc nhận diện sửa chữa lỗi lập trình khó khăn Tính Độc lập với Nền Máy tính Tính độc lập với máy tính tính tương thích phần mềm với phần cứng, hệ điều hành phần mềm sở liệu khác Chẳng hạn, có khả công ty đổi từ hệ điều hành máy chủ từ Windows sang Linux, cơng ty nên xem xét liệu phần mềm chỉnh sửa để hoạt động Linux, liệu có sẵn phiên khác chạy Linux Tuy nhiên, người sử dụng cần lưu ý tổng chi phí sở hữu cho Linux cao tổng chi phí sở hữu cho Windows Nguyên nhân chi phí quản lý hệ thống chạy hệ điều hành Linux chi phí thay đổi số phần mềm để chạy hệ điều hành Linux cao Cấu trúc Triển khai Công ty cần xem xét cấu trúc triển khai có thích hợp hay khơng Một số cấu trúc để lựa chọn bao gồm cấu trúc mạng bình đẳng, mạng khách/chủ, mạng nhiều tầng Thông thường, cấu trúc mạng khách/chủ thích hợp với cơng ty Việt Nam, máy chủ đủ để chứa phần mềm ERP Đối với mạng nhiều tầng, thành phần khác phần mềm cài đặt máy chủ khác Một vấn đề liên quan quan tâm máy khách có chạy web hay khơng (nghĩa sử dụng trình duyệt web chẵng hạn Internet Explorer Microsoft để chạy phần mềm máy khách) liệu máy khách phải cài đặt phần mềm riêng (điều làm cho việc quản lý khó khăn hơn) Máy khách chạy web có thuận lợi lẫn bất lợi Thuận lợi dễ triển khai cập nhật không cần phải tác động đến phần mềm cài đặt máy khách Bất lợi sở hạ tầng truyền thông số tỉnh Việt Nam không tốt tốn nhiều thời gian dự kiến để vận hành hệ thống thất bại diễn Cấu trúc Dữ liệu Vấn đề cấu trúc liệu thường phát sinh có nhiều địa điểm vấn đề liên quan đến cấu trúc triển khai Nhìn chung có hai cách tổ chức liệu: tập trung phân tán Trong trường hợp sở liệu tập trung, tất địa điểm đề chia sở 19 liệu, thường Việt Nam đặt trụ sở địa điểm khác truy cập sở liệu thông qua hệ thống máy chủ-khách chạy web Trong trường hợp sở liệu phân tán, địa điểm thường có sở liệu phần mềm riêng Đối với nhiều phần mềm Việt Nam, liệu và/hoặc báo cáo địa điểm khác hợp với trụ sở thông qua công cụ nhập/xuất liệu Đồng hoá lựa chọn khác sử dụng Việt Nam Cơ sở liệu tập trung hay đồng hoá sở liệu phân tán liên quan đến việc chọn giải pháp mạng thích hợp số giải pháp quay số (thơng thường hay đường thuê bao số bất đối xướng (ADSL)), mạng cục (LAN), đường thuê bao với mức chi phí khác Hỗ trợ cho Phát triển Tương lai Khả Phát triển Khả phát triển có nghĩa phần mềm phát triển cách dễ dàng, số lượng liệu số người sử dụng công ty phát triển Phần mềm hỗ trợ nhiều người sử dụng lúc thường dễ mở rộng phần mềm khác Thiết kế Phân hệ Khả Nâng cấp Phần mềm Thiết kế theo Đơn Đặt hàng Phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng thường vơ khó nâng cấp, có nhiều khả mã nguồn không lưu giữ theo tiêu chuẩn quốc tế, khả nhân viên trước thiết kế phần mềm thay đổi công việc khơng làm việc cơng ty sau vài năm Do đó, việc nâng cấp phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng thường gây nhiều gián đoạn đáng kể chi phí cao cho cơng ty Bản thân yếu tố đủ lý đáng để tránh sử dụng phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng doanh nghiệp có lựa chọn khác phần mềm thiết kế sẵn Mạng Khách/Chủ Trong trường hợp phần mềm thiết kế dựa mạng máy khách/chủ mạng nhiều tầng, phần mềm phải hỗ trợ cho việc nâng cấp dần máy khách máy chủ khác mà khơng gây ảnh hưởng đến tồn hệ thống Nâng cấp Phân hệ Trong trường hợp phần mềm ERP hệ thống phân hệ, phần mềm phải hỗ trợ việc nâng cấp số phân hệ cụ thể thời điểm khác mà khơng làm gián đoạn hệ thống Khả có sẵn Tích hợp Phân hệ Một vấn đề quan trọng khả có sẵn tiện ích phân hệ khác thiết kế công ty phát triển phần mềm công ty phát triển phần mềm khác Các phân hệ thêm vào hệ thống ERP ban đầu 20 Tính Linh hoạt việc tích hợp Chọn phần mềm ERP ta nên xét đến khả lựa chọn phân hệ khác mà hoạt động tốt với vấn đề quan trọng Như trình bày trước, phân hệ nên hoạt động tốt dù độc lập hay tích hợp hệ thống Khả Kết nối với Phần mềm Khác Công ty nên xem xét liệu phần mềm ERP kết nối với phần mềm khác công ty thiết kế khác hay không Chẳng hạn nhiều phần mềm kế tốn có khả kết nối với phần mềm tạo báo cáo khác Crystal Reports FRx Mặt khác, đơn vị phát triển phần mềm ERP nước phát triển phần mềm họ cho hoạt động tương thích với phân hệ nhà cung cấp ERP nước phát triển Một chức kết nối mà chưa phổ biến Việt Nam công ty Việt Nam nên cân nhắc cho phát triển tương lai liệu phần mêm ERP có kết nối với phần mềm thương mại điện tử không, để cơng ty dễ dàng nhận đơn đặt hàng qua internet Hiện phần mềm kế tốn/ERP thiết kế sẵn nước chưa có chức Tài liệu Lập trình Đối với phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng, việc ghi chép tốt tài liệu cấu trúc phần mềm trình phát triển (phân tích yêu cầu kinh doanh, thiết kế, triển khai kiểm chứng) quan trọng điều cho phép người thay đổi mã nguồn tương lai dễ dàng tìm nguyên nhân gây lỗi thay đổi mã nguồn mà không gây thêm ảnh hưởng nghiêm trọng Các yếu tố bảo mật Phần mềm ERP nên hỗ trợ số vấn đề bảo mật định sau Uỷ quyền cho Người sử dụng Cụ thể Phần mềm ERP nên có khả cho phép người sử dụng khác truy cập chức cụ thể thông tin cần thiết cho công việc họ mà thơi Mã hóa Dữ liệu Phần mềm nên hỗ trợ lưu giữu liệu dạng mã hóa để phần mềm khác truy cập liệu Tập tin Sổ ghi Nên sử dụng tập tin sổ ghi để ghi lại tất hoạt động người sử dụng phần mềm Các tập tin sổ ghi quan trọng công ty muốn theo dõi lỗi giao dịch chỉnh sửa người mắc lỗi chỉnh sửa Ngoài người quản lý hệ thống ra, người sử dụng không phép sửa đổi tập tin sổ ghi 21 Ngăn chặn Truy cập từ bên Ngoài Nên thiết lập hệ thống bảo vệ tốt để có khả ngăn chặn việc truy cập trái phép từ bên vào phần mềm sở liệu phần mềm, việc truy cập phá hoại liệu lộ thơng tin tuyệt mật Bản Dự phòng Nên có hệ thống lưu trữ tất tập tin vào ổ đĩa cứng dự phòng cách thức lưu trữ khác nhằm bảo vệ khỏi việc liệu hư ổ cứng, trộm máy vi tính, tai họa không lường trước lũ lụt hỏa hoạn Cũng nên giữ dự phòng nơi khác văn phòng cơng ty Các Vấn đề Khác cần Xem xét Quá trình Đánh giá Xác định Vấn đề Mấu chốt cần Giải Công ty nên xác định rõ ràng vấn đề mấu chốt mà công ty muốn giải cách triển khai phần mềm kế toán/ERP nên đánh giá khả phần mềm việc giải vấn đề Trong thực tế, cơng ty bị lẫn lộn vấn đề mà phần mềm thực giải vấn đề nội công ty mà phần mềm giải Kỳ vọng Rõ ràng Thay đổi Quy trình Kinh doanh Tương lai Công ty nên xem xét kế hoạch phát triển tương lai liên quan đến hoạt động kinh doanh xác định liệu phần mềm kế tốn dự định mua có hỗ trợ cho thay đổi tương lai khơng Quy trình Rõ ràng Thông thường công ty Việt Nam bắt đầu với phân hệ kế tốn trước phòng kế tốn số cơng ty Việt Nam khơng có quy trình kế tốn đủ rõ ràng Để chuyển sang sử dụng phần mềm kế toán mức thuận lợi có thể, cơng ty nên cố gắng viết thật rõ ràng quy trình kế tốn trước chuyển đổi sang sử dụng phần mềm kế tốn Tương tự, cơng ty nên viết rõ ràng quy trình kinh doanh khác muốn cài đặt phân hệ cho quy trình kinh doanh Khi bắt đầu triển khai quy trình, điều quan trọng công ty cố gắng tự truyền đạt rõ ràng tốt quy trình kinh doanh cho cơng ty bán phần mềm để phần mềm thiết kế xác Bàn giao Một số việc triển khai phần mềm kế toán ERP thất bại khách hàng chấp nhận việc bàn giao phần mềm chí chưa cơng ty bán phần mềm thiết kế xác Do đó, khách hàng nên đánh giá phần mềm thật kỹ yêu cầu sửa đổi thiết kế cần thiết trước chấp nhận lần bàn giao cuối 22 Bổ nhiệm Trưởng ban ERP Ban ERP có Năng lực Các công ty nên bổ nhiệm Trưởng ban ERP để giám sát trình đánh giá phần mềm khác Thơng thường người từ phòng IT phòng kế tốn Trưởng ban ERP nên có ban ERP gồm kế tốn cấp cao phòng kế tốn nhân viên cấp cao phòng ban khác có tham gia sử dụng phần mềm ERP sau Trách nhiệm ban ERP là: 1) đánh giá phần mềm kế toán khác nhau; 2) giám sát trình cài đặt; 3) đảm bảo người sử dụng phòng ban họ chấp nhận phần mềm cam kết thực Một điều quan trọng ban ERP phải có lực đánh giá tốt tất vấn đề liên quan, chẳng hạn vấn đề trình bày báo cáo Nên xem xét việc thuê chuyên gia tư vấn cho trình đánh giá cơng ty khơng có ban ERP chưa đủ trình độ (Theo Mekong Capital) 23 ... với phân hệ mua hàng phân hệ hoạch định sản xuất, trường hợp phần mềm ERP có phân hệ Quản lý Sản xuất Hỗ trợ Quy trình Ngành Sản xuất Cụ thể • Sản xuất liên tục lắp ráp: nhiều phần mềm ERP thiết... Hiệu Sản xuất Phân hệ hoạch định quản lý sản xuất phần mềm ERP giúp công ty nhận dạng loại bỏ yếu tố hiệu quy trình sản xuất Chẳng hạn, nhiều cơng ty khơng sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản. .. cho ngành sản xuất liên tục riêng cho ngành sản xuất lắp ráp Ngành sản xuất liên tục ngành khối lượng nguyên vật liệu đầu vào trộn lẫn xử lý liên tục, ví dụ sản xuất dược phẩm Ngành sản xuất lắp