báo cáo thực tập giữa khóa tại phòng logistics EPIARM công ty TNHH ABB

1.1 Tập đoàn ABB 1.2 Công ty TNHH ABB 1.2.1 Quá trình hình thành phát triển 1.2.2 Lĩnh vực hoạt động 1.2.3 Cơ cấu tổ chức 1.2.4 Chiến lược phát triển giá trị cốt lõi 2.1 Khái quát công việc thực tập 2.1.1 Giới thiệu hoạt động phòng ban thực tập 2.1.2 Quy trình quản lí Logistics phòng ban thực tập 2.2 Nhật kí thực tập chi tiết 14 2.2.1 Tuần - Học quy trình quản lí Logistics chung ABB 14 2.2.2 Tuần - Học bước - Order handling 15 2.2.3 Tuần - Học bước – Purchasing 16 2.2.4 Tuần - Học bước - Customs & Delivery 17 2.2.5 Tuần - Học bước – Billing 18 3.1 Đánh giá môi trường làm việc 19 3.2 Đánh giá kiến thức, kỹ tiếp nhận 19 3.2.1 Kiến thức chuyên môn 19 3.2.2 Kỹ mềm 20 3.2.3 Định hướng nghề nghiệp 21 Bảng 1.1 Lịch sử hình thành phát triển ABB Việt Nam Bảng 2.1 Mô tả chi tiết bước quy trình quản lí Logistics ABB .11 Bảng 2.2 Nhật kí thực tập chi tiết Tuần 14 Bảng 2.3 Nhật kí thực tập chi tiết Tuần 15 Bảng 2.4 Nhật kí thực tập chi tiết Tuần 16 Bảng 2.5 Nhật kí thực tập chi tiết Tuần 17 Bảng 2.6 Nhật kí thực tập chi tiết Tuần 18 Hình 1.1 Cơ cấu tổ chức công ty TNHH ABB Hình 2.1 Quy trình quản lí Logistics tổng qt ABB Hình 2.2 Quy trình quản lí Logistics chi tiết ABB 10 Thực tập khóa hoạt động thường niên Trường Đại học Ngoại Thương tổ chức dành cho tất sinh viên hệ quy nhà trường Kì thực tập tuần giúp sinh viên có hội áp dụng kiến thức, kĩ năng, thái độ học Nhà trường vào công việc Việc tiếp xúc sớm với môi trường doanh nghiệp thông qua hoạt động hội quý giá sinh viên để làm quen tích lũy kinh nghiệm Nhận thức tầm quan trọng tập khóa nên sau hồn thành mơn học nghiệp vụ theo yêu cầu nhà trường thực tập khóa, em ứng tuyển vị trí thực tập sinh Logistics công ty TNHH ABB Đây hội tốt để em tự đánh giá khách quan thân điểm mạnh, điểm yếu kiến thức chun mơn kĩ mềm với vị trí cơng việc mong muốn tương lai Từ đó, tự đề biện pháp để trau dồi kiến thức, kĩ năng, phát huy điểm mạnh khắc phục điểm yếu Báo cáo thực tập khóa em trình bày giới thiệu chung nơi thực tập chi tiết công việc thực tập từ nêu lên cảm nhận đánh giá thân trình thực tập kiến nghị với nhà trường Cụ thể, kết cấu báo cáo chia thành chương sau: Chương 1: Giới thiệu chung cơng ty TNHH ABB Chương 2: Nhật kí thực tập Chương 3: Cảm nhận đánh giá tập Chương 4: Kiến nghị việc tổ chức giảng dạy tập khóa trường Đại học Ngoại Thương GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH ABB 1.1 Tập đoàn ABB ABB nhà lãnh đạo công nghệ tiên phong với việc cung cấp tồn diện cho ngành cơng nghiệp kỹ thuật số Năm 1988, ABB sáp nhập từ ASEA (Thụy sĩ) BBC (Thụy Điển) Với lịch sử đổi kéo dài 130 năm, ABB nhà lãnh đạo ngành công nghiệp kỹ thuật số với bốn doanh nghiệp hàng đầu giới, tập trung vào lĩnh vực: điện khí, tự động hóa cơng nghiệp, Motion Robotics, hỗ trợ tảng kỹ thuật số ABB™ phổ biến Hiện nay, tập đoàn ABB có trụ sở Thụy Sĩ hoạt động 100 quốc gia với khoảng 147.000 nhân viên 1.2 Công ty TNHH ABB Công ty TNHH ABB trực thuộc Tập đoàn ABB tập đoàn tiếng tồn cầu lĩnh vực điện, cơng nghệ tự động hóa ABB có mặt Việt Nam từ năm 1993 không ngừng lớn mạnh với gần 900 nhân viên làm việc văn phòng nước bao gồm văn phòng trụ sở nhà máy biến Hà Nội, chi nhánh Khu Công nghiệp Tiên Sơn, tỉnh Bắc Ninh với hai nhà máy đại sản xuất thiết bị điện cao trung thế, chi nhánh Đà Nẵng thành phố Hồ Chí Minh Nhà máy sản xuất máy biến áp Việt Nam nhà máy trọng tâm Tập đồn ABB tồn giới, có sản phẩm xuất đến nước khu vực Châu Á Thái Bình Dương, phục vụ khách hàng từ Úc, New Zealand, Nhật Bản, vươn xa sang khu vực Trung Đông Nam Phi Trong suốt chặng đường 20 năm, ABB Việt Nam đối tác xuất sắc đáng tin cậy lĩnh vực công nghệ, cung cấp giải pháp dịch vụ chìa khóa trao tay thị trường ABB Việt Nam tham gia công vào số dự án trọng điểm Việt Nam Nhà máy Nhiệt điện Phú Mỹ (1996), Đường hầm Hải Vân (2005), Nhà máy Nhiệt điện ng Bí (2007), Nhà máy Lọc dầu Dung Quất (2007), Nhà máy Thủy điện Trị An (2008), Dự án Mỏ Khoáng sản Núi Pháo (2012-2013), v.v 1.2.1 Quá trình hình thành phát triển Tên cơng ty: Cơng ty TNHH ABB Loại hình cơng ty: Cơng ty Trách nhiệm hữu hạn Trụ sở chính: Km số 9, Quốc lộ 1A, Phường Hoàng Liệt, Quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội, Việt Nam Ngành nghề kinh doanh chính: Sản xuất thiết bị điện Mã số thuế: 0100114441 Tel: 04-38611010 Fax: 04-38611009 Lịch sử hình thành phát triển ABB Việt Nam trình bày bảng sau: Bảng 1.1 Lịch sử hình thành phát triển ABB Việt Nam Thời gian 1993 1994 1996 1997 2002 Sự kiện Mở văn phòng Hà Nội Mở văn phòng TP Hồ Chí minh thành lập liên doanh ABB sản xuất Máy biến áp phân phối (distribution transformers ) Hà Nội Mở chi nhánh khu vực Đà Nẵng Mở rộng thêm lĩnh vực sản xuất Máy biến áp điện (power transformers) Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp Liên doanh thành Doanh nghiệp 100% vốn từ ABB lấy tên công ty TNHH ABB 2005 Bắt đầu chiến lược xuất 2010 Mở nhà máy thiết bị điện cao trung Bắc Ninh 2011 Mở Engineering Center để cung cấp sản phẩm dịch vụ kĩ thuật chất lượng cao phát triển kinh doanh Việt Nam 2014 20 năm sản xuất Việt Nam phân phối 1000 Máy biến áp điện 2017 Nhận chứng kiểm tra cho máy biến áp 2018 25 năm hoạt động Việt Nam 1.2.2 Lĩnh vực hoạt động Tập đoàn ABB hãng hàng đầu giới công nghệ Điện Tự động hóa giúp khách hàng ngành cơng nghiệp ngành điện dân dụng nâng cao khả họat động đồng thời giảm tác động tới môi trường ABB Việt Nam hoạt động lĩnh vực: Power Grids (Mạng lưới tải điện), Electrification (Điện khí hóa), Industrial Automation (Tự động hóa cơng nghiệp), Robotics & Motion (Robot Chuyển động)  Power Grids - Mạng lưới tải điện Power Grids cung cấp lượng sản phẩm tự động hóa, hệ thống, dịch vụ giải pháp phần mềm cho toàn mạng lưới truyền tải phân phối Các sản phẩm bật bao gồm lưới điện tích hợp, hệ thống truyền tải, phân phối điện, giải pháp tự động hóa hàng loạt sản phẩm điện cao máy biến áp Hơn 60 năm trước, ABB tiên phong công nghệ HVDC hỗ trợ khoảng nửa sở lắp đặt HVDC giới ABB nhà sản xuất máy biến áp lớn giới, công ty hàng đầu công nghệ dẫn đầu thị trường sản phẩm điện cao giải pháp cho trạm biến áp  Electrification - Điện khí hóa Hoạt động kinh doanh Điện khí hóa ABB cung cấp đa dạng sản phẩm, giải pháp kỹ thuật số dịch vụ, bao gồm trạm biến áp, ổ cắm, thiết bị điện an tồn, thơng minh bền vững ABB đem đến đổi kỹ thuật số cho thiết bị điện trung hạ thế, bao gồm sở hạ tầng EV, biến tần lượng mặt trời, trạm biến áp, hệ thống tự động hóa phân phối, phụ kiện dây, thiết bị đóng cắt, vỏ máy, dây cáp, cảm biến điều khiển  Industrial Automation - Tự động hóa cơng nghiệp Hoạt động kinh doanh Tự động hóa công nghiệp ABB cung cấp giải pháp cho quy trình cơng nghiệp, bao gồm tự động hóa tích hợp, điện khí hóa giải pháp kỹ thuật số, công nghệ điều khiển, phần mềm dịch vụ tiên tiến, thiết bị đo lường phân tích, hệ thống tăng áp Hiện nay, hoạt động kinh doanh IA ABB đứng thứ giới Bằng việc hợp tác gắn bó với khách hàng, ABB hướng tới phát triển lĩnh vực IA theo hướng vận hành an tồn thơng minh  Robotics & Motion - Robot Chuyển động ABB cung cấp giải pháp sáng tạo robot, máy móc tự động hóa nhà máy Trọng tâm đổi ABB bao gồm trí tuệ nhân tạo, hệ sinh thái hợp tác kỹ thuật số mở rộng khả sản xuất nghiên cứu ABB nhà cung cấp motor lớn toàn cầu bao gồm loại động điện, máy phát điện, dịch vụ, sản phẩm truyền tải điện giải pháp hệ thống truyền động kỹ thuật số tích hợp 1.2.3 Cơ cấu tổ chức ABB Việt Nam tổ chức quản lí theo mơ hình sau: Brian Hull Giám đốc điều hành Share d Nguyễn Thái Hòa Giám đốc HSE Nguyễn Thu Giang Giám đốc nhân Nguyễn Ngọc Ninh Giám đốc tài Trần Đại Dương Giám đốc dịch vụ khách hàng Faramphai Thongpunchung Giám đốc pháp lí Lương Minh Anh Giám đốc bán hàng Brian Hull Engineering Center Phạm Thu Thủy Giám đốc truyền thông Đoàn Văn Hiền Electrification Products - EP Kevin Napper Power Grids - PG Teong Wah Robotics & Motion - RM Nguyễn Hoàng Giang Industrial Automation - IA Madhav Joshi Distribution Solutions - EPDS Nguyễn Việt Phương Transformer PGTR Lương Huy Đồn High Voltage PGHV Busin ess Units Hình 1.1 Cơ cấu tổ chức công ty TNHH ABB 1.2.4 Chiến lược phát triển giá trị cốt lõi 1.2.4.1 Chiến lược phát triển  Phát triển bền vững Công ty phát triển theo hướng đẩy mạnh trình tăng trưởng bền vững cách tăng cường khả cạnh tranh, tạo động lực phát triển giảm thiểu rủi ro  Thay đổi không ngừng Công ty đặt mục tiêu thay đổi cách thức vận hành, đưa mơ hình hoạt động tối ưu  Hợp tác định hướng kinh doanh Tổ chức hệ đơn giản hóa cách thức làm việc, phối hợp, nâng cao chất lượng sản phẩm nhằm tập trung khách hàng củng cố định hướng kinh doanh Nhờ cấu tổ chức minh bạch hiệu quả, ABB có lợi tốt để hồn thành mục tiêu tạo giá trị bền vững 1.2.4.2 Giá trị cốt lõi  An tồn & liêm Cặp giá trị tảng phát triển Tập đồn ABB nói chung Cơng ty TNHH ABB Việt Nam nói riêng Công ty không chấp nhận hành vi kinh doanh công nhân phải gặp nguy hiểm liên quan đến công việc phi đạo đức Tại ABB, cán bộ, công nhân viên quan tâm đến an tồn người xung quanh Chính nhờ vậy, an tồn nhân viên ln đề cao đảm bảo mức tối đa  Tập trung khách hàng & chất lượng Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt, để đạt lợi nhuận cao nhất, khách hàng ln đặt vị trí trung tâm nòng cốt tất hoạt động cơng ty – để đạt điều này, ABB cần phải cung cấp sản phẩm dịch vụ với chất lượng tốt  Cải tiến & Tốc độ Đổi giá trị cốt lõi ABB việc tăng cường nâng cao vị cạnh tranh kinh doanh Công ty mở rộng cung cấp sản phẩm kỹ thuật/tư vấn, phần mềm dịch vụ Tốc độ thiết yếu hoạt động ABB – ABB cam kết bảo đảm tốc độ đạt chất lượng cao  Cộng tác & Tin tưởng Sức mạnh cạnh tranh tương lai phát triển ABB phải xây dựng dựa sở hợp tác để tối ưu giá trị khách hàng ABB đẩy mạnh tăng cường tin tưởng nội người công ty NHẬT KÍ THỰC TẬP 2.1 Khái qt cơng việc thực tập 2.1.1 Giới thiệu hoạt động phòng ban thực tập Tại Công ty TNHH ABB, em làm việc phòng Logistics EP/IA/RM chị Hồng Hạnh - Trưởng phòng Logistics EP/IA/RM hướng dẫn thực tập Như giới thiệu trên, cấu tổ chức hoạt động ABB có Business Unit, phòng Logistics EP/IA/RM chịu trách nhiệm hỗ trợ hoạt động Logistics cho ba ban EP Electrification Products , IA - Industrial Automation RM - Robots and Motion Đối với mặt hàng thuộc ban EP, IA RM, ABB Việt Nam không sản xuất mà thực trading thông qua việc mua sản phẩm từ trụ sở ABB khác nước bán lại chủ yếu thị trường nội địa xuất phần 2.1.2 Quy trình quản lí Logistics phòng ban thực tập 2.1.2.1 Quy trình tổng qt Quy trình Logistics ABB khái quát thành bước sau: Hải quan & Xử lí đơn hàng (Order handling) Mua hàng (Purchasing) giao hàng (Custom Clearance & Delivery) Xử lí bảo Xuất hóa đơn hành (Billing) (Warranty Handling) Hình 2.1 Quy trình quản lí Logistics tổng quát ABB Bước Xử lí đơn hàng: phận OH nhận đơn hàng từ phận Sales tiến hành tạo đơn hàng hệ thống SAP Bước Mua hàng: Bộ phận Purchasing tiến hành mua hàng hóa theo đơn hàng bước Với ban EP/RM/IA, nhà cung cấp chủ yếu trụ sở ABB khác nước 2.1.2.2 Quy trình chi tiết Yes Partner Handover (Day 1) 1.0 Overdue/ Over Credit limit check (Day 1) 2.1 No Open SO, Create P.R in SAP (Day or day 2) 2.2 Yes Yes Down payment request (Day 1) 2.1.1 Money to ABB account check (Day 2) 2.1.2 Make the purchasing Plan (Day 2) 3.0 P.O Created in oline system (Day or day 2) 4.1 Get OA from Supplier (Day 5) 4.2 No End-User Processing Customer clearance in processing (Day 2-shipment arrival date) 7.1 Goods Receive on SAP (Day 2-shipment arrival date) 8.1 Shipment arrangement and follow-up (Daily) 6.0 Confirm OA to Supplier (Day 7) 4.4 Making delivery Plan 5.0 Required customer to confirmed OA (Day 7) 4.3 Notice Delivery date to customer (Day 3-shipment arrival date) 7.2 Tax Invoice issue Request Commercial check Overdue Credit limited (Day 3-shipment arrival date) 8.2 Goods issue on SAP (Day or 4- OK arrival date) 8.3 No Money to ABB account check (Day 4-shipment arrival date) 8.2.2 Transfer shipping paper to billing team 9.1 OBI & Sing DN 8.5 shipment arrival date) Payment request for overdue/over credit limit (Day 3-shipment arrival date) 8.2.1 (Day 2-shipment arrival date) 8.4.1 Transfer goods to site by forwarder (Day 3-shipment 8.4.2 Yes Warranty handling 12.0 Color code: Cost checking and Revenue booking 9.2 OH team Purchasing team Delivery team Hình 2.2 Quy trình quản lí Logistics chi tiết ABB 10 Order Closure 11.0 Billing team Send tax invoice/CO/ CQ/CW/Test report To customer 10.0 Bảng 2.1 Mô tả chi tiết bước quy trình quản lí Logistics ABB Bước Cơng việc Bộ phận thực Handover - Chuyển giao đơn hàng từ phận sales sang phận xử lí đơn hàng Những giấy tờ cần thiết bao gồm: 1.0 - FCM (Financial control management) approved: FCM để xem xét lợi nhuận OH team & Sales - Hợp đồng có dấu, chữ kí khách hàng - Ủy nhiệm chi tạm ứng (nếu có) Kiểm tra hạn mức tín dụng khách hàng Nếu khách hàng có hóa 2.1 đơn thời hạn toán nợ hạn mức phải u cầu khách hàng tốn phần tiền nợ trước thực OH team đơn hàng 2.2 3.0 Mở SO (sales order) tạo PR (Purchase Requisition) hệ thống SAP Lên kế hoạch mua hàng: supplier chủ yếu trụ sở ABB Purchasing nước team 4.0 Tạo PO (Purchase Order) 4.1 Tạo PO hệ thống SAP 4.2 OH team Purchasing team Purchasing team Nhận OA (order acknowledgement) – Xác nhận đơn hàng từ Purchasing supplier team OH 4.3 Gửi OA ABB cho khách hàng để xác nhận & Purchasing team 4.4 Purchasing Xác nhận OA với supplier team 11 Lên kế hoạch giao hàng: - Lập kế hoạch vận chuyển hàng Việt Nam: Nếu mua theo term E F 5.0 xem packing list supplier để lựa chọn container phù hợp, lựa chọn LCL/FCL book tàu với forwarder Nếu mua theo term C D khơng cần th tàu Delivery team - Kế hoạch làm thủ tục hải quan - Kế hoạch vận chuyển nội địa cho khách hàng 6.0 Theo dõi vận chuyển hàng hóa Việt Nam: theo dõi để báo lại với Delivery khách hàng Việt Nam hàng bị delay team Delivery 7.0 Tiến hành thơng quan hàng hóa team Làm thủ tục hải quan: ABB chủ yếu mua term C - Bước 1: Nhận chứng từ hàng từ freight forwarder bao gồm: Thông báo hàng (Arrival Notice), B/L, Invoice, Packing list Debit note - Bước 2: Bộ phận Giao hàng chuyển cho Forwarder nội địa 7.1 để làm thủ tục hải quan Delivery - Bước 3: Forwarder lên tờ khai nháp chuyển lại cho ABB team để check Những thông tin cần check TKHQ: Người nhập khẩu, Người xuất khẩu, số B/L, số Invoice, cảng xếp dỡ, trị giá hải quan, thuế, tên hàng tiếng việt mã HS mặt hàng - Bước 4: Nộp tờ khai thức để thơng quan hàng hóa Delivery 7.2 Gửi thơng báo giao hàng cho khách: thông thường cộng thêm khoảng ngày so với ngày ETA & OH team 8.0 Vận chuyển nội địa 8.1 Tiến hành ghi nhận nhập hàng hóa hệ thống SAP (goods Delivery received) theo quy định muộn ngày kể từ thơng quan team 12 Check điều kiện tốn trước giao hàng: - Nếu payment term credit hạn mức tín dụng khách hàng thỏa mãn tiến hành giao hàng - Nếu payment term credit khách hàng vượt hạn mức tín dụng quy định gửi u cầu tốn cho khách 8.2 hàng nhận tiền chuyển vào tài khoản ABB tiến hành giao hàng Delivery & OH team - Nếu payment term toán trước giao hàng gửi u cầu tốn cho khách hàng nhận tiền chuyển vào tài khoản ABB tiến hành giao hàng 8.3 Xuất hàng (Goods issues): tạo Delivery Note (Biên giao hàng) Delivery hệ thống SAP team Gửi yêu cầu phát hành Tax Invoice: Chuyển chứng từ lên Bộ phận Kế toán để yêu cầu xuất hóa đơn cho khách hàng Chứng từ bao gồm: 8.4.1 - Billing checklist - Delivery note - Hợp đồng gốc - FCM gốc Billing team Delivery 8.4.2 Ủy quyền cho Forwarder giao hàng cho khách & OH team 8.5 9.1 9.2 Forwader giao hàng cho khách thu lại Delivery Note có chữ kí khách hàng Chuyển shipping docs cho Bộ phận xuất hóa đơn OH team Billing team Check chi phí ghi nhận doanh thu tương ứng cho Business Delivery Units team 13 Gửi chứng từ theo yêu cầu khách hàng bao gồm: 10.0 - Tax invoice - CO thương mại Billing & - CO, CQ,CW cấp ABB VN OH team - B/L, Packing list, TKHQ xóa giá - Test report 11.0 Đóng đơn hàng 12.0 OH team Xử lí bảo hành: phát sinh hàng có lỗi nhà sản xuất số Purchasing trường hợp theo quy định hợp đồng team 2.2 Nhật kí thực tập chi tiết Thời gian thực tập: tuần – từ ngày 01/07/2019 đến 02/08/2019 Thời gian đến công ty: từ thứ đến thứ 6: 8h - 16h30 2.2.1 Tuần - Học quy trình quản lí Logistics chung ABB Bảng 2.2 Nhật kí thực tập chi tiết Tuần Thời gian 01/07/2019 Công việc Giới thiệu công ty phòng ban thực tập: - 8h30 - 9h30: Phòng Nhân giới thiệu chung tập đoàn ABB, ABB Việt Nam nội quy lao động - 9h30 - 10h30: Phòng Pháp lí training vấn đề pháp lí quy định liêm chính, quy tắc ứng xử công ty - 10h30 - 12h: HSE training, giới thiệu vấn đề an toàn sức khỏe lao động nơi làm việc - 12h - 13h: thời gian ăn trưa - 13h30 - 14h: giới thiệu ARIC (Assurance, Risk and Internal Control) - 14h – 15h30: Phòng nhân giới thiệu hệ thống SAP, bảo hiểm sức khỏe ABB, hỗ trợ hành - 15h30 - 16h30: Giới thiệu phòng ban thực tập - Phòng Logistics EP/RM/IA 14 02/07/2019 - Nhận thẻ thực tập sinh - Đi lấy máy tính setup máy tính phòng IT, xin quyền truy cập vào ổ chung phòng để lấy liệu - Chị manager giới thiệu hoạt động ba ban EP/RM/IA cơng việc cụ thể phòng ban Logistics, quy trình quản lí logistics tổng qt cơng ty - Sau em lên kế hoạch thực tập theo tuần bao gồm công việc training sau training hỗ trợ cơng việc - Tự đọc lại quy trình để hiểu tìm câu hỏi thắc mắc 03-04/07/2019 - Học quy trình quản lí Logistics chi tiết (như bước trình bày sơ đồ trên) - Tự hệ thống lại kiến thức training quy trình - Quan sát cơng việc người phòng để hiểu quy trình 05/07/2019 - Học cách sử dụng máy photocopy: photo, scan - Học cách lưu chứng từ giấy ứng với đơn hàng: chứng từ bao gồm: Hợp đồng gốc, CO thương mại, shipping docs (thông báo hàng về, vận đơn, Packing List, Commercial Invoice), Biên giao hàng - Hỗ trợ người lưu chứng từ - Tự đọc thông tin chứng từ để hiểu mối liên hệ chứng từ 2.2.2 Tuần - Học bước - Order handling Bảng 2.3 Nhật kí thực tập chi tiết Tuần Thời gian 08/07/2019 Công việc - Học chi tiết bước Xử lí đơn hàng quy trình Logistics 15 - Hiểu Điều khoản toán thời gian giao hàng hợp đồng - Hiểu chứng từ khách hàng yêu cầu - Hiểu quy trình phê duyệt nội FCM, PO, yêu cầu toán - Training làm Yêu cầu toán gửi cho khách hàng 09/07/2019 - Training làm CO/CQ/CW ABB VN cấp để phù hợp với hợp đồng - Training lập OA tính thời gian giao hàng dự kiến cho khách hàng - Thực hành làm yêu cầu toán, CO/CQ/CW OA - Theo dõi việc chuyển chứng gốc phận OH/Sales/Khách hàng - Giới thiệu quản lí đơn hàng master file 10-12/07/2019 - Làm yêu cầu toán, CO/CQ/CW OA để gửi cho khách hàng - Nhận CO thương mại, update thơng tin lên file quản lí liệu, có CO thương mại, lưu chứng từ ứng với đơn hàng công ty gửi cho khách hàng - Chuẩn bị chứng từ theo yêu cầu Khách hàng để gửi Các chứng từ bao gồm: CO/CQ/CW cấp ABB VN, CO thương mại gốc y, TKHQ, B/L, Packing list y 2.2.3 Tuần - Học bước – Purchasing Bảng 2.4 Nhật kí thực tập chi tiết Tuần Thời gian 15/07/2019 Công việc - Học chi tiết bước Purchasing quy trình Logistics - Hiểu trình tạo SO/PR tạo PO SAP 16 - Hiểu điều khoản giao hàng supplier theo Incoterm 2010 Tự ôn tập lại Incoterm - Hiểu quy trình pickup hàng theo term - Hiểu shipping docs (Invoice, AWB, BL, CO, test report) 16/07/2019 - Quan sát trình tạo SO/PR/PO hệ thống SAP nhập liệu vào master file để quản lí đơn hàng - Thực hành tạo SO/PR/PO cho đơn hàng Tuy nhiên khơng cấp tài khoản SAP nên em thực hành để hiểu rõ quy trình khơng có hội làm việc thường xuyên SAP 17-19/07/2019 - Làm yêu cầu toán, CO/CQ/CW OA - Nhận CO thương mại update thơng tin lên file quản lí liệu, lưu CO gửi cho khách hàng - Chuẩn bị chứng từ theo yêu cầu Khách hàng để gửi Các chứng từ bao gồm: CO/CQ/CW cấp ABB VN, CO thương mại gốc y, TKHQ, B/L, Packing list y ABB 2.2.4 Tuần - Học bước - Customs & Delivery Bảng 2.5 Nhật kí thực tập chi tiết Tuần Thời gian 22/07/2019 Công việc - Học chi tiết bước Customs quy trình Logistics - Hiểu tồn trình làm thủ tục hải quan - Học cách check Tờ khai hải quan (do Forwarder gửi) để phù hợp với thông tin Invoice, Packing list, B/L, CO - Được giới thiệu file Shipment follow up để theo dõi tiến độ hàng làm thủ tục hải quan 23/07/2019 - Học chi tiết bước Delivery quy trình Logistics - Hiểu trình Giao hàng Khi hàng làm thủ tục hải quan xong tiến hàng giao hàng cho khách 17 - Học cách làm biên giao hàng (Delivery Note) - Scan lưu Delivery Note (do forwarder sau giao hàng cho khách thu lại gửi ABB) tương ứng với đơn hàng 24-26/07/2019 - Làm yêu cầu toán, CO/CQ/CW OA - Nhận CO thương mại update thông tin lên file quản lí liệu, lưu CO gửi cho khách hàng - Chuẩn bị chứng từ theo yêu cầu Khách hàng để gửi Các chứng từ bao gồm: CO/CQ/CW cấp ABB VN, CO thương mại gốc y, TKHQ, B/L, Packing list y ABB - Làm Delivery Note 2.2.5 Tuần - Học bước – Billing Bảng 2.6 Nhật kí thực tập chi tiết Tuần Thời gian 29/07/2019 Công việc - Học chi tiết bước Billing quy trình Logistics - Hiểu tồn q trình xuất hóa đơn thủ tục nội hóa đơn - Học cách làm checklist Hóa đơn Checklist Hóa đơn, Delivery Note Hợp đồng gốc chứng từ cần thiết để đưa lên phận Kế tốn u cầu xuất hóa đơn VAT cho khách hàng) 30/07/2019 – - Làm yêu cầu toán, CO/CQ/CW OA 02/08/2019 - Nhận CO thương mại update thơng tin lên file quản lí liệu, lưu CO gửi cho khách hàng - Chuẩn bị chứng từ theo yêu cầu Khách hàng để gửi Các chứng từ bao gồm: CO/CQ/CW cấp ABB VN, CO thương mại gốc y, TKHQ, B/L, Packing list y ABB - Làm Delivery Note - Làm Checklist Hóa đơn 18 CẢM NHẬN ĐÁNH GIÁ VỀ KÌ THỰC TẬP 3.1 Đánh giá môi trường làm việc Bản thân em đánh giá môi trường làm việc ABB tốt, từ em học hỏi nhiều kiến thức, kĩ cho thân Về đãi ngộ nhân viên, ABB cơng ty đa quốc gia, việc tổ chức quản lí nhân chuyên nghiệp Ngày đầu tiên, training kiến thức chung cơng ty sức khỏe an tồn lao động thỏa thuận quyền lợi nhân viên, em ấn tượng với việc tổ chức quản lí đãi ngộ nhân viên ABB Về tổ chức quản lí cơng việc phòng ban, ABB sử dụng hệ thống quản lí SAP nên cơng việc hầu hết xử lí tự động SAP liệu quản lí khoa học Các bước quy trình Logistics đề phân cơng nhân viên phụ trách rõ ràng thực có hệ thống Tất chứng từ liên quan đến đơn hàng hóa đơn VAT, hợp đồng gốc, CO thương mại, chứng từ hàng về, biên giao nhận hàng hóa lưu file mềm ổ liệu chung công ty lưu hồ sơ giấy phòng ban theo số master file quản lí đơn hàng Vì vậy, cần thơng tin đơn hàng dễ dàng tìm kiếm Về đồng nghiệp, phòng ban Logistics EP/IA/RM xây dựng văn hóa thân thiện giúp đỡ lẫn để tiến Trong thời gian thực tập phòng ban, em anh chị training nhiều kiến thức, người bận xếp thời gian để training cho em tận tình giải đáp thắc mắc liên quan đến công việc 3.2 Đánh giá kiến thức, kỹ tiếp nhận 3.2.1 Kiến thức chuyên môn Trong thời gian thực tập ABB em có hội tiếp xúc với thực tế công việc ứng dụng kiến thức chuyên ngành giảng dạy trường Đại học Ngoại Thương vào thực tiễn Thứ nhất, em hiểu quy trình Logistics hồn chỉnh bao gồm bước nào, công việc nhiệm vụ bước gì, cách quản lí hoạt động Logistics doanh nghiệp lớn phòng ban liên kết với 19 Thứ hai, em có hội ứng dụng kiến thức chuyên ngành học số mơn vào thực tế Ví dụ, kiến thức môn Giao dịch thương mại quốc tế áp dụng việc đọc hiểu hợp đồng với điều khoản chủ yếu tên hàng hóa, số lượng, giá cả, điều khoản giao hàng, điều khoản toán, điều khoản bảo hành, chứng từ yêu cầu,… Môn học Logistics vận tải quốc tế giúp em hiểu trình vận tải hàng hóa từ nước ngồi Việt Nam tùy theo điều kiện Incoterm chứng từ kèm Ngồi có kiến thức mơn học Thanh tốn quốc tế phương thức tốn bảo lãnh ngân hàng, mơn học Nghiệp vụ hải quan thủ tục khai báo hải quan Thứ ba, em có hội tiếp xúc với nghiệp vụ thực tế thực hành tạo Sales order Purchuse order hệ thống SAP, theo dõi tình trạng đơn hàng từ lúc bắt đầu có hợp đồng với khách hàng đến tiến hành mua hàng từ nhà cung cấp đến theo dõi hàng cuối giao cho khách hàng 3.2.2 Kỹ mềm Như trình bày nhật kí thực tập chi tiết phía trên, cơng việc chủ yếu em làm số chứng từ CO, CQ, CW; OA gửi khách hàng; test report; Delivery Note; checklist hóa đơn gửi chứng từ khác B/L, packing list tờ khai hải quan yêu cầu cho khách hàng Kì thực tập giúp em cải thiện số kĩ mềm cần thiết công việc sau Thứ kĩ quản lí thời gian cơng việc hiệu quả, công ty em phải chuẩn bị chứng từ cho nhiều khách hàng khác nhau, nhiều đơn hàng lớn với số lượng mặt hàng đơn nhiều hàng phần, giao phần nên khối lượng chứng từ lớn Phải chuẩn bị nhiều chứng từ cho nhiều khách hàng lúc nên em phải tự thiết kế file theo dõi quản lí chứng từ u cầu để có kiểm sốt cách hiệu đảm bảo gửi đủ chứng từ cho khách hàng Thứ hai kĩ đàm phán với khách hàng, khơng có hội đàm phán với khách hàng vấn đề liên quan đến đơn hàng nhiên em có tham gia vào email với khách hàng (được cc email) để chuẩn bị chứng từ nên em nắm nội dung đàm phán học ngôn ngữ đàm phán Kinh nghiệm rút khách hàng việc hỗ trợ vấn đề khách hàng yêu cầu quan trọng, nhiên cần phải giữ tiêu chuẩn, khơng phải việc hỗ trợ tối đa 20 Thứ ba kĩ giao tiếp ứng xử nơi làm việc, làm việc mơi trường văn phòng, em học cách nói, giao tiếp phù hợp với đồng nghiệp, với cấp trên; tác phong làm việc chuyên nghiệp; cách viết email cho khách hàng 3.2.3 Định hướng nghề nghiệp Trong tập, em tiếp xúc với tồn quy trình Logistics có nhìn tổng qt vị trí cơng việc ngành Logistics xuất nhập Từ đó, em nhận thấy u thích phù hợp với vị trí Nhân viên mua hàng Vị trí yêu cầu kiến thức nghiệp vụ hợp đồng mua bán, giao hàng hay toán kĩ mềm khác đàm phán thương lượng, quản lí đơn hàng, xử lí tình phát sinh 21 KIẾN NGHỊ VỀ VIỆC TỔ CHỨC GIẢNG DẠY VÀ KÌ THỰC TẬP GIỮA KHÓA TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG Hoạt động tổ chức thực tập khóa cho sinh viên năm trường Đại học Ngoại Thương hoạt động ý nghĩa đem lại nhiều lợi ích Chúng em có hội tiếp xúc với môi trường thực tế doanh nghiệp có nhìn rõ ràng định hướng nghề nghiệp tương lai Tuy nhiên, sau trình thực tập, em có số đề xuất kiến nghị với nhà trường sau Thứ thời gian thực tập, theo ý kiến em, nhà trường nên kéo dài thời gian thực tập tháng Thời gian thực tập vòng tuần ngắn chưa thực đủ để hiểu rõ công ty làm quen với cơng việc mà phải quay lại trường để học tiếp Cá nhân em hiểu làm quen với quy trình tổng qt chưa có hội trực tiếp phụ trách bước cụ thể quy trình cơng ty Thực tế hầu hết bạn sinh viên năm hoàn thành xong mơn học trường hồn tồn xếp thời gian thực tập tháng cho để nắm bắt cơng việc cách thực Thứ hai kiến thức giảng dạy trường đại học Ngoại Thương, sau làm thực tế em nhận thấy kỹ mềm cơng việc chưa tốt Nhà trường bổ sung môn học kĩ nghiệp vụ ngoại thương kĩ đàm phán với nhà cung cấp, đàm phán với khách hàng, kĩ bán hàng, Thứ ba việc hỗ trợ nơi thực tập, em thấy có nhiều bạn khác có nguyện vọng thực tập chun ngành lại khơng tìm nơi thực tập mong muốn, nhà trường hỗ trợ giới thiệu để sinh viên thực tập chuyên ngành 22 KẾT LUẬN Thực tập khóa hoạt động thường niên bắt buộc sinh viên trường Đại học Ngoại Thương Từ ngày tập, em xem hội giúp thân cọ sát với môi trường kinh doanh, thực tiễn làm việc doanh nghiệp Qua tập này, em có nhận thức rõ ràng định hướng nghề nghiệp sau tốt nghiệp Sau tuần thực tập phòng Logistics EP/IA/RM cơng ty TNHH ABB em hồn thành tốt công việc phân công bao gồm hỗ trợ lập gửi chứng từ cho khách hàng hiểu tổng qt quy trình Logistics cơng ty Mặc dù chưa có hội trải nghiệm vị trí cơng việc cụ thể bước quy trình Logistics em quan sát người thực bước quy trình thực hành qua buổi training Sau trình làm việc vị trí Thực tập sinh Logistics cơng ty TNHH ABB em có hội áp dụng kiến thức chuyên ngành học trường Đại học Ngoại Thương vào thực tiễn Em đánh giá môi trường làm việc công ty ABB tốt, kiến thức chuyên môn kỹ mềm mà em học hỏi thực có ý nghĩa Sau q trình thực tập em nhận điểm mạnh, điểm yếu để đúc rút kinh nghiệm tự đề cách khắc phục định hướng phát triển nghề nghiệp cho thân Trong thời gian thực tập Công ty TNHH ABB, em nhận quan tâm anh chị phòng Logistics EP/IA/RM Em xin gửi lời cảm ơn trực tiếp đến chị Hoàng Hạnh – Trưởng phòng Logistics EP/IA/RM trực tiếp hướng dẫn em suốt trình làm việc Những kiến thức, kinh nghiệm hướng dẫn bảo hành trang giúp em có nhìn thực tế mơi trường cơng việc, hoàn thiện kĩ năng, kiến thức, thái độ Em xin chân thành cảm ơn giảng viên hướng dẫn TS Nguyễn Quang Minh, Viện Kinh tế Kinh doanh quốc tế, trường Đại học Ngoại thương bảo hướng dẫn em suốt trình viết báo cáo thực tập 23 ... nay, tập đồn ABB có trụ sở Thụy Sĩ hoạt động 100 quốc gia với khoảng 147.000 nhân viên 1.2 Công ty TNHH ABB Công ty TNHH ABB trực thuộc Tập đoàn ABB tập đoàn tiếng toàn cầu lĩnh vực điện, công. .. động phòng ban thực tập Tại Cơng ty TNHH ABB, em làm việc phòng Logistics EP/IA/RM chị Hồng Hạnh - Trưởng phòng Logistics EP/IA/RM hướng dẫn thực tập Như giới thiệu trên, cấu tổ chức hoạt động ABB. .. yếu Báo cáo thực tập khóa em trình bày giới thiệu chung nơi thực tập chi tiết cơng việc thực tập từ nêu lên cảm nhận đánh giá thân trình thực tập kiến nghị với nhà trường Cụ thể, kết cấu báo cáo