Chuong 3 Truyền thông hiệu quả
1Th.S. DINH TIEN MINH 1CHƯƠNG 3: CHƯƠNG TRÌNH TRUYỀN THÔNG HIỆU QUẢ(Effective Communication)1. Truyền thông là gì?2. Qui trình thu thập, chuyển tiếp, xử lý và lưu trữ thông tin3. Các rào cản trong quá trình truyền thôngTh.S. DINH TIEN MINH 2ª Để đạt được hiệu quả cao trong hoạt động truyền thông, chuyên viên PRcần rèn luyện 3 kỹ năng sau:1.Biên soạn và hiệu đính (Writing/ Editing → News Releases, Reports)2.Nói chuyện thuyết trình (Speaking/ Presenting → Meetings, Speeches)3.Tương tác, điều khiển độïi nhómInteracting → Seminars/ Conferences 2Th.S. DINH TIEN MINH 3Kỹ năng 1: Biên soạnHãy viết một bài ngắn (khoảng 50 từ) để đăng trên báo Tiếp Thò về một loại nước rửa chén/ máy nghe nhạc MP3 thế hệ mới sẽ được tung ra thò trường vào tháng 11/2005. (10 phút)Th.S. DINH TIEN MINH 4Hãy đọc thật kỹ câu chuyện dưới đây và hãy hoàn toàn tin tưởng vào những gì được kể. Chỉ có vài chổ trong câu chuyện là hơi mơ hồ.Kỹ năng 1: Hiệu đính 3Th.S. DINH TIEN MINH 5Tuấn mệt đừ khi tới nơi. Xe bus đi gì mà lâu thế……Anh mặc áo blue vào thật nhanh. Dũng đi ngang qua và chào Tuấn.-Tối hôm qua anh có xem phim không ?-Anh biết đấy, tôi đâu có khoái phim Viễn Tây cao bồi-Phim hết trễ ghê …… À, mà này anh biết không, sếp đã đề cập với tôi về vấn đề đi trễ đấy.-Vậy sao ?-Đương nhiên là ông ta không hài lòng rồi.-Tôi nói là sau lễ chắc mọi chuyện sẽ khá hơn.-Chắc chắn rồi … Thôi đi làm nhé.Tuấn đi vào xưởng B. Đồng hồ treo tường chỉ 6h.Th.S. DINH TIEN MINH 6Bây giờ, hãy đọc lại những lời khẳng đònh được đánh số dưới đây. Suy nghó xem những lời khẳng đònh đó ĐÚNG, SAI hay PHẢI XEM LẠI và ghi vào giấy.Đ nếu bạn chắc là hoàn toàn đúng.S nếu bạn chắc là hoàn toàn sai.? Nếu bạn phân vân giũa đúng và sai.Khi bắt tay vào làm, bạn bắt đầu từ trên xuống theo thứ tự, không quay ngược lên trên để sửa lỗi và không đọc lại những câu đã trả lời rồi. 4Th.S. DINH TIEN MINH 71. Tuấn là đốc công2. Công việc của Tuấn bắt đầu sớm3. Buổi sáng, anh ta mệt khi tới nơi4. Nhà anh ta ở xa cơ quan5. Hôm đó, anh ta đi làm trễ6. Tối hôm trước, anh không xem phim7. Sếp không hài lòng vì nhân viên đi làm trễ 8. Tình huống này diễn ra vào tháng giêng9. Tuấn làm việc ở xưởng B10.Tuấn vào xưởng lúc 6 giờTh.S. DINH TIEN MINH 8Bây giờ, hãy viết lại câu chuyện cho hoàn chỉnh để người đọc không cảm thấy nghi ngờ, khó hiểu ở một vài điểm nào đó. 5Th.S. DINH TIEN MINH 9Nhiệt tình¾ Bạn khơng thể thuyết phục được người khác nếu trình bày vấn đề một cách miễn cưỡng, thiếu sự nhiệt tình, như thể đang phải "trả bài''. ¾ Hãy đặt hết niềm tin vào sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn đang chào bán và truyền niềm tin đó đến khách hàng bằng nhiệt tình của chính mình. ¾ Lưu ý rằng nhiệt tình khơng có nghĩa là phải nói nhanh hay nói lớn, mà điều quan trọng là phải trình bày vấn đề một cách sinh động và có tính thuyết phục cao. Kỹ năng 2: Nói chuyện thuyết trìnhTh.S. DINH TIEN MINH 10Đơn giản¾ Đừng dùng những từ q kêu hay mang tính thuật ngữ chun mơn sâu trong khi trình bày. Nếu khách hàng khơng hiểu điều bạn nói, họ sẽ chẳng lưu lại ấn tượng gì những sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn đang chào bán. Trường hợp tệ hơn, họ có thể chán nản bực dọc. ¾ Hãy trình bày vấn đề một cách đơn giản, rõ ràng, chính xác và dễ hiểu. Nên sử dụng những ngơn ngữ mà bạn thường dùng và tỏ ra tự nhiên như "bạn đang là chính mình''. 6Th.S. DINH TIEN MINH 11Thường xuyên kiểm tra phản ứng của người nghe¾ Một buổi thuyết trình nếu có hiệu quả và thành công, thường thì phải có sự tương tác qua lại giữa người nói và người nghe. ¾ Trong khi trình bày, bạn nên thường xuyên hỏi lại người nghe xem họ đã hiểu rõ chưa và có vấn đề gì cần thắc mắc, trao đổi thêm hay không.Th.S. DINH TIEN MINH 12Giao tiếp bằng mắt¾ Một buổi thuyết trình là một cuộc hội thoại với nhiều người và tất cả mọi người cần phải được đón nhận sự quan tâm như nhau. ¾ Không nên chỉ nhìn vào một người nào đó mà bạn nghĩ rằng là nhân vật quan trọng. Cũng không nhất thiết phải bận tâm đến chuyện ai là nhân vật chủ chốt hoặc ai là người có tầm ảnh hưởng đến việc ra quyết định mua sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. 7Th.S. DINH TIEN MINH 13Đặt mình vào vị trí của người nghe¾ Để bài thuyết trình thêm phần thú vị và đem đến cho người nghe nhiều thông tin cần thiết, ngoài nội dung, bạn cần để ý đến thời lượng của buổi thuyết trình. ¾ Hãy đặt mình vào vị trí của người nghe để xác định mình cần nói điều gì. Nên nhớ rằng, lúc đầu khách hàng không quan tâm đến bạn hay sản phẩm và dịch vụ mà bạn đang chào bán. Để thu hút sự quan tâm của họ, bạn cần phải làm cho họ thấy được lợi ích khi sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.Th.S. DINH TIEN MINH 14Chuẩn bị kỹ¾ Nội dung của bài thuyết trình cần được chuẩn bị kỹ và bạn cần phải thực hành nhiều lần trước khi tiếp xúc với khách hàng. Điều này giúp bạn rèn luyện kỹ năng trình bày và có thêm sự tự tin. ¾ Bạn cũng nên chú ý đến yếu tố thời gian. Nếu trong bài thuyết trinh, bạn có sử dụng các đồ thị, bảng biểu thì phải bảo đảm tính hợp lý và nhất quán của chúng. ¾ Hãy dự trù trước những câu hỏi mà khách hàng có thể đặt ra và chuẩn bị câu trả lời. 8Th.S. DINH TIEN MINH 15Chú ý đến trang phục¾ Ngày nay, trang phục công sở rất đa dạng tùy theo tính chất của công việc. Điều này cũng ít nhiều gây khó khăn cho bạn trong việc lựa chọn trang phục khi làm buổi thuyết trình chào bán hàng. ¾ Nguyên tắc cơ bản là bạn không được ăn mặc kém trang trọng hơn khách hàng. Trong trường hợp không hiểu biết rõ về trang phục làm việc của khách hàng, tốt nhất bạn nên chọn trang phục truyền thống dành cho doanh nhân.Th.S. DINH TIEN MINH 16Kết thúc lịch sự¾ Khi thực hiện xong buổi thuyết trình, dù rằng buổi thuyết trình đó thành công hay không thì cũng phải cảm ơn khách hàng trước khi ra về và hứa hẹn sẽ tiếp tục liên lạc lại với họ.Theo báo Người Lao Động 9Th.S. DINH TIEN MINH 17Kỹ năng 3: Tương tác điều khiển đội nhómTeamworkSocial Studies ActivityThis activity will give students the opportunity to consider what is involved incooperative effortsand why real teamwork can be very effective.As a result, they may be able to offer suggestions for improving cooperation in their own classroom.Th.S. DINH TIEN MINH 18Team building means so many different things to people. It can mean building relationships, entertainment programs, learning people skills, leadership skills, leadership development, accelerating change, merging cultures, kicking off new project teams, incorporating different methods or cultures, or literally building teams. 10Th.S. DINH TIEN MINH 19Truyền thông/ giao tiếp là quá trình thông qua đó con người bày tỏ quan điểm hoặc diễn tả cảm xúc của mình.Truyền thông/ giao tiếp là việc chuyển tiếp thông tin/ thông điệp từ một cá thể/ tổ chức này đến một cá thể/ tổ chức khác nhằm mục đích cho đôi bên hiểu nhau.1. Đònh nghóaTh.S. DINH TIEN MINH 202. Thu thập, chuyển tiếp, xử lý,lưu trữ thông tinÝ nghó Ỉ Mã hoáNgười phátThông điệpkênhTiếp nhận Ỉ giải mãNgười nhậnPhản hồiNhiễuHình 1: Sơ đồ quá trình truyền thông giữa các cá nhânNguồn: Nghệ thuật giao tiếp và thương lượng trong kinh doanhPTS Thái Trí Dũng – NXB Thống kê - 1997 [...]... Thịnh và CN Nguyễn Thành Trung (Thương hiệu với nhà quản lý) Th.S DINH TIEN MINH 28 14 3 Các rào cản trong quá trình truyền thông a) Rào cản Văn hoá b) Rào cản Thể chất/ Vật lý c) Rào cản Tâm lý/ Nhận thức d) Rào cản Ngôn ngữ/ Kỹ năng nghe Th.S DINH TIEN MINH 29 4 Giao thiệp với truyền thông 4.1 Soạn thảo một danh sách các đơn vò truyền thông Th.S DINH TIEN MINH 30 15 Một khi đã có danh sách, cần thực... Gọi điện thoại cho phòng thông tin để có được tên, chức danh, điện thoại, fax của người mà bạn cần liên lạc Tìm kiếm những nhà báo chuyên viết về lónh vực của tổ chức bạn Tự giới thiệu về bạn Tìm thời gian thích hợp để gởi thông tin Tìm hiểu xem họ thích gởi thông tin qua phương tiện nào ? Th.S DINH TIEN MINH 31 4.2 Các hình thức giao thiệp với giới truyền thông Điện thoại Thông cáo báo chí Phỏng vấn... trong các quảng cáo, do đó nó dễ lơi cuốn các đối tượng và dễ gây dựng các giá trị và niềm tin về thương hiệu hơn quảng cáo Th.S DINH TIEN MINH 26 13 6C TRONG THƠNG ĐIỆP PR Channel - Lựa chọn kênh quảng bá nào Như đã được đề cập trong q trình chọn lựa kênh quảng bá, chủ thể của hoạt động PR phải biết đối tượng tiếp nhận thơng điệp nào sẽ sử dụng kênh PR nào Sự phù hợp giữa đối tượng và kênh truyền là... khoa Th.S DINH TIEN MINH 23 6C TRONG THƠNG ĐIỆP PR Context - Phạm vi phân phối thơng điệp Cần thiết phải lựa chọn phương tiện truyền thơng thích hợp trong đó bao gồm cả việc xác định phạm vi mà phương tiện được truyền tải phải phù hợp với sản phẩm (Tạp chí Nhà Đẹp) Đảm bảo mục đích mà hoạt động PR theo đuổi được truyền tải một cách chính xác, ví dụ nỗ lực xây dựng thương hiệu thơng qua việc duy trì... báo Th.S DINH TIEN MINH 32 16 4 .3 Xây dựng mối quan hệ với một nhà báo Hãy chắc rằng bạn đọc tạp chí, hay lắng nghe/ xem chương trình mà người phóng viên bạn liên lạc có tham gia viết bài Lần đầu tiên gọi đến, hãy giới thiệu bản thân và nên hỏi xem lúc đó có thuận tiện để nói chuyện hay không ? Một khi bạn có dòp trình bày, hãy hỏi họ về lòch trình làm việc Th.S DINH TIEN MINH 33 Tìm hiểu xem họ quan...Mạng vòng tròn Mạng hình sao Mạng dây chuyền Mạng phân nhóm Mạng đan chéo Hình 2: Sơ đồ quá trình truyền thông trong tổ chức Th.S DINH TIEN MINH 21 Hoàn thiện quá trình truyền thông cần trả lời các câu hỏi sau đây: Cái gì (What) ? Tại sao (Why) ? Với ai (Who) ? Bao giờ (When) ? Tại đâu (Where) ? Bằng cách nào, như thế nào (How) ? Th.S DINH... mối quan hệ tốt đẹp Th.S DINH TIEN MINH 34 17 Mời họ đến tham dự các sự kiện của tổ chức bạn Luôn cố gắng xây dựng mối quan hệ tốt đẹp Đừng nghó rằng tất cả các yêu cầu của bạn đều có thể được đăng trên ấn phẩm Th.S DINH TIEN MINH 35 4.4 Những yếu tố cần lưu ý trong việc thu hút các phóng viên Gởi bài ồ ạt Thời gian đáp ứng Ngăn nắp, trật tự Th.S DINH TIEN MINH 36 18 ... lựa kênh quảng bá, chủ thể của hoạt động PR phải biết đối tượng tiếp nhận thơng điệp nào sẽ sử dụng kênh PR nào Sự phù hợp giữa đối tượng và kênh truyền là một yếu tố quan trọng thúc đẩy thơng điệp được truyền tải tốt hơn Cơng ty Kinh Đơ mong muốn tiếp cận đa số những người u thích bóng đá thơng qua việc tài trợ cho Giải vơ địch bóng đá quốc gia V.League 2004 Tuy nhiên, đặc tính của các đối tượng xem . 1CHƯƠNG 3: CHƯƠNG TRÌNH TRUYỀN THÔNG HIỆU QUẢ(Effective Communication)1. Truyền thông là gì?2. Qui trình thu thập, chuyển tiếp, xử lý và lưu trữ thông tin3.. trình truyền thôngTh.S. DINH TIEN MINH 2ª Để đạt được hiệu quả cao trong hoạt động truyền thông, chuyên viên PRcần rèn luyện 3 kỹ năng sau:1.Biên soạn và hiệu