Tài liệu Bài 3: Chương trình truyền thông hiệu quả docx

CHƯƠNG 3: CHƯƠNG TRÌNH TRUYỀN THÔNG HIỆU QUẢ (Effective Communication) Truyền thông gì? Qui trình thu thập, chuyển tiếp, xử lý lưu trữ thông tin Các rào cản trình truyền thông Th.S DINH TIEN MINH Để đạt hiệu cao hoạt động truyền thông, chuyên viên PR cần rèn luyện kỹ sau: Biên soạn hiệu đính (Writing/ Editing → News Releases, Reports) Nói chuyện thuyết trình (Speaking/ Presenting → Meetings, Speeches) Tương tác, điều khiển độïi nhóm Interacting → Seminars/ Conferences Th.S DINH TIEN MINH Kỹ 1: Biên soạn Hãy viết ngắn (khoảng 50 từ) để đăng báo Tiếp Thị loại nước rửa chén/ máy nghe nhạc MP3 hệ tung thị trường vào tháng 11/2005 (10 phút) Th.S DINH TIEN MINH Kỹ 1: Hiệu đính Hãy đọc thật kỹ câu chuyện hoàn toàn tin tưởng vào kể Chỉ có vài chổ câu chuyện mơ hồ Th.S DINH TIEN MINH Tuấn mệt đừ tới nơi Xe bus mà lâu thế…… Anh mặc áo blue vào thật nhanh Dũng ngang qua chào Tuấn -Tối hôm qua anh có xem phim không ? -Anh biết đấy, đâu có khoái phim Viễn Tây cao bồi -Phim hết trễ ghê …… À, mà anh biết không, sếp đề cập với vấn đề trễ -Vậy ? -Đương nhiên ông ta không hài lòng -Tôi nói sau lễ chuyện -Chắc chắn … Thôi làm Tuấn vào xưởng B Đồng hồ treo tường 6h Th.S DINH TIEN MINH Bây giờ, đọc lại lời khẳng định đánh số Suy nghó xem lời khẳng định ĐÚNG, SAI hay PHẢI XEM LẠI ghi vào giấy Đ bạn hoàn toàn S bạn hoàn toàn sai ? Nếu bạn phân vân giũa sai Khi bắt tay vào làm, bạn xuống theo thứ tự, không quay ngược lên để sửa lỗi không đọc lại câu trả lời Th.S DINH TIEN MINH Tuấn đốc công Công việc Tuấn bắt đầu sớm Buổi sáng, mệt tới nơi Nhà xa quan Hôm đó, làm trễ Tối hôm trước, anh không xem phim Sếp không hài lòng nhân viên làm trễ Tình diễn vào tháng giêng Tuấn làm việc xưởng B 10.Tuấn vào xưởng lúc Th.S DINH TIEN MINH Bây giờ, viết lại câu chuyện cho hoàn chỉnh để người đọc không cảm thấy nghi ngờ, khó hiểu vài điểm Th.S DINH TIEN MINH Kỹ 2: Nói chuyện thuyết trình Nhiệt tình Bạn khơng thể thuyết phục người khác trình bày vấn đề cách miễn cưỡng, thiếu nhiệt tình, thể phải "trả bài'' Hãy đặt hết niềm tin vào sản phẩm dịch vụ mà bạn chào bán truyền niềm tin đến khách hàng nhiệt tình Lưu ý nhiệt tình khơng có nghĩa phải nói nhanh hay nói lớn, mà điều quan trọng phải trình bày vấn đề cách sinh động có tính thuyết phục cao Th.S DINH TIEN MINH Đơn giản Đừng dùng từ kêu hay mang tính thuật ngữ chun mơn sâu trình bày Nếu khách hàng khơng hiểu điều bạn nói, họ chẳng lưu lại ấn tượng sản phẩm dịch vụ mà bạn chào bán Trường hợp tệ hơn, họ chán nản bực dọc Hãy trình bày vấn đề cách đơn giản, rõ ràng, xác dễ hiểu Nên sử dụng ngôn ngữ mà bạn thường dùng tỏ tự nhiên "bạn mình'' Th.S DINH TIEN MINH 10 Thường xun kiểm tra phản ứng người nghe Một buổi thuyết trình có hiệu thành cơng, thường phải có tương tác qua lại người nói người nghe Trong trình bày, bạn nên thường xuyên hỏi lại người nghe xem họ hiểu rõ chưa có vấn đề cần thắc mắc, trao đổi thêm hay không Th.S DINH TIEN MINH 11 Giao tiếp mắt Một buổi thuyết trình hội thoại với nhiều người tất người cần phải đón nhận quan tâm Khơng nên nhìn vào người mà bạn nghĩ nhân vật quan trọng Cũng không thiết phải bận tâm đến chuyện nhân vật chủ chốt người có tầm ảnh hưởng đến việc định mua sản phẩm dịch vụ bạn Th.S DINH TIEN MINH 12 Đặt vào vị trí người nghe Để thuyết trình thêm phần thú vị đem đến cho người nghe nhiều thơng tin cần thiết, ngồi nội dung, bạn cần để ý đến thời lượng buổi thuyết trình Hãy đặt vào vị trí người nghe để xác định cần nói điều Nên nhớ rằng, lúc đầu khách hàng không quan tâm đến bạn hay sản phẩm dịch vụ mà bạn chào bán Để thu hút quan tâm họ, bạn cần phải làm cho họ thấy lợi ích sử dụng sản phẩm dịch vụ bạn Th.S DINH TIEN MINH 13 Chuẩn bị kỹ Nội dung thuyết trình cần chuẩn bị kỹ bạn cần phải thực hành nhiều lần trước tiếp xúc với khách hàng Điều giúp bạn rèn luyện kỹ trình bày có thêm tự tin Bạn nên ý đến yếu tố thời gian Nếu thuyết trinh, bạn có sử dụng đồ thị, bảng biểu phải bảo đảm tính hợp lý quán chúng Hãy dự trù trước câu hỏi mà khách hàng đặt chuẩn bị câu trả lời Th.S DINH TIEN MINH 14 Chú ý đến trang phục Ngày nay, trang phục cơng sở đa dạng tùy theo tính chất cơng việc Điều nhiều gây khó khăn cho bạn việc lựa chọn trang phục làm buổi thuyết trình chào bán hàng Nguyên tắc bạn không ăn mặc trang trọng khách hàng Trong trường hợp không hiểu biết rõ trang phục làm việc khách hàng, tốt bạn nên chọn trang phục truyền thống dành cho doanh nhân Th.S DINH TIEN MINH 15 Kết thúc lịch Khi thực xong buổi thuyết trình, buổi thuyết trình thành cơng hay khơng phải cảm ơn khách hàng trước hứa hẹn tiếp tục liên lạc lại với họ Theo báo Người Lao Động Th.S DINH TIEN MINH 16 Kyõ 3: Tương tác điều khiển đội nhóm Teamwork Social Studies Activity This activity will give students the opportunity to consider what is involved in cooperative efforts and why real teamwork can be very effective As a result, they may be able to offer suggestions for improving cooperation in their own classroom Th.S DINH TIEN MINH 17 Team building means so many different things to people It can mean building relationships, entertainment programs, learning people skills, leadership skills, leadership development, accelerating change, merging cultures, kicking off new project teams, incorporating different methods or cultures, or literally building teams Th.S DINH TIEN MINH 18 Định nghóa Truyền thông/ giao tiếp trình thông qua người bày tỏ quan điểm diễn tả cảm xúc Truyền thông/ giao tiếp việc chuyển tiếp thông tin/ thông điệp từ cá thể/ tổ chức đến cá thể/ tổ chức khác nhằm mục đích cho đôi bên hiểu Th.S DINH TIEN MINH 19 Thu thập, chuyển tiếp, xử lý, lưu trữ thông tin Phản hồi Ý nghó Mã hoá Người phát Thông điệp kênh Tiếp nhận giải mã Người nhận Nhiễu Hình 1: Sơ đồ trình truyền thông cá nhân Nguồn: Nghệ thuật giao tiếp thương lượng kinh doanh PTS Thái Trí Dũng – NXB Thống kê - 1997 Th.S DINH TIEN MINH 20 10 Mạng vòng tròn Mạng hình Mạng dây chuyền Mạng phân nhóm Mạng đan chéo Hình 2: Sơ đồ trình truyền thông tổ chức Th.S DINH TIEN MINH 21 Hoàn thiện trình truyền thông cần trả lời câu hỏi sau đây: Cái (What) ? Tại (Why) ? Với (Who) ? Bao (When) ? Tại đâu (Where) ? Bằng cách nào, (How) ? Th.S DINH TIEN MINH 22 11 6C TRONG THÔNG ĐIỆP PR Credibility - Uy tín nguồn phát thơng điệp Một thông cáo khuyên dùng trung tâm bác sĩ nha khoa chắn có ích cho sản phẩm chăm sóc miệng Đó hình ảnh mà Colgate cố xây dựng nhằm thuyết phục người mua thông qua thử nghiệm bác sĩ chuyên khoa Th.S DINH TIEN MINH 23 6C TRONG THÔNG ĐIỆP PR Context - Phạm vi phân phối thông điệp Cần thiết phải lựa chọn phương tiện truyền thơng thích hợp bao gồm việc xác định phạm vi mà phương tiện truyền tải phải phù hợp với sản phẩm (Tạp chí Nhà Đẹp) Đảm bảo mục đích mà hoạt động PR theo đuổi truyền tải cách xác, ví dụ nỗ lực xây dựng thương hiệu thơng qua việc trì đội bóng Cơng ty gạch Đồng Tâm Th.S DINH TIEN MINH 24 12 6C TRONG THƠNG ĐIỆP PR Content - Nội dung thơng điệp cần đơn giản, dễ hiểu có ý nghĩa người nhận Mead Johnson cho rằng, tình thương người mẹ sữa Enfa A+ giúp trẻ thông minh mang đến niềm vui cho người mẹ “A+ cho bé @ cho mẹ” Tuy nhiên, hình ảnh A+ khó hiểu, hiểu điểm Việt Nam sử dụng thang điểm 10 không dùng điểm A+; hiểu theo nghĩa khoa học A+ mang thêm DHA+ARA Việc phức tạp đến mức Mead Johnson phải sử dụng thông điệp PR báo thông qua vấn Tổng giám đốc Tradewind Asia - Trưởng đại diện chịu trách nhiệm tiếp thị Mead Johnson Nutritionals Việt Nam chất bổ sung DHA ARA Th.S DINH TIEN MINH 25 6C TRONG THƠNG ĐIỆP PR Clarity - Thơng điệp phải rõ ràng Thông điệp rõ ràng nhằm tránh hiểu nhầm khơng đáng có Hình ảnh thơng điệp thể rõ ràng cơng việc định vị thực tốt Điều đặc biệt thông điệp hoạt động PR mang tính chân thực cao quảng cáo, dễ lơi đối tượng dễ gây dựng giá trị niềm tin thương hiệu quảng cáo Th.S DINH TIEN MINH 26 13 6C TRONG THÔNG ĐIỆP PR Channel - Lựa chọn kênh quảng bá Như đề cập trình chọn lựa kênh quảng bá, chủ thể hoạt động PR phải biết đối tượng tiếp nhận thông điệp sử dụng kênh PR Sự phù hợp đối tượng kênh truyền yếu tố quan trọng thúc đẩy thông điệp truyền tải tốt Công ty Kinh Đô mong muốn tiếp cận đa số người yêu thích bóng đá thơng qua việc tài trợ cho Giải vơ địch bóng đá quốc gia V.League 2004 Tuy nhiên, đặc tính đối tượng xem bóng đá diện sân bóng lại khơng phải đối tượng có định mua sản phẩm bánh Th.S DINH TIEN MINH 27 6C TRONG THÔNG ĐIỆP PR Capability - Khả tiếp nhận hiểu thông điệp người nhận Thông điệp “A+ cho bé @ cho mẹ” Mead Johnson khó hiểu người mẹ Các đặc tính kỹ thuật nên chuyển tải thông qua đơn giản mà dễ hiểu TS Nguyễn Quốc Thịnh CN Nguyễn Thành Trung (Thương hiệu với nhà quản lý) Th.S DINH TIEN MINH 28 14 Các rào cản trình truyền thông a) Rào cản Văn hoá b) Rào cản Thể chất/ Vật lý c) Rào cản Tâm lý/ Nhận thức d) Rào cản Ngôn ngữ/ Kỹ nghe Th.S DINH TIEN MINH 29 Giao thiệp với truyền thông 4.1 Soạn thảo danh sách đơn vị truyền thông Th.S DINH TIEN MINH 30 15 Một có danh sách, cần thực công việc sau: Gọi điện thoại cho phòng thông tin để có tên, chức danh, điện thoại, fax người mà bạn cần liên lạc Tìm kiếm nhà báo chuyên viết lónh vực tổ chức bạn Tự giới thiệu bạn Tìm thời gian thích hợp để gởi thông tin Tìm hiểu xem họ thích gởi thông tin qua phương tiện ? Th.S DINH TIEN MINH 31 4.2 Các hình thức giao thiệp với giới truyền thông Điện thoại Thông cáo báo chí Phỏng vấn Họp báo Th.S DINH TIEN MINH 32 16 4.3 Xây dựng mối quan hệ với nhà báo Hãy bạn đọc tạp chí, hay lắng nghe/ xem chương trình mà người phóng viên bạn liên lạc có tham gia viết Lần gọi đến, giới thiệu thân nên hỏi xem lúc có thuận tiện để nói chuyện hay không ? Một bạn có dịp trình bày, hỏi họ lịch trình làm việc Th.S DINH TIEN MINH 33 Tìm hiểu xem họ quan tâm đến tin tức ? Hãy ghi yêu cầu mong muốn phóng viên hai bên có dịp trò chuyện Khi gặp lại phóng viên, bạn nhắc lại nội dung lần gặp trước Điều giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp Th.S DINH TIEN MINH 34 17 Mời họ đến tham dự kiện tổ chức bạn Luôn cố gắng xây dựng mối quan hệ tốt đẹp Đừng nghó tất yêu cầu bạn đăng ấn phẩm Th.S DINH TIEN MINH 35 4.4 Những yếu tố cần lưu ý việc thu hút phóng viên Gởi ạt Thời gian đáp ứng Ngăn nắp, trật tự Th.S DINH TIEN MINH 36 18 ... Th.S DINH TIEN MINH 18 Định nghóa Truyền thông/ giao tiếp trình thông qua người bày tỏ quan điểm diễn tả cảm xúc Truyền thông/ giao tiếp việc chuyển tiếp thông tin/ thông điệp từ cá thể/ tổ chức... thương hiệu quảng cáo Th.S DINH TIEN MINH 26 13 6C TRONG THÔNG ĐIỆP PR Channel - Lựa chọn kênh quảng bá Như đề cập trình chọn lựa kênh quảng bá, chủ thể hoạt động PR phải biết đối tượng tiếp nhận thông. .. Mạng dây chuyền Mạng phân nhóm Mạng đan chéo Hình 2: Sơ đồ trình truyền thông tổ chức Th.S DINH TIEN MINH 21 Hoàn thiện trình truyền thông cần trả lời câu hỏi sau đây: Cái (What) ? Tại (Why) ?