CHƯƠNG 3: CHƯƠNG TRÌNH TRUYỀN THÔNG HIỆU QUẢ

CHƯƠNG 3: CHƯƠNG TRÌNH TRUYỀN THÔNG HIỆU QUẢ

1 Th.S. DINH TIEN MINH 1 CHƯƠNG 3: CHƯƠNG TRÌNH TRUYỀN THÔNG HIỆU QUẢ (Effective Communication) 1. Truyền thông là gì? 2. Qui trình thu thập, chuyển tiếp, xử lý và lưu trữ thông tin 3. Các rào cản trong quá trình truyền thông Th.S. DINH TIEN MINH 2 ª Để đạt được hiệu quả cao trong hoạt động truyền thông, chuyên viên PR cần rèn luyện 3 kỹ năng sau: 1. Biên soạn và hiệu đính (Writing/ Editing → News Releases, Reports) 2. Nói chuyện thuyết trình (Speaking/ Presenting → Meetings, Speeches) 3. Tương tác, điều khiển độïi nhóm Interacting → Seminars/ Conferences 2 Th.S. DINH TIEN MINH 3 Kỹ năng 1: Biên soạn Hãy viết một bài ngắn (khoảng 50 từ) để đăng trên báo Tiếp Thò về một loại nước rửa chén/ máy nghe nhạc MP3 thế hệ mới sẽ được tung ra thò trường vào tháng 11/2005. (10 phút) Th.S. DINH TIEN MINH 4 Hãy đọc thật kỹ câu chuyện dưới đây và hãy hoàn toàn tin tưởng vào những gì được kể. Chỉ có vài chổ trong câu chuyện là hơi mơ hồ. Kỹ năng 1: Hiệu đính 3 Th.S. DINH TIEN MINH 5 Tuấn mệt đừ khi tới nơi. Xe bus đi gì mà lâu thế…… Anh mặc áo blue vào thật nhanh. Dũng đi ngang qua và chào Tuấn. -Tối hôm qua anh có xem phim không ? -Anh biết đấy, tôi đâu có khoái phim Viễn Tây cao bồi -Phim hết trễ ghê …… À, mà này anh biết không, sếp đã đề cập với tôi về vấn đề đi trễ đấy. -Vậy sao ? -Đương nhiên là ông ta không hài lòng rồi. -Tôi nói là sau lễ chắc mọi chuyện sẽ khá hơn. -Chắc chắn rồi … Thôi đi làm nhé. Tuấn đi vào xưởng B. Đồng hồ treo tường chỉ 6h. Th.S. DINH TIEN MINH 6 Bây giờ, hãy đọc lại những lời khẳng đònh được đánh số dưới đây. Suy nghó xem những lời khẳng đònh đó ĐÚNG, SAI hay PHẢI XEM LẠI và ghi vào giấy. Đ nếu bạn chắc là hoàn toàn đúng. S nếu bạn chắc là hoàn toàn sai. ? Nếu bạn phân vân giũa đúng và sai. Khi bắt tay vào làm, bạn bắt đầu từ trên xuống theo thứ tự, không quay ngược lên trên để sửa lỗi và không đọc lại những câu đã trả lời rồi. 4 Th.S. DINH TIEN MINH 7 1. Tuấn là đốc công 2. Công việc của Tuấn bắt đầu sớm 3. Buổi sáng, anh ta mệt khi tới nơi 4. Nhà anh ta ở xa cơ quan 5. Hôm đó, anh ta đi làm trễ 6. Tối hôm trước, anh không xem phim 7. Sếp không hài lòng vì nhân viên đi làm trễ 8. Tình huống này diễn ra vào tháng giêng 9. Tuấn làm việc ở xưởng B 10.Tuấn vào xưởng lúc 6 giờ Th.S. DINH TIEN MINH 8 Bây giờ, hãy viết lại câu chuyện cho hoàn chỉnh để người đọc không cảm thấy nghi ngờ, khó hiểu ở một vài điểm nào đó. 5 Th.S. DINH TIEN MINH 9 Nhit tỡnh ắ Bn khụng th thuyt phc c ngi khỏc nu trỡnh by vn mt cỏch min cng, thiu s nhit tỡnh, nh th ang phi "tr bi''. ắ Hóy t ht nim tin vo sn phm hoc dch v m bn ang cho bỏn v truyn nim tin ú n khỏch hng bng nhit tỡnh ca chớnh mỡnh. ắ Lu ý rng nhit tỡnh khụng cú ngha l phi núi nhanh hay núi ln, m iu quan trng l phi trỡnh by vn mt cỏch sinh ng v cú tớnh thuyt phc cao. Kyừ naờng 2: Noựi chuyeọn thuyeỏt trỡnh Th.S. DINH TIEN MINH 10 n gin ắ ng dựng nhng t quỏ kờu hay mang tớnh thut ng chuyờn mụn sõu trong khi trỡnh by. Nu khỏch hng khụng hiu iu bn núi, h s chng lu li n tng gỡ nhng sn phm hoc dch v m bn ang cho bỏn. Trng hp t hn, h cú th chỏn nn bc dc. ắ Hóy trỡnh by vn mt cỏch n gin, rừ rng, chớnh xỏc v d hiu. Nờn s dng nhng ngụn ng m bn thng dựng v t ra t nhiờn nh "bn ang l chớnh mỡnh''. 6 Th.S. DINH TIEN MINH 11 Thường xuyên kiểm tra phản ứng của người nghe ¾ Một buổi thuyết trình nếu có hiệu quả và thành công, thường thì phải có sự tương tác qua lại giữa người nói và người nghe. ¾ Trong khi trình bày, bạn nên thường xuyên hỏi lại người nghe xem họ đã hiểu rõ chưa và có vấn đề gì cần thắc mắc, trao đổi thêm hay không. Th.S. DINH TIEN MINH 12 Giao tiếp bằng mắt ¾ Một buổi thuyết trình là một cuộc hội thoại với nhiều người và tất cả mọi người cần phải được đón nhận sự quan tâm như nhau. ¾ Không nên chỉ nhìn vào một người nào đó mà bạn nghĩ rằng là nhân vật quan trọng. Cũng không nhất thiết phải bận tâm đến chuyện ai là nhân vật chủ chốt hoặc ai là người có tầm ảnh hưởng đến việc ra quyết định mua sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. 7 Th.S. DINH TIEN MINH 13 Đặt mình vào vị trí của người nghe ¾ Để bài thuyết trình thêm phần thú vị và đem đến cho người nghe nhiều thông tin cần thiết, ngoài nội dung, bạn cần để ý đến thời lượng của buổi thuyết trình. ¾ Hãy đặt mình vào vị trí của người nghe để xác định mình cần nói điều gì. Nên nhớ rằng, lúc đầu khách hàng không quan tâm đến bạn hay sản phẩm và dịch vụ mà bạn đang chào bán. Để thu hút sự quan tâm của họ, bạn cần phải làm cho họ thấy được lợi ích khi sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Th.S. DINH TIEN MINH 14 Chuẩn bị kỹ ¾ Nội dung của bài thuyết trình cần được chuẩn bị kỹ và bạn cần phải thực hành nhiều lần trước khi tiếp xúc với khách hàng. Điều này giúp bạn rèn luyện kỹ năng trình bày và có thêm sự tự tin. ¾ Bạn cũng nên chú ý đến yếu tố thời gian. Nếu trong bài thuyết trinh, bạn có sử dụng các đồ thị, bảng biểu thì phải bảo đảm tính hợp lý và nhất quán của chúng. ¾ Hãy dự trù trước những câu hỏi mà khách hàng có thể đặt ra và chuẩn bị câu trả lời. 8 Th.S. DINH TIEN MINH 15 Chú ý đến trang phục ¾ Ngày nay, trang phục công sở rất đa dạng tùy theo tính chất của công việc. Điều này cũng ít nhiều gây khó khăn cho bạn trong việc lựa chọn trang phục khi làm buổi thuyết trình chào bán hàng. ¾ Nguyên tắc cơ bản là bạn không được ăn mặc kém trang trọng hơn khách hàng. Trong trường hợp không hiểu biết rõ về trang phục làm việc của khách hàng, tốt nhất bạn nên chọn trang phục truyền thống dành cho doanh nhân. Th.S. DINH TIEN MINH 16 Kết thúc lịch sự ¾ Khi thực hiện xong buổi thuyết trình, dù rằng buổi thuyết trình đó thành công hay không thì cũng phải cảm ơn khách hàng trước khi ra về và hứa hẹn sẽ tiếp tục liên lạc lại với họ. Theo báo Người Lao Động 9 Th.S. DINH TIEN MINH 17 Kỹ năng 3: Tương tác điều khiển đội nhóm Teamwork Social Studies Activity This activity will give students the opportunity to consider what is involved in cooperative efforts and why real teamwork can be very effective. As a result, they may be able to offer suggestions for improving cooperation in their own classroom. Th.S. DINH TIEN MINH 18 Team building means so many different things to people. It can mean building relationships, entertainment programs, learning people skills, leadership skills, leadership development, accelerating change, merging cultures, kicking off new project teams, incorporating different methods or cultures, or literally building teams. 10 Th.S. DINH TIEN MINH 19  Truyền thông/ giao tiếp là quá trình thông qua đó con người bày tỏ quan điểm hoặc diễn tả cảm xúc của mình.  Truyền thông/ giao tiếp là việc chuyển tiếp thông tin/ thông điệp từ một cá thể/ tổ chức này đến một cá thể/ tổ chức khác nhằm mục đích cho đôi bên hiểu nhau. 1. Đònh nghóa Th.S. DINH TIEN MINH 20 2. Thu thập, chuyển tiếp, xử lý, lưu trữ thông tin Ý nghó Ỉ Mã hoá Người phát Thông điệp kênh Tiếp nhận Ỉ giải mã Người nhận Phản hồi Nhiễu Hình 1: Sơ đồ quá trình truyền thông giữa các cá nhân Nguồn: Nghệ thuật giao tiếp và thương lượng trong kinh doanh PTS Thái Trí Dũng – NXB Thống kê - 1997 . gì mà lâu thế…… Anh mặc áo blue vào thật nhanh. Dũng đi ngang qua và chào Tuấn. -Tối hôm qua anh có xem phim không ? -Anh biết đấy, tôi đâu có khoái phim. người cần phải được đón nhận sự quan tâm như nhau. ¾ Không nên chỉ nhìn vào một người nào đó mà bạn nghĩ rằng là nhân vật quan trọng. Cũng không nhất thiết