Thực hành kế toán máy tính trên excel 2010

Th.S: NGUYỀN NAM THUẬN V À nhóm tin học íhực dụng Thưc hành kế tốn máy tính # Excel 2010 S ách nhăm m ục đích giiip cúc clĩiiyên viên k ế to án siỉf điintỊ Excel m ột cách dỗ dàng chxiycn n g h iệp hớn S ách d n h cho nhxìiiq ngiíời bắL d ầ u dìm g (len Exccl nliiùig chiía b icl cách ]jhải làm th ế Iiào Sách có ỉìố cục Tìội Hnnt» trình hày rò ràiiíí, biíớc hướiiíị (lẫn tlu íc hànlỉ cụ ihc (liía lrC’ 11 nhữiiíí vấn (lề tìn h liuốntỊ kê tốii thiíc tc N H À X U Ấ T B Ả N H Ồ N G Đ Ứ C T H ự C HÀNH K Ế TỐN MÁY TÍNH TRÊN EXCEL 2010 Th.S: NGUYỄN NAM THUẬN nhóm (in học íhực dụng C hịu ỉrá c h n h iệ m xuất bản: HỒNG CHÍ DŨNG 8ỉẽn tập Sửa ỉn Trình bày Vẽ bìa Nguyển Nam Cơng Sơn Ho^ng Vỹ Lê Thành Thực hiên liên kết xuất bán: CÔNG TY C ổ P H Ầ N V Ả N HÓA N H  N VẢN Phát hành tại; HỆ T H ố N C N H À S Á C H N H  N VẢN • • 01 Trường Chinh, p 11, Q Tân Bình, TP HCM Tel: 39717882 - 39717884 - 39712285 Fax: 39712286 875 CMT8, P.15, Q.IO, TP HCM TeL; 39770096 Fax: 39708161 In 1.000 khố 16 X 24 cm Cty cổ Phần In Vân Lang, sốđăng ký KHXB: 187-2009/CXB/Ò6-29/HĐ QĐXB: 48/QĐXB NXB cấp ngày 14-04-2009 In xong nộp lưu chiếu quý IV năm 2010 Ờ I NÓ I ĐẦU Excel phần mềm tiếng việc xử lý số, phân tích liệu, cơng thức kế tốn, mà cùn phân loại lọc liệu tâ”t cá loại, trình bày liệu dạng đồ hoạ thứ liên quan đến sơ” tốn học Quyển sách "Thực hành kê toán máy tinh Irêii Excel 2010" đưỢc biên soạn nhằm mục đích giúp chuyên viên kế toán sử dụng Excel mội cách dễ dàng chuyên nghiệp Sách dành cho nliững người bắt đầu dùng đến Excel chưa biết cách phải lùm Sách gồm 12 chương, bôn chương đầu giới thiệu giao diện Excel hướng dẫn bước để tạo trang bảng tính Các chương đến giải thích cách trình bày liệu kế toán nhiều dạng khác nhau, bao gồm lập biểu đồ Excel, sử dụng pivot table, in bảng tinh chia sẻ liệu với ứng dụng khác Các chương 10, 11 !2 bạn khơng nên bỏ qua chương nâng cao, giúp bạn tiến xa việc sử dụng thành thạo chương trình bảng tính ExcelSách có bơ” cục nội dung trình bày rỏ ràng, bước hướng dần thực hành cụ thể dựa irên vấn đề cình hng kế tốn thực tế, hy vọng hửu ích cho bạn đọc Irong việc học sử dụng Excel rr’ / _ _ • Tác giá Chương 1: Khảo sát Excel 2010 Khảo sát €xcel 2010 N hững điếm • K hám p h nhữìỉg bạn có tbổ thực h iện với Excel * Sử dự ìiggiao diệ)i Ribbon » Làm quen với tab khác iìhau # Tun h iển loại tài liệu Excel định d n g jìle M N h ậ n s ự trợ g iiỉp ím ĩiq viộc sử dụng Excel K hỏi đ ộ n g Câu hỏi Một sô' ưu diểm việc sử dụng Excel đế’ quản lý liệu gì? Làm th ế bạn truy cập lệnh để mở lưu file? Ribbon gì? Có tab ln nằm Ribbon? Tab ngữ cảnh gì? Sự khác giừa khung tác vụ (task pane) hộp thoại (dialog box) gì? _ Chương 1: Khảo sát Excel 2010 Các file Excel lưu trữ dạng mà nhị phân (binary) hay dạng XML? Sự khác b iệt m ột file có phần mở rộng xlsx m ột file có phần mở rộng xlsm gì? Làm th ế truy cập hệ thống Excel Help? Tăng tốc Nếu bạn hiểu bạn sử dụng Excel 2010, làm thê đê định hướng Excel, làm th ế để nhận trợ giúp Excel, nhảy đến chương hào đón đến với th ế giới Excel 2010 Trong th ế giới thông tin thay đổi liên tục ngày nay, người cần m ột cách để tổ chức, xử lý giải liệu thuộc tấ t loại Excel m ột chương trìn h tố t n h ất để làm điều C Excel cho bạn học từ liệu loại Bạn có thể; # P bân loại d ữ ỉiệ u đ ể x e m theo th ứ tự kh c» Lọc d ữ liệu đ ể thấy ch ỉ p h ầ n u Sử dụng d ữ liệĩi cơng tbrìc đ ể lạo d ữ liệu K Tạo biểu đồ d ữ liệ n đ ể biết n h ỉìn g g ì x ả y k h ứ dự báo ỉihíùig có th ể x ả y ỉìíơìĩg lai M X â yã ự iig ứng dụng giao diện I’ố n cho bạn kiểm chứng, biệii chĩnh I>à thav đồi d ữ liệii Trong làm việc qua tập sách này, bạn học tác vụ thực m người ta làm với Excel ngày, chẳng h ạn tác vụ danh sách sau đây: M Loại bỏ đối tỉíợng Iríing lặp khỏi d anh sách email M Tạo tiinc card (sổ d u u iỉ Tạo biểií đồ thay đổi trung thời gian # chỉiic lự cíộiig hỏa hàiig lồii kho rà d o anh số theo Tạo I>à quản lý ngán sách M Tạo, theo dõi, in hóa đơii Để b đầu tiến trìn h , bạn cần hiểu điểm việc sử dụng Excel Trong chương này, bạn học thêm nừa Excel gì, th àn h phần giao diện phù hỢp với th ế nào, liệu lưu trừ sử dung Excel th ế nào, cách nhận đươc sư trơ giúp ban tiế n hành Chương 1: Khảo sát Excel 2010 E x c e l g ì v tạ i s a o sử d ụ n g nó? Mục đích ban đầu đằng sau Excel xử lý số Người ta biết rằn g m ột m áy tín h có th ể thực việc phân tích dừ liệu phức tạp xử lý số nhanh họ có th ể làm cơng việc thủ cơng Để làm dễ dàng điều đó, vào đầu nám 1980, m ột số chương trìn h dược tạo nhằm giúp người dùng di chuyển sang máy desktop họ phần việc xử lý sô’ thực máy chủ M icrosoíl tung Excel vào nãm 1985 thay th ế cho M ultiplan, chương trìn h bảng tính (xử lý số) ngun thủy Excel ln tín h tốn giỏi Một cách tố t nhâ't để học từ thơng tin m bạn có sử dụng m ột công thức m ột loạt công thức đế mở rộng m liệu nói cho bạn biết Ban đầu, cơng thức tạo Excel vụng phức tạp Bây công thức tổ chức tô't dễ hiểu nhiều Nhiều cơng thức chí có th ể xếp lồng để tạo phép tín h phức tạp Qua nhiều nâm , Excel sử dụng để làm việc m ột lúc vđi lượng liệu ngày lớn Ngoài ra, người dùng Excel di chuyển từ việc lưu trữ tấ t dừ liệu máy cục họ đến làm việc với liệu từ SQL Server 2005 khổng lồ sở liệu quan hệ khác Excel Tình hng có th ể dường làm nhớ lại ngày ban đầu m áy tính, nơi tấ t liệu lưu trữ trê n máy chủ Tuy nhiên, với sức m ạnh máy tín h ngày nay, sức m ạnh tín h tốn lưu trữ rộng lớn lại nằm bên m áy tín h desktop bạn có sần trê n b ất kỳ máy chủ Excel tung lần Tại sử dụng Excel? Excel 2010 làm cho dễ dàng theo dõi, hiểu làm viộc với liệu mà bạn tiêp xúc ô nhà ngày nơi làm việc Chương trìn h cho bạn tổ chức liệu th àn h nhóm thơng tin Sau bạn có th ể lập biểu đồ thơng tin cho bạn có th ể th đưỢc nhừng xu hướng liệu Bạn có th ể kết hỢp liệu băng việc sử dụng nhiều công thức khác để tạo thêm liệu để học hỏi từ Tóm lại, b ạn có th ể sử dụng Excel để giúp bạn tìm hiểu liêu có th ể làm cho ban N hững đ iểu b ạn cần b iết Cho đến gần đây, workbook giới hạn sheet 256 cột 16.384 hàng Trong Excel 2010, bạn có 16,000 cột triệu hàng trên, sheet tùy khả máy tính xử lý Với kích cỡ bảng tính lớn này, bạn lưu trữ nhiều liệu file Excel nhiều máy chủ xử lý Excel phát triển ban đầu, 10 Chướng 1: Khảo sát Excel 2010 G ia o d iệ n R íb b on E x c e l 2010 Nếu bạn sử dụng phiên trước Excel, có th ể bạn biết rằn g lần bạn nâng cấp bạn phải học lại nơi chức có che giấu đọc lại tà i liệu để biết cách truy cập sử dụng tín h nàng Khi Excel p h át triển, sơ’ mục trê n menu sơ' tính có sẵn p h át triển theo hàm số mũ Nếu Excel 2010 tiếp tục với phương pháp điều khiển menu khơng thể tìm thấy niọi thứ m bạn cần Excel 2010 khơng làm việc mà bạn sử dụng Trong OíTice 2010, Microsoíl thay th ế menu th a n h công cụ m ột giao diện (Ribbon) Ribbon th iế t k ế để giúp bạn tìm kiếm th n h phần bên giao diện làm việc với toàn liệu m ột cách dễ dàng Ngồi ra, Ribbon có th ể đễ dàng đưỢc mở rộng phiên tương lai mà không tăng thêm phức tạp Nếu bạn sử dụng m ột phiên trưởc Excel, có th ể bạn thấy Ribbon lúc đầu gây bối rối Hãy tự cho m ình m ột chút thời gian để tự làm quen với Microsoft nổ lực nhiều nhằm bảo đảm rằn g nội đung Ribbon tổ chức m ột cách th ân thiện với công việc P hần lớn công việc bạn thực cách sử dụng nút loại loại Những nút nằm bên nhóm mà nằm bên trê n tab Các tab có sẵn tạo nên Ribbon H ình 1.1 m inh họa Ribbon nằm phần giao diện Excel ( 15 ffTce^ B utlon ì T h a n h c ố n g cg Q uick A c c e s s (c a c ĩa b ) tg m iS iS * / y• _• ÍN u t iẹ n h ) ^ 3- - f i 1»1* M n* _ 'H p v * • ÍR ib b o n lr>m «/i líb ii ' r\ } n« * r 11 r> (N h ó m ) Hình 1.1: Các thành phẩn khác cùa giao diện Ribbon mứi Ribbon th iế t kê để giúp bạn làm công việc m ình, tố chức cho chức thường sử dụng nhiều n h ấ t nằm phía bên trái Các chức sử dụng n h â t chuyên dụng n h ấ t nằm d phía bên phải B OJficc Buttoit: p h ia bơn Irái Ribbi, OfJìce Bìitton cho bạn thực h iện tác vụ p h ổ biến qiut Iihiển ứng dụng Ọffice, chắvq h n nh 11 Chưdng 1: Khảo sát Excel 2010 mở, hùi rà đóng cácfile r h ia p h ả i d a n h sách trìtỉh b v lải liệu đĩỉợc tn iy cập lịần đ â v n hất từ Excel Các tù y chọn m bạn có th ể tn iy cập từ Office Biitioii ctỉíỢc m inh họa h ình 1.2 t u i , ;r< ?|M T ằ!> -ô' -I n 1ằ !ằô H J>*'l H< Cô| *( P v ^ t Ì Q i r « (ằ->ôô>< < ~ Ccfôt)lis(ô 0f ) fT6chmcdf in e m e ỉ ^ « ;L ru u (iil ị J A u l ù m « |i c * ^ M a r o in i - $ctw9 V ie w *'/> V k v « A iia n ^ « ỉ.l Pttnl Sr,«eĩ ịC F r l o F iỉ Aú Hình 1.4: Sử dụng tab Page Layout dể canh chỉnh W0 fksheet đ ể in K Tab P orm itlas: Làm việci'ớ id ữ liộ ii trongsheet ìn ệ cth ê m cơiỉS, thức ì'à d ữ ỉiệìi N bìỉ đìtợc iniiib họa tĩvng hình 1.5, tab n y cho bạn tn iỵ cập niội cú Iihâp tất côỉig thức đ ã p h â n họng m ục đ ề dễ d àng sứ dụng Ngoài ra, bạn sử dụng tabP om iulas đ ể tạo lên cho ô bảng, kiểm tra công thức, xá c định p h ép lin h giả lỉỊ sheel í> d -o- f m /x S ỡ O k l * M i c r ứ $ o f t E x c e l ( T » c h m c đ Ị P r e s 'i « » o Home tniôi1 Ê Atevikô Isyu A6 Dôu Ê_ ^ J ' \ t lì f íl^ ^ p ũềìé fii Tirtí • r R*vi}ig n i ộ t C Ộ I j S Tạo m ộ t VVorksheeí từ m ộ t T e m p la t e 7?w kiếm templale đĩỉợc cài đậttrên r>ìáv lính 40 Xbập d ữ liệii tro)ig teniplate Billing Slarenient 41 M ục lục _ 5 Tạo m ộ t vvorksiieet từ đ ẩ u 4 í> ic n r o n i ộ l c h u i m ụ c n h p A / il o P i ll Lưu V V o rk s h e e t Thực h n h Chương 3: Tinh chỉnh w o rk s h e e t .54 Khởi đ ộ n g 54 (.âu hòi 5-í 'lãiiíị ! ( k 55 DỊnh lại kích cỡ cột h n g 55 Sao chép đán liệu E x c e l 57 /'Inrc /hi chức Iiúiiíị ỉũo cl.ìc/y rà (lán co' han “ ( a) íhciir sư cliỗu khiến iv'i líiy chon Pasii‘ 59 Kêt n h ó m liệu tro n g b ả n g Loc lỲi pbãn loại d ữ liệu b ả n ^ 64 'ìíiV b iổ ii b ả ) i í ị 6Ố Định dạng liệu để cải thiện tính rõ ràng hiểu rõ 69 Dịnh dạng cắc ô 69 Ihciy (lối kiôii canb chinh rà inảii lô 69 Sứ diinq dinh dạnc, cỏ diều lỉìệii 7'ị '1(10 (tinh dcDiíị cỏ (íiốii kiơn riânq ciici baii 75 Aị> dụntị C i‘ll slyỉc cài sẩ n 76 Oịnh d n g liêu để chia s ẻ 7 Aịi (Inim ìhcm v I n i/ ì íi.ìiiilì Cí'u s ỉ y / 79 Kiểm chứng tài liệ u Kú'iiĩ /ra chinh fỊ() (.'á nhân hủct tiiyclìọii chíiiỉ) tá 8J Sửdựnỉ> Tlìcsciìini.s 82 /.ả»ĩ riộc lúi khung lác rụ Research 8'ị In V V orksheet 84 Làiìi cho bảiiỉỉ nâni rửa trân mơi írauỊị 84 Dicii chinh lở S6 Thâm header rà/oolor 87 In lài liêii Pbục hổi trú lại kbiiiig xem Ìiệìi 88 Thực h n h _Mục lục Chương 4: T ìm hiểu cơng thức Excel 92 Khởi d ộ n g Cđii h ó i .92 Tãn^ lố c Những bạn cần b iế t công th ứ c Tạo côiiii thức hán í 'í'ạo trực tiếp niộl cổng thức imiìQ, mơ/ ỏ 95 Tham chiếu ô công ibiỉc: Các dịci /ưaii^ dối rỡi cch đicĩ chi lu yộ! d ố i S ' Khai th c ntiững tùy chọn cho phép tính, hiệu suất, kiểm tra l ỗ i 101 Câc tùy chọn lính tốn / 1)1 ỉ.àiii liộc I'ới CỒÌÌQ, ibức .I0_^ Các quy tắc kiổm trơ lỗ i /0-? Tạo c ô n g thức Punction W iz a r d Tloẽỉìì cơng Ihức vào nhiều Iiorksheet l ii c 108 Sử dụng liệu từ nhiều Sheet tro n g m ộ ! công th ứ c 1 Khai th c tùy c h ọ n k h c 111 sứ d ụ iiq hàtn logic đ ể so sánh giá tr ị 11 ỉ Tìm biển cớc hàm ngàv ỉháiig thời g ia n /7 Kbai thác câc hàm dò lim ì'à tham chiến //5 Dặt tên dãy công th ứ c 116 Thực h n h 2 Chương 5: T o biểu đồ; Các loại biểu d Excel sử d ụ n g c h ú n g 124 Khỏi đ ộ n g .124 Cáu h ỏ i 12-1 rãnq tố c 125 T ìm hiểu th n h p h ầ n biểu đổ c h u ẩ n Tạo m ộ t biểu dồ c ộ t b ả n Tạo biển đ 127 Tinh cbhib /híếl k ế Chuyển đổi m ộ t biểu đổ cột th n h m ộ t biểu đổ t h a n h 133 Phân hạng m ụ c liệu với biểu đồ t r ò n Tạo biểu đồ để thổ thu nhập theo khi! r ự c J,Ỉ7 Tạo biểu đồ để thể chi phí theo khu t'ự c I-ÌO sá p xếp cá c hiểu đồ R erem ie fà E xpense HCÌIÌI cợìib Iih d ii I '/ ^ M ục lục _ T h ể hiên tiến độ biểu đỗ đ n g 4 Tirn xu hướng với biểu đồ tán x .149 So sánh liệu với biểu đồ vùng 152 Tổng quan loại biểu đồ khác 156 Biốn dổ chứìiỉị khốĩi ỉ 56 í ì i ổ i i d n ỉ ậ t ỉ ỉiiêií (íổ hình xuỉỉ ỉ 57 H i ổ i t c ì ổ Ì X ) Ị B ị ố ị I cĩổ n i ( l a r ỉ / 5” Bài t ậ p Chương 6; Xoay liệu: Xem liệu m ột cách khác Khồi d ộ n g (. Cck' hộ lọc ỉiâniị c a o J(>9 ' / Tổ chức clứ líệiỉ hỗn h ọ p 272 Thực hành 278 Chương 11: B ảo đ ảm liệu đ ú n g 280 Khởi động 280 Câỉỉ hỏị 280 'J'âttg lốc 281 Loại bỏ liêu trùng lặ p 281 Locù Ix) ỉrùếỉq lập khói ÌÌÌỘỊ cơt 2S2 Loại !>ỏ Ịịiá Ịri ỉììiíiĩị lặp khỏi cộ/ cíĩt(ỉc' choỉì ỉronq nỉòỉ hàiỉ^ 286 Hiệu lực hóa liệu 287 'ỉcio ÌÌỈỘI Cịi/y (ác hiựìi l ự c bóci c o bá>i 8 'ìạo ihỏìỉiị háo ìihậỊ) Uộiỉ tùy Ỷ cbo riộc hiỌỉỉ lực bủa liờii 29! l'ci(>các ỉhổìig háo lỗi ỉùy ý cho liờii k h ù ì Ị i ị hơỊ) lộ 29J SứdụnỊị dcinb sách mục âềhiệu lực hỏa d ữ liệ íi 294 HỢp n h â ^đ ữ liệ u ^ 297 Họp nhấỉ dì7 Hệíi írong mội im rkbook .297 ỈỊợp ìihâĩ d liệu iỉỉ ìihiểĩi Uỉorkhook 303 Tliực hành .306 ... "Thực hành kê toán máy tinh Irêii Excel 2010" đưỢc biên soạn nhằm mục đích giúp chuyên viên kế toán sử dụng Excel mội cách dễ dàng chuyên nghiệp Sách dành cho nliững người bắt đầu dùng đến Excel. .. 16.384 hàng Trong Excel 2010, bạn có 16,000 cột triệu hàng trên, sheet tùy khả máy tính xử lý Với kích cỡ bảng tính lớn này, bạn lưu trữ nhiều liệu file Excel nhiều máy chủ xử lý Excel phát triển... tiến xa việc sử dụng thành thạo chương trình bảng tính ExcelSách có bơ” cục nội dung trình bày rỏ ràng, bước hướng dần thực hành cụ thể dựa irên vấn đề cình hng kế tốn thực tế, hy vọng hửu ích