Tìm hiểu ứng dụng hệ thống ERP vào một doanh nghiệp kinh doanh thương mại điện tử tại Việt Nam.

Bài thảo luận môn hệ thống thông tin quản lý đại học Thương Mại, đề tài Tìm hiểu ứng dụng hệ thống ERP vào một doanh nghiệp kinh doanh thương mại điện tử tại Việt Nam. Phân tích thực trạng và triển khai ERP tại công ty Vinamilk. Chuỗi cung ứng di động, Chuỗi cung ứng thông minh, Quản lí dây chuyền cung ứng, Tự động hoá đội ngũ bán hàng, Hoạch định nguồn lực sản xuất

- -BÀI THẢO LUẬN

Bộ môn: Hệ thống thông tin quản lí

Đề tài : Tìm hiểu ứng dụng hệ thống ERP vào một doanh nghiệp kinh doanh thương mại điện tử tại Việt Nam.

Nhóm thảo luận : 2

Hà Nội, 2018

Mục lục

Mục lục 1

Thuật ngữ và viết tắt 2

A MỞ ĐẦU 3

B NỘI DUNG 3

I CƠ SỞ LÝ LUẬN 3

1 Giới thiệu về ERP 3

1.1 Khái niệm 3

1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của ERP 4

1.3 Các thành phần của ERP 5

1.4 Chức năng 6

1.5 Quy trình triển khai hệ thống ERF 9

2 Các yếu tố quyết định đến việc triển khai ERP thành công 10

II Phân tích thực trang và triển khai ERP tại công ty Vinamilk 12

1 Giới thiệu về công ty 12

2 Hoạt động của công ty trước khi triển khai ERP: 13

3 Hoạt động của công ty triển khai ERP: 13

3.1 Triển khai về Công nghệ: 14

3.2 Triển khai về quy trình: 15

3.3 Triển khai về nhân lực : 16

3.4 Đầu tư về ngân sách: 17

4 Kết quả 17

C KẾT LUẬN 18

Danh mục tài liệu tham khảo 19

Thuật ngữ và viết tắt

Từ viết tắt Thuật ngữ Giải nghĩa tiếng Việt

ERP Enterprise Resource Planning Hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp

Management

Quản lí quan hệ khách hàng

ĐỀ TÀI: Tìm hiểu ứng dụng hệ thống ERP vào một doanh nghiệp kinh doanh thương mại

điện tử tại Việt Nam.

A MỞ ĐẦU

Với sự trợ giúp của công nghệ thông tin, doanh nghiệp đã có công cụ hữu hiệu là hệthống phần mềm quản trị doanh nghiệp Việc áp dụng các phần mềm này càng trở nên phổbiến và thiết yếu với doanh nghiệp Một ứng dụng được rất nhiều nhà quản trị quan tâmtrong việc điều hành công ty và hiện nay có không ít doanh nghiệp đã, đang và chuẩn bịtriển khai chính là ERP ( Enterpise Resource Planning) Hoạch định nguồn lực doanhnghiệp, đây là phương tiện hiện đại, sử dụng công nghệ thông tin để quản lí tất cả cácnguồn lực của doanh nghiệp( nhân lực, tài chính, phương tiện và tư liệu sản xuất ) Donhiều nguyên nhân, một số doanh nghiệp vẫn chưa phát huy được tác dụng vốn có của hệthống này, thậm chí còn gặp rất nhiều khó khăn Ngoài công nghệ quản lí, ERP còn đảmnhận luôn nhiệm vụ phân tích, kiểm tra thực trạng, sử dụng nguồn lực với mọi mức độ cậpnhật phù hợp theo yêu cầu của nhà quản trị Cùng với đề tài của mình, nhóm 2 xin trình bàyỨng dụng của ERP trong doanh nghiệp

hệ thống phần mềm rất lớn Rất nhiều các giải pháp ERP chỉ thực hiện các chức năngtheo đúng phạm vi này

 Để hiểu rõ hơn ta hãy phân tích ý nghĩa của các từ kết hợp thành ERP như sau:

R (Resource – Tài nguyên): Resource có nghĩa là nguồn lực như tài chính, nhân sự,

công nghệ, phần cứng, dữ liệu, thông tin, Vì vậy khi ứng dụng ERP thì phải làm saobiến các nguồn lực này thành các tài nguyên có giá trị cao cho doanh nghiệp

P (Planning – Hoạch định): Chúng ta phải tính toán, hoạch định báo cáo các khả năng

phát sinh trong quá trình điều hành, sản xuất kinh doanh, trong việc sử dụng các nguồn

lực của doanh nghiệp Chẳng hạn như khi ứng dụng ERP thì sẽ tính chính xác kế hoạchcung ứng nguyên vật liệu cho nhà máy sản xuất để cung cấp đầy đủ cho các đơn hàngcủa nhà cung cấp Phải hoạch định ra kế hoạch sản xuất sao cho hợp lý, không thiếucũng như không thừa để đem lại lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp Hoạch định rachiến lượt kinh doanh, chính sách giá, chiết khấu,

E (Enterprise – Doanh nghiệp): Doanh nghiệp là mục đích cuối cùng của ERP, làm

sao kết hợp tất cả các phòng ban, tất cả các chức năng nghiệp vụ của doanh nghiệp vàochung một hệ thống máy tính duy nghất mà có thề đáp ứng tất cả các nhu cầu quản lýkhác nhau của các phòng ban

 Tóm lại, khái niệm ERP một cách đơn giản nhất: ERP là phần mềm quản lý tổng thểdoanh nghiệp, trong đó phần hoạch định nguồn lực là phần cơ bản Những gì quantrọng nhất trong hoạt động của doanh nghiệp đều được ERP quản lý, và với mỗingành nghề kinh doanh, mỗi doanh nghiệp thì kiến trúc module hay chức năng của

hệ thống ERP có thể rất khác nhau

1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của ERP

Thuật Ngữ ERP được phát minh vào năm 1990 bởi Gartner nhưng nguồn gốc chínhxác của thuật ngữ này bắt nguồn từ thập niên 1960 Vào thời kỳ đó , ý tưởng này chủ yếuđược ứng dụng trong lĩnh vực quản lý hàng tồn kho và quy trình kiểm soát trong ngành sảnxuất Các kỹ sư phần mềm thời điểm đó đã tạo ra các phần mềm ứng dụng điều khiển quytrình quản ký hàng tồn kho, đối chiếu các khoản dư và tường thuật các trạng thái Tới năm

1970, hệ thống ERP đã mở rộng chức năng của mình thông qua việc tích hợp vào hệ thốngHoạch Định Nhu Cầu Nguyên Vật Liệu ( MRP) nhằm mục đích lên kế hoạch cho các quytrình sản xuất

Vào thập niên 1980, phần mềm MRP phát triển rộng rãi hơn với mục đích bao trùmcác hoạt động trong quy trình sản xuất nhiều hơn trước, khái niệm MRP-II (Hoạch ĐịnhNguồn lực sản xuất) xuất hiện cũng dựa trên ý tưởng trên Đến năm 1990, các hệ thống này

đã được phát triển hơn so với các chức năng quản lý hàng tồn kho và quá trình hoạt độngkhác thành các chức năng back-office như kế toán và nguồn nhân lực, lập ra giai đoạn mớicho sự phát triển ERP được biết đến phổ biến hiện nay

Ngày nay, ERP đã được mở rộng nhằm bao trùm các hoạt động liên quan tới trí tuệdoanh nghiệp (BI) bên cạnh đó hệ thống ERP cũng xử lý các chức năng “Front-office” như

“tự động hoá đội ngũ bán hàng (SFA), tự động hóa tiếp thị và thương mại điện tử Vớinhững tiến bộ vượt bậc của sản phẩm kèm theo những câu chuyện thương hiệu thành côngnhờ vào hệ thống này, các công ty trong một loạt các ngành công nghiệp, từ phânphối sỉ cho đến thương mại điện tử đều tin dùng giải pháp ERP là sự thật không ai có thểchối cãi

1.3 Các thành phần của ERP

Thành phần của ERP Hệ thống ERP được thiết kế theo kiểu các phân hệ Nhữngphân hệ chức năng chính được chia thích hợp với những hoạt động kinh doanh chuyên biệtnhư tài chính kế toán, sản xuất và phân phối Những phân hệ khác có thể được thêm vào hệthống lõi

Financials – Kế toán tài chính

Oracle cung cấp cho doanh nghiệp toàn bộ bức tranh về tình hình tài chính của minh

và cho phép kiểm soát tòan bộ các giao dịch nghiệp vụ, giúp tăng tốc độ khai thác thông tin

và tính minh bạch trong các báo cáo tài chính từ độ tăng hiệu quả hoạt động của doanhnghiệp Doanh nghiệp có thể đóng sổ cuối kì nhanh hơn, ra quyết định chính xác hơn dựatrên số liệu tức thì do hệ thống cung cấp, góp phần làm giảm chi phí vận hành doanhnghiệp Các phân hệ chính của Oracle Financials là General Legder, Account Receipables,Account Payables, Assets

Procurement – Quản lí mua hàng

Oracle Procurement gồm các phân hệ được thiết kế nhằm quản lí hiệu quả việc muasắm hàng hóa, dịch vụ đa dạng và phức tạp Các phân hệ quản lí mua sắm cho phép doanhnghiệp quản lí các yêu cầu mau sắm tòan doanh nghiệp, công tác mua sắm, quản lý và lựachọn nhà cung cấp Các phân hệ của quản lí mau sắm gồm: Purchasing Intelligence,iProcurementm, Sourcing, iSupplier Portal

Logistics- Cung ứng

Oracle Logistics hỗ trợ quản lí tòan bộ quy trình cung ứng, từ quản lý kho đến vậnchuyển và trả lại hàng cho các phân hệ Inventory Management, Mobile Supply Chain,Supply Chain Intelligence, Transportation, Warehouse Management, Oracle Fulfillment –Quản lí bán hàng

Oracle Order Fulfillment cho phép quản lí các quy trình bán hàng rất mềm dỏe, cungcấp số liệu kịp thời, góp phần tăng khả năng thực hiện đúng hạn các đơn hàng của kháchhàng, tự động hóa quy trình từ bán hàng đến thu tiền, góp phần làm giảm các chi phí bánhàng gồm Oracle Management, configurator, Advanced Pricing, iStore, Supply ChainIntelligence

Manufacturing – Quản lí sản xuất

Oracle Manufacturing giúp tối ưu hóa năng lực sản xuất, từ khâu nguyên liệu đếnthành phẩm cuối cùng Hỗ trợ cả mội trường sản xuất lắp ráp giản đơn (DiscreteManufacturing) và cả mội trường sản xuất chế biến phức tạp (Process Manufacturing),Oracle Manufacturing giúp cải tiến và kiểm soát quy trình sản xuất tốt hơn Các phân hệchính của Quản lí sản xuất là MDS, MPS, MRP, BOM/Formula, WIP

Human Resources – Quản Trị nhân sự

Các phân hệ Quản trị nhân sự của Oracle sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quảnguồn nhân lực của mình Oracle cung cấp các công cụ để gắn người lao động với các mụctiêu của tổ chức, hỗ trợ tất cả các nghiệp vụ quản lý nhân viên, tuyển dụng, đào tạo,lươngCác phân hệ gồm Human Resources, Payroll, Trianning Administration, Self-service

HR, HR Intelligence, Time & Labor, Advance Benefits, iLearning, iRecruitment

Project – Quản lý dự án

Oracle Projects giúp cải tiến công tác quản lí dự án, cung cấp thông tin phù hợp chonhững người lien quan, từ đó doanh nghiệp có thể điều phối dự án nhịp nhàng, tối ưu hóaviệc sự dụng nguồn lực, ra quyết định kịp thời Các phân hệ gồm Projects Billing, ProjectsCosting, Project Intelligence, Project Resource Mgmt, Project Contracts, ProjectCollaboration

Planning & Schedule – Lập kế hoạch

Oracle Planning & Scheduling gồm các phân hệ hỗ trợ việc lập kế hoạch cung ứngcũng như kế hoạch sản xuất Các phân hệ chính gồm Supply Chain Planning, Adv SupplyChain Planning, Demand Planning, Global Order Promising, Mfg.Scheduling, InventoryOptimization, Collaborative Planning, Supply Chain Intelligence

Intelligence – Báo Cáo Phân Tích

Oracle E-Business Intelligence là một bộ các ứng dụng lập báo cáo phân tích nhằmđem lại những thông tin kịp thời, chính xác cho các cấp lãnh đạo, các cán bộ quản lý vá tácnghiệp Oracle E-Business Intelligence đựơv tích hợp sẵn trong giải pháp Oracle nên giảmthiểu đáng kể công sức triển khai

Maintenance Management – Quản lí bảo dưỡng

Các phân hệ Oracle Enterprise Asset Management và OracleMaintenance, Repair,and Overhaul hỗ trợ doanh nghiệp chủ động trong việc lên kế hoạch và thực hiện duy tu,bảo dưỡng thiết bị, nhà xưởng, máy móc, xe cộCông tác duy tu, bảo dưỡng được thực hiệntốt hơn sẽ giúp tăng tuổi thọ của tài sản, đãm bảo tính an toàn và độ tin cậy cảu máy móc,thiết bị Ngoài các phân hệ ERP ở trên, các doanh nghiệp triển khai mở rộng ERP với việctriển khai CRM (Customer Relationship Management - Quản lí quan hệ khách hàng) vàSCM (Supply Chain Planning - Quản lí dây chuyền cung ứng)

1.4 Chức năng

- Quản trị tài chính: Nhóm chức năng này gồm các chức năng chính là kế toán

bán hàng, kế toán đặt hàng , kế toán giá thành sản xuất, và kế toán tổng hợp cho phépdoanh nghiệp kiểm soát toàn bộ công nợ phải thu, phải trả, tổng hợp chi phí và doanh thuchi tiết đa chiều, thiết lập được kế hoạch xoay vòng vốn hiệu quả cho doanh nghiệp Phântích đa chiều về hoạt động tài chính, cung cấp kịp thời và chính xác các thông tin về tìnhhình tài chính của doanh nghiệp Phân hệ quản lý tiền, ngân sách hỗ trợ cho việc lập ngân

sách, hợp nhất các báo cáo từ các đơn vị thành viên, các giao dịch nội bộ và giao dịchngoại tệ Tất cả các báo cáo tài chính đều theo tiêu chuẩn VAS và IAS Ngoài ra các chứcnăng quản trị tài chính còn được kết hợp chặt chẽ với các chức năng khác như quản trị sảnxuất, nhân sự tiền lương, kho, công nợ phải thu phải trả….

- Quản trị sản xuất: Chức năng này cho phép lập kế hoạch và theo dõi quá trình

sản xuất Căn cứ vào các số liệu sản xuất theo kế hoạch hoặc theo đơn hàng Hệ thống bắtđầu từ việc xây dựng cấu trúc sản phẩm (BOM: Bill of Material), tính toán nhu cầu nguyênvật liệu, máy và nhân công từ các định mức sản xuất do đơn vị thiết lập Dựa trên các yếu

tố về thời gian giao hàng, nguồn lực về người, máy móc để thiết lập kế hoạch chính, kếhoạch đặt hàng Tất cả các số liệu theo thời gian thực cho phép phân tích điều chỉnh sảnxuất kịp thời Hệ thống cũng tính tới các công đoạn làm việc đồng thời, Các gián đoạn kếhoạch do các yếu tố khách quan phát sinh trong quá trình sản xuất để tiến hành điều chỉnh,điều độ sản xuất đúng với kế hoạch và yêu cầu đặt ra

- Quản trị kho: Chức năng này nhằm quản lý toàn bộ các nghiệp vụ kho phát sinh

với các tiêu thức tình giá tuỳ chọn theo kiểu LIFO, FIFO, giá bình quân hay giá chuẩn Với

hệ thống tham số hoá được ứng dụng trong các hệ thống kiểm soát giá bán, chiết khấu,thưởng cho từng loại mặt hàng theo kiểu ma trận giúp Doanh nghiệp linh động điều chỉnhcác tiêu thức giá bán, thưởng bán hàng, chiết khấu phù hợp với từng đối tượng sản phẩm,khách hàng theo mọi thời điểm khác nhau Ngoài ra với các lớp thông số về kích thướctrọng lượng, thông tin về mã vật tư hàng hoá…sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng sắp xếp, vậnchuyển và theo dõi quản lý bảo hành vật tư hàng hoá trong kho

- Quản trị bán hàng và công nợ phải thu: Chức năng này giúp doanh nghiệp

theo dõi và quản lý toàn bộ các quy trình nghiệp vụ bán hàng bao gồm: Quản lý báo giá,theo dõi các đơn đặt hàng của khách hàng, quản lý các điều kiện thanh toán, các chế độthanh toán, tín dụng cho từng khách hàng với các tiêu thức bán hàng khác nhau của Doanhnghiệp như bán sỉ, bán trả chậm, ký gửi… Căn cứ vào đơn hàng của khách hàng chươngtrình cho phép thiết lập các kế hoạch giao hàng cho khách hàng Phát hành hoá đơn vàchuyển sang theo dõi kiểm soát phải thu sau khi kết thúc một giao dịch bán hàng Từ các sốliệu bán hàng, tiến hành xử lý phân tích đánh giá quá trình kinh doanh bán hàng của doanhnghiệp Ngoài ra ở chức năng này của hệ thống thì công nợ phải thu sẽ được tổng hợp vàphân tích chi tiết nhất đảm bảo các kết nối với các chức năng quản trị tài chính

- Quản trị mua hàng và công nợ phải trả: Chức năng này cho phép theo dõi và

quản lý toàn bộ quy trình nghiệp vụ đặt mua hàng hoá, nguyên vật liệu, vật tư thiết bị phục

vụ cho sản xuất kinh doanh từ khâu tính toán thiết lập kế hoạch đặt hàng, bảng đặt hàng dựkiến và các đơn đặt hàng với nhà cung cấp Theo dõi nhận hàng dựa trên các điều kiện giaohàng, các điều kiện thanh toán khi đặt hàng Sau khi kết thúc nhận hàng căn cứ vào các hoáđơn của nhà cung cấp để chuyển sang theo dõi kiểm soát thanh toán phải trả sau khi kếtgiao dịch Chức năng này cũng cho phép tính toán, xử lý phân đoạn các khoản chi phí trảcho quá trình đặt hàng như vận chuyển ứng với các tiêu thức mua (FOB, CIF, Ex-

work.vv , các chi phí quản lý khác) của từng nhà cung cấp Điều này cho phép tính toánlượng đặt hàng kinh tế (Economic Order Quantity) Đồng thời cũng tính các mức tồn kho

an toàn giúp xây dựng các lượng đặt hàng lặp lại (Re-Order) trong quá trình sản xuất

Chức năng này cũng cho phép quản lý chi tiết và tổng hợp công nợ phải trả theonhiều tiêu chí đảm bảo kết nối với chức năng quản trị tài chính

- Quản trị nhân sự - Tiền lương: Chức năng cho phép tạo cơ sở dữ liệu về lý lịch

nhân viên, lưu trữ các quyết định, đơn từ có liên quan trong quá trình công tác của nhânviên tại đơn vị Phân hệ cũng cho phép chấm công và tính lương cho từng nhân viên, từngphòng ban hay từng nhóm nhân viên theo nhiều tiêu thức khác nhau.Trong doanh nghiệpmay việc tính lương cho công nhân sản xuất trực tiếp rất phức tạp và căn cứ vào năng suấtsản xuất của công nhân, đơn giá từng đơn hàng, theo thời gia, ca sản xuất…và cần theo dõicông khai qua hệ thống bảng chấm công điện tử Nhờ vào hệ thống tham số cho phép khaibáo xác định các hình thức cách tính lương linh hoạt Chức này đáp ứng hầu hết các nghiệp

vụ về lương cho các loại hình doanh nghiệp, chẳng hạn như: Quản lý tạm ứng theo kỳ độtxuất, theo dõi và tham gia các quá trình đóng và hưởng các loại hình bảo hiểm, nghĩa vụđóng thuế thu nhập, quá trình tăng lương, thưởng,…

cung cấp bắt đầu từ tìm kiếm thông tin, đánh giá các lớp khách hàng tiềm năng, khách hàngtriển vọng, khách hàng thân thiết Lập kế hoạch tiếp xúc và tiến hành ghi nhận các nộidung đang gặp gỡ, trao đổi với khách hàng/nhà cung cấp đến lúc chấm dứt bằng kết quả đặthàng của khách hàng/nhà cung cấp Phân hệ cũng được thiết kế quản lý theo dõi các thôngtin về các chiến dịch quảng cáo, đánh giá hiệu quả của các đợt khuyến mại, quảng cáo màdoanh nghiệp đang thực hiện, tiến hành phân tích số liệu khách hàng theo nhiều góc độkhác nhau phục vụ cho việc hoạch định kế hoạch phát triển thị trường của doanh nghiệp

- Quản trị sửa chữa: Hệ thống máy móc thiết bị của doanh nghiệp may rất lớn và

ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sản xuất kinh doanh nên hệ thống cần quản lý chặc chẽđược năng lực máy móc thiết bị, các kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng để các phòng ban khácbiết được lập ra các kế hoạch sản xuất phù hợp

- Quản trị hệ thống: Thực hiện phân quyền khai thác, thiết lập môi trường làm

việc Thiết lập các kết nối dữ liệu giữa các đơn vị thành viên Xây dựng các thủ tục sao lưu,phục hồi dữ liệu Các tiện ích khác liên quan đến quản trị hệ thống

- Hệ thống cảnh báo thông minh: Cho phép thiết lập các chỉ tiêu cảnh báo tại các

bộ phận - Chuyển vào nhà kho dữ liệu Gửi message tới các nhân viên, các cán bộ quản lý

qua Mobile với hệ thống GMS Ngoài ra khi xử lý thao tác dữ liệu ở mỗi chức năng cụ thểđều xây dựng các cảnh báo riêng phù hợp với từng trường hợp đảm bảo thao tác xử lýchuẩn nhất Hệ thống cũng cần phát hiện các sai sót do xử lý dữ liệu để cảnh báo cho nhânviên xử lý