Giao tiếp và tác động của giao tiếp với hoạt động xuất khẩu.doc

Giao tiếp và tác động của giao tiếp với hoạt động xuất khẩu

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Đất nước ta ngày càng hội nhập mạnh mẽ với các nền kinh tế trên thế giới Từ khi đổi mới đến nay chúng ta đã giao thương với hơn nước thu lại nguồn lợi kinh tế lớn cho đất nước Không những thế từ một nước nghèo nàn cơm không đủ ăn đến bây giờ chúng ta đã trở thành một trong những nước xuất khẩu hàng nông sản lớn nhất thế giới như đứng đầu xuất khẩu ca cao, thứ nhì xuất khẩu gạo và cà phê, các mặt hàng thủy sản cũng được xuất khẩu nhiều đi các nước châu âu, Mỹ, Nhật Bản,…và đã thu được nguồn ngoại tệ quan trọng giúp đất nước ngày càng phát triển

Xuất nhập khẩu đã và đang trở thành một hoạt động quan trọng trong nền kinh tế của nhiều xã hội, nhưng vốn tri thức về tâm lý học xuất nhập khẩu chỉ cách đây không lâu và cũng không được mấy nhà quản trị coi trọng Một trong những kỹ năng quan trọng cần có đó là kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh Khi nền kinh tế nước ta đang trong giai đoạn phát triển, kéo theo sự thay đổi về tâm lý của con người trong xã hội cũng như trong giao tiếp kinh doanh Vấn đề này đòi hỏi các nhà quản trị phải tạo dựng được cho mình một kỹ năng giao tiếp tốt nhằm tạo dựng phong cách và đổi mới kinh doanh.

Ngày nay, xuất khẩu đã trở thành ngành kinh tế quan trọng và giao tiếp trong xuất khẩu cũng là nhu cầu cần thiết cho các nhà quản trị Nó đóng góp to lớn vào sự thành công của các nhà quản trị và sự phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội Để hiểu biết rõ hơn về hoạt động giao thiếp trong kinh doanh cũng như vai trò của giao tiếp trong kinh doanh nhóm sinh viên đã

chọn đề tài: “Giao tiếp và tác động của giao tiếp trong hoạt động xuất

khẩu” làm đề tài nghiên cứu và qua đó chúng tôi có đề ra những giải pháp

nhằm hoàn thiện hơn kỹ năng giao tiếp trong xuất khẩu hướng tới ký kết được những hợp đồng có lợi.

CHƯƠNG I

LÝ LUẬN CHUNG VỀ GIAO TIẾP

1.1 Các vấn đề cơ bản

1.1.1 Khái niệm giao tiếp

 Giao tiếp là một trong những nhu cầu quan trọng của con người. Giao tiếp là sự tiếp xúc giữa người với người, thông qua đó mà con

người trao đổi với nhau về thông tin, cảm xúc,tìm hiểu lẫn nhau, tác động qua lại với nhau.

 Để thực hiện giao tiếp, con người sử dụng ngôn ngữ ( lời nói, chữ viết), các dấu hiệu phi ngôn ngữ (nét mặt, cử chỉ, trang phục…) nhằm tạo dựng các mối quan hệ trong đời sống, kinh doanh, quản trị…

1.1.2 Chức năng của giao tiếp

 Giao tiếp giữ chức năng thu nhận và trao đổi thông tin về kinh doanh diễn ra trên thương trường.

 Giao tiếp còn giữ chức năng giao lưu tình cảm, tư tưởng, văn hoá … để phát triển nhân cách con người cho hoàn chỉnh, tâm hồn, tình cảm ngày càng phong phú.

1.1.3 Mục đích của giao tiếp

 Để truyền đạt các mệnh lệnh, chỉ thị hay chính là để thực hiện một chức năng giao tiếp cơ bản của quản trị.

 Để tìm hiểu, tiếp nhận các thông tin, từ đó đề ra những quyết định chính xác và kịp thời trong hoạt động kinh doanh.

 Nhằm mục đích trao đổi tâm tư, tình cảm, ý nghĩ với nhau.

1.2 Các mô hình, công cụ và phong cách giao tiếp

1.2.1 Các mô hình giao tiếp

• Mô hình giao tiếp Wiener

Theo quan điểm của Wiener thì giao tiếp là một quá trình hai chiều

Mô hình giao tiếp của Wiener

Điều chỉnh

Bộ phát Thông điệp Bộ thu

Phản hồi• Mô hình giao tiếp của Birdwhistell

Giao tiếp là một quá trình đa kênh, sử dụng tổng hợp các phương tiện và giác quan để làm cho các bên đối thoại hiểu nhau tối đa.

Các kênh đó là : Thính giác, thị giác, khứu giác, vị giác, xúc giác.

1.2.2 Các công cụ giao tiếp

Công cụ giao tiếp chủ yếu của con người là ngôn ngữ nói, sau đó là ngôn ngữ biểu cảm, ngôn ngữ viết.

 Ngôn ngữ nói: Là công cụ giao tiếp được sử dụng phổ biến nhất Qua ngôn ngữ nói ta có thể nhận biết con người thông minh hay

dốt nát, người nóng nảy hay nhã nhặn, kẻ ích kỷ kiêu kăng hay người độ lượng khiêm tốn.

 Ngôn ngữ viết: Được sử dụng rộng rãi trong giao tiếp dưới danh thông báo, chỉ thị, nghị quyết, báo cáo, ký kết hợp đồng, thiếp mời, thiếp chúc mừng, nội dung báo cáo…

 Ngôn ngữ biểu cảm: Là sự biểu lộ tình cảm, thái độ của con người trong giao tiếp, thông qua dáng điệu, nét mặt, ánh mắt, nụ cười, cử chỉ…

1.2.3 Phong cách giao tiếp

Là hệ thống phương thức mà con người sử dụng khi giao tiếp và quan hệ với nhau Nó bao gồm một hệ thống các hành vi, cử chỉ, lời nói được sử dụng trong quá trình giao tiếp.

Phong cách giao tiếp của con người có những nét đặc trưng sau: Mang tính ổn định cá nhân

 Mang tính ổn định xã hội Mang tính linh hoạt, mềm dẻo

1.3 Lý luận giao tiếp trong kinh doanh1.3.1 Khái niệm, đặc điểm

• Khái niệm

Giao tiếp trong kinh doanh là mối quan hệ hay sự tiếp xúc giữa những con người với nhau trong hoạt động kinh doanh như: Trong sản xuất, thương mại, dịch vụ…

 Giao tiếp trong kinh doanh là một quan hệ xã hội,mang tính xã hội: Mối quan hệ giữa cấp trên với cấp dưới, giữa doanh nghiệp với đối tác, đối thủ…

 Giao tiếp trong kinh doanh mang tính chất lịch sử xã hội: Giao tiếp bao giờ cũng được các cá nhân, doanh nghiệp thực hiện với nội dung cụ thể, không gian thời gian xác định.

 Giao tiếp trong kinh doanh mang tính kế thừa và chọn lọc: thông qua giao tiếp sẽ lưu giữ những dấu ấn về cấp trên,cấp dưới, đồng nghiệp, khách hàng để những lần giao tiếp có thể vững vàng hơn chủ động hơn.

 Tính chủ thể trong giao tiếp: mỗi cá nhân trong giao tiếp đóng vai trò khác nhau khi là người nói,khi là người nghe

 Sự lan truyền lây lan cảm xúc và tâm trạng: Con người có khả năng đồng cảm khi giao tiếp, khi tiếp xúc tâm trạng của người này sẽ ảnh hưởng đến người khác.

1.3.2 Một số nguyên tắc cơ bản trong giao tiếp

 Trong kinh doanh ai cũng quan trọng

 Phải nghiêm túc trong công việc và giao tiếp Kín đáo, thận trọng

 Không phung phí thời gian của mình và người khác Phải duy trì chữ tín

1.3.3 Các hoạt động giao tiếp chủ yếu trong kinh doanh

 Hội họp Tiếp khách

 Giao tiếp qua điện thoại,máy fax Đối thoại

 Thư từ giao dịch

 Tiếp xúc với báo chí

Hoạt động xuất khẩu là hoạt động xuất khẩu là hoạt động cơ bản của hoạt động ngoại thương Nó đã xuất hiện từ rất sớm trong lịch sử phát triển của xã hội và ngày càng phát triển mạnh mẽ cả về chiều rộng và chiều sâu Hình thức sơ khai của chúng chỉ là hoạt động trao đổi hàng hoá nhưng cho đến nay nó đã phát triển rất mạnh và đước biểu hiện dưới nhiều hình thức.

Hoạt động xuất khẩu diễn ra trên mọi lĩnh vực, trong mọi điều kiện của nền kinh tế, từ xuất khẩu hàng tiêu dùng cho đến tư liệu sản xuất, máy móc hàng hoá thiết bị công nghệ cao Tất cả các hoạt động này đều nhằm mục tiêu đem lại lợi ích cho quốc gia nói chung và các doanh nghiệp tham gia nói riêng

Hoạt động xuất khẩu diễn ra rất rộng về không gian và thời gian Nó có thể diễn ra trong thời gian rất ngắn song cũng có thể kéo dài hàng năm, có thể đước diễn ra trên phậm vi một quốc gia hay nhiều quốc gia khác nhau.

2.1.2 Vai trò của xuất khẩu đối với nền kinh tế

Xuất khẩu là một trong những tố tạo đà, thúc đẩy sự tăng trưởng và phát triển kinh tế của mỗi quốc gia.

Theo như hầu hết các lý thuyết về tăng trưởng và phát triển kinh tế đều khẳng định và chỉ rõ để tăng trưởng và phát triển kinh tế mỗi quốc gia cần có bốn điều kiện là nguồn nhân lực, tài nguyên, vốn, kỹ thuật công nghệ Nhưng hầu hết các quốc gia đang phát triển (như Việt Nam ) đều thiếu vốn, kỹ thuật công nghệ Do vậy câu hỏi đặt ra làm thế nào để có vốn và công nghệ

• Xuất khẩu tạo nguồn vốn cho nhập khẩu, phục vụ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước.

Đối với mọi quốc gia đang phát triển thì bước đi thích hợp nhất là phải công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước để khắc phục tình trạng nghèo làn lạc hậu chận phát triển Tuy nhiên quá trình công nghiệp hoá phải có một lượng vốn lớn để nhập khẩu công nghệ thiết bị tiên tiến

Thực tế cho thấy, để có nguồn vốn nhập khẩu một nước có thể sử dụng nguồn vốn huy động chính như sau:

 Đầu tư nước ngoài, vay nợ các nguồn viện trợ

 Thu từ các hoạt động du lịch dịch vụ thu ngoại tệ trong nước Thu từ hoạt động xuất khẩu

Tầm quan trọng của vốn đầu tư nước ngoài thì không ai có thể phủ nhận được, song việc huy động chúng không phải rễ dàng Sử dụng nguồn vốn này, các nước đi vay phải chịu thiệt thòi, phải chịu một số điều kiện bất lợi và sẽ phải trả sau này

Bởi vì vậy xuất khẩu là một hoạt động tạo một nguồn vốn rất quan trọng nhất Xuất khẩu tạo tiền đề cho nhập khẩu, nó quyết định đến qui mô

tốc độ tăng trưởng của hoạt động nhập khẩu ở một số nước một trong những nguyên nhân chủ yếu của tình trạng kém phát triển là do thiếu tiềm năng về vốn do đó họ cho nguồn vốn ở bên ngoài là chủ yếu, song mọi cơ hội đầu tư vay nợ và viện trợ của nước ngoài chỉ thuận lợi khi chủ đầu tư và người cho vay thấy được khả năng sản xuất và xuất khẩu –nguồn vốn duy nhất để trả nợ thành hiện thực

• Xuất khẩu thúc đẩy chuyển dịch cơ cấu kinh tế thúc đẩy sản xuất phát triển

Dưới tác động của xuất khẩu, cơ cấu sản xuất và tiêu dùng của thế giới đã và đang thay đổi mạnh mẽ Xuất khẩu làm chuyển dịch cơ cấu kinh tế của các quốc gia từ nông nghiệp chuyển sang công nghiệp và dịch vụ.

Có hai cách nhìn nhận về tác động của xuất khẩu đối với sản xuất và chuyển dịch cơ cấu kinh tế.

Thứ nhất, chỉ xuất khẩu những sản phẩm thừa so với nhu cầu tiêu dùng nội địa Trong trường hợp nền kinh tế còn lạc hậu và chậm phát triển sản xuất về cơ bản chưa đủ tiêu dùng, nếu chỉ thụ động chờ ở sự dư thừa ra của sản xuất thì xuất khẩu chỉ bó hẹp trong phạm vi nhỏ và tăng trưởng chậm, do đó các ngành sản xuất không có cơ hội phát triển.

Thứ hai, coi thị trường thế giới để tổ chức sản xuất và xuất khẩu Quan điểm này tác động tích cực đến chuyển dịch cơ cấu kinh tế thúc đẩy xuất khẩu Nó thể hiện:

 Xuất khẩu tạo tiền đề cho các ngành cùng có cơ hội phát triển Điều này có thể thông qua ví dụ như khi phát triển ngành dệt may xuất khẩu, các ngành khác như bông, kéo sợi, nhuộm, tẩy…sẽ có điều kiện phát triển.

 xuất khẩu tạo điều kiện mở rộng thị trường sản phẩm, góp phầnổn định sản xuất, tạo lợi thế nhờ quy mô.

 Xuất khẩu tạo điều kiện mở rộng khả năng cung cấp đầu vào cho sản xuất, mở rộng thị trường tiêu dùng của một quốc gia Nó cho phép một quốc gia có rthể tiêu dùng tất cả các mặt hàng với số lương lớn hơn nhiều lần giới hạn khả năng sản xuất của quốc gia đó thậm chí cả những mặt hàng mà họ không có khả năng sản xuất được.

 Xuất khẩu góp phần thúc đẩy chuyên môn hoá, tăng cường hiệu quả sản xuất của từng quốc gia Nó cho phép chuyên môn hoá sản xuất phát triển cả về chiều rộng và chiều sâu Trong nền kinh tế hiện đại mang tính toàn cầu hoá như ngày nay, mỗi loại sản phẩm người ta nghiên cứu thử nghiệm ở nước thứ nhất, chế tạo ở nước thứ hai, lắp ráp ở nước thứ ba, tiêu thụ ở nước thứ tư và thanh toán thực hiện ở nước thứ 5 Như vậy, hàng hoá sản xuất ra ở mỗi quốc gia và tiêu thụ ở một quốc gia cho thấy sự tác động ngược trở lại của chuyên môn hoá tới xuất khẩu.

Với đặc điêm quan trọng là tiền tệ sản xuất sử dụng làm phương tiện thanh toán, xuất khẩu góp phần làm tăng dự trữ ngoại tệ một quốc gia Đặc biệt với các nước đang phát triển đồng tiền không có khả năng chuyển đổi thì ngoại tệ có được nhờ xuất khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc điều hoà về cung cấp ngoại tệ, ổn định sản xuất, qua đó góp phần vào tăng trưởng và phát triển kinh tế.

• Xuất khẩu có tác động tích cực tới việc giải quyết công ăn việc làm, cải thiện đời sống nhân dân.

Đối với công ăn việc làm, xuất khẩu thu hút hàng triệu lao động thông qua việc sản xuất hàng xuất khẩu Mặt khác, xuất khẩu tạo ra ngoại tệ để nhập khẩu hàng tiêu dùng đáp ứng yêu cầu ngay càng đa dạng và phong phú của nhân dân.

• Xuất khẩu là cơ sở để mở rộng và thúc đẩy sự phát triển các mối quan hệ kinh tế đối ngoại.

Xuất khẩu và các mối quan hệ kinh tế đối ngoại, ngoại giao có tác động qua lại, phụ thuộc lẫn nhau Hoạt động xuất khẩu là cơ sở tiền đề vững chắc để xây dựng các mối quan hề kinh tế đối ngoại sau này, từ đó kéo theo các mối quan hệ khác phát triển như du lịch quốc tế, bảo hiểm quốc tế, tín dụng quốc tế… ngược lại sự phát triển của các ngành này lại tác động trở lại hoạt động xuất khẩu làm cơ sở hạ tầng cho hoạt động xuất khẩu phát triển.

Có thể nói xuất khẩu nói riêng và hoạt động thương mại quốc tế nói chung sẽ dẫn tới những sự thay đổi trong sinh hoạt tiêu dùng hàng hoá của nền kinh tế bằng hai cách:

 Cho phép khối lượng hàng tiêu dùng nhiều hơn với số hàng hoá được sản xuất ra.

 Kéo theo sự thay đổi có lợi cho phù hợp với các đặc điểm của sản xuất

Tuy nhiên, tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng quốc gia mà các tác động của xuất khẩu đối với các quốc gia khác nhau là khác nhau.

2.1.3 Vai trò của hoạt động xuất khẩu đối với các doanh nghiệp

Cùng với sự bùng nổi của nền kinh tế toàn cầu thì xu hướng vươn ra thị trường quốc tế là một xu hướng chung của tất cả các quốc gia và các doanh nghiệp

Xuất khẩu là một trong những con đường quen thuộc để các doanh nghiệp thực hiện kế hoạch bành trướng, phát triển, mở rộng thị trường của mình.

Xuất khẩu tạo điều kiện cho các doanh nghiệp mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra Nhờ có xuất khẩu mà tên tuổi của

doanh nghiệp không chỉ được các khách hàng trong nước biết đến mà còn có mặt ở thị trường nước ngoài.

Xuất khẩu tạo nguồn ngoại tệ cho các doanh nghiệp, tăng dự trữ qua đó nâng cao khả năng nhập khẩu, thay thế, bổ sung, nâng cấp máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu… phục vụ cho quá trình phát triển.

Xuất khẩu phát huy cao độ tính năng động sáng tạo của cán bộ XNK cũng như các đơn vị tham gia như: tích cực tìm tòi và phát triển các mặt trong khả năng xuất khẩu các thị trường mà doanh nghiệp có khả năng thâm nhập.

Xuất khẩu buộc các doanh nghiệp phải luôn luôn đổi mới và hoàn thiện công tác quản trị kinh doanh Đồng thời giúp các doanh nghiệp kéo dài tuổi thọ của chu kỳ sống của một sản phẩm.

Xuất khẩu tất yếu dẫn đến cạnh tranh, theo dõi lần nhau giữa các đơn vị tham gia xuất khẩu trong và ngoài nước Đây là một trong những nguyên nhân buộc các doanh nghiệp tham gia xuất khẩu phải nâng cao chất lượng hàng hoá xuất khẩu, các doanh nghiệp phải chú ý hơn nữa trong việc hạ giá thành của sản phẩm, từ đó tiết kiệm các yếu tố đầu vào, hay nói cách khác tiết kiệm các nguồn lực.

Sản xuất hàng xuất khẩu giúp doanh nghiệp thu hút được thu hút được nhiều lao động bán ra thu nhập ổn định cho đời sống cán bộ của công nhân viên và tăng thêm thu nhập ổn định cho đời sống cán bộ của công nhân viên và tăng thêm lợi nhuận.

Doanh nghiệp tiến hành hoạt động xuất khẩu có cơ hội mở rộng quan hệ buôn bán kinh doanh với nhiều đối tác nước ngoài dựa trên cơ sở đôi bên cùng có lợi.

2.1.4 Nhận xét

Như vậy hoạt động xuất khẩu có vai trò đặc biệt đối với nền kinh tế cũng như tạo ra giá trị cao hơn cho các doanh nghiệp Tuy nhiên để có được một hợp đồng xuất khẩu không phải là dễ Trước tiên nó phải trải qua những vòng thương thảo đầy gây cấn trong đó nhà xuất khẩu sẽ phải thể hiện được hết những gì tốt nhất của sản phẩm của mình dựa vào khả năng giao tiếp, thuyết phục được người khác

Như vậy giao tiếp đóng vai trò quyết định trong sự thành bại của một hợp đồng xuất khẩu, vì thế các doanh nghiệp cần phải nhìn rõ sự quan trọng của giao tiếp để có một sự chuẩn bị tốt hơn và giành một lợi thế nhất định.

2.2 Vai trò và ý nghĩa của giao tiếp trong xuất khẩu2.2.1 vai trò của hoạt động xuất khẩu

 Để đàm phán, thảo luận, bàn bạc, đi đến ký kết các hợp đồng xuất khẩu, để thực hiện quá trình mua bán… giao tiếp giúp truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh… hay nói một cách khác là để thực hiện chức năng giao tiếp cơ bản của hoạt động xuất khẩu.

 Trên thương trường giao tiếp giúp con người tìm hiểu, tiếp nhận các thông tin, từ đó đề ra những quyết định chính xác và kịp thời cho hoạt động xuất khẩu.

 Trong cuộc sống, giao tiêp giúp con người trao đổi, tâm sự tình cảm, ý nghĩ với nhau.

 Ngày nay giao tiếp trong hoạt động xuất khẩu càng có tầm quan trọng đặc biệt do môi trường kinh doanh đang có những biến đổi lớn, tổ chức, đối tác, phong cách và nội dung quản lý…cũng đã thay đổi nhiều đòi hỏi các nhà quản trị kinh doanh cần phải xác lập các chuẩn mực về úng xử để phù hợp với hoàn cảnh trong và ngoài nước.

2.2.2 Ý nghĩa của giao tiếp trong hoạt động xuất khẩu.