Lý luận chung về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng

Chuyên Đề Tốt Nghiệp Ngành Quản Trị Văn Phòng MỤC LỤC LỜI ĐẦU .4 PHẦN I LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 1.1 Những vấn đề chung văn phòng 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Chức Văn phòng 1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng 1.2 Những vấn đề CNTT .10 1.2.1 Khái niệm 10 1.2.2 Một số khái niệm liên quan đến tin học 11 1.3 Tác động ý nghĩa CNTT cơng tác văn phòng .15 1.3.1 Trong công việc thu nhập, xử lý thông tin 15 1.3.2 Trong công tác soạn thảo văn 15 1.3.3 Trong công tác lưu trữ .16 1.3.4 Trong công tác tổ chức hội nghị, hội thảo .16 PHẦN II.THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TẠI VĂN PHỊNG CỤC AN TOÀN LAO ĐỘNG 17 2.1 Khái quát Cục an toàn lao động .17 2.1.1 Quá trình thành lập phát triển Cục An toàn lao động 17 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Cục An toàn lao động 18 2.1.3 Cơ cấu tổ chức Cục An toàn lao động 20 2.1.4 Chức nhiệm vụ phận Cục An toàn lao động .21 2.1.4 Chức nhiệm vụ phận Cục An toàn lao động .22 2.2 Tổ chức máy Văn phòng Cục An toàn – Lao động 26 2.2.1 Chức 26 2.2.2 Nhiệm vụ 27 SVTH: Nguyễn Thị Nga MSSV: 507403034 Chuyên Đề Tốt Nghiệp Ngành Quản Trị Văn Phòng 2.4 Cơ cấu tổ chức máy Văn phòng Cục An tồn - Lao động .27 2.3 Kết thực nhiệm vụ công tác 2010 phương hướng nhiệm vụ công tác 2011 Cục An toàn lao động 30 2.3.1 Kết thực nhiệm vụ công tác 2010 Cục An toàn lao động 30 2.3.2 Một vài đánh giá hoạt động Văn phòng Cục An tồn lao động 36 2.4 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn phòng Cục An tồn lao động .37 2.4.1 Trang thiết bị kỹ thuật thông tin 37 2.4.2 Tổ chức công tác ứng dụng công nghệ thông tin văn phòng 39 2.4.3 Hiệu việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng 39 2.4.3 Công tác lập kế hoạch, tham mưu 42 2.4.4 Thực trạng đội ngũ cán Văn phòng Cục 44 2.5 Đánh giá chung ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn phòng Cục An tồn lao động 45 2.5.1 Ưu điểm: 45 2.5.2 Hạn chế: 45 2.5.3 Nguyên nhân: 46 PHẦN III.MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CỤC AN TOÀN LAO ĐỘNG 48 3.1 Những phương hướng chung nhằm tăng cường hiệu việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phòng Cục An toàn lao động 48 3.1.1 Tập trung đạo thực chương trình cải cách thủ tục hành nhà nước 48 3.1.2 Ứng dụng CNTT phục vụ việc thực Chính phủ điện tử 49 3.1.3 Ứng dụng CNTT tăng cường hiệu hiệu lực Cục nói chung Văn phòng nói riêng 49 SVTH: Nguyễn Thị Nga MSSV: 507403034 Chuyên Đề Tốt Nghiệp Ngành Quản Trị Văn Phòng 3.1.4 Thực Luật cán công chức 49 3.2 Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng Cục An tồn lao động 50 3.2.1 Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ tin học ngoại ngữ 51 3.2.2 Trang bị phương tiện kỹ thuật công nghệ thông tin 54 3.2.3 Xây dựng phần mềm ứng dụng 56 KẾT LUẬN .58 TÀI LIỆU THAM KHẢO…………………………………………………… 60 SVTH: Nguyễn Thị Nga MSSV: 507403034 Chuyên Đề Tốt Nghiệp Ngành Quản Trị Văn Phòng LỜI ĐẦU Đất nước ta bước chuyển với chuyển kinh tế giới Đặc biệt sau nhập tổ chức thương mại WTO kinh tế nước ta ngày có bước tiến rõ nét Có kết nhờ Đảng, Nhà nước ta xác định xây dựng kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa, Đảng Nhà nước ta đặc biệt coi trọng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào phát triển kinh tế đất nước Như ta biết cách mạng công nghiệp chuyển kinh tế nước ta từ kinh tế công nghiệp lạc hậu sang kinh tế tri thức với phát triển vũ bão công nghệ thông tin Từ việc sử dụng phương tiện liên lạc điện tín, điện thoại phương tiện khác như: vô tuyến điện tử, tin học, viễn thông, internet ngày chiếm ưu trở thành phương tiện thiếu nhu cầu tầng lớp nhân dân đặc biệt doanh nghiệp, tổ chức kinh tế - xã hội Có kết nhờ vào sách mở cửa, chủ động hội nhập kinh tế quốc tế Đảng, Nhà nước ta.Góp phần vào có đóng khơng nhỏ tổ chức xã hội, doanh nghiệp phận văn phòng giữ vị trí quan trọng Ngồi việc ham mưu cho lãnh đạo đưa định đắn,văn phòng mắt xích quan trọng, cánh tay đắc lực,là trái tim khối óc cho người lãnh đạo, cầu nối phận quan quan với nhau.Vì cơng tác văn phòng quan tâm đổi cho phù hợp với yêu cầu cơng việc vị trí, vai trò qua thời đại Với mong ước trao đổi thêm thức ứng dụng kiến thức học giảng đường đại học vào thực tế, em chọn thực tập văn phòng Cục An tồn lao động thuộc Bộ Lao động – Thương binh xã hội Qua bước đầu tìm hiểu hướng dẫn đạo Khoa kinh tế - Quản trị kinh doanh, thầy cô giáo với phương pháp quan sát thu nhập thông tin em bước SVTH: Nguyễn Thị Nga MSSV: 507403034 Chuyên Đề Tốt Nghiệp Ngành Quản Trị Văn Phòng tiếp cận với thực tế có đánh giá hiểu biết sơ hoạt động quan nói chung văn phòng nói riêng Qua em nhận thấy hoạt động văn phòng cần quan tâm nhiều cơng việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác văn phòng cần phải thực thật tốt cho phù hợp với xu hướng phát triển chung giới phù hợp với việc cải cách kinh tế nước ta Do thời gian có hạn em tập trung nghiên cứu vào việc ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn phòng quan Cục Qua em xin đưa đề tài:”Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu việc ứng dụng công nghệ thơng tin văn phòng Cục An tồn lao động” Báo cáo chuyên đề em gồm chương: Chương I: Lý luận chung việc ứng dụng CNTT cơng tác văn phòng Chương II: Thực trạng ứng dụng CNTT văn phòng Cục An tồn lao động Chương III: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng CNTT công tác văn phòng Cục An tồn lao động Báo cáo chun đề em chắn không tránh khỏi thiếu xót, hạn chế Em mong nhận ý kiến đóng góp thầy bạn để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cám ơn thầy khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh, giảng viên hướng dẫn, cô lãnh đạo nhân viên Cục An toàn lao động để tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thiện báo cáo chuyên đề SVTH: Nguyễn Thị Nga MSSV: 507403034 Chuyên Đề Tốt Nghiệp Ngành Quản Trị Văn Phòng PHẦN I LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 1.1 Những vấn đề chung văn phòng 1.1.1 Khái niệm Hiện văn phòng phận khơng thể thiếu quan tổ chức.Có nhiều cách hiểu văn phòng: - Theo nghĩa rộng văn phòng máy, phận giúp việc cho quan,lãnh đạo quan, để đạo, điều hành công việc quan đặt - Theo nghĩa hẹp văn phòng phận quan để quản lý công tác công văn giấy tờ công việc hành – quản trị quan Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu nhập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho điều hành lãnh đạo, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung cho tồn quan, tổ chức 1.1.2 Chức Văn phòng 1.1.2.1.Chức tham mưu: Đây coi chức văn phòng.Bộ phận văn phòng cần phải phối hợp với phận quan tham vấn,có ý kiến vấn đề mà lãnh đạo đưa nhằm phục vụ cho việc định lãnh đạo cách nhanh chóng, xác có hiệu quả.Ta biết định sách có ảnh hưởng đến sống hay tồn quan, tổ chức, doanh nghiệp Hoạt động quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố có yêu tố chủ quan( thuộc yếu tố quản lý) muốn định mang tính khoa học, người quản lý cần vào yếu tố khách quan ý kiến tham gia cấp quản lý,của người trợ giúp.Những ý kiến văn phòng tập hợp, chọn lọc đế đưa kết luận chung nhằm cung cấp cho lãnh đạo thông tin, phương án, phán kịp thời SVTH: Nguyễn Thị Nga MSSV: 507403034 Chuyên Đề Tốt Nghiệp Ngành Quản Trị Văn Phòng đắn Chức gọi chức tham mưu cho lãnh đạo, quản lý cơng tác văn phòng 1.1.2.2 Chức tổng hợp: kết tham vấn phải xuất phát từ thông tin đầu vào, đầu thông tin ngược lĩnh vực, đối tượng mà văn phòng đầu mối thu thập, phân tích, quản lý sử dụng theo yêu cầu người lãnh đạo, quản lý.Qúa trình thu nhập, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theo ngun tắc, trình tự định, mang lại hiệu thiết thực Hoạt động thuộc chức tổng hợp cơng tác văn phòng Chức không thiết thực đến chức tham mưu văn phòng mà có vai trò quan trọng thành công hay thất bại quan đơn vị( lợi thơng tin).Chính ý nghĩa to lớn chức nên tổ chức, đơn vị quan tâm củng cố đại hóa cơng tác văn phòng cho kịp với phát triển thời đại 1.1.2.3 Chức hậu cần hoạt động quan, đơn vị thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, thiết bị, cơng cụ, tài chính…Những thuộc cơng việc hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời cho trình, lúc, nơi 1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng Trên sở chức chung, văn phòng cần thực nhiệm vụ 1.1.3.1 Xây dựng tổ chức thực quy chế hoạt động quan, đơn vị Mọi tổ chức đời vận hành vào sống cần phải tuân thủ quy định tổ chức, chế hoạt động điều kiện trì hoạt động Nhưng quan, tổ chức khác có điều kiện, sở vật chất tính chất cơng việc khác nên tổ chức phải có nội quy, SVTH: Nguyễn Thị Nga MSSV: 507403034 Chuyên Đề Tốt Nghiệp Ngành Quản Trị Văn Phòng quy chế hoạt động riêng Các công việc như: xây dựng hội thảo, lấy ý kiến tham gia, hoàn chỉnh thông qua lãnh đạo, ban bố thi hành, giám sát, bổ sung hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động quan thuộc cơng tác văn phòng Đây nhiệm vụ quan trọng mà văn phòng phải thực quan tổ chức vào hoạt động 1.1.3.2 Xây dựng quản lý chương trình kế hoạch hoạt động quan, đơn vị Các quan, đơn vị có định hướng mục tiêu hoạt động thông qua chiến lược phát triển Chiến lược dự định cho thời gian dài 10 – 20 năm, mục tiêu, biện pháp cụ thể thời kỳ hoạt động: năm, năm,1 năm, quý, tháng, tuần, ngày, cần phải có kế hoạch, chương trình cụ thể, kế hoạch đơn vị kinh doanh, kế hoạch công nghệ, kế hoạch tiếp thị, tài Mỗi loại kế hoạch giao cho phận chuyên trách xây dựng đạo thực Đơn vị muốn đạt mục tiêu hoạt động phải biến khâu nối, kế hoạch trở thành hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh phận khớp nối với nhau, hỗ trợ hoạt động 1.1.3.3 Thu nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin Hoạt động đơn vị, quan cần phải có yêu cầu tối thiểu thông tin Thông tin bao gồm thơng tin kinh tế, trị, văn hóa, xã hội, hành chính, mơi trường ,những thơng tin đạo: thông tin phản hồi, thông tin thực thể, thông tin dự báo, Thông tin nguồn, để người lãnh đạo đưa định sáng suốt, kịp thời hiệu Người lãnh đạo tự thu nhập xử lý thông tin mà cần phải có người trợ giúp lĩnh vực gọi văn phòng.Văn phòng coi “ cổng gác thơng tin” quan tất thông tin đến hay thu thập, xử lý, chuyển phát văn phòng 1.1.3.4 Trợ giúp văn SVTH: Nguyễn Thị Nga MSSV: 507403034 Chuyên Đề Tốt Nghiệp Ngành Quản Trị Văn Phòng Văn phương tiện lưu trữ truyền đạt thông tin hữu hiệu Hiện nhiều quan, đơn vị sử dụng phương tiện hoạt động quản lý, điều hành hoạt động Do tính năng, tác dụng lớn nên sử dụng văn điều chỉnh mối quan hệ chủ thể với đối tượng bị quản lý kinh tế, trị, văn hóa, xã hội phải tuân theo quy định cách chặt chẽ việc lưu trữ lưu hành văn Hiện nước ta có luật ban hành văn quan trọng liên quan tới hoạt động kinh tế - xã hội đơn vị, tổ chức hợp động kinh tế, hợp đồng dân 1.1.3.5 Đảm bảo yếu tố vật chất, tài cho hoạt động quan Bất kỳ quan, đơn vị muốn tồn hoạt động phải có yếu tố vật chất cần thiết Các yếu tố vừa nguyên liệu trì tổ chức tồn tại, vừa vật trung gian gắn với mơi trường, đồng thời phương tiện truyền dẫn trình hoạt động tổ chức tới mục tiêu kinh tế - xã hội Các yếu tố vật chất, kỹ thuật, tài mà quan cần hoạt động gồm có:nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, phương tiện nhận truyền truyền tin, công cụ truyền tin, công cụ lao động, phí cần thiết mang tính thường xuyên, liên tục 1.3.6.Củng cố tổ chức máy văn phòng Đây việc làm thiết thực, mang tính ổn định máy văn phòng nhằm thực tốt nhiệm vụ nêu đây.Việc tổ chức máy văn phòng cần phải tuân thủ nguyên tắc chung đơn vị đảm bảo tính thống hệ thống.Tuy nhận thấy tính thống đa dạng, phong phú cơng tác văn phòng để máy cho đáp ứng cao yêu cầu nhiệm vụ đặt cơng tác văn phòng Khơng thời đại bùng nổ thơng tin đòi hỏi quan, đơn vị phải cố gắng theo kịp tốc độ phát triển chung, nỗ lực lớn nằm khối văn phòng u cầu đặt với văn phòng cao mặt tổ chức quản lý điều hành công việc 1.1.3.7 Duy trì hoạt động thường xuyên văn phòng SVTH: Nguyễn Thị Nga MSSV: 507403034 Chuyên Đề Tốt Nghiệp Ngành Quản Trị Văn Phòng Khác với hoạt động quan, đơn vị, văn phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừa lập quy vừa thực thi, vừa kiểm tra vừa giám sát Đặc tính hoạt động xuất phát từ chức văn phòng để đảm bảo tiếp nhận nguồn thông tin đối tượng với hoạt động quan đơn vị Theo cách văn phòng bao gồm phận nhân làm việc với hoạt động chung đơn vị, phận (khơng lớn) làm việc liên tục ngày đêm, lúc đơn vị ngừng hoạt động để đảm bảo trật tự an ninh thông tin suốt Hoạt động thông tin văn phòng vừa gắn với hoạt động lãnh đạo đơn vị thông qua việc trợ giúp, tham mưu, vừa gắn với phận khác nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc, lại vừa tổ chức, quản lý lấy hoạt động cho phù hợp với hoạt động Trên nhiệm vụ chủ yếu cơng tác văn phòng mà quan, đơn vị phải thực để phục vụ yêu cầu hoạt động chung Tuy nhiên tùy theo tính chất, đặc trưng quan, đơn vị mà văn phòng nhiệm vụ cụ thể khác 1.2 Những vấn đề CNTT 1.2.1 Khái niệm Công nghệ thông tin bao gồm tất hoạt động công nghệ chứa đựng nội dung xử lý thông tin phương tiện điện tử, từ việc thu nhập lưu trữ, tìm kiếm truyền dẫn đến sử dụng thông tin lĩnh vực sản xuất, kinh doanh đời sống người Công nghệ thông tin tập hợp phương pháp khoa học, phương tiện công cụ kỹ thuật đại, chủ yếu máy tính điện tử mạng viễn thơng nhằm cung cấp giải pháp toàn thể để tổ chức khai thác sử dụng có hiệu nguồn tài nguyên phong phú tiềm lĩnh vực hoạt động người xã hội SVTH: Nguyễn Thị Nga MSSV: 507403034 Chuyên Đề Tốt Nghiệp Ngành Quản Trị Văn Phòng Ngồi ngun nhân chủ yếu trên, số nguyên nhân khác Bộ chưa có chủ trương sách mạnh mẽ để khuyến khích quan trực thuộc tăng cường đầu tư vào cơng nghệ thông tin, tăng cạnh tranh trường quốc tế, cấp chưa mạnh dạn đề xuất ý kiến với cấp vấn đề nên việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản lý điều hành chưa sâu rộng, chưa triệt để SVTH: Nguyễn Thị Nga MSSV: 507403034 Chuyên Đề Tốt Nghiệp Ngành Quản Trị Văn Phòng PHẦN III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CỤC AN TỒN LAO ĐỘNG 3.1 Những phương hướng chung nhằm tăng cường hiệu việc ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn phòng Cục An tồn lao động 3.1.1 Tập trung đạo thực chương trình cải cách thủ tục hành nhà nước *Cải cách tồn diện mặt thể chế hành Hồn thiện hệ thống thể chế hành chính, chế, sách phù hợp với thời kỳ cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước, trước hết thể chế kinh tế, tổ chức hoạt động hệ thống hành Tiếp tục đổi quy trình xây dựng ban hành văn quy phạm pháp luật, khắc phục tính cục việc chuẩn bị, soạn thảo văn bản; đề cao trách nhiệm quan trình xây dựng thể chế; phát huy dân chủ, huy động trí tuệ nhân dân để nâng cao chất lượng văn quy phạm pháp luật * Cải cách mặt thủ tục hành Xóa bỏ thủ tục hành quan liêu, rườm rà, gây phiền hà; hoàn thiện thủ tục hành theo hướng cơng khai, đơn giản thuận tiện * Đổi tổ chức cán Đội ngũ cán bộ, cơng chức có số lượng, cấu hợp lí, chuyên nghiệp, đại Tuyệt đại phận cán bộ, cơng chức có phẩm chất tốt đủ lực thi hành công vụ, tận tụy nghiệp phát triển đất nước phục vụ nhân dân * Cải cách tài cơng Đổi chế phân cấp quản lý tài ngân sách, bảo đảm tính thống hệ thống tài quốc gia vai trò ngân sách Trung SVTH: Nguyễn Thị Nga MSSV: 507403034 Chuyên Đề Tốt Nghiệp Ngành Quản Trị Văn Phòng ương; đồng thời phát huy tính chủ động, động, sáng tạo trách nhiệm địa phương ngành việc điều hành tài ngân sách 3.1.2 Ứng dụng CNTT phục vụ việc thực Chính phủ điện tử Chính phủ điện tử ứng dụng công nghệ thông tin – truyền thơng (CNTT – TT) để quan Chính phủ đổi mới, làm việc hiệu lực, hiệu minh bạch hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân thực quyền dân chủ tham gia quản lý Nhà nước Nói cách ngắn gọn, Chính phủ điện tử phủ hoạt động hiệu lực, hiệu hơn, cung cấp dịch vụ tốt sở *Xây dựng sở liệu kịp thời xác Cơ sở liệu – database (CSDL) hiểu theo cách định nghĩa kiểu kỹ thuật tập hợp thơng tin có cấu trúc, tập hợp liên kết liệu, thường đủ lớn để lưu thiết bị lưu trữ đĩa hay băng Dữ liệu trì dạng tập hợp tập tin hệ điều hành hay lưu trữ hệ quản trị CSDL CSDL có qua thực hiện: - Cục tiến hành báo cáo định kỳ - Tổ chức điều tra Trang bị đầy đủ trang thiết bị công nghệ kỹ thuật đại công nghệ thông tin như: phần mềm, phần cứng, internet, mạng máy tính như: Mạng WAN, LAN, mạng toàn cầu word wide web phục vụ đắc lực cho hoạt động Cục * Nâng cao trình độ, đào tạo đội ngũ cán nhân viên toàn Cục 3.1.3 Ứng dụng CNTT tăng cường hiệu hiệu lực Cục nói chung Văn phòng nói riêng - Sửa đổi sung chức năng, nhiệm vụ - Bố trí hợp lý, tiết kiệm 3.1.4 Thực Luật cán công chức - Phẩm chất trị chun mơn SVTH: Nguyễn Thị Nga MSSV: 507403034 Chuyên Đề Tốt Nghiệp Ngành Quản Trị Văn Phòng - Thành thạo kỹ công nghệ Thực đúng, đầy đủ chịu trách nhiệm kết thực nhiệm vụ quyền hạn giao Có ý thức tổ chức kỷ luật; nghiêm chỉnh chấp hành nội quy, quy chế quan, tổ chức, đơn vị; báo cáo người có thẩm quyền phát hành vi vi phạm pháp luật quan, tổ chức, đơn vị; bảo vệ bí mật nhà nước - Chủ động phối hợp chặt chẽ thi hành cơng vụ; giữ gìn đồn kết quan, tổ chức, đơn vị - Bảo vệ, quản lý sử dụng hiệu quả, tiết kiệm tài sản nhà nước giao - Chấp hành định cấp Khi có cho định trái pháp luật phải kịp thời báo cáo văn người định; trường hợp người định định việc thi hành phải văn người thi hành chấp hành không chịu trách nhiệm hậu việc thi hành, đồng thời báo cáo cấp trực tiếp người định Người định phải chịu trách nhiệm trước pháp luật định 3.2 Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phòng Cục An toàn lao động Tin học ý xây dựng phát triển Việt Nam từ năm 60 Do nhiều khó khăn, năm 70 đầu năm 80, phát triển khơng đủ nhanh rộng Từ cuối năm 80, nhu cầu đổi thâm nhập nhanh chóng cơng nghệ thơng tin giới, việc ứng dụng tin học máy tính có bước phát triển nhanh chóng rộng rãi Nhằm đáp ứng yêu cầu xu hội nhập phát triển nhanh chóng rộng rãi Nhằm đáp ứng nhu cầu xu hội nhập phát triển, cập nhật thông tin mới, đội ngũ người làm công tác văn phòng phải tự bồi SVTH: Nguyễn Thị Nga MSSV: 507403034 Chuyên Đề Tốt Nghiệp Ngành Quản Trị Văn Phòng dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ để phát huy hết nguồn lực, tạo hiệu công việc tốt Với lý trên, em xin đưa số kiến nghị sau: 3.2.1 Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ tin học ngoại ngữ Trong thời đại mới, thời đại công nghệ thông tin, người làm cơng tác văn phòng ngồi kiến thức chun mơn cần phải có kiến thức lĩnh vực tin học, đặc biệt ứng dụng phần mềm quản lý cơng tác văn phòng, trau tri thức, kỹ năng, tập quán làm việc với máy tính Người quản trị văn phòng đại phụ thuộc nhiều nơi làm việc, nơi đặt máy tính họ Với văn phòng đại,cách tổ chức, quản lý cán bộ, nhân viên, quản lý công việc văn phòng có nhiều thay đổi Cơ sở liệu, thông tin trao đổi qua máy tính, qua fax, qua email, qua Website chủ yếu Văn phòng tương lai đón nhận người quản trị văn phòng thơng minh, sáng tạo, giàu lòng vị tha thứ tính nhân văn, với nghiệp vụ chuyên môn ngoại ngữ giỏi, sử dụng tốt máy tính cơng nghệ thơng tin góp phần đưa đất nước tiến lên sánh vai với nước khu vực giới, Do vậy, để nâng cao trình độ tin học cán cơng nhân viên Cục An toàn lao động lãnh đạo Cục cần quan tâm đến việc tổ chức lớp đào tạo ngắn ngày tin học cho cán nhân viên quan Cục mời chuyên viên công nghệ thông tin cơng tác văn phòng Cục Lãnh đạo Cục tổ chức vài thi nhỏ tin học cơng tác văn phòng đời sống Có nhiều lĩnh vực cơng nghệ thơng tin mà người làm cơng tác văn phòng tham mưu cho lãnh đạo việc nghiên cứu để phục vụ thi Chính thời gian chuẩn bị cho thi, người sâu tìm hiểu cơng nghệ thơng tin học hỏi khơng điều thú vị có ích cho cơng việc Bên cạnh đó, thân cán nhân viên Văn phòng Cục tồn Cục cần phải có tinh thần say mê học hỏi, nghiên cứu tìm tòi SVTH: Nguyễn Thị Nga MSSV: 507403034 Chuyên Đề Tốt Nghiệp Ngành Quản Trị Văn Phòng khám phá điều chưa biết cơng nghệ thơng tin, đặc biệt ứng dụng cơng tác văn phòng cơng tác chun mơn Các cán nhân viên Cục phải trọng đến ngoại ngữ, đặc biệt tiếng Anh Ngày nay, nước ta tiến trình hội nhập khu vực quốc tế, biết ngoại ngữ cần thiết Hơn nữa, Cục An tồn lao động có mối quan hệ với số nước bạn, nên ngoại ngữ lại quan trọng Bên cạnh đó, lý mà cán nhân viên chí lãnh đạo Cục cần phải biết ngoại ngữ hệ thống máy tính Cục có phần mềm hãng máy tính nước ngồi viết ngơn ngữ tiếng Anh Để khai thác hiểu biết dòng thơng báo máy tính khơng thể khơng biết tiếng Anh Có thể nói, biết chút tiếng Anh giúp người làm cơng tác văn phòng chuyên môn ngoại ngữ giỏi, sử dụng tốt máy tính cơng nghệ thơng tin góp phần đưa đất nước lên sánh vai với nước khu vực giới Do vậy, để nâng cao trình độ tin học cán nhân viên Cục An toàn lao động lãnh đạo Cục cần quan tâm đến việc tổ chức cán nhân viên quan Cục mời chuyên viên công nghệ thông tin đến trao đổi số vấn đề quan trọng tin học ứng dụng cơng nghệ thơng tin văn phòng Cục Lãnh đạo Cục tổ chức vài thi nhỏ tin học công tác văn phòng thi hiểu biết cơng nghệ thơng tin, ứng dụng phần mềm công nghệ thông tin mà người làm cơng tác văn phòng tham mưu cho lãnh đạo việc nghiên cứu để phục vụ cho thi Chính thời gian chuẩn bị cho thi, người sâu tìm hiểu cơng nghệ thơng tin học hỏi khơng điều thú vị có ích cơng việc Bên cạnh đó, thân cán nhân viên Văn phòng Cục tồn Cục cần phải có tinh thần say mê học hỏi, nghiên cứu tìm tòi SVTH: Nguyễn Thị Nga MSSV: 507403034 Chuyên Đề Tốt Nghiệp Ngành Quản Trị Văn Phòng khám phá điều chưa biết công nghệ thơng tin, đặc biệt ứng dụng cơng tác văn phòng cơng tác chun mơn Các cán nhân viên Cục phải trọng đến ngoại ngữ, đặc biệt tiếng Anh Ngày nay, nước ta tiến hội nhập khu vực quốc tế, biết ngoại ngữ hệ thống máy tính Cục có phần mềm hãng máy tính nước ngồi viết nên ngơn ngữ tiếng Anh Để khai thác hiểu biết dòng thơng báo máy tính khơng thể khơng biết tiếng Anh Có thể nói, biết chút tiếng Anh giúp người làm cơng tác văn phòng chun mơn hiệu nhiều Ngoài hiểu kiến thức lý luận vào cơng việc, từ so sánh chọn lọc kiến thức nhằm thực công việc văn phòng hiệu quả, tiết kiệm nguồn lực cho đơn vị Hơn nữa, người cán văn phòng đại khơng thể khơng trang bị cho kiến thức chun mơn cách đầy đủ toàn diện Do vậy, việc đào tạo cán văn phòng Cục An tồn lao động vơ cần thiết phải đáp ứng tiêu chí sau: - Đào tạo nghiệp vụ văn phòng cho cán văn phòng Có thể nói, người cán làm cơng tác văn phòng cần phải nắm ln thực tốt yêu cầu lãnh đạo đề Vì vậy, người cán văn phòng cần làm tốt công việc để phục vụ công tác quản lý chung lãnh đạo từ khâu thu nhập, phân tích, xử lý thông tin khâu cuối để lãnh đạo định đắn Đây nhiệm vụ quan trọng, ảnh hưởng tới uy tín tập thể Chính người làm cơng tác văn phòng ln ln tự trau dồi kiến thức cơng tác văn phòng nói chung kịp với phát triển xã hội, đặc biệt nước ta trình phát triển vũ bão kinh tế cơng nghệ thơng tin Để có chun mơn nghiệp vụ vững vàng, người cán làm công tác văn phòng ngồi kiến thức chun mơn nghiệp vụ cần phải rèn luyện cho lĩnh trị hiểu biết xã hội Bên cạnh đó, người cán văn phòng phải có nhìn SVTH: Nguyễn Thị Nga MSSV: 507403034 Chuyên Đề Tốt Nghiệp Ngành Quản Trị Văn Phòng tổng quát phát triển kinh tế, văn hóa xã hội nước ta, từ nghiên cứu để dự đốn nắm bắt kịp thời vận mệnh mới, dám đương đầu với thử thách - Rèn luyện tác phong làm việc cho cán nhân viên văn phòng Cục Một điều quan trọng mà người cán văn phòng cần phải có tinh thần làm việc say mê, nhiệt tình cơng việc tinh thần học hỏi, tìm tòi sáng tạo phương pháp làm việc hiệu Tất nhiên, để có tác phong làm việc dễ dàng mà qua trình rèn luyện tu dưỡng trau dồi thân có Những điều làm định phải làm Đó xu thời đại mới, xu chung giới, mục tiêu mà nước ta bước phấn đấu để tiến lên hội nhập với khu vực giới 3.2.2 Trang bị phương tiện kỹ thuật công nghệ thông tin Cuộc cách mạng khoa học công nghệ, đặc biệt công nghệ thông tin có bước chuyển nhanh chóng ngày, Văn phòng tương lai phát triển theo hướng “ Văn phòng tự động hóa “,“ văn phòng đại hóa “ Việc trang bị phương tiện kỹ thuật đại trợ giúp đắc lực cho người công tác quản trị Các phương tiện gồm : máy tính, máy in, máy scan, máy fax, máy photocopy nhiều loại máy kèm theo Hồn thiện hệ thống mạng nội bộ, mạng thơng tin quốc gia, mạng thơng tin tồn cầu nhằm thu nhập, xử lý, truyền tải thông tin cách thông suốt, kịp thời xác, giúp lãnh đạo định đắn Việc trang bị phương tiện kỹ thuật đại cần thiết song cần ý tính đồng bộ, tính hiệu kinh tế việc sử dụng phương tiện nhằm nâng cao hiệu cao chi phí thấp nhất, Qua trình thực tập Cục an tồn lao động, ngồi trang thiết bị có, em xin đề xuất thêm số trang thiết bị: a/ Máy vi tính SVTH: Nguyễn Thị Nga MSSV: 507403034 Chuyên Đề Tốt Nghiệp Ngành Quản Trị Văn Phòng Tác dụng máy vi tính vô to lớn công tác thông tin Điều khơng khơng biết Máy tính đời thành tựu vô to lớn nhân loại, đáp ứng công việc đề Máy vi tính giúp cho người làm cơng tác văn phòng giải khó khăn việc quản lý văn bản, tài liệu người Máy tính với chức cơng cụ hữu ích trợ giúp người làm cơng tác văn phòng Để tăng hiệu hoạt động cơng tác quản lý phòng hành quản trị, lãnh đạo Cục cần xem xét trang thiết bị đồng cho Văn phòng Cục, trang bị thêm máy tính cho phòng thiếu b/ Máy in văn Các văn soạn thảo máy tính chưa có đầy đủ thể thức theo định Nhà nước ban hành soạn thảo văn Chỉ thể giấy ký đóng dấu Khi văn hợp pháp Để tài liệu, văn biểu đồ máy tính thể giấy phải có máy in Đây thiết bị nối với máy tính qua cổng máy tính để hiển thị liệu, bảng biểu, văn máy tính giấy Đây khâu kết thúc quy trình soạn thảo văn Ngồi máy in thơng thường văn phòng Cục cần trang bị máy in màu Máy in cho phép in bảng biểu, số liệu thống kê, bảng lương, sơ đồ, đồ đất đai cách thật nhanh chóng, dễ dàng Đó ưu điểm mà máy chữ thơng thường khơng thể đáp ứng Do máy in thiết bị quan trọng thiếu công tác văn phòng đơn vị c/ Máy photocopy Máy photocopy sử dụng từ lâu giới Hiện thiết bị cải tiến, đại so với trước Tính ngày hoàn thiện Tốc độ chụp nâng cao, với kích thước ngày nhỏ gọn Máy photocopy chụp loại giấy từ A4 Ao Thiết bị dùng thay cho máy in việc nhân in văn thành SVTH: Nguyễn Thị Nga MSSV: 507403034 Chuyên Đề Tốt Nghiệp Ngành Quản Trị Văn Phòng nhiều với số lượng nhiều nhanh chóng Trong nhân in máy photocopy tạo văn có chất lượng tương đương gốc, nhanh chóng dễ dàng qua vài thao tác đơn giản mà lại tiết kiệm Hiện nay, máy photocopy Văn phòng Cục cũ, dùng chất lượng văn tài liệu chụp không cao, thường bị lem mực chi phí gọi người đến sửa Vì vậy, nâng cao chất lượng việc chụp văn tài liệu, em xin kiến nghị Cục nên đầu tư thêm máy photocopy để đáp ứng nhu cầu in tài liệu văn Tóm lại, bên cạnh việc đại hóa trang thiết bị văn phòng cần thiết Văn phòng Cục cần phải trọng tới việc đào tạo nhân văn phòng Đây mục tiêu lâu dài mà Văn phòng Cục cần đạt tới Trong văn phòng đại yếu tố người yếu tố quan trọng nhất, yếu tố trung tâm quản lý Chú trọng đào tạo nhân tạo động thúc đẩy người phát huy hết lực, kích thích sáng tạo cơng việc, mở hội thăng tiến đường nghiệp 3.2.3 Xây dựng phần mềm ứng dụng Phần mềm tin học phần thiếu cơng nghệ thơng tin Nó trợ thủ đắc lực cho nhà quản trị Hiện giới có nhiều phần mềm khác nhau, dùng riêng cơng việc, tổ chức có chức có chức khác Trong cơng tác văn phòng, phần mềm chủ yếu ứng dụng : Ms Word, Ms Excel, Ms Access, Ms PowerPoit phần mềm sử dụng giới, nhiên phần mềm nước nên muốn sử dụng cách triệt để đòi hỏi có trình độ ngoại ngữ cần thiết Vì để tiện sử dụng, Cục An tồn lao động nên có phần mềm riêng phục vụ công tác quản lý hồ sơ, tài liệu, lưu trữ thông tin, thu thập, xử lý, truyền tải thông tin Việc xây dựng phần mềm tiếng Việt giúp người sử dụng dễ dàng Bên cạnh đó, việc đồng hóa giúp hệ thống phần mềm nội Cục SVTH: Nguyễn Thị Nga MSSV: 507403034 Chuyên Đề Tốt Nghiệp Ngành Quản Trị Văn Phòng giúp nhiều việc xử lý thông tin, truyền tải thông tin đến đầu mối, tiết kiệm thời gian tăng hiệu xử lý thơng tin Tóm lại, việc xây dựng phần mềm ứng dụng việc quan trọng hàng đầu, song thực sớm chiều mà phải có thời gian dài gian dài gigiangian dài qua nhiều giai đoạn Cục An toàn lao động nên có chuẩn bị kỹ lưỡng để bước tiến hành thiết lập phần mềm riêng cho phục vụ cơng tác chun mơn cơng tác văn phòng SƠ ĐỒ HỆ THỐNG GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CỤC AN TOÀN LAO ĐỘNG Hệ thống giải pháp Đào tạo,bồi dưỡng nâng cao trình độ tin học ngoại ngữ Bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ SVTH: Nguyễn Thị Nga Trang bị phương tiện kỹ thuật công nghệ thông tin Xây dựng phần mềm ứng dụng MSSV: 507403034 Chuyên Đề Tốt Nghiệp Ngành Quản Trị Văn Phòng KẾT LUẬN Với chức nhiệm vụ mình, Cục An tồn lao động hồn thành tốt nhiệm vụ giao đáp ứng yêu cầu thực tế Có kết phải kể đến đóng góp phận văn phòng việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin đem lại kết thiết thực Qua trình thực tập, tiếp cận với công việc cụ thể giúp đỡ cô làm công tác văn phòng Cục An tồn lao động em định hướng phần định hình cho cơng việc tương lai, hiểu biết thêm quan nơi học tập nghiên cứu, biết thêm số kỹ năng, kinh nghiệm cơng việc sau Sau q trình thực tập tiếp cận với hoạt động văn phòng em nhận thức rõ việc đại hố cơng tác văn phòng cần thiết đặc biệt ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng ln trọng Để làm điều ngồi chủ trương Đảng, Nhà nước cần tới đóng góp cá nhân, tổ chức để việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin ngày có hiệu Nhận thức rõ tầm quan trọng việc ứng dụng CNTT cơng tác văn phòng, qua thời gian tìm hiểu thực tế, em xin đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng cơng nghệ thơng tin văn phòng Với cố gắng thân, giúp đỡ cô Cục An toàn lao động, bảo nhiệt tình thầy đặc biệt hướng dẫn giảng viên hướng dẫn em hoàn thành đề tài nghiên cứu Qua em xin gửi lời cám ơn chân thành tới thầy cô Khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh, Cục An tồn lao động đặc biệt giảng viên hướng dẫn giúp em hoàn thành chuyên đề SVTH: Nguyễn Thị Nga MSSV: 507403034 Chuyên Đề Tốt Nghiệp Ngành Quản Trị Văn Phòng TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.PGS.TS Nguyễn Hữu Tri – Giáo trình Quản trị văn phòng – Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật Hà Nội – Năm 2005 2.PGS.TS Nguyễn Hữu Tri – Giáo trình Ngiệp vụ văn phòng – Nhà xuất Thống kê Hà Nội – Năm 2001 3.PGS.TS Nguyễn Hữu Tri – Giáo trình nghiệp vụ thư ký văn phòng – Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật Hà Nội – Năm 2005 3.Quyết định số 147/QĐ – LĐTBXH quy định chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn cấu tổ chức Cục An toàn lao động 4.Báo cáo tổng kết công tác 2010 phương hướng nhiệm vụ năm 2011 Trang web: www.antoanlaodong.gov.vn SVTH: Nguyễn Thị Nga MSSV: 507403034 Chuyên Đề Tốt Nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Nga Ngành Quản Trị Văn Phòng MSSV: 507403034 Chuyên Đề Tốt Nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Nga Ngành Quản Trị Văn Phòng MSSV: 507403034 ... thuật thông tin 37 2.4.2 Tổ chức công tác ứng dụng cơng nghệ thơng tin văn phòng 39 2.4.3 Hiệu việc ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn phòng 39 2.4.3 Công tác lập... ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CỤC AN TỒN LAO ĐỘNG 48 3.1 Những phương hướng chung nhằm tăng cường hiệu việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng. .. Nghiệp Ngành Quản Trị Văn Phòng PHẦN I LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHỊNG 1.1 Những vấn đề chung văn phòng 1.1.1 Khái niệm Hiện văn phòng phận thiếu quan tổ