Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.
Trang 1QUY TRÌNH LUÂN CHUY N VÀ KI M TRA Ể Ể
CH NG T K TOÁN THEO TT 200/2014/TTBTC Ứ Ừ Ế
Theo quy đ nh t iị ạ Thông t 200/2014/TTBTC,ư quy trình luân chuy n và ki m tra ch ng t kể ể ứ ừ ế toán được hướng d n c th nh sau:ẫ ụ ể ư
1 Ch ng t k toánứ ừ ế
Do doanh nghi p l p ho c t bên ngoài chuy n đ n đ u ph i t p trung vào b ph n k toánệ ậ ặ ừ ể ế ề ả ậ ộ ậ ế doanh nghi p. B ph n k toán ki m tra nh ng ch ng t k toán đó và ch sau khi ki m traệ ộ ậ ế ể ữ ứ ừ ế ỉ ể
và xác minh tính pháp lý c a ch ng t thì m i dùng nh ng ch ng t đó đ ghi s k toán.ủ ứ ừ ớ ữ ứ ừ ể ổ ế
2. Trình t luân chuy n ch ng t k toán bao g m các bự ể ứ ừ ế ồ ước sau:
– L p, ti p nh n, x lý ch ng t k toán;ậ ế ậ ử ứ ừ ế
– K toán viên, k toán trế ế ưởng ki m tra và ký ch ng t k toán ho c trình Giám đ c doanhể ứ ừ ế ặ ố nghi p ký duy t;ệ ệ
– Phân lo i, s p x p ch ng t k toán, đ nh kho n và ghi s k toán;ạ ắ ế ứ ừ ế ị ả ổ ế
– L u tr , b o qu n ch ng t k toán.ư ữ ả ả ứ ừ ế
3. Trình t ki m tra ch ng t k toán.ự ể ứ ừ ế
– Ki m tra tính rõ ràng, trung th c, đ y đ c a các ch tiêu, các y u t ghi chép trên ch ng tể ự ầ ủ ủ ỉ ế ố ứ ừ
k toán;ế
– Ki m tra tính h p pháp c a nghi p v kinh t , tài chính phát sinh đã ghi trên ch ng t kể ợ ủ ệ ụ ế ứ ừ ế toán, đ i chi u ch ng t k toán v i các tài li u khác có liên quan;ố ế ứ ừ ế ớ ệ
– Ki m tra tính chính xác c a s li u, thông tin trên ch ng t k toán.ể ủ ố ệ ứ ừ ế
4. Khi ki m tra ch ng t k toánể ứ ừ ế
N u phát hi n hành vi vi ph m chính sách, ch đ , các quy đ nh v qu n lý kinh t , tài chínhế ệ ạ ế ộ ị ề ả ế
c a Nhà nủ ước, ph i t ch i th c hi n (Không xu t qu , thanh toán, xu t kho,…) đ ng th iả ừ ố ự ệ ấ ỹ ấ ồ ờ báo ngay cho Giám đ c doanh nghi p bi t đ x lý k p th i theo pháp lu t hi n hành. Đ i v iố ệ ế ể ử ị ờ ậ ệ ố ớ
nh ng ch ng t k toán l p không đúng th t c, n i dung và ch s không rõ ràng thì ngữ ứ ừ ế ậ ủ ụ ộ ữ ố ườ i
Trang 2ch u trách nhi m ki m tra ho c ghi s ph i tr l i, yêu c u làm thêm th t c và đi u ch nhị ệ ể ặ ổ ả ả ạ ầ ủ ụ ề ỉ sau đó m i làm căn c ghi s ớ ứ ổ
M t s l u ý v ch ng t k toán theo Thông t 200:ộ ố ư ề ứ ừ ế ư
1 H th ng bi u m u ch ng t k toán:ệ ố ể ẫ ứ ừ ế
– Doanh nghi p đệ ược ch đ ng xây d ng, thi t k bi u m u ch ng t k toán phù h p v iủ ộ ự ế ế ể ẫ ứ ừ ế ợ ớ
đ c đi m ho t đ ng và yêu c u qu n lý c a mình nh ng ph i đáp ng đặ ể ạ ộ ầ ả ủ ư ả ứ ược các yêu c u c aầ ủ
Lu t k toán và đ m b o nguyên t c rõ ràng, minh b ch, k p th i, d ki m tra, ki m soát vàậ ế ả ả ắ ạ ị ờ ễ ể ể
đ i chi u.ố ế
– N u không t xây d ng và thi t k bi u m u ch ng t cho riêng mình, doanh nghi p cóế ự ự ế ế ể ẫ ứ ừ ệ
th áp d ng h th ng bi u m u và hể ụ ệ ố ể ẫ ướng d n n i dung ghi chép ch ng t k toán theoẫ ộ ứ ừ ế
hướng d n Ph l c 3 Thông t 200.ẫ ụ ụ ư
2 L p và ký ch ng t k toán:ậ ứ ừ ế
– M i nghi p v kinh t , tài chính phát sinh liên quan đ n ho t đ ng c a doanh nghi p đ uọ ệ ụ ế ế ạ ộ ủ ệ ề
ph i l p ch ng t k toán. Ch ng t k toán ch l p 1 l n cho m t nghi p v kinh t , tàiả ậ ứ ừ ế ứ ừ ế ỉ ậ ầ ộ ệ ụ ế chính phát sinh. N i dung ch ng t k toán ph i đ y đ các ch tiêu, ph i rõ ràng, trung th cộ ứ ừ ế ả ầ ủ ỉ ả ự
v i n i dung nghi p v kinh t , tài chính phát sinh. Ch vi t trên ch ng t ph i rõ ràng,ớ ộ ệ ụ ế ữ ế ứ ừ ả không t y xoá, không vi t t t. S ti n vi t b ng ch ph i kh p, đúng v i s ti n vi t b ngẩ ế ắ ố ề ế ằ ữ ả ớ ớ ố ề ế ằ
s ố
– Ch ng t k toán ph i đứ ừ ế ả ượ ậc l p đ s liên theo quy đ nh cho m i ch ng t Đ i v i ch ngủ ố ị ỗ ứ ừ ố ớ ứ
t l p nhi u liên ph i đừ ậ ề ả ượ ậc l p m t l n cho t t c các liên theo cùng m t n i dung. Trộ ầ ấ ả ộ ộ ườ ng
h p đ c bi t ph i l p nhi u liên nh ng không th vi t m t l n t t c các liên ch ng t thìợ ặ ệ ả ậ ề ư ể ế ộ ầ ấ ả ứ ừ
có th vi t hai l n nh ng ph i đ m b o th ng nh t n i dung và tính pháp lý c a t t c cácể ế ầ ư ả ả ả ố ấ ộ ủ ấ ả liên ch ng t ứ ừ
– M i ch ng t k toán ph i có đ ch ký theo ch c danh quy đ nh trên ch ng t m i có giáọ ứ ừ ế ả ủ ữ ứ ị ứ ừ ớ
tr th c hi n. Riêng ch ng t đi n t ph i có ch ký đi n t theo quy đ nh c a pháp lu t. T tị ự ệ ứ ừ ệ ử ả ữ ệ ử ị ủ ậ ấ
c các ch ký trên ch ng t k toán đ u ph i ký b ng bút bi ho c bút m c, không đả ữ ứ ừ ế ề ả ằ ặ ự ược ký
b ng m c đ , b ng bút chì, ch ký trên ch ng t k toán dùng đ chi ti n ph i ký theo t ngằ ự ỏ ằ ữ ứ ừ ế ể ề ả ừ
Trang 3liên. Ch ký trên ch ng t k toán c a m t ngữ ứ ừ ế ủ ộ ười ph i th ng nh t và ph i gi ng v i ch kýả ố ấ ả ố ớ ữ
đã đăng ký theo quy đ nh, trị ường h p không đăng ký ch ký thì ch ký l n sau ph i kh p v iợ ữ ữ ầ ả ớ ớ
ch ký các l n trữ ầ ước đó
– Các doanh nghi p ch a có ch c danh k toán trệ ư ứ ế ưởng thì ph i c ngả ử ười ph trách k toánụ ế
đ giao d ch v i khách hàng, ngân hàng, ch ký k toán trể ị ớ ữ ế ưởng được thay b ng ch ký c aằ ữ ủ
người ph trách k toán c a đ n v đó. Ngụ ế ủ ơ ị ười ph trách k toán ph i th c hi n đúng nhi mụ ế ả ự ệ ệ
v , trách nhi m và quy n quy đ nh cho k toán trụ ệ ề ị ế ưởng
– Ch ký c a ngữ ủ ườ ứi đ ng đ u doanh nghi p (T ng Giám đ c, Giám đ c ho c ngầ ệ ổ ố ố ặ ườ ượ i đ c
u quy n), c a k toán trỷ ề ủ ế ưởng (ho c ngặ ườ ượi đ c u quy n) và d u đóng trên ch ng t ph iỷ ề ấ ứ ừ ả phù h p v i m u d u và ch ký còn giá tr đã đăng ký t i ngân hàng. Ch ký c a k toán viênợ ớ ẫ ấ ữ ị ạ ữ ủ ế trên ch ng t ph i gi ng ch ký đã đăng ký v i k toán trứ ừ ả ố ữ ớ ế ưởng
– K toán trế ưởng (ho c ngặ ườ ượi đ c u quy n) không đỷ ề ược ký “th a u quy n” c a ngừ ỷ ề ủ ườ i
đ ng đ u doanh nghi p. Ngứ ầ ệ ườ ượi đ c u quy n không đỷ ề ược u quy n l i cho ngỷ ề ạ ười khác – Các doanh nghi p ph i m s đăng ký m u ch ký c a th qu , th kho, các nhân viên kệ ả ở ổ ẫ ữ ủ ủ ỹ ủ ế toán, k toán trế ưởng (và ngườ ượi đ c u quy n), T ng Giám đ c (và ngỷ ề ổ ố ườ ượi đ c u quy n).ỷ ề
S đăng ký m u ch ký ph i đánh s trang, đóng d u giáp lai do Th trổ ẫ ữ ả ố ấ ủ ưởng đ n v (ho cơ ị ặ
ngườ ượi đ c u quy n) qu n lý đ ti n ki m tra khi c n. M i ngỷ ề ả ể ệ ể ầ ỗ ười ph i ký ba ch ký m uả ữ ẫ trong s đăng ký.ổ
– Nh ng cá nhân có quy n ho c đữ ề ặ ược u quy n ký ch ng t , không đỷ ề ứ ừ ược ký ch ng t kứ ừ ế toán khi ch a ghi ho c ch a ghi đ n i dung ch ng t theo trách nhi m c a ngư ặ ư ủ ộ ứ ừ ệ ủ ười ký
3 D ch ch ng t k toán ra ti ng Vi t:ị ứ ừ ế ế ệ
– Các ch ng t k toán ghi b ng ti ng nứ ừ ế ằ ế ước ngoài, khi s d ng đ ghi s k toán Vi tử ụ ể ổ ế ở ệ Nam ph i đả ược d ch ra ti ng Vi t. … Ngị ế ệ ườ ịi d ch ph i ký, ghi rõ h tên và ch u trách nhi mả ọ ị ệ
v n i dung d ch ra ti ng Vi t. B n ch ng t d ch ra ti ng Vi t ph i đính kèm v i b n chínhề ộ ị ế ệ ả ứ ừ ị ế ệ ả ớ ả
b ng ti ng nằ ế ước ngoài
4 S d ng, qu n lý, in và phát hành bi u m u ch ng t k toán:ử ụ ả ể ẫ ứ ừ ế
Trang 4– Các doanh nghi p có th mua s n ho c t thi t k m u, t in, nh ng ph i đ m b o cácệ ể ẵ ặ ự ế ế ẫ ự ư ả ả ả
n i dung ch y u c a ch ng t quy đ nh t i Đi u 17 Lu t K toán.ộ ủ ế ủ ứ ừ ị ạ ề ậ ế
– Ch ng t ph i đứ ừ ả ược b o qu n c n th n, không đả ả ẩ ậ ược đ h h ng, m c nát. Séc và gi y tể ư ỏ ụ ấ ờ
có giá ph i đả ược qu n lý nh ti n. Các doanh nghi p có s d ng ch ng t đi n t cho ho tả ư ề ệ ử ụ ứ ừ ệ ử ạ
đ ng kinh t , tài chính và ghi s k toán thì ph i tuân th theo quy đ nh c a các văn b n phápộ ế ổ ế ả ủ ị ủ ả
lu t v ch ng t đi n t ậ ề ứ ừ ệ ử