TẬP ĐOÀN CÔNG NGHIỆP THAN - KHOÁNG SẢN VIỆT NAM CÔNG TY NHÔM ĐẮK NÔNG - TKV CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: /QĐ-DNA Đắk Nông, ngày……tháng 10 năm 2019 Q
Trang 1TẬP ĐOÀN CÔNG NGHIỆP
THAN - KHOÁNG SẢN VIỆT NAM
CÔNG TY NHÔM ĐẮK NÔNG - TKV
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: /QĐ-DNA Đắk Nông, ngày……tháng 10 năm 2019
QUYẾT ĐỊNH
Về việc ban hành Quy định đón, tiếp khách trong Công ty Nhôm Đắk Nông - TKV
GIÁM ĐỐC CÔNG TY NHÔM ĐẮK NÔNG - TKV
Căn cứ Quyết định số 2115/QĐ-TKV, ngày 16/8/2016 của Hội đồng thành viên Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam về việc phê duyệt Quy chế tổ chức và hoạt động của Công ty Nhôm Đắk Nông - TKV;
Căn cứ Quyết định số 952/QĐ-DNA ngày 21/11/2017 của Giám đốc Công ty Nhôm Đắk Nông - TKV về việc ban hành Quy định tiếp công dân và Nội quy tiếp công dân trong Công ty Nhôm Đắk Nông - TKV;
Căn cứ Quyết định số 550/QĐ-DNA ngày 27/04/2018 của Giám đốc Công ty Nhôm Đắk Nông TKV về việc ban hành Quy định chế độ chi tiêu nội bộ Công ty Nhôm Đắk Nông -TKV;
Xét đề nghị của Văn Phòng Công ty
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định đón, tiếp khách trong Công ty Nhôm Đắk Nông - TKV
Điều 2.Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành
Trang 2Điều 3 Ban Giám đốc, Chánh Văn phòng, Trưởng các phòng, phân xưởng có trách nhiệm thi hành quyết định này./
Nơi nhận:
- Văn Phòng TKV (Thay B/c);
- Đảng ủy (Thay B/c);
- Các Đoàn thể (P/h);
- Ban Giám đốc (e-copy);
- Như Điều 3 (T/h);
- Lưu: VT, (VDT).
GIÁM ĐỐC
Hoàng Khải Quốc Minh
TẬP ĐOÀN CÔNG NGHIỆP
THAN – KHOÁNG SẢN VIỆT NAM
CÔNG TY NHÔM ĐẮK NÔNG - TKV
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
QUY ĐỊNH Đón, tiếp khách của Công ty Nhôm Đắk Nông - TKV
( Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-DNA ngày tháng 10 năm 2019
của Giám đốc Công ty Nhôm Đắk Nông - TKV)
Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng
Trang 31 Phạm vi điều chỉnh
Quy định việc đón tiếp khách của Công ty Nhôm Đắk Nông – TKV; các Phòng, ban, Phân xưởng trực thuộc Công ty Nhôm Đắk Nông – TKV(DNA)
2 Đối tượng áp dụng
Quy định này áp dụng cho Công ty, các Phòng, ban, Phân xưởng trực thuộc và khách đến thăm quan, làm việc tại DNA
Điều 2 Mục đích
1 Xác định quy trình đón tiếp khách của Công ty
2 Xác định các mức chi phí tiếp khách của Công ty
Điều 3 Nguyên tắc đón tiếp khách
1 Tuân thủ nguyên tắc về ngoại giao, tiếp và đón khách theo quy định của Công ty, trong đó đặc biệt chú trọng nguyên tắc tôn trọng, bình đẳng, nhiệt tình và hình thức phù hợp
2 Đảm bảo sự chỉ đạo của Giám đốc, Phụ trách các bộ phận Phân công, phân cấp rõ ràng, đề cao trách nhiệm và phát huy tính chủ động, sáng tạo của các bộ phận,
cá nhân trong quá trình triển khai nhiệm vụ
3 Thực hiện tốt việc phối kết hợp giữa các bộ phận có liên quan, đảm bảo sự thống nhất trong quá trình đón tiếp khách
4 Các khâu đón tiếp khách phải được chuẩn bị chu đáo, đảm bảo tính chủ động
và hiệu quả cao
5 Mọi khoản chi phí tiếp khách phải thật sự tiết kiệm và đúng chế độ quy định của Công ty
Chương II
Trang 4NỘI DUNG QUY TRÌNH ĐÓN TIẾP KHÁCH
Điều 4 Trình tự tiếp khách là công dân đến khiếu nại, tố cáo(Áp dụng quy
định tiếp công dân của Công ty Nhôm Đắk Nông – TKV ban hành ngày 21/11/2017).
Điều 5 Trình tự tiếp khách thông thường:
1 Quy định chung
- Tiếp khách thông thường là trường hợp tiếp khách đến liên hệ công tác và làm việc với Công ty
- Đối với trường hợp các bộ phận có hẹn trước với khách thì bộ phận đó có trách nhiệm thông tin cho bộ phận Văn Phòng biết trước để tiếp khách chu đáo Nội dung thông tin bao gồm: tên khách, đơn vị công tác, người cần gặp, giờ hẹn
2 Trình tự tiếp khách:
- Khi khách đến Công ty liên hệ công tác thì nhân viên bảo vệ có trách nhiệm kiểm tra thông tin và hướng dẫn khách gặp bộ phận Văn phòng để làm việc
- Sau khi nghe yêu cầu từ khách, bộ phận Văn phòng tiến hành xử lý theo các bước như sau:
2.1 Khách đã có hẹn trước:
- Khi gặp khách bộ phận tiếp khách củaVăn phòng chào hỏi lịch sự và hỏi nhu cầu của khách
- Kiểm tra lại thông tin nếu đúng thì mời khách đến phòng tiếp khách, rót nước mời khách, sau đó liên hệ với người cần gặp để thông tin lại
- Trường hợp không thể liên hệ được người cần gặp thì bộ phận tiếp khách củaVăn phòng phải thông báo cho khách biết, ghi nhận thông tin của khách sau đó thông báo cho người có trách nhiệm biết
2.2 Khách không hẹn trước:
Trang 5- Trường hợp đối với khách không có hẹn trước thì sau khi mời khách ngồi vào phòng tiếp khách, bộ phận tiếp khách củaVăn phòng hỏi thông tin, nhu cầu của khách, sau đó liên hệ với bộ phận liên quan để gặp khách
- Trường hợp người cần gặp không thể liên hệ được hoặc từ chối gặp thì bộ phận tiếp khách củaVăn phòng trả lời với khách là không liên hệ được, sau đó xin thông tin của khách để liên hệ sau Đồng thời thông báo cho người cần gặp biết để xử
lý
Điều 6 Trình tự tiếp khách quan trọng
1 Đề xuất yêu cầu
- Khách quan trọng được hiểu là các đối tác ký kết các hợp đồng, dự án với Công ty, là lãnh đạo các cơ quan quản lý nhà nước từ cấp huyện trở lên
- Yêu cầu tiếp khách có thể do các bộ phận đề xuất hoặc do Giám đốc, Thủ trưởng cơ quan chỉ đạo
- Khi phát sinh nhu cầu tiếp khách đặc biệt thì người yêu cầu cần phải ghi phiếu yêu cầu tiếp khách trình Thủ trưởng cơ quan hoặc Giám đốc phê duyệt
- Sau khi Giám đốc hoặc Thủ trưởng cơ quan phê duyệt, người đề nghị cùng với Văn Phòng lập kế hoạch tổ chức tiếp đón
2 Lập kế hoạch
- Văn Phòng lên kế hoạch tiếp khách bao gồm các nội dung sau:
+ Số lượng, thành phần khách cần tiếp đón, thông tin cá nhân của khách hàng (họ tên, chức vụ, đơn vị công tác )
+ Nội dung, thời gian, chương trình làm việc của khách
+ Dự kiến chỗ ở, phương tiện đi lại, sinh hoạt cho khách (nếu khách có đề nghị
hỗ trợ);
+ Đề xuất thành phần tham gia tiếp khách và người chủ trì buổi làm việc;
Trang 6+ Và một số nội dung khác theo yêu cầu.
- Kế hoạch đón tiếp khách phải rõ ràng, chi tiết và có sự phân công trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận
- Văn phòng phải chuyển cho người đề nghị tiếp khách và người được phân công tiếp khách để cùng trao đổi, thống nhất kế hoạch đón tiếp, sau đó trình Thủ trưởng cơ quan hoặc Giám đốc phê duyệt
3 Chuẩn bị đón tiếp khách.
- Văn Phòng chịu trách nhiệm kiểm soát tiến độ và các công việc được thực hiện theo kế hoạch đề ra
- Trường hợp tiếp khách liên quan đến bộ phận chuyên môn nào thì có thể phối hợp với các bộ phận đó để thực hiện tốt kế hoạch đã được phê duyệt
4 Yêu cầu khi đón tiếp khách.
- Các thành phần tham gia đón, tiếp khách phải có tác phong, trang phục, lời nói chuẩn mực
- Thái độ tiếp khách phải nghiêm túc, lịch sự, giải quyết công việc nhằm đáp ứng yêu cầu của khách và quy định của công ty
- Báo cáo kịp thời cho Giám đốc hoặc Thủ trưởng cơ quan về những việc vượt quá thẩm quyền hoặc những vấn đề phát sinh
Chương III ĐỊNH MỨC THANH TOÁN KHI TIẾP ĐÃI KHÁCH Điều 7 Định mức thanh toán khi tiếp đãi khách
1 Quy định chung:
Trang 7- Đối tượng được mời chiêu đãi, tiếp khách là các đối tác khách hàng, tổ chức kinh tế, cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền có quan hệ giao dịch với công ty
- Việc chiêu đãi, tiếp khách chỉ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, quan hệ đối ngoại, ngoại giao của công ty với mức chi phí tiết kiệm, hiệu quả Không phục vụ tiếp khách giải quyết việc riêng, cá nhân, các đối tượng không có quan hệ giao dịch với công ty
- Phụ trách các bộ phận có thể trực tiếp tiếp khách đối với các đoàn khách đến làm việc về lĩnh vực mình quản lý nếu được Giám đốc giao và phải thông báo qua Văn phòng để xác nhận các thủ tục thanh toán sau đó
- Người phụ trách tiếp khách phải làm phiếu đề nghị tiếp khách và Giấy đề nghị tạm ứng trình Giám đốc duyệt để tạm ứng tiền đi tiếp khách
- Người phụ trách tiếp khách phải làm thủ tục thanh toán chi phí tiếp khách và chịu trách nhiệm về các khoản tiếp khách đó Thời gian làm đề nghị thanh toán không được muộn quá 15 ngày kể từ ngày kết thúc việc tiếp khách
2 Định mức thanh toán, chiêu đãi, tiếp khách(Theo quy định chế độ chi tiêu
nội bộ Công ty Nhôm Đắk Nông – TKV ban hành ngày 27/4/2018 ).
2.1 Đối với khách đến làm việc tại cơ quan Văn Phòng DNA:
- Các cuộc họp, Hội nghị tổ chức tại Văn Phòng DNA, hoặc khách đến làm việc nhiều ngày Văn Phòng kết hợp với phòng Kế toán cân đối chi phí, bố trí cho khách ăn tại bếp ăn tập thể Bố trí lãnh đạo tiếp mức chi không quá 150.000 đồng/suất (kể cả đồ uống)
- Đối với các cuộc Họp, Hội nghị, Gặp mặt phải tiếp khách ăn uống tại bếp ăn tập thể Công ty mức chi không quá 300.000 đồng/suất(kể cả đồ uống)
- Đối với các đoàn khách của các tỉnh, thành, các tổ chức chính trị, chính trị xã hội, lực lượng vũ trang, cơ quan báo chí, phát thanh truyền hình đến làm việc với DNA nếu đến giờ ăn trưa mà Nhà ăn tập thể không có điều kiện để phục vụ thì chi
Trang 8tiền ăn với mức chi 200.000 đồng/suất Lái xe cho đoàn chi tiền ăn với mức 100.000 đồng/suất
- Đối với các đoàn khách đến làm việc tại DNA(không bao gồm những người đang làm việc tại các tỉnh Tây Nguyên) Văn phòng chuẩn bị 01kg cà phê bột sản xuất tại Đắk Nông/người để làm quà cho khách
2.2 Mức chi tiếp khách trongkhi đi công tác tại các tỉnh, thành trong nước :
- Trường hợp tiếp khách tại các thành phố Trực thuộc Trung Ương mức chi
không quá 800.000 đồng/suất(chưa kể đồ uống).
- Trường hợp tiếp khách tại các tỉnh, thành khác mức chi không quá 600.000 đồng/suất (chưa kể đồ uống)
2.3 Chi tiếp khách trong trường hợp đặc biệt khác :
- Đối với các khoản chi khác hoặc vượt mức chi Văn phòng hoặc các phòng liên quan xin chủ trương để trình Giám đốc duyệt
CHƯƠNG IV: TRÁCH NHIỆM TIẾP ĐÓN KHÁCH Điều 8 Trách nhiệm của người tiếp khách
1 Thực hiện việc tiếp khách theo đúng quy trình, quy định của Công ty
2 Khi đón tiếp khách, các cá nhân, bộ phận liên quan có trách nhiệm giải quyết công việc theo đúng nội dung và thẩm quyền, không né tránh trách nhiệm, không được làm ảnh hưởng hoặc gây phiền hà cho khách
3 Cán bộ được cử đi tiếp khách phải có thái độ văn minh, lịch sự, nhiệt tình, chu đáo
4 Chịu trách nhiệm lấy các hóa đơn, chứng từ thanh toán chi phí tiếp khách theo đúng quy định
Trang 9Điều 9 Trách nhiệm của Văn phòng
1 Chịu trách nhiệm tiếp khách, liên hệ với các cá nhân, bộ phận để cho khách làm việc
2 Lập kế hoạch đón tiếp khách theo đề nghị của các bộ phận đã được Giám đốc phê duyệt hoặc theo sự chỉ đạo của Giám đốc, Thủ trưởng cơ quan
3 Tổ chức, triển khai kế hoạch đã được phê duyệt, kiểm tra các khâu chuẩn bị
để việc đón tiếp khách được chu đáo
Điều 10 Trách nhiệm của Phòng Kế toán và Phòng Kế hoạch
1 Phối hợp với Văn phòng xây dựng kế hoạch, điều chỉnh định mức chi tiêu tiếp khách cho phù hợp
2 Kiểm tra và thanh toán kịp thời các khoản chi phí tiếp khách theo định mức được phê duyệt và các quy định về tài chính kế toán của Công ty
Chương V
TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 11 Tổ chức thực hiện
1 Văn phòng Công ty, các Phòng, Ban, Phân xưởng có trách nhiệm thực hiện quy định này
2 Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc thì đề xuất gửi Văn Phòng để báo cáo Giám đốc bổ sung, sửa đổi Quy định này cho phù hợp
3 Quy định này có hiệu lực kể từ ngày ký./
GIÁM ĐỐC
Trang 10Hoàng Khải Quốc Minh