TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM THAN - KHOÁNG SẢN VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc CÔNG TY NHÔM ĐẮK NƠNG - TKV Số: /QĐ-DNA Đắk Nơng, ngày……tháng 10 năm 2019 QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành Quy định đón, tiếp khách Công ty Nhôm Đắk Nông - TKV GIÁM ĐỐC CÔNG TY NHÔM ĐẮK NÔNG - TKV Căn Quyết định số 2115/QĐ-TKV, ngày 16/8/2016 Hội đồng thành viên Tập đồn Cơng nghiệp Than - Khống sản Việt Nam việc phê duyệt Quy chế tổ chức hoạt động Công ty Nhôm Đắk Nông - TKV; Căn Quyết định số 952/QĐ-DNA ngày 21/11/2017 Giám đốc Công ty Nhôm Đắk Nông - TKV việc ban hành Quy định tiếp công dân Nội quy tiếp công dân Công ty Nhôm Đắk Nông - TKV; Căn Quyết định số 550/QĐ-DNA ngày 27/04/2018 Giám đốc Công ty Nhôm Đắk Nông - TKV việc ban hành Quy định chế độ chi tiêu nội Công ty Nhôm Đắk Nông TKV; Xét đề nghị Văn Phòng Cơng ty QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy định đón, tiếp khách Công ty Nhôm Đắk Nông - TKV Điều Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành Điều Ban Giám đốc, Chánh Văn phòng, Trưởng phòng, phân xưởng có trách nhiệm thi hành định này./ Nơi nhận: GIÁM ĐỐC - Văn Phòng TKV (Thay B/c); - Đảng ủy (Thay B/c); - Các Đoàn thể (P/h); - Ban Giám đốc (e-copy); Hoàng Khải Quốc Minh - Như Điều (T/h); - Lưu: VT, (VDT) TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM THAN – KHOÁNG SẢN VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc CÔNG TY NHƠM ĐẮK NƠNG - TKV QUY ĐỊNH Đón, tiếp khách Công ty Nhôm Đắk Nông - TKV ( Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-DNA ngày tháng 10 năm 2019 Giám đốc Công ty Nhôm Đắk Nông - TKV) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng Phạm vi điều chỉnh Quy định việc đón tiếp khách Cơng ty Nhơm Đắk Nơng – TKV; Phòng, ban, Phân xưởng trực thuộc Công ty Nhôm Đắk Nông – TKV(DNA) Đối tượng áp dụng Quy định áp dụng cho Cơng ty, Phòng, ban, Phân xưởng trực thuộc khách đến thăm quan, làm việc DNA Điều Mục đích Xác định quy trình đón tiếp khách Công ty Xác định mức chi phí tiếp khách Cơng ty Điều Ngun tắc đón tiếp khách Tuân thủ nguyên tắc ngoại giao, tiếp đón khách theo quy định Cơng ty, đặc biệt trọng ngun tắc tơn trọng, bình đẳng, nhiệt tình hình thức phù hợp Đảm bảo đạo Giám đốc, Phụ trách phận Phân công, phân cấp rõ ràng, đề cao trách nhiệm phát huy tính chủ động, sáng tạo phận, cá nhân trình triển khai nhiệm vụ Thực tốt việc phối kết hợp phận có liên quan, đảm bảo thống q trình đón tiếp khách Các khâu đón tiếp khách phải chuẩn bị chu đáo, đảm bảo tính chủ động hiệu cao Mọi khoản chi phí tiếp khách phải thật tiết kiệm chế độ quy định Cơng ty Chương II NỘI DUNG QUY TRÌNH ĐĨN TIẾP KHÁCH Điều Trình tự tiếp khách công dân đến khiếu nại, tố cáo(Áp dụng quy định tiếp công dân Công ty Nhôm Đắk Nông – TKV ban hành ngày 21/11/2017) Điều Trình tự tiếp khách thông thường: Quy định chung - Tiếp khách thông thường trường hợp tiếp khách đến liên hệ công tác làm việc với Công ty - Đối với trường hợp phận có hẹn trước với khách phận có trách nhiệm thơng tin cho phận Văn Phòng biết trước để tiếp khách chu đáo Nội dung thông tin bao gồm: tên khách, đơn vị công tác, người cần gặp, hẹn Trình tự tiếp khách: - Khi khách đến Cơng ty liên hệ cơng tác nhân viên bảo vệ có trách nhiệm kiểm tra thông tin hướng dẫn khách gặp phận Văn phòng để làm việc - Sau nghe yêu cầu từ khách, phận Văn phòng tiến hành xử lý theo bước sau: 2.1 Khách có hẹn trước: - Khi gặp khách phận tiếp khách củaVăn phòng chào hỏi lịch hỏi nhu cầu khách - Kiểm tra lại thông tin mời khách đến phòng tiếp khách, rót nước mời khách, sau liên hệ với người cần gặp để thông tin lại - Trường hợp liên hệ người cần gặp phận tiếp khách củaVăn phòng phải thơng báo cho khách biết, ghi nhận thơng tin khách sau thơng báo cho người có trách nhiệm biết 2.2 Khách khơng hẹn trước: - Trường hợp khách khơng có hẹn trước sau mời khách ngồi vào phòng tiếp khách, phận tiếp khách củaVăn phòng hỏi thơng tin, nhu cầu khách, sau liên hệ với phận liên quan để gặp khách - Trường hợp người cần gặp liên hệ từ chối gặp phận tiếp khách củaVăn phòng trả lời với khách khơng liên hệ được, sau xin thông tin khách để liên hệ sau Đồng thời thông báo cho người cần gặp biết để xử lý Điều Trình tự tiếp khách quan trọng Đề xuất yêu cầu - Khách quan trọng hiểu đối tác ký kết hợp đồng, dự án với Công ty, lãnh đạo quan quản lý nhà nước từ cấp huyện trở lên - Yêu cầu tiếp khách phận đề xuất Giám đốc, Thủ trưởng quan đạo - Khi phát sinh nhu cầu tiếp khách đặc biệt người yêu cầu cần phải ghi phiếu yêu cầu tiếp khách trình Thủ trưởng quan Giám đốc phê duyệt - Sau Giám đốc Thủ trưởng quan phê duyệt, người đề nghị với Văn Phòng lập kế hoạch tổ chức tiếp đón Lập kế hoạch - Văn Phòng lên kế hoạch tiếp khách bao gồm nội dung sau: + Số lượng, thành phần khách cần tiếp đón, thơng tin cá nhân khách hàng (họ tên, chức vụ, đơn vị công tác ) + Nội dung, thời gian, chương trình làm việc khách + Dự kiến chỗ ở, phương tiện lại, sinh hoạt cho khách (nếu khách có đề nghị hỗ trợ); + Đề xuất thành phần tham gia tiếp khách người chủ trì buổi làm việc; + Và số nội dung khác theo yêu cầu - Kế hoạch đón tiếp khách phải rõ ràng, chi tiết có phân cơng trách nhiệm cụ thể cho cá nhân, phận - Văn phòng phải chuyển cho người đề nghị tiếp khách người phân công tiếp khách để trao đổi, thống kế hoạch đón tiếp, sau trình Thủ trưởng quan Giám đốc phê duyệt Chuẩn bị đón tiếp khách - Văn Phòng chịu trách nhiệm kiểm sốt tiến độ công việc thực theo kế hoạch đề - Trường hợp tiếp khách liên quan đến phận chun mơn phối hợp với phận để thực tốt kế hoạch phê duyệt Yêu cầu đón tiếp khách - Các thành phần tham gia đón, tiếp khách phải có tác phong, trang phục, lời nói chuẩn mực - Thái độ tiếp khách phải nghiêm túc, lịch sự, giải công việc nhằm đáp ứng yêu cầu khách quy định công ty - Báo cáo kịp thời cho Giám đốc Thủ trưởng quan việc vượt thẩm quyền vấn đề phát sinh Chương III ĐỊNH MỨC THANH TOÁN KHI TIẾP ĐÃI KHÁCH Điều Định mức toán tiếp đãi khách Quy định chung: - Đối tượng mời chiêu đãi, tiếp khách đối tác khách hàng, tổ chức kinh tế, quan quản lý nhà nước có thẩm quyền có quan hệ giao dịch với công ty - Việc chiêu đãi, tiếp khách phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, quan hệ đối ngoại, ngoại giao công ty với mức chi phí tiết kiệm, hiệu Khơng phục vụ tiếp khách giải việc riêng, cá nhân, đối tượng khơng có quan hệ giao dịch với cơng ty - Phụ trách phận trực tiếp tiếp khách đoàn khách đến làm việc lĩnh vực quản lý Giám đốc giao phải thơng báo qua Văn phòng để xác nhận thủ tục tốn sau - Người phụ trách tiếp khách phải làm phiếu đề nghị tiếp khách Giấy đề nghị tạm ứng trình Giám đốc duyệt để tạm ứng tiền tiếp khách - Người phụ trách tiếp khách phải làm thủ tục tốn chi phí tiếp khách chịu trách nhiệm khoản tiếp khách Thời gian làm đề nghị tốn khơng muộn q 15 ngày kể từ ngày kết thúc việc tiếp khách Định mức toán, chiêu đãi, tiếp khách(Theo quy định chế độ chi tiêu nội Công ty Nhôm Đắk Nông – TKV ban hành ngày 27/4/2018 ) 2.1 Đối với khách đến làm việc quan Văn Phòng DNA: - Các họp, Hội nghị tổ chức Văn Phòng DNA, khách đến làm việc nhiều ngày Văn Phòng kết hợp với phòng Kế tốn cân đối chi phí, bố trí cho khách ăn bếp ăn tập thể Bố trí lãnh đạo tiếp mức chi khơng q 150.000 đồng/suất (kể đồ uống) - Đối với Họp, Hội nghị, Gặp mặt phải tiếp khách ăn uống bếp ăn tập thể Công ty mức chi không 300.000 đồng/suất(kể đồ uống) - Đối với đoàn khách tỉnh, thành, tổ chức trị, trị xã hội, lực lượng vũ trang, quan báo chí, phát truyền hình đến làm việc với DNA đến ăn trưa mà Nhà ăn tập thể khơng có điều kiện để phục vụ chi tiền ăn với mức chi 200.000 đồng/suất Lái xe cho đoàn chi tiền ăn với mức 100.000 đồng/suất - Đối với đồn khách đến làm việc DNA(khơng bao gồm người làm việc tỉnh Tây Nguyên) Văn phòng chuẩn bị 01kg cà phê bột sản xuất Đắk Nông/người để làm quà cho khách 2.2 Mức chi tiếp khách trongkhi công tác tỉnh, thành nước : - Trường hợp tiếp khách thành phố Trực thuộc Trung Ương mức chi không 800.000 đồng/suất(chưa kể đồ uống) - Trường hợp tiếp khách tỉnh, thành khác mức chi không 600.000 đồng/suất (chưa kể đồ uống) 2.3 Chi tiếp khách trường hợp đặc biệt khác : - Đối với khoản chi khác vượt mức chi Văn phòng phòng liên quan xin chủ trương để trình Giám đốc duyệt CHƯƠNG IV: TRÁCH NHIỆM TIẾP ĐĨN KHÁCH Điều Trách nhiệm người tiếp khách Thực việc tiếp khách theo quy trình, quy định Cơng ty Khi đón tiếp khách, cá nhân, phận liên quan có trách nhiệm giải công việc theo nội dung thẩm quyền, không né tránh trách nhiệm, không làm ảnh hưởng gây phiền hà cho khách Cán cử tiếp khách phải có thái độ văn minh, lịch sự, nhiệt tình, chu đáo Chịu trách nhiệm lấy hóa đơn, chứng từ tốn chi phí tiếp khách theo quy định Điều Trách nhiệm Văn phòng Chịu trách nhiệm tiếp khách, liên hệ với cá nhân, phận khách làm việc Lập kế hoạch đón tiếp khách theo đề nghị phận Giám đốc phê duyệt theo đạo Giám đốc, Thủ trưởng quan Tổ chức, triển khai kế hoạch phê duyệt, kiểm tra khâu chuẩn bị để việc đón tiếp khách chu đáo Điều 10 Trách nhiệm Phòng Kế tốn Phòng Kế hoạch Phối hợp với Văn phòng xây dựng kế hoạch, điều chỉnh định mức chi tiêu tiếp khách cho phù hợp Kiểm tra toán kịp thời khoản chi phí tiếp khách theo định mức phê duyệt quy định tài kế tốn Cơng ty Chương V TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 11 Tổ chức thực Văn phòng Cơng ty, Phòng, Ban, Phân xưởng có trách nhiệm thực quy định Trong trình thực có khó khăn, vướng mắc đề xuất gửi Văn Phòng để báo cáo Giám đốc bổ sung, sửa đổi Quy định cho phù hợp Quy định có hiệu lực kể từ ngày ký./ GIÁM ĐỐC Hoàng Khải Quốc Minh ... ĐẮK NÔNG - TKV QUY ĐỊNH Đón, tiếp khách Cơng ty Nhôm Đắk Nông - TKV ( Ban hành kèm theo Quy t định số /QĐ-DNA ngày tháng 10 năm 2019 Giám đốc Công ty Nhôm Đắk Nông - TKV) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG... khách phải thật tiết kiệm chế độ quy định Công ty Chương II NỘI DUNG QUY TRÌNH ĐĨN TIẾP KHÁCH Điều Trình tự tiếp khách cơng dân đến khiếu nại, tố cáo(Áp dụng quy định tiếp công dân Công ty Nhôm... khách quy định công ty - Báo cáo kịp thời cho Giám đốc Thủ trưởng quan việc vượt thẩm quy n vấn đề phát sinh Chương III ĐỊNH MỨC THANH TOÁN KHI TIẾP ĐÃI KHÁCH Điều Định mức toán tiếp đãi khách Quy