Nghiên cứu xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu của quốc hội cần nộp vào lưu trữ cơ quan

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - Đặng Thị Thu Trang NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CỦA QUỐC HỘI CẦN NỘP VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN LUẬN ÁN TIẾN SĨ LƯU TRỮ HỌC HÀ NỘI - 2019 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - Đặng Thị Thu Trang NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CỦA QUỐC HỘI CẦN NỘP VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 62 32 24 01 LUẬN ÁN TIẾN SĨ LƯU TRỮ HỌC Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Đào Xuân Chúc XÁC NHẬN NCS ĐÃ CHỈNH SỬA THEO QUYẾT NGHỊ CỦA HỘI ĐỒNG ĐÁNH GIÁ LUẬN ÁN Người hướng dẫn khoa học Chủ tịch hội đồng đánh giá Luận án Tiến sĩ PGS.TS Đào Xuân Chúc PGS.TS Vũ Thị Phụng HÀ NỘI - 2019 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu khoa học độc lập riêng Các thông tin, số liệu sử dụng luận án có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, xác Kết nghiên cứu luận án trung thực, khách quan chưa công bố nghiên cứu khác Hà Nội, ngày tháng năm 2019 TÁC GIẢ Đặng Thị Thu Trang LỜI CẢM ƠN Trong trình thực luận án này, nhận nhiều quan tâm, động viên, giúp đỡ quý báu thầy, cô giáo, nhà khoa học, nhà quản lý, bạn bè, đồng nghiệp gia đình Trước hết, tơi xin trân trọng cảm ơn Lãnh đạo Văn phòng Quốc hội; số Đại biểu Quốc hội; Lãnh đạo Vụ Hành số Vụ, đơn vị thuộc Văn phòng Quốc hội tạo điều kiện thuận lợi giúp tơi hồn thành cơng trình nghiên cứu Tơi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc PGS.TS Đào Xuân Chúc, người thầy tận tình trực tiếp hướng dẫn khoa học cho Tôi xin trân trọng cảm ơn PGS.TS Vũ Thị Phụng, PGS Vương Đình Quyền, PGS.TS Đào Đức Thuận, TS Cam Anh Tuấn, TS Nguyễn Liên Hương, PGS Nguyễn Văn Hàm - Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội; GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm - Nguyên Chủ nhiệm Khoa văn cơng nghệ hành chính, Học viện Hành Quốc gia nhiệt tình bảo, đóng góp nhiều ý kiến q báu cho tơi suốt q trình thực luận án Tôi xin trân trọng cảm ơn đồng nghiệp Vụ Hành vụ, đơn vị thuộc Văn phòng Quốc hội; Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, Trung tâm Nghiên cứu khoa học thuộc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước; nhà nghiên cứu khoa học, bạn bè đồng nghiệp nhiệt tình, giúp đỡ, động viên tơi hồn thành luận án Tơi xin bày tỏ lòng cảm ơn tới người thân gia đình ln ủng hộ, động viên tạo điều kiện tốt để tơi hồn thành luận án này! TÁC GIẢ Đặng Thị Thu Trang MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu 10 Câu hỏi giả thuyết nghiên cứu 11 Phương pháp nghiên cứu cách tiếp cận 11 Nguồn tài liệu nghiên cứu, tham khảo 13 Những đóng góp luận án 14 Bố cục luận án 16 Chƣơng TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VỀ NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CỦA QUỐC HỘI NỘP LƢU VÀO LƢU TRỮ CƠ QUAN 18 1.1 Tình hình nghiên cứu nguồn thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ quan 18 1.1.1 Nghiên cứu nước 18 1.1.2 Nghiên cứu nước 29 1.2 Tình hình nghiên cứu nguồn thành phần tài liệu Quốc hội nộp lưu vào lưu trữ quan 33 1.3 Nhận xét kết nghiên cứu xác định vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu 38 1.3.1 Nhận xét chung 38 1.3.2 Những vấn đề luận án cần tiếp tục nghiên cứu 41 Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VỀ XÂY DỰNG DANH MỤC NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CỦA QUỐC HỘI NỘP LƢU VÀO LƢU TRỮ CƠ QUAN 44 2.1 Cơ sở lý luận xây dựng danh mục nguồn thành phần tài liệu Quốc hội nộp lưu vào lưu trữ quan 44 2.1.1 Một số khái niệm 44 2.1.2 Nguyên tắc xác định nguồn thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ quan 60 2.1.3 Phương pháp xác định nguồn thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ quan 63 2.1.4 Tiêu chuẩn xác định nguồn thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ quan 68 2.1.5 Ý nghĩa, tác dụng việc xác định nguồn, thành phần tài liệu danh mục nguồn, thành phần tài liệu Quốc hội nộp lưu vào lưu trữ quan 82 2.1.6 Mối quan hệ danh mục nguồn nộp lưu danh mục thành phần tài liệu nộp lưu với số công cụ lưu trữ khác 84 2.2 Cơ sở pháp lý xây dựng danh mục nguồn thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ quan 85 2.2.1 Quy định, hướng dẫn Nhà nước liên quan đến công tác nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quan 85 2.2.2 Một số nhận xét quy định, hướng dẫn Nhà nước công tác nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quan 93 Chƣơng CƠ SỞ THỰC TIỄN VỀ XÂY DỰNG DANH MỤC NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CỦA QUỐC HỘI NỘP LƢU VÀO LƢU TRỮ CƠ QUAN 99 3.1 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Quốc hội 99 3.1.1 Vị trí, chức Quốc hội 99 3.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Quốc hội 100 3.1.3 Cơ cấu tổ chức Quốc hội 101 3.2 Thẩm quyền thu thập tài liệu vào lưu trữ quan Văn phòng Quốc hội 114 3.3 Sự hình thành tài liệu Phơng Lưu trữ Quốc hội giá trị tài liệu lưu trữ Quốc hội 115 3.3.1 Sự hình thành tài liệu Phơng Lưu trữ Quốc hội 115 3.3.2 Giá trị phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Quốc hội 117 3.4 Thực trạng công tác nộp lưu tài liệu Quốc hội vào lưu trữ quan 121 3.4.1 Văn quy định, hướng dẫn công tác nộp lưu tài liệu Quốc hội vào lưu trữ quan 121 3.4.2 Nguồn thành phần tài liệu QH nộp lưu vào lưu trữ quan VPQH 125 3.4.3 Tình hình tài liệu QH nộp lưu vào lưu trữ quan 128 3.4.4 Các loại hình tài liệu nộp lưu vào lưu trữ quan 130 3.4.5 Đặc điểm hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ quan 131 3.4.6 Một số nhận xét công tác nộp lưu tài liệu Quốc hội vào lưu trữ quan 133 Chƣơng PHƢƠNG PHÁP, QUY TRÌNH XÂY DỰNG DANH MỤC NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CỦA QUỐC HỘI NỘP LƢU VÀO LƢU TRỮ CƠ QUAN 142 4.1 Căn xây dựng danh mục nguồn thành phần tài liệu QH nộp lưu vào lưu trữ quan 142 4.2 Nguyên tắc, yêu cầu xây dựng danh mục nguồn thành phần tài liệu Quốc hội nộp lưu vào lưu trữ quan 143 4.2.1 Nguyên tắc, yêu cầu xây dựng danh mục nguồn nộp lưu Quốc hội vào lưu trữ quan 143 4.2.2 Nguyên tắc, yêu cầu xây dựng danh mục thành phần tài liệu Quốc hội nộp lưu vào lưu trữ quan 144 4.3 Phương pháp, quy trình xây dựng danh mục nguồn nộp lưu Quốc hội vào lưu trữ quan 144 4.3.1 Phương pháp 145 4.3.2 Quy trình 145 4.4 Phương pháp, quy trình xây dựng danh mục thành phần tài liệu Quốc hội nộp lưu vào lưu trữ quan 152 4.4.1 Phương pháp 152 4.4.2 Quy trình 153 4.5 Đề xuất danh mục hướng dẫn sử dụng danh mục nguồn, thành phần tài liệu Quốc hội nộp lưu vào lưu trữ quan 159 4.5.1 Đề xất danh mục nguồn danh mục thành phần tài liệu Quốc hội nộp lưu vào lưu trữ quan 159 4.5.2 Hướng dẫn sử dụng danh mục nguồn danh mục thành phần tài liệu Quốc hội nộp lưu vào lưu trữ quan 161 4.6 Một số đề xuất, kiến nghị 163 4.6.1 Hoàn thiện hệ thống pháp luật liên quan đến công tác nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quan nói chung QH nói riêng 163 4.6.2 Tăng cường tuyên truyền, phổ biến, đào tạo, tập huấn nghiệp vụ công tác lưu trữ 167 4.6.3 Tăng cường công tác lãnh đạo kiểm tra, giám sát việc thực công tác lưu trữ quan, đơn vị, cá nhân 168 4.6.4 Tham khảo kinh nghiệm số nước khác 168 KẾT LUẬN 171 DANH MỤC CÁC CƠNG TRÌNH KHOA HỌC CỦA TÁC GIẢ LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN ÁN 175 TÀI LIỆU THAM KHẢO 176 PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT STT VIẾT TẮT VIẾT ĐẦY ĐỦ CHXHCN Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa ĐBQH Đại biểu Quốc hội ĐHQG Đại học Quốc gia NXB Nhà xuất NCS Nghiên cứu sinh QH Quốc hội UBTVQH Ủy ban Thường vụ Quốc hội VPQH Văn phòng Quốc hội MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Quốc hội Việt Nam “là quan đại biểu cao nhân dân, quan quyền lực Nhà nước cao nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam QH thực quyền lập hiến, lập pháp, định vấn đề quan trọng đất nước giám sát tối cao hoạt động Nhà nước”1 Tài liệu hình thành hoạt động QH, quan QH có ý nghĩa tất mặt trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, văn hóa, xã hội Các khối tài liệu hình thành Phơng Lưu trữ gọi Phơng Lưu trữ Quốc hội (gọi tắt Phông Quốc hội) Phông Quốc hội thành phần quan trọng đặc biệt Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, di sản quý giá quốc gia, dân tộc, Nhà nước ta cần phải quản lý tập trung thống Cơng tác thu thập tài liệu có ảnh hưởng định đến hiệu khâu nghiệp vụ khác công tác lưu trữ, tác động không nhỏ hiệu hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Bởi tài liệu thu thập tốt nguồn cung tốt phục vụ có hiệu cho công tác nghiên cứu, sử dụng nâng cao hiệu công việc quan, đơn vị, cá nhân Hiện nay, thời đại bùng nổ thông tin, đặc biệt phát triển khoa học công nghệ (ngày cách mạng công nghiệp lần thứ tư - 4.0), phải đối mặt với sóng tài liệu với tốc độ ngày lớn, đa dạng phức tạp Điều đặt thách thức cho cơng tác lưu trữ người làm công tác lưu trữ, việc lựa chọn tài liệu để lưu trữ Chính vậy, nhà khoa học, nhà quản lý nước quan tâm nghiên cứu tốn cơng tác thu thập tài liệu vào lưu trữ, cụ thể xác định nguồn thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ Nhận thấy tầm quan trọng công tác lưu trữ yêu cầu đặt ra, năm 2011 Quốc hội nước ta thông qua Luật Lưu trữ, Luật thi hành "góp phần quan trọng vào việc thực cải cách hành chính, nâng cao hiệu hoạt động quan, tổ chức đồng thời, tiết kiệm chi phí cho việc chỉnh lý tài liệu tích đống Điều 69 Hiến pháp (năm 2013) Điều Luật tổ chức Quốc hội (năm 2014) Từ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn thực tiễn hoạt động Vụ Thơng tin hình thành loại hồ sơ, tài liệu sau: STT Tên đề mục/ hồ sơ, tài liệu Hồ sơ, tài liệu biên soạn, xuất sách lịch sử QH liên quan lịch sử QH, ấn phẩn, vật phẩm tuyên truyền QH, - Tờ trình, kế hoạch VPQH, Vụ Thông tin - Quyết định thành lập Hội đồng, Ban biên tập, soạn thảo; Tổ giúp việc - Dự thảo sách, ấn phẩm - Văn gửi xin ý kiến quan, đơn vị, cá nhân hữu quan - Báo cáo tập hợp, tổng hợp ý kiến đối tượng gửi xin ý kiến - Biên họp báo cáo tổng hợp ý kiến họp - Báo cáo kết kết thực - Ý kiến Lãnh đạo VPQH - Sách, ấn phẩm cuối thẩm định, phát hành Hồ sơ, tài liệu xây dựng văn bản, đề án cơng tác thơng tin, báo chí - Tờ trình, kế hoạch, cơng văn Vụ Thơng tin - Quyết định thành lập Ban soạn thảo, xây dựng văn bản, đề án - Đề cương, dự thảo văn bản, đề án - Văn gửi xin ý kiến đơn vị, cá nhân hữu quan - Báo cáo tập hợp, tổng hợp ý kiến - Ý kiến Lãnh đạo VPQH - Văn bản, đề án duyệt, ban hành Hồ sơ, tài liệu công tác thơng tin, báo chí phục vụ kỳ họp QH - Cơng văn tờ trình Vụ Thơng tin trình Tổng Thư ký QH việc cung cấp tài liệu cho quan thơng tin, báo chí đưa tin kỳ họp QH - 88 - Ghi - Bài phát biểu, số nội dung tham mưu giúp Tổng Thư ký QH - Chủ nhiệm VPQH thực nhiệm vụ người phát ngôn kỳ họp QH - Công văn VPQH gửi quan thông tấn, báo chí đưa tin kỳ họp QH - Tài liệu họp báo chí đưa tin kỳ họp QH - Thông cáo đưa tin kỳ họp QH, phiên họp QH - Văn quan thơng tin, báo chí việc đưa tin, đề nghị cung cấp thông tin liên quan kỳ họp QH Hồ sơ, tài liệu công tác thông tin, báo chí phục vụ phiên họp UBTVQH, hội nghị ĐBQH Chuyên trách hoạt động khác QH, quan QH, quan thuộc UBTVQH, VPQH hoạt động lãnh đạo QH - Công văn VPQH gửi quan thơng tấn, báo chí - Văn Vụ Thơng tin trình Tổng Thư ký QH việc cung cấp tài liệu cho quan thơng tin, báo chí đưa tin hoạt động lãnh đạo QH, quan QH, quan thuộc UBTVQH, VPPQH - Thông cáo đưa tin phiên họp UBTVQH, Hồ sơ, tài liệu việc xây dựng điểm báo, báo cáo tổng hợp dƣ luận xã hội kỳ họp QH - Báo cáo tổng hợp dư luận xã hội kỳ họp QH - Tài liệu cung cấp thông tin dư luận Hồ sơ, tài liệu thực ghi hình chụp ảnh, xây dựng sở liệu ảnh hoạt động QH, UBTVQH, quan QH, quan thuộc UBTVQH - Văn VPQH, Vụ Thông tin phối hợp với quan, đơn vị hữu quan - Kế hoạch, nội dung, phương án thực - Dữ liệu tài liệu ghi hình, ảnh Hồ sơ, tài liệu công tác giáo dục, tuyên truyền - Kế hoạch tổng thể tổ chức triển khai hoạt động tuyên truyền - 89 - - Đề án triển khai hoạt động tham quan Nhà QH dự thính phiên họp QH, tổ chức hoạt động giáo dục trải nghiệm QH - Tài liệu xây dựng phát triển sở liệu phục vụ hoạt động giáo dục, tuyên truyền QH - Báo cáo công tác giáo dục tuyên truyền kèm số liệu Hồ sơ, tài liệu sƣu tầm, đăng ký, kiểm kê, bảo quản vật bảo tàng QH - Kế hoạch VPQH công tác sưu tầm, đăng ký vật QH - Công văn gửi quan, đơn vị, cá nhân hữu quan để phối hợp, cộng tác thực sưu tầm, đăng ký vật QH - Báo cáo kết sưu tầm, đăng ký vật - Báo cáo công tác kiểm kê, bảo quản vật Hồ sơ, tài liệu công tác trƣng bày, triển lãm hình ảnh, vật Phòng Truyền thống QH - Kế hoạch, công văn VPQH, Vụ Thông tin - Phương án, nội dung thực - Công văn VPQH gửi quan, đơn vị, hữu quan phối hợp tổ chức thực - Thông báo VPQH việc trưng bày, triển lãm 10 Hồ sơ, tài liệu phối hợp thực trƣng bày, triển lãm tài liệu nhân kỳ họp QH, ngày lễ, ngày truyền thống QH, VPQH - Kế hoạch, công văn VPQH - Văn trao đổi, phối hợp VPQH với quan hữu quan phối hợp thực - Ý kiến Lãnh đạo QH, Lãnh đạo VPQH - Văn gửi quan thông tấn, báo chí đưa tin G.3.8 Hồ sơ, tài liệu hình thành Thƣ viện Quốc hội Thư viện QH có chức thu thập, lưu trữ, bổ sung, xử lý nghiệp vụ vốn tài liệu tổ chức cung cấp thông tin, dịch vụ nghiên cứu để phục vụ nhu cầu tham khảo UBTVQH, Hội đồng Dân tộc, Ủy ban QH, ĐBQH (Điều 23 Quyết định 401/QĐ-VPQH năm 2014 VPQH) - 90 - Từ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn thực tiễn hoạt động Thư viện QH hình thành loại hồ sơ, tài liệu sau: STT Tên đề mục/ hồ sơ, tài liệu Hồ sơ, tài liệu nghiên cứu dự báo chuyên đề phục vụ hoạt động xây dựng pháp luật, giám sát QH kỳ họp - Văn quan QH, quan thuộc UBTVQH, ĐBQH yêu cầu cung cấp thông tin dự báo (nếu có) - Văn Thư viện QH báo cáo, đề xuất chủ trương thực - Ý kiến Lãnh đạo QH, Tổng Thư ký QH, lãnh đạo VPQH (nếu có) - Kế hoạch, phân công tổ chức thực - Văn VPQH, Thư viện QH gửi quan hữu, đơn vị quan phối hợp thực - Văn quan, đơn vị hữu quan việc phối hợp thực - Dự thảo báo cáo chuyên đề - Văn có bút tích Tổng Thư ký QH - Báo cáo chuyên đề phê duyệt, phát hành Hồ sơ, tài liệu điều tra dƣ luận xã hội lĩnh vực phục vụ QH, quan QH xây dựng pháp luật, giám sát - Văn Thư viện QH báo cáo, đề xuất chủ trương thực - Ý kiến Lãnh đạo QH, Tổng Thư ký QH, lãnh đạo VPQH (nếu có) - Bản tập hợp, tổng hợp, phân tích kết điều tra - Báo cáo kết điều tra dư luận xã hội phê duyệt, phát hành Hồ sơ, tài liệu việc tiếp nhận, phát sách, ấn phẩm quan, tổ chức, cá nhân biếu đến ĐBQH - Văn quan, đơn vị, cá nhân có nhu cầu tặng sách, ấn phẩm ĐBQH - Văn Thư viện QH trình Tổng Thư ký QH chủ trương thực tiếp nhận, phát sách, ấn phẩm đến ĐBQH (gồm có ý kiến phê duyệt, đạo Tổng Thư ký QH) - Văn VPQH trả lời ý kiến quan, đơn vị, cá nhân việc tiếp nhận sách, ấn phẩm - Danh mục sách, ấn phẩm dự kiến đối tượng cung cấp - 91 - Ghi 3.9 Hồ sơ, tài liệu hình thành Trung tâm tin học Trung tâm Tin học có chức nghiên cứu, tham mưu, quản lý tổ chức triển khai ứng dụng công nghệ thông tin truyền thông phục vụ hoạt động QH, UBTVQH, Hội đồng Dân tộc, Ủy ban QH, Ban thuộc UBTVQH VPQH (Điều 24 Quyết định 401/QĐ-VPQH năm 2014 VPQH) Từ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn thực tiễn hoạt động Trung tâm Tin học hình thành loại hồ sơ, tài liệu sau: STT Tên đề mục/ hồ sơ, tài liệu Hồ sơ, tài liệu việc tham mƣu cho lãnh đạo QH, lãnh đạo VPQH xây dựng, ban hành văn cơng nghệ thơng tin - Tờ trình VPQH, Trung tâm Tin học - Kế hoạch tổ chức thực - Dự thảo văn văn gửi xin ý kiến đơn vị, cá nhân liên quan - Báo cáo tổng hợp ý kiến, giải trình, tiếp thu ý kiến vào dự thảo văn - Ý kiến đạo lãnh đạo QH, lãnh đạo VPQH - Biên họp - Văn cấp có thẩm quyền duyệt, ký ban hành Hồ sơ, tài liệu thực đề án ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động QH - Tờ trình, báo cáo, cơng văn, kế hoạch VPQH, Trung tâm Tin học - Nghị UBTVQH thành lập Ban đạo triển khai thực ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động QH - Văn của VPQH quan hữu quan tổ chức thực - Văn họp, làm việc (nếu có) - Báo cáo tình hình thực Hồ sơ, tài liệu thiết bị bảo đảm thực hệ thống kỹ thuật, phần mềm bảo đảm an ninh, an tồn mạng thơng tin nội VPQH - Báo cáo, công văn VPQH, Trung tâm Tin học - Tờ trình đề xuất phương án thực - 92 - Ghi - Văn VPQH việc thực biện pháp bảo đảm an tồn thơng tin, an ninh mạng cho hệ thống công nghệ thông tin VPQH Hồ sơ, tài liệu thực ghi âm gỡ băng ghi âm phiên họp thuộc kỳ họp QH 4.1 Hồ sơ, tài liệu triển khai thực ghi âm gỡ băng ghi âm - Văn VPQH, Trung tâm Tin học việc báo cáo, xin ý kiến đạo lãnh đạo QH, Tổng Thư ký QH, lãnh đạo VPQH - Văn VPQH, Trung tâm Tin học việc phối hợp với quan, đơn vị, cá nhân hữu quan tổ chức thực ghi âm gỡ băng ghi âm - Ý kiến đạo lãnh đạo QH, Tổng Thư ký QH, lãnh đạo VPQH - Tập gỡ băng ghi âm có bút tích, bút phê lãnh đạo QH, Tổng Thư ký QH, lãnh đạo VPQH 4.2 Hồ sơ, tài liệu kết ghi âm - Mục lục thống kê tài liệu ghi âm - Tài liệu ghi âm 4.3 Hồ sơ, tài liệu kết gỡ băng ghi âm Các tài liệu gỡ băng ghi âm lãnh đạo QH, Tổng Thư ký QH phê duyệt Hồ sơ, tài liệu thực ghi âm gỡ băng ghi âm phiên họp UBTVQH Tương tự Hồ sơ, tài liệu thực ghi âm gỡ băng ghi âm phiên họp Hội nghị ĐBQH Chuyên trách Tương tự Hồ sơ, tài liệu thực hợp tác quốc tế phát triển ứng dụng công nghệ thông tin - Hồ sơ, tài liệu thực dự án hỗ trợ hệ thống công nghệ thông tin cho VPQH Lào Thượng viện Camphuchia - Hồ sơ, tài liệu hợp tác quốc tế phát triển ứng dụng công nghệ thông tin khác - 93 - G.3.10 Hồ sơ, tài liệu hình thành Vụ Lễ tân Vụ Lễ tân có chức tham mưu, tổ chức thực công tác lễ tân, tiếp tân phục vụ hoạt động QH, Chủ tịch QH, Phó Chủ tịch QH, UBTVQH, Hội đồng Dân tộc, Ủy ban QH, Ban thuộc UBTVQH, ĐBQH VPQH; tổ chức thực hoạt động hợp tác quốc tế VPQH (Điều 25 Quyết định 401/QĐ-VPQH năm 2014 VPQH) Từ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn thực tiễn hoạt động Vụ Lễ tân hình thành loại hồ sơ, tài liệu sau: STT Tên đề mục/ hồ sơ, tài liệu Hồ sơ, tài liệu công tác lễ tân phục vụ kỳ họp QH Cơng văn trình lãnh đạo VPQH, sơ đồ nơi/ phòng ĐBQH; cơng văn gửi quan, đơn vị hữu quan phối hợp tổ chức thực hiện, Hồ sơ, tài liệu công tác lễ tân phục vụ đồn Cơng văn VPQH gửi quan, đơn vị hữu quan phối hợp thực hiện, chương trình, lịch trình, cơng tác đón, tiễn sân bay đoàn lãnh đạo QH, Thường trực Hội đồng Dân tộc, Thường trực Ủy ban QH, lãnh đạo quan thuộc UBTVQH lãnh đạo VPQH Hồ sơ, tài liệu công tác lễ tân phục vụ đồn quốc tế Tờ trình, đề án, báo cáo, công văn VPQH, Vụ Lễ tân; văn quan, đơn vị hữu quan phối hợp thực công tác lễ tân đồn quốc tế, Cơng văn VPQH gửi quan, đơn vị hữu quan phối hợp thực hiện, chương trình, lịch trình, cơng tác đón tiếp, tiễn đoàn quốc tế vào thăm, làm việc với QH nước ta Hồ sơ, tài liệu thực chƣơng trình, dự án hợp tác quốc tế Báo cáo, công văn tiếp nhận hoạt động hợp tác quốc tế dự án hợp tác quốc tế tài trợ cho quan QH, quan thuộc UBTVQH VPQH - 94 - Ghi G3.11 Hồ sơ, tài liệu hình thành Cục Quản trị Cục Quản trị có chức nghiên cứu, tham mưu, bảo đảm sở vật chất kỹ thuật, phương tiện, an ninh - an tồn, chăm sóc sức khỏe ban đầu phục vụ hoạt động QH, lãnh đạo QH, UBTVQH, Hội đồng Dân tộc, Ủy ban QH, quan thuộc UBTVQH VPQH; tổ chức triển khai quản lý dự án đầu tư VPQH trực tiếp làm chủ đầu tư dự án VPQH giao làm chủ đầu tư; quản lý, vận hành khai thác, sử dụng trụ sở làm việc VPQH quản lý; mua sắm quản lý tài sản, phục vụ hoạt động QH VPQH (Điều 26 Quyết định 401/QĐ-VPQH năm 2014 VPQH) Từ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn thực tiễn hoạt động Cục Quản trị hình thành loại hồ sơ, tài liệu sau: STT Tên đề mục/ hồ sơ, tài liệu Hồ sơ, tài liệu công tác sử dụng, sửa chữa công trình nhà làm việc QH (Tòa nhà Quốc hội) - Văn hướng dẫn sử dụng hạng mục Tòa nhà QH - Văn Cục Quản trị, VPQH phối hợp với Chính phủ, Bộ Xây dựng công tác vận hành, sử dụng hạng mục Tòa nhà QH - Báo cáo Cục Quản trị, VPQH tình trạng Nhà Quốc hội quán trình vận hành, sử dụng - Văn Cục Quản trị, VPQH việc bảo hành, bảo dưỡng, sửa chữa hạng mục cụ thể cơng trình Nhà QH - Văn Chính phủ, VPQH quan hữu quan việc bổ sung hạng mục, thiết bị nhỏ vào Tòa nhà QH - Văn ý kiến Lãnh đạo QH liên quan công tác sử dụng, sửa chữa, bổ sụng hạng mục Tòa Nhà QH Hồ sơ, tài liệu xây dựng mới, sửa chữa nhà làm việc QH, VPQH VPQH làm chủ đầu tƣ - Tờ trình, đề án, báo cáo, thuyết minh, chủ trương xây dựng, sửa chữa - Tờ trình, thuyết minh, báo cáo kinh phí đầu tư - Ý kiến Lãnh đạo QH, cá quan QH, VPQH việc xây dựng, - Hồ sơ, tài liệu đấu thầu hạng mục cơng trình - 95 - Ghi - Tài liệu giai đoạn thực (thi cơng, hồn cơng, tốn, ) - Báo cáo công tác thực kết thực Hồ sơ, tài liệu công tác đấu thầu mua sắm hạng mục - Hồ sơ, tài liệu đấu thầu (các loại đấu thầu rút gọn, cạnh tranh, rộng rãi, định thầu, ) - Báo cáo công tác thực Hồ sơ, tài liệu xuất - nhập kho - Báo cáo tình hình nhập kho hàng năm - Báo cáo tình hình xuất kho hàng năm G.3.12 Hồ sơ, tài liệu hình thành Vụ Cơng tác phía Nam Vụ Cơng tác phía Nam có chức tham mưu tổ chức phục vụ hoạt động QH, UBTVQH, Hội đồng Dân tộc, Ủy ban QH, Ban thuộc UBTVQH, VPQH, ĐBQH; phối hợp tổ chức phục vụ đồn khác quốc tế theo chương trình hoạt động đối ngoại QH tỉnh, thành phố phía Nam Vụ Cơng tác phía Nam đơn vị dự tốn cấp III thuộc VPQH, có dấu tài khoản riêng theo quy định pháp luật ((Điều 27 Quyết định 401/QĐ-VPQH năm 2014 VPQH) Vụ Công tác phía Nam có trụ sở đặt Thành phố Hồ Chí Minh Với chức năng, nhiệm vụ điều kiện sở làm việc, Vụ Cơng tác phía Nam có loại hồ sơ, tài liệu cần giao nộp vào lưu trữ quan sau: STT Tên đề mục/ hồ sơ, tài liệu Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm, nhiều năm Vụ Cơng tác phía Nam Báo cáo tình hình công tác tổ chức, thi đua, khen thưởng Vụ Cơng tác phía Nam Báo cáo cơng tác tài chính, kế tốn Vụ Cơng tác phía Nam Tài liệu hình hình khiếu nại, tố cáo Vụ Cơng tác phía Nam - 96 - Ghi G.3.13 Hồ sơ, tài liệu hình thành Vụ Công tác Miền Trung Tây nguyên Tương tự hồ sơ, tài liệu hình thành Vụ Cơng tác phía Nam G.3.14 Báo Đại biểu Nhân dân Báo Đại biểu nhân dân Tiếng nói Quốc hội, diễn đàn Đại biểu Quốc hội, Hội đồng nhân dân cử tri; quan tương đương cấp Tổng cục (báo loại I) Văn phòng Quốc hội quan chủ quản Tòa soạn Báo Đại biểu Nhân dân Báo Đại biểu Nhân dân đơn vị nghiệp, có trụ sở, tài khoản dấu riêng (Nghị số 816/2009/UBTVQH12 ngày 27/8/2009 Ủy ban Thường vụ Quốc) Với vị trí, vai trò, nhiệm vụ thực tiễn hoạt động, Báo Đại biểu Nhân dân hình thành loại hồ sơ, tài liệu cần giao nộp vào lƣu trữ quan nhƣ sau: STT Tên đề mục/ hồ sơ, tài liệu Hồ sơ, tài liệu cơng tác tổ chức máy cấp phòng trực thuộc Ban Báo Điện tử thuộc thẩm quyền Tổng Biên tập Báo Đại biểu Nhân dân định - Tờ trình, đề án tổ chức - Báo cáo, biên họp cho ý kiến vào đề án - Báo cáo cấp việc thực đề án - Quyết định Tổng Biên tập Báo Đại biểu Nhân dân Hồ sơ, tài liệu công tác nhân thuộc thẩm quyền Tổng Biên tập Báo Đại biểu Nhân dân định - Tờ trình Ban, Báo điện tử, phòng trực thuộc Tổng Biên tập - Biên họp, hội nghị cấp Ban, phòng cơng tác nhân - Tờ trình Ban Trị - Biên họp Đảng ủy Báo - Văn Báo Đại biểu Nhân dân xin ý kiến Lãnh đạo VPQH báo cáo Vụ Tổ chức - Cán - Văn VPQH cho ý kiến chủ trương thực quy trình cơng tác nhân - Quyết định Tổng Biên tập Báo Đại biểu Nhân dân - 97 - Ghi Hồ sơ, tài liệu thực chế độ, sách, thi đua, khen thƣởng thuộc thẩm quyền Tổng Biên tập - Tờ trình, báo cáo, cơng văn, biên họp - Quyết định Tổng biên tập Hồ sơ, tài liệu tổ chức hội nghị cán bộ, viên chức tồn Tòa soạn Báo - Văn chủ trương, ý kiến đạo cấp - Chương trình, kế hoạch tổ chức hội nghị - Tham luận hội nghị - Các phát biểu, ý kiến đạo lãnh đạo cấp hội nghị - Biên hội nghị Hồ sơ, tài liệu công tác chuyên môn Ban, Báo điện tử, Phòng thuộc Tổng Biên tập - Văn xin ý kiến tổ chức thực nghiệp vụ chuyên môn Ban, Báo, Phòng - Báo cáo tình hình thực cơng tác Ban, Báo, Phòng - Các ấn phẩm, sản phẩm chuyên môn tiêu biểu Ban, Báo Hồ sơ, tài liệu tổ chức đồn cơng tác nƣớc ngồi Báo Đại biểu Nhân dân chủ trì - Tờ trình chủ trương, ý kiến Lãnh đạo VPQH, UBTVQH - Báo cáo kết chuyến công tác Hồ sơ, tài liệu chế độ báo cáo công tác Báo Đại biểu Nhân dân - Báo cáo công tác năm, nhiều năm Báo Đại biểu Nhân dân - Báo cáo, ý kiến, kiến nghị Ban, Báo, Phòng thuộc Báo Đại biểu Nhân dân G.3.15 Truyền hình Quốc hội Việt Nam Truyền hình Quốc hội Việt Nam đơn vị thuộc VPQH tiếp nhận nguyên trạng Kênh Truyền hình Quốc hội Việt Nam từ Đài tiếng nói Việt Nam theo Nghị số 427/NQ-UBTVQH14 ngày 18/8/2017 Ủy ban Thường vụ Quốc Tổ chức máy Truyền hình Quốc hội Việt Nam tương đương Báo Đại biểu Nhân dân - 98 - Truyền hình Quốc hội Việt Nam có đặc thù quan chun mơn hình thành tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử Đây u cầu đòi hỏi cơng tác lưu trữ Quốc hội cần đẩy mạnh việc nghiên cứu, ban hành văn quy định, hướng dẫn thống thực lưu trữ nguồn tài liệu G.3.16 Nhà khách Quốc hội Nhà khách Quốc hội đơn vị nghiệp thuộc VPQH gồm Nhà khách QH Hà Nội Nhà khách QH Thành phố Hồ Chí Minh Với vị trí, vai trò, nhiệm vụ thực tiễn hoạt động, Nhà khách Quốc hội hình thành loại hồ sơ, tài liệu cần giao nộp vào lƣu trữ quan nhƣ sau: STT Tên đề mục/ hồ sơ, tài liệu Hồ sơ, tài liệu công tác tổ chức, nhân Nhà khách - Tờ trình, đề án tổ chức - Báo cáo, biên họp cho ý kiến vào đề án - Báo cáo cấp việc thực đề án - Quyết định Tổng Biên tập Báo Đại biểu Nhân dân Hồ sơ, tài liệu báo cáo tình hình cơng tác sản xuất, kinh doanh Nhà khách - Báo cáo kết hoạt động kinh doanh hàng năm - Báo cáo tình hình phát sinh, khó khăn, vướng mắc hoạt động kinh doanh Nhà khách - Báo cáo tình hình xử lý việc xảy hoạt động kinh doanh Nhà khách Hồ sơ, tài liệu xây dựng, sửa chữa trụ sở làm việc Nhà khách - Báo cáo tình hình trụ sở làm việc - Tờ trình chủ trương, kinh phí thực xây dựng, sửa chữa - Báo cáo kết thực - 99 - Ghi PHỤ LỤC 3: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA QUỐC HỘI (Theo Hiến pháp năm 2013 Luật Tổ chức Quốc hội năm 2014) QUỐC HỘI Hội đồng Dân tộc, Ủy ban Quốc hội Hội đồng Dân tộc Ủy ban pháp luật Ủy ban Tư pháp Ủy ban Kinh tế Chú thích: Bầu, thành lập, đạo hoạt động điều hòa, phối hợp Ủy ban Tài NS Ủy ban Quốc an ninh Ủy ban thƣờng vụ QH Ủy ban VHG DTN TN NĐ Ủy ban Về VĐ XH Ủy ban Khoa học CN MT Ủy ban Đối ngoại Ban Cơng tác Đại biểu 63 Đồn Đại biểu Quốc hội - 100 - Ban Dân nguyện Tổng Thƣ ký Quốc hội Viện nghiên cứu lập pháp Văn phòng Quốc hội (các vụ, cục, đơn vị) Ban Thư ký PHỤ LỤC 4: SƠ ĐỒ PHÂN BỐ ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI (Theo Hiến pháp năm 2013 Luật Tổ chức Quốc hội năm 2014) QUỐC HỘI 500 Đại biểu Quốc hội Đại biểu Quốc hội chuyên trách Trung ương Thành viên UBTVQH (Chủ tịch QH, Phó Chủ tịch QH, Chủ tịch HĐDT, Chủ nhiệm UB, Trưởng quan thuộc UBTVQH, CNVPQH, Tổng Thư ký QH) Phó Chủ tịch HĐDT, Phó chủ nhiệm UB QH, Ủy viên thường trực Ủy viên chuyên trách HĐDT, UB QH Ghi chú: Bầu, đạo Thuộc thành phần phân bổ Một số Phó Trưởng Ban quan thuộc UBTVQH ĐBQH Đại biểu Quốc hội chuyên trách địa phương Phó Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội ĐBQH UBTVQH, Hội đồng Dân tộc, Ủy ban QH, quan thuộc UBTVQH, VPQH - 101 - Trưởng đồn Phó Trưởng đoàn Đại biểu Quốc hội 63 Đoàn Đại biểu Quốc hội Đại biểu Quốc hội kiêm nhiệm Chủ tịch nước, nhân quan Trung ương Đảng, Chính phủ, Mặt trận Tổ quốc VN, tổ chức trị, trị xã hội, doanh nghiệp,… PHỤ LỤC 5: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG QUỐC HỘI Văn phòng Đảng - Đồn thể Vụ Dân tộc Vụ Pháp luật Vụ Tư pháp Vụ Kinh tế Vụ Tài Ngân sách Vụ Quốc phòng an ninh Đơn vị phục vụ quan QH Đơn vị phục vụ chung Vụ Tổng hợp Vụ Phục vụ hoạt động giám sát Vụ Công tác đại biểu Vụ Kế toạch - Tài Đảng ủy quan VPQH Lãnh đạo VPQH Vụ Hành Vụ Thơng tin Thư viện QH Vụ Văn hóa, giáo dục, niên, thiếu niên nhi đồng Trung tâm tin học Vụ Về vấn đề xã hội Cục Quản trị Vụ Lễ tân Vụ Cơng tác phía Nam Vụ Khoa học, công nghệ môi trường Vụ Công tác miền Trung Tây nguyên Vụ Đối ngoại Vụ Dân nguyện Trung tâm bồi dưỡng đại biểu dân cử Văn phòng Đoàn ĐBQH tỉnh, thành phố trực thuộc TW (trừ số Văn phòng sáp nhập) Đơn vị phục vụ quan thuộc UBTV QH Đơn vị nghiệp thuộc VPQH Báo Người đại biểu nhân dân Truyền hình Quốc hội Việt Nam Nhà khách QH - 102 - ... pháp xây dựng danh mục nguồn danh mục thành phần tài liệu Quốc hội nộp lưu vào lưu trữ quan - Đề xuất danh mục quan, đơn vị, cá nhân nguồn nộp lưu Quốc hội vào lưu trữ quan danh mục thành phần tài. .. định nguồn, thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ quan Mặt khác, việc xác định nguồn, thành phần tài liệu nộp lưu; xây dựng danh mục nguồn danh mục thành phần tài liệu QH nộp lưu vào lưu trữ quan. .. liệu QH nộp lưu vào lưu trữ quan; danh mục nguồn danh mục thành phần tài liệu QH nộp lưu vào lưu trữ quan Thành phần tài liệu nghiên cứu chủ yếu tài liệu giấy Việc nghiên cứu loại hình tài liệu