Bài viết Tính tất yếu, khách quan của sự ra đời mô hình văn phòng hiện đại trình bày đề cập đến kết quả bước đầu trong nghiên cứu của tác giả về quá trình ra đời của mô hình văn phòng hiện đại. Đồng thời tác giả phân tích và chỉ ra tính tất yếu, khách quan của sự ra đời của mô hình văn phòng hiện đại trên thế giới cũng như ở Việt Nam,... Mời các bạn cùng tham khảo.
TẠP CHÍ KHOA HỌC - ĐẠI HỌC ĐỒNG NAI, SỐ 08 - 2018 ISSN 2354-1482 TÍNH TẤT YẾU, KHÁCH QUAN CỦA SỰ RA ĐỜI MƠ HÌNH VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI TĨM TẮT Trần Vũ Thành1 Mơ hình văn phòng đại khái niệm nhà khoa học quản trị đưa nhằm so sánh với mô hình văn phòng truyền thống (cổ điển) Bài viết đề cập đến kết bước đầu nghiên cứu tác giả q trình đời mơ hình văn phòng đại Đồng thời tác giả phân tích tính tất yếu, khách quan đời mơ hình văn phòng đại giới Việt Nam Từ khóa: Mơ hình văn phòng đại, bùng nổ thơng tin, quản trị văn phòng đại I Mở đầu chức phải có hệ thống quản lý, thu Vào năm 50 kỷ thập xử lý thông tin cách hiệu XX, với đời máy tính điện tử cung cấp thơng tin chỗ gặp thơng tin cơng xác, kịp thời để cấp quản trị đưa nghệ - bắt đầu cách mạng thông định, kế hoạch sản tin - công nghệ lần thứ năm, mà đỉnh cao xuất, kinh doanh phù hợp với tình hình mạng internet Từ đây, xã hội thực tiễn Những yêu cầu lồi người bước vào giai đoạn phát triển đáp ứng cách xây dựng văn chất - giai đoạn văn phòng quan, doanh nghiệp theo minh tin học hay văn minh trí tuệ Vào hướng đại Các nhà quản trị học năm đầu thập niên 80, nhà quản lý doanh nghiệp phạm vi giới xuất sâu nghiên cứu vấn đề họ đưa tượng gọi “bùng nổ thông tin” định táo bạo, chuyển [1, tr 4] Hiện tượng tác động trọng tâm quản trị doanh không ngừng tới hoạt động nghiệp sang quản trị hành văn ngành, tổ chức, doanh nghiệp Sự phòng Quyết định làm thay đổi xuất mạng internet hệ thống nhận thức cá nhân, tổ máy tính điện tử với việc phát triển chức, doanh nghiệp vai trò văn mạnh mẽ kinh tế tạo phòng Đó điều kiện khách xã hội lồi người khối lượng thơng tin quan, tất yếu làm xuất mơ hình văn khổng lồ Khối lượng thơng tin tăng phòng đại Khác với văn phòng lên nhanh chóng tác động cách truyền thống thực công trực tiếp vào hoạt động kinh việc vụ, giấy tờ túy, văn phòng tế giới đại với chức thu thập, xử lý Tình hình đặt yêu cầu hết cung cấp thông tin góp phần làm sức cấp thiết quan, tổ Trường Đại học Đồng Nai Email: thanhtv.qtvp@gmail.com 103 TẠP CHÍ KHOA HỌC - ĐẠI HỌC ĐỒNG NAI, SỐ 08 - 2018 tăng suất lao động làm lợi nhuận dạng đặc biệt “Văn phòng đại (mơ hình văn phòng đại) nhà quản trị giới đưa để so sánh với mơ hình văn phòng truyền thống (cổ điển) Đây khái niệm mang tính chất tương đối đưa để khẳng định nhận thức đắn mang tính chất tiến nhà quản trị, quan tổ chức, xã hội vai trò, chức văn phòng thời kỳ cách mạng thông tin - công nghệ lần thứ năm bùng nổ phát triển mạnh mẽ” [2, tr 18] Đồng thời quan, tổ chức, doanh nghiệp sức đầu tư mua sắm máy móc, thiết bị văn phòng đại ban hành sách tuyển dụng nhân viên văn phòng có trình độ, chun mơn, nghiệp vụ Chính văn phòng đại đời với khác biệt mặt cấu trúc so với mô hình văn phòng cổ điển (truyền thống) Tuy nhiên đời mơ hình văn phòng đại khơng phải ý muốn chủ quan nhà quản trị học, tiến đổi nhận thức mang tính chất chiều từ phía quan, tổ chức, doanh nghiệp xã hội mà phát triển mang tính tất yếu, khách quan mơ hình văn phòng phù hợp với phát triển kinh tế - xã hội giới Đó tượng “bùng nổ thơng tin” cách mạng thông tin - công nghệ lần thứ năm, kéo theo hàng loạt ISSN 2354-1482 u cầu khách quan làm cho mơ hình văn phòng đại đời II Nội dung Hiện tượng “bùng nổ thông tin” sở xuất mô hình văn phòng đại Theo nghiên cứu PGS.TS Phạm Thị Ngọc Trầm “trong tiến trình lịch sử xã hội diễn năm cách mạng thông tin - công nghệ lớn nhất, quan trọng nhất, đánh đấu năm trình độ hay năm nấc thang phát triển xã hội lồi người Cuộc cách mạng thơng tin - công nghệ lần thứ đánh dấu sáng tạo tiếng nói Sự sáng tạo tiếng nói bước nhảy vọt thông tin xã hội Cuộc cách mạng thông tin - công nghệ lần thứ hai bắt đầu việc người sáng tạo chữ viết Thông tin lưu trữ, truyền bá dạng chữ viết tạo khả vô to lớn cho người việc tiếp thu phổ biến rộng rãi hơn, nhanh chóng tri thức đồng thời giúp cho người có sở để tư phát triển sáng tạo công nghệ Cuộc cách mạng thông tin - công nghệ lần thứ ba hình thành với phát minh máy nước với phát triền mạnh mẽ kỹ thuật in ấn Chữ in phương tiện thông tin đại chúng rộng rãi, phổ biến Từ đây, thơng tin tri thức lồi người nhân bản, truyền bá rộng rãi khắp 104 TẠP CHÍ KHOA HỌC - ĐẠI HỌC ĐỒNG NAI, SỐ 08 - 2018 hành tinh trở thành tài sản chung nhân loại Nền văn minh công nghiệp vào nửa đầu kỷ XX tiếp thêm xung lượng nhờ cách mạng thông tin - công nghệ lần thứ tư với phát minh sáng chế thiết bị truyền thông điện điện tử (điện thoại, điện báo, rađio, phát thanh, truyền hình ) sở q trình điện khí hố công nghệ Tư người lần lại thức tỉnh sau 300 năm say sưa với thành tựu cách mạng thông tin - công nghệ lần thứ ba thứ tư, mà hậu chúng đến chưa thể lường hết Vào năm 50 kỷ XX, với đời máy tính điện tử - chỗ gặp thông tin công nghệ - bắt đầu cách mạng thông tin cơng nghệ lần thứ năm, mà đỉnh cao mạng internet Từ đây, xã hội loài người bước vào giai đoạn phát triển chất - giai đoạn văn minh tin học hay văn minh trí tuệ Nội dung chủ yếu cách mạng thông tin lần thứ năm phát minh hàng loạt kiểu máy tính điện tử ngày hồn thiện hơn, tinh vi hơn, có tốc độ xử lý từ hàng triệu đến hàng tỷ phép tính giây Các máy tính kết nối với thành hệ thống internet 1, tạo thành hệ thống siêu xa lộ thơng tin tồn cầu Tiếp đến đời máy tính Nơron điện tử - loại máy tính mơ theo hoạt động ISSN 2354-1482 não người Với bùng nổ thông tin dội thời đại ngày nay, việc nối mạng máy tính Nơron thành hệ thơng internet vào đầu kỷ XXI cho phép người tạo não khổng lồ bao quát toàn hành tinh Sau hệ máy tính Nơron điện tử hệ máy tính Nơron quang tử mà nối mạng chúng tạo thành hệ thống internet Sự tác động to lớn mạng internet so sánh với chuyện khoa học viễn tưởng” [3, tr 32] Từ phân tích cho thấy tượng “bùng nổ thơng tin” hình thành với xuất phát triển cách mạng thông tin - công nghệ lần thứ năm vào năm 50 kỷ XX Sản phẩm cách mạng thông tin - công nghệ lần năm đời hệ thống mạng internet loại máy tính có tính ngày đại Đi với phát triển mạnh mẽ vũ bão ngành khoa học công nghệ xu hướng tồn cầu hóa kinh tế giới Trong hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp nước toàn giới tạo khối lượng thông tin khổng lồ Theo nhận định Mike Harvey: “trong giới thương mại, cơng nghiệp quyền nay, thơng tin tài ngun quan trọng Chính khối lượng thông tin khổng lồ cần đến cung cấp để vận hành thương mại, công nghiệp quyền” [4, tr 14] 105 TẠP CHÍ KHOA HỌC - ĐẠI HỌC ĐỒNG NAI, SỐ 08 - 2018 ISSN 2354-1482 Sự gia tăng nhu cầu thông tin nhân tố định xuất văn phòng đại 2.1 Tăng trưởng kinh tế “Tăng tưởng kinh tế sử dụng ngày nhiều liệu thông tin đòi hỏi gia tăng cung ứng Cùng lúc tiến cơng nghệ làm tăng suất lao động để trì mức độ tăng trưởng kinh kế làm tăng tính phức tạp quy trình sản xuất Tiếp chun mơn hóa ngày cao tạo yêu cầu phức tạp tổ chức, làm phát sinh nhu cầu đòi hỏi thêm thơng tin Những u cầu dẫn tới thiết lập hệ thống thông tin nội doanh nghiệp toàn kinh tế Hệ thống thông tin phải mở rộng để đáp ứng đòi hỏi ngày nhiều kinh tế” [4, tr 16] Nhận định cho thấy rõ ràng nhu cầu thông tin nhằm phục vụ cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh doanh nghiệp toàn kinh tế ngày tăng lên cách mạnh mẽ Chính hệ thống thơng tin nội doanh nghiệp kinh tế thiết lập ngày mở rộng để đáp ứng phát triển khơng ngừng kinh tế Từ làm cho khối lượng thông tin kinh tế ngày khổng lồ trở nên phức tạp Để thu thập chọn lọc thơng tin xác, nhanh chóng, kịp thời, nhân viên văn phòng doanh nghiệp phải thực đầy đủ khâu nghiệp vụ thu thập xử lý Sự gia tăng yêu cầu thông tin phát triển kỹ thuật xử lý làm cho văn phòng ngày có vị trí vai trò quan trọng quan, tổ chức, doanh nghiệp Khác với nhận thức trước xem hoạt động văn phòng xoay quanh liên quan mật thiết đến công tác công văn, giấy tờ vụ, không quan trọng, nhà quản trị học, quan, tổ chức, doanh nghiệp nhận thức văn phòng góp phần quan trọng vào việc tăng suất lao động vị cạnh tranh quan, tổ chức Từ họ xem quản trị văn phòng bốn nội dung quan trọng hoạt động quản trị doanh nghiệp đưa nhận xét rằng: Phải chuyển trọng tâm nghiên cứu quản trị học sang nghiên cứu quản trị văn phòng Để cho văn phòng quan, doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh, quan, doanh nghiệp có đầu tư mạnh mẽ cho văn phòng Các máy móc, trang thiết bị văn phòng đại mua sắm trang bị cho văn phòng, đồng thời với việc ban hành sách tuyển dụng cán bộ, nhân viên văn phòng có trình độ, chun mơn nghiệp vụ qua đào tạo vào làm việc văn phòng Đây đặc điểm khác biệt mơ hình văn phòng đại so với mơ hình văn phòng cổ điển (truyền thống) 106 TẠP CHÍ KHOA HỌC - ĐẠI HỌC ĐỒNG NAI, SỐ 08 - 2018 thông tin sở ứng dụng máy móc văn phòng đại Đây yêu cầu khách quan phát triển kinh tế làm xuất hình thành mơ hình văn phòng đại 2.2 Sáp nhập đa dạng hóa Với phát triển kinh tế cơng nghiệp đại, tập đoàn kinh tế thực việc sáp nhập mở rộng quy mô sản xuất đồng thời đa dạng hóa chun mơn hóa sản phẩm làm thường phát sinh nhiều vấn đề quản trị công ty Những vấn đề trao đổi thơng tin ngày có công ty tập đồn, cập nhật thơng tin khách hàng hay việc giải tình sản xuất đưa định sản xuất… yêu cầu phải có trao đổi qua lại cơng ty tập đồn cơng ty thành viên với tổng cơng ty Chính cơng việc làm cho khối lượng thông tin trao đổi công ty ngày tăng lên không họ chìm ngập biển giấy tờ “Một khía cạnh thêm vào cơng ty trở thành đa quốc gia thơng tin mà đòi hỏi để định, hoạch định kiểm soát sở đa quốc gia” [4, tr 17] Những vấn đề thông tin công ty đa quốc gia giải cách có hiệu chúng trao đổi thông tin thông qua văn giấy tờ qua đường bưu thơng thường trước Sự phát triển mạng lưới đa ISSN 2354-1482 quốc gia đòi hỏi việc trao đổi thông tin công ty phải sử dụng máy móc văn phòng đại đồng thời nguồn nhân lực làm văn phòng phải đào tạo chuyên sâu chuyên môn nghiệp vụ mang tính sử dụng máy móc “Nhân lực làm việc văn phòng khơng “dân tay ngang” trước mà phải động, sáng tạo có đầy đủ phẩm chất, lực cần thiết đáp ứng yêu cầu văn phòng đại đặt ra” [5, tr 225] 2.3 Sự cạnh tranh khốc liệt doanh nghiệp Sự phát triển mạnh mẽ công ty đa quốc gia với xu hướng hội nhập kinh tế giới tạo nên môi trường cạnh tranh khốc liệt doanh nghiệp nước giới… Chính yếu tố thị trường, nhu cầu khách hàng, công nghệ chất lượng sản phẩm thông tin yếu tố trở thành nhân tố định vị trí doanh nghiệp thị trường Năng lực cạnh tranh doanh nghiệp đặt trọng tâm vào lực cạnh tranh văn phòng doanh nghiệp Doanh nghiệp muốn có vị trí cao thị trường cạnh tranh phải có định, kế hoạch sản xuất phát triển sản phẩm đáp ứng yêu cầu khách hàng có ưu điểm hẳn sản phẩm chủng loại cơng ty khác Những 107 TẠP CHÍ KHOA HỌC - ĐẠI HỌC ĐỒNG NAI, SỐ 08 - 2018 định kế hoạch đắn sát hợp dựa sở thơng tin văn phòng thu thập xử lý Văn phòng doanh nghiệp khơng thực giao dịch mang tính chất giấy tờ, vụ trước mà phải trở thành lực lượng chủ yếu cạnh tranh bảo vệ thương hiệu sản phẩm cho doanh nghiệp Vai trò văn phòng thể mạnh mẽ chức thu thập, xử lý cung cấp thơng tin yểm trợ hành cho lãnh đạo định Các thơng tin mà văn phòng thu thập xử lý thông tin nhu cầu khách hàng, sản phẩm, thị trường, công nghệ… trở thành nhân tố định đắn hay thất bại định lãnh đạo công ty việc điều hành sản xuất lên kế hoạch sản xuất 2.4 Tầm hạn quản trị bị thu hẹp Khác với trước tầm hạn quản trị nhà quản trị rộng số lượng nhân viên quyền lớn với u cầu chun mơn hóa u cầu mặt cơng nghệ tầm hạn quản trị nhà quản trị ngày thu hẹp Chính nảy sinh chia nhỏ doanh nghiệp thành đơn vị, tổ chức nhỏ Đồng thời yêu cầu lực quản trị nhà quản trị cao trước Các nhà quản trị phải đào tạo kỹ chuyên môn phù hợp với lĩnh vực quản lý ISSN 2354-1482 Vấn đề quản trị nhà quản trị ngày đặt nhiều vấn đề phức tạp yêu cầu ngày cao Chính họ mong đợi xác độ phức tạp cao luồng thông tin cung cấp “Nhiều liệu phát sinh cho quản trị viên đặt vấn đề họ có khoảng thời gian giới hạn để hấp thụ thơng tin mà họ nhận Do đó, phải thận trọng lựa chọn thơng tin trình bày cho ban quản trị cách thức trình bày để tạo thuận lợi cho việc tiếp nhận Nếu không làm điều dẫn đến người quản trị viên luôn tràn ngập công việc giấy tờ, mà việc không dẫn đến tê liệt hoạt động” [4, tr 18] Văn phòng so sánh quan đầu não quan, tổ chức, doanh nghiệp thơng tin sản xuất, tiếp thị, tài nhân sự… văn phòng thu thập ngày Đó yêu cầu đặt cho nhân viên văn phòng phải đào tạo chuyên sâu nghiệp vụ văn phòng đủ khả thực việc thu thập loại thông tin kể như: kỹ thuật thống kê định lượng dùng để phân tích, tổng hợp thơng tin 2.5 Sự phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin Cuộc cách mạng thông tin - công nghệ lần tư, thứ năm giới tạo máy vi tính loại máy móc đại với Sự xuất 108 TẠP CHÍ KHOA HỌC - ĐẠI HỌC ĐỒNG NAI, SỐ 08 - 2018 máy vi tính làm xuất thuật ngữ “thời đại máy vi tính” đề cập đến việc ứng dụng rộng rãi lĩnh vực đời sống xã hội kể hoạt động văn phòng Việc ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin hoạt động văn phòng làm cho cơng việc văn phòng giải cách nhanh chóng hiệu nâng lên rõ rệt Tuy nhiên với ưu điểm máy vi tính việc hình thành khối lượng thơng tin khổng lồ mà tạo theo nhu cầu khai thác cơng suất triệt để máy vi tính văn phòng Từ máy vi tính tạo nên núi thông tin mà núi thơng tin chứa loại thơng tin có ích khơng có ích cho cho hoạt động doanh nghiệp Chính đặt u cầu cho văn phòng phải biết cách chắt lọc thơng tin xác, bổ ích cho hoạt động doanh nghiệp Thực tế đặt hệ thống nhân viên văn phòng doanh nghiệp khơng có kỹ trình độ để xử lý thơng tin kể làm cho hoạt động xử lý thông tin trở nên tốn tổng chi phí cho việc hình thành, thu thập xử lý thơng tin vượt tổng lợi ích Đây vấn đề đặt giải mơ hình văn phòng đại 2.6 Các yêu cầu nhà nước mong đợi xã hội ISSN 2354-1482 Doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực chịu quản lý điều hành vĩ mô nhà nước Để phục vụ cho quản lý điều hành nhà nước doanh nghiệp bắt buộc phải cung cấp cho nhà nước thông tin cần thiết định như: thông tin thu nhập, thuế quan; thông tin lãi suất giúp cho việc hoạch định; thông tin giúp cho việc thống kê sản xuất, nhân công y tế… Những thông tin nhà nước yêu cầu cung cấp định kỳ, đôi lúc lại phải cung cấp tức thời… Chính doanh nghiệp nhà nước phải trang bị cho máy móc, phương tiện định phục vụ cho việc thu thập, xử lý cung cấp thông tin cách nhanh chóng tiết kiệm Nhà nước sau thu thập thơng tin doanh nghiệp tiến hành xử lý đưa ... theo hàng loạt ISSN 2354-1482 yêu cầu khách quan làm cho mơ hình văn phòng đại đời II Nội dung Hiện tượng “bùng nổ thơng tin” sở xuất mơ hình văn phòng đại Theo nghiên cứu PGS.TS Phạm Thị Ngọc... văn phòng Để cho văn phòng quan, doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh, quan, doanh nghiệp có đầu tư mạnh mẽ cho văn phòng Các máy móc, trang thiết bị văn phòng đại. .. mơ hình văn phòng đại so với mơ hình văn phòng cổ điển (truyền thống) 106 TẠP CHÍ KHOA HỌC - ĐẠI HỌC ĐỒNG NAI, SỐ 08 - 2018 thông tin sở ứng dụng máy móc văn phòng đại Đây u cầu khách quan phát