Lecture Information technology project management - Chapter 7: Project quality management

After reading this chapter, you will be able to: Understand the importance of project quality management for information technology (IT) products and services, define project quality management and understand how quality relates to various aspects of IT projects, describe quality management planning and how quality and scope management are related,...

Chapter 7: Project Quality Management adopted from PMI’s PMBOK 2000 and  Textbook : Information Technology Project Management  (author : Dr. Kathy Schwalbe) Contents • Importance of Project Quality Management  • Project Quality Management Processes – Quality planning, Quality assurance, Quality control • Quality Model: Malcolm Baldridge National  Quality Award (MBNQA), CMM and ISO 9000 • Software test • Methods to improve IT Project Quality – leadership – cost of quality – organizational and workplace factors – maturity models Quality of Information  Technology Projects • Many people joke about the poor quality of IT  products (MS window’s joke!!) • People seem to accept systems being down  occasionally or needing to reboot their PCs • But quality is very important in many IT projects • Software quality is the key development in  modern IT industry. MicroSoft has spend 25% of  the R&D in software reliability Chapter 7 What Is Project Quality  Management? • The International Organization for  Standardization (ISO) defines quality as the  totality of characteristics of an entity that bear on  its ability to satisfy stated or implied needs • Other experts define quality based on – conformance to requirements: meeting written  specifications – fitness for use: ensuring a product can be used as it  was intended Chapter 7 Project Quality Management  Processes • Project quality management includes those  processes required to ensure that the project  satisfies the needs for which it was undertaken.  • There are 3 processes in Project quality  Management: – Quality planning – Quality assurance – Quality control planning phase executing phase control phase  • Compare to Juran’s quality trilogy: Quality plan,  Control control and Quality improvement Chapter 7 Modern Quality Management • Modern quality management – requires customer satisfaction – prefers prevention to inspection – recognizes management responsibility for  quality • Noteworthy quality experts include  Deming, Juran, Crosby, Ishikawa,  Taguchi, and Feigenbaum Chapter 7 Quality Experts • Deming was famous for his work in rebuilding Japan and  his 14 points • Juran wrote the Quality Control Handbook and 10 steps to  quality improvement • Crosby wrote Quality is Free and suggested that  organizations strive for zero defects • Ishikawa developed the concept of quality circles and  using fishbone diagrams • Taguchi developed methods for optimizing the process of  engineering experimentation • Feigenbaum developed the concept of total quality control Chapter 7 Quality Planning • 11th of 21 of planning phase process • It is important to design in quality and communicate  important factors that directly contribute to meeting the  customer’s requirements – know what customer want is the key in quality – but it is quite difficult to get this information – Design of experiments helps identify which variable have the  most influence on the overall outcome of a process • Many scope aspects of IT projects affect quality like  functionality, features, system outputs, performance,  reliability, and maintainability Chapter 7 Inputs to Quality Planning •  Quality policy – Defined by the ISO as the “overall intentions and  direction of an organization with regard to quality as  formally expressed by top management.”  – The performing organization’s quality policy can  serve as the policy for the project.  • Scope statement – provides a documented basis for making future project  decisions and for confirming or developing common  understanding of project scope among stakeholders – The scope statement describes major product  deliverables and objectives that define the project Inputs to Quality Planning (2) • Project description – documents the characteristics of the product or service  that the project was undertaken to create. It details  various technical issues or concerns that may impact  Quality Planning • Standards and regulations – Inputs from authorities outside the performing  organization may impact Quality Planning • Other process outputs – Outputs from the other PM knowledge areas may  impact Quality Planning 10 Tools & techniques • Quality planning tools and techniques – includes benefit/cost analysis, benchmarking, flow­ charting, and Design of Experiments • Quality audits – A structured review of other QM activities to identify  the lessons learned that can improve the performance  of this project and other projects in the organization – Such audits are an independent review of quality  management activities to a performance standard 16 Outputs from Quality Assurance • Quality improvements – Actions that increase the effectiveness and  efficiency of the project and provide added  benefits to stakeholders.  – Implementing them usually involves preparing  change requests or taking corrective action in  accord with procedures for overall change  control.  17 Quality Control • 6th of 8 controlling phase process • determine the correctiveness of the work results • – involves monitoring specific project results to determine if they  comply with relevant quality standards  identify ways to eliminate causes of unsatisfactory performance • The main outputs of quality control process are – acceptance decisions – rework – process adjustments • Some tools and techniques include – – – – pareto analysis statistical sampling quality control charts testing Chapter 7 18 Inputs to Quality Control • Work results – The results of activities performed to accomplish the project • Quality management plan – Part of the project plan. QMP describes how the PM team  implements the quality policy. For the project, it covers a) quality  control; b) quality assurance; c) quality improvement • Operational definitions – describe an element and how the element is measured by the  Quality Control process.  • Checklists – used to verify that a set of required steps has been performed 19 Tools & techniques • Inspection – activities such as measuring, examining, and testing undertaken  to determine if results conform to requirements. It is also  reference to reviews, product reviews, audits, and walk­through • Control charts – graphically display the results of a process. It helps to verify the  process is statistically in control • Pareto diagrams – histograms, ordered by frequency of occurrence, that show how  many results were generated by type or category of identified  cause. The ranking of categories can be used to guide corrective  action 20 Tools & techniques (2) • Statistical sampling – chose part of a population of interest for inspection. Appropriate  sampling can often reduce the cost of quality control • Flow­charting – A graphical method of analysis that helps determine how and  where quality problems occur. It can help to develop approaches  to resolving the problems • Trend analysis – use mathematical techniques to forecast future outcomes based  on historical results.  – technical performance can be monitor to determine how many  defects or errors have identified and corrected, it is also possible  to monitor cost & schedule performance 21 Outputs to to Quality Control • Rework – any action taken to bring a defective or NC  item into compliance with required • Acceptance decisions – the results of inspecting items delivered • Completed checklists – These documents are part of the project 22 Outputs to to Quality Control (2) • Quality improvements – outputs form the related process of quality assurance (QA). They  represent actions intended to increase the effectiveness and  efficiency of the project.  – They provide added benefits to stakeholders. Implementing  quality improvements require preparation of change requires or  taking corrective actions – Any improvements are managed according to procedures for  Overall Change Control • Process adjustments – Immediate corrective or preventive action as a result of Quality  Control measurements 23 Testing in software • Many IT professionals think of testing as a  stage that comes near the end of IT product  development • Testing should be done during almost  every phase of the IT product development  life cycle Chapter 7 24 Types of Tests • A unit test is done to test each individual  component (often a program) to ensure it is as  defect free as possible • Integration testing occurs between unit and system  testing to test functionally grouped components • System testing tests the entire system as one entity • User acceptance testing is an independent test  performed by the end user prior to accepting the  delivered system Chapter 7 25 Improving Information Technology  Project Quality • Several suggestions for improving quality  for IT projects include – Leadership that promotes quality – Understanding the cost of quality – Focusing on organizational influences and  workplace factors that affect quality – Following maturity models (CMM) to  improve quality Chapter 7 26 Maturity Models • Maturity models are frameworks for  helping organization improve their  processes and systems – Software Quality Function Deployment Model focuses  on defining user requirements and planning software  projects – The Software Engineering Institute’s Capability  Maturity Model provides a generic path to process  improvement for software development – Several groups are working on project management  maturity models Chapter 7 27 Project Management Maturity Model 1. Ad­Hoc: The project management process is described as disorganized, and  occasionally even chaotic. The organization has not defined systems and  processes, and project success depends on individual effort. There are chronic  cost and schedule problems 2. Abbreviated: There are some project management processes and systems in  place to track cost, schedule, and scope. Project success is largely  unpredictable and cost and schedule problems are common 3. Organized: There are standardized, documented project management processes  and systems that are integrated into the rest of the organization. Project  success is more predictable, and cost and schedule performance is improved 4. Managed: Management collects and uses detailed measures of the  effectiveness of project management. Project success is more uniform, and  cost and schedule performance conforms to plan 5. Adaptive: Feedback from the project management process and from piloting  innovative ideas and technologies enables continuous improvement. Project  success is the norm, and cost and schedule performance is continuously  improving Chapter 7 28 Summary • Importance of Project Quality Management  • Project Quality Management Processes – Quality planning, Quality assurance, Quality control – Compare to Juran’s quality trilogy: Quality plan, Control control  and Quality improvement • Quality Model: Malcolm Baldrige Award, CMM and ISO 9000 • Quality Planning: identify customer’s requirements and  define critical success factors • Quality Assurance: continuous quality improvement,  Benchmarking and Quality audits Chapter 7 29 Summary (2) • Quality control: tools and techniques => Pareto  analysis, statistical sampling, quality control  charts and testing • Software test is very key factors:  – unit test, Integration testing, System testing, User  acceptance testing • ways to improve IT Project Quality – leadership – cost of quality – organizational and workplace factors – maturity models Chapter 7 30 ... Importance of Project Quality Management • Project Quality Management Processes – Quality planning, Quality assurance, Quality control • Quality Model: Malcolm Baldridge National  Quality Award (MBNQA), CMM and ISO 9000... improving Chapter 7 28 Summary • Importance of Project Quality Management • Project Quality Management Processes – Quality planning, Quality assurance, Quality control – Compare to Juran’s quality trilogy: Quality plan, Control control ... Outputs from Quality Planning  • Quality management plan – Part of the project plan. QMP describes how the PM team implements  the quality policy. For the project,  it covers a) quality control; b) quality